Приложение 4. Положение об отделе документационного обеспечения и работы с обращениями граждан организационно-правового управления Департамента природных ресурсов, экологии и агропромышленного комплекса Ненецкого автономного округа

Приложение 4
к приказу Департамента
природных ресурсов, экологии
и агропромышленного комплекса
Ненецкого автономного округа
от 16 мая 2017 г. N 29-пр
"Об утверждении положений
об организационно-правовом управлении
Департамента природных ресурсов,
экологии и агропромышленного комплекса
Ненецкого автономного округа
и входящих в его состав
структурных подразделениях"

Положение
об отделе документационного обеспечения и работы с обращениями граждан организационно-правового управления Департамента природных ресурсов, экологии и агропромышленного комплекса Ненецкого автономного округа

I. Общие положения

1. Отдел документационного обеспечения и работы с обращениями граждан (далее - Отдел) является структурным подразделением организационно-правового управления Департамента природных ресурсов, экологии и агропромышленного комплекса Ненецкого автономного округа (далее - Управление) и осуществляет функции по организации документационного обеспечения Департамента природных ресурсов, экологии и агропромышленного комплекса Ненецкого автономного округа (далее - Департамент), работы с обращениями граждан в Департаменте, в сфере архивного дела.

2. Отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами, актами Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Уставом Ненецкого автономного округа, нормативными правовыми актами Ненецкого автономного округа, иных органов исполнительной власти, положением о Департаменте, положением об Управлении Департамента, приказами и распоряжениями Департамента, настоящим Положением.

3. Отдел осуществляет свою деятельность во взаимодействии с другими структурными подразделениями Управления, Департамента, а также иными исполнительными органами государственной власти Ненецкого автономного округа.

4. Порядок и условия прохождения государственной гражданской службы, социальная и правовая защита сотрудников Отдела, предоставляемые им льготы, гарантии и компенсации устанавливаются и регулируются законодательством Российской Федерации и нормативными правовыми актами Ненецкого автономного округа.

II. Основные задачи

5. Отдел самостоятельно участвует в выполнении возложенных на него задач и функций и участвует в выполнении общих задач и функций Управления.

6. Основными задачами Отдела являются:

1) организация документационного обеспечения в Департаменте;

2) организация и ведение архива в Департаменте;

3) обеспечение рассмотрения устных и письменных обращений граждан Российской Федерации, иностранных граждан, лиц без гражданства, поступивших в Департамент.

III. Функции Отдела

7. Отдел в соответствии с возложенными на него задачами осуществляет следующие функции:

1) разработка в рамках своей компетенции проектов нормативных правовых актов, регламентирующих деятельность Отдела;

2) обеспечение исполнения федеральных законов, Устава Ненецкого автономного округа, законов Ненецкого автономного округа, правовых актов губернатора по вопросам государственной гражданской службы и кадровым вопросам, иных нормативных правовых актов Ненецкого автономного округа в рамках компетенции Отдела;

3) подготовка проектов документов, касающихся структуры и штатной численности Департамента, осуществление учета и анализа штатной и фактической численности гражданских служащих и работников;

4) организация подготовки проектов нормативных актов, связанных с назначением и освобождением руководителей подведомственных Департаменту учреждений (предприятий) Ненецкого автономного округа, заключением, изменением и расторжением трудовых договоров с ними;

5) направление в управление государственной гражданской службы и кадров Аппарата Администрации Ненецкого автономного округа предложений по формированию графиков отпусков гражданских служащих, работников Департамента;

6) формирование и контроль графиков ежегодных оплачиваемых отпусков руководителей подведомственных Департаменту учреждений (предприятий) Ненецкого автономного округа;

7) ведение и хранение личных дел, трудовых книжек, личных карточек N Т-2, ведение в установленном порядке воинского учета руководителей подведомственных Департаменту учреждений (предприятий) Ненецкого автономного округа;

8) выдача в установленном порядке копий документов (справок) о служебной деятельности руководителям подведомственных Департаменту учреждений (предприятий);

9) осуществление контроля за соблюдением гражданскими служащими Служебного распорядка Департамента, составлением и соблюдением графика использования служебного времени женщинам, в том числе и при сокращенной рабочей неделе, ведение табеля учета рабочего времени;

10) осуществление обработки и защиты персональных данных гражданских служащих и работников Департамента, руководителей подведомственных Департаменту учреждений (предприятий), и иных физических лиц, персональные данные которых представлены в Департамент в соответствии с Положением о порядке обработки и защите персональных данных в Департаменте;

11) подготовка и направление представлений, связанных со служебной деятельностью работников и государственных гражданских служащих Департамента, в управление государственной гражданской службы и кадров Аппарата Администрации Ненецкого автономного округа;

12) подготовка (совместно со структурными подразделениями Департамента) и утверждение положений о структурных подразделениях Департамента;

13) направление в управление государственной гражданской службы и кадров Аппарата Администрации Ненецкого автономного округа необходимых сведений для разработки должностных регламентов гражданских служащих Департамента и должностных инструкций работников Департамента;

14) организация подготовки проектов нормативных актов о премировании, поощрении и выплате материальной помощи, в соответствии с установленным порядком;

15) организация подготовки проектов нормативных актов о награждении почетной грамотой Департамента и поощрении благодарственным письмом Департамента;

16) подготовка и направление на имя губернатора Ненецкого автономного округа представлений к награждению Почетной грамотой Администрации Ненецкого автономного округа в отношении работников организаций (предприятий) в курируемых Департаментом отраслях;

17) осуществление контроля соответствия подготовленных правовых актов, исходящей документации правилам, установленным Инструкцией по делопроизводству в Администрации Ненецкого автономного округа, Аппарате Администрации Ненецкого автономного округа и иных органах исполнительной власти Ненецкого автономного округа, утвержденной постановлением Администрации Ненецкого автономного округа от 27.05.2008 N 80-п;

18) осуществление организации персональных встреч руководителя Департамента с должностными лицами различных уровней власти, представителями организаций, гражданами;

19) осуществление подготовки проектов поручений, писем, ведение служебной переписки по личным поручениям руководителя Департамента;

20) обеспечение первичной обработки входящих документов (прием, регистрация, учет, хранение, доставка), осуществление учета, регистрации и рассылки организационно-распорядительных документов Департамента;

21) организация отправления исходящей корреспонденции через Государственную фельдъегерскую службу Российской Федерации, по почте и нарочным;

22) ведение учетно-справочной работы по документообороту в Департаменте;

23) организация приема граждан руководителем Департамента;

24) обеспечение рассмотрения устных и письменных обращений граждан Российской Федерации, иностранных граждан, лиц без гражданства, поступивших в Департамент;

25) рассмотрение обращений граждан и организаций по вопросам, относящимся к компетенции Отдела, подготовка проектов ответов на обращения;

26) осуществление контроля за сроками прохождения и рассмотрения жалоб и обращений граждан, поступивших в Департамент;

27) обеспечение оперативного направления исполнителям документов, взятых на контроль;

28) обеспечение оперативного контроля за исполнением поручений руководителя Департамента;

29) осуществление своевременного информирования руководства Департамента о нарушениях сроков исполнения контрольных документов;

30) предоставление информации руководителю Департамента или его заместителю о случаях неисполнения или несвоевременного исполнения документов, в том числе по результатам предварительного контроля, направление руководителю Департамента предложений о привлечении должностных лиц, виновных в несвоевременном, ненадлежащем исполнении или неисполнении контрольных документов;

31) разработка методических рекомендаций по организации делопроизводства в Департаменте;

32) разработка сводной номенклатуры дел Департамента;

33) формирование, оформление, ведение учета дел согласно номенклатуре дел в процессе делопроизводства, подготовка и своевременная передача их на архивное хранение или уничтожение документов в установленном порядке;

34) организация и участие в заседаниях постоянно действующей экспертной комиссии Департамента;

35) организация и участие в работе комиссии по соблюдению требований к служебному поведению гражданских служащих и урегулированию конфликта интересов, образованной в Департаменте;

36) осуществление приема и отправки документов по каналам электронной и факсимильной связи;

37) организация формирования сводных планов работы Департамента;

38) организация составления сводных справок, статистических отчетов и отчетов о деятельности Департамента;

39) ведение информационного сопровождения деятельности Департамента, организация наполнения официального сайта Департамента информацией, ведение разделов сайта Департамента по вопросам, относящимся к компетенции отдела;

40) взаимодействие с казенным учреждением Ненецкого автономного округа "Служба материально-технического обеспечения деятельности органов государственной власти Ненецкого автономного округа" по вопросам организации материально-технического обеспечения деятельности руководителя и сотрудников Департамента;

41) осуществление контроля за исполнением мероприятий по соблюдению требований охраны труда;

42) осуществление других функций и полномочий в соответствии с законодательством России и Ненецкого автономного округа, распоряжениями и приказами Департамента.

IV. Права Отдела

8. В целях реализации своих функций Отдел имеет право:

1) в пределах своей компетенции запрашивать и получать в установленном порядке необходимую информацию и материалы от структурных подразделений Департамента, органов исполнительной власти Ненецкого автономного округа, органов местного самоуправления, государственных органов, организаций и должностных лиц;

2) привлекать в установленном порядке гражданских служащих структурных подразделений Департамента для подготовки вопросов, относящихся к сфере деятельности Отдела;

3) принимать участие в совещаниях и мероприятиях, проводимых по вопросам, относящимся к сфере деятельности Отдела, и инициировать их проведение;

4) получать правовые акты и литературу, а также пользоваться правовыми системами, необходимыми для осуществления эффективной работы Отдела;

5) вносить в установленном порядке руководителю Департамента проекты распоряжений и приказов, сопроводительных писем;

6) пользоваться иными правами в соответствии с законодательством Российской Федерации и Ненецкого автономного округа.

V. Организация деятельности Отдела

9. Руководство Отделом осуществляет начальник Отдела, назначаемый на должность и освобождаемый от должности по решению представителя нанимателя в порядке, установленном законодательством Российской Федерации и Ненецкого автономного округа.

10. Начальник Отдела:

1) организует осуществление Отделом функций, установленных настоящим Положением, лично осуществляет их, планирует работу Отдела, определяет формы и методы его деятельности, несет персональную ответственность за выполнение задач, возложенных на Отдел;

2) организует исполнение сотрудниками Отдела должностных обязанностей, контролирует исполнение ими заданий и поручений;

3) представляет Отдел и организует его взаимодействие с другими структурными подразделениями Управления, структурными подразделениями Департамента, органами исполнительной власти Ненецкого автономного округа, органами местного самоуправления муниципальных образований Ненецкого автономного округа, иными организациями и с гражданами по вопросам, отнесенным к компетенции Отдела;

ГАРАНТ:

Нумерация подпунктов приводится в соответствии с источником

5) подписывает служебную документацию в пределах своей компетенции;

6) визирует проекты актов по вопросам, отнесенным к компетенции Отдела, иным образом участвует в их разработке;

7) вносит на рассмотрение руководителю Департамента проекты распоряжений, приказов и другие служебные документы по вопросам, отнесенным к компетенции Отдела;

8) дает указания по вопросам деятельности Отдела, обязательные для всех сотрудников Отдела.

11. В случае отсутствия начальника Отдела его полномочия исполняет гражданский служащий Отдела на основании распоряжения представителя нанимателя по представлению начальника Управления.

12. Права, обязанности и ответственность иных сотрудников Отдела определяются федеральным и окружным законодательством о государственной гражданской службе, положением о Департаменте, положением об Управлении, иными нормативными правовыми актами, а также их должностными регламентами и трудовыми договорами.