Приложение. Положение об управлении делами аппарата областного Собрания депутатов

Приложение
к решению
областного Собрания депутатов
от 23 февраля 1995 г.

Положение
об управлении делами аппарата областного Собрания депутатов
(утв. решением областного Собрания депутатов от 23 февраля 1995 г.)

I. Общие положения

1. Управление делами областного Собрания депутатов (в дальнейшем - управление) является структурным подразделением аппарата областного Собрания депутатов.

Управление образуется и упраздняется областным Собранием депутатов (далее - Собрание).

Управление подотчетно Собранию, а в повседневной деятельности председателю Собрания.

2. В своей деятельности управление руководствуется Конституцией Российской Федерации, законами Российской Федерации и другими нормативными актами Российской Федерации, Уставом области и другими законодательными актами, принимаемыми Собранием, распоряжениями председателя Собрания, а также настоящим Положением.

3. Структура и штатное расписание управления утверждаются Собранием.

II. Основные задачи управления

1. Организационное, информационно-аналитическое обеспечение деятельности Собрания.

2. Оказание помощи комитетам и депутатам Собрания.

3. Содействие развитию местного самоуправления в области и оказание методической помощи органам местного самоуправления.

4. Взаимодействие с комитетами Администрации области.

5. Материально-техническое и финансово-бухгалтерское обеспечение работы Собрания, комитетов, депутатов и аппарата Собрания, а также семинаров, совещаний и заседаний в соответствии с Регламентом Собрания.

6. Осуществление технического контроля за выполнением принятых Собранием законов, постановлений, решений и других нормативных актов.

В целях осуществления своих основных задач управление:

в соответствии с поручениями комитетов, депутатов разрабатывает проекты перспективных и текущих планов работы Собрания, планы организационных мероприятий по подготовке и проведению сессий и другим вопросам в соответствии с поручениями Собрания и председателя Собрания;

участвует в подготовке и проведении сессий Собрания, организации обсуждения проектов решений Собрания по важнейшим вопросам на собраниях трудовых коллективов, по месту жительства граждан, а также через средства массовой информации;

обеспечивает организационную подготовку и проведение других мероприятий в соответствии с Регламентом Собрания;

обобщает предложения и замечания депутатов, высказанные на сессиях Собрания и избирателями при встречах с депутатами, подготавливает материалы для информации на сессиях о выполнении этих замечаний и предложений, решений Собрания, обращений и запросов депутатов;

оказывает помощь комитетам в организации их деятельности подготовки заседаний, выполнении принятых ими рекомендаций;

оказывает депутатам Собрания содействие в осуществлении ими своих полномочий, обеспечивает помощь в решении вопросов, возникающих в депутатской деятельности;

разрабатывает проекты решений Собрания и распоряжений председателя Собрания по вопросам организационной работы;

создает условия для участия граждан в обсуждении и решении вопросов местного и общегосударственного значения, вовлечения их в работу Собрания;

содействует укреплению связей Собрания с органами местного самоуправления населения, общественными организациями, трудовыми коллективами;

по поручению председателя Собрания, рассматривает предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам организационной работы, осуществляет контроль за их выполнением;

содействует исследованиям в области деятельности представительных органов власти;

разрабатывает планы учебы депутатов, проведения совещаний, семинаров по вопросам работы органов местного самоуправления;

проводит консультации по вопросам организационной работы;

в соответствии с решениями органов местного самоуправления и поручений Собрания подготавливает предложения об изменении границ районов и городов, о создании и упразднении волостей, отнесении сельских населенных пунктов к категории поселков городского типа, наименованию поселков, волостей, населенных пунктов;

по представлению соответствующих органов готовит материалы по награждению Почетной Грамотой областного Собрания;

обеспечивает оперативное и качественное выполнение машинописных работ и размножение документов Собрания и его органов;

организует делопроизводство в комитетах и отделах Собрания в строгом соответствии с положениями государственной системы документального обеспечения управления (ГСДОУ);

внедряет прогрессивные формы организации делопроизводства, оргтехнику и компьютерную технику в комитетах и аппарате Собрания;

обеспечивает четкую работу приемных председателя, заместителей председателя Собрания, председателей комитетов, своевременное рассмотрение в Собрании письменных и устных обращений граждан, а также контроль за исполнением принятых по ним решений;

осуществляет регистрацию, систематизированный учет, ознакомление, рассылку и хранение законов Российской Федерации, постановлений Федерального Собрания, указов Президента, других актов вышестоящих органов государственной власти и управления, распоряжений и постановлений Администрации области, их комплектование и передачу дел в соответствии с номенклатурой в государственный архив;

обеспечивает прием, регистрацию и передачу по назначению входящей корреспонденции, внутренней документации аппарата Собрания, а также своевременное отправление исходящей корреспонденции;

ведет протоколы сессий Собрания, оформляет и рассылает исполнителям решения Собрания и его органов, распоряжения председателя, по просьбе федеральных органов государственной власти направляет им протоколы сессий и нормативные правовые акты Собрания;

обеспечивает контроль за принятыми Собранием документами;

по поручению председателя Собрания, готовит предложения по вопросам кадров, соблюдения финансовой и штатной дисциплины в аппарате Собрания, материально-технического обеспечения;

добивается от работников аппарата Собрания бережного отношения к государственному имуществу, правильной эксплуатации помещений, оборудования, имущества, соблюдения строгой экономии в расходовании материальных и денежных средств;

обеспечивает соблюдение правил внутреннего трудового распорядка всеми работниками аппарата Собрания и учет рабочего времени.

III. Планирование работы управления

На основании плана работы Собрания в управлении составляются ежеквартальные планы работы

План работы управления утверждается председателем Собрания.

Выполнение плана работы ежеквартально анализируется на производственных совещаниях управления.

IV. Управление имеет право

Готовить проекты распоряжений председателя Собрания по вопросам, относящимся к компетенции управления

Давать разъяснения, консультации депутатам, отделам, комитетам Администрации области по вопросам, имеющим отношение к работе управления

Контролировать выполнение заключенных договоров по использованию авто и железнодорожного транспорта, телефонной и спецсвязи, строительству жилья, своевременному получению и правильному расходованию материальных ценностей.

Оформлять заказы на изготовление бланочной продукции, печатей, штампов, служебных удостоверений, факсимиле.

Осуществлять бронирование мест в гостиницах депутатам Федерального Собрания Российской Федерации, областного Собрания и приглашенным на сессии.

Не принимать к печатанию, размножению и рассылке документы, подготовленные с нарушением требований ГСДОУ.

Списывать с баланса изношенное и непригодное для дальнейшего использования оборудование, инвентарь, инструменты, когда восстановление их невозможно, экономически нецелесообразно, и они не могут быть реализованы.

Осуществлять иную деятельность по профилю работы управления.

V. Функциональные обязанности управления

Управление возглавляет управляющий делами. Он утверждается на должность и освобождается от должности председателем Собрания.

Управляющий делами:

организует работу управления в соответствии с Положением об управлении делами аппарата областного Собрания депутатов, распределяет обязанности между его работниками, способствует повышению их квалификации и деловых качеств;

ведает внутренним распорядком в управлении, проводит заседания управления;

осуществляет взаимодействие управления с другими структурными подразделениями аппарата и комитетами Собрания;

обеспечивает контроль за разработкой и осуществлением организационных мероприятий по подготовке и проведению сессий Собрания;

подготавливает в Собрание проекты решений по вопросам организационной работы;

представляет управление в отношениях с Администрацией области и другими органами государственного управления и местного самоуправления, предприятиями, учреждениями, организациями и общественными объединениями;

организует выезды работников управления в командировки;

организует подготовку и проведение семинаров, совещаний с депутатами Собрания, представителями органов местного самоуправления;

организует подготовку вопросов по административно-территориальному устройству области для рассмотрения Собранием;

самостоятельно принимает решения по вопросам, относящимся к сфере деятельности управления, кроме вопросов, требующих согласования в установленном порядке с другими структурными подразделениями или должностными лицами Собрания;

подписывает и визирует в установленном порядке документы, связанные с деятельностью управления;

вносит предложения по улучшению условий оплаты труда работников управления, их поощрению и наложению на них взысканий.

Заместитель управляющего,
руководитель сектора делопроизводства:

утверждается на должность и освобождается от должности председателем Собрания по представлению управляющего делами;

в случае отсутствия управляющего или невозможности выполнения им своих обязанностей, выполняет функции управляющего;

руководит деятельностью сектора и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на сектор задач в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в областном Собрании депутатов и Регламентом областного Собрания;

распределяет обязанности между подчиненными, устанавливает степень их ответственности за выполнение возложенных на них обязанностей;

разрабатывает должностные инструкции подчиненных и представляет для утверждения управляющему делами;

организует работу сектора и обеспечивает оформление, регистрацию, рассылку и хранение правовых (законодательных) актов нормативного характера, принимаемых областным Собранием депутатов, магнитных записей сессий Собрания;

участвует в подготовке и проведении сессий областного Собрания, заседаний комитетов, обеспечивает оформление протоколов сессий областного Собрания, размножение документов и доставку их депутатам;

осуществляет контроль за правильностью оформления законов, постановлений, решений областного Собрания депутатов, обеспечивает выполнение требований Инструкции по делопроизводству и Регламента областного Собрания депутатов;

рассматривает и готовит к докладу председателю Собрания поступающую корреспонденцию. Регистрирует письма, поступающие от предприятий и организаций, жалобы граждан, исходящую корреспонденцию;

организует делопроизводство в областном Собрании депутатов в строгом соответствии с положениями Единой государственной системы делопроизводства и Инструкцией по делопроизводству областного Собрания депутатов;

оказывает помощь по ведению делопроизводства в комитетах и отделах областного Собрания депутатов;

осуществляет взаимодействие с управлением делами Администрации области и его структурными подразделениями по подписанию, опубликованию, размножению и рассылке принимаемых законов Псковской области, совместных постановлений;

обеспечивает машинисток бланочной продукцией для печатания и ведения делопроизводства;

в период временного отсутствия его обязанности

выполняет главный специалист сектора делопроизводства.

Главный специалист сектора делопроизводства:

подготавливает к рассылке документы депутатам, приглашенным, работникам аппарата Собрания на сессию областного Собрания депутатов;

обеспечивает грамотное считывание отпечатанных законов Псковской области, постановлений, решений, принимаемых на сессиях областного Собрания, направляемых в адрес Президента и Правительства Российской Федерации, Государственной Думы и Совета Федерации Федерального Собрания, Администрации области;

обеспечивает правильное и своевременное доведение до сведения депутатов областного Собрания, комитетов и отделов, предприятий и организаций постановлений и решений, принимаемых на сессиях областного Собрания, выдает копии этих документов;

совершенствует оформление законов, постановлений, решений, протоколов областного Собрания депутатов;

организует и ведет работу по учету, ознакомлению и хранению распоряжений и постановлений, принимаемых Администрацией области;

ведет справочно-информационную работу по документам, хранящимся в секторе делопроизводства;

оформляет законченные делопроизводством документы и готовит их к сдаче в архив;

оформляет и отправляет исходящую корреспонденцию по адресам;

ведет учет и оформление удостоверений депутата областного Собрания, помощников депутатов, работников аппарата Собрания;

в период временного отсутствия ее обязанности выполняет ведущий специалист сектора делопроизводства.

Ведущий специалист сектора делопроизводства:

осуществляет прием, учет и регистрацию документов Президента Российской Федерации, Совета Федерации, Государственной Думы, Правительства Российской Федерации. Проверяет наличие вложений, докладывает руководителю сектора о случаях повреждения корреспонденции или недостачи вложений;

ведет картотеку документов, принимаемых Президентом и Правительством, Государственной Думой и Советом Федерации Федерального Собрания, справочно-информационную работу по документам, хранящимся в секторе делопроизводства;

своевременно знакомит председателей комитетов, депутатов, руководителей отделов аппарата Собрания со всеми документами, поступающими в областное Собрание депутатов согласно резолюции председателя областного Собрания;

организует размножение и рассылку копий документов согласно резолюциям руководства областного Собрания;

ведет считывание документов, принятых на сессиях областного Собрания депутатов.

Заместитель управляющего, главный бухгалтер:

осуществляет организацию бухгалтерского учета хозяйственно-финансовой деятельности областного Собрания депутатов и контроль за экономным использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов, сохранностью собственности;

обеспечивает рациональную организацию учета, отчетности и контроля;

организует учет поступающих денежных средств, товарно-материальных ценностей и основных средств, своевременное отражение на счетах бухгалтерского учета операций, связанных с их движением, исполнения сметы расходов;

контролирует порядок оформления первичных и бухгалтерских документов, расчетов и платежных обязательств, расходования фонда заработной платы, проведение инвентаризации денежных средств, товарно-материальных ценностей и основных фондов;

ведет работу по обеспечению строгого соблюдения штатной, финансовой и кассовой дисциплины, сохранности бухгалтерских документов, оформления и сдачи их в установленном порядке в архив;

обеспечивает своевременное составление бухгалтерской отчетности на основе данных первичных документов и бухгалтерских записей, представление ее в установленном порядке в соответствующие органы;

контролирует выполнение заключенных договоров.

Главный специалист. Бухгалтер:

выполняет работу, по поручению главного бухгалтера, по участкам бухгалтерского учета;

осуществляет прием и контроль первичной документации;

отражает в бухгалтерском учете операции, связанные с движением денежных средств;

производит начисление заработной платы, налогов и других выплат и платежей;

осуществляет операции по приему, учету, выдаче и хранению денежных средств с обязательным соблюдением правил, обеспечивающих их сохранность;

получает по оформленным, в соответствии с установленным порядком, документам, денежные средства в учреждениях Государственного банка;

ведет на основе приходных и расходных документов кассовую книгу, сверяет фактическое наличие денежных сумм с книжным остатком, составляет кассовую отчетность.

Консультанты по работе с комитетами:

оказывают помощь комитетам:

в сборе материалов, справок, информации для подготовки вопросов на сессии областного Собрания, заседания комитетов;

в анализе деятельности отраслей народного хозяйства;

в обеспечении явки членов комитета и приглашенных на заседания комитета;

в подготовке и проведении заседаний комитета;

контроле за выполнением решений Собрания и рекомендаций комитета;

в обеспечении взаимодействия комитета с комитетами, отделами и управлениями Администрации области;

в ведении делопроизводства комитета;

в доработке материалов с заседаний комитетов, сессий Собрания в пределах компетенции соответствующего комитета;

по контролю за выполнением решений Собрания;

в организации проведения индивидуальных консультаций со специалистами,

учеными, юристами;

в обеспечении взаимосвязи с органами местного самоуправления, общественными организациями;

в рассмотрении жалоб и заявлений граждан, переданных в комитеты и управление председателем Собрания.

На время отсутствия кого-либо из консультантов возможно замещение по должности, по поручению управляющего.

Каждому из консультантов помимо закрепленных обязанностей могут даваться управляющим другие поручения, связанные с обеспечением деятельности Собрания.

Консультант кабинета информационно-аналитической работы:

готовит оперативную информацию о событиях в области, республике;

составляет аналитические обзоры публикаций о деятельности Собрания и его органов, наиболее перспективных предложений по совершенствованию работы Собрания, социально-экономическому развитию области;

знакомит с этими материалами депутатов и заинтересованных лиц;

формирует информационный фонд и банк новых идей;

выполняет заявки депутатов, руководителей структурных подразделений Собрания на обеспечение необходимой информацией,

организует работу по изучению и учету общественного мнения;

осуществляет информационное обеспечение деятельности Собрания и его структурных подразделений;

ведет учет кадров депутатов Собрания и аппарата, на каждого из них заводит личные дела;

готовит материалы для награждения работников представительных органов власти;

оказывает помощь депутатам в ознакомлении с документами, имеющимися в кабинете информационно-аналитической работы, с материалами, отражающими опыт работы депутатов других территорий;

изучает совместно со специалистами управления опыт работы комитетов, депутатских объединений, депутатов, органов местного самоуправления. По итогам изучения опыта работы готовит справки и информации, доводит их до сведения депутатов Собрания, соответствующих органов местного самоуправления;

ведет учет и технический контроль за выполнением запросов депутатов;

ведет учет и обобщает материалы по работе депутатских объединений;

планирует и осуществляет издательскую деятельность областного Собрания.

Консультант по связи со средствами массовой информации:

взаимодействует со средствами массовой информации области;

обеспечивает их объективными и достоверными материалами о работе областного Собрания депутатов;

создает необходимые условия для встреч представителей областного Собрания с корреспондентами средств массовой информации;

обеспечивает заявки депутатов на организацию и распространение информации;

обобщает, ведет учет и контроль за выполнением замечаний, просьб и предложений, высказанных в средствах массовой информации, на пресс-конференциях в отношении деятельности Собрания;

готовит необходимые материалы для аккредитации журналистов областных и центральных газет, информационных агентств, телерадиокомпаний на сессиях и других мероприятиях, проводимых областным Собранием;

информирует собственных корреспондентов центральных изданий (по их заявкам) о деятельности Собрания;

готовит сценарии телеперадач о деятельности областного Собрания и депутатов;

готовит материалы для награждения граждан и организаций Почетной Грамотой Собрания или приветственными адресами.

Консультант-телеоператор

ведет видеосьемку сессий, заседаний комитетов и других мероприятий, проводимых областным Собранием и депутатами;

монтирует передачи и передает их на телевидение;

ведет архив видеоматериалов и обеспечивает его сохранность.

Главный специалист по контролю и анализу
за выполнением решений областного собрания
депутатов:

организует технический контроль за исполнением решений, постановлений Собрания, распоряжений председателя Собрания, документов, поступающих в Собрание;

в установленные документами сроки обеспечивает сбор материалов о ходе выполнения решений, распоряжений и передаче специалистам управления для получения заключений комитетов;

своевременно подготавливает материалы через специалистов управления и комитеты на снятие решений и других документов с контроля;

ежемесячно до 5 числа составляет справку о документах, стоящих на контроле на текущий месяц, ежеквартально отражает состояние исполнительской дисциплины по комитетам и отделам Собрания и информирует об этом председателя Собрания и управляющего делами;

обобщает, ведет учет и контроль за выполнением замечаний просьб и предложений, высказанных депутатами на сессиях Собрания и избирателями на встречах с депутатами.

Не реже двух раз в год готовит информации на сессии Собрания по реализации замечаний, просьб и предложений депутатов избирателей.

Заведующая машинописным бюро:

руководит работой машинисток (специалистов I и II категории);

принимает материалы для печати, распределяет их среди машинисток, ведет учет выработки, сдает выполненную работу, печатает документы.

Секретари-машинистки приемных комитетов:

своевременно и качественно, согласно Инструкции по делопроизводству, выполняют машинописные работы на электрических пишущих машинах, компьютерах;

получают через сектор делопроизводства почтовую корреспонденцию, документы, поступающие с резолюцией председателя Собрания, знакомят с ними председателей комитетов и возвращают их в сектор делопроизводства;

докладывают председателям комитетов о гражданах, пришедших на прием, соединяют председателей комитетов с абонентами, обращающимися к председателю комитета;

выполняют поручения председателей комитетов;

содержат в надлежащем порядке приемные.

Главный специалист, заведующая хозяйством:

осуществляет руководство работами по хозяйственному обслуживанию областного Собрания депутатов;

обеспечивает контроль за сохранностью хозяйственного инвентаря, его восстановление и пополнение;

следит за состоянием помещений, принимает меры к своевременному их ремонту;

обеспечивает Собрание канцелярскими принадлежностями у предметами хозяйственного обихода;

ведет складское хозяйство;

руководит работой младшего обслуживающего персонала;

оформляет заявки на размещение депутатов и других лиц в гостиницах;

готовит залы заседаний для проведения сессий, заседаний комитетов и других мероприятий.

Специалист 1 категории, техник:

проводит техническое обслуживание и ремонт пишущих машинок, компьютеров;

следит за работой и исправностью осветительных приборов в кабинетах, зале заседаний, коридорах, подсобных помещениях;

проводит мелкий столярный ремонт;

ведет профилактическое обслуживание телерадиоаппаратуры, бытовой техники, контролирует необходимую потребность запасных частей;

обеспечивает звукозапись проводимых заседаний, пресс-конференций, сессий областного Собрания депутатов;

обеспечивает сохранность оборудования и инструмента, находящегося в мастерской.