Приложение. Регламент администрации Хлевенского муниципального района

Приложение

к постановлению

администрации района

от 29 июля 2010 г. N 125

Регламент
администрации Хлевенского муниципального района

С изменениями и дополнениями от:

24 марта 2014 г.

Регламент является нормативным правовым актом администрации Хлевенского муниципального района, определяет порядок ее организации и деятельности, утверждается постановлением администрации района.

1. Общие положения

Администрация Хлевенского муниципального района является исполнительно-распорядительным органом местного самоуправления Хлевенского муниципального района.

Администрация Хлевенского муниципального района является юридическим лицом, осуществляет деятельность в соответствии с Конституцией Российской Федерации, законодательными и иными нормативными актами Российской Федерации и Липецкой области, Уставом Хлевенского муниципального района, нормативными правовыми актами районного Совета депутатов, правовыми актами администрации Хлевенского муниципального района, главы Хлевенского муниципального района.

Администрация Хлевенского муниципального района обеспечивает решение вопросов местного значения, находящихся в ее компетенции, исходя из интересов населения района, его исторических и иных местных традиций.

3. Заместители главы администрации Хлевенского муниципального района

Заместители главы администрации района назначаются главой администрации района.

Распределение обязанностей между заместителями главы администрации района устанавливается распоряжением администрации района.

В случае отсутствия главы администрации района или невозможности выполнения им своих обязанностей его полномочия исполняет заместитель по распоряжению администрации района.

Заместители главы администрации района исполняют полномочия согласно распределения обязанностей, вырабатывают и реализуют задачи, направленные на улучшение жизнеобеспечения населения Хлевенского муниципального района. Осуществляют контроль и координацию деятельности соответствующих отделов администрации района по выполнению стоящих перед ними задач.

4. Совет администрации Хлевенского муниципального района

Совет администрации района (далее - Совет) создается при главе района как консультативный и совещательный орган для разработки и обсуждения проектов документов по основным проблемам жизнедеятельности и жизнеобеспечения района, а также в целях разработки основных направлений деятельности администрации района и координации работы ее структурных подразделений, муниципальных предприятий и учреждений по решению конкретных задач.

Общее руководство работой Совета осуществляет глава района.

Он или лицо, его замещающее, ведет заседания Совета, являющиеся основной организационно-правовой формой его деятельности и обеспечивающие коллегиальное обсуждение отдельных проектов постановлений администрации района и отчетов руководителей структурных подразделений администрации района, муниципальных предприятий и учреждений по наиболее важным вопросам жизнедеятельности района

Решения Совета носят рекомендательный характер.

Работа Совета осуществляется на основе перспективного плана работы.

Вопросы для обсуждения на Совете включаются в повестку дня ее заседания в соответствии с планом работы администрации района, собственным планом работы Совета, а также по указанию главы района или лица, его замещающего. Перспективный план работы Совета на предстоящий календарный год формируется отделом организационно-контрольной работы и взаимодействия с местными поселениями администрации района на основе предложений руководителей структурных подразделений администрации района, рассматривается Советом и утверждается главой администрации района.

Периодичность проведения заседаний Совета - не реже одного раза в квартал или по мере необходимости.

Проект повестки дня, дата и время заседания Совета согласовываются отделом организационно-контрольной работы и взаимодействия с местными поселениями администрации района или лицом, его замещающим, не позднее чем за 20 дней до заседания и через этот же отдел администрации района рассылаются членам Совета и исполнителям.

Подготовку заседаний Совета обеспечивает отдел организационно-контрольной работы и взаимодействия с местными поселениями администрации района.

Руководитель структурного подразделения администрации района, муниципального предприятия или учреждения не позднее чем за 5 дней до дня заседания Совета направляет в отдел организационно-контрольной работы и взаимодействия с местными поселениями администрации района подготовленные и согласованные с заместителем главы администрации района, в соответствии с распределением обязанностей, при необходимости с заинтересованными структурными подразделениями, предприятиями и организациями, независимо от формы собственности, проекты документов в виде программ, положений, правил, порядков, а также справки, информации, отчеты, проекты решений Совета, списки приглашенных и выступающих по обсуждаемым вопросам.

К проектам программ, порядков, положений или правил при необходимости прилагаются письменные заключения отделов экономики, имущественных и земельных отношений, финансов.

Приглашение лиц на заседание Совета, их оповещение о месте и времени заседания осуществляет отдел организационно-контрольной работы и взаимодействия с местными поселениями администрации района.

Повестка дня, поступившие материалы отделом организационно-контрольной работы и взаимодействия с местными поселениями администрации района доводится до членов Совета.

Окончательная доработка проектов вносимых документов, решений Совета возлагается на инициаторов вопросов и осуществляется в течение 10 дней со дня заседания, после чего материалы передаются в отдел организационно-контрольной работы и взаимодействия с местными поселениями администрации района.

Протокол заседания Совета, включающий окончательную редакцию проектов решений, оформляется отделом организационно-контрольной работы и взаимодействия с местными поселениями администрации района, подписывается председателем и секретарем Совета и рассылается исполнителям.

Протокол до истечения срока ведомственного хранения (5 лет) хранится в отделе организационно-контрольной и кадровой работы и затем передается на хранение в архивный отдел.

Опубликование в средствах массовой информации материалов заседаний Совета осуществляется в общем порядке.

Организация исполнения принятых Советом решений, согласно протоколу, возлагается на соответствующие структурные подразделения администрации.

Контроль за исполнением решений Совета осуществляет отдел организационно-контрольной работы и взаимодействия с местными поселениями администрации района.

Совет администрации Хлевенского муниципального района является оперативным совещательным органом, обеспечивающим коллегиальное рассмотрение проблемных вопросов местного самоуправления в целях их разрешения и подготовки соответствующих предложений.

Возглавляет Совет администрации района глава администрации Хлевенского муниципального района.

В состав Совета администрации района входят заместители главы администрации района, начальники отделов администрации района.

Заседания Совета администрации района проводятся по мере необходимости, но не реже одного раза в квартал. Итоги заседания оформляются протоколами администрации района.

На заседание Совета могут приглашаться председатель Совета депутатов, депутаты Совета депутатов, руководители структурных подразделений администрации района, муниципальных предприятий, учреждений и иных организаций независимо от формы собственности.

Работа Совета администрации района планируется на год. На его рассмотрение выносятся наиболее важные вопросы местного значения Хлевенского муниципального района.

Повестка дня заседания формируется начальником отдела организационно-контрольной работы и взаимодействия с местными поселениями администрации района в соответствии с планом и предложениями главы администрации и его заместителей, о дне проведения и повестке дня заседания члены Совета администрации района извещаются начальником отдела организационно-контрольной работы и взаимодействия с местными поселениями администрации района за 3 дня.

Ответственность за подготовку вопросов, вызов докладчиков и приглашенных на заседание Совета возлагается на заместителей главы администрации района, материалы к нему представляются начальником отдела организационно-контрольной работы и взаимодействия с местными поселениями администрации района за 7 дней до заседания с соответствующими визами.

Начальник отдела организационно-контрольной работы и взаимодействия с местными поселениями администрации района в течение 3-х дней с момента подписания протокола доводит его до сведения всех исполнителей.

Контроль за исполнением протокола осуществляется заместителями главы администрации района и отделом организационно-контрольной работы и взаимодействия с местными поселениями администрации района.

5. Аппарат администрации Хлевенского муниципального района

Аппарат администрации района осуществляет организационное, аналитическое, правовое, информационное, материально-техническое обеспечение деятельности администрации района.

Аппарат администрации района организует подготовку проектов распорядительных документов и контроль за их выполнением, перспективных и текущих планов работы, заседаний Совета администрации района, совещаний руководителей администрации района, оказывает методическую помощь структурным подразделениям администрации района в организации их деятельности.

Руководство организацией работы аппарата осуществляет глава администрации района, а в его отсутствие - один из заместителей.

Структурные подразделения администрации района действуют на основании положений.

Начальники структурных подразделений администрации района, в том числе наделенные правами юридического лица, назначаются и освобождаются от должности распоряжением администрации района по представлению заместителей главы администрации.

Сотрудники структурных подразделений администрации района, наделенные правами юридического лица, назначаются и освобождаются от должности приказом начальника структурного подразделения.

Должностной оклад, квалификационный разряд и надбавки за квалификационный разряд, особые условия муниципальной службы и выслугу лет устанавливает глава администрации района в соответствии с действующим законодательством.

Изменение квалификационного разряда осуществляется по инициативе муниципального служащего, ходатайства начальника структурного подразделения и по результатам аттестации или квалификационного экзамена муниципального служащего.

Права, обязанности и ответственность сотрудников, работающих в администрации района, определяются законодательством РФ и Законом Липецкой области N 68-ОЗ от 02.07.2007 г. "О правовом регулировании вопросов муниципальной службы Липецкой области", Положениями о структурных подразделениях и должностными инструкциями.

Для предварительного рассмотрения и подготовки отдельных вопросов, относящихся к ведению администрации района, а также в целях содействия выполнению нормативных правовых актов, рассмотрению жалоб и заявлений граждан главой администрации района и его заместителями могут создаваться постоянно действующие или временные комиссии из работников администрации района, предприятий и учреждений района, по согласованию с их руководителями.

Проекты постановлений администрации района об утверждении Положения о структурном подразделении администрации района и распоряжений о создаваемых постоянно действующих комиссиях при администрации района вносятся начальником соответствующего структурного подразделения, визируются координирующим заместителем главы администрации района, общим отделом администрации района. Положение о структурном подразделении, положение о комиссии при администрации района и список ее членов подписываются начальником структурного подразделения.

Материально-техническое обеспечение аппарата осуществляет начальник общего отдела администрации района.

6. Организация работы администрации Хлевенского муниципального района

В администрации района устанавливается пятидневная служебная неделя с двумя выходными днями.

Время начала и окончания службы в понедельник, вторник, среду, четверг и пятницу устанавливается для мужчин с 8-00 до 17-00, для женщин с 8-00 до 16-00, перерыв для отдыха и питания - 60 минут, с 12-00 до 13-00.

Выходными днями являются суббота и воскресенье.

Накануне нерабочих праздничных дней продолжительность службы сокращается на один час.

В администрации района устанавливается ежедневный учет служебного времени. Ведение табеля ежедневного учета служебного времени осуществляется - начальником общего отдела администрации района.

Контроль за соблюдением муниципальными служащими режима служебного времени осуществляется руководителями структурных подразделений администрации района.

Для срочного выполнения неотложных, особо важных заданий отдельные муниципальные служащие могут быть привлечены к сверхурочной службе, к выполнению должностных обязанностей в выходные и праздничные дни в порядке, установленном действующим трудовым законодательством.

Муниципальные служащие могут привлекаться для осуществления дежурства в администрации района в выходные и праздничные дни в соответствии с графиком дежурства ответственных лиц.

График дежурства ответственных лиц составляется начальником общего отдела администрации района, предварительно согласовывается с заместителями главы администрации района. График дежурства ответственных лиц доводится до сведения не позднее чем за 3 дня до введения его в действие.

Контроль за обеспечением дежурства в выходные и праздничные дни осуществляет начальник общего отдела администрации района.

Должностная инструкция начальника структурного подразделения утверждается главой администрации района.

Должностные инструкции работников структурных подразделений, наделенных правами юридического лица, определяющие их права, обязанности и ответственность, утверждаются их начальником. Должностные инструкции доводятся до сведения работников под роспись.

Работники администрации района не имеют право разглашать конфиденциальную информацию, ставшую им известной в результате служебной деятельности.

За нарушения трудовой дисциплины и режима работы работники администрации района могут быть привлечены к ответственности в соответствии с действующим законодательством.

7. Порядок подготовки и оформления документов
в администрации Хлевенского муниципального района

Делопроизводство в администрации района ведется в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", инструкцией по делопроизводству администрации Хлевенского муниципального района.

Вся корреспонденция, поступающая в администрацию района, принимается и регистрируется в общем отделе администрации района и передается для резолюции главе администрации района. Документы с резолюциями главы администрации района доводятся до исполнителей.

Документы, взятые на контроль, исполняются в сроки, указанные в документе или в резолюции главы администрации района.

Документы, направляемые в вышестоящие органы, подписываются главой администрации района, а в его отсутствие - заместителем главы администрации района, исполняющим его обязанности.

Ответственность за учет, сохранность, своевременное прохождение документов аппарата возлагается на общий отдел администрации района

Документы с грифом "Для служебного пользования" регистрируются в специальном журнале и передаются исполнителю под роспись.

Исполненные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел.

Документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела.

Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке (входящие - по датам поступления, исходящие - по датам отправления) или по алфавиту авторов и корреспондентов. Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся.

Отправка всей корреспонденции производится через приемную администрации района, сданная до 15 часов корреспонденция отправляется в тот же день.

Необходимость размножения документов и тираж согласовывается с начальником общего отдела администрации района.

Структурные подразделения администрации района, выполняющие государственные функции и наделенные правами юридического лица, могут иметь круглую печать и соответствующие бланки.

Виды основных документов управленческой деятельности администрации района

Распорядительная документация:

Постановление - правовой акт по вопросам местного значения, обязательный для исполнения всеми расположенными на территории района организациями, независимо от форм собственности, должностными лицами и гражданами.

Постановления должны соответствовать Конституции РФ, законам Российской Федерации и Липецкой области, Уставу Хлевенского муниципального района, Положению "О муниципальных правовых актах Хлевенского района".

Постановление имеет следующую структуру: состоит из содержательной части и реквизитов.

Содержательная часть постановления - выраженное в письменном виде языковое, знаковое, графическое, словесно-терминологическое закрепление содержащихся в нем норм права или индивидуальных предписаний, а также иных положений, в том числе разъясняющих цель и мотивы его принятия.

Реквизиты - обязательные сведения о постановлении для признания его действительным.

Текст постановления администрации района, как правило, состоит из констатирующей и постановляющей частей. В констатирующей части (преамбуле) излагаются цели и задачи его издания. Если основанием к изданию постановления является законодательный, иной правовой акт или поручение вышестоящих органов, то в констатирующей части указывается его вид, дата, номер, заголовок и передается краткое содержание той его части, которая касается существа вопроса. Констатирующая часть заканчивается словом "Постановляет".

Пункты постановляющей части текста нумеруются арабскими цифрами с точками.

В пунктах постановляющей части постановления указываются конкретные действия, исполнители и сроки исполнения предписываемых действий.

Отдельные задания (таблицы, графики, карты, схемы) могут быть оформлены в виде приложений к постановлению со ссылкой на них в соответствующих пунктах.

Если постановление отменяет или изменяет ранее изданные постановления или отдельные их пункты, то это оговаривается в конце текста постановления.

Последний пункт постановления, как правило, должен содержать указания о должностном лице (или лицах), ответственном(-ых) за исполнение постановления в целом.

Контроль за исполнением постановления администрации района возлагается на заместителей главы администрации района или начальников структурных подразделений администрации района.

Постановления имеют следующие реквизиты:

- герб Хлевенского муниципального района;

- наименование вида документа;

- наименование органа, принявшего постановление;

- дату принятия постановления;

- номер постановления;

- название постановления;

- подпись соответствующего должностного лица, включающую полное наименование его должности, его личную подпись (только на подлиннике), его фамилию и инициалы.

Подготовка проекта постановления осуществляется структурными подразделениями администрации района, в компетенции которых находится данный вопрос, по поручению должностных лиц администрации района или по собственной инициативе.

Передачу на согласование проекта постановления осуществляет его инициатор.

Проект постановления подлежит обязательному согласованию с заинтересованными должностными лицами в соответствии с распределением обязанностей, начальником общего отдела администрации района, главным специалистом (по правовым вопросам) общего отдела администрации района, а также иными структурными подразделениями, если в постановлении содержатся положения, нормы и поручения, касающиеся данных подразделений.

Проект постановления подлежит обязательному согласованию с заместителем главы администрации района координирующим работу подразделения, внесшего проект.

Согласование проекта постановления оформляется визами. Виза включает в себя наименование должности начальника подразделения или его заместителя и личную подпись визирующего, расшифровку подписи.

Визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника постановления.

Визирование (согласование) проекта постановления каждой инстанцией осуществляется в срок не более двух рабочих дней. При наличии у должностных лиц, с которыми согласуется проект документа, особого мнения, оно прилагается в виде отдельной записки. Разрешение спорной ситуации возлагается на заместителя главы администрации района, координирующего структурное подразделение, внесшее проект.

Далее проект постановления передается главному специалисту (по правовым вопросам) общего отдела администрации района на правовую экспертизу. Правовая экспертиза осуществляется не позднее четырех рабочих дней со дня поступления проекта.

Прошедший правовую экспертизу, согласованный с заинтересованными лицами проект постановления инициатором предоставляется начальнику общего отдела администрации района. Начальник общего отдела проводит стилистико-грамматическую обработку проекта постановления, принимает решение о готовности проекта к представлению главе администрации района для подписания либо возвращает на доработку.

Аналогичный порядок оформления распространяется на подготовку проектов распоряжений администрации района.

Распоряжение - правовой акт управления в рамках компетенции администрации района, имеющий обязательную силу для лиц, которым эти распоряжения адресованы. Распоряжения делятся на две самостоятельные группы: распоряжения общего длительного действия и распоряжения по личному составу. В свою очередь распоряжения по личному составу группируются в разные дела в соответствии с установленными сроками их хранения. Постановления и распоряжения регистрируются и хранятся в общем отделе администрации района и по истечении установленного срока передаются на хранение в архивный отдел.

Приказ - акт, издаваемый начальниками структурных подразделений администрации района с правами юридического лица.

Указание - устное и письменное поручение руководителя подчиненному по выполнению оперативной задачи.

Организационно-правовая документация:

- Регламент администрации района;

- положение о структурном подразделении, комиссии при администрации района;

- структура администрации района;

- инструкции, в том числе должностные;

- штатное расписание.

Информационно-справочная документация:

- протокол;

- докладная записка;

- объяснительная записка;

- письмо;

- информация;

- телеграмма, телефонограмма, факсограмма.

Справочно-аналитическая документация:

- акт;

- справка;

- отзыв;

- заключение;

- перечень;

- сводка.

В соответствии с Федеральным законом от 17.07.2009 N 172-ФЗ "Об антикоррупционной экспертизе нормативных правовых актов и проектов нормативных правовых актов" администрацией района в прокуратуру Хлевенского района направляются проекты нормативных правовых актов и нормативные правовые акты для изучения их на соответствие действующему законодательству и проведения антикоррупционной экспертизы. Проекты нормативных правовых актов представляются в прокуратуру Хлевенского района за 15 дней до их утверждения, принятые нормативные правовые акты направляются в прокуратуру Хлевенского района не позднее 5 дней после их принятия или внесения в них изменений.

8. Использование печатей и штампов

Администрация района имеет печать, содержащую изображение герба Хлевенского муниципального района Липецкой области, а также полное наименование указанного органа (гербовая печать).

Для удостоверения подлинности документов или соответствия копий документов подлинникам в администрации района используется печать общего отдела администрации района.

Для предоставления отметок о получении регистрации, прохождения и исполнения документов, других отметок справочного характера применяются соответствующие мастичные (резиновые) штампы.

Гербовая печать администрации района проставляется на подписи главы администрации района и заместителей главы администрации района.

Штамп с факсимильным воспроизведением подписи главы администрации района разрешается, при необходимости, использовать на копиях подписанных в установленном порядке документов.

Гербовая печать и штамп с факсимильным воспроизведением подписи главы администрации района хранятся у начальника общего отдела администрации района.

На копиях правовых актов администрации района, подготовленных к тиражированию, проставляется печать общего отдела администрации района.

Изготовление печати и штампов производится начальником общего отдела администрации района.

Печать и штампы хранятся в металлическом шкафу или сейфе.

9. Порядок печатания и размножения документов

Все документы для печатания оформляются с учетом требований Инструкции по делопроизводству администрации Хлевенского муниципального района.

Рукописные документы, сдаваемые для печатания в машинописное бюро, должны быть разборчиво написаны, тщательно откорректированы и завизированы начальником или заместителем начальника соответствующего структурного подразделения. Документы печатаются в порядке поступления рукописей. Срочные документы по указанию начальника общего отдела печатаются безотлагательно.

Размножение постановлений, распоряжений и других документов производится на множительной технике в течение 2-х дней.

Документы принимаются для размножения при наличии визы начальника соответствующего структурного подразделения с указанием количества копий.

10. Порядок работы электронной почты и факсимильной связи

Официальным адресом электронной почты администрации района является адрес: ahr@admlr.lipetsk.ru.

В администрации района прием электронных копий документов и отправка осуществляются специалистами общего отдела администрации района.

По электронной почте производится направление документов в органы государственной власти области, организации, имеющие электронный адрес и структурные подразделения администрации района.

Передаваемые с помощью электронной почты официальные документы должны иметь подлинник документа на бумажной основе.

Электронные копии справочно-информационных материалов, не имеющие исходящего регистрационного номера, при отправлении электронной почтой могут не иметь бумажной копии и должны передаваться с сопроводительным письмом, подписанным должностным лицом.

Подготовка документов для отправки по электронной почте осуществляется в соответствии с Инструкцией по делопроизводству администрации Хлевенского муниципального района.

Документы, полученные и отправленные электронной почтой, обрабатываются в обычном порядке.

Факсимильная связь служит для срочной передачи документов (по указанию главы администрации, его заместителей). Учет документов, поступивших для передачи, а также принятых по факсимильной связи, ведется начальником общего отдела администрации района в установленном порядке.

11. Организация документооборота

Порядок прохождения и исполнения входящих документов

Основные процессы работы с входящими документами:

- прием и первоначальная обработка;

- рассмотрение руководством администрации района;

- доставка исполнителям в соответствии с резолюцией руководства;

- контроль за исполнением;

- возврат документа с отметкой об исполнении и помещение его в дело.

Порядок подготовки и прохождения исходящих и внутренних документов

Основные процессы подготовки и прохождения исходящих документов:

- составление и печатание проекта документа;

- подписание (утверждение);

- регистрация;

- оформление конвертов и отправка документов;

- помещение оставшегося экземпляра документа в дело.

Письма за подписью главы администрации района и заместителей главы администрации района готовят соответствующие структурные подразделения администрации района. На первом экземпляре письма указываются исполнитель и его телефон.

Подготовленные письма вместе с документами, на основании которых они готовились, передаются в приемную администрации района.

Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления организуется в соответствии с общим порядком обращения исходящих, а на этапе исполнения - входящих документов.

Передача документов между структурными подразделениями осуществляется через работников общего отдела администрации района ответственных за делопроизводство.

Учет объема документооборота

Учет объема документооборота осуществляется начальником общего отдела администрации района.

Подсчет ведется по видам документов, структурным подразделениям и корреспондентам. Сведения об объеме документооборота ежемесячно суммируются (нарастающим итогом) и по итогам полугодия и года докладываются руководству администрации района.

12. Регистрация документов

Регистрация документов в администрации района проводится с целью фиксации факта создания или поступления документа путем проставления на нем регистрационного номера с последующим занесением необходимых сведений о документе в регистрационные журналы.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях, как создаваемые в администрации района, так и поступающие из других организаций и от частных лиц. Документы, не подлежащие регистрации, определены Инструкцией по делопроизводству администрации Хлевенского муниципального района.

Документация регистрируется исполнителем делопроизводства один раз:

поступающие в день поступления, создаваемые - в день утверждения или подписания.

В структурных подразделениях администрации района регистрация документов ведется самостоятельно и осуществляется специалистом, ответственным за эту работу.

13. Контроль за исполнением документов

Целью контроля является обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения.

Контроль за исполнением документов в администрации района осуществляется лицом, ответственным за делопроизводство и архив.

Сроки исполнения исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документов, а поступивших из вышестоящих органов власти - с даты их поступления. Сроки исполнения могут быть типовыми и индивидуальными.

Индивидуальные сроки устанавливаются главой администрации района, его заместителями, начальниками структурных подразделений.

Конечная дата исполнения указывается в тексте документа или в резолюции руководителя.

Изменение срока исполнения производится лицом, установившим этот срок, при наличии объективных причин, изложенных исполнителем. Изменения документируются - проставляется новый срок, дата изменения и подпись. Изменения вносятся в регистрационные формы - журнал регистрации документов. Приостанавливать исполнение документа, а также отменять его имеют право только глава администрации района и его заместители.

Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения задания и документированного подтверждения его исполнения заинтересованными подразделениями или лицами.

На документе проставляется отметка об исполнении, подпись лица, подтверждающего исполнение (ответственный исполнитель), дата.

Осуществление функций по отбору документов по степени важности с отнесением на "Контроль" производит отдел организационно-контрольной работы и взаимодействия с местными поселениями по согласованию с главой администрации Хлевенского района.

Документы с отметкой "Контроль" поступают в отдел организационно-контрольной работы и взаимодействия с местными поселениями для постановки на "Контроль" с целью отслеживания хода выполнения.

14. Работа исполнителей с документами

Руководители структурных подразделений обеспечивают рассмотрение документов в день их поступления, оперативное доведение их до исполнителей, контроль за качественным исполнением по существу вопроса.

При рассмотрении документов руководитель структурного подразделения (начальник отдела) выделяет документы, требующие срочного исполнения.

Исполнитель получает документы в день их регистрации или на следующий день после рассмотрения начальником структурного подразделения. Срочные документы передаются немедленно.

Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подпись (утверждение) главе администрации района, его заместителю или начальнику структурного подразделения, подготовку ответа и пересылку адресату.

Исполнитель (руководитель структурного подразделения) определяет необходимое количество экземпляров документа, передает документ на размножение, готовит список рассылки.

При оперативном решении вопроса без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе: о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа в администрацию района и его доставкой исполнителю), о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры), о дате и результатах окончательного исполнения.

При наличии нескольких исполнителей основной исполнитель указывается первым. Основному исполнителю высылается первый экземпляр документа, а соисполнителям передаются копии. Соисполнители ответственны за своевременный, качественный анализ и достоверность информации и предоставление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений).

Основной исполнитель несет персональную ответственность за полноту и объективность информации, использованной при подготовке документа.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации Хлевенского муниципального района Липецкой области от 24 марта 2014 г. N 139 раздел 15 настоящего приложения изложен в новой редакции

См. текст раздела в предыдущей редакции

15. Работа с обращениями граждан, в том числе с коллективными, объединений граждан, юридических лиц и прием граждан по личным вопросам

Работа с письменными и устными обращениями граждан, объединений граждан и юридических лиц ведется в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".

Прием граждан по личным вопросам проводится главой администрации района, его заместителями, начальниками и специалистами структурных подразделений.

Глава администрации района ведет прием граждан -каждый понедельник, заместители главы - в соответствии с графиком.

Поступившие в администрацию района заявления, предложения, жалобы (обращения) граждан, объединений граждан, юридических лиц регистрируются начальником общего отдела администрации района и после соответствующей резолюции главы администрации района передаются исполнителю для исполнения,главе администрации для осуществления контроля по исполнению.

Заявления и жалобы разрешаются в течение 30 дней со дня регистрации письменного обращения.

Информация о месте приема должностными лицами, а также об установленных для приема днях и часах доводится до сведения граждан, объединений граждан и юридических лиц путем размещения на доске объявлений в администрации района.

Если для разрешения жалобы требуется более длительное время, то срок ее разрешения может быть продлен главой администрации района, не более чем на 30 дней с сообщением об этом заявителю, а также в вышестоящий орган, если жалоба находится у него на контроле или его заместителей.

Ответ заявителю дается за подписью главы администрации района или его заместителей.

Ответ о результатах рассмотрения коллективного обращения направляется по адресу заявителя, по фамилии которого оно учтено. В отдельных случаях по требованию лиц, подписавших обращение, ответы направляются и другим адресатам. В тексте ответа необходимо указать, что ответ дается на коллективное обращение.

Срок хранения обращений граждан, объединений граждан и юридических лиц с материалами по их рассмотрению - 5 лет. По истечении срока хранения дела подлежат уничтожению в установленном порядке.

16. Подготовка и передача дел на хранение
в архивный отдел администрации Хлевенского муниципального района

Законченные делопроизводством дела по завершении текущего года подлежат оформлению. Оформление дел включает в себя комплекс работ по их научно-технической обработке и проводится сотрудниками структурных подразделений администрации района при методической помощи архивного отдела администрации района.

Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

На завершенные дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, оформленные в соответствии с предъявляемыми требованиями, ежегодно составляются описи.

Прием документов и дел в архивный отдел администрации района осуществляется по акту в соответствии с графиком приема-передачи.

График ежегодно составляется архивным отделом администрации района, утверждается главой администрации района и доводится до начальников структурных подразделений.

Дела временного (до 10 лет) хранения в архив не передаются, они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке (по согласованию с архивным отделом).

Структурные подразделения администрации района ежегодно представляют в архивный отдел администрации района паспорт о количестве хранящихся в ведомственном архиве дел постоянного хранения и по личному составу по состоянию на 1 декабря отчетного года.

Обеспечение сохранности переданных на постоянное и долговременное хранение документов и дел, их государственный учет и всестороннее использование в интересах граждан и района возлагается на архивный отдел администрации района.

Оформление дел проводится работниками администрации района или структурными подразделениями, в обязанности которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем специалиста архивного отдела администрации района.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Полное оформление дел предусматривает:

-подшивку или переплет дела;

- нумерацию листов дела;

- составление листа-заверителя;

- составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов;

- внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается не проводить систематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

Документы, составляющие дела, подшиваются на 4 прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

Дела постоянного хранения, состоящие из особо ценных документов или неформатных документов, хранятся в закрытых твердых папках с тремя клапанами с завязками или в коробках.

При наличии в деле невостребованных личных документов (удостоверений личности, трудовых книжек, военных билетов) эти документы вкладываются в конверт, который подшивается в дело. При наличии большого количества таких документов, последние изымаются из дел и на них составляется отдельная опись.

В конце каждого дела подшивается чистый бланк листа-заверителя, а в начале дела (для учета особо ценных документов) - бланк внутренней описи документов дела.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы этого дела (кроме листа-заверителя и внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или по каждой части отдельно.

Лист-заверитель дела составляется по установленной форме в которой указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела, количество листов внутренней описи, оговариваются особенности нумерации номеров дела (наличие литерных номеров дела, пропущенных номеров, номеров листов с наклеенными фотографиями, номеров крупноформатных листов, конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов), а также указывается наличие в деле типографских экземпляров брошюр с количеством листов в них, если они не были отмечены в общей валовой нумерации в деле.

Лист-заверитель дела подписывается его составителем. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.

Запрещается выносить лист-заверитель на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он наклеивается за верхнюю часть листа на внутренней стороне обложки дела.

Внутренняя опись документов дела составляется для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные, судебные, следственные дела), а также для учета дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документа.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме которой содержатся сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись подписывается ее составителем. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.

Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу составляется и оформляется по установленной форме в которой указываются наименование организации, структурного подразделения, индекс дела, архивный шифр дела, номер дела (тома, части) по годовому разделу сводной описи дел, заголовок дела.

На обложке дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива, в который дела организации будут приняты, обозначения кодов государственного архива и организации.

При изменении наименования организации (структурного подразделения) в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другую организацию (в другое структурное подразделение) на обложке дела указывается новое наименование этой организации или организации-правопреемника, а прежнее наименование организации (структурного подразделения) заключается в скобки.

Заголовок дела на обложке дел переносится из номенклатуры дел организации, согласованной с экспертно-проверочной комиссией Управления по делам архивов Липецкой области. В необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения (номера приказов, протоколов и др.).

В тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов (частей), на обложку каждого тома (части) выносится общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части).

На обложке дела указываются арабскими цифрами крайние даты дела - год(ы) заведения и окончания дела.

Если делом является журнал регистрации приказов, распоряжений и т.п., то датой дела будут точные календарные даты первой и последней записей в журнале.

Крайними датами дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты утверждения (для документов, которые утверждаются) или составления первого и последнего протоколов, составляющих дело.

Крайними датами личного дела являются даты подписания приказа о приеме и увольнении лица, на которое это дело заведено.

Обязательными реквизитами обложки дела являются количество листов в деле, которое проставляется на основании заверительной надписи дела, и сроки хранения дела (на делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно").

Для обеспечения комплектования архива в администрации района на все завершенные в делопроизводстве дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, составляются описи.

Описи составляются отдельно: на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу.

В отделах администрации района описи составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством архивного отдела администрации района. Описи, подготовленные отделами администрации района служат основой для подготовки сводной описи дел, по которой дела сдаются на постоянное хранение в архив.

Отбор документов на уничтожение и составление на них акта производится после подготовки описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения за этот период. Акты о выделении документов и дел к уничтожению рассматриваются на заседании экспертной комиссии одновременно с описями дел.

Передача документов постоянного хранения в архивный отдел администрации района осуществляется ежегодно в соответствии с планом-графиком, утвержденным главой администрации района.

Документы передаются в архив по утвержденным экспертно-проверочной комиссией Управления ЗАГС и архивов Липецкой области описям дел.

Прием документов на постоянное хранение оформляется актом приема-передачи дел.

17. Планирование работы администрации Хлевенского муниципального района

Планирование работы в администрации района проводится в целях координации деятельности ее структурных подразделений и должностных лиц путем формирования системы мероприятий, предусматривающих прогнозирование направлений деятельности и сроки их выполнения.

В администрации района предусмотрено перспективное и текущее планирование деятельности администрации района.

Обязанности по разработке перспективного и текущих планов работы администрации района и контролю за его организацией возложены на отдел организационно-контрольной работы и взаимодействия с местными поселениями администрации района.

17.1. Перспективный план работы администрации района.

Перспективный план работы администрации района разрабатывается на каждый календарный год до 01 января текущего года.

Структура перспективного плана работы администрации района должна включать в себя:

- вопросы, вносимые на рассмотрение Совета администрации района;

- организацию контроля за выполнением постановлений и распоряжений администрации района;

- методическую работу;

- учебу кадров (семинары, конференции);

- праздничные и районные массовые мероприятия;

Перспективный план работы администрации района подписывается главой администрации района и согласовывается с заместителями главы администрации района.

По истечении 5 лет подлинный экземпляр перспективного плана на основании описи передается на государственное хранение в архивный отдел администрации района.

17.2. План проведения основных мероприятий в администрации Хлевенского муниципального района.

План проведения основных мероприятий в администрации района на каждый месяц формируется отделом организационно-контрольной работы и взаимодействия с местными поселениями администрации района на основе предложений, поступающих от структурных подразделений администрации района, не позднее 25 числа текущего месяца.

После обобщения полученных планов от структурных подразделений администрации района отдел организационно-контрольной работы и взаимодействия с местными поселениями администрации района представляет не позднее 28-30 числа текущего месяца на утверждение главе администрации района план проведения основных мероприятий на следующий месяц, включающий в себя наиболее значимые мероприятия, проводимые в районе, и после его утверждения передает заместителям главы администрации района и заинтересованным структурным подразделениям администрации района.

По истечении 5 лет отдел организационно-контрольной работы и взаимодействия с местными поселениями администрации района на основании описи передает подлинный экземпляр плана основных мероприятий в администрации района на государственное хранение в архивный отдел администрации района.

17.3. Планы мероприятий

При подготовке крупных мероприятий, проводимых в районе, составляются планы этих мероприятий, которые подписываются руководителем соответствующего структурного подразделения, ответственного за проведение мероприятия, согласовываются с заместителями главы администрации района, координирующими деятельность структурных подразделений, и утверждаются главой администрации района.

18. Организация работы с кадрами

Кадровая работа в администрации Хлевенского муниципального района ведется в соответствии с Трудовым кодексом РФ и законами Липецкой области "О правовом регулировании вопросов муниципальной службы Липецкой области" N 68-ОЗ от 02.07.2007 г., "О реестре должностей муниципальной службы Липецкой области" N 67-ОЗ от 02.07.2007 г., "О денежном содержании и социальных гарантиях муниципальных служащих муниципальной службы Липецкой области" N 124-ОЗ от 30.11.2000 г.

При заключении трудового договора все лица, поступающие на работу, представляют в общий отдел администрации района следующие документы:

- личное заявление на имя главы администрации района;

- паспорт или иной документ, удостоверяющий личность (предъявляют);

- трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые;

- анкету и автобиографию;

- документы об образовании, о профессиональной переподготовке, повышении квалификации, стажировке, присвоении ученой степени, ученого звания;

- страховое свидетельство Государственного пенсионного страхования;

- документы воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих воинскому учету);

- медицинское заключение о состоянии здоровья.

Граждане, поступающие на муниципальную службу, представляют дополнительные документы:

- справку о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера гражданина претендующего на замещение должности муниципальной службы, а также справку о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера своего супруга (супруги) и несовершеннолетних детей;

- документы о наличии государственных наград.

При переводе, увольнении, уходе в отпуск предоставляются соответствующие заявления с визами начальника структурного подразделения.

Заявления начальников структурных подразделений о приеме на работу, переводе, увольнении, об уходе в отпуск представляют в общий отдел администрации района с визой заместителя главы администрации района, координирующего структурное подразделение.

Начальник общего отдела администрации района готовит проекты распоряжений о приеме на работу, увольнении, переводе, уходе в отпуск, командировании муниципальных служащих и других работников администрации района.

Структурные подразделения администрации района, наделенные правами юридического лица, ведут прием, переводы, увольнение работников, текущее делопроизводство по кадрам самостоятельно в соответствии с действующим законодательством.

На время работы в администрации района общий отдел администрации района выдает служебные удостоверения работникам аппарата администрации района.

Для определения уровня профессиональной подготовки и соответствия муниципальных служащих замещаемым должностям, а также для решения вопроса о присвоении муниципальному служащему квалификационного разряда согласно Закона Липецкой области "О правовом регулировании вопросов муниципальной службы Липецкой области" N 68-ОЗ от 02.07.2007 г. проводится аттестация или квалификационный экзамен в соответствии с Положением о порядке проведения аттестации муниципальных служащих и Положением о присвоении и сохранении квалификационных разрядов муниципальным служащим.

В этих целях отдел организационно-контрольной работы и взаимодействия с местными поселениями администрации района готовит и вносит главе администрации района проект распоряжения о проведении аттестации, квалификационного экзамена муниципальных служащих и формирует необходимые документы для их проведения: список муниципальных служащих, подлежащих аттестации или квалификационному экзамену, отзыв о муниципальном служащем установленной формы, копии должностных инструкций, списки документов, используемых в работе, аттестационный или квалификационный листы.

Начальник общего отдела администрации района вносит на рассмотрение Совета по вопросам муниципальной службы предложения о стаже муниципальной службы муниципальных служащих, дающем право на получение надбавки за выслугу лет, дополнительный оплачиваемый отпуск, на назначение пенсионных выплат, выплату денежного вознаграждения при уходе на пенсию в соответствии с требованиями федерального и областного законодательства.

Документы для оформления муниципальной пенсии и пенсионных выплат муниципальным служащим; государственной пенсии работникам по техническому обеспечению деятельности администрации готовит начальник общего отдела.

Ежегодно в феврале начальники структурных подразделений администрации района направляют в отдел организационно-контрольной работы и взаимодействия с местными поселениями администрации района согласованный с координирующим заместителем главы администрации список резерва кадров на начальника и заместителя начальника структурного подразделения

На основании представленных сведений отдел организационно-контрольной работы и взаимодействия с местными поселениями администрации района формирует список резерва кадров на должности руководителей и заместителей руководителей структурных подразделений администрации района по состоянию на 1 марта текущего года и направляет его на утверждение главе администрации района.

В соответствии с Законом Липецкой области от 02.07.2007 N 68-ОЗ "О правовом регулировании вопросов муниципальной службы Липецкой области" ежегодно не позднее 30 апреля муниципальные служащие администрации района подают в администрацию района сведения о своих доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера, а также о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера супругов и несовершеннолетних детей.

Ежегодно до 10 декабря начальники структурных подразделений администрации района направляют в общий отдел администрации района графики отпусков работников отделов, утвержденные координирующим заместителем главы администрации района. Общий отдел составляет график отпусков работников администрации района и направляет его на утверждение главе администрации района не позднее чем за две недели до наступления календарного года согласно Трудовому кодексу РФ.

19. Деловые совещания

Деловые совещания, встречи, приемы и семинары проводятся по указанию главы администрации района, его заместителей, начальников структурных подразделений.

Приглашение участников совещаний, подготовку необходимых документов и помещения к совещанию, ведение протокола осуществляют соответствующие отделы.

Место и время проведения совещания согласовываются при необходимости с координирующим заместителем главы администрации района.

О дате и времени проведения совещаний в конференц-зале администрации района заблаговременно ставится в известность начальник общего отдела администрации района.

Совещания, проводимые по указанию главы администрации района, готовятся соответствующими структурными подразделения и заместителями главы администрации района.

Глава администрации района еженедельно по вторникам проводит оперативные совещания с начальниками отделов и начальниками структурных подразделений администрации района, руководителями муниципальных предприятий и учреждений, руководителями районных служб, главами администраций сельских поселений района, по вопросам обеспечения жизнедеятельности района и выполнения своих поручений, итоги которых оформляются протоколами. Учет присутствия на совещании руководителей структурных подразделений и муниципальных предприятий и учреждений, оформление протокола и контроль за исполнением решения совещания (поручений главы) осуществляет отдел организационно-контрольной работы и взаимодействия с местными поселениями администрации района.

Оформление протоколов совещаний и контроль за исполнением решений совещания (поручений главы) осуществляет отдел организационно-контрольной работы и взаимодействия с местными поселениями администрации района.

20. Порядок представления к награждению знаком отличия
"За заслуги перед Хлевенским районом", званием "Почетный гражданин" и
награждения почетными грамотами и благодарственными письмами

Знаком отличия "За заслуги перед Хлевенским районом" награждаются граждане Российской Федерации за деятельность, направленную на обеспечение благополучия Хлевенского района, повышение благосостояния его населения, развитие сельского хозяйства, производства, строительства, культуры и искусства, воспитания и образования, охраны здоровья населения, охраны окружающей среды и обеспечения экологической безопасности, укрепление законности и правопорядка, благотворительной и иной деятельности, способствующей повышению авторитета Хлевенского района, в соответствии с Положением о знаке отличия "За заслуги перед Хлевенским районом".

Звание "Почетный гражданин Хлевенского района" присваивается при жизни гражданам России, проживающим на территории Хлевенского района, за особый вклад в развитие экономики, социальной сферы района, заслуги в общественной и муниципальной деятельности, новаторстве и изобретательстве, героические подвиги и личное мужество при выполнении служебного долга, обладающим высокими моральными и нравственными качествами, в соответствии с Положением о звании "Почетный гражданин Хлевенского района".

Почетными грамотами районного Совета депутатов и администрации района, благодарственными письмами награждаются трудовые коллективы, работники предприятий, организаций и учреждений.

Все ходатайства структурных подразделений администрации района, учреждений, предприятий или организаций о награждении почетными грамотами и благодарственными письмами согласовываются с координирующим заместителем главы администрации района.

Текст ходатайства о награждении должен отражать фамилию, имя, отчество, должность (профессию) награждаемого лица, полное юридическое наименование организации, предприятия, учреждения, а также содержать точную формулировку основания для награждения.

Порядок вручения почетных грамот и благодарственных писем согласовывается с главой администрации района отделом организационно-контрольной работы и взаимодействия с местными поселениями администрации района.