Распоряжение Главы администрации Лев-Толстовского района Липецкой области от 28 июня 2006 г. N 333-р "Об утверждении Положения об Архивном отделе"

В целях исполнения архивным отделом администрации Лев-Толстовского муниципального района действующего законодательства развития архивного дела в районе и соответствии с примерным Положением об архивном отделе органа местного самоуправления, утвержденного начальником архивного отдела администрации области:

1. Утвердить Положение об архивном отделе администрации Лев-Толстовского муниципального района (прилагается).

2. Пункт 1 распоряжения главы администрации Лев-Толстовского района от 21.08.2002 года N 231-р "Об утверждении Положения об архивном отделе" считать утратившим силу.

Глава Лев-Толстовского района

Е.В.Котов

Положение
об архивном отделе администрации
Лев-Толстовского муниципального района
(утв. распоряжением Главы администрации Лев-Толстовского района
Липецкой области от 28 июня 2006 г. N 333-р)

1. Общие положения

1.1. Администрация Лев-Толстовского муниципального района в лице архивного отдела в соответствии с Уставом района и Законом Липецкой области об архивном фонде и архивах в целях эффективной организации архивного дела на территории Лев-Толстовского района реализует полномочия по:

- хранению, комплектованию (формированию), учету и использованию архивных документов и архивных фондов, образовавшихся и образующихся в деятельности районного Совета депутатов, администрации района, ее структурных подразделений, отнесенных к муниципальной собственности, а также организаций районного уровня, переданных на законном основании в сферу деятельности архивного отдела;

- решению вопросов о передаче архивных документов, находящихся в муниципальной собственности, в собственность Российской Федерации, Липецкой области, иных муниципальных образований. Администрация Лев-Толстовского муниципального района в лице архивного отдела осуществляет деятельность в области архивного дела согласно полномочиям по решению вопросов местного значения, установленным Федеральным Законом от 06.10.2003 N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации".

1.2. Для решения задач по реализации полномочий в области архивного дела администрация образует в своем составе архивный отдел, выполняющий функции муниципального архива.

1.3. Отдел является самостоятельным структурным подразделением администрации района без статуса юридического лица, имеет собственную печать, угловой штамп и бланки со своим наименованием.

1.4. Отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации и Липецкой области, Уставом Лев-Толстовского муниципального района, постановлениями и распоряжениями глав администраций области, района, а также нормативно-методическими документами Федерального архивного агентства архивного отдела администрации Липецкой области и настоящим Положением.

1.5. Положение об отделе утверждается главой администрации с учетом рекомендаций архивного отдела администрации Липецкой области.

1.6. Штатная численность и номенклатура должностей муниципальных служащих-работников архивного отдела устанавливаются главой администрации.

1.7. Финансирование и материально-техническое обеспечение архивного отдела осуществляется за счет средств бюджета муниципального образования и, как правило, выделяется в нем отдельной строкой.

1.7.1. Дополнительными источниками финансирования являются:

- целевые средства из бюджета Липецкой области (при реализации программ развития архивного дела, включающих мероприятия в муниципальном образовании);

- субвенции на реализацию отдельных государственных полномочий в сфере архивного дела администрации, в т.ч. полномочий на хранение архивных фондов и архивных документов организаций, отнесенных к государственной собственности и расположенных на территории муниципального образования в соответствии с Законом Липецкой области от 30.11.2000 N 117-ОЗ "О наделении органов местного самоуправления государственными полномочиями Липецкой области в сфере архивного дела".

1.8. Администрация обеспечивает отдел помещениями, отвечающими нормативным требованиям обеспечения сохранности документов, его содержание, техническое оснащение, оборудование охрану, транспортное обслуживание и соблюдение необходимых условий труда работников.

При реконструкции, передаче здания (помещения), в котором размещен отдел, другим организациям администрация обязана предоставить отделу для размещения документов равноценное или более подходящее здание (помещение), отвечающее нормативным требованиям хранения архивных документов.

2. Задачи и функции

Основными задачами и функциями архивного отдела являются:

2.1. Обеспечение сохранности и учет архивных документов, подлежащих постоянному и длительному хранению, в т.ч.:

- хранение и учет документов, принятых в отдел;

- представление в установленном порядке учетных данных в архивный отдел администрации Липецкой области;

- проведение мероприятий по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечению их физической сохранности;

- представление администрации предложений по обеспечению сохранности документов, хранящихся в отделе, и их реализация.

2.1.1. Отдел обеспечивает хранение:

- архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, являющихся муниципальной собственностью, входящих в состав архивного фонда Липецкой области, в т.ч. образовавшихся в деятельности органов местного самоуправления с момента их образования, деятельности организаций, отнесенных к муниципальной собственности, а также находящихся в совместном ведении муниципального образования и Липецкой области;

- архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, являющихся государственной собственностью, входящих в состав архивного фонда Липецкой области, образовавшихся в процессе деятельности органа местного самоуправления по реализации отдельных государственных полномочий администрации, постоянно или временно, до передачи в государственные архивы Липецкой области, в соответствии с законодательными или иными нормативными правовыми актами Липецкой области;

- архивных фондов и архивных документов юридических и физических лиц на различных видах носителей, переданных на законном основании в муниципальную собственность, в т.ч. личного происхождения; документов на различных видах носителей по личному составу ликвидированных организаций (не имеющих правопреемника), действовавших на территории муниципального образования;

- печатных, аудиовизуальных и других материалов, дополняющих фонды отдела;

- учетных документов, архивных справочников и других материалов, необходимых для осуществления его практической деятельности.

2.1.2. Документы архивного фонда Липецкой области, находящиеся в частной собственности, поступают на хранение в архивный отдел на основании договоров (соглашений) между собственниками документов и архивным отделом.

2.2. Комплектование архивного отдела документами, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение для муниципального образования, в т.ч.:

- составление списков организаций - источников комплектования архивного отдела, утверждаемых администрацией и согласовываемых с архивным отделом администрации Липецкой области, систематическая работа по их уточнению;

- отбор и прием документов постоянного (долговременного) хранения в архивный отдел;

- проведение в установленном порядке экспертизы ценности документов, хранящихся в архивном отделе.

2.3. Организационно-методическое руководство деятельностью ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве органа местного самоуправления, муниципальных организаций; содействие организациям других форм собственности в порядке реализации отдельных государственных полномочий администрации в сохранении, комплектовании и использовании их архивов, включая:

- проведение проверок состояния делопроизводства и ведомственного хранения документов, в т.ч. по личному составу;

- ведение в установленном порядке учета документов хранящихся в организациях - источниках комплектования и других организациях, находящихся на территории муниципального образования;

- рассмотрение и согласование положений о ведомственных архивах, экспертных комиссиях, номенклатур дел организацийисточников комплектования архивного отдела и инструкций по делопроизводству; рассмотрение и представление в архивный отдел администрации Липецкой области поступивших от организаций описей дел постоянного хранения и по личному составу;

- изучение и обобщение практики работы ведомственных архивов и делопроизводственных служб, распространение их положительного опыта; оказание организационно-методической помощи, проведение совещаний, семинаров, консультаций по вопросам организации и методики работы с документами;

- разработка и реализация мероприятий по улучшению работы ведомственных архивов, организации документов в делопроизводстве, внедрению государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации; повышению квалификации работников архивов и делопроизводственных служб.

2.4. Информационное обеспечение органов местного самоуправления, организация использования архивных документов удовлетворение прав граждан на архивную информацию, в т.ч.:

- информирование органов местного самоуправления, иных организаций муниципального образования и граждан о составе и содержании документов архивного отдела по актуальной тематике, исполнение запросов юридических и физических лиц на документальную информацию;

- организация работы пользователей документами, изготовление копий документов по их запросам, подготовка документальных выставок, материалов для средств массовой информации, проведение встреч с общественностью и публикаторская деятельность;

- исполнение социально-правовых и иных запросов граждан, выдача архивных справок, заверенных копий и выписок из документов, рассмотрение заявлений, предложений и жалоб, прием граждан; создание и совершенствование научно-справочного аппарата к документам архивного отдела, автоматизированных информационно-поисковых систем, баз данных, архивных справочников о составе и содержании документов.

2.5. Реализация отдельных государственных полномочий администрации в сфере архивного дела, в установленном порядке, в т.ч. контроль за соблюдением юридическими и физическими лицами архивного законодательства Российской Федерации и Липецкой области.

3. Права

Отделу для выполнения возложенных на него задач и функций предоставляется право:

3.1. Предоставлять администрация по всем вопросам, входящим в компетенцию архивного отдела.

3.2. Вносит на рассмотрение администрации муниципального образования и архивного отдела администрации Липецкой области предложения по развитию архивного дела, улучшению обеспечения сохранности, комплектования и использования документов, хранящихся в архивном отделе, совершенствованию работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве организаций; участвовать в подготовке и рассмотрении администраций вопросов архивного дела и делопроизводства, готовить по ним проекты распорядительных документов.

3.3. Запрашивать и получать от организаций - источников комплектования, независимо от их ведомственной подчиненности, необходимые сведения о работе и состоянии ведомственных архивов, организации документов в делопроизводстве.

3.4. Проверять исполнение организациями, расположенными на территории муниципального образования, независимо от ведомственной подчиненности и форм собственности, требований федерального и регионального архивного законодательства.

3.5. Давать в пределах своей компетенции организациям, находящимся на территории муниципального образования, обязательные для исполнения указания по вопросам работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве.

3.6. Принимать участие в совещаниях, семинарах, проверках и мероприятиях, проводимых администрацией и ее структурными подразделениями.

3.7. Участвовать в работе экспертных комиссий организаций, иметь своего представителя в составе ликвидированных комиссий организаций для участия в решении вопросов сохранности документов.

3.8. Ставит перед органами местного самоуправления, государственной власти вопросы о привлечении к ответственности должностных лиц и лиц, выполняющих управленческие функции в коммерческих и иных организациях, а также физических лиц виновных в нарушении законодательства об архивном деле в Российской Федерации и Липецкой области.

3.9. Взаимодействовать в своей деятельности с органами местного самоуправления, организациями муниципального образования, архивным отделом администрации Липецкой области, общественными организациями.

4. Организация работы

4.1. Отдел возглавляет начальник. Начальник и специалисты архивного отдела являются муниципальными служащими и входят в реестр муниципальных должностей.

Начальник архивного отдела назначается и освобождается главой администрации района. Это решение согласовывается с архивным отделом администрации Липецкой области.

При смене начальника архивного отдела прием-передача дел проводится специально созданной комиссией, включающей представителей администрации, а также архивного отдела администрации Липецкой области. Акт приема-передачи утверждается администрацией и представляется в архивный отдел администрации Липецкой области.

4.2. Начальник архивного отдела:

4.2.1. Организует деятельность архивного отдела и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на от дел задач и функций.

4.2.2. Отчитывается о работе архивного отдела и состоянии архивного дела в муниципальном образовании пере администрацией и в установленном порядке - перед архивным отделом администрации Липецкой области.

4.3. Деятельность архивного отдела организуется в соответствии в правилами и инструкциями, действующими в системе Федерального агентства России, на основе целевых программ, планов работы, утверждаемых администрацией с учетом рекомендаций архивного отдела администрации Липецкой области.

4.4. Решение о реорганизации или ликвидации архивного отдела принимается главой муниципального образования в установленном порядке.

Архивные фонды и архивные документы при реорганизации архивного отдела передаются учреждению - правопреемнику. При его ликвидации или отсутствии правопреемника документы передаются на постоянное хранение в один из государственных архивов Липецкой области в установленном порядке.

Начальник архивного отдела

администрации Лев-Толстовского района

С.В.Брянкина