Приложение. Положение об Архивном отделе Липецкой области

Приложение

к распоряжению

Администрации Липецкой области

от 6 сентября 2006 г. N 681-р

Положение
об Архивном отделе Липецкой области

1. Общие положения

1.1. Архивный отдел области является исполнительным органом государственной власти области в сфере государственного управления архивным делом.

1.2. В систему Архивного отдела входят ОГУ "Государственный архив Липецкой области", "Центр документации новейшей истории Липецкой области", "Областной архив по личному составу и специальной документации" и архивные службы органов местного самоуправления городов и районов области.

1.3. Архивный отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, законодательством РФ и Липецкой области, а также настоящим Положением.

1.4. Архивный отдел осуществляет свою деятельность непосредственно через подведомственные ему государственные архивы во взаимодействии с другими исполнительными органами государственной власти области, органами местного самоуправления и их архивными службами, общественными объединениями и иными организациями и несет ответственность за состояние, дальнейшее развитие и совершенствование архивного дела в области.

1.5. Положение об Архивном отделе, его структура, численность и месячный фонд оплаты труда утверждаются распоряжением администрации Липецкой области.

1.6. Архивный отдел финансируется за счет бюджета области.

1.7. Архивный отдел обладает правами юридического лица, имеет печать с изображением герба Липецкой области и со своим наименованием, другие необходимые для осуществления своей деятельности печати, штампы и бланки.

1.8. Местонахождение Архивного отдела - г. Липецк, ул. Папина, 2-6.

2. Основные задачи

Основными задачами Архивного отдела являются:

2.1. Хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда области.

2.2. Анализ состояния и государственное регулирование развития архивного дела в области.

2.3. Координация деятельности органов государственной власти, государственных учреждений, организаций и предприятий области в сфере архивного дела и организации документов в делопроизводстве, оказание организационно-методической помощи учреждениям в развитии и совершенствовании государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации, взаимодействие по этим вопросам с органами местного самоуправления.

2.4. Контроль за соблюдением законодательства Российской Федерации и области по вопросам архивного дела в пределах своей компетенции, определенной законодательством Российской Федерации и законодательством области.

3. Функции

Архивный отдел в соответствии с возложенными на него задачами:

3.1. Организует комплектование и определяет состав документов, подлежащих приему в архивные учреждения области, обеспечивает соблюдение установленного порядка передачи документов в архивные учреждения области.

3.2. Организует хранение и ведет государственный учет документов Архивного фонда области, хранящихся в государственных архивах, музеях, библиотеках области, органах государственной власти, государственных унитарных предприятиях, государственных учреждениях, и представляет в установленном порядке сведения по учету в Федеральное архивное агентство.

3.3. Проверяет выполнение организациями, независимо от ведомственной подчиненности, законодательства Российской Федерации, области и других правовых актов по вопросам архивного дела.

3.4. Разрабатывает и обеспечивает реализацию программ, перспективных и текущих планов развития архивного дела и ведет статистический учет состояния и деятельности подведомственных архивных учреждений.

3.5. Обеспечивает подготовку и вносит на рассмотрение законодательных (представительных) и исполнительных органов власти области проекты правовых актов и нормативных документов по архивному делу и организации документов в делопроизводстве, предложения по развитию архивной службы.

3.6. Организует и проводит в установленном порядке работу по совершенствованию сети и структуры архивных учреждений.

3.7. Решает в установленном порядке вопросы о передаче архивных документов, находящихся в собственности области, в собственность Российской Федерации, иных субъектов Российской Федерации и муниципальных образований, а также о передаче в пределах территории области документов из одного государственного архива в другой.

3.8. В установленном порядке решает совместно с собственниками архивных документов вопросы об отнесении этих документов к составу Архивного фонда области.

3.9. Организует создание баз данных, а также традиционных видов архивных справочников для обеспечения поиска информации о составе и содержании документов Архивного фонда области.

3.10. Координирует и направляет научно-исследовательскую и методическую работу государственных архивов, участвует в работе научно-методического совета архивных учреждений ЦФО РФ, разрабатывает меры по внедрению научных исследований по вопросам архивоведения, документоведения и археографии в практику архивного дела.

3.11. Разрабатывает в пределах своей компетенции инструкции и методические пособия по вопросам архивного дела и организации документов в делопроизводстве.

3.12. Организует экспертизу научной и практической ценности документов и отбор их на государственное хранение.

3.13. Содействует совершенствованию организации документов в делопроизводстве учреждений на основе внедрения государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации.

3.14. Оказывает содействие собственникам частных архивов в сохранении, комплектовании и использовании их документов.

3.15. Организует публикационную и научно-информационную деятельность государственных архивов, координирует работу по изучению общественных потребностей в ретроспективной документной информации и эффективности использования документов.

3.16. Разрабатывает и представляет в установленном порядке предложения к проекту бюджета области о расходах на содержание Архивного отдела и непосредственно подчиненных ему архивных учреждений, обеспечивает их финансирование в пределах выделенных ассигнований на соответствующий период.

3.17. Составляет сводные бухгалтерские отчеты и сметы расходов Архивного отдела и государственных архивов, проводит экономический анализ исполнения смет расходов этих учреждений.

3.18. Осуществляет в установленном порядке деловые связи с архивными учреждениями государств - участников Содружества Независимых Государств, а также зарубежных стран.

3.19. Организует выявление и приобретение (получение) по согласованию с Федеральным архивным агентством профильных архивных документов, находящихся за рубежом.

3.20. Организует внедрение в практику работы архивных учреждений наиболее рациональных систем и методов хранения, реставрации, консервации, копирования, использования и охраны документов; принимает меры по материально-техническому обеспечению непосредственно подчиненных архивных учреждений, укреплению и развитию их материальной базы.

3.21. Изучает, обобщает и распространяет передовой опыт работы государственных архивов, проводит научно-практические конференции, совещания, семинары по архивному делу и организации документов в делопроизводстве; разрабатывает вопросы научной организации труда и экономики архивного дела.

3.22. Организует повышение квалификации работников подведомственных учреждений, работников архивов и делопроизводственных подразделений учреждений.

3.23. Содействует решению вопросов улучшения условий труда работников подведомственных архивных учреждений, их социальной защиты.

3.24. Организует исполнение запросов юридических лиц, российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией из законных прав и свобод.

3.25. Обеспечивает в пределах своей компетенции защиту сведений, составляющих государственную тайну.

3.26. Обеспечивает мобилизационную подготовку Архивного отдела и координацию деятельности находящихся в его ведении государственных архивов.

3.27. Осуществляет по поручению исполнительных органов государственной власти области другие функции в пределах предоставленных ему полномочий.

4. Обеспечение деятельности отдела

4.1. Для осуществления возложенных функций Архивному отделу предоставляется право:

4.1.1. Запрашивать и получать в установленном порядке от архивных служб органов местного самоуправления городов и районов области, от государственных учреждений, независимо от их ведомственной подчиненности, а также (на договорной основе) от негосударственных организаций сведения о работе и состоянии архивов и организации документов в делопроизводстве, необходимые для ведения государственного централизованного учета архивных фондов и документов.

4.1.2. Проверять работу архивов, в т.ч. по личному составу и организацию документов в делопроизводстве государственных учреждений независимо от их ведомственной подчиненности, а также негосударственных организаций, с которыми имеются соответствующие договорные отношения; заслушивать представителей органов государственной власти, учреждений по указанным вопросам.

4.1.3. Составлять в установленном порядке протоколы о нарушениях правил хранения, комплектования, учета или использования документов учреждений, организаций и предприятий области, независимо от их ведомственной подчиненности и организационно-правовой формы.

4.1.4. Ставить вопрос о создании рабочих комиссий и советов для рассмотрения вопросов архивного дела и организации документов в делопроизводстве, в т.ч. для определения степени секретности и рассекречивания документов в соответствии с действующим законодательством, принимать участие в работе комиссий, советов.

4.1.5. Согласовывать инструкции, учебные программы и другие документы по вопросам архивного дела и организации документов в делопроизводстве, разрабатываемые учреждениями.

4.1.6. Объявлять конкурсы на выполнение работ в области архивоведения, документоведения и археографии, утверждать в соответствии с действующим законодательством условия конкурсов.

4.1.7. В установленном порядке владеть, пользоваться и распоряжаться закрепленным за ним имуществом, в т.ч. недвижимым.

4.2. Документационное и информационное обеспечение Архивного отдела осуществляется соответствующими структурными подразделениями администрации области.

4.3. Финансирование целевых и комплексных программ, организации учебы кадров и других мероприятий, проводимых Архивным отделом, производится управлением финансов в установленном порядке.

5. Организация работы, руководство

5.1. Архивный отдел возглавляет начальник, который, как и его заместители назначается и освобождается от должности Администрацией области.

Начальник несет персональную ответственность за выполнение возложенных на Архивный отдел задач, распределяет обязанности между заместителями и работниками отдела.

5.2. Начальник Архивного отдела:

5.2.1. Издает в пределах своей компетенции приказы, инструкции, дает указания, обязательные для исполнения работниками Архивного отдела, подведомственными архивными учреждениями, организует и проверяет их исполнение.

5.2.2. Распоряжается кредитами и средствами в пределах утверждаемых смет и ассигнований.

5.2.3. Определяет структуру и вводит в действие штатное расписание, утвержденное Администрацией области, утверждает смету расходов на его содержание в пределах утвержденных на соответствующий период ассигнований, перечень платных работ и услуг, выполняемых государственными архивами области.

5.2.4. Назначает и освобождает от должности в установленном порядке сотрудников Архивного отдела и руководящих работников государственных архивов области.

5.2.5. Утверждает положения о государственных архивах области, а также должностные регламенты гражданских служащих Архивного отдела, должностные инструкции руководящих работников государственных архивов области.

5.2.6. Представляет в установленном порядке особо отличившихся работников Архивного отдела и государственных архивов области к государственным наградам и присвоению почетных званий.

5.3. В Архивном отделе образуется коллегия в составе начальника (председатель коллегии) и членов коллегии.

Состав коллегии утверждается Администрацией области.

Коллегия Архивного отдела, являющаяся совещательным органом, рассматривает важнейшие вопросы государственного регулирования развития архивного дела, организации и деятельности архивных учреждений, состояния ведомственных архивов, проверки исполнения, подбора и расстановки кадров, проекты важнейших приказов и инструкций; заслушивает доклады руководителей подведомственных архивных учреждений, представителей учреждений.

5.4. При Архивном отделе действует экспертно-проверочная комиссия для рассмотрения вопросов, связанных с определением состава документов Архивного фонда области, отбором их на хранение в государственные архивы и экспертизой ценности документов.

Положение об указанной комиссии и ее состав утверждается начальником Архивного отдела.

6. Имущество и финансы

6.1. Имущество Архивного отдела является государственной собственностью Липецкой области и закрепляется за ним на праве оперативного управления Комитетом по управлению государственным имуществом Липецкой области согласно акту приема-передачи.

6.2. Архивный отдел не вправе отчуждать или иным способом распоряжаться закрепленным за ним имуществом и имуществом, приобретенным за счет средств, выделяемых ему по смете.

6.3. Государственное имущество Архивного отдела может быть изъято в случаях, установленных действующим законодательством.

6.4. При осуществлении права оперативного управления Архивный отдел обязан:

- эффективно использовать государственное имущество;

- обеспечивать сохранность и использование имущества строго по назначению;

- не допускать ухудшения технического состояния имущества;

- осуществлять текущий и капитальный ремонт;

- начислять амортизационные отчисления на изнашиваемую часть имущества.