Приложение. Инструкция по делопроизводству в администрации Елецкого муниципального района

Приложение

Утверждена

постановлением администрации

Елецкого муниципального района

от 16 апреля 2010 г. N 156

Инструкция
по делопроизводству в администрации
Елецкого муниципального района

1. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству устанавливает единую систему документирования и организации работы с документами в администрации Елецкого муниципального района.

1.2. Инструкция определяет основные правила подготовки, оформления, контроля исполнения, организации работы с документами и их хранения во всех структурных подразделениях администрации.

1.3. Инструкция разработана в соответствии с законодательными актами Российской Федерации и Липецкой области, Уставом администрации Елецкого муниципального района с учетом требований ГОСТа Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

1.4. Положения Инструкции распространяются как на традиционное делопроизводство, так и на организацию работы с документами, создаваемыми при помощи средств электронно-вычислительной техники.

1.5. Правила и порядок работы с документами, установленные Инструкцией, обязательны для всех работников администрации, которые ответственны за выполнение ее требований, сохранность служебных документов.

1.6. Организацию и совершенствование постановки делопроизводства на основе единой технической политики и применения современных программно-технических средств, организационно-методическое руководство делопроизводством в структурных подразделениях администрации осуществляет общий отдел.

1.7. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства в структурных подразделениях, соблюдение установленных инструкцией правил и порядка работы с документами возлагается на их руководителей.

1.8. Руководитель структурного подразделения назначает ответственного за ведение делопроизводства, который обеспечивает его организацию в соответствии с инструкцией и знакомит всех работников подразделения с нормативными и методическими документами по делопроизводству.

1.9. При нахождении сотрудника в отпуске, в командировке, перемещении по должности или увольнении все имеющиеся у него документы и дела передаются по указанию руководителя структурного подразделения другому работнику.

Обязанности, права и ответственность специалистов общего отдела определяются их должностными инструкциями.

2. Основные требования
к составлению и оформлению документов

2.1. Деятельность администрации Елецкого муниципального района (далее - администрации) выражается посредством издания организационно-распорядительных документов: постановлений, распоряжений, положений, инструкций, правил, договоров, актов.

2.2. Юридическим основанием для издания организационно-распорядительной документации являются: Конституция Российской Федерации, законы Российской Федерации, указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, законы Липецкой области, Устав администрации Елецкого муниципального района, осуществление деятельности администрации в целях выполнения возложенных на нее задач в соответствии с ее компетенцией, потребность правового регулирования работы администрации.

2.3. Решение наиболее важных вопросов, а также вопросов, относящихся к деятельности всех или нескольких подчиненных организаций или структурных подразделений администрации, излагается в постановлениях, распоряжениях, положениях и инструкциях.

2.4. Ход и результаты обсуждения вопросов в коллегиальных органах, на заседаниях, совещаниях фиксируются в протоколах.

Протоколы оформляются на основании записи хода заседаний, материалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступлений, справок, проектов постановлений или распоряжений, списков приглашенных).

2.5. В пределах своей компетенции администрация и структурные подразделения организуют и ведут переписку с органами исполнительной власти, муниципальными образованиями, органами местного самоуправления, организациями, предприятиями, учреждениями и гражданами.

Подготовка, оформление и отправление писем осуществляются в соответствии с заданиями и запросами администрации Липецкой области, по просьбе организаций, при осуществлении оперативных связей, по просьбе граждан.

При необходимости срочной передачи информации используются: телеграф, телефон, факсимильные аппараты, система электронной почты.

2.6. Структурные подразделения администрации на основании положений об отделе и нормативных актов администрации, определяющих их компетенцию, издают документы: должностные инструкции, правила, планы работы и отчеты, графики.

2.7. Документы, поступающие в администрацию из органов исполнительной власти, органов местного самоуправления, доводятся до администрации, сельских поселений, входящих в Елецкий муниципальный район, организаций, предприятий, учреждений посредством:

- издания информационного письма;

- издания самостоятельных распорядительных документов.

2.8. Документы, как правило, должны оформляться на бланках, иметь установленный состав обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

Требования к бланкам документов изложены в разделе 5.

2.9. Документы, создаваемые совместно с администрацией Липецкой области, администрациями других муниципальных образований, Советом депутатов Елецкого муниципального района оформляются не на бланках. В этом случае наименование организаций следует располагать в соответствии с рангом. В случае оформления документов организаций одного ранга их наименования располагают на одном уровне. Наименование нижестоящей организации располагают ниже наименования вышестоящей организации.

3. Правила оформления реквизитов документов

3.1. Состав реквизитов организационно-распорядительных документов в Российской Федерации определен ГОСТом Р 6.30-2003. Перечень реквизитов и схемы их расположения указаны в приложениях NN 1-3.

3.2. Герб Елецкого муниципального района.

В соответствии с положением "О Гербе муниципального образования "Елецкий район" Липецкой области", утвержденным решением Совета депутатов Елецкого муниципального района от 13.10.2004 г. N 68, воспроизведение герба Елецкого района является обязательным на бланках и печатях администрации района.

3.3. Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) Территориальным органом Федеральной службы государственной статистики по Липецкой области на основании информационного письма от 15.01.2007 года N 08-69.

3.4. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) администрации проставляют в соответствии со свидетельством от 29.11.2006 года N 2064821033980 о внесении записи в Единый государственный реестр юридических лиц, выданный Инспекцией Федеральной налоговой службы по городу Ельцу Липецкой области.

3.5. Идентификационный номер администрации, как налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии со свидетельством от 18.12.2002 года N 48000427851 о постановке на учет юридического лица в налоговом органе по месту нахождения на территории Российской Федерации, выданный Инспекцией Федеральной налоговой службы по городу Ельцу Липецкой области.

3.6. Реквизит "Наименование организации" указывается в точном соответствии с Уставом администрации Елецкого муниципального района: Администрации Елецкого муниципального района.

3.7. Справочные данные администрации включают в себя: почтовый адрес; номер телефона, номера факсов, адрес электронной почты.

3.8. Реквизит "Наименование вида документа" регламентируется Уставом администрации и должен соответствовать организационно-правовой форме администрации, ее задачам и направлениям деятельности, а также табелю унифицированных форм документов, применяемых в ней. Наименование вида документа проставляется на всех документах, кроме писем.

3.9. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.

Например, дату 5 июня 2010 г. следует оформлять 05.06.2010.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 05 июня 2010 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2010.06.05.

3.10. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

3.11. Реквизит "Ссылка на регистрационный номер и дату документа" включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.

3.12. Реквизит "Адресат" рассматривается как совокупность точной и полной информации, на основе которой документ может быть доставлен адресату точно.

Документы адресуются органам исполнительной власти, органам местного самоуправления, организациям, учреждениям, предприятиям, структурным подразделениям администрации, непосредственно должностным лицам, гражданам.

При адресовании документа в организации, указанные в п. 3.12. без указания должностного лица их наименование пишется в именительном падеже, например:

                                               Липецкий областной

                                               Совет депутатов

Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:

                                           Генеральному директору

                                           ОАО "Северные регионы"

                                           В.А.Лагутину

При адресовании документа в несколько однородных организаций их названия указываются обобщенно, например:

                                             Главам администраций

                                             сельских поселений

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При количестве адресатов более четырех составляется список рассылки и на каждом документе указывается только один адресат.

Почтовый адрес не проставляется на документах, направляемых в администрацию Липецкой области и постоянным корреспондентам. В этих случаях могут применяться списки рассылки и конверты с заранее напечатанными адресами.

В состав реквизита "Адресат" при необходимости может входить почтовый адрес. Если письмо адресуется организации, указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

               Всероссийский научно-исследовательский

               институт документоведения и архивного дела

               Б. Черкасский пер., д. 5/2/6,Центр, Москва, 103012

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

                                             Калинину И.П.

                                        ул. Садовая, д. 5, кв. 12

                                        г. Липки, Киреевский р-н,

                                         Тульская обл., 301264

Строки реквизита "Адресат" центруются относительно самой длинной строки или выравниваются по левому краю.

Адрес адресата пишется в правой нижней части почтового отправления, а адрес отправителя - в левой верхней части. Адрес пишется четко и без исправлений, в нем не должно быть знаков, не относящихся к адресу, и сокращенных названий (в соответствии "Об утверждении правил оказания услуг почтовой связи", утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 221).

3.13. "Гриф утверждения документа" - реквизит документа, указывающий на нормативный или правовой характер его содержания.

Документ утверждается должностным лицом или специально издаваемым документом (в тех случаях, когда требуются дополнительные предписания и разъяснения).

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек и двоеточия), наименования должности лица, утверждающего документ, его личной подписи, инициалов и даты утверждения, например:

                           УТВЕРЖДАЮ

                           администрации

                           Елецкого муниципального района

                           ________________ _____________________

                           (личная подпись) (расшифровка подписи)

                           12.09.2010

При утверждении документа постановлением, распоряжением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО (без кавычек), наименования утверждаемого документа в именительном падеже, его даты и номера, например:

                                  УТВЕРЖДЕНО

                                  постановлением администрации

                                  Елецкого муниципального района

                                  от 15.03.2010 N 23

При утверждении документов несколькими должностными лицами их подписи располагаются на одном уровне.

Гриф утверждения располагается в правом верхнем углу документа. Перечень документов, подлежащих утверждению, дан в приложении N 4.

3.14. "Резолюция" - реквизит документа, который оформляется должностным лицом и содержит указание по исполнению документа.

В состав резолюции входят следующие элементы: фамилия и инициалы исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата. В случаях, когда поручение дано нескольким должностным лицам, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым, если не оговорено иное. Ему предоставляется право созыва исполнителей и координации их работы. Резолюция проставляется в верхнем углу документа между реквизитами "Адресат" и "Текст" или на любом свободном месте лицевой стороны документа. Допускается писать резолюции на отдельных листах бумаги.

3.15. "Наименование документа" - краткое содержание (заголовок к тексту) документа - составляется ко всем документам, за исключением документов, имеющих текст небольшого объема (до 4-5 строк).

Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Заголовок к тексту согласовывается с наименованием вида документа.

Например:

Постановление (о чем?) "Об утверждении правил подготовки правовых актов"; должностная инструкция (кого?) "начальника отдела делопроизводства и протокола"; карточка (чего?) "учета движения основных средств".

Заголовок составляется исполнителем, готовящим проект документа.

Заголовок к тексту располагается в левом верхнем углу документа после реквизитов бланка и может занимать 4-5 строк по 28-30 знаков в строке.

Заголовок составляется автором документа.

Заголовок к тексту печатается через 1 межстрочный интервал, точка в конце него не ставится.

3.16. Реквизит "Отметка о контроле" обозначает, что документ поставлен на контроль в процессе его исполнения с целью обеспечения установленных сроков, указанных в резолюции, или типовых сроков исполнения, установленных законодательством Российской Федерации.

В соответствии с ГОСТом отметка о контроле за исполнением документа обозначается буквой "К", словом или штампом "Контроль" и располагается в верхнем правом углу первого листа документа напротив реквизита "Заголовок к тексту".

3.17. Реквизит "Текст документа" отражает основное смысловое содержание документа.

Текст документа должен быть кратким и обоснованным, обеспечивающим точное и однозначное восприятие изложенной в нем информации.

Текст документа может состоять из вводной части, содержащей обоснования, причины и цели составления документа, и основной, излагающей выводы, предложения, рекомендации, просьбы и решения.

Смысловые части текста документа разделяются абзацами.

Тексты подразделяют на разделы, подразделы, пункты и подпункты. Разделы и подразделы могут иметь заголовки (подзаголовки). Заголовки и подзаголовки разделов пишутся с прописной буквы. Точка в конце заголовков и подзаголовков не проставляется. Пункты и подпункты нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками. Текст пунктов и подпунктов пишется с прописной буквы и заканчивается точкой.

Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.

Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф. Номера печатаются без точки.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, распоряжения - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "постановили", "решили").

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции", "в состав администрации входят", "комиссия установила").

В письмах используют следующие формы изложения:

- от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение");

- от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить");

- от третьего лица единственного числа ("администрация не возражает", "администрация считает возможным").

3.18. Реквизит "Отметка о наличии приложения" располагается под текстом документа на расстоянии 1-2 межстрочных интервалов.

Слово "Приложение" печатается с красной строки без кавычек. Если приложение названо в тексте, то ставится двоеточие, проставляется количество листов и количество экземпляров. Например:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение: 1. Положение об Управлении регионального

               кредитования на 5 л. в 1 экз.

            2. Правила подготовки и оформления документов

               Управления регионального кредитования

               на 7 л. в 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо Росархива от 05.06.2003 N 02-6/172 и

            приложение к нему, всего на 3 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

В приложении к распорядительному документу (постановления, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) отметка о приложении проставляется на первом листе приложения в правом верхнем углу. Если приложений несколько, они нумеруются (Приложение N 1, Приложение N 2). Если приложение одно, оно не нумеруется. В отметке о приложении указывается наименование вида основного документа, его дата и номер, например:

                                   Приложение N 2

                                   к распоряжению администрации

                                   Елецкого муниципального района

                                   от 05.06.2010 N 251-р

Если приложением к документу (например, к приказу) является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция, регламент и др.), в верхнем правом углу проставляется отметка о приложении, ниже - гриф утверждения документа, например:

                                   Приложение N 1

                                   УТВЕРЖДЕНО

                                   распоряжением администрации

                                   Елецкого муниципального района

                                   от 05.06.2010 N 251-р

Допускается выражение "ПРИЛОЖЕНИЕ N" печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:

                                          ПРИЛОЖЕНИЕ N 2

                                    к распоряжению администрации

                                   Елецкого муниципального района

                                        от 05.06.2010 N 251-р

Приложения подписываются главой администрации.

3.19. В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:

Глава администрации

Елецкого муниципального района    Личная подпись      И.О.Фамилия

или на бланке:

Глава администрации

муниципального района             Личная подпись      И.О.Фамилия

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Глава администрации

муниципального района             Личная подпись      И.О.Фамилия

Главный бухгалтер                 Личная подпись      И.О.Фамилия

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:

Глава администрации                       Глава администрации

Елецкого муниципального района            сельского поселения

                                          Архангельский сельсовет

Личная подпись     И.О.Фамилия     Личная подпись     И.О.Фамилия

При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

Председатель комиссии             Личная подпись      И.О.Фамилия

Члены комиссии                    Личная подпись      И.О.Фамилия

                                  Личная подпись      И.О.Фамилия

                                  Личная подпись      И.О.Фамилия

Реквизит "Подпись" располагается под текстом документа или под отметкой о наличии приложения на расстоянии 2-3 межстрочных интервалов.

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал, при этом длина строки не должна превышать 8 см.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности у правой границы текстового поля.

Не допускается ставить предлог "За", надпись от руки "Зам" или косую черту перед наименованием должности.

3.20. Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО (пишется без кавычек), должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:

СОГЛАСОВАНО

Начальник отдела финансов

Личная подпись           И.О.Фамилия

Дата

Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют следующим образом:

СОГЛАСОВАНО

Письмо администрации

Липецкой области

от 05.06.2010 N 430-162

или

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания Правления

Российской государственной

страховой компании "Росгосстрах"

от 05.06.2010 N 10

3.21. Согласование документа оформляют визой согласования документа (далее - виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания (Приложение N 7). Например:

Начальник юридического отдела

Личная подпись      И.О.Фамилия

Дата

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются

Начальник юридического отдела

Личная подпись      И.О.Фамилия

Дата

Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.

Для документа, подлинник которого остается в администрации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Для документа, подлинник которого отправляют из администрации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.

3.22. "Печать" - обязательный реквизит отдельных документов, требующих особого удостоверения их подлинности.

Печать ставится на документах требующих особого удостоверения их подлинности, в соответствии с действующим законодательством или иным нормативным документом. Перечень документов, на которых ставится печать, указан в приложении N 5.

Оттиск печати проставляется таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ, и был хорошо читаемым. На документах финансового характера печать проставляется на специально отведенном месте. Как правило, это место нанесения печати обозначается символом "М.П." без захвата наименования должности и подписи.

Изготовление печатей с изображением герба администрации Елецкого муниципального района осуществляется по заявкам администрации штемпельно-граверными предприятиями, имеющими выданные Комитетом Российской Федерации по печати лицензии на соответствующий вид деятельности и сертификат о наличии технических средств для изготовления данного вида продукции на должном качественном уровне.

Печати подлежат обязательному учету. Печати хранятся в опечатываемых сейфах. Уничтожение печатей производится по акту.

Контроль за изготовлением, использованием и хранением печатей в администрации осуществляет управляющий делами, в структурных подразделениях - ответственные лица, назначаемые согласно должностной инструкции.

Печати ставятся на копиях документов (включая ксерокопии) для удостоверения их соответствия подлинникам. При рассылке документов, имеющих юридическую силу (постановлений, распоряжений), копии документов заверяются печатью общего отдела администрации.

3.23. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись: "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:

Верно

Главный специалист

общего отдела          Личная подпись    И.О.Фамилия

Дата

3.24. Отметка об исполнителе включает в себя фамилию, имя, отчество исполнителя документа и номер его телефона. Отметка об исполнителе печатается на лицевой стороне последнего листа документа в нижнем углу от левой границы текстового поля размером шрифта N 12, например:

Фамилия Имя Отчество

4 35 44

3.25. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

3.26. Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты).

Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.

4. Тексты документов.
Порядок подготовки и оформления отдельных видов документов

4.1. Тексты документов, регулирующих деятельность администрации (устав, положения о структурных подразделениях, должностные инструкции и др.) состоят из разделов, пунктов и подпунктов. Каждый раздел должен иметь соответствующий номер и заголовок.

Например:

Структура текста положения об отделе, комитете администрации состоит из разделов:

1. Общие положения.

2. Задачи управления.

3. Функции управления.

4. Обеспечение деятельности управления.

5. Руководство управлением.

Структура должностной инструкции (Приложение N 6) включает разделы:

1. Общие положения

2. Квалификационные требования

3.Должностные обязанности, права и ответственность муниципального служащего

4. Перечень вопросов, по которым муниципальный служащий вправе или обязан самостоятельно принимать управленческие и иные решения

5. Перечень вопросов, по которым муниципальный служащий вправе или обязан участвовать в подготовке проектов нормативных правовых актов и (или) проектов управленческих и иных решений

6. Сроки и процедуры подготовки, рассмотрения проектов управленческих и иных решений, порядок согласования и принятия данных решений

7. Порядок служебного взаимодействия гражданского служащего в связи с исполнением им должностных обязанностей

8. Перечень муниципальных услуг, оказываемых гражданам и организациям.

9. Показатели эффективности и результативности профессиональной служебной деятельности.

4.2. Правовые акты администрации Елецкого муниципального района (далее - правовые акты) издаются в виде постановлений и распоряжений на основе и во исполнение федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, законов Липецкой области, постановлений и распоряжений администрации Липецкой области.

4.3. Нормативные правовые акты издаются администрацией в виде постановлений. Издание правовых актов в виде писем и телеграмм не допускается.

4.4. Проекты правовых актов администрации района разрабатываются и представляются руководителями структурных подразделений администрации района в соответствии с поручениями или в инициативном порядке с учетом их функций и компетенции.

4.5. Подготовка проекта правового акта возлагается на одно или несколько структурных подразделений районной администрации с учетом их функций и компетенции. При этом определяется круг должностных лиц, ответственных за подготовку указанного проекта и срок его подготовки.

В подготовке проекта правового акта при необходимости может участвовать юрисконсульт администрации района.

4.6. В процессе работы над проектом правового акта должны быть изучены относящиеся к теме проекта законодательство Российской Федерации и Липецкой области, вопросы, относящиеся к предметам ведения органов государственной власти Российской Федерации и области, органов местного самоуправления, практика применения соответствующих нормативных правовых актов, материалы периодической печати по рассматриваемому вопросу.

4.7. Структура правового акта должна обеспечивать логическое развитие темы правового регулирования.

Если требуется разъяснение целей и мотивов принятия правового акта, то в проекте дается вступительная часть - преамбула. Положения нормативного характера в преамбулу не включаются. В констатирующей части (преамбуле) правового акта излагаются цели и задачи предписываемых действий. Если основанием к изданию правового акта является законодательный, правовой акт или поручение вышестоящих органов, то в констатирующей части указывается его вид, дата, номер, заголовок и передается краткое содержание той его части, которая непосредственно касается администрации или ее структурного подразделения. Если в правовом акте имеются таблицы, графики, карты, схемы, то они, как правило, должны оформляться в виде приложений, а соответствующие пункты правового акта должны иметь ссылки на эти приложения.

Постановляющая часть постановления начинается словом ПОСТАНОВЛЯЕТ (без кавычек), которое выделяется отдельной строкой, печатается от нулевого положения табулятора прописными буквами и отделяется от констатирующей и постановляющей частей двойным интервалом (пробелом).

В пунктах распорядительной части нормативного правового и правового актов указываются исполнители, конкретные действия и сроки исполнения предписываемых действий.

4.8. Одновременно с разработкой проекта правового акта должны быть подготовлены предложения об изменении и дополнении или признании утратившими силу соответствующих ранее изданных актов или их частей.

Положения об изменении, дополнении или признании утратившими силу ранее изданных актов или их частей включаются в текст правового акта.

Если при подготовке правового акта выявилась необходимость внесения существенных изменений и дополнений в ранее изданные правовые акты или наличие по одному и тому же вопросу нескольких актов, то в целях их упорядочения разрабатывается единый новый акт. В проект такого акта включаются новые, а также содержащиеся в ранее изданных актах нормативные предписания, которые сохраняют свою силу.

4.9. Проект постановления подлежит обязательному согласованию с заместителями главы администрации, юрисконсультом и управляющим делами, а также со структурными подразделениями, если в постановлении содержатся положения, нормы и поручения, касающиеся этих подразделений.

Согласование проекта нормативного правового и правового актов оформляется визами.

Срок согласования проекта нормативного правового и правового актов каждым визирующим должностным лицом не должен превышать 2-х рабочих дней.

Срок согласования проекта нормативного правового и правового актов юрисконсультом администрации не должен превышать 10-ти рабочих дней, в течение которых проект проверяется на соответствие законодательству Российской Федерации, Липецкой области нормативным правовым актом местного самоуправления и визируется.

Проекты правовых актов по кадровым вопросам согласовываются юрисконсультом в срок не более 2-х рабочих дней.

В случае противоречия отдельных положений правовых актов действующему законодательству готовится аргументированное заключение.

Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа подлинника правового акта (приложение N 7).

4.10. К проекту правового акта должен быть приложен контрольный лист, на котором проставляется дата согласования.

4.11. Согласованный с заинтересованными лицами проект правового акта до его подписания направляется юрисконсульту для проверки соответствия действующему законодательству Российской Федерации.

Юрисконсульт администрации района, проверив представленный правовой акт, передает его непосредственно управляющему делами, который осуществляет проверку на соответствие правилам русского языка, а также принимает решение о готовности проекта к представлению главе администрации для подписания либо возвращает его на доработку. Правовые акты подписываются главой администрации или исполняющим его обязанности заместителем.

4.12. Подписанный правовой акт (постановление, распоряжение) должен иметь следующие реквизиты:

- наименование органа, издавшего акт;

- наименование вида акта и его название;

- дата подписания акта и его номер;

- наименование должности и фамилия лица, подписавшего акт.

Правовые акты нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года раздельно по каждому виду (постановления, распоряжения). В свою очередь распоряжения нумеруются порядковыми номерами раздельно по основной деятельности, по личному составу, административно-хозяйственным вопросам. К порядковому номеру распоряжения добавляется буква "Р".

4.13. Нормативные правовые акты администрации района подлежат официальному опубликованию. Неопубликованные нормативные правовые акты не применяются.

4.14. Глава администрации муниципального района дает толкование актов, издаваемых администрацией.

4.15. Протокол.

Протокол - документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях коллегиальных органов, совещаниях, конференциях, комиссиях.

В протоколах используется форма изложения текста от третьего лица множественного числа (СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ). Содержание выступлений излагается от третьего лица единственного числа.

При большом количестве участников совещательного органа составляется список присутствующих, который прилагается к протоколу.

Повестка дня оформляется в составе протокола или отдельным документом. Каждый пункт повестки дня нумеруется и отвечает на вопрос "О чем?".

Текст основной части протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ):

Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему.

Документ, утверждаемый коллегиальным органом, прилагается к протоколу, а в тексте протокола должна содержаться ссылка на этот документ.

Содержание особого мнения записывается в протоколе после соответствующего протокольного решения.

Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем.

Протоколы нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года по каждому совещательному органу.

Протоколы совместных совещаний (собраний) должны иметь составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в работе совещания.

Решения, принятые на заседании, доводятся до исполнителей в форме выписки из протокола. Текст выписки повторяет вводную часть протокола и решение по конкретному вопросу.

4.16. Докладная записка.

Докладная записка составляется в том случае, когда необходимо сообщить непосредственному руководителю о проделанной работе или состоянии какого-либо вопроса, связанного со служебной деятельностью, и представить свои выводы и предложения.

Текст докладной записки состоит из введения, доказательства и заключения.

Во введении автор знакомит с сутью вопроса или ссылается на задание.

Во второй части анализирует данную работу и сообщает о получении фактических данных.

В заключении содержатся выводы и предложения. Докладная записка имеет следующие реквизиты: наименование вида документа, дата, индекс, место издания, заголовок к тексту, текст, адресат, приложения, подпись.

4.17. Служебное письмо.

Служебное письмо - обобщенное название большой группы управленческих документов, которые являются средством связи и способом обмена информацией между организациями. По содержанию и назначению письма как вид документа могут быть инструктивные (директивные), гарантийные, информационные, рекламные, коммерческие, письма-запросы, письма-ответы, письма-извещения, письма-приглашения.

Письмо должно составляться только по одному вопросу и только в том случае, когда невозможно решить вопрос другим путем. Если необходимо обратиться в организацию одновременно по нескольким разнородным вопросам, рекомендуется составлять отдельные письма по каждому из них.

В деловой переписке принята форма изложения от первого лица множественного числа (просим, сообщаем, напоминаем, высылаем и т.д.), т.к. должностное лицо, подписавшее письмо, выступает от имени администрации.

Форма изложения текста письма от первого лица единственного числа (прошу, предлагаю, направляю и т.д.) возможна только в случае, если письмо носит конфиденциальный характер.

Письмо состоит из следующих основных частей: обращение, вступление, основное содержание, заключение.

Если письмо состоит из 2-х частей, то в первой дается обоснование, причина создания письма, а во второй - заключение, просьба или отказ, предложение.

Письмо, состоящее из одной части, - это просьба без пояснения, сообщение без обоснования.

Текст письма не должен превышать 1-2-х страниц. При обращении к адресату учитывается его служебное положение, сфера деятельности и т.д.:

                    Уважаемый Иван Николаевич!

или

                     Уважаемый господин Титов!

При обращении к высшим должностным лицам органов власти, президентам компаний, обществ, к духовным лицам различных вероисповеданий принято обращение с указанием должности без фамилии.

Во вступлении формируется тема письма: оно может содержать ссылку на документ или его отдельные пункты, послужившие юридическим основанием для подготовки письма.

Основное содержание письма составляют описание события или ситуации, анализ и приводимые доказательства.

Заключение представляет собой выводы в виде предложений, мнений, просьб. Заключение начинается словами "просим" (письмо-просьба или запрос), "высылаем", "представляем" (сопроводительное письмо), "сообщаем" (информационное письмо).

Текст письма должен освещать основные вопросы, быть логичным, последовательным, корректным по форме, однозначным по содержанию.

Главная цель письма - побудить к действию, убедить, доказать. Это достигается ясностью, четкостью и краткостью текста.

При составлении письма используются словосочетания и выражения: "В порядке обмена...", "В соответствии...", "В связи...", "В целях..." .

В документах не должны употребляться слова и выражения, вышедшие из употребления (архаизмы и историзмы). Например, следует писать: не "при сем направляем", а "направляем", не "настоящим сообщаем", а "сообщаем", не "настоящий акт составлен", а "акт составлен" и т.д.

В официальных документах используются простые распространенные предложения, односоставные или двусоставные, с обособленными оборотами. Например: "В связи с недостаточной загруженностью... просим Вас решить вопрос...".

В служебных документах не употребляются выражения типа "Будьте так любезны" или "Не откажите в любезности...".

В деловой переписке используются местоимения "Мы", "Вы" вместо "Я", "Он".

Так как письмо оформляется на бланке, его текст не следует начинать с указания наименования учреждения - автора, поскольку оно уже имеется в бланке.

Составитель письма, кроме текста, должен сформулировать заголовок письма (для формата А4), указать адресата, должность, фамилию и инициалы подписывающего, свою фамилию и номер телефона (реквизит составителя), проверить наличие приложений (если они есть). Условно письма делят на две группы: инициативные и ответные. Письмо-ответ должно содержать ссылку на номер и дату соответствующего инициативного письма.

Например: на N 145/А-120 от 22.04.2010.

Этот реквизит проставляется на специально отведенном на бланке месте.

4.18. Анкета - это форма предоставления текста документа, в котором характеризуется один объект по определенным признакам.

Постоянной информацией в анкете являются наименования признаков, а переменной - их характеристики. При построении анкеты постоянная информация выражается существительными в именительном падеже, например: фамилия, имя, отчество; или словосочетаниями, опорным словом в которых является имя существительное, например: структурное подразделение, последнее место работы.

4.19. Таблица - форма представления текста, содержащего информацию, характеризующую несколько объектов по ряду признаков.

Табличные тексты применяются в отчетно-статистических, бухгалтерских, банковских, организационно-распорядительных документах (структура и штатная численность, штатное расписание, план работы).

Таблицы имеют два уровня деления текста: вертикальный - графы и горизонтальный - строки. Обобщенное наименование признаков в таблице составляют заголовок и подзаголовки граф, а наименования объектов - заголовок и подзаголовки строк таблицы. Графы таблицы должны быть пронумерованы, если таблица печатается более чем на одной странице.

Заголовки таблицы пишутся с прописных букв, а подзаголовки - со строчных, если они составляют одно целое с заголовком, т.е. поясняют его. Если подзаголовок имеет самостоятельное значение, то он пишется с прописной буквы. Точки в заголовках и подзаголовках граф не проставляются.

Заголовки и подзаголовки граф и строк таблицы выражаются в именительном падеже единственного числа. В заголовках и подзаголовках строк и граф таблицы употребляются только общепринятые условные обозначения.

4.20. Текст договоров (соглашений, контрактов) фиксирует соглашение сторон об установлении каких-либо отношений и регулирует эти отношения. Например:

Учредительный договор содержит сведения:

- о наименовании юридического лица, месте его нахождения, порядке управления деятельностью;

- о размере и составе уставного капитала;

- о размере и порядке изменения долей каждого из участников в уставном капитале;

- о размере, составе, сроках и порядке внесения вкладов;

- об ответственности участников за нарушение обязанностей по внесению вкладов.

Договор (контракт) содержит следующие сведения:

- наименования сторон (полное и сокращенное название);

- предмет договора (контракта), ее этапы и результаты выполнения;

- наименование документа, в соответствии с которым выполняется работа;

- условия и сроки поставки, перевоза, хранения, упаковки, маркировки, рекламы и реализации;

- срок действия договора (контракта);

- начало и окончание работ по договору (контракту);

- стоимость работы и порядок расчетов;

- порядок сдачи и приемки работы;

- ответственность сторон (в том числе санкции за невыполнение принятых обязательств), которые договаривающиеся стороны признают необходимым включить в договор (контракт);

- гарантии, страхование и форс-мажорные обстоятельства;

- переход права собственности и риски;

- порядок разрешения споров;

- юридические адреса сторон (с указанием почтовых адресов, банковских реквизитов, номеров телефонов, факсов).

Текст договора (контракта) подразделяется на разделы, пункты и подпункты.

4.21. Доверенность.

Доверенность фиксирует факт предоставления права на совершение каких-либо действий от лица доверителя - администрации.

Официальные доверенности выдаются администрацией своему представителю на совершение сделок, получение денег, товарно-материальных ценностей или других действий в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации от имени администрации. В тексте официальной доверенности указываются следующие сведения:

- должность и фамилия, имя, отчество доверенного лица;

- организация, в которой производятся действия по доверенности;

- вид действий;

- срок действия доверенности.

Доверенность подписывается и заверяется гербовой печатью.

4.22. Акт.

Акт - документ, составляемый несколькими лицами, в подтверждение установленных фактов или событий. Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части акта указывается распорядительный документ, на основании которого актируется факт события или действие, его номер и дата.

При перечислении лиц, участвующих в составлении акта, указываются наименования должностей с обозначением организаций, фамилии и инициалы (в именительном падеже).

Если акт составлен комиссией, то первым указывается председатель комиссии. В необходимых случаях приводятся сведения о документах, удостоверяющих личность и полномочия лиц, участвующих в составлении акта, и их адреса.

Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке. Слова "Основание", "Председатель", "Члены комиссии", "Присутствовали" пишутся с прописной буквы.

В основной части акта излагаются установленные факты, выводы и заключения.

Текст акта заканчивается сведениями о количестве экземпляров акта и месте их нахождения.

Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных сторон или нормативными документами, регламентирующими составление акта.

5. Требования к бланкам документов

5.1. Бланк документа - состав реквизитов, идентифицирующих автора письменного документа. В соответствии с ГОСТом для изготовления бланков документов администрации используют следующие реквизиты:

- Герб Елецкого района - (01, 02);

- код организации по ОКОГУ - (04);

- код формы документа по ОКУД - (05);

- наименование организации - (06);

- справочные данные об организации - (07);

- наименование вида документа - (08);

- текст документа - (19),

а также отметки для расположения реквизитов:

- дата документа - (09);

- регистрационный номер документа - (10);

- ссылка на регистрационный номер и дату документа - (11);

- место составления или издания документа - (12);

- адресат - (14);

- заголовок к тексту - (17);

- отметка о контроле - (18);

- текст документа - (19).

Бланки документов администрации должны разрабатываться на основе определенного состава реквизитов и порядка их расположения, установленных ГОСТом. Размеры полей и площади размещения конкретных реквизитов должны соответствовать размерам, приведенным в ГОСТе. Схемы расположения реквизитов даны в приложениях NN 2, 3.

5.2. Бланки документов администрации изготавливают на белой бумаге или бумаге светлых тонов форматов А4 (210 х 297 мм).

Бланки для документов постоянного хранения изготавливаются на бумаге высших сортов.

5.3. На бланках документов левое поле должно быть не менее 25 мм, правое - не менее 10 мм, верхнее - не менее 20 мм, нижнее - не менее 20 мм.

5.4. Бланки документов должны изготавливаться типографским способом. Допускается использование копий бланков, изготовленных с помощью средств оперативной полиграфии (ксерокопии) для документов временного срока хранения, а также воспроизведение необходимых реквизитов бланка непосредственно при создании конкретного документа на персональном компьютере.

5.5. В администрации района предусматривается 2 вида бланков организационно-распорядительной документации (Приложения NN 8-10):

- бланк письма;

- бланк конкретного вида документа (постановления, распоряжения администрации района).

Бланки структурного подразделения администрации или должностного лица проектируются в том случае, если структурное подразделение наделено правом юридического лица и руководитель подразделения или должностное лицо имеют право подписи.

Бланк письма изготавливают с угловым расположением реквизитов; бланки нормативных документов (постановлений, распоряжений) - с продольным расположением реквизитов.

5.6. Бланк письма включает обязательные реквизиты 01(02 или 03), 04. 05. 06, 08, 09. Дополнительно проставляются ограничительные отметки для реквизитов: ссылка на регистрационный номер и дату документа - (11), адресат - (14). В бланке должностного лица реквизит "Наименование должности" размещается ниже реквизита "Наименование организации" - (06).

5.7. Изображение Герба Елецкого района на бланках с угловым расположением реквизитов помещают на верхнем поле бланка над серединой строк реквизита "Наименование организации".

5.8. Бланки с изображением Герба Елецкого района в соответствии с требованиями ГОСТа подлежат обязательному учету и хранению.

5.9. Номерные бланки документов (распоряжений, постановлений, писем администрации Елецкого муниципального района) используются строго по назначению, подлежат учету и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам.

При выдаче номерных бланков исполнителям в журнале учета (выдачи) указываются наименование вида номерного бланка, количество экземпляров, номера бланков, фамилию и подпись лица, получившего номерные бланки.

                            ЖУРНАЛ

            УЧЕТА (ВЫДАЧИ) ГЕРБОВЫХ БЛАНКОВ АДМИНИСТРАЦИИ

                    ЕЛЕЦКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА

Дата

Наименование вида бланка

Количество бланков

Порядковые номера бланков

ФИО получившего бланки

Роспись

Примечание

Ответственные лица, получившие номерные бланки, несут персональную ответственность за сохранность и использование номерных бланков.

Номерные бланки хранятся в надежно запираемых и опечатываемых шкафах (сейфах), исключающих возможность их использования не по назначению или их хищения.

При утере номерных бланков незамедлительно письменно ставится в известность управляющий делами администрации района.

5.10. Контроль за изготовлением, использованием и хранением бланков возлагается на общий отдел администрации.

6. Правила изготовления документов
с помощью печатающих устройств

6.1. Документы в администрации изготавливаются при помощи печатающих устройств, средств электронно-вычислительной техники (ЭВТ).

Отдельные внутренние документы, авторами которых являются сотрудники администрации, могут писаться от руки (заявления, объяснительные записки).

6.2. Текст документов печатается на бланках формата А4 через 1-1,5 межстрочных интервала.

Первая строка абзаца (красная строка) начинается на расстоянии 1-1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст документа в администрации печатается на расстоянии 2-3 межстрочных интервалов от заголовка в установленных границах текстового поля с использованием, как правило, текстового редактора Word for Windows размером шрифта N 14 Times New Roman через 1-1,5 межстрочные интервалы (в зависимости от размера текста документа). Допускается печатать текст шрифтом N 12.

Для оформления табличных материалов допускается использование размеров шрифта N 11, 12.

6.3. Реквизиты документа (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатают через 1 межстрочный интервал.

Составные части реквизитов "Адресат", "Гриф утверждения документа", "Отметка о наличии приложения", "Гриф согласования" отделяются друг от друга 1,5 межстрочным интервалом, например:

СОГЛАСОВАНО

(межстрочный интервал)

Начальник юридического

(межстрочный интервал)

отдела

(межстрочный интервал)

И.О.Фамилия

6.4. Наименование вида документа печатается прописными буквами. Инициалы и фамилия в реквизите "Подпись" печатаются с пробелом на уровне последней строки наименования должности.

6.5. Максимальная длина строки многострочных реквизитов - 28 печатных знаков.

Если заголовок к тексту превышает 150 знаков, то его строку допускается продлевать до границы правого поля или переносить на следующую строку. Точку в конце заголовка не ставят.

6.6. Рекомендуется при печатании документов соблюдать отступ от левой границы текстового поля:

0 - для печатания реквизитов "Заголовок к тексту", "Текст" (без абзацев), "Отметка об исполнителе", "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело", наименования должности в реквизитах "Подпись" и "Гриф согласования документа", заверительной надписи "Верно", а также слов ПОСТАНОВЛЯЕТ, СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ, ПРЕДЛАГАЮ;

5 - для начала абзаца в тексте;

32 - для реквизита "Адресат";

40 - для реквизита "Гриф утверждения документа" и "Гриф ограничения доступа к документу";

16, 24, 56 - для составления таблиц и трафаретных текстов;

48 - для расшифровки подписи в реквизите "Подпись".

6.7. Если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, то слова "Примечание" и "Основание" печатаются от левой границы текстового поля.

6.8. При изготовлении документов на двух и более листах второй и последующие нумеруются. Номера листов проставляются арабскими цифрами посередине верхнего поля листа без слова "страница" (стр.) и знаков препинания, в интервале 10 - 15 мм от верхней границы листа.

6.9. Допускается печатание документов с использованием оборотной стороны листа.

6.10. Общий отдел администрации печатает наиболее важные документы, подготовленные структурными подразделениями за подписью главы администрации или его заместителей. Другие документы печатаются в структурных подразделениях.

6.11. Повторное печатание документов допускается только с разрешения управляющего делами.

6.12. Документы для размножения сдаются в общий отдел вместе с бланком-заказом, подписанным руководителем подразделения (Приложение N 11). Разрешение на размножение выдает управляющий делами.

Срочное размножение печатных материалов производится с разрешения управляющего делами.

Размножению подлежат только служебные документы, созданные в администрации.

7. Особенности оформления документов,
передаваемых по каналам электросвязи

7.1. Телеграммы.

7.1.1. Телеграф обеспечивает доставку информации по каналам телеграфной сети общего пользования через отделения связи.

7.1.2. Телеграммы составляются в тех случаях, когда отправление документов почтой не обеспечивает своевременного решения вопросов.

7.1.3. Передача телеграмм осуществляется в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 222 "Об утверждении правил оказания услуг телеграфной связи".

7.1.4. Телеграммы, составляемые в администрации, визируются, подписываются и датируются в соответствии с общими требованиями, которые предъявляются к письмам. Первый экземпляр телеграммы передается в отделение связи, второй помещается в дело.

Телеграмма должна быть напечатана четко и без помарок на одной стороне телеграфного бланка или на светлой бумаге.

7.1.5. В телеграммах содержатся следующие реквизиты:

служебный заголовок;

указание на категорию телеграммы;

отметка о виде телеграммы;

телеграфный адрес получателя, полный или условный;

текст - содержание телеграммы;

регистрационный делопроизводственный номер, дата регистрации;

подпись;

адрес и наименование отправителя (помещается под чертой).

Категория и вид телеграммы проставляются составителем и указываются перед адресом.

Адрес телеграммы печатается отдельной строкой. Адресом телеграммы может быть полный почтовый адрес получателя, его условный или полный телеграфный адрес. Далее указываются: должность, инициалы и фамилия получателя или только инициалы и фамилия, если телеграмма адресуется частному лицу.

Адрес и наименование отправителя проставляются в нижней части телеграммы под чертой, где указываются: полный почтовый адрес отправителя, должность, фамилия, инициалы составителя телеграммы и, при необходимости, номер телефона.

7.2. Телефонограммы.

7.2.1. Текст телефонограммы передается устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем.

7.2.2. Юридическая сила поступившей телефонограммы определяется следующими реквизитами:

- исходящим регистрационным номером отправляемой телефонограммы;

- должностью, фамилией, именем, отчеством и подписью лица, отправившего телефонограмму;

- должностью, фамилией, именем, отчеством и подписью лица, принявшего телефонограмму в журнале регистрации;

- входящим регистрационным номером полученной телефонограммы.

7.2.3. Телефонограммы рекомендуется использовать для оперативного решения вопросов в случаях, когда сообщения, передаваемые по телефону, требуют документального оформления.

Телефонограммами передаются несложные тексты (приглашения на совещания, заседания и т.д.).

7.2.4. Телефонограммы составляются в одном экземпляре и подписываются руководителем или ответственным исполнителем.

Если телефонограмма передается нескольким адресатам, то к ней должен прилагаться их список с указанием номеров телефонов.

7.2.5. В тексте не следует употреблять труднопроизносимые слова и сложные обороты.

Датой телефонограммы является дата ее передачи.

7.2.6. Требования к изложению текста телефонограмм аналогичны требованиям к изложению телеграмм.

7.3. Документы, передаваемые по факсимильной связи.

7.3.1. Факсимильная связь служит для передачи срочных документов (тексты, схемы, графические изображения).

7.3.2. Для передачи по факсимильной связи принимаются следующие документы:

- с четким изображением (подлинник или подписанная копия);

- на белой бумаге размером не более формата А4 (210 х 297 мм);

- в разброшюрованном виде, имеющие поля по периметру не менее 15 мм ширины.

Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.

7.3.3. Объем документа, передаваемого за один сеанс связи, не должен превышать 10 листов.

Независимо от количества адресатов документ направляется для передачи по факсимильной связи в одном экземпляре.

7.3.4. Учет документов, поступивших для передачи, а также принятых по факсимильной связи, ведется специалистом общего отдела в установленном порядке с добавлением в регистрационном штампе отметки "ФАКС".

7.3.5. По каналам факсимильной связи запрещается передавать секретные сведения, тексты документов с грифом "Для служебного пользования" ("Не для печати").

7.3.6. Ответственность за содержание информации, передаваемой по каналам факсимильной связи, возлагается на исполнителя, подготовившего материал к передаче, и руководителя соответствующего подразделения.

7.4. Сообщения, передаваемые электронной почтой (ЭП).

7.4.1. Электронными сообщениями (письмами) называются документы, передаваемые по каналам ЭП, которая позволяет осуществлять обмен данными между средствами ЭВТ, анализ, обработку и хранение полученных и отправленных сообщений.

7.4.2. ЭП используется как для пересылки сообщений между средствами ЭВТ внутри одной организации, так и для передачи сообщений между различными организациями, имеющими соответствующие аппаратные и программные средства.

Адресат электронной почты получает изображение документа (электронного сообщения) на экране ЭВМ или в виде копии на бумажном носителе, полученной при помощи печатающего устройства (принтера).

7.4.3. Служебный заголовок электронного сообщения содержит несколько полей, которые задаются автором сообщения или автоматически добавляются системой.

Если нужно переслать файл, содержащий нетекстовую информацию, объектный код, файл базы данных или файл с изображением, его следует перекодировать в текстовую форму.

Посылать электронное сообщение, содержащее закодированную информацию, разрешается в том случае, если у получателя информации есть возможность его раскодировать.

7.4.4. Требования к оформлению документов, посылаемых ЭП, аналогичны требованиям, изложенным в разделах 3, 4.

8. Организация документооборота

8.1. Порядок прохождения и исполнения входящих документов.

Основные процессы работы с входящими документами заключаются в следующем:

- прием и первоначальная обработка;

- предварительное рассмотрение и распределение по руководителям и исполнителям;

- передача по назначению;

- рассмотрение руководством администрации;

- доставка исполнителям в соответствии с резолюцией руководства;

- контроль за исполнением или использованием;

- возврат документа с отметкой об исполнении и помещение в дело.

При поступлении корреспонденции специалистом общего отдела проверяется целостность конвертов и другой упаковки.

Ошибочно засланная корреспонденция пересылается по принадлежности, если известен адрес получателя, в противном случае - возвращается отправителю.

Принятые конверты с корреспонденцией, кроме конвертов с надписью "лично", а также адресованных структурным подразделениям, вскрываются.

При вскрытии конвертов проверяется наличие корреспонденции, а также указанных приложений. В случае отсутствия каких-либо документов об этом ставится в известность отправитель; обнаружения в конвертах вещей и предметов, не являющихся корреспонденцией, об этом составляется акт.

Конверты от поступившей корреспонденции сохраняются и прилагаются к документам лишь в том случае, когда только по ним можно установить адрес отправителя или когда дата почтового штемпеля имеет значение в качестве доказательства времени отправки и получения документа.

На общей корреспонденции проставляется регистрационный штамп, затем передается для сортировки на регистрируемую и нерегистрируемую и дальнейшей обработки.

Документы, зарегистрированные в общем отделе, передаются главе администрации в день их поступления, срочные - незамедлительно.

Если в поступившем документе имеется ссылка на другие документы, последние передаются вместе с поступившими документами.

Аналогично следует поступать с ответом на запрос.

Дальнейшее прохождение и исполнение документов определяет руководство администрации в зависимости от назначения каждого документа (непосредственное исполнение, рассмотрение и ответ, принятие практических мер, организация и внедрение, согласование и утверждение, для сведения, для руководства в практической работе).

Результаты рассмотрения документа по существу содержащихся в них вопросов отражаются в резолюции руководителя. Рассмотрение документов должно производиться в кратчайший срок (как правило, в день поступления документа).

Документ, исполнение которого должны осуществлять несколько исполнителей, передается ответственному исполнителю, указанному в резолюции первым, и находится у него до окончательного исполнения.

Для сокращения сроков исполнения документа с него могут сниматься копии для вручения соисполнителям (кроме тех документов, снимать копии, с которых не разрешается).

Исполненный документ вместе с ответом на него и соответствующей отметкой исполнителя подшивается в дело в соответствии с номенклатурой дел.

8.2. Порядок подготовки и прохождения исходящих и внутренних документов.

Основные процессы подготовки и прохождения исходящих документов:

- составление и печатание проекта документа;

- подписание (утверждение);

- регистрация;

- оформление конвертов и отправка документов;

- контроль исполнения рассылки (по списку);

- помещение оставшегося экземпляра документа в дело.

Подготовленный исполнителем проект документа передается для печатания.

До передачи подготовленного документа на подпись исполнитель должен проверить его содержание, правильность оформления, наличие необходимых виз и приложений к документу. Документ представляется на подпись вместе с документами, на основании которых он готовился.

Документ для отправки должен поступать в общий отдел полностью оформленным и иметь отметку о виде почтового отправления. Неправильно оформленный документ возвращается.

Обработка исходящей корреспонденции в общем отделе включает ее сортировку, адресование, вложение в конверты, определение стоимости отправления, маркирование конвертов и сдачу в отделение связи. На заказные отправления при необходимости составляется реестр.

Отправлять документы заказной почтой без крайней необходимости не рекомендуется.

К внутренним документам относятся документы, отражающие деятельность администрации и отдельных работников (постановления, распоряжения, протоколы, инструкции, планы, справки, докладные записки, доклады, списки).

Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления организуется в соответствии с общим порядком обращения исходящих, а на этапе исполнения - входящих документов.

Проекты правовых актов после подготовки и согласования их с соответствующими структурными подразделениями и учреждениями передаются юрисконсульту администрации для проверки соответствия содержания подготовленных документов действующему законодательству Российской Федерации.

После подписания указанные документы регистрируются и пересылаются для исполнения или ознакомления в подразделения администрации или за его пределы.

Документы, содержащие поручения отдельным должностным лицам, передаются им в виде размноженных экземпляров или выписок из них.

Докладные записки на имя руководства администрации, справки, сводки в другие внутренние документы оперативного характера рассматриваются должностным лицом, которому они направлены, после чего в общем порядке передаются для исполнения.

9. Регистрация документов

9.1. Регистрация документов - фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем регистрационного номера, с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях, как создаваемые в администрации, так и поступающие из других организаций и от частных лиц. Перечень документов, не подлежащих регистрации, указан в приложении N 12.

Информация о документах, полученная при их регистрации, поступает в регистрационно-справочную картотеку. Для получения более полной информации о документе установлен следующий обязательный минимум реквизитов регистрации:

1. Автор (корреспондент).

2. Название документа.

3. Дата документа.

4. Регистрационный номер документа.

5. Заголовок документа, краткое содержание документа.

6. Резолюция руководителя (определение исполнения, содержание поручения, дата и подпись автора резолюции).

7. Срок исполнения - дата, к которой поручение должно быть выполнено.

8. Отметка об исполнении и направлении документа в дело (краткая запись о решении вопроса по существу, дата, подпись ответственного исполнителя).

Документы регистрируются в администрации один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день утверждения или подписания.

Регистрация документов производится специалистом общего отдела раздельно:

общая исходящая и входящая - в журналах регистрации;

постановления и распоряжения администрации - в журналах регистрации;

обращения граждан - в журналах и электронной программе "Дело 8.9".

10. Контроль исполнения документов

10.1. Целью контроля является обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.

Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения.

Контроль исполнения включает постановку документа на контроль, проверку своевременного доведения документа до исполнителя, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, учет и обобщение результатов контроля, информирование руководства.

Организация контроля исполнения должна обеспечивать своевременное и качественное исполнение документов.

Контроль за исполнением документов в администрации района осуществляют отдел организационно-контрольной и кадровой работы, общий отдел, заместители главы администрации, а в структурных подразделениях администрации - руководители и ответственные исполнители.

Контроль за исполнением наиболее важных правовых актов, принимаемых администрацией района, осуществляется отделом организационно-контрольной и кадровой работы администрации района. (Порядок организации контроля и проверки исполнения принимаемых документов указан в приложении N 13).

10.2. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из других организаций - с даты их поступления. Сроки исполнения могут быть типовыми и индивидуальными.

Типовые сроки исполнения документов установлены на основании актов Российской Федерации и органов государственной власти Липецкой области. Индивидуальные сроки устанавливаются руководителем.

Конечная дата исполнения указывается в тексте документа или в резолюции руководителя. В случае, когда срок исполнения документа не указан, он должен быть исполнен не позднее чем в месячный срок.

11. Работа исполнителей с документами

11.1. Руководители структурных подразделений обеспечивают оперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей в день поступления, контроль за качественным исполнением по существу вопроса.

11.2. При рассмотрении документов руководитель подразделения выделяет документы, требующие срочного исполнения. Срочные документы передаются немедленно.

11.3. Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подпись главе администрации, его заместителю или руководителю структурного подразделения, подготовку ответа и пересылку адресату.

Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, передает документы на тиражирование. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит список на рассылку.

11.4. При оперативном решении вопроса без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе: о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа в администрацию и его доставкой исполнителю), о датах промежуточного исполнения, о дате и результатах окончательного исполнения.

Все отметки размещаются на свободных от текста местах.

11.5. При наличии ответственного исполнителя все остальные исполнители ответственны за своевременный и качественный анализ информации и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений).

Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.

12. Составление номенклатур дел

12.1. В целях упорядочения документов в делопроизводстве администрации составляется номенклатура дел.

Номенклатура дел - это систематизированный перечень наименований (заголовков) дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Она намечает группировку исполненных документов в дела и их формирование; закрепляет специальными индексами систематизацию дел и определяет сроки их хранения. На основе номенклатуры дел составляются описи дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения.

12.2. Ответственность за разработку номенклатуры дел администрации возлагается на общий отдел. Архивный отдел администрации района оказывает ему необходимую методическую и практическую помощь.

12.3. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться Уставом администрации Елецкого района, положениями о структурных подразделениях администрации района, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, номенклатурами дел за прошлые годы. Изучаются также состав, содержание документов и особенности формирования дел администрации.

12.4. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы и вопросы деятельности администрации, не завершенные делопроизводством дела ликвидированных организаций, правопреемником которых она является, переходящие дела, контрольно-справочные картотеки, журналы учета документов. Не включаются в номенклатуру дел печатные издания.

12.5. Номенклатура дел администрации визируется лицом, ответственным за архив, подписывается главой администрации и после одобрения ЭК администрации направляется на согласование с начальником архивного отдела.

12.6. Номенклатура дел печатается в двух экземплярах. Один экземпляр хранятся в общем отделе, второй - в наблюдательном деле архивного отдела администрации.

12.7. Номенклатура дел администрации пересогласовывается с архивным отделом не реже чем раз в 5 лет. В случае коренного изменения функций и структур администрации, а также состава дел она подлежит пересоставлению, согласованию и утверждению.

Текущие изменения и дополнения могут вноситься в номенклатуру в течение года, для чего в каждом ее разделе необходимо оставлять свободные индексы дел.

12.8. Утвержденный экземпляр номенклатуры дел администрации является документом постоянного хранения и включается в раздел номенклатуры дел.

13. Формирование дел

13.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.

Дела администрации формируются децентрализованно, т.е. в структурных подразделениях. Формированием дел занимаются лица, ответственные за делопроизводство.

Контроль за правильным формированием дел в администрации осуществляется общим отделом.

13.2. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения. В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; дело не должно превышать 250 листов.

13.3. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет исполнитель. На документе проставляются: отметка "В дело N...", дата, подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения.

13.4. Документы внутри дела располагаются в хронологической вопросно-логической последовательности.

14. Подготовка документов к хранению

14.1. Экспертиза ценности документов.

14.1.1. Экспертиза ценности документов - определение ценности документов с целью отбора их на постоянное хранение и установления сроков хранения.

14.1.2. Экспертиза ценности документов в администрации проводится: при формировании дел, при подготовке дел к последующему хранению.

14.1.3. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного федеральной архивной службы России от 06.10.2000 г. с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел администрации путем полистного просмотра дел.

По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению (приложения NN 14, 15). Формы описей и акта унифицированы.

14.2. Оформление дел.

14.2.1. Дела администрации подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дел включает комплекс работ по технической обработке и проводится сотрудниками структурных подразделений при методической помощи и под контролем специалистов архива администрации.

14.2.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: подпитку или переплет дела, нумерацию листов в деле, составление заверительной надписи дела (Приложение N 16); составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов дела (Приложение N 17).

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: дела допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы его, кроме листов заверительной надписи и внутренней описи, нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста документа, простым графическим карандашом или нумератором.

14.2.3. Обложка дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения оформляется по установленной форме (Приложение N 18).

14.3. Составление описей дел.

14.3.1. На завершенные дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, оформленные в соответствии с настоящими требованиями, ежегодно составляются описи. На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного хранения (свыше 10 лет); дела по личному составу.

14.3.2. В администрации в каждом структурном подразделении описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством архива администрации. По этим описям документы сдаются в архив. Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат основой подготовки сводной описи администрации, которую готовит архив и по которой он сдает дела на государственное хранение.

14.3.3. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел; каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносится в опись под самостоятельным номером); порядок нумерации дел в описи - валовой за несколько лет; порядок присвоения номеров описям структурных подразделений устанавливается по согласованию с архивом; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые внесены на обложку дела; при внесении в опись нескольких дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок дела, а все остальные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью); для дел, содержащих документы за несколько лет, в конце описи каждого следующего года, за который имеются документы в данном деле, делается ссылка на номера дел, содержащих материалы за данный год (после интервала за последней описательной статьей каждого последующего года); графа описи "Примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий.

14.3.4. Описи дел составляются по установленной форме в четырех экземплярах.

14.4. Оперативное хранение документов.

14.4.1. С момента заведения и до передачи в архив администрации дела хранятся по месту их формирования.

Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, несут ответственность за сохранность документов и дел.

На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.

14.4.2. Выдача дел другим подразделениям или сторонним организациям проводится с разрешения управляющего делами.

14.5. Передача дел на постоянное в районный муниципальный архив

14.5.1. Все документы, образовавшиеся и образующиеся в деятельности администрации, имеющие историческое, культурное, научное, экономическое или политическое значение, входят в состав Архивного фонда Российской Федерации и независимо от техники и способа закрепления информации подлежат передаче на постоянное хранение.

Для хранения документов Архивного фонда администрации Елецкого муниципального района как составной части Архивного фонда Российской Федерации и документов долговременного срока хранения, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на государственное хранение в администрации образуется архив. В исключительных случаях временно может назначаться ответственное лицо за архив из числа работников общего отдела.

14.5.2. В своей практической деятельности архив руководствуется законодательством Российской Федерации и Липецкой области, правовыми актами администрации, нормативными и методическими документами Федеральной архивной службы России, других организаций Федеральной архивной службы России, положением об архиве администрации.

14.5.3. По окончании делопроизводственного года дела из структурных подразделений передаются по описям в архив администрации.

14.5.4. Прием каждого дела производится начальником архива, а в ее отсутствие - ответственным лицом за архив совместно с работником структурного подразделения. При этом на втором экземпляре описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела.

В конце каждого экземпляра описи указывается цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи заведующего архивом (ответственного за архив) и лица, передающего дела, другими словами делается заверительная надпись. Дела в архив доставляются сотрудниками структурного подразделения, увязанными в связки. Вместе с делами в архив передаются регистрационные карточки на документы.