Приложение N 12. Правила архивирования правовых актов в электронном виде

Приложение N 12

к Инструкции по делопроизводству

в администрации городского округа

муниципального образования "город Саянск"

и ее отраслевых (функциональных) органах

Правила
архивирования правовых актов в электронном виде

1. Правила архивирования правовых актов в электронном виде определяют порядок подготовки, оформления, приема, хранения и использования электронных текстов правовых актов (далее - правила архивирования).

2. Ответственность за соблюдение установленных правил архивирования и подготовки электронных текстов проектов правовых актов возлагается на руководителей отраслевых (функциональных) органов, функциональных отделов администрации городского округа.

3. Электронный текст правового акта представляется исполнителями, готовившими проект соответствующего правового акта в отдел организационной работы в течение дня с момента принятия (подписания) уполномоченным лицом.

4. Сотрудники отраслевых (функциональных) органов, функциональных отделов администрации городского округа несут персональную ответственность за соответствие электронных текстов приложений (если таковые имеются в правовом акте) их бумажному носителю. Об этом на листе согласования проекта правого акта делается соответствующая запись: "Электронная версия правового акта и приложения(ий) к нему соответствует бумажному носителю" с указанием должности, фамилии, инициалов, подписи лица, ответственного за подготовку документа.

5. Последующей регистрации подлежат правовые акты, электронный текст которых соответствует бумажному носителю.

6. Правовые акты в электронном виде представляются на машиночитаемом носителе - компакт-диске, дискете, флеш-накопителе или по электронной почте (E-mail: ORG@admsayansk.irmail.ru) с соблюдением следующих требований:

1) электронная версия правовых актов должна иметь расширение "doc" с возможностью обработки в текстовом редакторе не ниже Microsoft Word 2003;

2) не допускается включение в электронную версию муниципальных актов графических объектов (герб, рисунок, схема) по вопросам, не связанным с содержанием данных правовых актов;

3) не допускается представление правовых актов на электронных бланках с использованием текстовых блоков и рамок;

4) каждый муниципальный акт должен представляться отдельным файлом в виде единого документа вместе с приложениями в соответствии с их нумерацией;

5) не допускается представление нескольких правовых актов в виде единого файла.

7. Если таблица в приложении не содержит расчетов, то она оформляется в редакторе WORD, а не EXCEL.

8. Если таблица в приложении содержит расчеты и оформлена в редакторе EXCEL, текст одного предложения нельзя располагать в разных ячейках. Он должен быть расположен в одной ячейке и в ней установлена опция "Переносить по словам".

9. При оформлении текста (как при использовании шаблонов, так и при оформлении приложений):

1) нельзя:

подгонять абзацы с помощью множественных пробелов;

набирать текст в несколько колонок;

использовать вертикальное объединение ячеек;

2) нужно:

использовать только шрифт TIMES NEW ROMAN;

использовать формат абзаца.

10. Проекты правовых актов должны быть подготовлены с использованием шаблонов.

11. Правовые акты, подготовленные сотрудниками отраслевых (функциональных) органов, функциональных отделов самостоятельно, после принятия (подписания) уполномоченным лицом представляются ведущему специалисту отдела организационной работы по архивированию документов. Электронный вид текста правового акта с учетом всех изменений, внесенных в проект правого акта в ходе его подготовки и согласования предоставляется исполнителем, готовившим проект соответствующего правового акта.

12. Если электронный текст проекта правого акта не соответствует бумажному носителю, то документ дальнейшей регистрации не подлежит. В этом случае электронный текст вместе с бумажным носителем возвращается исполнителю для доработки, о чем на листе согласования делается надпись "Возращено на доработку".