Решение Липецкого городского Совета депутатов от 16 декабря 2008 г. N 946 "О Положении "Об архивном управлении администрации города Липецка" (с изменениями и дополнениями)

Решение Липецкого городского Совета депутатов
от 16 декабря 2008 г. N 946
"О Положении "Об архивном управлении
администрации города Липецка"

С изменениями и дополнениями от:

29 июля 2014 г.

Рассмотрев проект положения "Об архивном управлении администрации города Липецка", принятый в первом чтении, учитывая решение постоянной комиссии по правовым вопросам, местному самоуправлению и депутатской этике, руководствуясь статьями 20, 36 Устава города Липецка, Липецкий городской Совет депутатов решил:

1. Утвердить Положение "Об архивном управлении администрации города Липецка" (прилагается).

2. Направить вышеуказанный нормативный правовой акт Главе города Липецка для подписания и официального опубликования.

3. Настоящее решение вступает в силу со дня его официального опубликования.

И.о. председателя Липецкого городского Совета депутатов

Ф. Жигаров

Секретарь сессии

А. Корышев

Положение
об архивном управлении
администрации города Липецка

С изменениями и дополнениями от:

29 июля 2014 г.

Утверждено решением

Липецкого городского Совета депутатов

от 16.12.2008 г. N 946

1. Общие положения

1.1. Архивное управление администрации города Липецка (далее Управление) является структурным подразделением администрации города Липецка.

1.2. Управление является юридическим лицом, наделено муниципальным имуществом, закрепленным за ним на праве оперативного управления, имеет самостоятельный баланс, печать с изображением герба города Липецка и своим наименованием, другие печати, штампы и бланки, необходимые для его деятельности, а также счета, открываемые в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Информация об изменениях:

Решением Липецкого городского Совета депутатов от 29 июля 2014 г. N 897 в пункт 1.3 раздела 1 настоящего Положения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

1.3. В соответствии с Законами РФ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации" N 131-ФЗ от 06.10.2003, "Об архивном деле в Российской Федерации" N 125-ФЗ от 22.10.2004, Законом Липецкой области "О наделении органов местного самоуправления государственными полномочиями Липецкой области в сфере архивного дела" N 117-ОЗ от 30.11.2000, Уставом города Липецка архивное управление осуществляет полномочия по:

- организации и содержанию архивохранилища;

- обеспечению хранения, комплектования, учета и использования архивных документов, образовавшихся и образующихся в процессе деятельности Липецкого городского Совета депутатов и администрации города, муниципальных предприятий и учреждений, а также документов Архивного фонда Российской Федерации и архивных документов, находящихся на территории города Липецка и являющихся областной государственной собственностью;

- решению вопросов о передаче права собственности на архивные фонды и архивные документы, за исключением вопросов, отнесенных к ведению Российской Федерации, совместному ведению Российской Федерации и Липецкой области, ведению Липецкой области.

1.4. Управление взаимодействует с ведомственными и межведомственными архивами организаций города Липецка независимо от их формы собственности.

Информация об изменениях:

Решением Липецкого городского Совета депутатов от 29 июля 2014 г. N 897 в пункт 1.5 раздела 1 настоящего Положения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

1.5. Управление в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, Федеральным законом "Об архивном деле в Российской Федерации" и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации и Липецкой области, Уставом города Липецка, постановлениями и распоряжениями администрации города Липецка, а также нормативно-методическими документами Федерального архивного агентства, управления ЗАГС и архивов Липецкой области.

1.6. Полномочия, структура и штатная численность Управления утверждаются Главой города по представлению начальника Управления и по согласованию с координирующим заместителем главы администрации города Липецка.

1.7. Положение об Управлении утверждается Липецким городским Советом депутатов по представлению Главы города Липецка.

Информация об изменениях:

Решением Липецкого городского Совета депутатов от 29 июля 2014 г. N 897 в пункт 1.8 раздела 1 настоящего Положения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

1.8. Начальник Управления и работники отдела сохранности и использования документов муниципального образования являются муниципальными служащими.

1.9. Архивное управление имеет внутреннюю структуру, состоящую из отделов, вопросы деятельности которых регламентируются положениями о них.

1.10. Местонахождение Управления - 398001, город Липецк, ул. Советская, д. 5.

2. Задачи

Основными задачами Управления являются:

Информация об изменениях:

Решением Липецкого городского Совета депутатов от 29 июля 2014 г. N 897 в пункт 2.1 раздела 2 настоящего Положения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

2.1. Организация хранения, комплектования, учета и использования документов органов местного самоуправления города Липецка, муниципальных предприятий и учреждений, документов Архивного фонда Российской Федерации области и архивных документов, находящихся на территории города Липецка и являющихся областной государственной собственностью, а также документов, ликвидированных организаций независимо от их формы собственности.

2.2. Анализ состояния и регулирования развития архивного дела на территории города Липецка.

2.3. Координация деятельности органов местного самоуправления города Липецка, муниципальных предприятий и учреждений города в области архивного дела, оказание организационно-методической помощи в развитии и совершенствовании государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации в области архивного дела, взаимодействие по этим вопросам на договорных началах с организациями и предприятиями всех форм собственности, расположенных на территории города.

2.4. Выполнение отдельных государственных полномочий по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности и находящихся на территории города Липецка.

2.5. Представление Главе города Липецка предложений по вопросам передачи архивных документов, находящихся в муниципальной собственности, в собственность Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, иных муниципальных образований.

Информация об изменениях:

Решением Липецкого городского Совета депутатов от 29 июля 2014 г. N 897 пункт 2.6 раздела 2 настоящего Положения изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

2.6. Информирование органов государственной власти и органов местного самоуправления о соблюдении законодательства Российской Федерации и Липецкой области, нормативных правовых актов органов местного самоуправления по вопросам архивного дела.

Информация об изменениях:

Решением Липецкого городского Совета депутатов от 29 июля 2014 г. N 897 в раздел 3 настоящего Положения внесены изменения

См. текст раздела в предыдущей редакции

3. Функции

Управление в соответствии с возложенными задачами выполняет следующие функции:

3.1. Обеспечение сохранности и учет архивных документов, подлежащих постоянному и длительному хранению, в том числе:

- хранение и учет документов, принятых в Управление;

- представление в установленном порядке учетных данных в управление ЗАГС и архивов Липецкой области;

- проведение мероприятий по созданию оптимальных условий, хранения документов, принятых в Управление, и обеспечению их физической сохранности;

- информирование администрации города Липецка о выявленных недостатках в области архивного дела и реализация предложений по совершенствованию сохранности документов хранящихся в Управлении.

Управление обеспечивает хранение:

- архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, являющихся муниципальной собственностью, входящих в состав Архивного фонда Российской Федерации, в том числе образовавшихся в результате деятельности органов местного самоуправления с момента их образования, деятельности муниципальных предприятий и учреждений, а также находящихся в совместном ведении администраций города и Липецкой области;

- архивных фондов и архивных документов юридических и физических лиц, переданных на законном основании в муниципальную собственность, в том числе личного происхождения, входящих в негосударственную часть Архивного фонда Российской Федерации;

- архивных фондов и архивных документов, являющихся областной государственной собственностью, входящих в состав Архивного фонда Российской Федерации и переданных на законных основаниях в ведение администрации города Липецка в порядке реализации отдельных государственных полномочий;

- печатных, аудиовизуальных и других материалов, дополняющих фонды Управления;

- учетных документов, архивных справочников и других материалов, необходимых для осуществления практической деятельности;

- документов учреждений и предприятий негосударственной формы собственности в порядке и на условиях договоров между собственником документов и Управлением, действующим от имени администрации города.

3.2. Комплектование Управления документами, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значения для города Липецка, в том числе:

- составление списков организаций - источников комплектования архивными документами Управления, утверждаемых Главой города и согласовываемых с управлением ЗАГС и архивов Липецкой области; систематическая работа по их уточнению;

- отбор и прием документов постоянного и временного хранения в Управление;

3.3. Оказание организационно-методической помощи в деятельности ведомственных архивов и в организации делопроизводства администрации города Липецка, Липецкого городского Совета депутатов, муниципальных предприятий и учреждений, музеев, библиотек, содействие организациям других форм собственности в порядке реализации отдельных государственных полномочий администрации города в сохранении, комплектовании и использовании их архивов, включая:

- ведение в установленном порядке учета документов, хранящихся в предприятиях и организациях - источниках комплектования архивными документами;

- рассмотрение, утверждение и согласование поступивших от предприятий и организаций города описей дел постоянного хранения, временного хранения и по личному составу;

- рассмотрение и согласование положений о ведомственных архивах, экспертных комиссиях, номенклатуры дел и инструкций по делопроизводству предприятий и организаций - источников комплектования архивными документами Управления;

- изучение и обобщение практики работы ведомственных архивов и делопроизводственных служб, распространение их положительного опыта;

- оказание организационно-методической помощи, проведение семинаров, совещаний, консультаций по вопросам организации и методики работы с документами;

- разработка рекомендаций и оказание методической помощи по улучшению работы ведомственных архивов, совершенствованию государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации.

3.4. Информационное обеспечение органов местного самоуправления города Липецка, организация использования архивных документов, удовлетворение прав граждан на архивную информацию, в том числе:

- информирование органов местного самоуправления города Липецка, предприятий и организаций города о составе и содержании документов Управления, исполнение запросов юридических и физических лиц на документную информацию;

- организация работы пользователей с документами, изготовление копий документов по их запросам, подготовка документальных выставок, материалов для средств массовой информации, проведение встреч с общественностью, уроков истории, экскурсий, публикаторская и исследовательская деятельности;

- ведение исторической летописи органов местного самоуправления города Липецка, отраслей городского хозяйства с осуществлением инициативного фотографирования и документирования;

- организация музейно-выставочной работы для более полного удовлетворения возрастающего интереса граждан к историческому наследию;

- исполнение социально-правовых и иных запросов граждан, выдача им архивных справок, заверенных копий и выписок из документов; рассмотрение заявлений, предложений и жалоб, прием граждан;

- абзац седьмой утратил силу

Информация об изменениях:

См. текст абзаца седьмого пункта 3.4

3.5. Создание и совершенствование научно-справочного аппарата к документам Управления, автоматизированных информационно-поисковых систем, банков и баз данных, архивных справочников о составе и содержании документов.

3.6. Разработка административных регламентов предоставления государственных услуг и исполнения государственных функций в сфере архивного дела в соответствии с Законом Липецкой области от 30.11.2000 N 117-ОЗ "О наделении органов местного самоуправления государственными полномочиями Липецкой области в сфере архивного дела".

Разработка административных регламентов предоставления муниципальных услуг в сфере архивного дела.

Информация об изменениях:

Решением Липецкого городского Совета депутатов от 29 июля 2014 г. N 897 в раздел 4 настоящего Положения внесены изменения

См. текст раздела в предыдущей редакции

4. Права

Управлению для выполнения возложенных на него задач и функций предоставляется право:

4.1. Представлять администрацию города Липецка по всем вопросам, входящим в компетенцию Управления.

4.2. По согласованию с координирующим заместителем главы администрации вносить на рассмотрение Главы города Липецка, Липецкого городского Совета депутатов, управление ЗАГС и архивов Липецкой области предложения по развитию архивного дела, улучшению обеспечения сохранности, комплектования и использования документов, хранящихся в Управлении, совершенствованию работы ведомственных архивов и организации делопроизводства предприятий и организаций города, участвовать в подготовке и рассмотрении администрацией города и городским Советом депутатов вопросов архивного дела и делопроизводства, готовить по ним проекты правовых документов.

4.3. Запрашивать и получать от органов государственной власти, организаций независимо от их организационно-правовой формы сведения, необходимые для принятия решений по вопросам, отнесенным к деятельности управления.

4.4. Принимать участие в проверках соблюдения правил организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в источниках комплектования документами Управления, организуемых управлением ЗАГС и архивов Липецкой области.

4.5. Давать в пределах своей компетенции организациям, расположенным на территории города Липецка, независимо от их ведомственной подчиненности и форм собственности, рекомендации по вопросам работы ведомственных архивов и организации делопроизводства.

4.6. Принимать участие в совещаниях, семинарах и мероприятиях, проводимых администрацией города; участвовать в работе экспертных комиссий предприятий и организаций города.

4.7. Иметь своего представителя в составе ликвидационных комиссий предприятий и организаций города для участия в решении вопросов сохранности документов.

4.8. Взаимодействовать в своей деятельности с управлением ЗАГС и архивов Липецкой области, Липецким отделением Российского общества историков-архивистов, другими общественными организациями.

4.9. Образовывать при Управлении экспертно-проверочную и методическую комиссию, утверждаемую координирующим заместителем главы администрации города Липецка, для рассмотрения организационно-методических и практических вопросов архивного дела и документационного обеспечения управления организаций и предприятий города Липецка.

4.10. Вести переписку по вопросам, относящимся к государственным полномочиям в сфере архивного дела.

5. Организация работы

5.1. Управление возглавляет начальник, назначаемый на должность и освобождаемый от должности Главой города по представлению координирующего заместителя главы администрации города Липецка.

5.2. Начальник Управления имеет заместителя, назначаемого на должность и освобождаемого от должности начальником Управления по согласованию с координирующим заместителем главы администрации города Липецка.

5.3. На время отсутствия начальника Управления его обязанности исполняет заместитель начальника.

5.4. При смене начальника Управления прием-передача дел производится специально созданной комиссией, включающей представителей администрации города Липецка, а также управления по делам архивов Липецкой области. Акт приема-передачи утверждается координирующим заместителем главы администрации и представляется в управление по делам архивов Липецкой области.

5.5. Права, обязанности, гарантии социальной защиты работников Управления устанавливаются законодательством Российской Федерации, законами Липецкой области, нормативными правовыми актами органов местного самоуправления.

5.6. Начальник Управления:

5.6.1. Назначает и освобождает от должности заместителя начальника Управления и работников Управления.

5.6.2. Организует деятельность Управления, издает приказы, ведет контроль за их исполнением.

Информация об изменениях:

Решением Липецкого городского Совета депутатов от 29 июля 2014 г. N 897 в подпункт 5.6.3 пункта 5.6 раздела 5 настоящего Положения внесены изменения

См. текст подпункта в предыдущей редакции

5.6.3. Отчитывается о работе Управления и состоянии архивного дела в городе Липецке в установленном порядке перед администрацией города и управлением ЗАГС и архивов Липецкой области.

5.6.4. Утверждает положения об отделах Управления, правила внутреннего трудового распорядка, должностные инструкции заместителя начальника Управления и начальников отделов Управления.

5.6.5. Представляет Главе города Липецка:

- предложения о предельной штатной численности и фонде оплаты труда работников Управления;

- предложения по формированию городского бюджета в части финансирования Управления.

5.6.6. Осуществляет функции распорядителя средств городского бюджета, предусмотренных на содержание Управления и иных бюджетных средств, подписывает финансовые документы.

5.6.7. Рассматривает вопросы установления должностных окладов работникам Управления, а также надбавок к должностным окладам.

5.6.8. Вносит предложения об изменении квалификационных разрядов работникам Управления.

Информация об изменениях:

Решением Липецкого городского Совета депутатов от 29 июля 2014 г. N 897 пункт 5.6 раздела 5 настоящего Положения дополнен подпунктом 5.6.9

5.6.9. Организует использование материальных средств, предоставленных для осуществления государственных полномочий в сфере архивного дела, по целевому назначению.

5.7. Должностная инструкция начальника Управления утверждается координирующим заместителем главы администрации.

5.8. Должностные инструкции специалистов Управления утверждаются начальником Управления.

6. Имущество и средства управления

6.1. Управление владеет, пользуется принадлежащим ему на праве оперативного управления имуществом в соответствии с законодательством Российской Федерации.

6.2. Управление отвечает по своим обязательствам в пределах находящихся в его распоряжении денежных средств.

6.3. Источниками формирования имущества и финансовых ресурсов Управления являются:

- средства городского бюджета;

- целевые средства из бюджета Липецкой области.

7. Реорганизация и прекращение
деятельности управления

7.1. Реорганизация или ликвидация Управления производится в соответствии с действующим законодательством.

7.2. Архивные фонды и архивные документы при реорганизации Управления передаются организации - правопреемнику. При его ликвидации документы передаются на постоянное хранение в один из государственных архивов Липецкой области.

7.3. При ликвидации Управления его средства, за вычетом платежей по покрытию его обязательств, передаются в городской бюджет и являются муниципальной собственностью города Липецка.

8. Ответственность

8.1. Начальник Управления несет персональную ответственность за результаты деятельности Управления и состояние дисциплины в Управлении.

8.2. Работники управления несут ответственность за неисполнение должностных обязанностей в соответствии с трудовым законодательством.

Глава города Липецка

М. Гулевский