Приложение 5. Инструкция по обеспечению конфиденциальности документированной информации при проведении государственной (итоговой) аттестации выпускников, освоивших образовательные программы основного общего образования, в новой форме в 2011 - 2012 учебном году

Приложение 5

к приказу

управления образования

и науки Липецкой области

от 11 апреля 2012 г. N 646

Инструкция
по обеспечению конфиденциальности документированной информации при проведении государственной (итоговой) аттестации выпускников, освоивших образовательные программы основного общего образования, в новой форме в 2011 - 2012 учебном году

1. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция по обеспечению конфиденциальности документированной информации при проведении государственной (итоговой) аттестации обучающихся, освоивших образовательные программы основного общего образования, (далее - Инструкция) разработана в целях сохранения конфиденциальности документированной информации ограниченного доступа.

1.2. К документированной информации государственной (итоговой) аттестации обучающихся, освоивших образовательные программы основного общего образования, общеобразовательных учреждений, требующей защиты, относятся:

1.2.1. Материалы выпускных экзаменов (экзаменационные задания, экзаменационные работы выпускников, бланки протоколов проверки экспертами экзаменационных работ, протоколы предметных комиссий о результатах экзаменов)

1.2.2. Документы из образовательного учреждения - пункта проведения экзамена (ППЭ) о проведении экзамена (протоколы проведения экзаменов в ППЭ, акт фиксирования наличия в экзаменационных заданиях полиграфических дефектов и (или) некорректных заданий и другое)

1.2.3. Апелляционные материалы (апелляции, журналы (листы) регистрации апелляций, заключения о результатах служебных расследований по апелляциям о нарушении процедуры проведения экзаменов, протоколы конфликтной комиссии о рассмотрении апелляций.

1.2.4. Акты приемки-передачи различных материалов и документов, в том числе экзаменационных работ выпускников.

1.3. Бланки документов, не заполненные в соответствующем порядке, именуются первичными документами.

1.4. Документированная информация, перечисленная в пункте 1.2., относится к информации ограниченного доступа и хранится в порядке, исключающем доступ к ним посторонних лиц.

1.5. Документированная информация относится к материальным ценностям. Лица, осуществляющие приемку, доставку и хранение документированной информации, являются материально-ответственными лицами и несут материальную ответственность в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации за вверенные им ценности.

1.6. Настоящая Инструкция устанавливает порядок взаимодействия и функции следующих органов и организационных структур, участвующих в организации и проведении государственной (итоговой) аттестации обучающихся, освоивших образовательные программы основного общего образования:

- управление образования и науки;

- органы местного самоуправления городских округов и районов, осуществляющих полномочия в сфере образования, муниципальных органов управления образованием;

- региональной экзаменационной комиссии (русский язык и математика);

- региональной конфликтной комиссии (русский язык и математика);

- региональных предметных комиссий (русский язык и математика);

- муниципальных экзаменационных комиссий (далее - МЭК) (предметы по выбору);

- муниципальных предметных комиссий (далее - МПК) (предметы по выбору);

- муниципальных конфликтных комиссий (далее - МКК) (предметы по выбору);

- иных организаций и структур, привлекаемых к организационно-технологическому обеспечению государственной итоговой аттестации.

2. Обеспечение конфиденциальности экзаменационных заданий

2.1. Экзаменационные задания в управление образования и науки Липецкой области доставляются уполномоченной организацией, осуществляющей организационно-технологическое обеспечение государственной итоговой аттестации, на электронных носителях.

2.2. Другие материалы и документы государственной итоговой аттестации, указанные в пункте 1.2, формируются в Липецкой области в ходе подготовки и проведения экзаменов.

2.3. Управление образования и науки Липецкой области несет ответственность за обеспечение защиты информации и принимает меры по предотвращению утечки, искажения, подделки и хищения информации в процессе доставки, тиражирования экзаменационных заданий (на бумажных и электронных носителях) и передачи их уполномоченным представителям РЭК или в муниципальные органы управления образованием.

2.4. Правила передачи экзаменационных заданий регламентируются инструкцией об обеспечении экзаменационными материалами при проведении государственной (итоговой) аттестации обучающихся, освоивших образовательные программы основного общего образования, в новой форме в Липецкой области.

2.5. Приемка и передача экзаменационных материалов производится на основании акта приемки-передачи, в котором указываются сведения о передаваемых материалах (перечень), их состоянии (дефектах), количестве, целостности упаковки и др.

2.6. Акт подписывают представители передающей и принимающей сторон, полномочия которых подтверждаются соответствующими документами (доверенностями, приказами).

2.7. Тиражирование экзаменационных заданий по обязательным предметам (русский язык и математика) на бумажных носителях по количеству участников апробации и пакетирование, по предметам по выбору на электронных носителях по количеству муниципальных образований, участвующих в апробации, осуществляется управлением образования и науки Липецкой области; тиражирование экзаменационных заданий по предметам по выбору на бумажных носителях по количеству участников апробации и пакетирование организуется муниципальными органами управления образованием. Выполнение работ по тиражированию должно оформляться договором или иным распорядительным актом, с указанием конкретных исполнителей и их ответственности за соблюдение режима информационной безопасности.

2.8. Комплектация экзаменационных заданий государственной итоговой аттестации осуществляется в бумажных пакетах по количеству выпускников в аудитории ППЭ по каждому отдельному предмету.

3. Условия обеспечения конфиденциальности при обработке экзаменационных работ выпускников

3.1. Шифрование экзаменационных работ при проведении экзаменов по выбору осуществляется в день проведения экзамена уполномоченными представителями МЭК.

3.2. Зашифрованные работы и первичные документы по фиксации работы муниципальных предметных комиссий уполномоченный представитель МЭК передает председателям муниципальных предметных комиссий. Передача-приемка документов оформляется актом.

3.3. Председатель региональной (муниципальной) предметной комиссии обеспечивает процедуру проверки экзаменационных работ и оформление протоколов результатов проверки, несет персональную ответственность за сохранность экзаменационных работ и конфиденциальность работы комиссии. Экзаменационные работы хранятся в специальных помещениях с ограниченным доступом ответственных лиц.

3.4. Ключи к тестовым заданиям передаются в предметные комиссии в день проведения экзаменов после их окончания председателям РПК, (МПК).

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

3.6. Дешифровка работ проводится по окончанию проверки всех экзаменационных работ уполномоченными представителями МЭК.

4. Учет, хранение и уничтожение документированной информации

4.1. К документированной информации, отнесенной к документам строгой отчетности с учетом "Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения", утвержденного Главным архивным управлением при Совете Министров СССР от 15.08.1988, а также "Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения", утвержденного Росархивом от 27.10.2003, относятся материалы и документы, определенные пунктом 1.2. настоящей инструкции, и иные документы, образующиеся в результате деятельности по организации государственной (итоговой) аттестации в Липецкой области.

ГАРАНТ:

По-видимому, в тексте предыдущего абзаца допущена опечатка. Дату "Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения" следует читать как "06.10.2003"

4.2. Особенности и сроки хранения документов строгой отчетности государственной (итоговой) аттестации обучающихся, освоивших образовательные программы основного общего образования, в новой форме определяются с учетом сроков проведения государственной (итоговой) аттестации в Липецкой области.

4.3. Временное хранение экзаменационных материалов до даты проведения экзамена осуществляет управление образования и науки Липецкой области (на бумажных и электронных носителях), муниципальные органы управления образованием (на бумажных и электронных носителях). Хранение экзаменационных материалов осуществляется в специально выделенных и оборудованных помещениях или металлических шкафах и др., позволяющих обеспечить сохранность материальных ценностей и их хранение в порядке, исключающем доступ к ним посторонних лиц.

4.4. По окончании государственной (итоговой) аттестации обучающихся, освоивших образовательные программы основного общего образования, в рамках работ по подведению итогов все организационные структуры передают, в соответствии с требованиями инструкции и распорядительными актами управления образования и науки Липецкой области, имеющиеся у них материалы и документы в управление образования и науки или муниципальный орган управления образования.

4.5. Управление образования и науки Липецкой области (муниципальный орган управления образованием) организует и проводит следующие виды работ по учету материалов и документов:

4.5.1. осуществляет оценку, отбор и регистрацию принятых материалов и документов из соответствующих организационных структур;

4.5.2. организует размещение материалов и документов строгой отчетности на хранение;

4.5.3. проводит уничтожение материалов, не подлежащих хранению.

4.6. Отбор и оценка с целью определения значимости материалов и документов в соответствии с перечнем документов строгой отчетности проводится комиссией, назначаемой управлением образования и науки Липецкой области (муниципальным органом управления образованием).

4.7. Создание, функции и полномочия, порядок работы комиссии определяются на основе "Основных правил работы архивов организаций" (решение коллегии Росархива от 06.02.2002). В целях определения видов и значимости документов, подлежащих передаче в архив, следует руководствоваться Федеральным законом Российской Федерации от 29.12.1994 N 77-ФЗ "Об обязательном экземпляре документов" и Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации".

4.8. Результат работы комиссии оформляется актом, утверждаемым начальником управления образования и науки Липецкой области (руководителем муниципального органа управления образованием).

4.9. Управление образования и науки Липецкой области направляет в Рособрнадзор справку об использовании экзаменационных материалов в соответствии со структурой отчета о результатах государственной (итоговой) аттестации в новой форме.

4.10. По истечении сроков хранения материалы и документы строгой отчетности в установленном порядке подлежат уничтожению. Списание к уничтожению производится на основании акта об уничтожении, составляемого комиссией. Уничтожение производится по распоряжению начальника управления образования и науки Липецкой области (руководителя муниципального органа управления образованием).