Решение Совета депутатов Елецкого муниципального района Липецкой области от 21 декабря 2011 г. N 257 "О Положении "Об архивном отделе администрации Елецкого муниципального района Липецкой области" (документ утратил силу)

Решение Совета депутатов Елецкого муниципального района Липецкой области
от 21 декабря 2011 г. N 257
"О Положении "Об архивном отделе администрации Елецкого муниципального района Липецкой области"

Рассмотрев представленный главой Елецкого муниципального района проект Положения "Об архивном отделе администрации Елецкого муниципального района Липецкой области", руководствуясь статьями 21, 38 Устава Елецкого муниципального района Липецкой области и учитывая постановление постоянной депутатской комиссии по социальным вопросам, Совет депутатов Елецкого муниципального района решил:

1. Учредить архивный отдел администрации Елецкого муниципального района с правом юридического лица.

2. Принять Положение "Об архивном отделе администрации Елецкого муниципального района Липецкой области", (прилагается).

3. Направить вышеуказанный нормативный правовой акт главе Елецкого муниципального района для подписания и обнародования.

4. Настоящее решение вступает в силу со дня его принятия.

Председатель Совета депутатов Елецкого муниципального района

Н.В. Бурлаков

Принято

Советом депутатов

Елецкого муниципального района

от 21 декабря 2011 г.

Положение
об архивном отделе администрации Елецкого муниципального района

1. Общие положения

1.1. Архивный отдел администрации Елецкого муниципального района (далее Отдел) является структурным подразделением администрации Елецкого муниципального района.

1.2. Отдел является юридическим лицом, наделен муниципальным имуществом, закрепленным за ним на праве оперативного управления, имеет печать с изображением герба Елецкого муниципального района и своим наименованием, бланки и иные реквизиты.

1.3. Отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, Федеральным законом "Об архивном деле в Российской Федерации" и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации и Липецкой области, Уставом Елецкого муниципального района, постановлениями и распоряжениями главы муниципального района, а также нормативно-правовыми документами Федерального архивного агентства, управления ЗАГС и архивов Липецкой области.

1.4. Для решения задач по реализации полномочий в области архивного дела администрация образует в своем составе Архивный отдел, выполняющий функции муниципального архива.

1.5. Отдел взаимодействует с ведомственными архивами предприятий и организаций муниципального района независимо от их формы собственности.

1.6. Полномочия, структура и штатная численность Отдела утверждаются главой администрации муниципального района.

1.7 Положение об Отделе утверждается Елецким районным Советом депутатов по представлению главы администрации муниципального района.

1.8 Начальник отдела и главный специалист являются муниципальными служащими. Для выполнения технических функций в Отделе администрация муниципального района заключает трудовые договоры с работниками, не являющимися муниципальными служащими.

1.9 Местонахождение отдела - Коммунаров ул., д. 6, г. Елец, Липецкая область, 399770

2. Задачи

Основными задачами Отдела являются:

2.1. Организация хранения, комплектования, учета и использования документов органов местного самоуправления муниципального района, муниципальных предприятий и учреждений, документов Архивного фонда Российской Федерации и архивных документов, ликвидированных организаций, независимо от их формы собственности.

2.2. Анализ состояния и регулирования развития архивного дела на территории муниципального района.

2.3. Координация деятельности органов местного самоуправления муниципального района, муниципальных предприятий и учреждений района в области архивного дела, оказание организационно-методической помощи в развитии и совершенствовании государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации в области архивного дела, взаимодействие по этим вопросам на договорных началах с организациями и предприятиями всех форм собственности, расположенных на территории муниципального района.

2.4. Выполнение отдельных государственных полномочий по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности и находящихся на территории муниципального района.

2.5. Представление главе администрации муниципального района предложений по вопросам передачи архивных документов, находящихся в муниципальной собственности, в собственность Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, иных муниципальных образований.

3. Функции

Отдел в соответствии с возложенными задачами выполняет следующие функции:

3.1. Обеспечение сохранности и учет архивных документов, подлежащих постоянному хранению, в т.ч.:

- хранение и учет документов, принятых в Отдел;

- представление в установленном порядке учетных данных в управление ЗАГС и архивов Липецкой области;

- проведение мероприятий по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечению их физической сохранности;

- представление администрации муниципального района предложений по обеспечению сохранности документов, хранящихся в Отделе, и их реализация.

3.1.1. Отдел обеспечивает хранение:

- архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, являющихся муниципальной собственностью, входящих в состав Архивного фонда Российской Федерации, в т.ч. образовавшихся в результате деятельности органов местного самоуправления с момента их образования, деятельности муниципальных предприятий и учреждений, а также находящихся в совместном ведении администрации муниципального района и Липецкой области;

- архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, являющихся государственной собственностью, входящих в состав Архивного фонда Российской Федерации, образовавшихся в процессе деятельности администрации муниципального района по реализации отдельных государственных полномочий, которыми она наделена;

- архивных фондов и архивных документов юридических и физических лиц на различных видах носителей, переданных на законном основании в муниципальную собственность, в т.ч. личного происхождения;

- документов на различных видах носителей по личному составу ликвидированных предприятий и организаций, не имеющих правопреемника, действовавших на территории муниципального района;

- учетных документов, архивных справочников и других материалов необходимых для осуществления практической деятельности Отдела.

3.1.2. Документы Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся в частной собственности, поступают на хранение в Отдел на основании договоров между собственниками документов и Отделом.

3.2. Комплектование Отдела документами, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение для муниципального района, в т.ч.:

- составление списков организаций - источников комплектования Отдела, утверждаемых администрацией муниципального района и согласовываемых с управлением ЗАГС и архивов Липецкой области, систематическая работа по их уточнению;

- проведение в установленном порядке экспертизы ценности документов, хранящихся в Отделе.

3.3. Организационно-методическое руководство деятельностью ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве администрации муниципального района, Елецкого районного Совета депутатов, муниципальных предприятий и учреждений, содействие организациям других форм собственности в порядке реализации отдельных государственных полномочий администрации муниципального района в сохранении, комплектовании и использовании их архивов, включая:

- проведение проверок состояния делопроизводства и ведомственного хранения документов;

- ведение в установленном порядке учета документов, хранящихся в организациях - источниках комплектования Отдела;

- рассмотрение и согласование положений о ведомственных архивах и экспертных комиссиях, инструкций по делопроизводству, номенклатур дел организаций - источников комплектования Отдела;

- представление в управление ЗАГС и архивов Липецкой области описей дел постоянного хранения и по личному составу, поступивших от организаций и предприятий муниципального района;

- проведение семинаров, консультаций по вопросам организации и методики работы с документами.

3.4. Представление предприятиям, организациям и гражданам архивной информации в т.ч.:

- исполнение социально-правовых и иных запросов граждан, выдача архивных справок, заверенных копий и выписок из документов, рассмотрение заявлений, предложений и жалоб, прием граждан;

- создание и совершенствование научно-справочного аппарата к документам Отдела, автоматизированных информационно-поисковых систем, баз данных, архивных справочников о составе и содержании документов;

- организация работы пользователей с документами, изготовление копий документов по запросам, подготовка документальных выставок, материалов для средств массовой информации, публикаторская деятельность.

3.5. Реализация отдельных государственных полномочий администрации муниципального района в сфере архивного дела, в установленном порядке, в т.ч. контроль за соблюдением юридическими и физическими лицами архивного законодательства Российской Федерации.

4. Права

Отделу для выполнения возложенных на него задач и функций предоставляется право:

4.1. Представлять интересы администрации муниципального района по вопросам развития архивного дела, входящим в компетенцию Отдела.

4.2. Вносить на рассмотрение администрации муниципального района и управления ЗАГС и архивов Липецкой области предложения по развитию архивного дела, улучшению обеспечения сохранности, комплектования и использования документов, хранящихся в архивном отделе, совершенствованию работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве организаций, участвовать в подготовке и рассмотрении администрацией муниципального района вопросов архивного дела и делопроизводства, готовить по ним проекты распорядительных документов.

4.3. Запрашивать и получать от организаций - источников комплектования, независимо от их ведомственной подчиненности, необходимые сведения о работе и состоянии ведомственных архивов, организации документов в делопроизводстве.

Давать в пределах своей компетенции организациям, находящимся на территории муниципального района, обязательные для исполнения указания по вопросам работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве.

4.4. Иметь своего представителя в составе ликвидационных комиссий предприятий и организаций для участия в решении вопросов сохранности документов.

5. Организация работы

5.1. Отдел возглавляет начальник. Начальник Отдела назначается и освобождается от должности главой администрации муниципального района.

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

Начальник архивного отдела:

5.2.1. Организует деятельность Отдела и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на Отдел задач и функций;

5.2.2. Имеет право использовать электронно-цифровую подпись (ЭЦП) с целью заверения архивных справок, архивных выписок и копий архивных документов, а также иных документов, связанных с выполнением функций Отдела.

5.2.3. Отчитывается о работе Отдела и состоянии архивного дела в муниципальном районе перед администрацией муниципального района и в установленном порядке перед управлением ЗАГС и архивов Липецкой области.

5.2.4. Начальник Отдела несет персональную ответственность за результаты деятельности Отдела и состояние дисциплины в Отделе.

5.2.5. Специалисты Отдела несут ответственность за неисполнение должностных обязанностей в соответствии с трудовым законодательством.

5.3. На время отсутствия начальника Отдела его обязанности исполняет главный специалист.

5.4. При смене начальника отдела прием-передача дел производится специально созданной комиссией, включающей представителей администрации муниципального района, а также управления ЗАГС и архивов Липецкой области. Акт приема-передачи утверждается главой администрации муниципального района и представляется в управление ЗАГС и архивов Липецкой области.

5.5 Деятельность Отдела организуется в соответствии с правилами и инструкциями, действующими в системе Федерального архивного агентства Российской Федерации, на основе целевых программ, планов работы с учетом рекомендаций управления ЗАГС и архивов Липецкой области.

6. Имущество и средства отдела

6.1. Отдел пользуется переданным на праве оперативного управления имуществом.

6.2. Отдел отвечает по своим обязательствам в пределах находящихся в его распоряжении денежных средств.

6.3. Источниками формирования имущества и финансовых ресурсов Отдела являются:

- средства районного бюджета;

- целевые средства из бюджета Липецкой области.

6.4. Бухгалтерское обслуживание Отдела осуществляет централизованная бухгалтерия администрации муниципального района.

7. Реорганизация и прекращение деятельности отдела

7.1. Реорганизация или ликвидация Отдела производится в соответствии с действующим законодательством.

7.2. Архивные фонды и архивные документы при реорганизации Отдела передаются организации - правопреемнику. При его ликвидации документы передаются на постоянное хранение в один из государственных архивов Липецкой области.

Глава Елецкого муниципального района

Н.И. Савенков