Глава 1. Общие положения

Глава 1. Общие положения

1. Инструкция по делопроизводству в администрации городского округа муниципального образования "город Саянск" и ее отраслевых (функциональных) органах (далее - Инструкция) разработана в соответствии с ГОСТом Российской Федерации Р 6.30-2003 "Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

2. Настоящая Инструкция распространяется на организационно-распорядительные документы (постановления, распоряжения, приказы, протоколы), и информационно-справочные документы (акты, справки, обзоры, письма и др.) и устанавливает единые требования к подготовке документов, организации документооборота, ведению учета, регистрации, контролю исполнения и организации хранения документов в администрации городского округа муниципального образования "город Саянск" (далее - администрация городского округа) и ее отраслевых (функциональных) органах.

3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами, создаваемыми с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий, независимо от вида носителя.

4. Настоящая Инструкция распространяется на служебные документы несекретного характера. Работа с документами и передача документов, содержащих государственную тайну, служебную информацию ограниченного доступа, сторонним органам и организациям, а также распространение такой информации осуществляется в соответствии с Законом Российской Федерации от 21.07.1993 г. N 5485-1 (ред. от 18.07.2009) "О государственной тайне", Федеральным законом от 27.06.2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", Федеральный закон от 27.07.2006 г. N 152-ФЗ (ред. от 27.12.2009) "О персональных данных", Федеральным законом от 09.02.2009 N 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления".

ГАРАНТ:

По-видимому, в предыдущем абзаце допущена опечатка. Дату Федерального закона N 149-ФЗ следует читать как "от 27.07.2006 г."

5. Методическое руководство организацией делопроизводства и контроль за соблюдением требований настоящей Инструкции осуществляется отделом организационной работы администрации городского округа (далее - отдел организационной работы).

6. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, за соблюдение установленного настоящей Инструкцией порядка работы с документами в администрации городского округа возлагается на управляющий делами администрации городского округа муниципального образования "город Саянск" ( далее - управляющий делами), в отраслевых (функциональных) органах на руководителей отраслевых (функциональных) органов администрации городского округа (далее - отраслевые (функциональные) органы).

7. Система делопроизводства в администрации городского округа и ее отраслевых (функциональных) органах децентрализованная:

7.1. Прием, регистрация входящих документов, поступивших в адрес мэра городского округа муниципального образования "город Саянск" (далее - мэр городского округа) или администрации городского округа, заместителей мэра городского округа, руководителя аппарата - управляющего делами администрации городского округа (далее - управляющий делами), регистрация, отправка и учет исходящих от них документов осуществляется отделом организационной работы.

7.2. Прием, регистрация входящих документов, поступивших в адрес отраслевых (функциональных) органов, регистрация, отправка и учет исходящих от них документов осуществляется данными органами;

7.3. Прием, регистрация входящих правовых актов федеральных государственных органов Российской Федерации, государственных органов Иркутской области, поступающих в администрацию городского округа, осуществляется отделом организационной работы;

7.4. Прием, регистрация входящих правовых актов и других документов, содержащих служебную информацию ограниченного доступа, осуществляется отделом мобилизационной подготовки, ГО и ЧС администрации городского округа.

8. Перед уходом в отпуск, выездом в длительную командировку, увольнением муниципальный служащий или работник, замещающий должность, не являющуюся должностью муниципальной службы администрации городского округа или отраслевого (функционального) органа (далее при совместном упоминании - сотрудники), обязан передать находящиеся у него на исполнении (рассмотрении) документы по акту приема-передачи другому сотруднику, на которого возложено исполнение обязанностей, или делопроизводителю (если исполнение обязанностей не возлагается на другое должностное лицо).

9. При утере документа сотрудник администрации городского округа, ответственный за его сохранность, немедленно докладывает об этом руководителю аппарата - управляющему делами, сотрудник отраслевого (функционального) органа ответственный за его сохранность документа, немедленно докладывает об этом руководителю отраслевого (функционального) органа. На основании решения руководителя аппарата - управляющего делами, руководителя отраслевого (функционального) органа организуется проведение служебного расследования, формируется комиссия, которая проводит служебное расследование. На утраченные документы составляется акт, на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах. Акты на утраченные документы постоянного срока хранения после их утверждения передаются в архив для включения в дело фонда.

10. Взаимодействие с представителями средств массовой информации, передача им какой-либо служебной информации, копий документов или материалов осуществляется отделом организационной работы в соответствии с законодательством Российской Федерации.

11. Выполнение требований настоящей Инструкции обязательно для всех сотрудников администрации городского округа и ее отраслевых (функциональных) органов. Вновь принятые сотрудники должны быть ознакомлены с настоящей Инструкцией под роспись.

Сотрудники администрации городского округа и ее отраслевых (функциональных) органов несут персональную ответственность за соблюдение требований настоящей Инструкции, сохранность находящихся у них служебных документов и содержащейся в них информации.