Приложение N 1. Положение об архивном управлении администрации г. Липецка

Приложение N 1

к распоряжению

главы г. Липецка

от 6 октября 2008 г. N 2084-р

Положение
об архивном управлении
администрации г. Липецка

1. Общие положения

1.1. Архивное управление администрации г. Липецка (далее Управление) является структурным подразделением администрации г. Липецка.

1.2. Управление является юридическим лицом, наделено муниципальным имуществом, закрепленным за ним на праве оперативного управления, имеет самостоятельный баланс, печать с изображением герба города Липецка и своим наименованием, другие печати, штампы и бланки, необходимые для его деятельности, а также счета, открываемые в соответствии с законодательством Российской Федерации.

1.3. В соответствии с Законами РФ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации" N 131-ФЗ от 06.10.2003, "Об архивном деле в Российской Федерации" N 125-ФЗ от 22.10.2004, Законом Липецкой области "О наделении органов местного самоуправления государственными полномочиями Липецкой области в сфере архивного дела" N 117-ОЗ от 30.11.2000, Уставом г. Липецка архивное управление осуществляет полномочия по:

- организации и содержанию архивохранилища;

- обеспечению хранения, комплектования, учета и использования архивных документов, образовавшихся и образующихся в процессе деятельности Липецкого городского Совета депутатов и администрации города, муниципальных предприятий и учреждений, а также организаций областной государственной собственности;

- решению вопросов о передаче права собственности на архивные фонды и архивные документы, за исключением вопросов, отнесенных к ведению Российской Федерации, совместному ведению Российской Федерации и Липецкой области, ведению Липецкой области.

1.4. Управление взаимодействует с ведомственными и межведомственными архивами организаций города Липецка независимо от их формы собственности.

1.5. Управление в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, Федеральным законом "Об архивном деле в Российской Федерации" и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации и Липецкой области, Уставом города Липецка, постановлениями и распоряжениями главы города Липецка, а также нормативно-методическими документами Федерального архивного агентства, управления по делам архивов Липецкой области.

1.6. Полномочия, Структура и штатная численность Управления утверждаются главой города по представлению начальника архивного Управления и по согласованию с координирующим заместителем главы администрации города Липецка.

1.7. Положение об Управлении утверждается Липецким городским Советом депутатов по представлению главы города Липецка.

1.8. Начальник Управления и работники отдела сохранности и использования документов муниципального образования являются муниципальными служащими. Для выполнения технических и иных функций Управление заключает трудовые договоры с работниками, не являющимися муниципальными служащими.

1.9. Архивное управление имеет внутреннюю структуру, состоящую из отделов, вопросы деятельности которых регламентируются положениями о них.

1.10. Местонахождение Управления - 398001, город Липецк, ул. Советская, д. 5.

2. Задачи

Основными задачами Управления являются:

2.1. Организация хранения, комплектования и использования документов муниципального образования, организаций федеральной государственной собственности, расположенных на территории г. Липецка, входящих в состав Государственного архивного фонда Российской Федерации, а также документов ликвидированных организаций независимо от их формы собственности.

2.2. Анализ состояния и регулирования развития архивного дела на территории г. Липецка.

2.3. Координация деятельности органов местного самоуправления г. Липецка, муниципальных предприятий и учреждений города в области архивного дела, оказание организационно-методической помощи в развитии и совершенствовании государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации в области архивного дела, взаимодействие по этим вопросам на договорных началах с организациями и предприятиями всех форм собственности города.

2.4. Контроль за соблюдением законодательства Российской Федерации и Липецкой области, нормативных правовых актов органов местного самоуправления по вопросам архивного дела.

3. Функции

Управление в соответствии с возложенными задачами выполняет следующие функции:

3.1. Обеспечение сохранности и учет архивных документов, подлежащих постоянному и длительному хранению, в том числе:

- хранение и учет документов, принятых в Управление;

- представление в установленном порядке учетных данных в управление по делам архивов Липецкой области;

- проведение мероприятий по созданию оптимальных условий хранения документов, принятых в Управление, и обеспечению их физической сохранности;

- информирование администрации г. Липецка о выявленных недостатках в области архивного дела и реализация предложений по совершенствованию сохранности документов, хранящихся в Управлении.

3.1.1. Управление обеспечивает хранение:

- архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, являющихся муниципальной собственностью, входящих в состав Архивного фонда Липецкой области, в том числе образовавшихся в результате деятельности органов местного самоуправления с момента их образования, деятельности муниципальных предприятий и учреждений, а также находящихся в совместном ведении администраций города и Липецкой области;

- архивных фондов и архивных документов юридических и физических лиц, переданных на законном основании в муниципальную собственность, в том числе личного происхождения, входящих в негосударственную часть Архивного фонда Липецкой области;

- архивных фондов и архивных документов, являющихся областной государственной собственностью, входящих в состав Архивного фонда Липецкой области и переданных на законных основаниях в ведение администрации г. Липецка в порядке реализации отдельных государственных полномочий;

- печатных, аудиовизуальных и других материалов, дополняющих фонды Управления;

- учетных документов, архивных справочников и других материалов, необходимых для осуществления практической деятельности.

3.1.2. Документы негосударственной части Архивного фонда Липецкой области поступают на хранение в Управление в порядке и на условиях договоров между собственником документов и Управлением, действующим от имени администрации города.

3.2. Комплектование Управления документами, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значения для г. Липецка, в том числе:

- составление списков организаций - источников комплектования архивными документами Управления, утверждаемых главой города и согласовываемых с управлением по делам архивов Липецкой области; систематическая работа по их уточнению;

- сбор и прием документов постоянного и долговременного хранения в Управление;

3.3. Организационно-методическое руководство деятельностью ведомственных архивов и организацией делопроизводства администрации города Липецка, Липецкого городского Совета депутатов, муниципальных предприятий и учреждений; содействие организациям других форм собственности в порядке реализации отдельных государственных полномочий администрации города в сохранении, комплектовании и использовании их архивов, включая:

- ведение в установленном порядке учета документов, хранящихся в предприятиях и организациях - источниках комплектования архивными документами и других предприятиях и организациях, находящихся на территории г. Липецка;

- рассмотрение, утверждение и согласование поступивших от предприятий и организаций города описей дел постоянного хранения, временного хранения и по личному составу;

- рассмотрение и согласование положений о ведомственных архивах, экспертных комиссиях, номенклатуры дел и инструкций по делопроизводству предприятий и организаций - источников комплектования архивными документами Управления;

изучение и обобщение практики работы ведомственных архивов и делопроизводственных служб, распространение их положительного опыта;

- оказание организационно-методической помощи, проведение семинаров, совещаний, консультаций по вопросам организации и методики работы с документами;

- разработка рекомендаций и оказание методической помощи по улучшению работы ведомственных архивов, совершенствованию государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации.

3.4. Информационное обеспечение органов местного самоуправления г. Липецка, организация использования архивных документов, удовлетворение прав граждан на архивную информацию, в том числе:

- информирование органов местного самоуправления г. Липецка, предприятий и организаций города о составе и содержании документов Управления, исполнение запросов юридических и физических лиц на документную информацию;

- организация работы пользователей с документами, изготовление копий документов по их запросам, подготовка документальных выставок, материалов для средств массовой информации, проведение встреч с общественностью, уроков истории, экскурсий, публикаторская и исследовательская деятельности;

- ведение исторической летописи органов местного самоуправления г. Липецка, отраслей городского хозяйства с осуществлением инициативного фотографирования и документирования;

- организация музейно-выставочной работы для более полного удовлетворения возрастающего интереса граждан к историческому наследию;

- исполнение социально-правовых и иных запросов граждан, выдача им архивных справок, заверенных копий и выписок из документов; рассмотрение заявлений, предложений и жалоб, прием граждан;

- создание и совершенствование научно-справочного аппарата к документам Управления, автоматизированных информационно-поисковых систем, банков и баз данных, архивных справочников о составе и содержании документов.

4. Права

Управлению для выполнения возложенных на него задач и функций предоставляется право:

4.1. Представлять администрацию г. Липецка по всем вопросам, входящим в компетенцию Управления.

4.2. По согласованию с координирующим заместителем главы администрации вносить на рассмотрение главы города Липецка, Липецкого городского Совета депутатов, управления по делам архивов Липецкой области предложения по развитию архивного дела, улучшению обеспечения сохранности, комплектования и использования документов, хранящихся в Управлении, совершенствованию работы ведомственных архивов и организации делопроизводства предприятий и организаций города, участвовать в подготовке и рассмотрении администрацией города и городским Советом депутатов вопросов архивного дела и делопроизводства, готовить по ним проекты правовых документов.

4.3. Запрашивать и получать от организаций города - источников комплектования архивными документами, независимо от их ведомственной подчиненности, необходимые сведения о работе и состоянии ведомственных архивов, организации делопроизводства.

4.4. Проверять исполнение организациями, расположенными на территории г. Липецка, законодательных норм в области архивного дела.

4.5. Давать в пределах своей компетенции организациям, расположенным на территории г. Липецка, независимо от их ведомственной подчиненности и форм собственности, обязательные для их исполнения указания по вопросам работы ведомственных архивов и организации делопроизводства.

4.6. Принимать участие в совещаниях, семинарах и мероприятиях, проводимых администрацией города; участвовать в работе экспертных комиссий предприятий и организаций города.

4.7. Иметь своего