Приложение N 1. Инструкция по делопроизводству в Администрации МО "Городское поселение "Рабочий поселок Искателей"

Приложение N 1
к постановлению Администрации МО "Городское поселение "Рабочий поселок Искателей"
от 19 октября 2012 г. N 411

Инструкция
по делопроизводству в Администрации МО "Городское поселение "Рабочий поселок Искателей"
(утв. постановлением Администрации МО "Городское поселение "Рабочий поселок Искателей" от 19 октября 2012 N 411)

1. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция регламентирует организацию делопроизводства и рационального документооборота, порядок создания и оформления документов, порядок работы с документами, определяет основные правила приема, учета, подготовки, оформления, размножения, хранения, рассылки документов, контроля за их прохождением, исполнением, списания "в дело" в Администрации МО "Городское поселение "Рабочий поселок Искателей" (далее по тексту - Администрация), в процессе осуществления возложенных задач и функций.

1.2. Инструкция разработана в соответствии с федеральными конституционными законами, федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, основными нормативно-методическими документами Федеральной архивной службы России.

1.3. Требования Инструкции распространяются как на традиционное (бумажное), так и на электронное делопроизводство, на организацию работы с документами, создаваемыми при помощи компьютеров, иных средств вычислительной техники, а также с другими документами независимо от их носителей. Автоматизированные технологии обработки информации, содержащейся в документах, также должны отвечать требованиям Инструкции.

1.4. Положения настоящей Инструкции не распространяются на порядок обращения с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну. Порядок ведения секретного делопроизводства и особенности работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию (служебную и иную тайну, персональные данные), регулируются специальными инструкциями, положениями, правилами, утверждаемыми руководителем Администрации.

1.5. После рассмотрения муниципальным архивом Заполярного района и согласования экспертно-проверочной комиссией агентства по делам архивов Архангельской области Инструкция утверждается постановлением Администрации муниципального образования.

1.6. Выполнение требований настоящей Инструкции обязательно для всех работников Администрации, ответственных лиц коллегиальных и совещательных органов, созданных при Администрации. Вновь принятые работники должны быть ознакомлены с настоящей Инструкцией.

Разделы и отдельные пункты Инструкции, касающиеся общих принципов организации делопроизводства, имеют характер прямого действия и подлежат обязательному исполнению.

Работники Администрации независимо от занимаемых должностей несут персональную ответственность за выполнение требований настоящей Инструкции, сохранность находящихся у них служебных документов и содержащейся в них информации.

1.6. Ответственность за организацию делопроизводства в структурных подразделениях Администрации, коллегиальных и совещательных органах, созданных при Администрации возлагается на их руководителей, а также на специалистов, на которых возложены функции по ведению делопроизводства.

2. Подготовка и оформление документов Администрации

2.1. Бланки документов Администрации.

2.1.1. Подготовка и оформление документов осуществляется с использованием следующих бланков:

с угловым штампом "Администрация муниципального образования "Городское поселение "Рабочий поселок Искателей" (Приложение N 1);

постановления Администрации МО "Городское поселение "Рабочий поселок Искателей" (Приложение N 2);

распоряжения главы МО "Городское поселение "Рабочий поселок Искателей" (Приложение N 3)

2.1.2. На бланках с угловым штампом "Администрация МО "Городское поселение "Рабочий поселок Искателей" НАО" оформляются служебные письма за подписью главы Администрации и заместителей главы Администрации.

2.1.3. На бланках с угловым штампом с наименованием структурного подразделения Администрации могут оформляться письма за подписью начальников этих подразделений.

2.1.4. Бланки должны использоваться строго по назначению и не могут передаваться другим лицам и организациям.

2.1.5. Каждый лист официального документа оформленный как на бланке, так и на стандартном листе изготавливается на белой бумаге формата А4 (210х297 мм) и А5 (148х210 мм) должен иметь поля: левое не менее 20 мм, правое - 10 мм, верхнее - 20 мм, нижнее - 20 мм.

Бланки документов Администрации разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов: при угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу, при продольном - посередине листа вдоль верхнего поля.

При продольном расположении реквизитов их границы продлеваются до границы правого поля бланка.

2.1.6. Другие документы Администрации могут быть изготовлены как на бланках так и стандартных листах формата А4 (210х297 мм), А5 (148х210 мм), А3 (297х420 мм) и А6 (105х148 мм) с применением как углового, так и продольного расположения.

2.1.7. Бланки, изготовленные на бумаге формата А3, как правило, применяются для оформления документов, текстовая содержательная часть которых оформлена в виде таблицы или специального трафарета.

2.1.8. Бумага формата А6 используется для оформления резолюции (поручения) руководства.

2.1.9. Порядок изготовления, хранения, использования и уничтожения бланков устанавливается Администрацией.

2.2. Реквизиты документов.

Правовые акты, письма и другие документы Администрации оформляются с учетом ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", принятым и введенным в действие Постановлением Госстандарта Российской Федерации от 3 марта 2003 года N 65-ст, с применением следующих реквизитов:

2.2.1. Код организации.

Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

2.2.2. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН).

Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

2.2.3. Идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН / КПП).

Идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН / КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

2.2.4. Код формы документа.

Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

Реквизиты, указанные в пунктах 2.2.1-2.2.4, включаются при необходимости (например, в финансовых документах).

2.2.5. Наименование организации.

Наименование организации является собирательным обозначением автора документа. Авторами документа могут быть глава муниципального образования, Администрация, структурные подразделения Администрации. Сокращенное наименование приводят в тех случаях, когда оно закреплено в Уставе, положении об Администрации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним.

2.2.6. Справочные данные об организации.

Справочные данные об организации включают в себя: почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

2.2.7. Наименование вида документа.

Наименование вида документа, составленного или изданного, должно быть определено настоящей Инструкцией и соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД.

2.2.8. Дата документа.

Дата документа является обязательным реквизитом для всех видов документов. Датой документа является дата его подписания (распорядительные документы, письма) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт). Для утверждаемого документа (регламент, план, инструкция, положение, отчет) - дата утверждения.

Документы, изданные двумя или более структурными подразделениями Администрации, должны иметь одну (единую) дату.

Дата документа оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 5 января 2011 г. следует оформлять 05.01.2011.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 5 января 2011 г.

Место проставления даты на документе зависит от бланка и вида документа.

2.2.9. Регистрационный номер документа.

Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

2.2.10. Ссылка на регистрационный номер и дату документа.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа используется только в тех документах, которые являются ответами на запрос (письмо, справка, докладная записка, акт, заключение, обзор и т.д.) и включают в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.

Данный реквизит располагается ниже реквизитов "дата" и "регистрационный номер".

Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания индекса и даты поступившего документа в тексте ответа на поступивший документ.

2.2.11. Место составления или издания документа.

Место составления или издания документа (далее - место издания) указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации" или если данные реквизиты отсутствуют. Место издания может указываться во всех документах, кроме письма, в котором эта информация помещается в реквизите "Справочные данные об организации".

2.2.12. Адресат.

Реквизит "Адресат" печатается от центра текстового поля через 3 - 5 межстрочных интервалов ниже границы верхнего поля. Наименование организации, структурного подразделения организации, а также наименование должности печатаются через 1 межстрочный интервал.

В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указываются перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже, например:

                                           Администрация МО

                                           "Рабочий поселок Искателей"

                                           Отдел бухгалтерского учета и отчетности

Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:

                                           ОАО "Северные регионы"

                                           Начальнику отдела

                                           прикладных систем

                                           П.П. ПЕТРОВУ

При адресовании письма руководителю органа государственной власти, организации и т.п. его наименование входит в состав наименования должности адресата, например:

                                           Генеральному директору

                                           ООО "Возрождение"

                                           И.И. ИВАНОВУ

Если письмо адресуется организации, в реквизите "Адресат" указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

                                           Администрация МО

                                           "Рабочий поселок Искателей"

                                           ул. Нефтяников, д. 1А,

                                           п. Искателей, 166700

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

                                           КАЛИНИНУ И.П.

                                           ул. Садовая, д. 5, кв. 12,

                                           г. Липки, Киреевский р-н,

                                           Тульская обл., 301264

Допускается центрировать каждую строку реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке, например:

                                           Председателю садового

                                               товарищества

                                             "Можайские дали"

                                               В.А. БУНЕЕВУ

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают.

При количестве адресатов более четырех следует составлять список рассылки документа.

При адресовании документов однородным учреждениям или организациям указывать обобщенное наименование должности без фамилий, например:

                                           Главам муниципальных образований

                                           Ненецкого автономного округа

При написании почтового адреса следует руководствоваться Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 N 221 (далее - Правила).

Реквизиты адреса на почтовых отправлениях и бланках почтовых переводов денежных средств пишутся в следующем порядке (это положение распространяется на написание почтового адреса в документе в реквизите "Справочные данные об организации"):

для юридического лица - полное или краткое наименование, для гражданина - фамилия, имя, отчество;

банковские реквизиты (для почтовых переводов, направляемых юридическому лицу или принимаемых от юридического лица);

название улицы, номер дома, номер квартиры;

название населенного пункта (города, поселка и т.п.);

название района;

название республики, края, области, автономного округа (области);

название страны (для международных почтовых отправлений);

почтовый индекс.

2.2.13. Утверждение документа.

Утверждение - один из способов удостоверения документа, санкционирующий распространение действия документа на определенный круг организаций, должностных лиц, граждан. Документ, подлежащий утверждению, приобретает юридическую силу только с момента его утверждения.

В утвержденный документ не допускается вносить какие-либо исправления, добавления без разрешения должностного лица (коллегиального органа), утвердившего документ.

Устанавливаются два способа утверждения документов: утверждение документа правовым актом (постановление, приказ, распоряжение) и утверждение должностным лицом, к компетенции которого относится решение вопроса.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа состоит из слова "утверждаю" (прописными буквами, без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии, даты утверждения, например:

                                           УТВЕРЖДАЮ

                                           Глава МО

                                           "Рабочий поселок Искателей"

                                           Личная подпись, инициалы, фамилия

                                           17.01.2010

Допускается в реквизите "Гриф утверждения документа" центрировать элементы относительно самой длинной строки, например:

                                           УТВЕРЖДАЮ

                                           Глава МО

                                           "Рабочий поселок Искателей"

                                           Личная подпись, инициалы, фамилия

                                           22.01.2010

При утверждении документа правовым актом гриф утверждения состоит из слова "утвержден" (утверждена, утверждены или утверждено - согласуется с утверждаемым документом), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера. Слово "утверждено" согласуется в роде и числе с видом утверждаемого документа, например:

                                           УТВЕРЖДЕНО

                                           Постановлением главы МО

                                           "Рабочий поселок Искателей"

                                           от 05.01.2010 N 25

Гриф утверждения документа располагается в верхней части документа справа на уровне реквизита "Наименование организации" - автора документа после 40 печатных знаков от края левого поля документа.

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются на одном уровне.

2.2.14. Резолюция.

Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату, например:

                                           Морозовой Н.В.,

                                           Федосеевой Н.А.

                                           Прошу подготовить проект

                                           Договора с консалтинговой

                                           группой "ТЕРМИКА" к 05.10.2008

                                           личная подпись

                                           дата

При наличии нескольких исполнителей ответственным за исполнение в резолюции считается лицо, указанное первым. Ответственный исполнитель готовит обобщающий ответ адресату, согласовывая его с другими исполнителями.

Резолюция пишется от руки соответствующим руководителем на подлиннике документа на свободном от текста месте либо на отдельном листе формата А6.

Резолюция может оформляться на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.

2.2.15. Заголовок к тексту документа.

Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Наличие заголовка сокращает время прохождения документа при регистрации и исполнении. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.

Заголовок содержит две основных части: тему (предмет, вопрос) и действие, которое производится или должно быть произведено, например: "О подготовке проекта договора". Заголовок составляет автор документа.

Заголовок может отвечать на вопросы:

О чем? (о ком?), например:

О создании аттестационной комиссии;

чего? (кого?), например:

Должностной регламент ведущего специалиста.

Допускается отсутствие заголовка к тексту документов.

Заголовок документа записывается при его регистрации в соответствующие регистрационные формы: журнал, карточку, базу данных.

2.2.16. Отметка о контроле.

Отметка о контроле за исполнением документа проставляется при необходимости и обозначается буквой "К", словом или штампом "Контроль".

2.2.17. Текст документа.

Текст документа должен быть ясным, лаконичным и изложенным в официально-деловом стиле с соблюдением правил орфографии и пунктуации русского языка.

Терминология, используемая в тексте документа, должна соответствовать терминологии, установленной соответствующими законодательными и другими нормативными актами. К терминам, которые могут быть непонятны адресату, но применение которых в тексте документа необходимо, должны быть даны разъяснения (в скобках). Следует избегать неоправданного употребления иностранных слов.

Текст документа, как правило, состоит из двух частей. В первой (вводной, констатирующей) части указываются причины, основания, цели составления документа. В этой части при необходимости должна быть установлена взаимосвязь с ранее изданными нормативными актами или другими документами по данному вопросу. В тексте документов, содержащих ссылки на иные документы, указываются следующие реквизиты: название вида документа, автор, дата, регистрационный номер, заголовок (при необходимости). Например:

В соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 14.03.1997 N 307 "Об утверждении Положения о ведении государственного мониторинга водных объектов".

В тексте документа инициалы располагаются после фамилии.

Во второй (распорядительной) части излагаются предписания: решения, распоряжения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов и выводов (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции", "в состав объединения входят", "комиссия установила").

В документах коллегиальных органов текст излагается от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил" и т.п.).

В совместных распорядительных документах слова "решили", "постановили" и т.п. употребляются в форме множественного числа.

В письмах используют следующие изложения:

- от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение");

- от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить");

- от третьего лица единственного числа ("Администрация МО "Рабочий поселок Искателей" НАО не возражает", "Комиссия считает возможным").

Тексты документов могут оформляться в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ("имеете", "владеете" или "были", "находились" и т.д.) Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованием признаков.

2.2.18. Отметка о наличии приложения.

Если приложение названо в тексте, то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование с указанием количества листов и количества экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют арабскими цифрами (без знака N):

     Приложение: 1. Положение о комиссии на 2 л. в 1 экз.

                 2. Состав комиссии на 1 л. в 1 экз.

Если приложение, в свою очередь, также имеет приложения, то отметка об их наличии оформляется следующим образом:

     Приложение: Договор от 31 марта 2004 г. N 17 и приложения к нему, всего на 25 л.

Если приложения к документу сброшюрованы, то указывается только количество экземпляров одним из двух способов в зависимости от того, имеется ссылка на приложение в тексте или нет:

     Приложение: в 3 экз.

или

     Приложение: Техническое задание на разработку системы "Электронная канцелярия" в 2 экз.

Если документ направляется по нескольким адресам, а приложение - только по одному адресу, отметка о приложении имеет следующий вид:

     Приложение: на 2 л. в 1 экз. только в первый адрес.

В приложении к правовому акту на первом его листе в правом верхнем углу располагаются слова "Приложение N" и указываются наименование распорядительного документа, его дата и регистрационный номер.

                                           Приложение N 2

                                           к распоряжению

                                           Администрации МО

                                           "Рабочий поселок Искателей"

                                           от 14.01.20011 N 8

Допускается выражение "приложение N" печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:

                                           ПРИЛОЖЕНИЕ N 2

                                           к распоряжению

                                           Администрации МО

                                           "Рабочий поселок Искателей"

                                           от 14.01.20011 N 8

Если приложение одно, оно не нумеруется. Приложения к правовым актам заканчиваются чертой, расположенной по центру текста на расстоянии примерно 2 см., длина черты 2 - 3 см.

2.2.19. Подпись.

В состав реквизита "Подпись" входит наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное на документе, оформленном на бланке), личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

Подпись отделяется от текста 2-3 межстрочными интервалами. Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем, например:

Начальник управления образования Личная подпись             О.В. Иванова

При использовании бланка документа тот же реквизит оформляется следующим образом:

Начальник управления Личная подпись                         О.В. Иванова

Допускается при печатании реквизита "Подпись" центрирование наименования должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки, например:

Исполнительный директор ЗАО "Партнер"    Личная подпись     Д.В. Гордо

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Начальник управления

документационного обеспечения Личная подпись                М.В. Ларин

Начальник организационного

отдела Личная подпись                                       Н.Г. Двигалева

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:

Председатель комитета финансов Председатель комитета

Санкт-Петербурга по управлению городским имуществом

     Личная подпись    А.А. Никонов    Личная подпись     И.М. Метельский

При написании совместного документа первый лист оформляется не на бланке.

Документы коллегиального органа подписываются председателем этого органа и, как правило, секретарем.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

Председатель комиссии Личная подпись                      Б.Д. Никольский

Заместитель                     Личная подпись            Т.Н. Кожевникова

председателя комиссии

Секретарь комиссии              Личная подпись            И.Е. Листвина

Члены комиссии:                 Личная подпись            А.Б. Алексеев

                                Личная подпись            Б.Д. Бочкин

                                Личная подпись            Л.И. Вербина

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии или указанием, что он временно исполняет обязанности должностного лица.

Не допускается ставить предлог "за", надпись от руки "зам" или косую черту перед наименованием должности.

Независимо от пола исполняющего обязанности руководителя наименование должности указывается в мужском роде, например:

Исполняющий обязанности

начальника управления по культуре                          А.А. Иванова

2.2.20. Гриф согласования документа.

Внешнее согласование в зависимости от содержания документа может проводиться с подчиненными и неподчиненными органами, если содержание документа затрагивает их интересы, с научно-исследовательскими организациями, общественными организациями, органами государственного и ведомственного контроля, вышестоящими органами.

Внешнее согласование документа может быть оформлено протоколом согласования или обсуждения проекта документа, справкой, но чаще всего грифом согласования документа.

Гриф согласования включает в себя слово "Согласовано" (без кавычек), наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования или название документа, подтверждающего согласование, его дату и индекс, например:

СОГЛАСОВАНО

Начальник отдела бухгалтерского

учета и отчетности

Личная подпись А.А. Никонов

09.02.2007

Если согласование осуществляется письмом, решением, актом или другим документом, реквизит "Гриф согласования документа" оформляется по следующей форме:

СОГЛАСОВАНО

Письмо управления образования

от 09.02.2007 N 4-56

Реквизит "Гриф согласования документа" может располагаться на отдельном листе согласования, в этом случае в документе перед подписью делается отметка: "Лист согласования прилагается".

Лист согласования оформляется следующим образом:

            ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ

             Положение о..

СОГЛАСОВАНО                                               СОГЛАСОВАНО

Начальник управления финансов          Начальник правового управления

Личная подпись    А.А. Никонов         Личная подпись     Ю.А. Щербук

14.04.2007                                                 14.04.2007

2.2.21. Визы согласования документа.

Проекты подготовленных документов перед подписанием в ряде случаев согласовываются с заинтересованными учреждениями, структурными подразделениями, отдельными должностными лицами. Это делается для проверки целесообразности и своевременности документа, соответствия действующим законодательным и нормативным актам и является, по существу, оценкой проекта.

Согласование документа оформляют визой согласования документа (далее - виза). Виза указывает на согласие или несогласие должностного лица организации, не являющейся автором документа, с его содержанием.

Внутреннее согласование оформляется визой согласования, состоящей из указания должности визирующего, его подписи, ее расшифровки (инициалы и фамилия) и даты, например:

Начальник управления финансов     Личная подпись    М.Д. Щербакова

25.02.2007

При наличии замечаний по документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются

Начальник управления финансов     Личная подпись     М.Д. Щербакова

25.02.2007

Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу.

При оформлении виз на отдельном листе указывается, к какому документу этот лист относится (наименование, автор, дата, номер документа).

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.

Допускается полистное визирование документа и его приложений.

Если в процессе визирования в проект документа вносятся существенные изменения, он подлежит повторному визированию. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения, не меняющие его сути.

2.2.22. Оттиск печати.

Изготовление, использование, хранение и уничтожение печатей с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации при совершении нотариальных действий осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации и Правилами нотариального делопроизводства, утвержденными приказом Минюста РФ от 19.11.2009 N 403.

При совершении нотариальных действий требующих особого удостоверения их подлинности, документы заверяются оттиском печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Оттиски печатей с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации выполняются штемпельной краской синего, голубого или фиолетового цвета.

На иных документах подпись при совершении нотариальных действий может быть заверена оттиском печати без воспроизведения Государственного герба Российской Федерации.

В Администрации применяют печати с наименованием исполнительного органа местного самоуправления, а при наличии герба муниципального образования, печати могут быть изготовлены и с изображением герба муниципального образования.

На документах финансового характера оттиск печати проставляется в специально отведенном месте (как правило, это место проставления печати обозначается символом "М.П.") без захвата наименования должности лица, подписавшего документ, и подписи.

Письма, выполняемые на бланках, кроме гарантийных, не требуют удостоверения печатью.

Кроме печатей с изображением Государственного герба Российской Федерации, герба муниципального образования в Администрации могут использоваться печати различной формы структурных подразделений, печати для отдельных категорий документов ("Для пакетов", "Для договоров", "Для копий" и другие), металлические выжимные печати для опечатывания помещений.

Печати изготавливаются в строго ограниченном количестве и исключительно в служебных целях. Решение о необходимости изготовления печатей и их количестве принимает руководитель Администрации.

Заявка на изготовление печати и ее эскиз оформляются в соответствующих подразделениях и передаются в организацию - изготовителю печатей.

В случае служебной необходимости по решению руководителя Администрации допускается изготовление дополнительных экземпляров печатей.

Печать является способом подтверждения подлинности подписи должностного лица на документе. Печать ставится на документах в случаях, предусмотренных законодательными или иными нормативными правовыми актами.

Печатью заверяются подписи руководителя, его заместителей, главного бухгалтера, а также других должностных лиц, распоряжением или доверенностью которым предоставлены соответствующие полномочия.

Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ.

Оттиск проставляемой печати должен быть хорошо читаемым.

Учет печатей и штампов в Администрации возложен на начальника общего отдела.

Учет имеющихся печатей и штампов ведется в журнале учета печатей и штампов (Приложение N 4) с проставлением их оттисков. Листы журнала учета печатей и штампов нумеруются, прошнуровываются и заверяются печатью.

Выдача печатей и штампов работникам, персонально ответственным за их использование и хранение, осуществляется под роспись в журнале учета печатей и штампов. Печати и штампы хранятся в надежно запирающихся шкафах.

Передача печатей посторонним лицам и вынос их из помещений, занимаемых Администрацией, не допускается. Ответственность за законность использования и надежность хранения печатей с изображением Государственного герба Российской Федерации возлагается на руководителя Администрации, ответственность за надежность хранения, законность использования других печатей возлагается на руководителей соответствующих подразделений или специалистов.

Печати и штампы, пришедшие в негодность и утратившие значение, подлежат возврату по месту выдачи, где они уничтожаются по акту с соответствующей отметкой в журнале учета.

Порядок хранения печатей и штампов, правильность их использования в структурных подразделениях и специалистами проверяется начальником общего отдела, ответственным за учет печатей.

2.2.23. Отметка о заверении копии.

Копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридическую силу.

Дубликат - повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу. Дубликат, как правило, выдается по просьбе заинтересованных организаций, граждан.

На копиях документов (включая ксерокопии) для удостоверения их соответствия подлинникам при нотариальной заверке ставится печать с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

При заверении соответствия копии документа подлиннику следует отметку о заверении копии оформлять следующим образом: ниже реквизита "Подпись" или в конце документа проставляется заверительная надпись "Верно", должность лица, заверившего копию, личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия), дата заверения. Например:

Верно

Начальник протокольного сектора       Личная подпись      Н.Г. Зорина

26.01.2007

На копии делается отметка о том, что подлинный документ находится в органе исполнительной власти, а в случае заверения документа с копии делается отметка "Копия с копии", например:

Подлинник документа находится

в Администрации МО "Рабочий поселок Искателей" НАО

или

Копия с копии.

Листы многостраничных копий (выписок из документа) нумеруются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии (выписки из документа): "Всего в копии ____ л.".

Если документ требуется сброшюровать, то на левом поле документа делается три прокола, через которые пропускается скрепляющий материал (нить). Концы скрепляющего материала выводятся на оборотную сторону последнего листа документа так, чтобы на них можно было наклеить лист бумаги (примерно размером 5x6 см) с заверительной надписью, которая затем скрепляется печатью, например:

     В данном документе прошито и

     пронумеровано 6 (шесть) листов

            Верно

     Специалист Администрации МО

     "Рабочий поселок Искателей"

     Личная подпись Н.Г. Двигалева

         "24" апреля 2006 г.

Допускается заверять отметкой "Верно" каждый лист многостраничной копии документа.

2.2.24. Отметка об исполнителе.

Отметка об исполнителе проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны первого или последнего листа документа шрифтом размером N 8-10.

Отметка об исполнителе включает инициалы и фамилию или фамилию, имя, отчество исполнителя документа и номер его телефона, например:

     А.А. Петров

или

     Петров Алексей Александрович

Отметка об исполнителе может дополняться указанием должности исполнителя.

В документах, имеющих отметку о конфиденциальности и требующих особого учета, отметка об исполнителе проставляется на обороте последнего листа каждого экземпляра документа и включает в себя: указание количества отпечатанных экземпляров, фамилию исполнителя, фамилию работника, изготовившего документ, и дату печатания документа.

На документах, имеющих гриф ограничения доступа, указывается не только количество экземпляров, но и адрес каждого, например:

Семенова Галина Ивановна

Экз. N 1 - в адрес.

Экз. N 2 - в отдел N 1.

Экз. N 3 - в отдел N 8.

На документе, подготовленном по поручению руководителя группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя.

2.2.25. Отметка об исполнении и направлении его в дело.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа - краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; индекс дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

2.2.26. Отметка о поступлении документа в организацию.

Отметка о поступлении документа в организацию проставляется от руки или с использованием штампа в нижней части лицевой стороны первого листа документа.

В отметку о поступлении документа в организацию входит порядковый номер, дата поступления документа в организацию. При необходимости - часы и минуты, подпись ответственного.

2.2.27. Отметка о конфиденциальности

Отметка о конфиденциальности проставляется на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне или к иному виду конфиденциальной информации. Виды конфиденциальной информации установлены Указом Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 г. N 188 "Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера". В соответствии с Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. N 1233, отметка о конфиденциальности на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне, имеет вид "Для служебного пользования".

Отметка проставляется в верхнем правом углу первого листа документа и может дополняться указанием номера экземпляра документа.

3. Особенности подготовки и оформления правовых актов

3.1. Порядок подготовки правовых актов главы муниципального образования, главы Администрации и Администрации.

3.1.1. Глава муниципального образования и Администрация издают правовые акты в форме постановлений и распоряжений.

Подготовка проектов правовых актов Главы муниципального образования, главы Администрации и Администрации производится по поручению Главы муниципального образования, главы Администрации (лица исполняющего его полномочия) и его заместителей, а также по инициативе руководителей структурных подразделений Администрации.

3.1.2. Текст правовых актов, как правило, состоит из двух частей: вводной (преамбулы) и распорядительной. В преамбуле разъясняются цели и мотивы издания правового акта, перечисляются названия нормативных правовых актов Российской Федерации, субъекта Российской Федерации, Заполярного района и органов местного самоуправления муниципального образования на основании и во исполнение которых издан указанный акт. Положения нормативного характера в преамбулу не включаются. В распорядительной части излагаются предписания.

Постановления и распоряжения должны иметь заголовок, в краткой форме отражающий их содержание.

3.1.3. Распорядительная часть правового акта (в том числе приложения) может подразделяться на разделы, пункты, абзацы.

Структурные элементы правового акта оформляются и нумеруются следующим образом:

1) разделы - арабскими цифрами, название пишется заглавными буквами основного шрифта с выравниванием по центру и может выделяться жирным шрифтом; точа в заголовке не ставится;

2) пункты - арабскими цифрами с точкой, набранными основным шрифтом текста, при этом слово "Пункт" не пишется, пункт может иметь название, которое начинается с заглавной буквы;

3) подпункты - несколькими арабскими цифрами, разделенными точками, либо строчными буквами русского алфавита с правосторонней скобкой, набранными основным шрифтом.

Если в правовом акте приводятся таблицы, графики, карты, схемы и т.п., то они, как правило, должны оформляться в виде приложений, а соответствующие пункты правового акта должны иметь ссылки на эти приложения (размер шрифта для оформления таблиц 12).

Структура проектов правовых актов, направляемых для утверждения (принятия) иными органами государственной власти, органами местного самоуправления, должна соответствовать правилам, установленным указанными органами.

3.1.4. Одновременно с разработкой проекта правового акта, регулирующего правоотношения, ранее урегулированные иными правовыми актами, должны быть подготовлены предложения об изменении, дополнении или признании утратившими силу соответствующих ранее изданных актов или их частей.

Положения об изменении, дополнении или признании утратившими силу ранее изданных актов или их частей включаются в текст правового акта с указанием изменяемых, дополняемых, отменяемых актов и их глав, пунктов, подпунктов и абзацев.

Если при подготовке правового акта выявилась необходимость внесения существенных изменений и дополнений в ранее изданные правовые акты или наличие по одному и тому же вопросу нескольких актов, то в целях их упорядочения разрабатывается новый акт.

В проект такого акта включаются новые, а также содержащиеся в ранее изданных актах предписания, которые сохраняют свою силу.

3.1.5. Подготовленный проект правового акта должен быть согласован:

- с руководителем структурного подразделения Администрации, специалистом которого является исполнитель - разработчик документа;

- с заместителем главы Администрации, осуществляющим координацию работы соответствующего структурного подразделения Администрации или;

- с начальником отдела бухгалтерского учета и отчетности Администрации в случае, если реализация проекта предусматривает изменение доходов и (или) расходов муниципального бюджета;

- с заместителем главы Администрации в соответствии с распределением обязанностей.

Ответственность за проведение согласований возлагается на разработчика проекта. (Приложение N 5).

3.1.6. Согласование проектов правовых актов оформляется в соответствии с требованиями, установленными пунктами 2.2.20, 2.2.21, 3.1.5 настоящей Инструкции.

3.1.7. Проекты правовых актов, подготовленные с нарушением установленного порядка и не прошедшие необходимого согласования, возвращаются должностным лицам, внесшим проекты постановлений и распоряжений.

Ответственность за качество подготовки проектов правовых актов, их соответствие действующему законодательству, обязательное согласование (визирование) с заинтересованными сторонами, выбор вида правового акта несут руководители структурных подразделений Администрации, которым поручена их подготовка или которыми она инициирована.

Заместители главы Администрации, курирующие соответствующие направления деятельности, несут ответственность за своевременность и целесообразность издания правовых актов.

3.1.8. Подготовленные в соответствии с установленными требованиями проекты правовых актов на бумажных носителях (а также в электронном варианте) вместе с обосновывающими документами передаются разработчиками специалисту, ответственному за делопроизводство, для передачи на подписание соответствующему руководителю.

3.1.9. Согласованным со всеми инстанциями и принятым в установленном порядке проектам специалистом, ответственным за делопроизводство, присваивается порядковый номер по единой нумерации, которая ведется с начала года и до конца года раздельно для постановлений и распоряжений Главы муниципального образования по вопросам местного значения и основной деятельности.

Распоряжения по личному составу издаются по вопросам приема, перемещения, увольнения работников, командирования в другие организации, предоставления отпусков, поощрения, вынесения взысканий и др. При издании распоряжений по личному составу используются типовые унифицированные формы Унифицированной системы первичной учетной документации.

Распоряжения по личному составу регистрируются специалистом по кадровым вопросам в журнале регистрации распоряжений по личному составу. В распоряжениях по личному составу к номеру добавляется буквенный индекс "-лс". Приказы с пятилетним сроком хранения (о дисциплинарных взысканиях, ежегодных оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением, дежурствах, краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках) могут регистрироваться отдельно от приказов со сроками хранения 75 лет (прием, увольнение).

3.1.10. Срок выпуска документов устанавливается не свыше трех дней после их подписания. Постановление (распоряжение) вступает в силу с момента его подписания, если иной срок не оговорен в тексте документа. Правовые акты направляются адресатам в соответствии с указателями рассылки, подписанными исполнителями, причем акты, изменяющие или дополняющие ранее принятые акты, направляются тем органам и организациям, которым посылались ранее принятые акты, или их правопреемникам.

3.1.11. Постановления, имеющие нормативный характер, подлежат официальному опубликованию. Обеспечение опубликования постановлений осуществляется ответственным специалистом.

Официальное опубликование документов производится в газете "Няръяна вындер" или в официальном бюллетене Администрации муниципального образования и на официальном сайте Администрации муниципального образования.

3.2. Порядок работы с проектами муниципальных правовых актов, вносимых на рассмотрение Совета депутатов муниципального образования.

3.2.1.Проекты муниципальных правовых актов, вносимых на рассмотрение Совета депутатов муниципального образования, разрабатываются в порядке, установленном Уставом муниципального образования и Положением о порядке внесения проектов муниципальных правовых актов в Совет депутатов муниципального образования.

3.2.2. Координатором деятельности по разработке вносимых проектов муниципальных правовых актов является должностное лицо, на которое возложены полномочия представителя Главы и Администрации в Совете депутатов.

3.2.3. Проекты муниципальных правовых актов, вносимые Главой муниципального образования в Совет муниципального района "Заполярный район", проходят установленную пунктами 3.1.5 и 3.1.6 настоящей Инструкции процедуру согласования.

3.2.4. После необходимого согласования проект муниципального правового акта, пояснительная записка к нему и лист согласования в установленные сроки передаются исполнителем должностному лицу, курирующему направление работы с Советом депутатов для ознакомления, согласования и передачи на подпись Главе муниципального образования, Главе Администрации.

3.2.5. После подписания сопроводительного письма к проекту муниципального правового акта и регистрации в Администрации, пакет документов передается в Совет депутатов муниципального образования на бумажном и электронном носителях.

3.2.6. Исполнитель обеспечивает необходимое количество экземпляров проекта муниципального правового акта и материалов к нему, из которых один экземпляр передается в Совет депутатов муниципального образования, второй - должностному лицу, курирующему работу с Советом депутатов муниципального образования, третий - остается в Администрации вместе с листом согласования и подшивается в дело согласно номенклатуре.

3.3. Особенности оформления правовых актов Главы муниципального образования, и Администрации.

Дата и номер документа являются обязательными реквизитами и отделяются от наименования вида акта двумя межстрочными интервалами.

Дата оформляется цифровым способом, номер состоит из знака "N", порядкового номера и без пробелов (допускается через тире) букв, указывающих на вид правового акта, например: от 06.08.2011 N 125п.

Заголовок к тексту акта печатается на расстоянии не менее 9 см. от верхнего края листа, центрированным способом, с прописной буквы, выделяется полужирным шрифтом, с одинарным межстрочным интервалом, точка в конце заголовка не ставится.

Текст отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами и печатается через 1 интервал. Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см. от левой границы поля.

Текст может подразделяться на констатирующую часть (преамбулу) и постановляющую часть (в распоряжениях - распорядительную).

В преамбуле кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания акта в постановлениях Администрации - словами "Администрация муниципального образования "Городское поселение "Рабочий поселок Искателей" Ненецкого автономного округа постановляет". Слово "постановляет", печатается прописными буквами, без кавычек.

Распорядительная часть в распоряжениях должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия, сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются в соответствии с требованиями, установленными в п. 3.1.3 настоящей Инструкции.

Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части текста может содержать сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением.

Если постановление или распоряжение изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ, то последний пункт распорядительной части текста должен содержать ссылку на отмененный документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу...".

В распорядительные акты не следует включать пункт "Распоряжение довести до сведения...". Подразделения (должностные лица), до сведения которых должно быть доведено распоряжение, включаются в указатель рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом распоряжения.

Подпись отделяется от текста 2-3 межстрочными интервалами и состоит из наименования должности лица, подписывающего документ (печатается через один межстрочный интервал), его инициалов и фамилии. Подпись выравнивается с учетом требований пункта 2.2.19 настоящей Инструкции.

Приложения к правовым актам печатаются на отдельных листах бумаги. Размеры полей, шрифты при печатании текста приложений идентичны размерам, применяемым при оформлении текстов постановлений, распоряжений. Листы приложений нумеруются самостоятельно, начиная со второго листа, на середине верхнего поля.

4. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов

4.1. Положения, правила, инструкции.

Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила. В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.

В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и нормативных актов.

Положения (правила, инструкции) утверждаются правовым актом Администрации.

Порядок подготовки проекта положения (правил, инструкции) соответствует общему порядку подготовки проектов нормативных актов.

Текст проекта положения (правил, инструкции) печатается на бланке установленной формы или стандартных листах бумаги формата А4.

Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается".

Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает на вопрос "О чем?"; заголовок к инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения работ (должностная инструкция, должностной регламент), отвечает на вопрос "Кого?" (должностной регламент главного специалиста).

Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.

Основной текст положения (правил, инструкции) может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия.

4.2. Протокол.

4.2.1. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.

4.2.2. Протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.

4.2.3. Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной (образец - Приложение N 6).

Во вводной части указываются:

Председатель или Председательствующий - должность, инициалы и фамилия;

секретарь - должность, инициалы и фамилия;

Присутствовали - список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших, если их количество превышает 15 человек (указываются должности, инициалы и фамилии).

Слово "присутствовали" печатается от границы левого поля, в конце слова ставится двоеточие. Ниже указываются наименования должностей, инициалы и фамилии присутствовавших. Многострочные наименования должностей присутствующих указываются через 1 межстрочный интервал.

Допускается не указывать наименование должностей, обобщая их как участников мероприятия. Например: Члены Администрации, члены рабочей группы, члены совета и др.

Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой, которая печатается от границы левого поля, и его наименование начинается с предлога "О" ("Об").

Наименование раздела отделяется от текста сплошной чертой. Под чертой от границы левого поля в скобках указывается фамилия и инициалы докладчика.

Текст каждого раздела строится по схеме:

Выступили - постановили (решили).

Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола перед словом "выступили" или прилагается к нему; в последнем случае в тексте делается сноска "Текст выступления прилагается".

Постановление (решение), как правило, печатается в тексте протокола. Допускается оформление постановления (решения) в виде приложения; при необходимости приводятся итоги голосования.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).

4.2.4. Текст краткого протокола также состоит из двух частей: вводной и основной (образец - Приложение N 7).

Требования к оформлению полного протокола распространяются и на краткий, за исключением основной части протокола, которая включает только рассматриваемые вопросы, принятые по ним решения и результаты голосования (при необходимости). Содержание докладов и выступлений не фиксируется.

4.2.5. Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания.

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы совещаний, заседаний комиссий и др.

Допускается нумерация протоколов на все время их ведения.

4.2.6. Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает ответственный секретарь.

Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов, либо путем направления копий протоколов.

4.2.7. Текст протокола печатается размером N 13-14 шрифтом Times New Roman.

Наименование документа - слово "протокол" печатается от границы верхнего поля заглавными буквами, полужирным шрифтом, размером N 14 и выравнивается по центру.

Вид мероприятия отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается обычным шрифтом через 1 интервал и выравнивается по центру.

Место проведения мероприятия, у кого проводится мероприятие, указывается при необходимости, выравнивается по центру и отделяется от реквизитов "дата" и "номер" протокола сплошной чертой.

Дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается через 1 межстрочный интервал ниже предыдущего реквизита. Номер протокола печатается арабскими цифрами и состоит из знака "N" и порядкового номера протокола.

Основная часть протокола печатается через 1 межстрочный интервал.

Подпись отделяется от текста 2-3 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы и фамилия). Допускается вместо должности лица указывать - Председатель заседания (совещания).

Подпись секретаря отделяется от подписи председательствующего 2-3 межстрочными интервалами и включает в себя аналогичные подписи председателя реквизиты.

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал, наименование должности может центририроваться относительно самой длинной строки.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.

4.3. Акт.

Акт - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий факты и события.

Акт составляется коллегиально (не менее трех исполнителей) и объективно фиксирует существующие или существовавшие события, факты или состояния.

Акт оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 шрифтом Times New Roman (размер N 13-14, через один интервал).

Обязательными реквизитами акта являются: наименование формы документа (АКТ), дата и номер, место составления, заголовок к тексту, текст, отметка о наличии приложений, подписи, гриф утверждения.

Заголовок к акту должен грамматически согласовываться со словом "акт", например: акт списания материальных ценностей.

Датой акта является дата события или действия (передачи, проверки, обследования и т.п.).

Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной (констатирующей).

Во вводной части акта указывается основание для его составления (договор, распорядительный документ с указанием его номера и даты), должности, фамилии и инициалы лиц, составивших акт. При этом первой указывается фамилия председателя комиссии, далее в алфавитном порядке фамилии членов комиссии, а также указываются должности, фамилии и инициалы лиц, присутствие которых необходимо при составлении акта.

В основной части акта излагается сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, установленные факты, а также выводы, предложения и заключения.

В конце акта указывается количество составленных экземпляров и их местонахождение. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных сторон или нормативными документами. После отметки о количестве экземпляров акта следует отметка о наличии приложений к акту (если имеются).

При составлении актов ревизий и обследований их содержание согласовывается с должностными лицами, деятельность которых обследуется. Акт считается принятым и вступает в действие после подписания всеми членами комиссии или всеми лицами, участвовавшими в его составлении. Лицо, не согласное с содержанием акта, обязано его подписать с оговоркой о своем несогласии. Особое мнение члена комиссии следует оформлять на отдельном листе и прилагать к акту.

4.4. Служебные письма.

Служебные письма готовятся:

как ответы о выполнении поручений органов государственной власти Российской Федерации, субъекта Российской Федерации, органов местного самоуправления Заполярного района;

как письма, связанные с исполнением поручений органов государственной власти Российской Федерации, субъекта Российской Федерации, органов местного самоуправления Заполярного района по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции Администрации;

как сопроводительные письма;

как ответы на запросы;

как инициативные письма.

Служебные письма печатаются на бланках установленной формы п. 2.1.5.; служебные письма, подписываемые руководителями двух и более органов местного самоуправления, оформляются на стандартном листе бумаги формата A4, при этом наименования органов местного самоуправления - авторов документа - указываются в реквизите "Подпись должностного лица".

Сроки подготовки ответных писем устанавливаются нормативными правовыми актами или указаниями по исполнению документов руководителя Администрации, сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями структурных подразделений Администрации. Тексты ответных писем должны точно соответствовать данным поручениям, поступившим запросам, указаниям по исполнению документов.

В служебных письмах используется реквизит "Наименование документа" (заголовок к тексту), отвечающий на вопрос "О чем?" и формулирующий в краткой форме тему письма.

В служебных письмах используются фразы этикетного характера "Уважаемый...!" - в начале письма, над текстом и "С уважением," в заключительной части письма, над подписью; этикетные фразы печатаются исполнителем при подготовке проекта письма.

Письма излагаются: от 1-го лица множественного числа ("Просим предоставить информацию...", "Направляем на заключение проект..." и др.), от 3-го лица единственного числа ("Администрация не считает возможным...", "Администрация предлагает рассмотреть возможность..."), на должностных бланках - от 1-го лица единственного числа ("Прошу Вас представить данные о...", "Считаю возможным принять участие в...");

Служебные письма подписываются главой муниципального образования, главой Администрации, заместителем руководителя или руководителем самостоятельного структурного подразделения в соответствии с распределением обязанностей между руководителями.

На письмах, содержащих информацию ограниченного распространения, проставляется реквизит "Отметка о конфиденциальности".

Датой письма является дата его подписания (Приложение 8).

4.5. Телеграмма.

Телеграмма - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста - по телеграфной сети общего пользования.

Телеграммы отправляются в тех случаях, когда отправление документов почтой не обеспечивает своевременного решения вопросов.

Служебный заголовок составляет работник связи, принимающий телеграмму для передачи.

Адрес получателя телеграммы печатается отдельной строкой. Это может быть полный почтовый адрес, условный или полный телеграфный адрес. В адресате указывается должность, инициалы и фамилия получателя или только инициалы и фамилия, если телеграмма адресуется частному лицу.

При адресовании телеграммы в четыре адреса и более прилагается список рассылки, составляемый и подписываемый исполнителем.

Текст телеграммы может начинаться с обращения. Текст ответной телеграммы следует начинать с указания индекса или названия инициативного документа, без добавления слов "номер (НР)", "ваш" или "на ваш".

Текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов, если при этом не искажается содержание (в частности, отрицание "не" опускать нельзя), с сокращенными обозначениями знаков препинания, например: точка - ТЧК, запятая - ЗПТ, двоеточие - ДВТЧ, тире - ТИРЕ, кавычки - КВЧ, скобки - СКБ, восклицательный знак - ВСКЛ, вопросительный знак - ВПРС.

Все цифровые данные в тексте пишутся словами. Сочетание из цифр и букв допускается только в заводских и торговых знаках и марках, в нумерации домов, индексах документов. Знаки N, -, + и другие следует писать словами: номер или НР, минус, плюс и т.д.

Телеграммы составляются с учетом лексических особенностей телеграфного стиля. Так, не используются сложные, многословные предложения, характерные для деловых писем; выбор делается в пользу более коротких слов; предпочтение отдается нейтральной и конкретной деловой лексике, употребление которой не вызывает различных ее толкований.

Текст телеграмм должен содержать конкретную информацию. Только в некоторых случаях допускается краткое изложение доказательства, аргументации.

Текст печатается прописными буквами без переноса слов, без абзацев, исправлений и не должен превышать двух машинописных страниц. Вставки в тексте делать нельзя.

Конец текста телеграммы заканчивается точкой. Текст телеграммы не должен заканчиваться цифрой.

Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой и начинается с абзаца.

В подписи должны быть указаны фамилия и полное наименование должности руководителя, подписавшего телеграмму.

Полный почтовый адрес и наименование отправителя, исходящий номер и дата, место отправления указываются под чертой в левом нижнем углу телеграммы.

Предприятие связи может заверить какой-либо факт, сообщаемый в телеграмме, подпись отправителя, а также доверенность, пересылаемую при помощи телеграммы. Отправитель должен предъявить официальную справку, удостоверение или другие документы, подтверждающие факт, сообщаемый в телеграмме.

4.6. Документы, передаваемые по факсимильной связи.

Факсом или телефаксом называют любой документ на бумажном носителе, полученный в виде факсимильной копии по каналам телефонной связи. По факсу можно передать как тексты, так и таблицы, рисунки, чертежи, фотографии и любую графическую информацию.

Документы, передаваемые по факсу, должны быть оформлены в строгом соответствии с требованиями, предъявляемыми к виду отправляемого документа: приказа, протокола, акта, договора, письма и т.д. Обычно по факсу передают оперативную информацию, так как документ, полученный по факсу, не обладает такой же юридической силой, как подлинник документа или его заверенная копия. При подготовке документа, который будет передан по факсу, следует избегать использования мелких шрифтов и деталей графики, которые плохо передаются по факсимильной связи. Документы должны быть напечатаны четким, контрастным шрифтом или написаны контрастными (черными, темно-синими) чернилами, шариковой ручкой, тушью так, чтобы текст легко читался.

При передаче и приеме документа по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:

объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов;

ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего подразделения;

факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму;

запрещается передавать текст документа с пометкой "Для служебного пользования";

подлежащий передаче документ регистрируется. Подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки.

5. Организация документооборота и исполнения документов

Документооборот - это движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.

Основой построения поисковых систем является регистрация документов - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

Доставка документов, как правило, осуществляется средствами почтовой, фельдъегерской и электрической связи.

С помощью почтовой связи доставляется письменная корреспонденция в виде писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания.

По каналам электрической связи поступают телеграммы, факсограммы, телефонограммы, электронные документы.

5.1. Порядок приема и первичной обработки поступающих документов.

Прием и первичная обработка документов осуществляются специалистом общего отдела в Администрации.

Проверка правильности доставки проводится с целью выявления корреспонденции, доставленной не по назначению. Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по принадлежности.

Конверты с документами, в том числе и заказные, вскрываются, при этом проверяется целостность упаковки и наличие вложенных документов. При некомплектности или повреждении документа на последнем листе или на обороте последнего листа документа проставляется соответствующая отметка и (или) составляется акт.

При обнаружении отсутствия документов или приложений к ним составляется акт в трех экземплярах (один акт остается у специалиста, ответственного за делопроизводство, второй приобщается к поступившему документу, третий направляется отправителю документа).

При отсутствии на документе адреса отправителя конверт прилагается к документу. Конверты прилагаются к документам и в том случае, когда дата почтового штемпеля необходима для подтверждения времени отправки и получения документа (письма из судебных инстанций). Во всех остальных случаях конверты уничтожаются.

Конверты с пометкой "Лично" не вскрываются, передаются по принадлежности.

Документы, поступившие с отметками "Срочно", "Оперативно" и др., передаются на регистрацию незамедлительно.

5.2. Предварительный просмотр документов.

Специалист общего отдела, ответственный за делопроизводство, предварительно просматривает документы в целях выделения из всего массива поступившей корреспонденции документов, требующих обязательного рассмотрения руководством Администрации. Документы, поступившие в Администрацию по вопросам, не требующим рассмотрения руководством, направляются непосредственно в структурные подразделения. Основанием для принятия решения в ходе предварительного просмотра является содержание документа, а не адресование документа соответствующему должностному лицу.

Результатом предварительного просмотра должно быть направление документа руководителю Администрации или заместителям главы в соответствии с установленным распределением обязанностей между руководителем, его заместителями и иными должностными лицами для вынесения указания по исполнению документа.

Без предварительного просмотра передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам.

5.3. Регистрация поступающих документов.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях. Регистрируются документы, поступающие из различных организаций и от физических лиц, а также создаваемые структурными подразделениями Администрации (внутренние) и отправляемые.

К документам, не подлежащим регистрации, относятся документы, не требующие исполнения и не содержащие информации, используемой в справочных целях, например: пригласительные, поздравительные письма, телеграммы, билеты, планы, программы семинаров, конференций, симпозиумов и других подобных мероприятий, документы по бухгалтерскому учету, материально-техническому обеспечению, плановые, финансовые документы, поступающие без сопроводительного письма, рекламные материалы, коммерческие предложения, печатные издания, унифицированные формы и бланки документов и др.

Документы, поступившие в Администрацию в рабочее время, проходят первичную обработку и регистрируются в день поступления, при поступлении в нерабочее время - на следующий рабочий день (с отметкой "срочно" - регистрируются с проставлением точного времени приема документа).

На полученном документе в нижней части первого листа проставляется штамп (отметка о поступлении), в котором указываются дата регистрации документа, его входящий номер.

Документы, адресованные главе Администрации, направляются главе Администрации. Документы, адресованные структурному подразделению Администрации, конкретному должностному лицу, передаются по назначению.

После регистрации документы, поступающие на бумажных носителях, по электронной почте и по факсимильной связи, передаются на рассмотрение руководству и доставляются исполнителям.

Письменные обращения граждан регистрируются в отдельном журнале (допускается ведение журнала в электронном виде). В этом же журнале проставляется отметка об исполнении.

Письма граждан направляются на рассмотрение Главе Администрации.

Контроль за своевременным и объективным рассмотрением обращений граждан, направленных в структурные подразделения Администрации, осуществляют руководители этих подразделений.

Рассмотрение обращений граждан осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".

Поступившая корреспонденция регистрируется и передается главе Администрации или в его отсутствие лицу, его замещающему.

Рассмотренные руководством документы возвращаются специалисту, осуществившему регистрацию корреспонденции, с результатами рассмотрения и указаниями по исполнению документов в форме резолюций либо поручений.

Специалист вносит часть резолюции (Ф.И.О. исполнителя и дату поступления в отдел) в журнал регистрации входящей корреспонденции и передает на исполнение лицам, указанным в резолюции, под подпись.

Подлинник документа, адресованный для исполнения организациям, остается в Администрации, остальным исполнителям передаются копии.

Поступившие телеграммы принимаются с проставлением даты и времени приема, регистрируются по тем же правилам, что и письма, а затем передаются на рассмотрение руководству и исполнение.

Текст поступившей телефонограммы регистрируется получателем и оперативно передается руководителю, которому она адресована.

Поступившие факсограммы регистрируются, передаются адресатам под расписку в день их приема, срочные - немедленно.

Поступивший вслед за факсограммой подлинник документа направляется в соответствующее подразделение-исполнитель.

Факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без перевода.

Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в структурных подразделениях, осуществляется их руководителями.

Документы, поступившие в электронном виде, проходят прием, регистрацию, предварительное рассмотрение, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.

5.4. Организация обработки и передачи отправляемых документов.

Документы, отправляемые из Администрации, передаются почтовой, электрической (телеграммы, факсограммы, телефонограммы, электронные сообщения), фельдъегерской связью или, в случае краткого срока исполнения документа (срочные), доставляются лично адресату.

Документы, подписанные главой Администрации или заместителем главы Администрации отправляются полностью оформленные, с указанием почтового адреса.

Подписанный документ регистрируется (присваивается исходящий номер, который состоит из номера соответствующего дела по номенклатуре дел и регистрационного номера документа).

При регистрации проверяется правильность оформления и адресования документов, наличие подписей, виз, приложений.

Неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителям на доработку.

Создаваемые документы регистрируются в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного подразделения в другое повторно, как правило, не регистрируется.

Документы, создаваемые в Администрации и подписанные руководителем, регистрируются в журнале исходящей корреспонденции с присвоением исходящего номера, который состоит из порядкового номера согласно журналу регистрации и индекса, по номенклатуре дел аппарата Администрации (например: 122-04 или 122/04, где 122 - порядковый исходящий номер, 04 - индекс структурного подразделения). Допускается в исходящем номере вместо индекса по номенклатуре дел проставлять сокращенное наименование структурного подразделения (например: N 122-ПУ, где 122 - исходящий номер, ПУ - правовое управление).

Обработка отправляемой корреспонденции включает ее сортировку, адресование, вложение в конверты, заклеивание и оформление почтового отправления. На заказную корреспонденцию составляется опись рассылки. Документы, отправляемые одновременно в один адрес, вкладываются в один конверт.

Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания или не позднее следующего дня.

Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ.

Телеграммы для отправки принимаются работниками отдела делопроизводства завизированными, подписанными, регистрируются в отдельном журнале. Отправка телеграмм осуществляется в день поступления в отдел делопроизводства, срочных - немедленно.

5.5. Порядок прохождения внутренних документов.

К внутренним документам относятся докладные, объяснительные записки, акты, протоколы, заявления.

Обработка внутренних документов на этапах их подготовки и оформления проходит путь исходящих документов (составление черновика, подготовка проекта документа, его согласование (визирование), удостоверение, регистрация, отправление), а на этапе исполнения - входящих документов (прием, предварительное рассмотрение, регистрация, рассмотрение руководством, передача на исполнение).

Оформленные документы передаются на подпись руководству в соответствии с правом подписи документов и распределением обязанностей.

Передача документов между структурными подразделениями Администрации осуществляется через лиц, ответственных за ведение делопроизводства.

5.6. Работа исполнителей с документами.

Заместители главы и руководители структурных подразделений Администрации обеспечивают оперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей в день поступления, контроль за качественным исполнением документов по существу вопроса.

При рассмотрении документов руководитель подразделения выделяет документы, требующие срочного исполнения.

Срочные документы передаются немедленно.

Исполнение документа предусматривает сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) главой Администрации, его заместителями, руководителями структурных подразделений, подготовку к пересылке адресату.

Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, передает документ на тиражирование. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит указатель на рассылку.

При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе: о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа и его доставкой исполнителю), о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), о дате и результатах окончательного исполнения.

Все отметки размещаются на свободных от текста местах.

При наличии ответственного исполнителя все остальные исполнители ответственны за своевременный и качественный анализ информации и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.).

Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.

Исполненный документ вместе с ответом возвращается работнику, ответственному за ведение делопроизводства, для проставления отметки об исполнении и подшиваются оба документа в дело согласно номенклатуре дел.

6. Контроль исполнения документов

Контроль исполнения включает в себя: постановку на контроль, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, снятие с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.

Контролю подлежат все зарегистрированные документы, поступающие в Администрацию, требующие предоставления информации, и поручения главы Администрации Ненецкого автономного округа, муниципального образования.

Контроль исполнения документов обеспечивает работник, который осуществляет учет контролируемых документов, а также ход и состояние их исполнения (в том числе предупреждение-напоминание о сроке исполнения документа).

6.1. Сроки исполнения документов.

Документы подлежат исполнению в следующие сроки:

- с конкретной датой исполнения - в указанный срок;

- без указания конкретной даты исполнения, имеющие указание "срочно", "незамедлительно" или аналогичное указание - в 3-дневный срок;

- без указания конкретной даты исполнения, имеющие указание "оперативно", "в возможно короткие сроки" или аналогичное указание - в 10-дневный срок;

- если срок исполнения не указан, поручение подлежит исполнению в срок до одного месяца (до соответствующего числа следующего месяца, а если в следующем месяце такого числа нет, то до последнего дня месяца);

- если в качестве срока исполнения установлен период времени, началом его считается дата подписания поручения (запроса);

- запросы депутатов представительного органа местного самоуправления НАО исполняются в течение 15 дней со дня получения обращения. В случае необходимости проведения в связи с обращением депутата дополнительной проверки или дополнительного изучения каких-либо вопросов депутат должен быть об этом проинформирован. Окончательный ответ в этом случае предоставляется депутату не позднее 30 дней со дня получения его обращения;

- другие депутатские запросы исполняются в сроки, предусмотренные федеральным законодательством и законами субъекта Российской Федерации;

- обращения граждан исполняются в течение 30 дней со дня их регистрации.

Если последний день срока исполнения поручения приходится на нерабочий день, то оно подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.

Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с момента их поступления в отдел делопроизводства.

В случае если по объективным причинам исполнение поручения в установленный срок невозможно, соответствующие руководители органов направляют промежуточный ответ с предложением о продлении срока, указанием причин продления и планируемой даты исполнения.

Сроки исполнения срочных и оперативных поручений не продлеваются.

Если поручение дано нескольким лицам, то исполнитель, указанный в поручении первым или обозначенный словом "созыв", является головным исполнителем, несет ответственность за его исполнение и организует работу. Соисполнители представляют головному исполнителю предложения в течение первой половины срока, отведенного на исполнение поручения. Головной исполнитель определяет порядок согласования и подготовки итогового проекта документа. При необходимости исполнения поручения в сжатые сроки головной исполнитель организует исполнение поручения в оперативном порядке, для чего создает рабочие группы и проводит согласительные совещания.

При уходе в отпуск, выбытии в командировку, в случае болезни, увольнения или перемещения работник, ответственный за контроль исполнения документов, обязан передать другому работнику по согласованию с непосредственным руководителем и службой, обеспечивающей контроль исполнения, все контролируемые документы.

Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или если в представленных по нему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку.

7. Правила подготовки и изготовления документов с помощью компьютерных средств и печатающих устройств

7.1. Официальный характер издаваемых документов требует высокого качества их изготовления на печатающих устройствах, предусматривающего:

единый стиль оформления документа;

четкий, ясный и однообразный оттиск знаков;

правильное размещение пробелов между знаками, буквами и цифрами;

соблюдение установленных размеров полей;

правильное расположение заголовка, адресата, подписи, приложений;

одинаковые абзацные отступы;

правильное построение таблиц.

7.2. Передаваемые для печати документы должны быть написаны разборчиво, на одной стороне листа, с использованием чернил синего, фиолетового или черного цвета.

7.3. Документы изготавливаются при помощи средств электронно-вычислительной техники с использованием текстового редактора Microsoft Word шрифтом Times New Roman Cyr размером N 13-14 через 1-2 межстрочных интервала.

7.4. Текст документов рекомендуется печатать на бланках формата А4 через 1-2 межстрочных интервала, на бланках формата А5 и А6 - через 1 межстрочный интервал, на одной стороне листа.

7.5. Заголовок к тексту печатается на расстоянии не менее 9 см. от верхнего края листа, пишется с прописной буквы. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал.

Деление заголовка на строки должно выполняться по смыслу, то есть так, чтобы тесно связанные элементы не оказывались в разных строках.

7.6. Реквизиты документа (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатают через 1 межстрочный интервал. Составные части реквизитов "Адресат", "Гриф утверждения документа", "Отметка о наличии приложения", "Гриф согласования документа" отделяют друг от друга 1-2 межстрочными интервалами, например:

СОГЛАСОВАНО (1 интервал)

Начальник

отдела бухгалтерского учета и отчетности (межстрочный интервал)

Е.П. Шишкина (1 интервал)

7.7. Другие реквизиты документа отделяют друг от друга 2-4 межстрочными интервалами.

7.8. Приложения к проектам правовых актов оформляются на отдельных листах бумаги.

Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов основных документов.

В приложениях помещаются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др.

Заголовок к тексту приложения печатается центрированным способом. Наименование вида приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами, прямым полужирным шрифтом (Перечень, Список, Состав и т.д.). Межстрочный интервал между первой строкой заголовка и последующими строками может быть увеличен на 0,5 интервала.

Заголовок приложения отделяется от даты и номера акта 4 интервалами, от текста приложения - 2-3 межстрочными интервалами.

При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются центрированным способом (относительно границ текста). Точка в конце заголовка не ставится. Допускается выделять заголовки разделов полужирным шрифтом.

Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками.

Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Если в приложении помещается списочный состав совета, комиссии, организационного комитета, рабочей группы и т.п., то текст приложения оформляется следующим образом:

                      СОСТАВ

              координационного совета

Председатель

Тарасов              - заместитель ...

Сергей Борисович

Заместитель председателя

Иванова              - начальник управления ...

Ольга Владимировна

Члены совета:

Алексеева            - начальник управления ...

Инна Сергеевна

(и далее в алфавитном порядке)

7.9. Списки (перечень фамилий, наименования должностей и т.п.) печатаются через 1 межстрочный интервал.

Фамилия, имя и отчество печатаются от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал. Наименование должности печатается на уровне фамилии через 1 межстрочный интервал. Фамилии располагаются по алфавиту и отделяются одна от другой 1-1,5 межстрочного интервала, например:

Коткин                - специалист общего отдела ...

Василий Алексеевич

Оканечникова          - специалист финансового отдела ...

Мария Вячеславовна

7.10. Максимальная длина строки многострочных реквизитов - 28 печатных знаков. Рекомендуется при печатании документов соблюдать отступ от левой границы текстового поля (отсчет ведется по количеству печатных знаков):

0 - для печатания реквизитов "Заголовок к тексту", "Текст" (без абзацев), "Отметка об исполнителе", "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело", наименования должности в реквизитах "Подпись" и "Гриф согласования документа", заверительной надписи "Верно", а также слов "приказываю", "постановляет", "слушали", "выступили", "решили", "предлагаю";

5 - для начала абзаца в тексте и "Отметки о наличии приложений";

32 - для реквизита "Адресат";

40 - для реквизита "Гриф утверждения документа" и "Гриф ограничения доступа к документу";

16, 24, 56 - для составления таблиц и трафаретных текстов;

48 - для расшифровки подписи в реквизите "Подпись".

Если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, то слова "Примечание" и "Основание" печатаются от левой границы текстового поля.

При наличии нескольких грифов согласования и утверждения их располагают на одном уровне в два вертикальных ряда. Первый ряд - начиная от левой границы текстового поля, второй должен печататься так, чтобы не заходил за границы правого поля.

7.11. При печатании документа на двух и более листах второй и последующие листы нумеруются. Номера листов проставляются арабскими цифрами посередине верхнего поля без слова "страница" ("стр.") и знаков препинания (если иное не предусмотрено другими Правилами).

7.12. Отступ от левого поля в абзаце должен быть равен 1,25 см. В строке между словами не допускается наличие больших пробелов.

7.13. Проекты документов, подготовленные с использованием средств электронно-вычислительной техники, передаются для переноса на бланки вместе с магнитной записью соответствующих файлов. Проекты электронных документов могут передаваться по локальной сети, через диск общего пользования.

7.14. При печатании документов следует выбирать такой вариант расстановки текстовых элементов и такую графическую форму слов, при которых восприятие текста является оптимальным.

Не допускается в тексте документа отрывать друг от друга и переносить на другую строку или страницу:

цифры одного числа;

инициалы и фамилию;

число, если оно сочетается со словом (например: 1 сентября, 150 рублей);

знаки N, §, % при цифрах, к которым они относятся;

однобуквенные предлоги и союзы и следующие за ними слова;

слова, разделенные дефисом (например: Санкт-Петербург).

Не рекомендуется делать более четырех переносов подряд в конце расположенных одна под другой строк.

Не рекомендуется оставлять часть слова "не" в начале строки и отрицание "не" в конце строки, например:

     ... гражда-       ... многие не

     не хотят;             хотят...

7.15. Количественные числительные не имеют падежных наращений, например:

В 2 экземплярах;

В течение 30 дней.

В порядковых числительных падежные наращения обязательны. Если более двух порядковых числительных употребляются вместе, то падежное наращение ставится лишь при последней цифре. Например:

     1-я очередь;

     2-й этаж;

     на 1, 2 и 3-й линиях.

7.16. Если город является столицей государства или в его название входит слово, соответствующее слову "город" в русском языке, то слово "город" или обозначение "г." перед его названием не употребляется, например:

Москва, Санкт-Петербург, Калининград, Новгород, Кейптаун, Магдебург

8. Особенности работы с электронными документами

Порядок создания, получения, обработки, хранения и использования электронных документов в Администрации (в ведомственной системе электронного документооборота - при наличии), а также порядок отправки, получения и регистрации электронных сообщений.

Прием электронных документов от других органов власти, организаций, граждан и отправка электронных документов осуществляются начальником отдела финансово-экономического и бухгалтерского учета Администрации.

Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в электронной базе Администрации.

Документы, создаваемые в Администрации и поступающие в Администрацию на бумажном носителе, могут включаться в электронную базу после сканирования и создания электронных образов документов. Включение электронного образа документа в электронную базу (систему электронного документооборота) возможно, после его верификации (подтверждения соответствия электронного образа документа подлиннику документа). Подтверждение соответствия электронного образа подлиннику документа осуществляется с помощью электронной подписи руководителя организации или работника, ответственного за делопроизводство, специалистами Администрации, работающими с электронной почтой и выполняющие данную процедуру.

Электронные сообщения, поступающие в Администрацию по электронной почте (по системе межведомственного электронного документооборота), проходят регистрацию в системе электронного документооборота Администрации в порядке, установленном Инструкцией по делопроизводству.

Электронное сообщение состоит из сопроводительной и содержательной частей. Сопроводительная часть предназначена для адресации сообщения, содержательная часть представляет собой текст сообщения либо текст сообщения с присоединенными файлами, содержащими электронную копию (электронный образ) документа или электронный документ, и их реквизиты, описанные с помощью языка XML.

При загрузке электронного сообщения реквизиты, содержащиеся в соответствующем XML-файле электронного сообщения, могут использоваться для заполнения полей регистрационно-контрольной карточки поступившего документа в электронной форме.

Составление, оформление и согласование проектов электронных документов осуществляется по общим правилам делопроизводства, установленным в отношении аналогичных документов на бумажном носителе. Электронный документ должен иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати.

Для подтверждения подлинности электронных документов в Администрации используются электронные цифровые подписи.

Используемые средства электронной цифровой подписи должны быть сертифицированы в установленном порядке.

При получении электронных документов от других органов власти или организаций, ответственный специалист осуществляет проверку подлинности электронной цифровой подписи.

При рассмотрении и согласовании электронных документов, а также при подписании внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных записок, справок, сводок и др.), создаваемых в электронном виде, могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная цифровая подпись не используется. Такое может быть установлено при условии, что используемые программные средства, позволяют однозначно идентифицировать лицо, подписавшее или завизировавшее документ.

При создании электронного документа должны быть указаны сведения перечисленные в п. 2.2. настоящей Инструкции.

В состав дополнительных сведений об электронном документе могут быть включены сведения: наименование автора документа (если автор не совпадает с адресантом (отправителем) электронного документа), отметка о переносе срока исполнения документа, срок хранения документа, наименования приложений к электронному документу, ключевые слова и др.

Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в системе электронного документооборота. Электронный документ, имеющий приложения, регистрируется как один документ.

После отправки электронного документа, заверенного электронной подписью уполномоченного должностного лица, досылки адресату его копии на бумажном носителе, как правило, не требуется, за исключением ответов на обращения граждан, поступивших по информационно-телекоммуникационным каналам, на которые в соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан в Российской Федерации" заявителю дается письменный ответ, направляемый по почтовому адресу, указанному в обращении.

Исполненные электронные документы систематизируются в дела в соответствии с номенклатурой дел Администрации. При составлении номенклатуры дел в заголовок дела включается указание "Электронные документы", например:

Переписка об административно-хозяйственном обслуживании. Электронные документы.

или

Переписка об административно-хозяйственном обслуживании.*

с обязательным указанием на ссылку в списке сокращенных слов либо в конце раздела

*- документы в электронном виде

Сроки хранения электронных документов соответствуют срокам хранения документов, установленным законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, типовыми или ведомственными перечнями для аналогичных документов на бумажном носителе.

Место хранения электронных документов до их передачи в архив, вид носителей, на которых они хранятся, а также форматы их постоянного и длительного сроков хранения определяются с учетом функционирующих в Администрации программно-технических средств, нормативных и методических документов в области архивного дела.

Экспертиза ценности электронных документов осуществляется в общем порядке, установленном в отношении документов на бумажном носителе.

После истечения срока, установленного для хранения электронных дел (электронных документов), на основании акта о выделении их к уничтожению, утверждаемого руководителем Администрации, указанные электронные дела (электронные документы) подлежат уничтожению.

Электронные документы постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения, поступившие специалисту, ответственному за ведение электронной базы данных (систему электронного документооборота), передаются по описям с оформлением акта приема-передачи электронных документов на архивное хранение.

9. Составление номенклатуры дел, формирование дел, подготовка документов к последующему хранению и использованию

Формирование документального фонда муниципального образования осуществляется специалистом, ответственным за делопроизводство и архив путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел, обеспечения их сохранности, учета и передачи дел в муниципальный архив Заполярного района.

9.1. Номенклатура дел.

Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в Администрации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Номенклатура дел в Администрации составляется лицами, ответственными за ведение делопроизводства.

Вновь созданные структурные подразделения Администрации обязаны в месячный срок разработать номенклатуру дел и представить ее лицу, ответственному за ведение делопроизводства и архива Администрации.

Сводная номенклатура дел в Администрации составляется лицом, ответственным за ведение делопроизводства, при методической помощи муниципального архива Заполярного района.

Сводная номенклатура дел предоставляется на рассмотрение в муниципальный архив Заполярного района с последующим направлением на согласование экспертно-проверочной комиссии агентства по делам архивов Архангельской области.

Номенклатура дел согласовывается с ЭПК агентства по делам архивов Архангельской области не реже одного раза в 5 лет.

После согласования сводная номенклатура дел утверждается Главой муниципального образования. Структурные подразделения Администрации и специалисты получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры Администрации.

Графы номенклатуры дел (Приложение N 9) заполняются в соответствии с Основными правилами работы архивов организаций, одобренными решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 г.

9.2. Формирование дел.

При формировании дел в Администрации необходимо соблюдать следующие правила:

- помещать в дело исполненные документы, соответствующие по своему содержанию заголовку дела по номенклатуре;

- помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;

- помещать приложения вместе с основными документами;

- группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

- раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения;

- включать в дело по одному экземпляру каждого документа;

- помещать в дела факсограммы, телеграммы, телефонограммы на общих основаниях;

- помещать в дело документ, правильно и полностью оформленный (документ должен иметь дату, подпись и другие реквизиты);

- не помещать в дело документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры и черновики (за исключением особо ценных);

- по объему дело не должно превышать 250 листов, при толщине не более 4 см. (толщина дел со сроками хранения до 10 лет не должна превышать 10 см). При превышении данного объема заводится второй том. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением обозначений: "Т. 1", "Т. 2" и т.д.

Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов, формируются копии принятых федеральных законов, актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации, субъекта Российской Федерации, муниципального образования и выписки из соответствующих протоколов заседаний.

Все документы отчетного и информационного характера по исполнению, находящиеся на контроле, подшиваются в заведенное в связи с этим дело. Если отдельное дело не заводилось, то отчетные документы подшиваются в дело переписки постоянного срока хранения за текущий год.

Если имеется документ о снятии с контроля нескольких актов, подшитых в разные дела, то следует подшить необходимое количество копий этого документа в соответствующие дела с указанием номера дела, в которое подшит подлинник этого документа.

Документы коллегий (комиссий) группируются в два дела: а) протоколы и решения коллегии; б) документы к заседаниям коллегии (комиссии).

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам.

Документы к заседаниям группируются в отдельное дело так же, как и приложения к протоколам, если они содержат более 25 страниц.

Документы к протоколам, если они сгруппированы в отдельные дела, систематизируются внутри дела по номерам протоколов.

Положения, уставы, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

Приказы по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности, группируются в отдельные дела в соответствии с установленными сроками их хранения.

Утвержденные планы, отчеты, сметы и другие документы группируются отдельно от их проектов.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Обращения (предложения, заявления и жалобы) граждан по вопросам работы Администрации, его подразделений или подведомственных организаций и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

Законченные делопроизводством электронные документы формируются в дела (папки, директории) в соответствии с номенклатурой дел Администрации, отдельно от документов на бумажных носителях, на жестком диске специально выделенного компьютера.

Дела со дня их заведения до передачи в муниципальный архив Заполярного района или на уничтожение хранятся по месту их формирования.

Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. После исполнения документов и окончания работы с ними они помещаются (подшиваются) для обеспечения физической сохранности в твердые обложки или папки-регистраторы.

В каждом структурном подразделении выделяются сотрудники, ответственные за сохранность документов и формирование их в дела (как правило, это сотрудники, ответственные за делопроизводство). Руководители подразделений и указанные сотрудники обеспечивают сохранность документов и дел.

Для обеспечения сохранности и учета документов и дел, доступа к ним проводится комплекс работ:

создание оптимальных технических (физических) условий хранения документов и дел;

размещение дел;

проверка наличия и состояния документов и дел;

соблюдение порядка выдачи дел.

Дела размещают в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях в запирающиеся шкафы, сейфы и т.п., чтобы обеспечить их сохранность и защиту от воздействия пыли и солнечного света.

Дела в шкафах для их учета и быстрого поиска располагаются вертикально, корешками наружу и в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

При поиске какого-либо документа вначале следует найти нужный заголовок дела, а затем по индексу дела - соответствующую папку на полке.

Дела документального фонда Администрации, находящиеся на текущем хранении, подлежат учету. Периодически, как правило, перед передачей в архив, проводится проверка наличия и состояния документов и дел в целях установления фактического наличия дел и соответствия их количеству, числящемуся по номенклатуре дел.

Проверка наличия и состояния документов и дел проводится при перемещении дел, при возврате дел, при смене руководителя структурного подразделения, специалиста, ответственного за ведение делопроизводства, при реорганизации и ликвидации Администрации или его структурного подразделения.

Проверка наличия проводится путем сверки статей номенклатуры дел с описанием дел на обложке, а физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел.

В случае утраты документов и дел проводится служебное расследование, по результатам которого лицо, виновное в утрате, несет ответственность в установленном порядке.

Выдача дел другим подразделениям производится с разрешения руководителя организации. Выдача дел сотрудникам подразделений для работы осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель, помещаемая на место выданного дела. В ней указывается структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок не более одного месяца и после его истечения подлежат возврату.

Иным государственным органам и организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения Главы или его заместителя, курирующего вопросы делопроизводства, по актам.

Если отдельные документы, уже включенные в дело, находящееся на текущем хранении в структурном подразделении, временно требуются сотруднику, они могут быть выданы из дела ответственным за формирование и хранение дел, а на их место вкладывается лист-заместитель с указанием - когда, кому и на какой срок выдан документ.

Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя федерального органа исполнительной власти с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

9.3. Оформление дел и подготовка дел к передаче на архивное хранение.

9.3.1. Оформление дел.

Обложка (титульный лист) дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. Надписи на обложках дел (томов) следует выполнять чернилами, разборчиво, без сокращений.

На обложке дела указываются реквизиты: наименование муниципального образования (фондообразователя) и структурного подразделения, делопроизводственный номер (индекс) дела, заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела и номер статьи по перечню; (архивный шифр дела - проставляется в муниципальном архиве Заполярного района при передаче дел).

Реквизиты, проставляемые на обложке (титульном листе) дела, оформляются следующим образом:

- наименование муниципального образования указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования. В случаях, когда в течение года, за который готовятся дела, организация была переименована (преобразована) и это не вызвало возникновения нового фондообразователя, под старым его наименованием пишется и новое наименование;

- наименование структурного подразделения: записывается его название в соответствии с утвержденной структурой;

- делопроизводственный номер (индекс) дела: проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел; если дело состоит из нескольких томов, то на обложке первого тома указывается количество томов этого дела, а на последующих томах - номер очередного тома, на последнем томе после его номера добавляется слово "последний";

- заголовок (наименование) дела переносится из номенклатуры дел, согласованной с экспертно-проверочной комиссией агентства по делам архивов Архангельской области (в необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения: номера приказов, протоколов и другие изменения, которые произошли в процессе формирования документов). Заголовок дела должен быть кратким и в то же время полно раскрывать содержание подшитых в дело документов. В заголовке указываются виды имеющихся в деле документов, их автор и по какому они вопросу. Если наименование дела не раскрывает содержание подшитых в нем документов ("Разная переписка", "Переписка по общим вопросам" и т.п.), составляется новый заголовок, отражающий содержание подшитых в деле документов, и обложка дела переоформляется. Если делу нельзя дать одно общее краткое наименование, то заголовок составляется путем обобщения сходных документов или перечисления наиболее важных;

- дата дела: указываются год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом число (двумя цифрами) и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами. Если в дело включены документы (приложения и т.п.), даты которых выходят за крайние даты дела, то под датами дела, с новой строчки делается об этом запись: "В деле имеются документы за ... год(ы)". Даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих, например, годовые планы и отчеты, так как они отражаются в заголовках дел.

Для дел, сформированных из документов по номинальному признаку, то есть по видам документов (приказы, распоряжения, акты и т.п.), датой начала дела является дата подписания или утверждения самого раннего документа, а датой окончания - дата подписания (утверждения) самого позднего документа.

Датой дела, содержащего протоколы заседаний, является дата утверждения (если они утверждаются) или составления первого и последнего протокола.

Крайними датами личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено. В случае смерти лица, на которое заведено дело, конечной датой является дата документа, извещающего о его кончине, или запись об этом сотрудника кадровой службы.

Для дел, содержащих переписку, датой начала дела является дата поступления первого входящего или дата первого исходящего документа, а датой окончания - дата самого позднего входящего или исходящего документа независимо от места нахождения их в деле.

Количество пронумерованных в деле листов проставляется на основании листа-заверителя дела.

Реквизит "Срок хранения дела и номер статьи перечня" переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов или в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558 (при введении в действие новых перечней документов со сроками хранения старые записи зачеркиваются, а сверху или рядом пишутся новые данные). На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".

На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования муниципального архива Заполярного района, в который будут передаваться дела, кодов по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) и Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ).

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

Наименования фондообразователя и подразделения, год и номер дела могут проставляться на обложке штампом.

Правильность оформления обложки дела удостоверяется подписью лица, ответственного за ведение делопроизводства.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме чистых, листа-заверителя и внутренней описи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами, валовой нумерацией. Чистые листы из дела изымаются (без повреждения целостности дела) и уничтожаются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз в возрастающем порядке номеров, начиная с первого. Цифры проставляются в правом верхнем углу листа, не задевая текста документов. Листы внутренней описи нумеруются отдельно.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно, начиная с первого. Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельные тома и также нумеруются отдельно.

Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке или сохраняют собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Сложенный лист большого формата (формата A3, A2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; а лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и др.) нумеруется как один лист; в нижней части или на обороте такого листа делается опись наклеенных на него документов. Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается оговорка. Например: "На листе 6 наклеено 5 фотографий согласно описи на обороте листа".

Карты и схемы, склеенные из нескольких листов, нумеруются как один лист. На таких листах на обороте или свободном от текста месте указывается количество листов в склейке. Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается оговорка. Например: "Лист 7 - карта-склейка из 10 листов".

Если к документу (листу) подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки, справки и др.), то каждый документ нумеруется отдельно, очередным порядковым номером.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: вначале конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. Наиболее ценные в историческом и художественном отношении документы (чертежи, рукописи, графика и т.д.) не подшиваются, а вкладываются в конверты.

Если в нумерации листов допущено много ошибок, все дело нумеруется заново. При этом старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой, и рядом ставится новый номер листа. В конце дела составляется новая заверительная надпись, при этом старая заверительная надпись зачеркивается, но сохраняется в деле; вносятся также исправления во внутреннюю опись, или опись составляется заново.

При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их к сдаче в архив допускается по согласованию с ним употребление литерных (с буквенными дополнениями) номеров листов.

9.3.2. Подготовка дел к передаче на архивное хранение

После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела (Приложение N 10). В ней цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, отмечаются особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и др.) и физического состояния документов (помарки, неразборчивый текст, порванные листы и др.).

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.

Для учета документов определенных категорий постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела, дела с документами ограниченного доступа и др.), составляется внутренняя опись документов дела (Приложение N 11).

Внутренняя опись документов дела составляется также на объемные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов, с целью учета и более быстрого нахождения документов в деле. Во внутреннюю опись помимо документов, подшитых в дело, должны быть внесены и все приложения, относящиеся к нему.

Листы внутренней описи подшиваются в начале дела. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

Внутренняя опись документов дела составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи документов дела составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов, приложений к делу и количество листов внутренней описи.

При изменении состава документов дела (изъятии, включении документов, замене их копиями и др.) эти изменения отражаются во внутренней описи в графе "Примечание" со ссылками на соответствующие акты и при необходимости составляется новая итоговая запись.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи и при необходимости скрепляется печатью.

Документы в делах постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу подшиваются на четыре прокола прочными нитками в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. Текст не должен подходить к линии подшивки (переплета) ближе 2 см, а листы не должны выступать за края обложки. В случаях, когда текст на документе расположен близко к краю листа, к такому листу подклеивается полоска бумаги, за которую документ подшивается (переплетается) в дело.

Указания по исполнению документа руководства, визы, составленные на отдельных листах, размещаются перед документом, к которому они относятся, и в таком порядке подшиваются в дело.

При подготовке дел к подшивке (переплету) проверяется правильность их формирования, оформления, металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.

Дела постоянного хранения, состоящие из документов особой научно-исторической, художественной и иной ценности или неформатных документов (карты, схемы, планы, чертежи, фотоснимки и другие документы большого формата), в целях их сохранности и удобства пользования не подшиваются в дела, а хранятся сложенными в закрытых твердых папках с тремя клапанами и с завязками или в картонных футлярах (коробках) в качестве приложений к делам. На каждую папку (коробку) составляется внутренняя опись находящихся в ней документов.

Если в дело в ходе его формирования были подшиты документы с различными сроками хранения, то дело расшивается и формируются новые дела, исходя из сроков хранения документов. При этом документы с истекшими сроками хранения уничтожаются по актам в установленном порядке.

Обложки дел с документами, исполненными на стандартных листах, должны иметь размеры 229x324 мм. Обложки дел с документами, изготовленными на нестандартных листах, могут иметь размеры, соответствующие размерам подшитых в них листов.

Обложки дел с документами, имеющими длительные (25 и более лет) сроки хранения, должны быть изготовлены из твердого картона. Для обложек дел, сдаваемых на государственное хранение, применяется бескислотный картон.

Для предохранения документов от механической порчи на первом и последнем листах дела, тома перед прошивкой наклеиваются полоски тонкого картона, через которые и пропускается шнур.

При оформлении дел применять канцелярский (силикатный) клей, мучной и крахмальный клейстеры не следует.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается дела хранить в папках-скоросшивателях, мягких обложках, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять. Реквизиты обложки дела заполняются по упрощенной схеме (без проставления архивного шифра, количества листов в деле).

Документы муниципального образования являются муниципальной собственностью и после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном Росархивом подлежат передаче на постоянное хранение в муниципальный архив Заполярного района как часть Архивного фонда Российской Федерации.

9.3.3. Учет и подготовка дел к последующему хранению и передаче в архив

Через год после завершения дел в делопроизводстве структурные подразделения и специалисты Администрации (органов местного самоуправления муниципального образования) представляют специалисту, ответственному за ведение делопроизводства и архив, полностью оформленные дела в соответствии с настоящей Инструкцией и предъявляемыми требованиями в сфере архивного дела.

Специалист, ответственный за передачу документов в муниципальный архив Заполярного района ежегодно составляет на дела описи по установленной форме в четырёх экземплярах (Приложение N 12, образец оформления описи постоянного срока хранения), в том числе на дела, поступившие от структурных подразделений и специалистов, образовавшиеся в процессе деятельности Администрации (органах местного самоуправления муниципального образования).

Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу. На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

Опись состоит из титульного листа, описательных статей, итоговой записи, листа-заверителя (Приложение N 10) и справочного аппарата к описи.

Объектом описания в описи является единица хранения, единица учета.

Описательная статья описи включает: порядковый номер единицы хранения, единицы учета; делопроизводственный индекс; заголовок единицы хранения, единицы учета, крайние даты документов, количество листов в единице хранения; указание на подлинность, копийность, способ воспроизведения, степень сохранности документов, внешние особенности. Описательная статья может быть дополнена аннотацией отдельных документов (группы документов) единицы хранения, единицы учета.

В справочный аппарат описи входят: титульный лист; содержание (оглавление), предисловие; список сокращений.

На титульном листе описи помещаются: полное название архива организации, название фонда, номер фонда, номер описи, название описи, крайние даты документов, внесенных в опись.

Предисловие может составляться как общее ко всем описям фонда, так и к отдельной описи. Общее предисловие к описям фонда помещается в первой описи.

В предисловии, общем ко всем описям фонда, излагаются: история фондообразователя, история фонда; аннотация состава и содержания документов фонда (при этом выделяются наиболее типичные группы единиц хранения по их видам и разновидностям, по содержанию); состав справочного аппарата к описям.

При составлении отдельных предисловий к каждой описи фонда все общие данные по истории учреждения-фондообразователя и истории фонда помещаются в предисловии к первой описи.

Описи подлежит рассмотрению постоянно действующей экспертной комиссии организации, после чего в случае согласования в конце раздела ставится гриф "Согласовано" с указанием номера протокола ЭК и даты заседания, на котором они были рассмотрены.

Согласованные четыре экземпляра описей направляются на рассмотрение в муниципальный архив Заполярного района в соответствии со сроками, установленными графиком представления описей дел на рассмотрение ЭПК агентства по делам архивов Архангельской области, но не позднее чем через 2 года, после завершения делопроизводством дел.

Муниципальный архив Заполярного района рассматривает поступившие документы от источника комплектования и в случае отсутствия замечаний направляет далее на ЭПК, при наличии замечаний возвращает на доработку.

По истечении временных сроков хранения документы Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся на хранении в организации, передаются на постоянное хранение в муниципальный архив Заполярного района.

Документы на постоянное хранение передаются по утвержденным ЭПК архивного учреждения описям дел в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом и страховыми копиями на особо ценные и уникальные документы.

Научно-техническая и специальная документация передается, как правило, один раз в пять лет.

Передача документов на постоянное хранение оформляется актом приема-передачи дел.

Согласовано
ЭПК Агентства по делам архивов
Архангельской области

<< Назад		Приложение >> N 1
	Содержание Постановление Администрации МО "Рабочий поселок Искателей" от 19 октября 2012 г. N 411 "Об утверждении инструкции по делопроизводству...

Приложение N 1. Инструкция по делопроизводству в Администрации МО "Городское поселение "Рабочий поселок Искателей"

Приложение N 1

Приложение N 2

Приложение N 3

Приложение N 4. Журнал учета печатей и штампов

Приложение N 5

Приложение N 6. Протокол

Приложение N 7. Протокол

Приложение N 8

Приложение N 9. Номенклатура дел

Приложение N 10. Лист-заверитель дела

Приложение N 11. Внутренняя опись

Приложение N 12. Опись

Откройте актуальную версию документа прямо сейчас