Приложение. Регламент администрации города Липецка

Приложение

к постановлению

Главы администрации г. Липецка

от 18 марта 2005 г. N 250

Регламент
администрации города Липецка

ГАРАНТ:

См. структуру администрации г. Липецка, утв. решением Липецкого городского Совета депутатов от 29 марта 2005 г. N 25

Регламент является нормативным правовым актом администрации г. Липецка, определяет порядок ее работы, утверждается распоряжением Главы администрации.

1. Общие положения

Администрация города является исполнительным органом местного самоуправления г. Липецка.

Администрация города является юридическим лицом, осуществляет деятельность в соответствии с Конституцией Российской Федерации, законодательными и иными нормативными актами Российской Федерации и Липецкой области, Уставом города Липецка, нормативными правовыми актами городского Совета депутатов, правовыми актами Главы администрации города.

Администрация города обеспечивает решение вопросов местного значения, находящихся в ее компетенции, исходя из интересов населения города, его исторических и иных местных традиций.

3. Заместители Главы администрации города

Заместители Главы администрации города назначаются Главой администрации.

Распределение обязанностей между заместителями Главы администрации устанавливается распоряжением Главы администрации города.

Первый заместитель осуществляет полномочия Главы администрации в случае его отсутствия в соответствии с распределением обязанностей.

Заместители Главы администрации исполняют полномочия, переданные им Главой администрации города, согласно распределению обязанностей, вырабатывают и реализуют задачи в соответствующих отраслях городского хозяйства, направленные на улучшение жизнеобеспечения населения; осуществляют контроль и координацию деятельности соответствующих департаментов, управлений и отделов администрации по выполнению стоящих перед ними задач и нормативных правовых актов вышестоящих органов власти, Главы администрации города, решений городского Совета депутатов и коллегии администрации; предварительно рассматривают проекты постановлений и распоряжений, вносимые для подписания Главой администрации.

Заместители Главы администрации по вопросам своего ведения подписывают распоряжения и несут персональную ответственность за выполнение своих обязанностей в соответствии с законодательством.

4. Коллегия администрации города

Коллегия администрации г. Липецка (далее - Коллегия) создается при Главе администрации города как консультативный орган для разработки и обсуждения проектов документов по основным проблемам жизнедеятельности и жизнеобеспечения города, а также в целях разработки основных направлений деятельности администрации и координации работы ее структурных подразделений, муниципальных предприятий и учреждений по решению конкретных задач.

Общее руководство работой Коллегии осуществляет Глава администрации города.

Он или лицо, его замещающее, ведет заседания Коллегии, являющиеся основной организационно-правовой формой ее деятельности.

Решения Коллегии носят рекомендательный характер.

Работа Коллегии осуществляется на основе перспективного плана работы.

Вопросы для обсуждения на Коллегии включаются в повестку дня ее заседания в соответствии с планом работы администрации города, собственным планом работы Коллегии, а также по указанию Главы администрации или лица, его замещающего.

Периодичность проведения заседаний Коллегии - не реже одного раза в два месяца или по мере необходимости.

Проект повестки дня, дата и время заседания Коллегии согласовываются управлением организационно-контрольной и кадровой работы с Главой администрации или лицом, его замещающим, не позднее чем за 20 дней до заседания и через аналитическое управление администрации рассылаются членам Коллегии и исполнителям.

Подготовку заседаний Коллегии обеспечивают:

- управление организационно-контрольной и кадровой работы;

- аналитическое управление;

- информационное управление;

- управление по материально-техническому обеспечению и эксплуатации зданий.

Руководитель структурного подразделения администрации города, муниципального предприятия или учреждения не позднее чем за 5 дней до дня заседания Коллегии направляет в управление организационно-контрольной и кадровой работы подготовленные и согласованные с первым заместителем Главы администрации, при необходимости с заинтересованными структурными подразделениями, предприятиями и организациями, независимо от формы собственности, проекты документов в виде программ, положений, правил, порядков, постановлений Главы администрации города и т.д., а также справки, информации, отчеты, проекты решений Коллегии, списки приглашенных по обсуждаемым вопросам.

К проектам программ, порядков, положений или правил при необходимости прилагаются письменные заключения департамента экономики, департамента финансов, правового управления соответственно.

Приглашение лиц на заседание Коллегии, их оповещение о месте и времени заседания осуществляют структурные подразделения, муниципальные предприятия или учреждения - инициаторы вопроса.

Повестка дня, поступившие материалы управлением организационно-контрольной и кадровой работы передаются в аналитическое управление, которое доводит их до членов Коллегии.

Окончательная доработка проектов вносимых документов, решений Коллегии возлагается на инициаторов вопросов и осуществляется в течение 10 дней со дня заседания, после чего материалы передаются в аналитическое управление.

Протокол заседания Коллегии, включающий окончательную редакцию проектов решений, оформляется аналитическим управлением, подписывается председателем и секретарем Коллегии и рассылается исполнителям.

Протокол до истечения срока ведомственного хранения (5 лет) хранится в аналитическом управлении и затем передается на хранение в архивный отдел.

Опубликование в средствах массовой информации материалов заседаний Коллегии осуществляется в общем порядке информационным управлением.

Организация исполнения принятых Коллегией решений, согласно протоколу, возлагается на соответствующие структурные подразделения администрации, муниципальные предприятия и учреждения.

Контроль за исполнением решений Коллегии осуществляет управление организационно-контрольной и кадровой работы.

5. Малый Совет администрации города

Малый Совет администрации города является оперативным совещательным органом, призванным обеспечить коллегиальное рассмотрение отдельных проблемных вопросов местного самоуправления в целях их разрешения и подготовки соответствующих предложений Главе администрации города.

Председателем Малого Совета является Глава администрации города.

Периодичность заседания Малого Совета - один раз в неделю, а также по мере необходимости.

На заседание Малого Совета могут приглашаться председатель городского Совета депутатов или его заместитель, депутаты городского Совета, руководители структурных подразделений администрации, муниципальных предприятий и учреждений, организаций независимо от формы собственности.

Заседание Малого Совета оформляется протоколом, который подписывает Глава администрации или лицо, его замещающее, и секретарь Малого Совета.

Протокол заседания Малого Совета с указанием мероприятий, сроков исполнения и ответственных за исполнение оформляет аналитическое управление.

Решения Малого Совета носят рекомендательный характер и доводятся до исполнителей в виде копии протокола заседания Малого Совета.

Контроль за исполнением решений Малого Совета осуществляет аналитическое управление.

Подготовку заседания Малого Совета обеспечивают управления организационно-контрольной и кадровой работы, аналитическое и по материально-техническому обеспечению и эксплуатации зданий.

Материалы для рассмотрения на заседании Малого Совета разрабатывают и готовят к обсуждению структурные подразделения администрации, муниципальные предприятия и учреждения и передают за 2 дня до заседания в аналитическое управление для последующего доведения до членов Малого Совета.

Повестку дня заседания Малого Совета готовит управление организационно-контрольной и кадровой работы на основе предложений заместителей Главы администрации и руководителей структурных подразделений и утверждает Глава администрации или лицо, его замещающее.

6. Аппарат администрации города

Аппарат администрации города осуществляет организационное, аналитическое, правовое, информационное, материально-техническое обеспечение деятельности администрации города.

Аппарат администрации организует подготовку проектов распорядительных документов и контроль за их выполнением, перспективных и текущих планов работы, заседаний Коллегии и Малого Совета администрации, совещаний руководителей администрации, оказывает методическую помощь структурным подразделениям администрации города в организации их деятельности, осуществляет архивное хранение документов предприятий и учреждений всех форм собственности.

Руководство организацией работы аппарата осуществляет заместитель Главы - руководитель аппарата администрации города.

Структурные подразделения администрации действуют на основании положения о структурном подразделении.

Сотрудники администрации назначаются на должности и освобождаются от должности распоряжением Главы администрации по представлению руководителей структурных подразделений и координирующих заместителей Главы администрации.

Сотрудники структурных подразделений администрации, наделенных правом юридического лица, назначаются и освобождаются от должности приказом руководителя структурного подразделения.

Руководители структурных подразделений администрации, в т.ч. наделенных правом юридического лица, назначаются и освобождаются от должности Главой администрации по представлению заместителей Главы администрации.

Должностной оклад, квалификационный разряд и надбавки за квалификационный разряд, особые условия муниципальной службы и выслугу лет устанавливает Глава администрации города.

Изменение квалификационного разряда осуществляется по инициативе муниципального служащего, ходатайства руководителя структурного подразделения и по результатам аттестации или квалификационного экзамена муниципального служащего.

Права, обязанности и ответственность сотрудников, работающих в администрации города, определяются законодательством РФ и Законом Липецкой области "О муниципальной службе в Липецкой области", Положением о структурном подразделении и должностной инструкцией.

Для предварительного рассмотрения и подготовки отдельных вопросов, относящихся к ведению администрации города, а также в целях содействия выполнению нормативных правовых актов, рассмотрению жалоб и заявлений граждан Главой администрации и его заместителями могут создаваться постоянно действующие или временные комиссии из работников администрации, предприятий и учреждений города, по согласованию с их руководителями.

Проекты распоряжений Главы администрации города о Положении о структурном подразделении администрации, создаваемых постоянно действующих комиссиях при администрации города вносятся руководителем соответствующего структурного подразделения, визируются координирующим заместителем Главы администрации, управлением организационно-контрольной и кадровой работы и правовым управлением. Положение о структурном подразделении, Положение о комиссии при администрации города и список ее членов подписываются руководителем структурного подразделения.

Положения об отделе, управлении в составе департамента (управления) утверждаются руководителем вышестоящего структурного подразделения. Подписываются эти Положения руководителем соответствующего подразделения.

7. Организация работы администрации города

Режим работы администрации города определяется распоряжением Главы администрации. Работу сотрудников администрации города, учет их рабочего времени организуют руководители структурных подразделений, руководствуясь действующим трудовым законодательством и правовыми актами Главы администрации города.

Должностная инструкция руководителя структурного подразделения утверждается координирующим заместителем Главы администрации.

Должностная инструкция руководителя подразделения в составе департамента (управления) утверждается руководителем вышестоящего структурного подразделения.

Должностные инструкции работников структурных подразделений, определяющие их права, обязанности и ответственность, утверждаются их руководителем. Должностные инструкции доводятся до сведения работников под роспись.

Сотрудники администрации города через информационное управление содействуют средствам массовой информации в получении ими необходимых достоверных сведений о жизнедеятельности города, информируют граждан о своей деятельности.

Работники администрации не имеют права разглашать конфиденциальную информацию, ставшую им известной в результате служебной деятельности.

За нарушения трудовой дисциплины и режима работы работники администрации могут быть привлечены к ответственности в соответствии с действующим законодательством.

8. Порядок подготовки и оформления документов
в администрации города

Делопроизводство в администрации города ведется в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 "УСД. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, Инструкцией о ведении делопроизводства в администрации города Липецка.

Печать, бланки документов администрации г. Липецка в соответствии с постановлением Главы администрации от 18.02.1997 N 494 "О гербе города Липецка" имеют изображение герба г. Липецка.

Структурные подразделения администрации, выполняющие государственные функции, имеют круглую печать и соответствующие бланки с изображением герба Российской Федерации.

Структурные подразделения администрации могут иметь круглую печать со своим наименованием, соответствующие бланки с изображением герба г. Липецка.

Виды основных документов управленческой
деятельности администрации города

Распорядительная документация:

Постановление - нормативный правовой акт, обязательный для исполнения всеми расположенными на территории города организациями, независимо от форм собственности, должностными лицами и гражданами.

Постановления должны соответствовать Конституции РФ, законам Российской Федерации и Липецкой области, Уставу г. Липецка и "Порядку подготовки правовых актов администрации г. Липецка".

Постановление имеет следующую структуру: состоит из содержательной части и реквизитов.

Содержательная часть постановления - выраженное в письменном виде языковое, знаковое, графическое, словесно-терминологическое закрепление содержащихся в нем норм права или индивидуальных предписаний, а также иных положений, в том числе разъясняющих цель и мотивы его принятия.

Реквизиты - обязательные сведения о постановлении для признания его действительным.

Текст постановления Главы администрации, как правило, состоит из констатирующей и постановляющей частей. В констатирующей части (преамбуле) излагаются цели и задачи предписываемых действий. Если основанием к изданию постановления является законодательный, иной правовой акт или поручение вышестоящих органов, то в констатирующей части указывается его вид, дата, номер, заголовок и передается краткое содержание той его части, которая касается существа вопроса. Констатирующая часть заканчивается словом "постановляю".

Пункты постановляющей части текста нумеруются арабскими цифрами с точками.

В пунктах постановляющей части постановления указываются конкретные действия, исполнители и сроки исполнения предписываемых действий.

Отдельные задания могут быть оформлены в виде приложений к постановлению со ссылкой на них в соответствующих пунктах. Приложения подписываются руководителем структурного подразделения, внесшего проект.

Если постановление дополняет, отменяет или изменяет ранее изданные постановления или отдельные их пункты, то это оговаривается в конце текста постановления.

Последний пункт постановления должен содержать указания о должностном лице (или лицах), ответственном(ых) за исполнение постановления в целом.

Контроль за выполнением постановления Главы администрации возлагается на заместителей Главы администрации или руководителей департаментов по отраслям.

Постановления имеют следующие реквизиты:

- герб г. Липецка;

- наименование вида документа;

- наименование органа, принявшего постановление;

- дату принятия постановления;

- номер постановления;

- название постановления;

- подпись соответствующего должностного лица, включающую полное наименование его должности, его личную подпись (только на подлиннике), его фамилию и инициалы.

Подготовка проекта постановления осуществляется структурными подразделениями администрации, в компетенции которых находится данный вопрос, по поручению должностных лиц администрации или по собственной инициативе.

В подготовке проекта постановления и его визировании должна участвовать юридическая служба структурного подразделения - инициатора проекта постановления.

Передачу на согласование проекта постановления осуществляет аналитическое управление администрации города.

Проект постановления подлежит обязательному согласованию с заинтересованными должностными лицами в соответствии с распределением обязанностей, правовым управлением, а также иными структурными подразделениями, если в постановлении содержатся положения, нормы и поручения, касающиеся данных подразделений.

Согласование проекта постановления оформляется визами. Виза включает в себя наименование должности руководителя подразделения или его заместителя и личную подпись визирующего, расшифровку подписи и дату подписи. Визирование проекта постановления каждой инстанцией осуществляется в срок не более двух рабочих дней. Далее проект постановления передается аналитическим управлением на правовую экспертизу в правовое управление. Правовая экспертиза осуществляется не позднее четырех рабочих дней со дня поступления проекта в правовое управление. При наличии у должностных лиц, с которыми согласуется проект документа, особого мнения, оно прилагается в виде отдельной записки. Разрешение спорной ситуации возлагается на заместителя Главы, координирующего структурное подразделение, внесшее проект. Прошедший правовую экспертизу, согласованный с заинтересованными лицами проект постановления представляется аналитическим управлением Главе администрации.

Аналогичный порядок оформления распространяется на подготовку проектов распоряжений Главы, заместителей Главы, председателей департаментов администрации города.

Распоряжение - правовой акт управления в рамках компетенции администрации, имеющий обязательную силу для лиц, которым эти распоряжения адресованы.

Постановления и распоряжения по основной деятельности регистрируются и хранятся в аналитическом управлении, а распоряжения по личному составу - в управлении организационно-контрольной и кадровой работы, и по истечении установленного срока передаются на хранение в архивный отдел.

Порядок подготовки постановлений и распоряжений определяется Инструкцией о ведении делопроизводства в администрации города Липецка.

Приказ - акт, издаваемый руководителями структурных подразделений администрации с правом юридического лица.

Указание (поручение).

Организационно-правовая документация:

- Регламент администрации города;

- положение о структурном подразделении, комиссии при администрации и пр.;

- структура департамента, управления;

- инструкции, в т.ч. должностные;

- штатное расписание.

Информационно-справочная документация:

- протокол;

- докладная записка;

- объяснительная записка;

- письмо;

- информация;

- телеграмма, телефонограмма, факсограмма и др.

Справочно-аналитическая документация:

- акт;

- справка;

- отзыв;

- заключение;

- перечень;

- сводка.

9. Порядок печатания и размножения документов

Все документы для печатания оформляются с учетом требований Инструкции о ведении делопроизводства в администрации города Липецка. Рукописные документы, сдаваемые для печатания в машинописное бюро, должны быть разборчиво написаны, тщательно откорректированы и завизированы руководителем или заместителем руководителя соответствующего структурного подразделения. Документы печатаются в порядке поступления рукописей. Срочные документы по указанию начальника аналитического управления печатаются безотлагательно.

Размножение постановлений, распоряжений и других документов производится на множительной технике в течение 2-х дней.

Документы принимаются для размножения при наличии визы руководителя соответствующего структурного подразделения с указанием количества копий. При необходимости изготовления 50 и более копий одного документа руководитель структурного подразделения согласует заявку с заместителем Главы - руководителем аппарата администрации г. Липецка и передает ее на исполнение в МУ "Городской центр рекламы".

10. Порядок работы электронной почты и факсимильной связи

Официальным адресом электронной почты администрации города является адрес: munitcom@cominfo.lipetsk.ru.

В администрации города прием электронных копий документов и отправка осуществляются специалистами общего отдела аналитического управления.

По электронной почте производится направление документов в органы государственной власти области, структурные подразделения администрации города и другие организации, имеющие адрес электронной почты.

В структурных подразделениях администрации города, при наличии адреса электронной почты, ее работу обеспечивают ответственные за работу с электронной почтой.

Передаваемые с помощью электронной почты официальные документы должны иметь подлинник документа на бумажной основе.

Электронные копии справочно-информационных материалов, не имеющие исходящего регистрационного номера, при отправлении электронной почтой могут не иметь бумажной копии и должны передаваться с сопроводительным письмом, подписанным должностным лицом.

Подготовка документов для отправки по электронной почте осуществляется в соответствии с Инструкцией о ведении делопроизводства в администрации города Липецка.

Документы, полученные и отправленные электронной почтой, обрабатываются в обычном порядке.

Факсимильная связь служит для срочной передачи документов (по указанию Главы администрации, его заместителей). Учет документов, поступивших для передачи, а также принятых по факсимильной связи ведется общим отделом аналитического управления в установленном порядке с добавлением в регистрационной карточке отметки "факс".

11. Организация документооборота

Порядок прохождения и исполнения входящих документов

Основные процессы работы с входящими документами:

- прием и первоначальная обработка;

- предварительное рассмотрение и распределение по руководителям администрации;

- передача по назначению;

- рассмотрение руководством администрации;

- доставка исполнителям в соответствии с резолюцией руководства;

- контроль за исполнением;

- возврат документа с отметкой об исполнении и помещение в дело.

Порядок подготовки и прохождения исходящих и внутренних документов

Основные процессы подготовки и прохождения исходящих документов:

- составление и печатание проекта документа;

- подписание (утверждение);

- регистрация;

- оформление конвертов и отправка документов;

- помещение оставшегося экземпляра документа в дело.

Письма за подписью Главы и заместителей Главы администрации готовят соответствующие структурные подразделения администрации города. Вторые экземпляры писем визируют исполнители и руководители структурных подразделений, координирующие заместители Главы администрации.

Подготовленные письма вместе с документами, на основании которых они готовились, передаются в общий отдел аналитического управления.

Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления организуется в соответствии с общим порядком обращения исходящих, а на этапе исполнения - входящих документов.

Передача документов между структурными подразделениями осуществляется через работников, ответственных за делопроизводство.

Учет объема документооборота

Учет объема документооборота осуществляется общим отделом аналитического управления.

Подсчет ведется по видам документов, структурным подразделениям и корреспондентам. Сведения об объеме документооборота ежемесячно суммируются (нарастающим итогом) и по итогам полугодия и года докладываются руководству администрации города.

12. Регистрация документов

Регистрация документов в администрации города проводится с целью фиксации факта создания или поступления документа путем проставления на нем регистрационного номера с последующим занесением необходимых сведений о документе в электронную базу документов и регистрационные формы.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях, как создаваемые в администрации, так и поступающие из других организаций и от частных лиц. Документы, не подлежащие регистрации, определены Инструкцией о ведении делопроизводства в администрации города Липецка.

В общем отделе аналитического управления регистрируются:

- корреспонденция, исходящая от Главы администрации, его заместителей;

- корреспонденция, входящая для Главы администрации, его заместителей;

- постановления и распоряжения Главы администрации, распоряжения заместителей Главы (за исключением распоряжений по личному составу, которые регистрируются в отделе кадровой работы управления организационно-контрольной и кадровой работы);

- договоры и соглашения, заключаемые между администрацией г. Липецка и предприятиями и организациями различных форм собственности, физическими лицами.

Обращения граждан регистрируются в отделе по работе с обращениями граждан аналитического управления.

В структурных подразделениях администрации регистрация ведется самостоятельно и осуществляется специалистом, ответственным за эту работу.

13. Контроль исполнения документов

Целью контроля является обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах, контролю в администрации города подлежат:

- документы вышестоящих органов власти и управления;

- постановления и распоряжения Главы администрации, его заместителей;

- решения Коллегии администрации;

- решения Малого Совета администрации;

- решения городского Совета депутатов;

- служебные письма;

- обращения граждан;

- указания (поручения) Главы администрации, его заместителей.

В администрации города контроль за исполнением нормативных правовых актов органов власти РФ и субъекта РФ, Главы администрации города, решений городского Совета депутатов и Коллегии администрации осуществляют заместители Главы администрации по отраслям и руководители структурных подразделений.

В структурных подразделениях администрации города контроль осуществляют руководители структурных подразделений и лица, ответственные за работу с документами, в должностной инструкции которых определена ответственность за работу с контрольными документами.

Контроль за исполнением постановлений и распоряжений администрации Липецкой области, Глав администрации Липецкой области и города Липецка с грифом "К" или "Контроль", решений Коллегии администрации города и городского Совета депутатов (исполнение различных программ, наказов избирателей) осуществляет управление организационно-контрольной и кадровой работы.

Аналитическое управление осуществляет контроль за исполнением отдельных служебных писем и обращений граждан, поступающих в администрацию, решений Малого Совета и оперативных совещаний у Главы администрации.

Контроль за исполнением прямых поручений Главы администрации осуществляют заместители Главы администрации или руководители структурных подразделений администрации.

Сроки исполнения нормативных правовых документов исчисляются в календарных днях с даты их подписания (утверждения), а поступивших из вышестоящих органов власти - с даты их поступления. Сроки исполнения могут быть типовыми и индивидуальными.

Типовые сроки исполнения документов установлены на основании нормативных правовых актов органов государственной власти и управления Российской Федерации и Липецкой области, Инструкции о ведении делопроизводства в администрации города Липецка. Индивидуальные сроки устанавливаются Главой администрации, его заместителями, руководителями структурных подразделений.

Конечная дата исполнения указывается в тексте документа или в резолюции руководителя.

Если определение сроков исполнения документа затруднено, то сроком исполнения является один календарный год со дня его подписания.

Промежуточный контроль за исполнением нормативного правового документа с грифом "Контроль" ведется по итогам полугодия, если иное не оговорено в тексте.

Управлением организационно-контрольной и кадровой работы ежеквартально готовится перечень документов с грифом "Контроль", стоящих на контроле в структурных подразделениях администрации, который направляется руководителям структурных подразделений.

В соответствии со сроками исполнения нормативных правовых документов Главы администрации города с грифом "Контроль", решений Коллегии исполнители обязаны предоставить в управление организационно-контрольной и кадровой работы письменную информацию о ходе исполнения документа на бланке структурного подразделения за подписью руководителя, с указанием инициалов, фамилии и телефона исполнителя. При исполнении документа исполнитель ходатайствует о внесении предложения Главе администрации города о снятии документа с контроля или его продлении.

Изменение срока исполнения производится лицом, установившим этот срок, при наличии объективных причин, изложенных исполнителем. Изменения документируются - проставляется новый срок, дата изменения и подпись. Изменения вносятся в регистрационные формы - журнал регистрации документов и регистрационные карточки. Приостанавливать исполнение документа, а также отменять его имеют право только Глава администрации, его заместители.

Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения задания и документированного подтверждения его исполнения заинтересованными подразделениями или лицами.

На документе проставляется отметка об исполнении, подпись лица, подтверждающего исполнение (ответственный исполнитель), дата.

Упреждающую информацию о ходе выполнения правового документа администрации или Главы администрации Липецкой области с грифом "Контроль" готовят структурные подразделения администрации, ответственные за исполнение этого документа, в соответствии со сроками, определенными ежеквартальным Перечнем контрольных документов, стоящих на контроле в управлении организационно-контрольной и кадровой работы и структурных подразделениях администрации. Информация оформляется в 2-х экземплярах на бланке письма Главы администрации города в адрес управления организационно-контрольной и кадровой работы администрации области, инициалов, фамилии исполнителя. Второй экземпляр информации визируется исполнителем и руководителем структурного подразделения и оба экземпляра представляются в управление организационно-контрольной и кадровой работы администрации города.

Информации по запросам управления организационно-контрольной и кадровой работы администрации Липецкой области о ходе выполнения правовых документов администрации или Главы администрации Липецкой области с грифом "Контроль" готовятся также в двух экземплярах на бланке Главы администрации в сроки, определенные запросом и резолюцией Главы администрации города, но не позднее чем за 3 дня до направления информации в адрес администрации Липецкой области.

Информация о ходе выполнения решения сессии городского Совета депутатов готовится структурным подразделением в 3-х экземплярах. Один экземпляр за подписью Главы администрации города направляется на имя председателя горсовета, второй экземпляр с визой исполнителя и руководителя структурного подразделения остается в аналитическом управлении, а третий экземпляр направляется в управление организационно-контрольной и кадровой работы для сведения о выполнении контрольного решения сессии. На информации указываются инициалы, фамилия и телефон исполнителя.

Проверка хода исполнения нормативных правовых документов с грифом "Контроль" осуществляется промежуточно и по истечении срока исполнения. Данные о ходе и результатах исполнения учитываются и обобщаются по итогам года управлением организационно-контрольной и кадровой работы.

14. Работа исполнителей с документами

Руководители структурных подразделений обеспечивают рассмотрение документов в день их поступления, оперативное доведение их до исполнителей, контроль за качественным исполнением по существу вопроса.

При рассмотрении документов руководитель подразделения выделяет документы, требующие срочного исполнения.

Исполнитель получает документы в день их регистрации или на следующий день после рассмотрения руководителем структурного подразделения. Срочные документы передаются немедленно.

Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подпись (утверждение) Главе администрации, его заместителю или руководителю структурного подразделения, подготовку ответа и пересылку адресату.

Исполнитель (руководитель структурного подразделения) определяет необходимое количество экземпляров документа, передает документ на тиражирование, готовит список рассылки.

При оперативном решении вопроса без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе или отдельном листе бумаги: о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа в администрацию и его доставкой исполнителю), о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), о дате и результатах окончательного исполнения.

При наличии нескольких исполнителей основной исполнитель указывается первым. Основному исполнителю высылается первый экземпляр документа, а соисполнителям передаются копии. Соисполнители ответственны за своевременный, качественный анализ и достоверность информации и предоставление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.).

Основной исполнитель несет персональную ответственность за полноту и объективность информации, использованной при подготовке документа.

15. Работа с письменными обращениями граждан
и прием граждан по личным вопросам

Работа с письменными и устными обращениями граждан ведется в соответствии с Законом Липецкой области "Об обращениях граждан".

Прием граждан по личным вопросам проводится Главой администрации, его заместителями, руководителями структурных подразделений, муниципальных предприятий и учреждений. График приемов составляется аналитическим управлением и утверждается Главой администрации города.

В соответствии с утвержденными графиками заместители Главы администрации и руководители структурных подразделений, муниципальных предприятий и учреждений проводят выездные приемы граждан по личным вопросам. Подготовку выездных приемов, обработку документов и контроль за исполнением обращений осуществляют Главные специалисты приемных заместителей Главы администрации и лица, отвечающие за работу с обращениями граждан в структурных подразделениях, муниципальных предприятиях и учреждениях.

Граждане, лично обратившиеся в городскую администрацию, направляются в отдел по работе с обращениями граждан аналитического управления для предварительной беседы и записи на прием к должностным лицам.

Поступившие в администрацию города заявления, предложения, жалобы (обращения) граждан регистрируются в отделе по работе с обращениями граждан аналитического управления и передаются в соответствующие приемные. Начальник аналитического управления администрации города, Главные специалисты приемных обеспечивают сроки первичного рассмотрения обращений граждан.

Обращения граждан рассматриваются Главой администрации города, его заместителями в 3-дневный срок и с соответствующими резолюциями передаются в отдел по работе с обращениями граждан для дальнейшей обработки. Наиболее важные из них, по указанию руководителей администрации, ставятся на контроль.

После внесения в регистрационные карточки содержания резолюций обращения граждан передаются исполнителям.

Заявления и жалобы разрешаются в сроки до одного месяца, а не требующие дополнительного изучения и проверки - безотлагательно, но не позднее 15 дней со дня поступления.

Если для разрешения жалобы требуется более длительное время, то срок ее разрешения может быть продлен руководством администрации не более чем на один месяц с сообщением об этом заявителю, а также в вышестоящий орган, если жалоба находится у него на контроле. О продлении срока делается отметка в регистрационной карточке.

За 5 дней до даты исполнения стоящих на контроле обращений граждан специалисты отдела по работе с обращениями граждан напоминают исполнителям о необходимости своевременной подготовки ответа.

Ответы на обращения граждан за подписью Главы администрации города или его заместителей готовят структурные подразделения, визируют и возвращают вместе с обращениями в отдел по работе с обращениями граждан аналитического управления. После подписания ответ направляется заявителю.

В соответствии с резолюцией Главы администрации или заместителей Главы ответы на обращения могут подписывать руководители структурных подразделений.

Отдел по работе с обращениями граждан аналитического управления ежемесячно готовит цифровые данные о рассмотрении поступивших в администрацию обращений граждан и ежеквартально - аналитические справки.

Жалобы, заявления граждан и документы по их рассмотрению хранятся в отделе по обращению граждан в течение 5 лет, а затем, после экспертизы, часть их, имеющая историческое значение, передается в архивный отдел, остальные уничтожаются в установленном порядке.

16. Подготовка и передача дел на хранение в архивный отдел

Законченные делопроизводством дела по завершении текущего года подлежат оформлению. Оформление дел включает в себя комплекс работ по их научно-технической обработке и проводится сотрудниками структурных подразделений администрации при методической помощи архивного отдела.

Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

На завершенные дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, оформленные в соответствии с предъявляемыми требованиями, ежегодно составляются описи.

В соответствии с положениями "Об Архивном фонде Липецкой области и архивах" и архивном отделе администрации г. Липецка по истечении 5 лет дела постоянного хранения структурных подразделений администрации города передаются на государственное хранение в архивный отдел.

Структурные подразделения администрации города при передаче документов 2003 года и последующих годов на хранение в архивный отдел передают вместе с документами на бумажных носителях их электронные копии.

По решению объединенной экспертно-проверочной и методической комиссии архивного отдела срок передачи дел на хранение в архивный отдел может быть продлен или сокращен.

Прием документов и дел в архивный отдел осуществляется по акту в соответствии с графиком приема-передачи.

График ежегодно составляется архивным отделом администрации города, утверждается координирующим заместителем Главы администрации г. Липецка и доводится до руководителей структурных подразделений.

Дела временного (до 10 лет) хранения в архив не передаются, они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке (по согласованию с архивным отделом).

Структурные подразделения администрации ежегодно представляют в архивный отдел паспорт о количестве хранящихся в ведомственном архиве дел постоянного хранения и по личному составу по состоянию на 1 декабря отчетного года.

Обеспечение сохранности переданных на постоянное и долговременное хранение документов и дел, их государственный учет и всестороннее использование в интересах граждан и города возлагается на архивный отдел.

17. Планирование работы администрации г. Липецка

Планирование работы в администрации г. Липецка проводится в целях координации деятельности ее структурных подразделений и должностных лиц путем формирования системы мероприятий, предусматривающих прогнозирование направлений деятельности и сроки их выполнения.

В администрации г. Липецка предусмотрено текущее планирование деятельности администрации, перспективное и текущее планирование в структурных подразделениях администрации.

Обязанности по разработке перспективного и текущих планов работы структурного подразделения (департамента, управления, отдела, инспекции) возложены на заместителя руководителя структурного подразделения, согласно распоряжению Главы администрации г. Липецка от 14.01.2005 N 17-р.

Контроль за организацией перспективного и текущего планирования в администрации города осуществляется управлением организационно-контрольной и кадровой работы.

17.1. Перспективный план работы структурного подразделения

Перспективный план работы структурного подразделения администрации разрабатывается на каждый календарный год, до 1 февраля текущего года, по форме:

N п/п	Наименование мероприятий	Сроки, место проведения	Исполнитель	Примечание
1	2	3	4	5

Структура перспективного плана работы структурного подразделения администрации города должна включать в себя:

1. Вопросы, вносимые на рассмотрение Коллегии администрации города.

2. Вопросы, вносимые на рассмотрение городского Совета депутатов.

3. Вопросы, вносимые на рассмотрение Малого Совета администрации города.

4. Вопросы, вносимые на рассмотрение Коллегии департамента.

5. Организацию контроля за выполнением постановлений и распоряжений Главы администрации города и органов государственной власти.

6. Организацию контроля за выполнением решений городского Совета депутатов.

7. Методическую работу.

8. Учебу кадров (семинары, конференции).

9. Календарь праздничных и городских массовых мероприятий.

10. Хозяйственно-финансовую деятельность.

11. Совместную работу с предприятиями и учреждениями города, независимо от форм собственности.

12. График приема граждан по личным вопросам.

Перспективный план работы структурного подразделения администрации подписывается руководителем структурного подразделения и согласовывается с заместителем Главы администрации, координирующим деятельность структурного подразделения.

По истечении 5 лет структурные подразделения администрации (департаменты, управления, отделы, инспекция) подлинный экземпляр перспективного плана на основании описи передают на государственное хранение в архивный отдел.

17.2. Текущий план работы структурного подразделения

Текущий план работы разрабатывается каждым структурным подразделением администрации ежемесячно, на последующий месяц, до 26 числа текущего месяца, по форме:

N п/п	Наименование мероприятия	Дата проведения	Место проведения	Исполнитель	Примечание
1	2	3	4	5	6

В текущий план работы необходимо включать мероприятия, проводимые в администрации города, в которых задействовано данное структурное подразделение, а также всю текущую работу, проводимую структурным подразделением самостоятельно.

Структура текущего плана аналогична структуре перспективного.

Текущий план работы структурного подразделения администрации разрабатывается и подписывается заместителем руководителя и утверждается руководителем структурного подразделения.

17.3. План проведения основных мероприятий в администрации города

План проведения основных мероприятий в администрации города на каждый месяц формируется управлением организационно-контрольной и кадровой работы на основе текущих планов работы, поступающих от структурных подразделений администрации города, не позднее 26 числа текущего месяца.

После обобщения полученных планов от структурных подразделений администрации управление организационно-контрольной и кадровой работы представляет не позднее 28 - 30 числа текущего месяца на утверждение Главы администрации план проведения основных мероприятий в администрации города на следующий месяц, включающий в себя наиболее значимые мероприятия, проводимые в городе, и после его утверждения через аналитическое управление рассылает заместителям Главы администрации, Липецкому городскому Совету депутатов и заинтересованным структурным подразделениям.

По истечении 5 лет управление организационно-контрольной и кадровой работы на основании описи передает подлинный экземпляр плана основных мероприятий в администрации г. Липецка на государственное хранение в архивный отдел.

17.4. Планы мероприятий

При подготовке крупных мероприятий, проводимых в городе, составляются планы этих мероприятий, которые подписываются руководителем соответствующего структурного подразделения, ответственного за проведение мероприятия, согласовываются с заместителями Главы администрации, координирующими деятельность структурных подразделений, и утверждаются Главой администрации.

18. Организация работы с кадрами

Кадровая работа в администрации города ведется в соответствии с Трудовым кодексом РФ и законами Липецкой области "О муниципальной службе в Липецкой области", "О реестре муниципальных должностей Липецкой области", "О денежном содержании и социальных гарантиях муниципальных служащих муниципальной службы Липецкой области".

При заключении трудового договора все лица, поступающие на работу, представляют в кадровую службу администрации города следующие документы:

- личное заявление на имя Главы администрации с визой руководителя структурного подразделения;

- паспорт или иной документ, удостоверяющий личность (предъявляют);

- трудовую книжку;

- анкету и автобиографию;

- документы об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний;

- страховое свидетельство Государственного пенсионного страхования;

- документы воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих воинскому учету);

- медицинское заключение о состоянии здоровья.

Граждане, поступающие на муниципальную службу, представляют дополнительные документы:

- справку из органов Государственной налоговой службы о предоставлении сведений об имущественном положении;

- документы о наличии государственных наград.

На заявлении муниципального служащего руководитель структурного подразделения ходатайствует об установлении размера должностного оклада, ежемесячной надбавки за особые условия муниципальной службы, присвоении квалификационного разряда.

На заявлении немуниципального служащего или технического работника руководитель структурного подразделения ходатайствует об установлении ежемесячных надбавок к должностному окладу в соответствии с распоряжениями Главы администрации г. Липецка от 20.04.2004 "О внесении изменений в распоряжение Главы администрации г. Липецка от 11.08.2003 N 1232-р "Об упорядочении оплаты труда работников в администрации г. Липецка" или от 20.04.2004 "О внесении изменений в распоряжение Главы администрации г. Липецка от 06.03.2001 N 289-р "Об оплате труда водителей администрации г. Липецка".

При переводе, увольнении, уходе в отпуск предоставляются соответствующие заявления с визами руководителя структурного подразделения.

Заявления руководителей структурных подразделений о приеме на работу, переводе, увольнении, об уходе в отпуск представляют в отдел кадровой работы управления организационно-контрольной и кадровой работы с визой заместителя Главы администрации, координирующего структурное подразделение.

Отдел кадровой работы управления организационно-контрольной и кадровой работы администрации города готовит проекты распоряжений о приеме на работу, увольнении, переводе, уходе в отпуск, командировании муниципальных служащих, в т.ч. первых руководителей структурных подразделений и других работников администрации.

Структурные подразделения администрации г. Липецка, наделенные правом юридического лица, ведут прием, переводы, увольнение работников, текущее делопроизводство по кадрам самостоятельно в соответствии с законодательством РФ и Липецкой области.

На время работы в администрации г. Липецка отдел кадровой работы управления организационно-контрольной и кадровой работы выдает служебные удостоверения работникам аппарата администрации г. Липецка, руководителям департаментов, отдельным руководителям муниципальных предприятий и учреждений.

Потеря или приведение в негодность служебного удостоверения является должностным проступком, за который налагаются дисциплинарные взыскания (ст. 192 ТК РФ, ст. 14 Закона Липецкой области "О муниципальной службе в Липецкой области").

Для определения уровня профессиональной подготовки и соответствия муниципальных служащих замещаемым должностям, а также для решения вопроса о присвоении муниципальному служащему квалификационного разряда, согласно Закону Липецкой области "О муниципальной службе в Липецкой области", проводится аттестация или квалификационный экзамен в соответствии с Положением о порядке проведения аттестации государственных служащих и Положением о присвоении и сохранении квалификационных разрядов муниципальным служащим.

В этих целях управление организационно-контрольной и кадровой работы готовит и вносит на утверждение Главы администрации г. Липецка проект распоряжения о проведении аттестации, квалификационного экзамена муниципальных служащих и формирует необходимые документы для их проведения: список муниципальных служащих, подлежащих аттестации или квалификационному экзамену, отзыв о муниципальном служащем установленной формы, копии должностных инструкций, списки документов, используемых в работе, аттестационный или квалификационный листы.

Управление организационно-контрольной и кадровой работы, совместно с кадровыми службами структурных подразделений, наделенных правом юридического лица, вносит на рассмотрение Совета по вопросам муниципальной службы предложения о внесении изменений в Реестр муниципальных должностей администрации г. Липецка, о стаже муниципальной службы муниципальных служащих, дающем право на получение надбавки за выслугу лет, дополнительный оплачиваемый отпуск, на назначение пенсионных выплат, выплату денежного вознаграждения при уходе на пенсию.

В соответствии с распоряжениями Главы администрации города отдел кадровой работы управления организационно-контрольной и кадровой работы совместно с отделом бухгалтерского учета вносят предложения по разработке или изменению штатного расписания администрации города, а также готовят документы для оформления государственной пенсии и пенсионных выплат муниципальным служащим; государственной пенсии работникам по техническому обеспечению деятельности администрации.

Ежегодно в феврале месяце руководители структурных подразделений администрации города направляют в управление организационно-контрольной и кадровой работы согласованный с координирующим заместителем Главы администрации список резерва кадров на руководителя и заместителя руководителя структурного подразделения по прилагаемой форме:

N п/п	Фамилия, имя, отчество	Год рождения	Образование, какое учебное заведение окончил и специальность по образованию	Занимаемая должность и с какого времени	На какой должности состоит в резерве	Примечание
1	2	3	4	5	6	7

На основании представленных сведений управление организационно-контрольной и кадровой работы формирует список резерва кадров на должности руководителей и заместителей руководителей структурных подразделений администрации города по состоянию на 1 марта текущего года и направляет его на утверждение Главе администрации.

Руководители структурных подразделений администрации города, имеющие в своем подчинении муниципальные предприятия или учреждения, формируют резерв кадров на руководителей и заместителей руководителей подведомственных муниципальных предприятий или учреждений по прилагаемой выше форме и представляют его на утверждение координирующему заместителю Главы администрации.

В соответствии с Указом Президента РФ от 15.05.1997 N 484 и ст. 12 Закона Липецкой области "О муниципальной службе в Липецкой области" ежегодно с 1 января по 1 апреля муниципальные служащие администрации г. Липецка подают в налоговую инспекцию по месту жительства декларацию о доходах и об имуществе. Справка с отметкой налоговой инспекции представляется в отдел кадровой работы управления организационно-контрольной и кадровой работы и кадровые службы структурных подразделений, наделенных правом юридического лица.

Ежегодно до 10 декабря руководители структурных подразделений администрации города направляют в отдел кадровой работы управления организационно-контрольной и кадровой работы графики отпусков работников отделов, комитетов, управлений (без права юридического лица), утвержденные координирующим заместителем Главы администрации. Отдел кадровой работы управления организационно-контрольной и кадровой работы составляет график отпусков заместителей Главы администрации, руководителей структурных подразделений администрации и направляет его на утверждение Главе администрации города не позднее чем за две недели до наступления календарного года, согласно Трудовому кодексу РФ.

Ежегодно в декабре месяце структурные подразделения администрации, осуществляющие взаимодействие с предприятиями и учреждениями города независимо от формы собственности, представляют в отдел кадровой работы управления организационно-контрольной и кадровой работы сведения о юбилейных датах предприятий и учреждений города и их руководителей, на основании которых формируется единый перечень юбилейных дат на календарный год.

19. Деловые совещания

Деловые совещания, встречи, приемы и семинары проводятся по указанию Главы администрации, его заместителей, руководителей структурных подразделений.

Приглашение участников совещаний, подготовку необходимых документов и помещения к совещанию, ведение протокола осуществляют соответствующие департаменты, управления, отделы.

Место и время проведения совещания согласовываются при необходимости с координирующим заместителем Главы администрации.

О дате и времени проведения совещаний в большом или малом залах помещения администрации заблаговременно ставится в известность начальник управления по материально-техническому обеспечению и эксплуатации зданий.

Совещания, проводимые по указанию Главы администрации, готовятся соответствующими структурными подразделениями и заместителями Главы администрации.

Глава администрации еженедельно по понедельникам проводит оперативные совещания с руководителями структурных подразделений администрации, муниципальных предприятий и учреждений по вопросам обеспечения жизнедеятельности города и выполнения своих поручений, итоги которого оформляются протоколами. Учет присутствия на совещании руководителей структурных подразделений и муниципальных предприятий и учреждений, оформление протокола и контроль за исполнением решения совещания (поручений Главы) осуществляет аналитическое управление.

Заместителями Главы администрации проводятся оперативные совещания:

- с руководителями департаментов, управлений, отделов - еженедельно, по отдельным планам;

- с руководителями муниципальных учреждений и предприятий - по отдельным планам.

Оформление протоколов совещаний и контроль за их исполнением осуществляют помощники (советники) заместителей Главы администрации.

При проведении производственных совещаний по проблемам отраслей городского хозяйства оповещение, подготовку необходимых документов, оформление протокола осуществляют соответствующие структурные подразделения. Выписки из протокола с конкретными поручениями и сроками исполнения направляются исполнителям на следующий день после его проведения.

Контроль за исполнением поручений осуществляют соответствующие структурные подразделения администрации, которые информируют руководителей, проводивших совещание.

20. Порядок предварительного рассмотрения документов,
связанных с награждением государственными наградами
Российской Федерации, и награждения почетными грамотами,
благодарственными письмами, памятными адресами, ценными подарками
или денежными премиями

Предварительный порядок рассмотрения документов, связанных с награждением государственными наградами Российской Федерации, производится согласно Положению о государственных наградах Российской Федерации, утвержденному Указом Президента Российской Федерации от 2 марта 1994 года N 442 (в редакции Указа Президента Российской Федерации от 6 января 1999 года N 19, с изменениями и дополнениями от 09.05.1999, 21.10.1999, 02.03.2000, 27.06.2000) и Указом Президента РФ от 30.12.1995 N 1341 (с изменениями и дополнениями от 25.01.1996, 28.05.1997, 30.03.1998, 21.10.1999, 02.03.2000, 09.04.2001) "Об установлении почетных званий Российской Федерации, утверждении положений о почетных званиях и описания нагрудного знака к почетным званиям Российской Федерации".

ГАРАНТ:

По-видимому, в тексте предыдущего абзаца допущена опечатка. Дату Указа от 21.10.1999 следует читать как "21.11.1999"

С ходатайством о награждении государственными наградами Российской Федерации обращаются коллективы предприятий и организаций всех форм собственности, структурные подразделения администрации.

Руководители предприятий и организаций направляют ходатайство с прилагающимися документами о награждении на согласование в администрацию г. Липецка.

Управление организационно-контрольной и кадровой работы, после проверки наградных документов на правильность их оформления в соответствии с требованиями вышеназванных Указов Президента Российской Федерации, вносит документы о награждении на комиссию по рассмотрению вопросов, связанных с награждением государственными наградами Российской Федерации при администрации г. Липецка.

По итогам заседания комиссии управлением организационно-контрольной и кадровой работы оформляется протокол.

При положительном решении комиссии по государственным наградам наградные документы направляются управлением организационно-контрольной и кадровой работы на подпись Главе администрации города, а затем вместе с протоколом комиссии - в администрацию Липецкой области.

Награждение трудовых коллективов или работников предприятий, учреждений, организаций совместными Знаком отличия "За заслуги перед городом Липецком", Памятным знаком "За заслуги перед городом Липецком", Почетной грамотой или Благодарственным письмом администрации г. Липецка и городского Совета депутатов, Почетной грамотой или Благодарственным письмом администрации города производится согласно Положению "О Знаке отличия "За заслуги перед городом Липецком", Памятном знаке "За заслуги перед городом Липецком", Почетной грамоте, Благодарственном письме", утвержденному решением Липецкого городского Совета депутатов от 06.04.2004 N 441, и распоряжению Главы администрации г. Липецка от 17.06.2004 N 3431 "О Почетной грамоте и Благодарственном письме администрации г. Липецка".

Ходатайства о награждении Знаком отличия "За заслуги перед городом Липецком", Памятным знаком "За заслуги перед городом Липецком", Почетной грамотой, Благодарственным письмом направляются Главе администрации города и председателю городского Совета депутатов не позднее 2-х недель до дня вручения.

Все ходатайства структурных подразделений администрации, учреждений, предприятий или организаций о награждении Знаком отличия "За заслуги перед городом Липецком", Памятным знаком "За заслуги перед городом Липецком", Почетной грамотой, Благодарственным письмом согласовываются с координирующим заместителем Главы администрации.

Текст ходатайства о награждении Знаком отличия "За заслуги перед городом Липецком" должен отражать фамилию, имя, отчество, должность (профессию) награждаемого лица, полное юридическое наименование организации, предприятия, учреждения, а также содержать точную формулировку основания для награждения. К ходатайству прилагается краткая характеристика. К ходатайству о награждении Памятным знаком "За заслуги перед городом Липецком" прилагается краткая справка о достижениях представляемого к награждению коллектива.

Проекты совместных распоряжений Главы администрации и председателя городского Совета депутатов о награждении Знаком отличия "За заслуги перед городом Липецком", Памятным знаком "За заслуги перед городом Липецком", Почетными грамотами или Благодарственными письмами вносятся управлением организационно-контрольной и кадровой работы и визируются начальником правового управления, а проекты совместных распоряжений Главы администрации и председателя городского Совета депутатов о награждении денежной премией или ценным подарком визируются также председателем департамента финансов.

Изготовление Почетных грамот и Благодарственных писем, удостоверений к Знаку отличия "За заслуги перед городом Липецком", к Памятному знаку "За заслуги перед городом Липецком" осуществляется МУ "Городской центр рекламы" на основании распоряжения Главы администрации.

Приобретение ценных подарков осуществляется управлением по материально-техническому обеспечению и эксплуатации зданий.

Копии распоряжений о награждении Знаком отличия "За заслуги перед городом Липецком", Памятным знаком "За заслуги перед городом Липецком", Почетными грамотами или Благодарственными письмами, тексты приветственных адресов в МУ "Городской центр рекламы" передаются аналитическим управлением администрации г. Липецка.

Изготовленные Почетные грамоты, Благодарственные письма, памятные приветственные адреса, удостоверения к Знаку отличия "За заслуги перед городом Липецком", свидетельства к Памятному знаку "За заслуги перед городом Липецком" направляются МУ "Городской центр рекламы" в аналитическое управление для дооформления и подписания Главой администрации города и председателем городского Совета депутатов.

Порядок вручения Знака отличия "За заслуги перед городом Липецком", Памятного знака "За заслуги перед городом Липецком", Почетных грамот, Благодарственных писем, памятных приветственных адресов согласовываются с Главой администрации города аналитическим управлением.

21. Организация дежурства в администрации города

В выходные и праздничные дни, в соответствии с утвержденным Главой администрации графиком, назначается дежурный из числа заместителей Главы или руководителей структурных подразделений администрации. График дежурства составляется аналитическим управлением на каждый месяц, подписывается заместителем Главы - руководителем аппарата администрации и утверждается Главой администрации. Дежурство осуществляется на рабочем месте с 8.00 до 16.00 часов.

График дежурства водителей легковых автомашин ежемесячно (до 25 числа) составляется управлением по материально-техническому обеспечению и эксплуатации зданий и утверждается Главой администрации. Водитель дежурной автомашины к 8.00 прибывает в администрацию города и поступает в распоряжение дежурного.