Приложение. Порядок взаимодействия Отдела кадров Управления Федерального казначейства по Липецкой области и территориальных отделов по осуществлению кадровой работы и ведению кадрового делопроизводства

Приложение
к приказу
Управления
Федерального казначейства
по Липецкой области
от 2 марта 2012 г. N 33 о/д

Порядок
взаимодействия Отдела кадров Управления Федерального казначейства по Липецкой области и территориальных отделов по осуществлению кадровой работы и ведению кадрового делопроизводства

I. Общие положения

1.1. Настоящий Порядок взаимодействия Отдела кадров Управления Федерального казначейства по Липецкой области (далее - Управление) и территориальных отделов (далее - Отдел) по осуществлению кадровой работы и ведению кадрового делопроизводства (далее - Порядок) устанавливает правила ведения кадрового делопроизводства и определяет порядок взаимодействия отдела кадров Управления (далее - Отдел кадров) и Отделов.

1.2. Настоящий Порядок разработан в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации, Федеральным законом от 27 июля 2004 г. N 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации" и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации о труде и о федеральной государственной гражданской службе.

1.3. Оперативное взаимодействие Отдела кадров и Отделов осуществляется с помощью электронной почты ЗКВС, факса (далее - средства электронной связи), передача документов и ознакомление сотрудников Отделов посредством служебного транспорта Управления или почтовой пересылкой.

II. Общие правила подготовки и оформления приказов (предоставление отпуска, оказание материальной помощи, возложение исполнения обязанностей временно отсутствующего работника, изменение фамилии, прием на работу, увольнение и т.п.)

2.1. Гражданский служащий, работник (далее - сотрудник) Отдела оформляет личное заявление на имя руководителя Управления, передает на визирование начальнику Отдела, в его отсутствие - лицу его замещающему (далее - начальник Отдела). Начальник Отдела визирует личное заявление и направляет сканированную копию личного заявления в Отдел кадров с использованием средств электронной связи. Заявление на бумажном носителе начальник Отдела направляет в Отдел кадров почтой в день оформления заявления.

В заявлениях с просьбой о предоставлении дней без сохранения заработной платы, дней в счет очередного отпуска должна быть указана причина, по которой сотруднику необходимо предоставление этих дней, а также и отношение начальника Отдела по существу заявленных требований.

2.2. Начальник Отдела кадров визирует заявление на предмет правильности его оформления и передает сканированную копию личного заявления сотрудника руководителю Управления на резолюцию.

2.3. После получения сканированной копии личного заявления с резолюцией руководителя Управления сотрудник Отдела кадров подготавливает проект приказа и направляет его для согласования начальнику отдела финансового обеспечения, начальнику юридического отдела, начальнику административного отдела. Срок визирования всеми службами Управления - 1 день.

2.4. Проект приказа с визами начальника отдела кадров, начальника отдела финансового обеспечения, начальника юридического отдела и начальника административного отдела в течение этого же дня передается на подпись руководителю Управления.

2.5. Уполномоченный сотрудник административного отдела регистрирует подписанный руководителем Управления приказ, после чего доводит его до сведения должностных лиц Управления, указанных в листе рассылки, а затем направляет сканированную копию приказа начальнику Отдела не позднее дня, следующего за днем регистрации приказа.

2.6. Начальник Отдела, после получения сканированной копии приказа, обеспечивает ознакомление с приказом сотрудника Отдела под роспись.

2.7. Оригинал приказа доставляется начальнику Отдела нарочным в соответствии с утвержденным "Порядком доставки корреспонденции в территориальные отдела Управления" в течение 15 рабочих дней с даты регистрации приказа, с целью ознакомления с приказом сотрудника Отдела, в отношении которого он издан.

2.8. После получения оригинала приказа начальник Отдела знакомит сотрудника Отдела под роспись и направляет приказ на бумажном носителе в Управление для приобщения в соответствующее номенклатурное дело.

2.9. Приказ, издаваемый на основании служебной записки начальника Отдела, оформляется отделом кадров в порядке, аналогичном установленному пунктами 2.3., 2.4., 2.5., 2.6, 2.7., 2.8. настоящего Порядка.

III. Особенности подготовки отдельных видов кадровых документов

3.1. Гражданин, поступающий на работу в Отдел оформляет личное заявление на имя руководителя Управления собственноручно.

Начальник Отдела проставляет на заявлении визу согласования "Ходатайствую о назначении на должность (указывается должность) и об установлении надбавки в размере ... за особые условия гражданской службы (установление выплаты за расширение зон обслуживания для работников МОП)".

3.2. Гражданин с установленным законодательством пакетом документов обязан прибыть в Отдел кадров для оформления назначения.

3.3. Увольнение сотрудника по собственной инициативе осуществляется по личному заявлению, направленному в отдел кадров за две недели до предполагаемой даты увольнения. Заявление визирует начальник Отдела с указанием визы следующего содержания "Ходатайствую об увольнении с ..... даты". За получением трудовой книжки и других документов, связанных с гражданской службой и пенсионным обеспечением, сотрудник обязан прибыть в отдел кадров. Сдать в отдел кадров обходной лист и служебное удостоверение.

3.4. Приказ о приеме на работу и увольнении оформляется в порядке, установленном п. 2.3., 2.4., 2.5., 2.6, 2.7, 2.8. настоящего Порядка.

3.5. В порядке, установленном Трудовым кодексом Российской Федерации, или законодательством о государственной гражданской службе уполномоченным сотрудником Отдела кадров оформляется служебный контракт (трудовой договор) в двух экземплярах, один из которых передается сотруднику после подписания обеими сторонами.

3.6. Уведомление о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска в соответствии с утвержденным графиком отпусков направляется уполномоченным сотрудником Отдела кадров посредством средств электронной связи начальнику Отдела, который обеспечивает ознакомление под роспись сотрудника Отдела. Начальник Отдела направляет сканированную копию с подписью сотрудника в Отдел кадров.

Полученное уведомление с подписью сотрудника Отдела приобщается в соответствующее номенклатурное дело.

3.7. В случаях, в которых действующим законодательством предусмотрено ознакомление сотрудника с приказом в установленный законом срок, а также вручение копии приказа (приказ о взыскании, приказ об увольнении и другие), сотрудник Отдела кадров прибывает не позже установленного законом срока в Отдел для ознакомления сотрудника Отдела с приказом.

3.8. Уведомления о сокращении должностей, изменении существенных условий труда оформляются Отделом кадров в соответствии с действующим законодательством и вручаются сотруднику, в отношении которого подготовлено уведомление, не позднее 2-х месяцев до сокращения, изменения существенных условий труда.

IV. Подготовка и оформление дополнительных соглашений к служебным контрактам, трудовым договорам

4.1. На основании изданных приказов Управления либо вступивших в действие новых законодательных и иных нормативно-правовых актов Российской Федерации уполномоченный сотрудник Отдела кадров оформляет дополнительное соглашение к служебному контракту (трудовому договору) в двух экземп