Постановление Администрации МО "Городской округ "Город Нарьян-Мар" от 6 августа 2012 г. N 1677 "Об утверждении Положения об архивном отделе" (утратило силу)

Постановление Администрации МО "Городской округ "Город Нарьян-Мар"
от 6 августа 2012 г. N 1677
"Об утверждении Положения об архивном отделе"

ГАРАНТ:

Постановлением Администрации МО "Городской округ "Город Нарьян-Мар" от 28 апреля 2014 г. N 1192 настоящее постановление признано утратившим силу

В целях реализации пункта 22 части первой статьи 16 Федерального закона от 06.10.2003 N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации" Администрация МО "Городской округ "Город Нарьян-Мар"

постановляет:

1. Утвердить прилагаемое Положение об архивном отделе управления административно-кадровой и протокольной работы Администрации муниципального образования "Городской округ "Город Нарьян-Мар".

2. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на руководителя аппарата - управляющего делами Администрации МО "Городской округ "Город Нарьян-Мар" Лисенкову И.М.

3. Настоящее постановление подлежит официальному опубликованию и размещению на официальном сайте МО "Городской округ "Город Нарьян-Мар" www.adm-nmar.ru.

Глава МО "Городской округ "Город Нарьян-Мар"

Т.В. Федорова

Положение
об архивном отделе управления административно-кадровой и протокольной работы
Администрации муниципального образования "Городской округ "Город Нарьян-Мар"
(утв. постановлением Администрации МО "Городской округ "Город Нарьян-Мар" от 6 августа 2012 г. N 1677)

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение определяет основные задачи, полномочия и функции архивного отдела управления административно-кадровой и протокольной работы Администрации муниципального образования "Городской округ "Город Нарьян-Мар".

Сокращенное официальное наименование архивного отдела управления административно-кадровой и протокольной работы Администрации муниципального образования "Городской округ "Город Нарьян-Мар" - муниципальный архив города Нарьян-Мара (далее по тексту - архивный отдел).

Положение об архивном отделе согласуется с агентством по делам архивов Архангельской области и утверждается постановлением главы МО "Городской округ "Город Нарьян-Мар".

1.2. Архивный отдел создан в целях осуществления хранения, комплектования, учета и использования архивных документов и архивных фондов:

- органов местного самоуправления муниципального образования "Городской округ "Город Нарьян-Мар";

- муниципальных унитарных предприятий, включая казенные предприятия, и муниципальных учреждений муниципального образования "Городской округ "Город Нарьян-Мар" (далее - муниципальные организации), включенных в список организаций - источников комплектования муниципального архива Городского округа;

- документов, образовавшихся в процессе деятельности и включенных в состав Архивного фонда Российской Федерации архивных документов, документов по личному составу, а также архивных документов, сроки временного хранения которых не истекли при ликвидации негосударственных организаций, в том числе в результате банкротства, зарегистрированных на территории городского округа.

1.3. Архивный отдел входит в состав управления административно-кадровой и протокольной работы Администрации муниципального образования "Городской округ "Город Нарьян-Мар".

Архивный отдел в своей деятельности подотчетен главе города Нарьян-Мара, находится под руководством руководителя аппарата - управляющего делами Администрации МО "Городской округ "Город Нарьян-Мар", в непосредственном подчинении начальника Управления административно-кадровой и протокольной работы Администрации муниципального образования "Городской округ "Город Нарьян-Мар".

1.4. Архивный отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, законодательством Российской Федерации, Ненецкого автономного округа, муниципальными правовыми актами МО "Городской округ "Город Нарьян-Мар" и настоящим Положением.

1.5. Архивный отдел осуществляет свою деятельность во взаимодействии с органами государственной власти Архангельской области и Ненецкого автономного округа, предприятиями, учреждениями, организациями независимо от их организационно-правовой формы и формы собственности.

По организационно-методическим вопросам архивный отдел взаимодействует с агентством по делам архивов Архангельской области.

1.6. Финансирование и материально-техническое обеспечение архивного отдела осуществляется за счет средств бюджета муниципального образования "Городской округ "Город Нарьян-Мар".

1.7. Администрация муниципального образования "Городской округ "Город Нарьян-Мар" обеспечивает архивный отдел помещениями, отвечающими нормативным требованиям обеспечения сохранности документов; охрану помещений, их содержание, техническое оснащение, оборудование, транспортное обслуживание и создание необходимых условий труда.

1.8. Указания и рекомендации архивного отдела по вопросам архивного дела обязательны для учреждений, организаций и предприятий всех организационно-правовых форм независимо от форм собственности, расположенных на территории городского округа.

2. Основные задачи

Основными задачами архивного отдела являются:

2.1. Управление архивным делом на территории городского округа.

2.2. Обеспечение в пределах своей компетенции соблюдения действующего законодательства в области архивного дела на территории городского округа.

2.3. Обеспечение реализации прав граждан и юридических лиц на получение архивной информации.

2.4. Комплектование архивного отдела документами, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение для города.

2.4.1. Составление списков организаций - источников комплектования архивного отдела, утверждаемых Администрацией муниципального образования "Городской округ "Город Нарьян-Мар" и согласованных с агентством по делам архивов Архангельской области; систематическая работа по их уточнению.

2.4.2. Отбор и прием документов постоянного (долговременного) хранения.

2.5. Обеспечение сохранности и учет следующих архивных документов, подлежащих постоянному и длительному хранению:

2.5.1. Архивных документов, являющихся муниципальной собственностью, входящих в состав Архивного фонда Российской Федерации, в том числе образовавшихся в деятельности Администрации города, муниципальных предприятий и учреждений городского округа.

2.5.2. Архивных документов, являющихся государственной собственностью, входящих в состав Архивного фонда субъекта Российской Федерации, образовавшихся в процессе деятельности органов местного самоуправления по реализации отдельных государственных полномочий Администрации муниципального образования "Городской округ "Город Нарьян-Мар", которыми она наделена;

2.5.3. Архивных документов юридических и физических лиц, переданных на законном основании в муниципальную собственность, в том числе личного происхождения, входящих в негосударственную часть Архивного фонда;

2.5.4. Документов по личному составу ликвидированных организаций, в том числе в результате банкротства (не имеющих правопреемника), зарегистрированных на территории городского округа;

2.5.5. Печатных, аудиовизуальных и других материалов, дополняющих фонды архивного отдела;

2.5.6. Учетных документов, архивных справочников и других материалов, необходимых для осуществления практической деятельности архивного отдела.

3. Функции

Архивный отдел в соответствии с возложенными на него задачами:

3.1. Анализирует состояние архивного дела и документационного обеспечения на территории городского округа.

3.2. Разрабатывает и обеспечивает реализацию муниципальных целевых программ, а также перспективных и текущих планов развития и совершенствования архивного дела в городском округе.

3.3. Обеспечивает подготовку и в установленном порядке вносит на рассмотрение проекты муниципальных правовых актов по вопросам архивного дела и организации документов в делопроизводстве.

3.4. Организует комплектование архивного отдела документами Архивного фонда Российской Федерации и документами по личному составу ликвидированных предприятий, учреждений, организаций городского округа, в том числе в результате банкротства (не имеющих правопреемника), обеспечивает соблюдение установленного порядка их передачи на постоянное и долговременное хранение.

3.5. Направляет документы на рассмотрение ЭПК агентства по делам архивов Архангельской области для включения их в состав Архивного фонда Российской Федерации.

3.6. Организует и проводит совещания и семинары, оказывает консультативную и методическую помощь по вопросам организации делопроизводства и архивного дела организациям, расположенным на территории городского округа, являющимися источниками комплектования муниципального архива Администрации города.

3.7. Рассматривает и представляет в агентство по делам архивов Архангельской области поступившие описи дел постоянного хранения, положений об архивах организаций - источниках комплектования муниципального архива, экспертных комиссиях, номенклатур дел организаций - источников комплектования и описи дел по личному составу организаций, документы которых подлежат приему в муниципальный архив Администрации города.

3.8. В установленном порядке проводит обследование состояния хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в организациях - источниках комплектования архивного отдела, порядка их отбора и передачи на постоянное хранение.

3.9. Осуществляет в установленном порядке хранение документов Архивного фонда Российской Федерации и документов по личному составу ликвидированных предприятий, учреждений и организаций городского округа в архивном отделе, в том числе на договорной основе.

3.10. Ведет учет документов постоянного срока хранения и документов по личному составу, находящихся в архивном отделе, а также архивах организаций, являющихся источниками комплектования архивного отдела.

В соответствии с Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации представляет эти сведения в агентство по делам архивов Архангельской области.

3.11. Организует использование архивных документов, находящихся на хранении в архивном отделе, обеспечивает подготовку документальных выставок, материалов для средств массовой информации с общественностью, школьных уроков и т.д.

3.12. Информирует организации о составе и содержании документов, хранящихся в архивном отделе, предоставляет в установленном порядке пользователям архивные документы или их копии, архивные справочники и каталоги.

3.13. Организует своевременное рассмотрение предложений, заявлений, жалоб юридических и физических лиц по вопросам своей компетенции и принимает по ним меры. Проводит прием граждан по вопросам, относящимся к компетенции архивного отдела.

3.14. Выдает в установленном порядке организациям и гражданам архивные справки социально-правового характера, архивные копии, архивные выписки из документов по форме, согласно приложениям 1, 2.

3.15. В пределах своей компетенции обеспечивает соблюдение законов и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, Архангельской области, Ненецкого автономного округа, муниципальных правовых актов об архивном деле на территории городского округа.

3.16. Внедряет в практику работы архивного отдела прогрессивные методы труда, в том числе автоматизированные технологии обработки и поиска документационной информации.

3.17. Ведет в установленном порядке сводный учет документов организаций - источников комплектования муниципального архива и организаций, документы которых подлежат приему в муниципальный архив.

3.18. Выполняет в соответствии с действующим законодательством другие функции в пределах предоставленных ему полномочий.

3.19. Архивный отдел по согласованию с Администрацией города может принимать на депозитарное хранение при наличии свободных площадей и необходимых условий документы действующих государственных организаций, общественных организаций и граждан на договорных условиях.

3.20. Может принимать на хранение документы негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации в порядке и на условиях договоров между собственниками документов и Администрацией города.

4. Права

Архивный отдел для выполнения возложенных на него задач и функций имеет право:

4.1. Представлять Администрацию города по всем вопросам, входящим в компетенцию архивного отдела.

4.2. Запрашивать и получать от организаций - источников комплектования, независимо от их ведомственной подчиненности, необходимые сведения о работе и состоянии ведомственных архивов, организации документов в делопроизводстве.

4.3. Разрабатывать порядок доступа и работы посетителей в помещении архивного отдела, порядок охраны архивных документов и имущества в помещениях архивного отдела, утверждаемый главой МО "Городской округ "Город Нарьян-Мар".

4.4. Принимать участие и проводить на территории городского округа семинары, совещания, проверки и другие мероприятия по вопросам архивного дела, организации документов в делопроизводстве.

4.5. Участвовать в работе экспертных комиссий в организациях, являющихся источниками комплектования архивного отдела.

4.6. Вносить предложения о включении специалистов архивного отдела в состав ликвидационных комиссий, образуемых при ликвидации организаций, расположенных на территории городского округа, для решения вопроса о сохранности архивных документов и месте их дальнейшего хранения.

4.7. Контролировать исполнение организациями, являющимися источниками комплектования муниципального архива города Нарьян-Мара и организациями заключившими договор на передачу архивных документов, требований федерального и регионального архивного законодательства.

4.8. Давать в пределах своей компетенции рекомендации организациям по устранению выявленных недостатков в работе архива организации и состоянии делопроизводства. Информировать руководителей организаций и агентство по делам архивов Архангельской области о выявленных недостатках.

5. Организация работы

5.1. Архивный отдел возглавляет начальник, назначаемый на должность и освобождаемый от должности главой МО "Городской округ "Город Нарьян-Мар".

Начальник и специалисты отдела являются муниципальными служащими. Штатная численность архивного отдела утверждается Администрацией МО "Городской округ "Город Нарьян-Мар" с учетом изменений объема хранящихся документов и количества обращений граждан и юридических лиц.

Начальник и специалисты архивного отдела исполняют свои обязанности на основании утвержденных должностных инструкций.

5.2. Деятельность архивного отдела организуется в соответствии с правилами и инструкциями, действующими в системе Федеральной архивной службы России, на основе целевых программ, планов работы, утверждаемых Администрацией города с учетом рекомендаций органов управления архивным делом субъекта Российской Федерации.

5.3. Архивный отдел в своей работе имеет право использовать печати и штампы, согласно приложению 3.

5.4. Начальник архивного отдела:

5.4.1. Организует деятельность архивного отдела на основе годового плана работы, согласованного с агентством по делам архивов Архангельской области и несет персональную ответственность за выполнение задач, возложенных на архивный отдел.

5.4.2. В пределах своей компетенции дает указания, обязательные для исполнения сотрудниками отдела, и обеспечивает контроль за их исполнением.

5.4.3. Имеет право подписывать архивные справки, заверять копии и выписки из архивных документов и удостоверять данные документы печатью Администрации МО "Городской округ "Город Нарьян-Мар".

5.4.4. Обеспечивает соблюдение режимов хранения архивных документов, внедряет в практику рациональные способы хранения документов, определяет потребность отдела в технических средствах, оборудовании для архивохранилищ, материалах.

5.4.5. Осуществляет контроль за рассмотрением предложений, заявлений, жалоб и обращений граждан и организаций в соответствии с административным регламентом, Организует и ведет прием граждан по архивным вопросам.

5.4.6. Отчитывается о работе архивного отдела и состоянии архивного дела перед Администрацией МО "Городской округ "Город Нарьян-Мар" и представляет отчетность в установленном порядке в агентство по делам архивов Архангельской области.

5.5. При смене начальника отдела прием-передача дел проводится специально созданной комиссией, включающей представителей Администрации МО "Городской округ "Город Нарьян-Мар". Акт приема-передачи утверждается руководителем аппарата - управляющим делами Администрации МО "Городской округ "Город Нарьян-Мар" и представляется в агентство по архивным делам Архангельской области.

5.6. Реорганизация или ликвидация архивного отдела осуществляется главой Администрации МО "Городской округ "Город Нарьян-Мар" в соответствии с действующим законодательством.

В случае реорганизации (ликвидации) архивного отдела документы, образовавшиеся в процессе его деятельности, передаются в упорядоченном состоянии правопреемнику.

Приложение 1
к Положению об архивном отделе
Администрации МО "Городской округ "Город Нарьян-Мар"

            Администрация                           Адресат

МО " Городской округ "Город Нарьян-Мар"

Архивный отдел

управления административно-кадровой

и протокольной работы Администрации

муниципального образования

"Городской округ "Город Нарьян-Мар"

(Муниципальный архив города Нарьян-Мара)

   ул. Ленина, д. 12, г. Нарьян-Мар,

   Ненецкий автономный округ, 166000

 тел. 4-25-81 тел./факс (81853) 4-99-71

        E-mail: goradm@atnet.ru

   ______________ N _____________

На N ____________ от ____________

                             Архивная справка

                                  Текст

Начальник (Специалист) Подпись И.О. Фамилия

МП

Приложение 2
к Положению об архивном отделе
Администрации МО "Городской округ "Город Нарьян-Мар"

                                 Выписка

                          из архивного документа

   ____________________________________________________________________

                  (наименование документа, дата, номер)

                                  Текст

Верно

Начальник (Специалист)

муниципального архива города Нарьян-Мара Подпись И.О. Фамилия

Дата МП

Приложение 3
к Положению об архивном отделе
Администрации МО "Городской округ "Город Нарьян-Мар"

     Архивный  отдел  Администрации муниципального образования "Городской

округ    "Город  Нарьян-Мар"  (муниципальный  архив  города  Нарьян-Мара)

применяет в своей работе следующие штампы:

Штамп N 1:

Используется при приеме и полистной проверке архивных документов.

Муниципальный архив города Нарьян-Мара Проверено "_____" ____________ 20___ г. Подпись

Штамп N 2:

Используется при выдачи копий архивных документов.

Верно "____" ____________ 20___ г. Начальник муниципального архива города Нарьян-Мара ___________ ___________ МП

Штамп N 3:

Используется  при  выбытии  документа  из  архивного фонда и проставлении

в описи дела.

Муниципальный архив города Нарьян-Мара

выбыло

Штамп N 4:

Используется  для  учета  архивных документов и является составной частью

архивных шифров.

    Муниципальный архив

    города Нарьян-Мара

Фонд N ____

Оп. N _____

Ед.хр.N ____

Штамп N 5:

Проставляется при проверке наличия дел в описи фонда.

Муниципальный архив города Нарьян-Мара Всего по данной описи состоит на учете ____________________________________________ дел в том числе: с N _________________ по N _________________ дел Литерные NN ________________________________ дел Пропущенные номера__________________________ Выбывшие номера ____________________________ ____________20___г. Начальник архива _______

Штамп N 6:

Проставляется на архивных коробах.

Муниципальный архив города Нарьян-Мара Фонд N ______________ ______________________________ ______________________________ Опись ____________ Год _________ с N __________ по N __________ св. N_____

Штамп N 7:

Официальное полное и сокращенное наименование архивного отдела

          Архивный отдел управления административно-кадровой

    и протокольной работы Администрации муниципального образования

                 "Городской округ "Город Нарьян-Мар"

              (Муниципальный архив города Нарьян-Мара)