Постановление Липецкого областного Собрания депутатов от 12 октября 1995 г. N 344-пс "Об утверждении Положения об Архивном фонде Липецкой области и архивах"

Рассмотрев обращение главы администрации области о введении Положения об Архивном фонде Липецкой области и архивах и решение комитета по экономике, областное Собрание депутатов постановляет:

1. Утвердить Положение об Архивном фонде Липецкой области и архивах.

2. Данное Положение вступает в силу со дня его опубликования в "Липецкой газете".

Председатель Липецкого областного Собрания депутатов

О.П.Королев

Положение
об Архивном фонде Липецкой области и архивах
(утв. постановлением Липецкого областного Собрания депутатов
от 12 октября 1995 г. N 344-пс)

Раздел I. Общие положения

1. Основные понятия

Под Архивным фондом Липецкой области понимается совокупность документов, отражающих материальную и духовную жизнь ее населения, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия области и составной частью Архивного фонда Российской Федерации.

Под архивным документом понимается документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для общества, а равно имеющий ценность для собственника.

Под Архивным фондом понимается совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между собой.

Под архивом понимается совокупность архивных документов, а также архивное учреждение или структурное подразделение учреждения, организации или предприятия, осуществляющее прием и хранение архивных документов в интересах пользователей. Под тайным архивом понимается архив, о котором публично не заявлено.

Под архивным делом понимается деятельность по организации хранения, учета и использования архивных документов.

2. Область применения Положения об Архивном фонде области и архивах

Настоящее положение регулирует правоотношения в области формирования, организации хранения, учета, использования архивов и архивных фондов и управления ими в целях обеспечения сохранности архивных документов и их всестороннего использования в интересах граждан, общества и государства.

3. Законодательство об Архивном фонде области и архивах

Законодательство об Архивном фонде области состоит из Основ законодательства РФ об Архивном фонде РФ и архивах, иных правовых актов Российской Федерации и области, настоящего Положения и издаваемых в соответствии с ними законодательных и иных правовых актов.

Правовые акты области, касающиеся вопросов, связанных с Архивным фондом области, должны соответствовать данному Положению, в случае расхождения между данным Положением и указанными актами действуют нормы настоящего Положения.

4. Полномочия области по вопросам архивного дела

Липецкая область Российской Федерации в соответствии с Уставом области и настоящим Положением самостоятельно решает все вопросы архивного дела, за исключением указанных в частях первой и второй статьи 4 Основ законодательства РФ об Архивном фонде и архивах.

К исключительному ведению области в лице его органов государственной власти относятся:

хранение, комплектование, учет и использование архивных фондов и архивных документов, являющихся государственной собственностью;

решение вопросов о передаче права собственности на архивные фонды и архивные документы, являющиеся государственной собственностью.

К совместному ведению области и местного самоуправления относятся:

хранение, комплектование, учет и использование архивных фондов и архивных документов, являющихся муниципальной собственностью, переданных на хранение в государственный архив и Центр документации новейшей истории области;

решение вопросов о передаче права собственности на архивные фонды и архивные документы, являющиеся муниципальной собственностью, переданные на хранение в государственный архив и Центр для хранения документации области.

ГАРАНТ:

См. Положение об архивном отделе администрации г. Липецка, утв. распоряжением Главы администрации г. Липецка от 2 апреля 2002 г. N 386-р

Местное самоуправление самостоятельно решает все вопросы архивного дела, за исключением указанных в частях первой, второй и третьей настоящего пункта.

Раздел II. Архивный фонд области

5. Состав Архивного фонда области

В состав Архивного фонда области входят находящиеся на ее территории архивные фонды и архивные документы независимо от источника их образования, вида носителя, места хранения и формы собственности. Отнесение документов к составу Архивного фонда области производится на основании экспертизы их ценности архивным отделом администрации области и архивными учреждениями области в порядке, установленном Государственной архивной службой России.

Архивный фонд области состоит из государственной и негосударственной частей.

6. Государственная часть Архивного фонда области

Государственную часть Архивного фонда области составляют находящиеся на ее территории архивные фонды и архивные документы, являющиеся федеральной собственностью (за исключением указанных в части первой статьи 4 Основ законодательства РФ об Архивном фонде РФ и архивах), государственной собственностью области и муниципальной собственностью.

К государственной собственности области относятся:

архивные фонды и архивные документы государственных учреждений, организаций, предприятий, других государственных институтов, а также учреждений религиозных конфессий до момента отделения церкви от государства, действовавших на территории области, ранее принятые на хранение в государственный архив и Центр документации новейшей истории области;

архивные фонды и архивные документы органов государственной власти области, прокуратуры, учреждений, организаций и предприятий, отнесенных к государственной собственности области;

архивные фонды и архивные документы предприятий, организаций, объединений смешанной форм собственности, в уставном капитале которых имеется преобладающая доля федеральной и государственной собственности области;

архивные фонды и архивные документы органов, учреждений, организаций и предприятий бывших КПСС и ВЛКСМ, принятые на хранение в Центр документации новейшей истории области;

архивные фонды и архивные документы других общественных организаций и объединений, образовавшиеся при осуществлении их деятельности до момента регистрации в соответствии с законодательством Российской Федерации об общественных объединениях, принятые на хранение в государственный архив и Центр документации новейшей истории области;

архивные фонды и архивные документы юридических и физических лиц, поступившие на законном основании в государственную собственность области, в том числе из-за рубежа;

копии архивных документов на правах подлинников, а также копии архивных документов, поступившие на законных основаниях в государственную собственность области из-за рубежа.

К муниципальной собственности относятся архивные фонды и архивные документы, образовавшиеся и образующиеся в деятельности органов местного самоуправления, учреждений, организаций, предприятий, отнесенных к муниципальной собственности, а также архивные фонды и архивные документы юридических и физических лиц, поступившие на законном основании в муниципальную собственность, в том числе из-за рубежа.

Государственные учреждения, организации и предприятия, документы которых подлежат включению в состав Архивного фонда области и архивов, и виды таких документов определяются архивным отделом администрации области. При этом Государственная архивная служба России утверждает типовые перечни документов, подлежащих передаче на госхранение, в том числе с указанием сроков хранения.

7. Негосударственная часть Архивного фонда области

Негосударственную часть Архивного фонда области составляют архивные фонды и архивные документы, находящиеся в собственности:

общественных объединений и организаций с момента их регистрации в соответствии с законодательством Российской Федерации об общественных объединениях, в том числе профессиональных союзов, благотворительных и иных фондов, политических партий и движений;

религиозных объединений и организаций;

негосударственных объединений (корпораций, ассоциаций, акционерных обществ), учреждений, организаций и предприятий промышленности, сельского хозяйства, других отраслей экономики, науки, культуры, социальной сферы, средств массовой информации;

физических лиц (документы личного происхождения, фамильные архивы, коллекции документов и другие).

Отнесение документов к составу Архивного фонда области осуществляется архивными органами и учреждениями области совместно с собственниками этих документов на основании соглашения (договора) после экспертизы их ценности. Архивные органы и учреждения области в месячный срок после принятия решения должны письменно проинформировать собственников об отнесении указанных документов к составу Архивного фонда области.

Раздел III. Архивы в области

8. Создание архивов

Юридическим и физическим лицам Российской Федерации гарантируется право на создание архивов на территории области.

Не допускается создание тайных архивов из документов государственной части Архивного фонда Российской Федерации, а также содержащих документы, отнесенные к категории особо ценных и уникальных в установленном порядке, либо создание тайных архивов, затрагивающих права и законные интересы граждан.

9. Передача права собственности на архивы

9.1. Передача права собственности другим лицам на архивные фонды и архивные документы, находящиеся на территории области и являющиеся федеральной собственностью (за исключением указанных в части первой статьи 8 Основ законодательства РФ об Архивном фонде и архивах), осуществляется постановлением главы администрации области по согласованию с Государственной архивной службой России.

9.2. Передача права собственности другим лицам на архивные фонды и архивные документы, являющиеся государственной собственностью области, осуществляется постановлением главы администрации области.

9.3. Передача права собственности другим лицам на архивные фонды и архивные документы, являющиеся муниципальной собственностью, переданные на хранение в государственный архив и Центр документации новейшей истории области, осуществляется органами местного самоуправления по согласованию с архивным отделом администрации области.

9.4. Передача права собственности другим лицам на архивные фонды и архивные документы, являющиеся муниципальной собственностью (за исключением указанных в пункте 9.3), осуществляется органом местного самоуправления.

9.5. Архивные фонды и архивные документы, относящиеся к государственной части Архивного фонда области, не могут быть объектом купли-продажи или иных сделок, кроме случаев, когда передача права собственности на указанные фонды и документы осуществляется в соответствии с пунктами 9.1, 9.2, 9.3 и 9.4, а также на основании судебного решения.

9.6. Собственники документов негосударственной части Архивного фонда области могут передавать свои документы в государственную собственность области и муниципальную собственность - на хранение в архивные учреждения, государственные музеи и библиотеки. При этом передача права собственности на документы оформляется соглашением (договором) с уточнением в случае необходимости условий хранения и использования документов.

9.7. Документы негосударственной части Архивного фонда области поступают в государственную собственность области и передаются на постоянное хранение в случае ликвидации негосударственных объединений, учреждений, организаций и предприятий или смерти владельца при отсутствии правопреемников и данных наследников в государственные архивы области и Центр документации новейшей истории.

10. Защита прав собственности на архивы

Право собственности архива независимо от формы собственности охраняется законодательством Российской Федерации. Ни один архивный документ не может быть без согласия собственника или уполномоченного им органа или лица изъят иначе, как на основании судебного решения. Архивы, архивные фонды и архивные документы, находящиеся в незаконном владении, передаются законным собственникам в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Раздел IV. Государственное управление архивным делом в области

11. Государственное управление архивным делом в области

Государственное управление архивным делом в области осуществляется администрацией области через архивный отдел администрации области.

12. Система архивных органов и учреждений области

12.1. Ведение архивного дела в области возлагается на орган исполнительной власти по архивному делу - архивный отдел администрации области.

12.2. В систему архивных учреждений архивного отдела администрации области входят: областной государственный архив, Центр документации новейшей истории, органы управления архивным делом в городах и районах.

12.3. Сеть архивных учреждений системы архивного отдела администрации области утверждается администрацией области.

12.4. Положения о государственном архиве и Центре документации новейшей истории области утверждаются архивным отделом администрации области.

12.5. Положения о районных, городских архивах (органах управления архивным делом в районе, городе) утверждаются администрацией района, города.

13. Финансовое и материально-техническое обеспечение архивных органов
и учреждений системы архивного отдела администрации области

13.1. Финансирование и материально-техническое обеспечение архивных органов и учреждений системы архивного отдела администрации области осуществляется за счет средств бюджета области, городских бюджетов городов, районных бюджетов районов, а также за счет внебюджетных средств.

13.2. Архивные органы и архивные учреждения области, финансируемые за счет средств бюджета, могут освобождаться в установленном порядке от налогов.

13.3. Органы государственной власти и местного самоуправления обеспечивают соответствующие архивные учреждения зданиями, помещениями, необходимыми техническими средствами и оборудованием, отвечающими установленным требованиям сохранности документов Архивного фонда области.

13.4. Имущество, в том числе недвижимое, находящееся или передаваемое в оперативное управление архивным органам и учреждениям системы архивного отдела администрации области, закрепляется за ними на правах бессрочного владения, пользования и распоряжения им.

Собственникам закрепленного за архивным органом и учреждениями имущества, в том числе недвижимого, находящегося или передаваемого в оперативное управление, запрещается изымать или перераспределять это имущество другим юридическим и физическим лицам.

14. Государственное попечение над негосударственными архивами

По просьбе собственников документов негосударственной части Архивного фонда области архивные органы и учреждения системы архивного отдела администрации области оказывают методическую помощь в сохранении, комплектовании и использовании их архивов. По договоренности с собственниками документов негосударственной части Архивного фонда области архивные органы и учреждения системы архивного отдела администрации области могут оказывать другое содействие негосударственным архивам.

Собственники негосударственных архивов и архивных документов, отнесенных в установленном порядке к составу Архивного фонда области, имеют право на передачу их по соглашению на хранение в архивные учреждения, право на создание их страховых копий, а также на их реставрацию и использование.

15. Контроль за соблюдением Положения об Архивном фонде области
и архивах

Контроль за соблюдением Положения об Архивном фонде области и архивах осуществляется органами исполнительной власти, местного самоуправления, прокуратуры и архивным отделом администрации области.

16. Участие общественных и религиозных объединений и организаций
в развитии архивного дела

Общественные и религиозные объединения и организации могут содействовать решению задач развития и совершенствования архивного дела, руководствуясь Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах, законами Российской Федерации, другими нормативными актами Российской Федерации и области.

Раздел V. Хранение, комплектование, учет и использование
архивных документов

17. Обязанности собственников по обеспечению сохранности документов
Архивного фонда области

17.1. Собственники документов, отнесенных к составу Архивного фонда области, обязаны обеспечить их сохранность. На особо ценные и уникальные архивные документы создаются страховые копии. Отнесение архивных документов к особо ценным и уникальным, а также создание и хранение их страховых копий осуществляется архивными органами и учреждениями системы архивного отдела администрации области в порядке, установленном Государственной архивной службой России.

17.2. Органы государственной власти и прокуратуры области, органы местного самоуправления, прокуратуры городов и районов, учреждения, организации и предприятия обеспечивают сохранность, учет, отбор и подготовку документов государственной части архивного фонда области для передачи на постоянное хранение в соответствии с государственными стандартами, правилами и инструкциями Государственной архивной службы России, нормативно-методическими документами учреждений системы архивного отдела администрации области, разрабатывают и утверждают по согласованию с архивным отделом администрации области нормативно-методические документы, определяющие работу архивных и делопроизводственных служб и ведомственных архивов.

17.3. Органы государственной власти и прокуратуры области, органы местного самоуправления, учреждения, организации и предприятия не могут уничтожить документы, срок хранения которых истек, до утверждения архивным отделом администрации области описей на дела постоянного хранения.

Собственники документов негосударственной части Архивного фонда области не могут уничтожить эти документы без согласования с соответствующими архивными органами и учреждениями.

18. Постоянное хранение документов Архивного фонда области

Постоянное хранение документов государственной части Архивного фонда области осуществляют:

государственный архив, Центр документации новейшей истории области архивных фондов и архивных документов органов государственной власти, прокуратуры области, органов местного самоуправления, учреждений, организаций и предприятий, отнесенных к государственной собственности, находящихся на ее территории и отнесенных к федеральной собственности, ранее принятых на хранение архивных фондов и архивных документов;

государственные музеи и библиотеки - архивных фондов и архивных документов юридических и физических лиц, поступающих в государственную собственность области на законном основании, ранее принятых на хранение архивных фондов и архивных документов.

Собственники документов негосударственной части Архивного фонда области обеспечивают их постоянное хранение в создаваемых для этих целей архивах или структурных подразделениях объединений, учреждений, организаций, предприятий.

19. Временное хранение документов Архивного фонда области

19.1. Временное хранение документов государственной части Архивного фонда области осуществляют органы государственной власти и прокуратуры области, органы местного самоуправления, учреждения, организации и предприятия в созданных ими ведомственных архивах:

архивных документов органов государственной власти, государственных объединений, учреждений, организаций и предприятий федерального подчинения в течение 15 лет;

архивных документов органов государственной власти и прокуратуры области, прокуратур городов и районов, государственных учреждений, организаций и предприятий областного подчинения в течение 10 лет;

архивных документов органов местного самоуправления, учреждений, организаций и предприятий городского и районного подчинения, предприятий сельского хозяйства в течение 5 лет;

записей актов гражданского состояния, документов по личному составу, записей нотариальных действий и судебных дел, похозяйственных книг в течение 75 лет;

архивных документов, образовавшихся при осуществлении деятельности совместных (с участием области) предприятий, организаций и объединений смешанных форм собственности, в уставном капитале которых имеется преобладающая доля государственной собственности области, в течение 10 лет;

научной, технологической и патентной документации в течение 10 лет;

конструкторской документации в течение 15 лет;

проектной документации по капитальному строительству в течение 25 лет;

телеметрической документации в течение 5 лет;

кинодокументов, фонодокументов и видеофонограмм не более 3 лет со времени изготовления;

фотодокументов в течение 3 лет;

документов на машинных носителях в течение 5 лет.

19.2. В необходимых случаях сроки ведомственного хранения указанных документов могут быть изменены архивным отделом администрации области.

19.3. При ликвидации или реорганизации органов государственной власти области и местного самоуправления, учреждений, предприятий и организаций, а также в случае изменения формы собственности этих учреждений, организаций, предприятий образовавшиеся в их деятельности архивные документы в упорядоченном состоянии передаются правопреемниками при сохранении федеральной, государственной и муниципальной собственности на указанные документы. При отсутствии правопреемника документы передаются в соответствующие учреждения системы архивного отдела администрации области. В целях сохранности документов и для решения вопроса о месте их дальнейшего хранения в состав комиссий, образуемых для передачи дел и имущества, включаются представители архивных органов и учреждений системы архивного отдела администрации области.

19.4. Временное хранение документов государственной части Архивного фонда области осуществляют районные и городские архивы. При этом сроки временного хранения документов определяются договором (соглашением) между учреждением, организацией или предприятием и соответствующим органом местного самоуправления.

19.5. Архивные учреждения, государственные музеи и библиотеки могут осуществлять временное, в том числе депозитарное хранение документов негосударственной части Архивного фонда области. Порядок и условия передачи документов негосударственной части Архивного фонда области на временное, в том числе депозитарное хранение, определяются в договорах (соглашениях) между собственниками документов и архивными учреждениями, государственными музеями и библиотеками.

20. Комплектование архивов

Архивные учреждения системы архивного отдела администрации области комплектуются документами, образующимися в деятельности органов государственной власти и прокуратуры, местного самоуправления, государственных и муниципальных учреждений, организаций и предприятий области или приобретенным указанными архивами, а также документами, переданными им негосударственными учреждениями, организациями, предприятиями и гражданами.

По истечении предельных сроков временного хранения документы государственной части Архивного фонда области в упорядоченном состоянии, с соответствующим научно-справочным аппаратом и страховыми копиями на особо ценные и уникальные документы, передаются на постоянное хранение в архивные учреждения области. Все работы, связанные с подготовкой и передачей документов на постоянное хранение, в том числе изготовление страховых копий, обработка и транспортировка документов выполняются за счет средств органов государственной власти и прокуратуры области, органов местного самоуправления, учреждений, организаций и предприятий.

Комплектование государственных музеев и библиотек, а также архивов общественных, религиозных объединений и организаций, частных архивов подлинными документами государственной части Архивного фонда области запрещается.

В случае продажи документов негосударственной части Архивного фонда области государство имеет преимущественное право на их приобретение. Собственники документов, организаторы аукционов, торгово-посреднических организаций обязаны не позднее чем за 10 дней до предстоящей продажи сообщать о ней архивным органам и учреждениям системы архивного отдела администрации области с указанием точного времени и места продажи.

21. Государственный учет документов Архивного фонда области

Документы архивного фонда области независимо от места хранения, вида носителя, техники и способа закрепления информации подлежат государственному учету в порядке, установленном Государственной архивной службой России.

Документы государственной части Архивного фонда области учитываются в архивных органах и учреждениях системы архивного отдела администрации области, государственных музеях и библиотеках, ведомственных архивах по фондам, коллекциям, единицам хранения (делам).

Органы государственной власти и прокуратуры области, органы местного самоуправления, учреждения, организации и предприятия несут в установленном порядке ответственность за полноту, достоверность и соблюдение сроков предоставления сведений по учету документов государственной части Архивного фонда области в соответствующие архивные органы и учреждения системы архивного отдела администрации области.

Собственники документов негосударственной части Архивного фонда области представляют сведения о своих фондах и документах с целью их государственного учета по запросам учреждений системы архивного отдела администрации области.

При смене собственника или места хранения документов негосударственной части Архивного фонда области собственники информируют архивные органы и учреждения системы архивного отдела администрации области о новом владельце или месте дальнейшего хранения этих документов.

22. Использование архивных документов

Документы государственной части Архивного фонда области и справочники к ним представляются для использования всем юридическим и физическим лицам. Использование архивных документов в архивных органах и учреждениях области осуществляется в порядке, установленном государственной архивной службой России.

Порядок использования документов государственной части Архивного фонда области, находящихся на временном хранении в органах государственной власти, прокуратуры области, органах местного самоуправления, учреждениях, организациях и на предприятиях, определяется ими по согласованию с архивным отделом администрации области.

Использование архивных документов, находящихся в собственности общественных, религиозных и иных негосударственных объединений и организаций или в частной собственности, осуществляется только с согласия собственника.

Архивные органы и учреждения области имеют право при выдаче пользователям для использования в коммерческих целях копий архивных документов и справочников к указанным документам устанавливать условия их использования (заключать лицензионные договоры) в соответствии с установленным порядком.

Хранение и использование документов государственной части Архивного фонда области, содержащих государственную или иную охраняемую законом тайну, осуществляется на основании лицензии, установленной законодательством Российской Федерации.

Рассекречивание документов государственной части Архивного фонда области, утративших секретный характер в связи с истечением срока секретного хранения или на основании законодательных актов Российской Федерации, проводится архивными органами и учреждениями области, государственными музеями и библиотеками, ведомственными архивами в соответствии с действующим законодательством РФ.

Допускаются ограничения на доступ к подлинникам особо ценных и уникальных документов государственной части Архивного фонда области, а также к документам, имеющим неудовлетворительное физическое состояние. В этих случаях архивные органы и учреждения системы архивного отдела администрации области, государственные музеи и библиотеки, ведомственные архивы обязаны создавать фонд пользования указанными документами. Ограничения в использовании архивных документов, содержащих сведения о личной жизни граждан (об их здоровье, семейных и интимных отношениях, имущественном положении), а также создающие угрозу для их жизни и безопасности жилища, устанавливаются на срок 75 лет со времени создания документов, если иное не предусмотрено законом Российской Федерации. Ранее этого срока доступ к таким документам может быть разрешен самим гражданином, а после его смерти - его наследниками.

Граждане, учреждения, организации, предприятия, а также общественные и религиозные объединения и организации имеют право получать заверенные копии архивных документов и выписки из архивных документов, хранящихся в архивных учреждениях области или архивах учреждений, организаций, предприятий или самостоятельно изготавливать копии документов и делать выписки из них, если это не угрожает физической сохранности документов.

Пользователи документов Архивного фонда области несут ответственность за их использование и сохранность в установленном порядке. Пользователи архивных документов могут обжаловать решения архивных органов и учреждений по вопросам использования указанных документов в вышестоящий в порядке подчиненности орган управления архивным отделом, а в случае несогласия с его решением - в судебном порядке в соответствии с законодательством.

Раздел VI. Ответственность за нарушение положения об Архивном фонде
области и архивах

23. Ответственность за нарушение Положения об Архивном фонде
области и архивах

Должностные лица и граждане несут уголовную, административную и иную ответственность за нарушение Положения об Архивном фонде области и архивах.

24. Возмещение ущерба, причиненного нарушением настоящего Положения

Должностные лица и граждане обязаны возместить собственнику документов Архивного фонда области ущерб, причиненный ими нарушением Положения об Архивном фонде и архивах.

Раздел VII. Международное сотрудничество в области архивного дела

Архивные органы и учреждения области, государственные музеи и библиотеки, юридические и физические лица - собственники архивных документов принимают участие в международном сотрудничестве в области архивного дела, могут участвовать в международных совещаниях и конференциях по проблемам архивов.

25. Вывоз архивных документов Архивного фонда Липецкой области
за пределы области и Российской Федерации

Вывоз архивных документов Архивного фонда Липецкой области за пределы области и Российской Федерации запрещается, за исключением случаев, предусмотренных частью второй настоящего пункта.

Архивный отдел администрации области вправе разрешить временный вывоз документов государственной части Архивного фонда области за пределы Липецкой области на оговоренный срок.