Глава 6. Организация работы с обращениями граждан

Глава 6. Организация работы с обращениями граждан

6.1. Общий порядок работы с обращениями граждан

1. Работа с обращениями граждан в администрации городского округа, отраслевых (функциональных) органах осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".

2. Работа с обращениями граждан в администрацию городского округа, отраслевые (функциональные) органы, а также без указания конкретного адресата осуществляется отделом организационной работы.

Работа с обращениями граждан к руководителю отраслевого (функционального) органа осуществляется соответствующим сотрудником этого органа.

3. Прием обращений граждан организуют через специально образуемые приемные или через специально назначенных должностных лиц, деятельность которых определяется должностной инструкцией.

4. Должностные лица администрации городского округа, отраслевых (функциональных) органов ведут личный прием согласно установленному графику.

5. В случае организации предварительной записи граждан на личный прием указанная предварительная запись проводится в удобной для граждан форме на основании устных или письменных обращений граждан либо по телефонной связи.

6. Гражданину, обратившемуся в приемную по обращениям граждан в установленное для приема время, не может быть отказано в личном приеме.

7. В здании администрации городского округа размещаются информационные указатели о расположении должностных лиц, днях и часах приема.

8. Все обращения, поступающие к должностным лицам, регистрируются в день их поступления. Регистрация обращений граждан производится в соответствии с главой 4 настоящей Инструкции. На письменном обращении в правой части нижнего поля первого листа проставляется регистрационный штамп, в котором указывается регистрационный номер и дата.

На устные обращения заполняются учетно-регистрационные карточки и заносятся в электронный регистрационный журнал. Письменные обращения заносятся в регистрационный журнал и в электронный регистрационный журнал.

9. В учетно-регистрационную карточку вносятся следующие сведения:

1) фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии) заявителя.

Если обращение подписано двумя и более гражданами, то в графе "Вид обращения" пишется - коллективное, указываются первые две фамилии и (при наличии) фамилия и инициалы гражданина, чей адрес указан для ответа.

2) почтовый адрес заявителя;

3) категория заявителя (заявителей) (инвалид Великой Отечественной войны, участник Великой Отечественной войны, многодетная семья, реабилитированный, и т.п.);

4) фамилия, инициалы исполнителя, должность исполнителя, содержание поручения, срок исполнения.

5) аннотация на обращение гражданина. Она должна быть краткой, логичной, отражать содержание обращения. При этом необходимо, чтобы запись в учетно-регистрационной карточке обосновывала адресность направления письма на рассмотрение.

Если к обращению прилагается сопроводительное письмо федерального государственного органа, государственного органа Иркутской области или должностного лица, направившего обращение гражданина, в учетно-регистрационную карточку вносятся: наименование органа, фамилия, инициалы, должность должностного лица, переславшего письмо, регистрационный номер, дата регистрации и краткое содержание сопроводительного письма.

Если обращение направлено в адрес отраслевого (функционального) органа, функционального отдела или должностного лица по принадлежности, в учетно-регистрационную карточку вносятся: наименование отраслевого (функционального) органа, функционального отдела, фамилия, инициалы, должность должностного лица, в адрес которого направлено обращение, дата отправки, исходящие номера и краткое содержание сопроводительного письма в адрес указанных органов и должностных лиц, а также уведомительного письма в адрес заявителя.

10. Должностные лица обязаны организовать работу по рассмотрению обращений граждан, обеспечить необходимые условия для быстрого и эффективного рассмотрения обращений граждан, личного приема граждан должностными лицами, правомочными принимать решения по существу обращений граждан.

11. Письменные обращения граждан, поступающие в специальный ящик, который устанавливается в здании администрации, рассматриваются в установленном порядке.

12. Общий срок рассмотрения обращения не может превышать 30 дней со дня регистрации обращения. В исключительных случаях срок рассмотрения обращения может быть продлен, но не более чем на 30 дней, с обязательным уведомлением о продлении срока его рассмотрения гражданина, направившего обращение.

13. Обращения граждан ставятся на контроль в отделе организационной работы.

Контроль исполнения обращений граждан осуществляется в соответствии с главой 5 настоящей Инструкции.

14. Обращения граждан в администрации городского округа, рассматриваются мэром городского округа и его заместителями.

15. Должностные лица администрации городского округа, отраслевого (функционального) органа, в компетенцию которых входит рассмотрение поставленных в обращении вопросов, несут персональную ответственность за качество, полноту, объективность и своевременность работы с обращениями граждан.

16. Началом срока рассмотрения обращения считается день их регистрации уполномоченным осуществлять данную функцию должностным лицом.

17. Окончанием срока рассмотрения обращения считается дата направления письменного (или устного) ответа лицу, подавшему обращение.

18. Рассмотрение обращения не может считаться законченным на основании документа, в котором сообщается о предполагаемых мерах, по решению поставленных в обращении вопросов. В этом случае гражданину направляется письмо с информацией о том, что его обращение ставится на дополнительный контроль до полного осуществления намеченных мер.

19. Предложения, заявления, жалобы и коллективные обращения граждан рассматриваются строго в соответствии со сроками, установленными законодательством.

20. Срок, исчисляемый месяцами, истекает в соответствующее число последнего месяца срока, днями - в последний день исполнения обращения.

В случае если окончание срока рассмотрения обращения приходится на нерабочий день, то днем окончания срока считается следующий за ним рабочий день.

21. Обращения граждан считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры и даны исчерпывающие ответы.

Рассмотрение обращения не может считаться законченным на основании информации, в которой сообщается о предполагаемых мерах по решению вопросов.

22. На обращения граждан, полученные из федеральных государственных органов, государственных органов Иркутской области и поставленные ими на контроль, ответ федеральному государственному органу, государственному органу Иркутской области и заявителю дается за подписью мэра городского округа.

23. Рассмотренные обращения граждан и оформленные в соответствии с требованиями настоящей Инструкции ответы со всеми относящимися к ним материалами передаются исполнителем в отдел организационной работы.

Сотрудник отдела организационной работы проверяет подготовленные к отправке ответы. В случае небрежного оформления, ненадлежащего исполнения поручения по обращению или отсутствия ответов на все поставленные в обращении вопросы, ответ возвращается исполнителю на доработку (без продления срока исполнения).

24. Копии отправленных ответов незамедлительно передаются исполнителем в отдел организационной работы, где подшиваются в дела в соответствии с установленной номенклатурой дел.

25. Решение о снятии с контроля обращений граждан принимают должностные лица, первично рассмотревшие обращение, на основании информации, представленной отраслевым (функциональным) органом, функциональным отделом по результатам рассмотрения обращения.

26. Дела подлежат хранению в течение трех лет в отделе организационной работы, в течение пяти лет - в архивном отделе администрации городского округа.

6.2. Организация личного приема граждан

1. Организация личного приема граждан включает в себя:

доведение до сведения граждан информации о месте приема, а также об установленных для приема днях и часах;

предварительную запись граждан на прием к соответствующим должностным лицам;

прием граждан;

документационное обеспечение приема граждан;

ведение делопроизводства по обращениям принятых граждан;

осуществление контроля за исполнением поручений, данных должностными лицами на приемах граждан;

ответ гражданину.

2. При личном приеме граждан подготавливается карточка личного приема гражданина, в которую заносится содержание устного обращения, формируется дело, в которое включаются правовые акты и иные документы по данному вопросу, справки органов и организаций, ранее рассматривавших обращения данного гражданина, иные материалы.

3. В случае если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в карточке личного приема гражданина. В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

4. Решение, принятое должностным лицом на приеме гражданина, оформляется в виде резолюции, содержащей поручения исполнителям. Поручения должностных лиц записываются в карточке личного приема граждан и ставятся на контроль в соответствии с главой 5 настоящей Инструкции.

5. Карточки личного приема граждан подлежат хранению в течение двух лет.