Распоряжение Главы г. Липецка от 14 мая 2009 г. N 850-р "Об утверждении Инструкции о ведении делопроизводства в администрации г. Липецка"

Распоряжение Главы г. Липецка
от 14 мая 2009 г. N 850-р
"Об утверждении Инструкции о ведении делопроизводства
в администрации г. Липецка"

В целях установления общих требований документационного обеспечения управления, учета и сохранности документов для всех структурных подразделений администрации, повышения эффективности работы по ведению делопроизводства:

1. Инструкцию о ведении делопроизводства в администрации города Липецка утвердить (прилагается).

2. Руководителям структурных подразделений администрации города обеспечить ведение делопроизводства в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.

3. Муниципальному учреждению "Городской центр рекламы" (Коробков В.В.) отпечатать и сброшюровать Инструкцию в количестве 200 экземпляров.

4. Распоряжение главы города Липецка от 25.12.2006 N 4837-р "Об утверждении Инструкции о ведении делопроизводства в администрации г. Липецка" признать утратившим силу.

5. Контроль за исполнением настоящего распоряжения возложить на заместителя главы - руководителя аппарата администрации г. Липецка И.Н.Кошелева, руководителей структурных подразделений администрации.

Глава города Липецка

М.В.Гулевский

Утверждена

Распоряжением главы

города Липецка

от 14 мая 2009 г. N 850-р

Инструкция
о ведении делопроизводства в администрации города Липецка

1. Общие положения

1.1. Инструкция о ведении делопроизводства в администрации города Липецка разработана на основании Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной Приказом Минкультуры РФ от 8 ноября 2005 года N 536 и с учетом Государственного стандарта на организационно-распорядительную документацию - ГОСТ Р 6.30 - 2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

1.2. Инструкция является правовым актом, устанавливающим общие требования документационного обеспечения управления, учета и обеспечения сохранности документов, обязательные для всех структурных подразделений администрации.

1.3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами, независимо от вида носителя.

1.4. Инструкция устанавливает порядок приема, учета, подготовки, оформления, тиражирования, контроля исполнения, хранения и использования документов, формирования дел, подготовки и передачи их в ведомственный архив или архивное управление администрации.

Порядок работы с секретными документами и документами с грифом "Для служебного пользования" регламентируется специальными инструкциями.

1.5. Документационное обеспечение управления, контроль за соблюдением в структурных подразделениях администрации единой системы делопроизводства, методическое руководство работой с документами и обучение работников основам делопроизводства возлагается на аналитическое управление, управление организационно-контрольной и кадровой работы и архивное управление администрации.

1.6. Ответственность за организацию и правильное ведение делопроизводства в структурных подразделениях возлагается на их руководителей.

Руководитель подразделения определяет ответственного за ведение делопроизводства, который обеспечивает сохранность, учет, прохождение документов в установленные сроки, информирует руководство о состоянии их исполнения, осуществляет ознакомление работников с нормативными и методическими документами по делопроизводству.

Данные обязанности работника определяются должностной инструкцией.

Передача документов, их копий работникам сторонних учреждений, организаций и предприятий допускается с разрешения руководства администрации или структурного подразделения.

При увольнении или перемещении работника имеющиеся у него документы, по указанию руководителя, передаются по акту другому работнику.

2. Правила подготовки и оформления документов

2.1. Управленческая деятельность администрации выражается посредством издания организационно-распорядительных документов.

Документирование осуществляется компьютерным способом.

2.2. Основанием для принятия администрацией правовых актов являются: Конституция РФ и Законы РФ, Указы и Распоряжения Президента РФ, Постановления и Распоряжения Правительства РФ, нормативные документы органов законодательной, исполнительной власти области, Устав города, решения городского Совета депутатов.

2.3. Решение вопросов местного значения, а также вопросов, относящихся к деятельности всех или нескольких структурных подразделений администрации, излагается в постановлениях и распоряжениях главы города, распоряжениях заместителей главы администрации.

2.4. Результаты обсуждения вопросов на заседаниях Коллегии и Малого Совета администрации, совещаниях фиксируются в протоколах.

Протоколы оформляются на основании обсуждения вопросов, рассмат#иваемых на заседании и документов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступлений, справок, проектов решений, списков приглашенных и пр.).

2.5. В пределах своей компетенции администрация и ее структурные подразделения могут направлять письма в государственные органы власти, предприятиям и организациям, гражданам. Письма составляются в том случае, когда невозможен или затруднен без документальный способ обмена информацией: устные разъяснения, указания (личные или по телефону), инструктирование и др.

2.6. При необходимости срочной передачи информация может отправляться электронной почтой, телеграммами, телефонограммами, факсограммами.

2.7. Структурные подразделения администрации на основании Положений, определяющих их компетенцию, издают распоряжения, приказы, составляют и утверждают графики, планы работ, отчеты о них и т.д.

2.8. При оформлении документов необходимо проставлять реквизиты, обеспечивающие юридическую силу документов, их оперативный поиск.

2.9. Документы, как правило, должны оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения. В процессе подготовки и оформления документов состав обязательных реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если того требует назначение документа, его обработка и т.д.

В администрации города существуют следующие виды бланков:

- постановление главы города Липецка;

- распоряжение главы города Липецка;

- распоряжение первого заместителя главы администрации города Липецка;

- распоряжение заместителя главы администрации города Липецка;

- распоряжение председателя департамента администрации города Липецка;

- приказ руководителя структурного подразделения администрации города с правом юридического лица;

- бланк письма главы города Липецка;

- бланк письма администрации города Липецка;

- бланк письма первого заместителя главы администрации города Липецка;

- бланк письма заместителя главы администрации города Липецка;

- общий бланк администрации города Липецка;

- бланки писем и общие бланки структурных подразделений администрации.

Общий бланк используют для печатания любых видов документов, кроме писем (например: заявка, список, информация, план мероприятий, уведомление, справка, доверенность, акт, отчет, ходатайство, правила, приглашение, протоколы заседаний коллегии администрации, протоколы заседаний постоянных комиссий при администрации, протоколы оперативных совещаний у главы города и заместителей главы администрации и др.).

Расположение реквизитов на бланке должно соответствовать ГОСТ Р 6.30-2003 (приложения NN 1, 2, 3).

2.10. Бланки документов изготавливаются на бумаге формата А 4 (210 х 297 мм).

Документы, создаваемые совместно двумя или более структурными подразделениями, оформляются без бланка.

2.11. Обязательными реквизитами документов являются: наименование структурного подразделения - автора документа, вид документа и его название, дата издания документа, регистрационный номер, текст, визы, подпись, фамилия и инициалы исполнителя и номер его телефона, отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

2.11.1. Наименование структурного подразделения - автора документа указывается в соответствии с Уставом города, Положением о структурном подразделении.

Например: Администрация города Липецка

          Управление по учету и распределению жилья

2.11.2. Заголовок - краткое изложение содержания документа. Он должен быть максимально кратким и емким, точно передавать смысл текста.

Например: О создании аттестационной комиссии;      о    должностных

          обязанностях

Заголовок должен грамматически согласовываться с наименованием вида документа.

Например: Распоряжение (о чем?) о направлении   на  учебу; карточка

(чего?) учета движения  основных  средств;   должностная инструкция

(кого?) ведущего специалиста.

2.11.3. Датой документа является дата его подписания; для документа, принимаемого коллегиальным органом - дата его принятия; для протокола - дата заседания; для утверждаемого документа - дата утверждения.

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.

Документы вступают в силу с момента их подписания (или утверждения), если в тексте не предусмотрена другая дата.

Правовые акты вступают в силу с момента их подписания, либо в срок, определенный самим актом. Правовые акты, затрагивающие права, свободы и обязанности человека и гражданина, принимаются исключительно главой города и вступают в силу после их официального опубликования.

Даты подписания, утверждения, согласования, а также даты, содержащиеся в тексте, оформляют цифровым способом. Элементы даты приводятся в одной строке в следующей последовательности: число, месяц, год.

Число и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенных точкой, год - четырьмя арабскими цифрами.

Например: дату 9 марта 2006  года  следует  оформлять:  09.03.2006;

дату 21 марта 2006 года следует оформлять: 21.03.2006.

В текстах документов, содержащих сведения финансового характера, допускается применять словесно-цифровой способ оформления дат: 21 марта 2006 года; 09 марта 2006 года.

2.11.4. Регистрационный номер создаваемых и получаемых документов состоит из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов, дополняемого индексом по номенклатуре дел.

Составные части регистрационного номера отделяются дефисом: 45-01-10.

На документах, составленных совместно несколькими структурными подразделениями, регистрационные номера проставляют через косую черту в порядке указания авторов на документе (слева направо).

2.11.5. Текстом управленческого документа является выраженное средствами делового языка содержание управленческих действий.

Текст документа должен содержать достоверную и аргументированную информацию.

Содержание должно быть увязано с ранее изданными по данному вопросу документами.

Документы составляют в виде текста, анкеты, графика, таблицы или соединения этих форм.

2.11.6. Оценка целесообразности документа, его обоснованности, соответствия действующему законодательству проводится согласованием документа. Согласование может проводиться как внутри, так и вне учреждения.

Внутреннее согласование оформляется путем визирования проекта документа должностным лицом. Виза включает в себя наименование должности визирующего, личную подпись, расшифровку подписи и дату.

Например:

Начальник аналитического управления   Личная подпись В.А.Чернецов

                                                       21.03.2009

Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа излагаются на отдельном листе, о чем на проекте делается соответствующая отметка. В этом случае виза оформляется следующим образом:

Замечания прилагаются

Начальник правового управления           Личная подпись А.В.Деева

                                                       22.03.2009

Визы проставляются на экземплярах документов (проектах планов, отчетах, письмах, информациях и пр.), остающихся в аналитическом управлении администрации, на лицевой стороне ниже подписи в левом нижнем углу.

Внешнее согласование документа оформляется соответствующим грифом. Гриф согласования располагается ниже подписи на лицевой стороне документа и включает в себя слово СОГЛАСОВАНО, наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование структурного подразделения), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования; или название документа, подтверждающего согласование, его дату и регистрационный номер.

Например:

Согласовано

Председатель департамента экономики

администрации города Липецка

Личная подпись           Е.В.Франценюк

21.04.2009

Согласовано

Протокол ОЭПМК архивного

управления администрации

города Липецка

от 21.04.2009 N9

Грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования, на котором указываются наименование и реквизиты основного документа (если содержание документа затрагивает интересы нескольких структурных подразделений). На документе делается отметка "Лист согласования прилагается".

2.11.7. Документы, направляемые в Администрацию Президента, Правительство РФ, главе администрации Липецкой области, в Липецкий областной и городской Советы депутатов, подписываются только главой города, а в его отсутствие - исполняющим его обязанности.

Экземпляр документа, остающийся в аналитическом управлении администрации, визируется координирующим заместителем главы администрации и руководителем соответствующего структурного подразделения.

Документы, представляемые для рассмотрения в Липецкий городской Совет депутатов, должны быть завизированы координирующим заместителем главы администрации, руководителем заинтересованного структурного подразделения и начальником правового управления.

Документы, направляемые предприятиям и организациям той или иной отрасли, подписываются главой города, заместителями главы администрации, а также руководителями структурных подразделений в соответствии с их компетенцией.

Документы, направляемые руководителем структурного подразделения на имя главы города, согласовываются, в обязательном порядке, с координирующим данное подразделение заместителем главы администрации.

В состав подписи входят: наименование должности лица, подписывающего документ, личная подпись и ее расшифровка.

При подписании документов, подготовленных комиссией, указываются должности в соответствии с распределением обязанностей в составе комиссии.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

При подписании документов несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне.

Если должностное лицо, за подписью которого подготовлен проект документа, отсутствует, то документ может подписываться лицом, исполняющим его обязанности или его заместителем.

Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.

2.11.8. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна включать следующие данные: краткие сведения об исполнении (при отсутствии документа, свидетельствующего об исполнении) или ссылку на документ об исполнении, его дату и номер; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ; дату; подпись исполнителя.

2.12. Дополнительными реквизитами документа являются: наименование структурного подразделения - автора документа; резолюция; гриф утверждения; отметка о заверении копий; печать; отметка о наличии приложения; герб города; адресат; индекс предприятия связи; почтовый и телеграфный адрес, номер абонентского телеграфа, адрес электронной почты, номер телефона, факс, номер счета в банке, место составления или издания; отметка о поступлении; ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа.

2.12.1. Указания по исполнению документов фиксируются в форме резолюции, включающей фамилию исполнителя, содержание поручения, срок исполнения. Резолюция подписывается руководителем и датируется.

В случаях, когда поручение дано нескольким должностным лицам, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым, если не оговорено иное. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы.

На документах, не требующих дополнительных указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указывается исполнитель, подпись автора резолюции, дата.

2.12.2. Утверждение документов производится проставлением грифа утверждения в правом верхнем углу первого листа документа.

Гриф утверждения оформляется следующим образом:

                                     Утверждаю

                                     Глава      города    Липецка

                                     Личная подпись М.В.Гулевский

                                     21.03.2009

При утверждении документа постановлением., распоряжением, приказом гриф утверждения состоит из слов Утверждено (Утверждена, Утвержден, Утверждены), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера.

Утверждено

Постановлением главы города

Липецка

от 21.02.2009 N 350

Примерный перечень документов, подлежащих утверждению, указан в приложении N 6.

2.12.3. Заверение копии документа производится для придания ей юридической силы.

Администрация и ее структурные подразделения могут выдавать только копии тех документов, которые создаются у них (это положение не распространяется на архивное управление). Выдача копий аналитическим управлением производится с разрешения руководства администрации, начальника аналитического управления.

Копия с документа воспроизводится ксерокопированием или с помощью компьютерной техники. Копия должна быть заверена должностным лицом, удостоверяющим полное ее соответствие подлиннику. Например:

ВЕРНО

Консультант аналитического

управления администрации

города Липецка Личная подпись Л.А.Богодухова

21.04.2009

При пересылке копии документа в другие организации или выдаче ее на руки заверительная подпись должна удостоверяться печатью структурного подразделения, выдающего копию. При отсутствии печати копия заверяется аналитическим управлением.

2.12.4. На документах, удостоверяющих личность или права должностных лиц, фиксирующих факт расходования денежных средств и материальных ценностей, а также предусмотренных правовыми актами (удостоверения личности, характеристики, грамоты, наградные листы), подпись ответственного лица заверяется печатью. Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ.

2.12.5. Если документ имеет приложения, то об этом указывается в тексте или после текста документа перед подписью.

В распорядительных документах (постановлениях, распоряжениях, приказах, решениях) сведения о наличии приложений указываются в тексте.

Приложения к распорядительным документам содержат в правом верхнем углу первого листа документа отметку по форме:

Приложение

к постановлению главы

города Липецка

от 21.03.2009 N 350

При наличии нескольких приложений на них проставляются порядковые номера: приложение N 1, приложение N 2 и т.д.

Сведения о наличии приложений к планам, отчетам, протоколам, письмам и т.д. оформляются в следующем порядке:

а) если документ имеет приложения, не названные в тексте, то их наименования необходимо перечислить после текста с указанием количества листов в каждом приложении и количества их экземпляров.

Например:

Приложение: 1. Справка    по   результатам   комплексной  проверки

               на 3 л. в 2 экз.

            2. Список организаций, подлежащих  проверке, на 2 л. в

               2экз.

б) если документ имеет приложения, полное наименование которых приводится в тексте, то отметка о наличии приложения оформляется по форме:

Приложение: на 5 л. в 3 экз.

в) если к документу прилагается другой документ, имеющий приложение, то отметка о наличии приложения оформляется по следующей форме:

Приложение: Протокол   заседания      Коллегии       администрации

            города Липецка от 21.02.2009 N 2 и  приложение к нему,

            всего  на 8 л. в 2 экз.

г) если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметку о наличии приложения оформляют по форме:

Приложение: на 5 л. в 2 экз. только во второй адрес

д) если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.

2.12.6. Воспроизведение изображения герба г. Липецка помещается на общих бланках, бланках писем и распорядительных документов администрации, ее структурных подразделений.

2.12.7. Документы адресуют в организации, структурные подразделения или конкретным должностным лицам. Наименование организации и структурного подразделения указываются в именительном падеже.

Например:

                                        Администрация        города

                                        Липецка

                                        Архивное управление

При адресовании документа руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности адресата.

Например:

                                        Председателю   департамента

                                        финансов      администрации

                                        города              Липецка

                                        Т.С.Фадеевой

Если документ адресуют в несколько однородных организаций, то их следует указывать обобщенно:

                                Муниципальные общеобразовательные

                                учреждения города Липецка

или

                                Директорам          муниципальных

                                общеобразовательных    учреждений

                                города Липецка

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "копия" перед обозначением второго, третьего и четвертого адресатов не указывается.

Каждый экземпляр должен быть подписан. При направлении документа более, чем в 4 адреса, составляется список рассылки и на каждом документе проставляется только один адресат.

2.12.8. В состав реквизита "адресат" может входить почтовый адрес. Порядок и форма записи сведений о почтовом и телеграфном адресе организации должны соответствовать почтовым правилам.

Например:

                                     Администрация города Липецка

                                     Аналитическое     управление

                                     Советская          ул., д. 5

                                     г. Липецк, 398001

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес

Например:

                                      Калинину               П.И.

                                      Садовая  ул.,  д. 5, кв. 12

                                      г. Липки, Киреевский район,

                                      Тульская область, 301264

2.12.9. Отметка об исполнителе (составителе документа) включает инициалы и фамилию исполнителя и номер его служебного телефона и помещается на лицевой стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

Например:

М.В.Соловьева

72 62 25

2.12.10. Отметка о поступлении располагается на нижнем поле первого листа документа с правой стороны и состоит из следующих элементов сокращенное наименование получателя документа (адресата), дата поступление документа (при необходимости часы и минуты) и его регистрационный номер.

3. Системы документации

3.1. Классификация систем документации и представляющих их основные документов.

Организационно-правовая документация:

регламент администрации города Липецка;

положение о структурном подразделении, комиссии при администрации;

штатное расписание;

структура администрации города, департамента, управления;

должностная инструкция;

инструкция.

Плановая документация:

программа;

план (работы, мероприятий и т.д.).

Распорядительная документация:

постановление;

распоряжение;

решение;

приказ;

протокол;

указание (поручение).

Информационно-справочная документация:

докладная записка;

предложение;

объяснительная записка;

заявление;

представление;

письмо, телеграмма, факсограмма, телефонограмма.

Справочно-аналитическая документация:

акт;

справка;

сводка;

отзыв;

заключение;

перечень.

Отчетная документация:

отчет

Финансовая документация:

бухгалтерская отчетность

3.2. Организационно-правовая документация (ОПД).

ОПД содержит положения, обязательные для исполнения, и является правовой основой деятельности структурного подразделения. С точки зрения срока относится к бессрочным и действует до ее отмены или до утверждения новых документов. Датой ОПД является дата утверждения. В процессе подготовки ОПД обязательно проходит согласование (визирование).

3.2.1. Регламент - правовой акт, устанавливающий порядок деятельности администрации города, его коллегиальных или совещательных органов.

3.2.2. Положение - правовой акт, определяющий порядок образования, правовой статус, права, обязанности, организацию деятельности структурного подразделения.

Текст положения состоит из нескольких разделов:

общие положения - включает основополагающие документы, определяет подчиненность и руководство структурным подразделением;

основные задачи - определяют проблемы, которые призвано решить структурное подразделение и которые определяют направление его деятельности;

функции - перечисляет действия или виды работ, которые должно выполнить данное структурное подразделение для решения поставленных перед ним задач;

права и обязанности - определяет перечень прав, которыми наделяется структурное подразделение в лице руководителя;

руководство - определяет, кем назначается и освобождается от занимаемой должности руководитель, сферу его компетенции, принципы осуществления руководства;

взаимоотношения и связи - регламентирует информационные и документационные потоки структурного подразделения, указывает, с какими организациями осуществляет взаимодействие, периодичность и сроки предоставления информации.

3.2.3. Штатное расписание - правовой акт, определяющий структуру, должностной состав и численность работников организации с указанием должностных окладов, надбавок, денежного поощрения, денежного содержания.

Проект штатного расписания подписывают руководители кадровой и бухгалтерской служб, отвечающих за подготовку штатного расписания.

Утверждается штатное расписание распоряжением главы города. Штатное расписание составляется в табличной форме (приложение N 7)

3.2.4. Должностная инструкция - правовой акт, издаваемый структурным подразделением в целях регламентации организационно - правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечивающий условия для его эффективной работы.

Разделы должностной инструкции:

Общие положения - наименование должности с указанием структурного подразделения, кому подчиняется работник, порядок назначения и освобождения от занимаемой должности, квалификационные требования;

Должностные обязанности - конкретное содержание деятельности;

Права - полномочия работника, обеспечивающие выполнение возложенных на него обязанностей;

Ответственность - критерии оценки работы и мера персональной ответственности.

3.2.5. Инструкция - правовой акт, содержащий правила, регулирующие организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные направления деятельности структурных подразделений, должностных лиц.

3.3. Распорядительная документация (РД)

Основное назначение распорядительной документации - регулирование деятельности, позволяющее администрации города обеспечивать реализацию поставленных перед ней задач, получать максимальный эффект от этой деятельности.

Основанием для издания распорядительной документации являются:

- необходимость исполнения действующих нормативных правовых актов и иных решений законодательных и исполнительных органов власти;

необходимость осуществления собственной исполнительно-распорядительной деятельности, вытекающей из компетенции администрации. С точки зрения порядка принятия решений выделяют:

- документы, издаваемые в условиях коллегиальности (решения);

- документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решения (постановления, распоряжения, приказы, указания).

4. Подготовка и оформление отдельных видов документов

4.1. Постановления

Постановление - правовой акт, принимаемый главой города Липецка по вопросам местного значения.

Проекты постановлений разрабатываются структурными подразделениями администрации, в компетенции которых находится данный вопрос, по поручению руководства или по собственной инициативе.

Текст, как правило, состоит из констатирующей и постановляющей частей.

В констатирующей части (преамбуле) излагаются цели и задачи предписываемых действий. Если основанием к изданию постановления является

законодательный, иной правовой акт или поручение законодательных или исполнительных органов власти, то в констатирующей части указываются его вид, дата, номер, заголовок и передается краткое содержание той его части, которая непосредственно касается администрации или ее структурного подразделения.

Констатирующая часть заканчивается словом "Постановляю", которое выделяется отдельной строкой, печатается заглавными буквами вразрядку и отделяется от постановляющей части текста двоеточием и двойным интервалом (пробелом).

Пункты постановляющей части текста нумеруются арабскими цифрами с точками.

В пунктах постановляющей части постановления указываются конкретные действия, исполнители и сроки исполнения предписываемых действий.

Если постановление дополняет, отменяет или изменяет ранее изданные документы или отдельные их пункты, то это оговаривается в одном из пунктов постановления со ссылкой на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и названия. Текст пункта, отменяющий документ в целом или его отдельный пункт, должен начинаться словами "Признать утратившим силу...".

Последний пункт постановления должен содержать указание о должностном лице (или лицах), ответственном (ых) за исполнение постановления в целом.

Контроль за выполнением постановлений главы города возлагается на заместителей главы администрации и председателей департаментов.

Отдельные задания (например, задание, содержащее перечень объектов, цифровые данные и др.) могут быть оформлены в виде приложений к постановлению со ссылкой на них в соответствующих пунктах.

Приложения к проекту постановления подписываются руководителем структурного подразделения, внесшего проект.

Листы приложения нумеруются самостоятельно, начиная со второго листа.

Подготовленный и завизированный инициатором внесения проект постановления передается в аналитическое управление, где проводится его стилистико-грамматическая обработка, проверяется правильность его составления и оформления (наличие необходимых подписей, приложений и сопроводительных документов). К проекту в обязательном порядке прилагаются первичные документы (письма, заявления, ходатайства и т.д.), содержащие анализ и оценку положения дел.

В случаях внесения документа структурным подразделением с правом юридического лица проект постановления визируется дополнительно работником юридической службы данного подразделения.

После проведения стилистико-грамматической обработки проект постановления аналитическим управлением передается на визирование в заинтересованные структурные подразделения.

Визирование проекта постановления каждой инстанцией осуществляется в срок не более 2-х рабочих дней.

Далее проект постановления передается аналитическим управлением на правовую экспертизу в правовое управление. Правовая экспертиза осуществляется не позднее 4-х рабочих дней со дня поступления проекта в правовое управление.

Проект постановления подлежит обязательному согласованию с первым заместителем или заместителем главы администрации, координирующим работу подразделения, внесшего проект, правовым управлением, а также со структурными подразделениями, если в постановлении содержатся положения, нормы и поручения, касающиеся этих подразделений. Согласование проекта постановления оформляется визами.

Виза включает в себя наименование должности руководителя подразделения или его заместителя, личную подпись визирующего, расшифровку подписи и дату подписи.

Визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа проекта постановления.

Например:

Внесено департаментом градостроительства

        и архитектуры                                      С.Н.Левин

                                                          11.04.2009

        заместитель начальника отдела

        общей и правовой работы департамента

        градостроительства и архитектуры                 И.В.Мочалов

                                                         11.04.2009

Визы: первый заместитель главы                            В.А.Мигита

      администрации города Липецка                        17.04.2009

начальник правового управления                             А.В.Деева

                                                          15.04.2009

При наличии у должностных лиц, с которыми согласуется проект документа, особого мнения, оно прилагается в виде отдельной записки. Разрешение спорной ситуации возлагается на заместителя главы, координирующего работу структурного подразделения, готовившее проект.

Если в процессе согласования в проект документа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатыванию и повторному согласованию.

В нижнем левом углу обратной стороны последнего листа постановления проставляется инициалы и фамилия исполнителя документа.

Прохождение проекта постановления в процессе визирования осуществляет аналитическое управление.

Прошедший правовую экспертизу и согласованный с заинтересованными лицами проект постановления представляется аналитическим управлением главе города для рассмотрения и подписания.

Постановления печатаются на бланках постановлений (приложение N 4).

Аналогичный порядок оформления распространяется на подготовку проектов распоряжений главы города и заместителей главы администрации.

Обеспечение качественной подготовки проектов постановлений и распоряжений и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей подразделений, которые вносят и готовят проект.

После подписания постановления нумеруются порядковым номером в пределах календарного года и рассылаются в соответствии со списком рассылки, отпечатанным в верхней части обратной стороны последнего листа постановления. При большом количестве адресатов список рассылки оформляется на отдельном листе, подписывается руководителем структурного подразделения - инициатором внесения документа и прилагается к постановлению. Копии постановления, в соответствии со списком рассылки, рассылаются исполнителям. Первый экземпляр постановления хранится в аналитическом управлении до передачи в архивное управление.

4.2. Распоряжения

Распоряжение - правовой акт, принимаемый главой города Липецка, заместителями главы администрации города Липецка и руководителями структурных подразделений с правами юридического лица, в соответствии с переданными полномочиями и распределением обязанностей.

Распоряжения делятся на две группы: распоряжения общего, длительного действия и распоряжения, касающиеся конкретного вопроса, отдельного случая.

Эта разновидность распорядительных документов составляется аналогично проектам постановлений. В распоряжении констатирующая часть, как правило, отсутствует или помещается в первой фразе документа и начинается устойчивыми формулировками типа "в соответствии", "в целях", "в связи" и т.п.

Распоряжения после подписания нумеруются в пределах года порядковой нумерацией (к порядковому номеру добавляется буква "р") и хранятся в аналитическом управлении до передачи в архивное управление.

Распоряжения по личному составу регистрируются и хранятся в управлении организационно-контрольной и кадровой работы до передачи в архивное управление администрации города Липецка.

Контроль за выполнением распоряжений главы города возлагается на заместителей главы администрации и председателей департаментов.

Контроль за выполнением распоряжений заместителя главы администрации возлагается на руководителей соответствующих структурных подразделений администрации города.

4.3. Приказы

Руководители структурных подразделений администрации с правом юридического лица, действующие на основе единоначалия, в пределах своей компетенции издают приказы.

Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем структурного подразделения администрации, в целях разрешения основных или оперативных задач.

По содержанию и назначению приказы делятся на приказы по основной деятельности и по личному составу.

Приказами по основной деятельности оформляются решения руководителя, связанные с организацией работы, порядком деятельности структурных подразделений администрации. Приказы издаются, когда требуется довести до сведения работников нормативные документы, поступившие из вышестоящих органов, наметить конкретные мероприятия, определить ответственных лиц и сроки выполнения этих мероприятий.

Вновь издаваемые приказы должны быть согласованы с ранее изданными приказами по тем же вопросам. Если новым приказом отменяются ранее изданные приказы, то об этом указывается в тексте.

Приказы по личному составу, в свою очередь, издаются отдельно:

- по вопросам оформления приема на работу и увольнения, перемещения по должности, изменения фамилии, награждения, премирования;

- по вопросам выезда в командировки, предоставления очередных и учебных отпусков, наложения взысканий, поощрений, оформления дежурств.

Нумерация приказов осуществляется порядковой нумерацией в пределах календарного года, раздельно по каждой категории приказов.

В целях четкого разделения приказов по категориям их порядковые номера через дефис могут дополняться буквенными обозначениями: 10-к, 15-л, 20-о.

Текст приказа может состоять из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами "в целях", "в соответствии", "во исполнение" и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа, его дата, номер и заголовок.

Преамбула завершается словом "Приказываю", которое печатается вразрядку.

Если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении, то текст приказа может состоять только из распорядительной части.

Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Последний пункт должен содержать сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.

Приказы печатаются на общих бланках или на бланках приказа (приложение N 5).

Датой приказа является дата его подписания.

Приказы подписываются руководителем структурного подразделения, а в его отсутствие - заместителем или лицом, исполняющим обязанности руководителя.

Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия).

Приказ должен иметь заголовок, в котором кратко и точно отражается содержание приказа. Точка в конце заголовка не ставится.

Например:

О подготовке предприятия к отопительному

сезону

О командировании работников управления

на региональную конференцию

Обеспечение качественной подготовки проектов приказов и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей тех подразделений, которые готовят и вносят проект.

Визы включают должности визирующих, личные подписи, расшифровку подписей и дату. Место расположения виз аналогично расположению их на постановлениях.

4.4. Протоколы

Процессы принятия управленческих решений и сами решения документируются с помощью протоколов заседаний Коллегии, советов, комиссий, штабов, оргкомитетов, оперативных совещаний у главы города и заместителей главы администрации, других совещательных органов администрации и ее структурных подразделений.

Протоколы совещательных органов оформляются на общих бланках администрации или структурных подразделений.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Вводная часть содержит постоянную информацию (слова: "председатель", "секретарь", "присутствовали") и переменную (инициалы и фамилии председателя, секретаря и присутствующих).

При большом количестве участников совещательного органа составляется список присутствующих, который прилагается к протоколу.

Основная часть текста строится в соответствии с вопросами повестки дня. Построение записи обсуждения каждого вопроса повестки дня осуществляется по схеме "слушали-выступили-постановили-(решили)". Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; решение печатается полностью.

Содержание особого мнения записывается в протоколе после соответствующего протокольного решения.

Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем, или лицом, ведущим протокол.

Протоколы нумеруются порядковым номером в пределах календарного года отдельно по каждому совещательному органу.

Протоколы совместных совещаний (собраний) должны иметь составные номера, включающие порядковые номера протоколов.

4.5. Докладная записка

Докладная записка составляется в том случае, когда необходимо сообщить вышестоящему органу или непосредственному руководителю о проделанной работе или состоянии какого-либо вопроса, связанного со служебной деятельностью, и представить свои выводы и предложения.

Текст докладной записки, как правило, состоит из введения, доказательства и заключения.

Во введении автор знакомит с сутью вопроса или ссылается на задание.

Во второй части анализирует данную работу и сообщает о полученных фактических данных.

В заключении содержатся выводы и предложения.

Докладная записка подписывается лицом, ее составляющим.

4.6. Служебное письмо

Служебные письма оформляются на бланке письма администрации, главы города, заместителя главы администрации города, структурного подразделения.

Текст письма должен освещать основные вопросы, быть логичным, последовательным, корректным по форме, однозначным по содержанию.

Главная цель письма - побудить к действию, убедить, доказать, разъяснить. Это достигается ясностью, четкостью и краткостью текста.

Условно письма делятся на две группы - инициативные и ответные.

Письмо-ответ должно содержать ссылку на номер и дату соответствующего инициативного письма.

Например:

На N 250/А - 150 от 21.03.2009

Этот реквизит проставляется в специально отведенном на бланке месте.

5. Порядок печатания и копирования документов

5.1. Все материалы для печатания оформляются с учетом требований настоящей инструкции по делопроизводству. Документы печатаются в порядке поступления рукописей. Срочные документы по указанию начальника аналитического управления печатаются безотлагательно. Рукописные материалы, сдаваемые для печатания в машинописное бюро, должны быть разборчиво написаны, тщательно откорректированы и завизированы руководителем или заместителем руководителя соответствующего структурного подразделения, с указанием количества печатных экземпляров. Порядок печатания документов указан в приложении N 8.

5.2. Копирование постановлений, распоряжений и других документов производится на копировально-множительной технике в течение 2-х дней. Срочные документы по указанию начальника аналитического управления копируются безотлагательно. Копированию подлежат только служебные документы.

Документы принимаются для копирования при наличии визы руководителя соответствующего структурного подразделения с указанием количества копий.

6. Порядок приема и передачи документов по электронной
почте и факсимильной связи

Официальным адресом электронной почты администрации города является адрес: munitcom@cominfo.Lipetsk.ru.

В администрации города прием электронных копий документов и отправка осуществляются в течение рабочего дня специалистами аналитического управления.

По электронной почте производится направление документов в органы государственной власти области, структурные подразделения администрации города и другие организации, имеющие адрес электронной почты.

В структурных подразделениях администрации города, при наличии адреса электронной почты, ее работу обеспечивают ответственные за работу с электронной почтой.

Передаваемые с помощью электронной почты официальные документы должны иметь подлинник документа на бумажной основе.

Электронные копии справочно-информационных материалов, не имеющие исходящего регистрационного номера, при отправлении электронной почтой могут не иметь бумажной копии и должны передаваться с сопроводительным письмом, подписанным должностным лицом.

Переданная электронная копия документа в течение месяца хранится на жестком диске компьютера, с которого передали информацию.

При отправлении файлов с сопроводительным письмом оно регистрируется в аналитическом управлении и вместе с файлами передается адресату.

При получении электронного сообщения оператор электронной почты:

- распечатывает электронную копию на бумаге в 1 экз.;

- в случае невозможности распечатывания документа уведомляет об этом отправителя.

После распечатывания бумажной копии электронная информация на жестком диске компьютера сохраняется в течение месяца.

Документы, полученные и отправленные электронной почтой, обрабатываются в обычном порядке.

Факсимильная связь служит для передачи срочных документов (по указанию главы города, заместителей главы администрации). Учет документов, поступивших для передачи, а также принятых по факсимильной связи ведется аналитическим управлением в установленном порядке.

7. Организация документооборота

7.1. Порядок прохождения и исполнения входящих документов

Основные процессы работы с входящими документами заключаются в следующем:

- прием и первоначальная обработка;

- предварительное рассмотрение и распределение по руководителям и исполнителям;

- передача по назначению;

- рассмотрение руководством администрации;

- доставка исполнителям в соответствии с резолюцией руководства;

- контроль за исполнением;

- возврат документа с отметкой об исполнении и помещение в дело.

При поступлении корреспонденции в аналитическое управление проверяется целостность конвертов и другой упаковки.

Ошибочно присланная корреспонденция возвращается отправителю.

Принятые конверты с корреспонденцией, кроме конвертов с надписью "лично", а также адресованных структурным подразделениям, вскрываются.

При этом от общей корреспонденции отделяются предложения, заявления и жалобы, которые направляются в сектор по работе с обращениями граждан.

При вскрытии конвертов проверяется наличие корреспонденции, а также указанных приложений. В случае отсутствия каких-либо документов об этом ставится в известность отправитель.

Конверты от поступившей корреспонденции сохраняются и прилагаются к документам лишь в том случае, когда только по ним можно установить адрес отправителя или когда дата почтового штемпеля имеет значение в качестве доказательства времени отправки и получения документа.

На корреспонденции, адресованной главе города и заместителям главы администрации, проставляется регистрационный штамп.

Документы, зарегистрированные в аналитическом управлении, передаются через консультанта главе города и через соответствующие приемные заместителям главы администрации в день их поступления, срочные документы - незамедлительно.

Если в поступившем документе имеется ссылка на другие документы, последние передаются вместе с поступившим документом.

Аналогично следует поступать с ответом на запрос.

Результаты рассмотрения документа по существу содержащихся в нем вопросов отражаются в резолюции главы города и заместителей главы администрации.

Документ, исполнение которого должны осуществлять несколько исполнителей, передается ответственному исполнителю, указанному в резолюции первым, и находится у него до окончательного исполнения. Соисполнителям передаются копии документа.

Исполненный документ вместе с ответом на него и соответствующей отметкой исполнителя подшивается в дело в соответствии с номенклатурой дел.

Если ответ дается структурным подразделением, то его исходящие реквизиты сообщаются в аналитическое управление.

7.2. Порядок подготовки и прохождения исходящих и внутренних документов

Основные процессы подготовки и прохождения исходящих документов:

- составление и печатание проекта документа;

- подписание (утверждение);

- регистрация;

- оформление конвертов и отправка документов;

- помещение оставшегося экземпляра документа в дело.

Подготовленный исполнителем проект документа передается для печатания.

До передачи подготовленного документа на подпись исполнитель обязан проверить его содержание, правильность оформления, наличие необходимых виз и приложений к документу. Документ представляется на подпись вместе с документами, на основании которых он готовился.

Документ для отправки должен поступать в аналитическое управление полностью оформленным, в необходимом количестве экземпляров. Неправильно оформленный документ возвращается исполнителю.

Обработка исходящей корреспонденции в аналитическом управлении включает регистрацию, адресование, отправку документа.

Отправлять документы заказной почтой без необходимости не рекомендуется.

К внутренним документам относятся документы, отражающие деятельность администрации и отдельных структур (работников), не предназначенные к отправке другому учреждению (протоколы, решения, распоряжения, инструкции, планы, справки, докладные записки, доклады, списки и др.).

Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления организуется в соответствии с общим порядком обращения исходящих, а на этапе исполнения - входящих документов.

Ответственность за учет, сохранность, своевременное прохождение документов в приемных главы города, заместителей главы администрации возлагается на консультанта приемной главы города, консультантов, работающих по руководством заместителей главы администрации и главных специалистов приемных. Передача корреспонденции из одной приемной в другую, из одного структурного подразделения в другое, осуществляется только через сектор делопроизводства и протокола аналитического управления.

7.3. Учет объема документооборота

В аналитическом управлении осуществляется учет объема документооборота.

Под объемом документооборота понимается количество входящих, исходящих и внутренних документов за определенный период времени (год, квартал, месяц).

В аналитическом управлении и структурных подразделениях администрации раздельному учету подлежит количество входящих, исходящих и внутренних документов, а также предложений, заявлений и жалоб граждан. Подсчет ведется по видам документов, структурным подразделениям и корреспондентам.

8. Регистрация документов

8.1. Регистрация документов в администрации города проводится с целью фиксации факта создания или поступления документа путем проставления на нем регистрационного номера с последующим внесением необходимых сведений о документе в регистрационные формы соответствующих компьютерных программ.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях, как создаваемые в администрации, так и поступающие из других организаций и от частных лиц. Документы, не подлежащие регистрации, определяются соответствующим перечнем (приложение N 9).

Регистрацию документов осуществляет сектор делопроизводства и протокола аналитического управления.

Для получения более полной информации о документе устанавливается обязательный минимум реквизитов регистрации:

1. Автор (корреспондент)

2. Наименование вида документа

3. Дата документа

4. Регистрационный номер документа

5. Заголовок документа, краткое содержание документа

6. Резолюция руководителя

7. Срок исполнения

8. Отметка об исполнении

9. Отметка о направлении документа в дело.

Документы регистрируются в аналитическом управлении администрации:

- поступающие - в день поступления;

- создаваемые - в день утверждения или подписания.

В аналитическом управлении регистрируются:

- исходящая от главы города, заместителей главы администрации корреспонденция;

- входящая для главы города, заместителей главы администрации корреспонденция;

- постановления и распоряжения главы города и заместителей главы администрации (за исключением распоряжений по личному составу, которые регистрируются в управлении организационо-контрольной и кадровой работы).

Предложения, заявления и жалобы граждан регистрируются в секторе по работе с обращениями граждан аналитического управления.

В структурных подразделениях администрации регистрация ведется самостоятельно и осуществляется лицом, ответственным за эту работу.

9. Контроль исполнения документов

9.1. Целью контроля является обеспечение своевременного и качественного исполнения мероприятий и поручений, зафиксированных в документах.

В администрации города контроль за исполнением нормативных правовых актов государственных органов власти, главы города, решений городского Совета депутатов и Коллегии администрации осуществляют заместители главы администрации и руководители структурных подразделений.

В структурных подразделениях администрации города контроль за исполнением нормативных правовых актов организуют заместители руководителей структурных подразделений и лица, ответственные за работу с документами.

Контроль за исполнением постановлений и распоряжений администрации Липецкой области, главы администрации Липецкой области и главы города Липецка с грифом "К" или "Контроль", федеральных, областных Программ, решений Коллегии администрации города и городского Совета депутатов по отдельным вопросам осуществляет управление организационно-контрольной и кадровой работы администрации города Липецка.

9.2. Сроки исполнения нормативных правовых документов исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документов, а поступивших из других организаций - с даты их поступления. Сроки исполнения могут быть типовыми и индивидуальными.

Отдельные типовые сроки исполнения документов установлены на основании нормативных актов органов государственной власти и управления Российской Федерации (приложение N 10). Индивидуальные сроки устанавливаются руководителем.

Конечная дата исполнения указывается в тексте документа или в резолюции руководителя.

Если определение сроков исполнения документа затруднено, то сроком исполнения является один календарный год со дня его подписания.

Промежуточный контроль за исполнением нормативного правового документа с грифом "Контроль" ведется по итогам полугодия, если иное не оговорено в тексте. Управление организационно-контрольной и кадровой работы ежеквартально готовит перечень документов, стоящих на контроле и снятых с контроля и направляет руководителям структурных подразделений.

В соответствии со сроком, указанным в ежеквартальном перечне исполнения документа, исполнитель предоставляет в управление организационно-контрольной и кадровой работы письменную информацию о ходе его исполнения на бланке структурного подразделения за подписью руководителя, с указанием инициалов, фамилии и телефона исполнителя. При выполнении документа исполнитель ходатайствует о внесении предложения главе города о снятии документа с контроля или его продлении.

Изменение срока исполнения производит лицо, установившее этот срок, при наличии объективных причин, изложенных исполнителем.

Изменения документируются - проставляется новый срок, дата изменения и подпись. Изменения вносятся в регистрационные формы. Приостанавливать исполнение постановлений и распоряжений, а также отменять их имеет право только глава города, распоряжений - заместители главы администрации, их принявшие.

9.3. Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения задания и документированного подтверждения исполнения заинтересованными подразделениями и лицами.

На документе проставляется отметка об исполнении, подпись лица, подтверждающего исполнение (ответственный исполнитель), дата.

9.4. Упреждающую информацию, согласно ежеквартальному перечню контрольных документов или запроса администрации Липецкой области, о ходе выполнения правового документа с грифом "Контроль" администрации Липецкой области или главы администрации Липецкой области, готовят структурные подразделения администрации, ответственные за исполнение этого документа. Информация оформляется на бланке письма главы города с указанием адреса управления контроля и проверки исполнения администрации Липецкой области, инициалов, фамилии и телефона исполнителя.

Второй экземпляр информации визируется исполнителем и руководителем структурного подразделения, и оба экземпляра направляются в управление организационно-контрольной и кадровой работы администрации города за 3 дня до срока, определенного перечнем контрольных документов или запросом.

Информации о ходе выполнения решений городского Совета депутатов готовят структурные подразделения в 2-х экземплярах. Один экземпляр за подписью главы города через аналитическое управление направляют на имя председателя городского Совета депутатов, второй экземпляр с визой исполнителя и руководителя структурного подразделения остается в аналитическом управлении. Копия информации направляется в управление организационно-контрольной и кадровой работы для сведения о выполнении контрольного решения горсовета.

9.5. Проверка хода исполнения осуществляется промежуточно и по истечении срока исполнения.

Управление организационно-контрольной и кадровой работы по итогам года обобщает данные о ходе и результатах исполнения документов.

10. Работа исполнителей с документами

10.1. Руководители структурных подразделений обеспечивают рассмотрение документов в день их поступления, оперативное доведение их до исполнителей, контроль за качественным исполнением по существу вопроса.

10.2. При рассмотрении документов руководитель подразделения выделяет документы, требующие срочного исполнения. Документы, поступившие для согласования, рассматриваются в день их поступления.

Исполнитель получает документы в день их регистрации или на следующий день в соответствии с указанием руководителя структурного подразделения. Срочные документы передаются немедленно.

10.3. Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подпись (утверждение) главе города, заместителю главы администрации или руководителю структурного подразделения, подготовку ответа и пересылку адресату.

Исполнитель (руководитель структурного подразделения) определяет необходимое количество экземпляров документа, передает документ на тиражирование, готовит список рассылки.

10.4. При оперативном решении вопроса, без составления дополнительных документов, исполнитель делает отметки на документе: о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа в администрацию и его доставкой исполнителю), о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), о дате и результатах окончательного исполнения.

Все отметки могут размещаться на свободных от текста местах или отдельном листе бумаги.

10.5. При наличии ответственного исполнителя все остальные исполнители ответственны за своевременный и качественный анализ информации и предоставление ответственному исполнителю, в установленные им сроки, необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.).

Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.

11. Составление номенклатур дел

11.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в администрации и ее структурных подразделениях, с указанием сроков их хранения.

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, индексации дел и определения сроков их хранения. Номенклатура дел является схемой построения справочной картотеки на исполненные документы и основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.

11.2. Номенклатура дел администрации составляется аналитическим управлением ежегодно на основе номенклатур дел структурных подразделений при методической помощи архивного управления.

Номенклатура дел, согласованная с объединенной экспертно-проверочной и методической комиссией (ОЭПМК) архивного управления, утверждается заместителем главы - руководителем аппарата администрации (приложение N 11).

11.3. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающих все документированные участки работы администрации; дел, поступивших из ли#видированных структурных подразделений для продолжения; переходящих дел; различного рода картотек и т.п.

11.4. Названиями разделов номенклатуры дел администрации являются названия структурных подразделений; разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой.

11.5. После утверждения номенклатуры дел структурные подразделения получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

11.6. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом:

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного цифрового обозначения на основании распоряжения главы города и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 05 - 12, где 05 -обозначение структурного подразделения, 12 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела обобщенных формулировок типа: "разные материалы", "общая переписка", "накопительные документы", "входящая и исходящая корреспонденция" и т.д., а также вводных слов и синтаксических оборотов.

Например: "а также", "еще", "вместе с тем" и т.д.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Заголовок состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

- название - вида дела (переписка, документы и т.п.) или разновидности документов (протоколы, решения, распоряжения);

- адресат или корреспондент документа;

- краткое содержание документов дела;

- название территории, с которой связано содержание документов дела;

- дата (хронологические рамки), с которой связано содержание документов дела;

- указание на копийность документов дела.

При составлении заголовков дела используются формулировки статей ведомственного или типового перечня документов.

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии - по типовой или примерной номенклатуре дел.

В графе 5 указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения, проставляются отметки о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению и др.

12. Формирование дел

12.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.

В администрации города документы в дела формируются децентрализованно, т.е. в структурных подразделениях.

Формированием дел в структурных подразделениях занимаются лица, ответственные за делопроизводство.

12.2. При формировании документов в дела используются следующие признаки заведения дел:

- номинальный признак - по названиям разновидности документов (приказы, протоколы, акты, постановления, распоряжения и пр.);

- предметно-вопросный признак - по содержанию документов (документы по вопросам планирования и отчетности и т.д.);

- авторский признак - документы одного автора (протоколы заседаний коллегии администрации города Липецка; перспективный план работы департамента экономики и т.п.);

- корреспондентский признак - по названию корреспондента, с которым ведется работа (переписка с администрацией Липецкой области по составлению бюджета на 2007 год);

- географический признак - по принадлежности к географическому региону (переписка с предприятиями Восточной Сибири по вопросам поставки продукции);

- хронологический признак - по хронологическим рамкам (квартальные отчеты по основной деятельности).

12.3. При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования: документы постоянного и временного сроков хранения необходимо группировать в дела раздельно; подлинники отделять от копий; годовые планы и отчеты - от квартальных и месячных; утвержденные документы - от их проектов; изымать из дел черновики и копийные экземпляры, документы, подлежащие возврату.

12.4. Каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных актов.

12.5. В дело группируются документы одного календарного года, кроме переходящих дел, не завершенных по окончании календарного (делопроизводственного) года.

12.6. Дело должно содержать не более 250 листов при толщине не более 4-х сантиметров.

12.7. Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся.

12.8. Документы, помещенные в дело, должны иметь комплекс обязательных реквизитов, обеспечивающих их юридическую силу: подписи, дату, номер. Копии должны иметь заверительную надпись и др.

12.9. Документы в деле должны располагаться в определенном порядке: сначала помещается основной документ и относящиеся к нему приложения, а затем в хронологическом порядке идут документы, возникающие по мере решения вопроса. Запрещается подшивать в дело неисполненные и подлежащие возврату документы.

13. Экспертиза ценности документов

13.1. Для организации и проведения экспертизы ценности документов, а также контроля за деятельностью экспертных служб структурных подразделений администрации города распоряжением главы города при архивном управлении создается постоянно действующая объединенная экспертно-проверочная и методическая комиссия (ОЭПМК).

Функции, права и обязанности ОЭПМК определяются соответствующим положением.

Структурные подразделения администрации, являющиеся юридическими лицами, создают собственные экспертные комиссии для отбора документов на хранение или к уничтожению.

13.2. Экспертиза ценности документов проводится на основе номенклатуры дел и перечней документов с указанием сроков хранения, с полистным просмотром дел постоянного хранения, дел с отметкой ЭПК, дел временного хранения (до 10 лет).

По результатам экспертизы ценности документов в структурных подразделениях администрации составляются описи документов постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения и акты о выделении документов и дел к уничтожению.

Отбор документов на уничтожение и составление на них акта производится после подготовки описей дел постоянного и долговременного хранения за этот же период. Акты о выделении к уничтожению документов одновременно с описями на дела рассматриваются на заседании ОЭПМК архивного управления.

Акты утверждаются руководителями структурных подразделений и соответствующих служб (приложение N 12).

13.3. Документы с истекшим сроком хранения по утвержденным актам уничтожаются путем сжигания.

14. Оформление дел

14.1. Законченные делопроизводством дела постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу после окончания календарного года, в котором они заведены, должны быть подготовлены для архивного хранения.

14.2. Полное оформление дел предусматривает:

- перегруппировку документов дела в прямой хронологической последовательности с января по декабрь (взамен обратной хронологической последовательности с декабря по январь, возникающей при формировании дел в течение года);

- подшивка или переплет документов дела в твердую обложку из картона на 4 прокола без металлических предметов;

- нумерацию листов в деле черным графитным карандашом в верхнем правом углу арабскими цифрами;

- составление для наиболее ценных дел внутренней описи документов дела (приложение N 13);

- составление заверительной надписи дела (приложение N 14);

- внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела: уточнение названия структурного подразделения, если оно менялось, делопроизводственного индекса, заголовка дела, даты и др.

14.3. Внутренняя опись документов дела составляется для учета документов определенных категорий дел, что вызывается спецификой данной документации (приказы по основной деятельности, личные дела и др.). Внутреннюю опись документов дела составляют также в делах, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.

14.4. Обложка дел постоянного, временного хранения и по личному составу оформляется по установленной форме (приложение N 15).

14.5. Дела временного срока хранения (до 10 лет) подлежат частичному оформлению: документы допускается хранить на скоросшивателях, листы не нумеровать, не составлять заверительные надписи, не проводить пересистематизацию документов.

15. Составление описей дел

15.1. С целью систематизации и закрепления перечня заголовков дел внутри фонда составляется опись дел. Опись является учетным документом и основной частью научно-справочного аппарата архива, обеспечивающим оперативный поиск документов.

15.2. В администрации в каждом структурном подразделении описи составляются ежегодно раздельно на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу. Методическое руководство по составлению описей осуществляет архивное управление администрации города.

15.3. Описи на дела составляются по установленной форме в 4-х экземплярах (приложения NN 16, 17).

Описи дел рассматриваются, утверждаются или согласовываются на заседании объединенной экспертно-проверочной и методической комиссии архивного управления администрации.

16. Оперативное хранение документов

16.1. С момента заведения и до передачи документов в архивное управление администрации дела хранятся в структурных подразделениях по месту их формирования.

Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, несут персональную ответственность за сохранность документов и дел.

16.2. Дела хранятся в рабочих комнатах в запирающихся шкафах или специально отведенных для этих целей помещениях, обеспечивающих их полную сохранность. Документы должны предохраняться от воздействия света и пыли.

16.3. В целях повышения оперативности поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа или другом удобном для работы месте.

16.4. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.

16.5. Выдача дел (документов) другим структурным подразделениям или сторонним организациям производится с разрешения руководства. На выданное дело заводится карта-заместитель. Сторонним организациям дела выдаются по актам.

16.6. Изъятие документов из дела допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя с обязательным оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

17. Передача дел в архив

17.1. Документы, образовавшиеся и образующиеся в результате деятельности администрации, ее структурных подразделений, имеющие историческое значение, входят в состав Архивного фонда РФ и независимо ведомственной принадлежности, времени происхождения, места хранен техники и способа закрепления информации по истечении 5 лет подле: передаче на постоянное хранение в архивное управление.

17.2. Все работы, связанные с подготовкой и передачей документов постоянное хранение в архивное управление, выполняются за счет сред структурных подразделений, сдающих документы.

17.3. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передач( архивное управление не подлежат. Они хранятся в структурных подразделения по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

17.4. Передача дел в архивное управление осуществляется по описям соответствии с графиком, составляемым архивным управлением и утверждаем: заместителем главы администрации. Сроки передачи дел доводятся архивным управлением до руководителей структурных подразделений.

17.5. Прием дел производится специалистом архивного управления присутствии работника структурного подразделения, передающего документы.

Прием-передача дел оформляются актом, составляемым работника архивного управления.

Начальник аналитического управления

В.А.Чернецов

Начальник управления организационно-контрольной архивного и кадровой работы

В.Д.Королев

Начальник архивного управления

О.В.Корнева