Глава 2. Порядок подготовки и оформления документов

Глава 2. Порядок подготовки и оформления документов

2.1. Документация администрации городского округа
и ее отраслевых (функциональных) органов

1. Исполнительные и организационно-распорядительные функции администрация городского округа и ее отраслевые (функциональные) органы осуществляют посредством издания управленческих документов (далее - документы).

В соответствии с действующим законодательством и компетенцией в администрации городского округа создаются следующие группы управленческих документов:

- распорядительные (постановление, распоряжение, приказ);

- организационные (устав, регламент, положение, правила, порядок, инструкция);

- информационно-справочные (справка, докладная записка, акт, протокол, служебное письмо, телефонограмма и т.п.);

- организационно-правовые (договор, контракт, трудовое соглашение).

2. Юридическим основанием распорядительных документов администрации городского округа являются правовые акты федеральных государственных органов Российской Федерации, государственных органов Иркутской области, Устав муниципального образования "город Саянск".

3. При составлении и оформлении документов следует соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документов, оперативное, качественное их исполнение и поиск, возможность обработки документов с помощью средств автоматизированных компьютерных технологий, качество документов как исторических источников.

4. Документ на стадии подготовки до его официального подписания (утверждения) является проектом.

5. Документ должен, как правило, оформляться на бланке, иметь установленный комплекс обязательных реквизитов: наименование организации - автора, название вида документа, заголовок к тексту, дату, индекс, текст, визы, подпись. В процессе подготовки и оформления документов состав обязательных реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если того требует назначение документа, его машинная обработка.

6. В целях систематизации, обеспечения сохранности и учета исполненные документы в администрации городского округа и ее отраслевых (функциональных) органах формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел.

2.2. Порядок подготовки, оформления и рассылки правовых актов
администрации городского округа и ее отраслевых (функциональных) органов

1. Система муниципальных правовых актов администрации городского округа устанавливается в соответствии со статьей 43 Федерального закона от 06.10.2003 г. N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", статьей 43 Устава муниципального образования "город Саянск" и действующим Положением о муниципальных правовых актах муниципального образования "город Саянск".

2. Правовыми актами администрации городского округа являются постановления и распоряжения, правовыми актами отраслевых (функциональных) органов являются распоряжения и приказы.

По вопросам местного значения городского округа и вопросам, связанным с осуществлением отдельных государственных полномочий, переданных органам местного самоуправления городского округа федеральными законами и законами области, требующим нормативного правового регулирования, издаются постановления администрации городского округа.

По организационным, оперативным и иным вопросам, не требующим нормативного правового регулирования, издаются распоряжения администрации городского округа, распоряжения и приказы отраслевых (функциональных) органов.

3. Подготовка и оформление проектов правовых актов производится сотрудниками отраслевых (функциональных) органов, функциональных отделов администрации городского округа (далее - исполнитель) на бланках установленной формы (приложения NN 1 - 4 к настоящей Инструкции) в соответствии с требованиями к оформлению проектов правовых актов, установленными приложением N 5 к настоящей Инструкции.

4. Персональную ответственность за качественную подготовку проекта правового акта, соответствие его требованиям федерального и областного законодательства, правилам юридико-технического оформления документов, требованиям настоящей Инструкции, в том числе за своевременное согласование, несет руководитель отраслевого (функционального) органа, функционального отдела администрации городского округа, подготовившего проект правового акта.

5. Проект правового акта должен быть кратким, объективным по содержанию, не допускающим различных толкований.

6. Текст проекта правового акта, как правило, состоит из двух частей: констатирующей и постановляющей для постановлений; распорядительной - для распоряжений.

Констатирующая часть, как правило, содержит обоснование принятия правового акта, ссылку на федеральные, областные правовые акты, послужившие правовой основой его принятия, краткую характеристику положения дел по существу рассматриваемого вопроса, мотивы и цели принятия данного правового акта, в нее не включаются положения нормативного и распорядительного характера.

При разработке постановляющей (распорядительной) части проекта правового акта необходимо, чтобы:

1) предложения были реальными и конкретными, обеспечены материально-технической базой и финансированием;

2) с принятием акта, как правило, было исключено издание дополнительных документов по вопросам, затронутым в проекте;

3) были указаны конкретные мероприятия или объемы работ, сроки исполнения и исполнители;

4) были учтены действующие нормативные правовые акты по затронутым в проекте вопросам.

7. Если подготавливаемый проект правового акта влечет за собой внесение изменений, отмену или утрату силы иных правовых актов (их отдельных положений), эти изменения, а также пункты об отмене или признании утратившими силу указанных правовых актов (их отдельных положений) включаются в проект подготавливаемого правового акта, либо представляются в виде самостоятельного правового акта одновременно с первоначальным.

Все изменения, вносимые в правовой акт, должны соответствовать структуре основного акта.

8. Проекты правовых актов в необходимых случаях могут содержать пункт о контроле за их исполнением, который возлагается на должностное лицо, в компетенцию которого входит организация исполнения правового акта.

9. Проекты правовых актов, затрагивающие права, свободы и обязанности человека и гражданина, в обязательном порядке должны содержать пункт об опубликовании в средствах массовой информации и размещении на официальном сайте администрации городского округа муниципального образования "город Саянск" в сети "Интернет".

10. К проекту правового акта в обязательном порядке прилагаются:

1) пояснительная записка за подписью исполнителя объемом не более 2 страниц с обоснованием необходимости принятия данного акта (приложение N 7 к настоящей Инструкции), в соответствии с требованиями указанными в Положении о муниципальных правовых актах муниципального образования "город Саянск";

2) документы, содержащие поручения, предшествующие подготовке правового акта (при их наличии);

3) исключен;

Информация об изменениях:

См. текст подпункта 3 пункта 10 раздела 2.2 главы 2

К проекту правового акта, содержащего положения об отмене, признании утратившими силу ранее принятых правовых актов по рассматриваемому вопросу или внесении в них изменений, в обязательном порядке прилагаются копии указанных правовых актов.

11. При наличии приложений к проекту правового акта на них обязательно делается ссылка. Приложения оформляются на отдельных листах и нумеруются самостоятельно, начиная со второго листа. Название приложения должно точно соответствовать названию, упоминаемому в тексте правового акта. Приложения к проекту правового акта (если их больше одного) должны иметь порядковые номера. На приложениях на лицевой стороне последнего листа в нижнем левом углу ставится виза исполнителя с указанием должности, после чего приложение подписывается мэром городского округа, заместителем мэра городского округа, руководителем аппарата - управляющим делами в соответствии с распределением обязанностей.

12. Окончательный вариант проекта, имеющий две и более страницы, а также содержащий приложения, полистно визируется отделом организационной работы администрации городского округа путем проставления специальным штампом внизу на обороте каждого листа документа и приложений к нему.

13. До представления на подпись проект правового акта должен быть согласован с заинтересованными отраслевыми (функциональными) органами, функциональными отделами администрации городского округа и иными органами и организациями.

Согласование проекта правого акта проводится в целях обеспечения соответствия его формы и содержания требованиям федерального и областного законодательства, правилам юридико-технического оформления документов, требованиям настоящей Инструкции.

Согласование проекта правового акта проводится как должностными лицами администрации городского округа и ее отраслевыми (функциональными) органами (внутреннее согласование), так и должностными лицами федеральных органов исполнительной власти, иных государственных органов, органов местного самоуправления муниципального образования "город Саянск", и руководителями заинтересованных организаций (внешнее согласование).

Проект правового акта, подготовленный в соответствии с поручением (резолюцией) мэра городского округа, должен иметь визы всех соисполнителей, указанных в поручении (резолюции).

14. Согласование проекта правового акта оформляется визами соответствующих должностных лиц. Виза включает в себя личную подпись и должность лица, визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату визирования.

Визы проставляются на обороте последнего листа проекта правового акта (приложение N 9 к настоящей Инструкции). При наличии большого количества виз допускается оформление виз (за исключением виз, указанных в приложении N 9 настоящей Инструкции) на отдельном листе согласования (приложение N 10 к настоящей Инструкции).

Проект правого акта может содержать не более одного отдельного листа согласования, содержащего не менее двух виз.

15. Проект правового акта согласовывается в следующей последовательности:

1) должностным лицом, руководителем отраслевого (функционального) органа, функционального отдела администрации городского округа, подготовившего проект правового акта;

2) проекты, затрагивающие вопросы финансирования из местного бюджета, в обязательном порядке согласовываются с Муниципальным учреждением "Управление по финансам и налогам администрации муниципального образования "город Саянск";

3) начальником отдела правовой работы администрации городского округа (далее - отдел правовой работы);

4) начальником отдела организационной работы Управления делами и управляющим делами;

5) должностными лицами, руководителями отраслевых (функциональных) органов, функциональных отделов администрации городского округа, органов местного самоуправления, иных государственных органов, организаций, в компетенции которых находятся регулируемые проектом правового акта вопросы или которым проектом правового акта адресованы задания, поручения или рекомендации;

6) заместителем мэра городского округа, курирующим исполнителя.

Определять полноту визирования проектов правовых актов и при необходимости принимать решение о дополнительном визировании вправе:

заместитель мэра городского округа;

управляющий делами;

начальник отдела правовой работы.

Проект правового акта в обязательном порядке проходит экспертизу на соответствие действующему законодательству и антикоррупционную экспертизу в отделе правовой работы.

16. Если представленный проект правового акта в какой-либо своей части противоречит действующему законодательству, по заключению отдела правовой работы (приложение N 11 к настоящей Инструкции) эта часть должна быть приведена в соответствие с законодательством.

17. Исключен.

Информация об изменениях:

См. текст пункта 17 раздела 2.2 главы 2

18. Если в процессе визирования в проект правового акта вносятся изменения принципиального характера, исполнитель в обязательном порядке проводит повторное визирование с заинтересованными должностными лицами - на окончательном варианте проекта.

Повторное визирование не требуется, если при доработке в проект правового акта внесены уточнения редакционного характера, не изменившие его содержания.

19. Проекты правовых актов, не прошедшие правовой экспертизы или получившие отрицательное заключение отдела правовой работы, для дальнейшего визирования заместителем мэра городского округа, руководителем аппарата - управляющим делами не принимаются.

20. При несогласии с проектом правового акта должностное лицо излагает свои замечания в письменном виде, о чем на проекте при визировании делается отметка "Замечания прилагаются" или "Не согласовано", ставится подпись должностного лица и дата. Замечания к проекту правового акта оформляются отдельно в произвольной форме, подписываются и прилагаются к проекту.

В случае если замечания исполнителем не принимаются, к проекту правового акта прилагается заключение на замечания за подписью руководителя отраслевого (функционального) органа, функционального отдела, подготовившего проект правового акта.

21. Срок визирования проекта правового акта каждым должностным лицом не должен превышать одного рабочего дня со дня получения проекта правового акта, а в случае необходимости подготовки отдельного заключения, анализа большого объема документов - не более двух рабочих дней.

Срок визирования проекта правового акта в отделе правовой работы с учетом экспертизы на соответствие требованиям действующего законодательства и антикоррупционной экспертизы составляет 10 дней.

Если проект правового акта поступил на согласование до 16.00 час., то срок визирования проекта начинается в день поступления, если после 16.00 час. - срок визирования начинается со следующего рабочего дня.

Повторное визирование проекта правового акта проводится в течение рабочего дня.

22. При необходимости внешнего согласования срок визирования проекта правового акта не должно превышать одного месяца с момента подготовки.

23. Ответственность за нарушение сроков визирования проекта правового акта несет должностное лицо, которое рассматривало проект правового акта более установленного настоящей Инструкцией срока.

24. При несоблюдении сроков визирования проекта правового исполнитель вправе информировать об этом заместителя мэра городского округа или руководителя аппарата - управляющего делами (в соответствии с распределением обязанностей).

25. Проекты правовых актов, оформленные и согласованные в порядке, установленном настоящей Инструкцией, передаются в приемную на подписание мэру городского округа или заместителям мэра городского округа (в соответствии с распределением обязанностей).

26. Проекты правовых актов, не прошедшие процедуры визирования, или оформленные с нарушением требований, установленных настоящей Инструкцией, отделом организационной работы не принимаются, а возвращаются исполнителю для устранения замечаний. Об этом на листе согласования делается надпись "Возращено на доработку" с указанием причин возврата, ставится подпись и дата.

27. После подписания проект правового акта направляется в отдел организационной работы для регистрации.

Ответственный исполнитель, подготовивший проект правового акта направляет в отдел организационной работы электронную версию правового акта.

Ответственность за идентичность текста электронной версии правового акта его бумажному носителю несет исполнитель, об этом на обороте последнего листа проекта правового акта ставится виза (приложение N 9 к настоящей Инструкции).

Правила архивирования правовых актов в электронном виде установлены приложением N 12 к настоящей Инструкции.

28. В случае не подписания уполномоченным лицом представленного проекта правового акта, данный проект направляется тому должностному лицу, которому адресована резолюция, либо исполнителю (если резолюции не имеется или в резолюции не указано конкретное должностное лицо).

29. После подписания не допускается внесение в текст правового акта каких-либо изменений, дополнений, поправок.

30. Регистрацию и рассылку подписанных правовых актов осуществляет отдел организационной работы в течение трех рабочих дней со дня регистрации.

31. Регистрация правовых актов производится в соответствии с главой 4 настоящей Инструкции.

32. Копии зарегистрированных правовых актов заверяются печатью отдела организационной работы и направляются адресатам строго в соответствии со списком рассылки, который печатается в нижней части листа согласования и подписывается исполнителем, который несет ответственность за полноту и целесообразность рассылки.

Правовые акты, изменяющие, отменяющие или признающие утратившими силу ранее принятые акты, направляются тем адресатам, которым рассылались ранее принятые акты.

Правовые акты, подлежащие опубликованию, направляются отделом организационной работы в муниципальное унитарное предприятие "Саянские средства массовой информации" (далее - МУП "ССМИ") для размещения в газете "САЯНСКИЕ ЗОРИ". МУП "ССМИ" осуществляется официальное опубликование правовых актов, в соответствии с пунктом 5 статьи 43 Устава муниципального образования "город Саянск".

33. Дополнительная выдача копий правовых актов допускается только с разрешения руководителя аппарата - управляющего делами, о чем делается соответствующая запись в подлиннике правового акта с указанием даты, фамилии и должности лица, внесшего предложение о дополнительной рассылке документа.

34. При внесении изменений в ранее принятые правовые акты, их отмене или признании утратившими силу отдел организационной работы производит отметку в электронной базе данных с указанием реквизитов вновь принятого документа, а также вносит соответствующие отметки в электронную базу данных о его опубликовании.

2.3. Порядок направления муниципальных нормативных правовых актов
администрации городского округа в управление Губернатора Иркутской области
и Правительства Иркутской области по региональной политике

1. Муниципальные нормативные правовые акты администрации городского округа, (далее - муниципальные акты) подлежащие включению в Регистр муниципальных нормативных правовых актов Иркутской области, направляются в управление Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области по региональной политике, в соответствии с Законом Иркутской области от 12.03.2009 года N 10-оз "О порядке организации и ведения регистра муниципальных нормативных правовых актов Иркутской области".

2. Перечни муниципальных актов администрации городского округа, подлежащих направлению в Управление Губернатора Иркутской области по региональной политике, подготавливаются ежемесячно отделом организационной работы.

3. Муниципальные акты в электронном виде представляются на машиночитаемом носителе - компакт-диске, дискете, флеш-накопителе или по электронной почте с соблюдением следующих требований:

1) электронная версия муниципальных актов должна иметь расширение "doc" с возможностью обработки в текстовом редакторе не ниже Microsoft Word 2003;

2) не допускается включение в электронную версию муниципальных актов графических объектов (герб, рисунок, схема) по вопросам, не связанным с содержанием данных муниципальных актов;

3) не допускается представление муниципальных актов на электронных бланках с использованием текстовых блоков и рамок;

4) каждый муниципальный акт должен представляться отдельным файлом в виде единого документа вместе с приложениями в соответствии с их нумерацией;

5) не допускается представление нескольких муниципальных актов в виде единого файла.

4. Отдел организационной работы осуществляет сбор и направление муниципальных нормативных правовых актов от имени мэра городского округа в управление Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области по региональной политике, в порядке, утвержденном администрацией городского округа.

2.4. Порядок направления правовых актов
в средства массовой информации и размещения
на официальном сайте администрации городского округа в сети Интернет

1. Правовые акты администрации городского округа, затрагивающие права, свободы и обязанности человека и гражданина, подлежат опубликованию (обнародования) в средствах массовой информации и размещению на официальном сайте администрации городского округа в сети "Интернет".

2. Для опубликования (обнародования) правовых актов администрации городского округа, отделом организационной работы направляются заверенные копии и электронный текст правового акта в МУП "ССМИ" в течение одного дня с момента регистрации.

3. Отделом организационной работы осуществляется ведение реестра направляемых в МУП "ССМИ" соответствующих правовых актов с указанием даты их направления и реквизитов.

4. Размещение правового акта на официальном сайте администрации городского округа в сети Интернет осуществляет отдел организационной работы в порядке, утвержденном администрацией городского округа.

2.5. Порядок подготовки и заключения договоров
и осуществления контроля за их исполнением

2.5.1. Порядок подготовки и заключения договоров,
в том числе муниципальных контрактов и соглашений,
заключаемых администрацией городского округа
и ее отраслевыми (функциональными) органами,
и осуществления контроля за их исполнением

1. В администрации городского округа устанавливаются единые требования к подготовке и заключению договоров, в том числе муниципальных контрактов и соглашений, заключаемых администрацией городского округа и ее отраслевыми (функциональными) органами (далее в настоящем разделе при совместном упоминании - договоры), и осуществлению контроля за их исполнением и распространяются на все договоры независимо от их вида и наименования, если иное не установлено законодательством.

2. Порядок подготовки и заключения договоров, заключаемых администрацией городского округа и ее отраслевыми (функциональными) органами устанавливается правовым актом администрации городского округа.

3. Подготовку проекта договора осуществляет сотрудник отраслевого (функционального) органа, функционального отдела администрации городского округа, на которого возложена персональная ответственность за подготовку проекта договора (в соответствии с должностной инструкции).

4. Проект договора оформляется на стандартных листах бумаги формата А4, отпечатанных с одной стороны, допускается печатание текста с обеих сторон бумаги.

Текстовая часть проекта договора состоит из разделов (статей), которые нумеруются цифрами и могут иметь заголовок.

Разделы (статьи) подразделяются на пункты, подпункты.

Пункты, подпункты могут иметь буквенную и цифровую нумерацию и подразделяться на абзацы.

Прилагаемые к проекту договора таблицы, схемы, графики должны оформляться в виде приложений к договору, а соответствующие пункты договора должны иметь ссылки на эти приложения.

Перенос подписей сторон договора на другой лист не допускается.

Визы ответственного за разработку договора и должностных лиц, согласовавших договор, ставятся на каждом листе экземпляра проекта договора, принадлежащему администрации городского округа, и на его приложениях. Отметка о согласовании, на договоре включает: личную подпись сотрудника (с расшифровкой подписи), должность, а также дату проставления.

Перед представлением проекта договора на согласование проект договора и все приложения к нему должны иметь сквозную нумерацию страниц.

В тексте договора не допускаются исправления, подчистки либо приписки, записи карандашом, сокращения, использование слов с неоднозначным толкованием.

Любые изменения и дополнения в заключенный договор оформляются дополнительным соглашением в письменном виде.

5. За основу может быть принят проект договора, разработанный и представленный организацией, физическим лицом, с которой(ым) планируется заключить договор, либо типовая форма (образец договора), разработанная и утвержденная соответствующим правовым актом администрации городского округа.

6. Проекты договоров проходят согласование:

1) в соответствующих отраслевых (функциональных) органах, функциональных отделах администрации городского округа, в компетенцию которых входят затрагиваемые в проекте договора вопросы;

2) в отделе правовой работы администрации городского округа;

3) в отделе цен, тарифов и муниципального заказа администрации городского округа;

4) в муниципальном учреждении "Централизованная бухгалтерия";

5) в муниципальном учреждении "Управление по финансам и налогам" администрации муниципального образования "город Саянск".

Срок и порядок визирования проекта договора устанавливаются правовым актом администрации городского округа.

7. После получения соответствующих согласований сотрудник отраслевого (функционального) органа, функционального отдела, подготовивший проект договора, обеспечивает подписание договора другой стороной, участвующей в договоре.

8. После окончательного согласования договор подписывается мэром городского округа, а в его отсутствие - исполняющим обязанности мэра городского округа.

9. Оригинал заключенного договора с визами лица, его подготовившего, а также заинтересованных должностных лиц администрации городского округа (экземпляр администрации городского округа), подлежит передаче для их регистрации и хранения в отдел правовой работы администрации городского округа.

10. Регистрация, учет, хранение, ведение электронного реестра договоров и контроль за их исполнением осуществляются в отделе правовой работы.

2.5.2. Особенности подготовки и заключения
соглашений о социально-экономическом сотрудничестве
между администрацией городского округа и соответствующими
организациями и осуществления контроля за их исполнением

1. Общие требования к подготовке, оформлению, регистрации, учету и хранению соглашений о социально-экономическом сотрудничестве между администрацией городского округа и соответствующими организациями (далее в настоящем подразделе - соглашения) устанавливаются подразделом 2.5.1. настоящей Инструкции и муниципальным правовым актом.

2. Проекты соглашений разрабатываются отделом экономического развития администрации городского округа на основании примерной формы соглашения о социально-экономическом сотрудничестве, утвержденной постановлением администрации городского округа.

3. Проекты соглашений проходят согласование:

1) в соответствующих отраслевых (функциональных) органах, функциональных отделах администрации городского округа, в компетенцию которых входят затрагиваемые в проекте соглашения вопросы;

2) в отделе правовой работы администрации городского округа.

4. Доработка текстов проектов соглашений с учетом замечаний и предложений осуществляется отделом экономического развития администрации городского округа.

5. После получения соответствующих согласований отдел экономического развития администрации городского округа, до подписания соглашения мэром городского округа обеспечивают его подписание соответствующей организацией.

6. Отдел экономического развития администрации городского округа после регистрации соглашений осуществляет рассылку копий соглашений отраслевым (функциональным) органам, функциональным отделам администрации городского округа для осуществления контроля за их исполнением.

7. Отдел экономического развития администрации городского округа разрабатывает формы ежеквартального мониторинга по подведению результатов хода выполнения обязательств соглашений со стороны администрации городского округа и соответствующих организаций и устанавливает сроки его подведения.

8. В соответствии с разработанной формой ежеквартального мониторинга и установленными сроками:

1) заместители мэра городского округа, курирующие соответствующие сферы деятельности, по своим направлениям организуют работу соответствующих отраслевых (функциональных) органов, функциональных отделов администрации городского округа по ежегодному подведению хода выполнения обязательств соглашения со стороны администрации городского округа и соответствующих организаций и устранению проблем, препятствующих их выполнению;

2) руководители отраслевых (функциональных) органов, функциональных отделов администрации городского округа, в компетенцию которых входят затрагиваемые в проекте соглашения вопросы, осуществляют контроль за ходом выполнения обязательств соглашения, а также принимают меры по устранению проблем, препятствующих их выполнению.

9. Отдел экономического развития администрации городского округа на основании данных, представленных соответствующими отраслевыми (функциональными) органами, функциональными отделами администрации городского округа, ежеквартально формирует аналитическую записку о ходе исполнения обязательств соглашений со стороны администрации городского округа и соответствующих организаций, которая направляется мэру городского округа.

10. Регистрация, учет, хранение и ведение электронного реестра соглашений осуществляются в отделе правовой работы.

2.6. Порядок подготовки и направления поздравлений
от имени мэра городского округа

1. Поздравления от имени мэра городского округа (далее в данном разделе - поздравления) оформляются на специальных почтовых карточках (далее в данном разделе - открытки) по случаю следующих праздничных дней:

1) 1 января - Новый год;

2) 7 января - Рождество Христово;

3) 23 февраля - День защитника Отечества;

4) 8 марта - Международный женский день;

5) 1 мая - Праздник Весны и Труда;

6) 9 мая - День Победы;

7) второе воскресенье августа - День города.

2. Поздравления от имени мэра городского округа по случаю празднования юбилейных дат оформляются на специальных бланках формата А4 в виде благодарственных писем.

Изготовление открыток и благодарственных писем осуществляется печатным способом.

3. Ответственным за подготовку поздравлений является отдел организационной работы.

4. Руководители отраслевых (функциональных) органов, функциональных отделов администрации городского округа представляют в отдел организационной работы не позднее, чем за 30 дней до наступления следующего года и не позднее, чем за 20 дней праздничного дня:

1) списки лиц, предлагаемых к поздравлению;

2) предложения по форме поздравления.

5. Отдел организационной работы обеспечивает подготовку текстов, оформление, изготовление, печать поздравлений и представляет их на подпись мэру городского округа:

1) в форме открытки - не позднее, чем за 7 дней до наступления праздничного дня (открытки представляются с конвертами и напечатанными на них адресами);

2) в форме благодарственных писем - не позднее, чем за 3 дней до наступления праздничного дня.

6. Отдел организационной работы в течение двух дней после подписания поздравлений мэром городского округа направляет их адресату.

2.7. Бланки документов

1. Документы в администрации городского округа и ее отраслевых (функциональных) органах оформляются, как правило, на бланках установленной формы и имеют установленный комплекс реквизитов и порядок их расположения.

2. Устанавливаются два стандартных формата бланков документов - А4 (210*279 мм) и А5 (148*210 мм).

В зависимости от расположения реквизитов устанавливается два варианта бланков - угловой и продольный.

3. В администрации городского округа и ее отраслевых (функциональных) органах используются следующие виды бланков:

1) общий бланк (используется для изготовления любых видов документов, кроме письма);

2) бланк письма;

3) бланк конкретного вида документа.

4. В администрации городского округа и ее отраслевых (функциональных) органах используются бланки, образцы которых установлены настоящей Инструкцией.

2.8. Состав реквизитов документов

При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:

01 - герб города Саянска;

02 - наименование автора документа;

03 - справочные данные об авторе документа;

04 - наименование вида документа;

05 - дата документа;

06 - регистрационный номер документа;

07 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;

08 - место составления или издания документа;

09 - адресат;

10 - гриф утверждения документа;

11 - резолюция;

12 - заголовок к тексту;

13 - отметка о контроле;

14 - текст документа;

15 - отметка о наличии приложения;

16 - подпись;

17 - гриф согласования документа;

18 - визы;

19 - рассылка;

20 - оттиск печати;

21 - отметка о заверении копии;

22 - отметка об исполнителе документа;

23 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

24 - отметка о поступлении документа;

25 - идентификатор электронной копии документа.

2.9. Общие требования к оформлению реквизитов документов

2.9.1. Герб города Саянска помещают на бланках документов в соответствии с решением Думы городского округа от 28.07.2006 г. N 041-14-75 "Об утверждении Положения об официальном использовании официальных символов города Саянска".

2.9.2. Наименование автора документа (мэр городского округа, администрация городского округа, ее отраслевые (функциональные) органы или должностное лицо администрации городского округа) должно соответствовать наименованию, закрепленному в соответствующих правовых актах.

2.9.3. Справочные данные об авторе документа включают в себя: почтовый адрес, номер телефона и другие сведения по усмотрению автора документа (номера факсов, адрес электронной почты и др.).

2.9.4. Наименование вида документа определено Уставом муниципального образования "город Саянск", Положением об администрации городского округа муниципального образования "город Саянск", Положениями об отраслевых (функциональных) органах администрации городского округа муниципального образования "город Саянск".

2.9.5. Датой документа является:

дата его подписания (правовые акты, письма);

дата события, зафиксированного в документе (акт);

дата заседания (протокол);

дата утверждения - для утверждаемого документа (план, инструкция, положение, отчет и т.п.).

Дата проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, либо сотрудником, осуществляющим его регистрацию.

Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.

Документы, изданные двумя или более отраслевыми (функциональными) органами, функциональными отделами администрации городского округа, должны иметь одну (единую дату), которая соответствует наиболее поздней дате подписания.

Установлены два способа проставления даты: цифровой и словесно-цифровой.

При цифровом способе день месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами, например:

07.08.2009.

При словесно-цифровом способе проставления даты день месяца пишется двумя парами арабских цифр, месяц - буквами, год - четырьмя арабскими цифрами, например:

07 августа 2009 года.

Даты правовых актов оформляются только цифровым способом и проставляют в день подписания.

Место проставления даты на документе зависит от используемого бланка и вида документа. Если место для даты на документе не отмечено, дата проставляется ниже подписи;

2.9.6. Регистрационный номер документа формируется в соответствии с разделом 4.1 настоящей Инструкции.

Место проставления регистрационного номера зависит от используемого бланка и вида документа;

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более отраслевыми (функциональными) органами администрации городского округа, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

2.9.7. Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ. Сведения в реквизит переносятся с поступившего документа. Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания номера и даты поступившего документа в тексте письма.

2.9.8. Место составления или издания документа указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения, например: г. Саянск.

2.9.9. В качестве адресата могут выступать организации, их структурные подразделения, должностные лица, граждане. При адресовании документа органу (организации), его структурным подразделениям без указания должностного лица, наименование адресата пишется в именительном падеже, например:

Минюст России

Департамент информатизации

и научно-технического обеспечения

При направлении документа конкретному должностному лицу наименование органа (организации) и подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном, при этом инициалы от фамилии отделяются пробелом, например:

АО "Электроцентромонтаж"

Главному бухгалтеру

В.М. Кочетову

При адресовании документа руководителю органа (организации) ее наименование входит в состав наименования должности адресата, например:

Генеральному директору

ОАО "Северные регионы"

В.А. Лагунину

При направлении письма лицу, имеющему ученое звание или ученую степень, перед фамилией адресата может указываться его звание или степень, например:

Ректору Иркутского

государственного университета

Профессору С.П. Сидорову

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

Образцову О.П.

ул. Садовая, д. 5, кв. 12,

г.Липки, Киреевский р-н,

Тульская обл., 301264

Если документ отправляется в несколько однородных органов (организаций) или в несколько структурных подразделений одного органа (организации), то их следует указывать обобщенно, например:

Администрации районов

Московской области

Каждая из составных частей адресата размещается с новой строки.

Допускается центрировать каждую строку реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке. Например:

Главному редактору

Издательского дома

"Медиадом"

Н.В.Семиной

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем количестве адресатов составляют список рассылки документа. В этом случае на каждом экземпляре указывается только один адресат.

В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 года N 221:

наименование адресата (наименование органа (организации) или фамилия, имя, отчество для физических лиц);

название улицы, номер дома, номер квартиры;

название населенного пункта;

название области, края, автономного округа (области), республики;

страна (для международных почтовых отправлений);

почтовый индекс;

2.9.10. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. Утверждаемый документ должен быть подписан исполнителем документа.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек и двоеточия), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ

Заместитель мэра городского округа

муниципального образования "город Саянск"

Личная подпись

___________________ И.О. Фамилия

Дата

Допускается в реквизите "Гриф утверждения документа" центрировать элементы относительно самой длинной строки. При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются на одном уровне.

При утверждении документа постановлением, распоряжением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования вида утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера.

Слово "УТВЕРЖДЕНО" согласуется в роде и числе с первым словом наименования приложения, например:

положение - УТВЕРЖДЕНО, состав комиссии - УТВЕРЖДЕН, мероприятия - УТВЕРЖДЕНЫ и т.д.

Пример оформления:

УТВЕРЖДЕНО

постановлением администрации городского округа

муниципального образования "город Саянск"

от ________________________ N _______________

Положение о комиссии

Гриф утверждения документа располагается в правом верхнем углу документа.

Примерный перечень документов, подлежащих утверждению, приведен в приложении N 6 к настоящей Инструкции.

2.9.11. Резолюция - это конкретное поручение руководителя по исполнению документа.

В состав резолюции (поручения) входят следующие элементы: инициалы, фамилия (фамилии) исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись должностного лица, давшего поручение, дата.

Резолюция (поручение) оформляться на отдельном листе или на бланке установленной формы (приложение N 13 к настоящей Инструкции) с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.

2.9.12. Заголовок размещается ниже реквизитов "дата" и "регистрационный номер" и должен кратко и точно отражать содержание проекта правового акта. Заголовок печатается от левой границы текста с прописной буквы, отвечает на вопрос "о чем?" ("о ком?"), оформляется без кавычек. Строка заголовка не должна превышать 28 печатных знаков. Объем заголовка не должен превышать 5 строк. Если объем заголовка превышает 5 строк текста с длиной строки 28 печатных знаков, то его допускается продлевать до границы правого поля текста. Точка в конце заголовка не ставится. Если в тексте отражено несколько вопросов, заголовок нужно формулировать обобщенно.

2.9.13. Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой "К", словом "Контроль" или штампом утвержденного образца в правом верхнем углу документа.

2.9.14. Текст документа оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

Текст отделяется от заголовка 2 - 3 интервалами, печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам. Переносы слов и инициалов от фамилии, а также знака "N" от цифры (цифр) в тексте не допускаются. Не допускается также перенос цифр, месяца и года при словесно-цифровом способе проставления даты.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ("имеете", "владеете" или "были", "находились" и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части (констатирующей) указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной или постановляющей) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации, сообщения. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения). Первую строку абзаца начинают на расстоянии 1,25 см от левой границы поля.

В тексте документа, подготовленного на основании других документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

Текст можно разбивать на разделы, подразделы, пункты и подпункты (не более 4 уровней). Пункты в тексте нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют. Следующее за цифрой с точкой слово пишется с прописной буквы, а в конце предложения ставится точка. Пункты могут разделятся на подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами или строчными буквами с закрывающейся круглой скобкой. Следующее за цифрой или буквой с круглой скобкой слово пишется со строчной буквы, а в конце подпункта ставится точка с запятой.

При наличии в тексте ссылки на сноску ее оформляют звездочкой или цифрой. Текст сноски печатают через 1 межстрочный интервал в конце соответствующей страницы или после текста в целом, под чертой. После символа сноски ее текст печатают с прописной буквы. В конце текста сноски ставят точку. На одной странице не должно содержаться более 3 сносок.

В правовых актах администрации городского округа (постановления, распоряжения, приказы) в постановляющей и констатирующей частях межстрочные интервалы не допускаются. Все изменения и дополнения, вносимые в ранее принятый документ, должны соответствовать структуре изменяемого, дополняемого документа.

В постановлении администрации городского округа муниципального образования "город Саянск" (далее - постановление администрации городского округа) постановляющую часть завершают словами "администрация городского округа муниципального образования "город Саянск" ПОСТАНОВЛЯЕТ:", при этом слово "ПОСТАНОВЛЯЕТ:" располагается на отдельной строке сразу от левой границы текста и печатается прописными буквами. Ниже, на следующей строке, располагается постановляющая часть.

В распоряжениях администрации городского округа, отраслевых (функциональных) органов, приказах отраслевых (функциональных) органов констатирующая часть заканчивается двоеточием. Ниже, на следующей строке, оформляется распорядительная часть акта.

В тексте постановления, распоряжения администрации городского округа употребляют полные официальные наименования органов и организаций.

В письмах используют следующие формы изложения:

- от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение");

- от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить");

- от третьего лица единственного числа ("администрация не возражает", "комитет считает возможным").

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "постановили", "решили").

В документах, содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции", "в состав объединения входят", "комиссия установила").

Служебные письма должностных лиц администрации городского округа готовят:

- как информацию о выполнении поручений мэра городского округа, заместителей мэра городского округа;

- как ответы на обращения различных организаций, граждан;

- как ответы на запросы органов государственной власти;

- как инициативные письма.

При оформлении документа на 2-х и более страницах вторая и последующие страницы нумеруют по центру нижнего поля листа арабскими цифрами.

2.9.15. Приложения должны иметь все необходимые для документа реквизиты (название, заголовок, подписи лиц, ответственных за их содержание и т.п.).

Слово "Приложение" пишется с заглавной буквы, прямо от левой границы текстового поля, всегда в единственном числе, после чего ставится двоеточие.

Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

При наличии нескольких приложений их нумеруют.

Под словом "Приложение" ничего не пишут, номера приложений помещаются друг под другом. Если приложения не названы в тексте, то их наименования перечисляются с указанием количества листов в каждом приложении и числа их экземпляров, например:

Приложение: 1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.

2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.

Если при направлении документа нескольким адресатам приложение направляется не всем адресатам, то в отметке о наличии приложений указывается, в какой адрес приложения направляются.

Если приложения сброшюрованы, количество листов в них не указывается.

Если к документу прилагается другой документ, имеющий приложение, то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:

Приложение: письмо Росархива от 05.06.2003 N 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

При наличии приложений к правовым актам в тексте на них обязательно делают ссылку, например:

(Приложение N 1).

Приложения к правовым актам содержат в правом верхнем углу первого листа отметку с указанием вида основного документа, его даты и номера, например:

Приложение N 1

к распоряжению администрации городского округа

от _________________________ N ______________

Допускается выражение "ПРИЛОЖЕНИЕ N " печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки.

Заголовок к тексту приложения правового акта печатают центрированным способом. Наименование приложения (первое слово заголовка приложения) выделяют заглавными буквами, жирным шрифтом и могут печатать в разрядку (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ и т.д.); отделяют от даты и номера документа 2 межстрочными интервалами, от текста приложения 1 межстрочным интервалом.

Листы приложения нумеруются, начиная с первого листа.

При наличии приложений к приложению в тексте приложения на него обязательно делают ссылку, например: "Приложение N 1". Приложения к приложениям документов оформляют на отдельных листах бумаги. На первой странице приложения в правом верхнем углу пишут слово "Приложение", ниже через 1 межстрочный интервал делают ссылку на наименование документа, к которому оформлено приложение, например:

Приложение N 1

к Инструкции по делопроизводству

в администрации городского округа

муниципального образования "город Саянск"

и ее отраслевых (функциональных) органах

Приложение к правовым актам заканчивают подписью должностных лиц. Данные об исполнителе приложения отделяют от последней подписи 3 межстрочными интервалами.

2.9.16. В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке данного должностного лица или соответствующего отраслевого (функционального) органа администрации городского округа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке данного должностного лица или соответствующего отраслевого (функционального) органа администрации городского округа), личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия), инициалы располагаются перед фамилией и отделяются от нее пробелом, например:

Заместитель мэра городского округа Личная подпись И.О. Фамилия

муниципального образования

"город Саянск"

или на бланке

Заместитель мэра городского округа Личная подпись И.О. Фамилия

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, временно замещающее его должность, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ и его фамилия (исправления вносятся машинописным способом). Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Заместитель мэра городского округа Личная подпись И.О. Фамилия

Начальник отдела Личная подпись И.О. Фамилия

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы (организации), подписи располагают на одном уровне, например:

Заместитель мэра городского округа Заместитель мэра городского округа

по вопросам жизнеобеспечения по социальным вопросам

Личная подпись Личная подпись

__________________ И.О. Фамилия __________________ И.О. Фамилия

При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке.

В документах, составленных комиссией (советом и т.п.), указываются не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

Председатель комиссии Личная подпись И.О. Фамилия

Секретарь комиссии Личная подпись И.О. Фамилия

Члены комиссии: Личная подпись И.О. Фамилия

Личная подпись И.О. Фамилия

Допускается в реквизите "Подпись" центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки.

Подпись отделяется от текста 2 межстрочными интервалами.

2.9.17. Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО (пишется прописными буквами, без кавычек), должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование органа (организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилия) и даты согласования, например:

СОГЛАСОВАНО

Заместитель мэра городского округа Личная подпись И.О. Фамилия

_________дата_________

Если согласование осуществляется письмом, протоколом, иным документом, гриф согласования оформляется следующим образом:

СОГЛАСОВАНО

Письмо Российской академии

медицинских наук

от 05.06.2003 N 430-162

или

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания Правления

Российской государственной

страховой компании "Росгосстрах"

от 05.06.2003 N 10

2.9.18. Согласование проекта документа оформляется визой на документе. Виза включает в себя должность визирующего документ, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату, например:

Заместитель мэра городского округа

_________ дата _________ Личная подпись И.О. Фамилия

Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа оформляются на отдельном листе и прилагаются к документу. В этом случае виза оформляется следующим образом:

Замечания прилагаются

Заместитель мэра городского округа

_________ дата _________ Личная подпись И.О. Фамилия

Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования, содержащем вид и наименование согласуемого документа, например:

Лист согласования к проекту распоряжения администрации городского округа

"О создании рабочей группы"

Для документа, подлинник которого остается в администрации городского округа или ее отраслевых (функциональных) органах, согласование оформляют на оборотной стороне последнего листа подлинника документа.

Для документа, подлинник которого отправляют из администрации городского округа или ее отраслевых (функциональных) органов, согласование оформляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

Допускается полистное визирование документа и его приложений.

2.9.19. Список рассылки оформляют на обратной стороне последнего листа документа и отделяют от предыдущего реквизита 1 межстрочный интервал. Слово "Список рассылки" печатают от левой границы текстового поля. Количество экземпляров, наименования отраслевых (функциональных) органов, функциональных отделов, которым необходимо разослать подписанный документ, печатают в столбик от левой границы текстового поля, например:

Список рассылки:

1 экз. - дело

1 экз. - Управление образования

1 экз. - Комитет по архитектуре и градостроительству

В списке рассылок допускается сокращенное наименование отраслевых (функциональных) органов, функциональных отделов.

2.9.20. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

Печать проставляют таким образом, чтобы оттиск захватывал подпись и расшифровку должности лица, подписавшего документ.

2.9.21. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись: "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:

Верно

Ведущий специалист по

делопроизводству отдела

организационной работы Личная подпись И.О. Фамилия

Дата

Допускается копию документа заверять специальным штампом, изготовленным в порядке, установленном правовым актом администрации городского округа.

2.9.22. Отметка об исполнителе включает в себя инициалы, фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой стороне листа документа в левом нижнем углу, например:

Исп. В.А. Жуков

Тел. 924 45 67

2.9.23. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего об исполнении данного документа, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется ведущим специалистом отдела организационной работы в соответствии с Регламентом работы администрации городского округа.

Отметку об исполнении документа проставляют в левом нижнем углу документа.

Допускается отметку об исполнении проставлять специальным штампом, изготовленным в порядке, установленном правовым актом администрации городского округа.

2.9.24. Отметка о поступлении документа содержит очередной порядковый номер в соответствии с разделом 4.1 настоящей Инструкции.

Отметку о поступлении документа проставляют в левом нижнем углу документа.

Допускается отметку о поступлении документа проставлять специальным штампом, изготовленным в порядке, установленном правовым актом администрации городского округа.

2.9.25. Идентификатором электронной копии документа является отметка, проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе.

2.10. Общие требования к оформлению документов

1. При подготовке документов реквизиты документов оформляются с учетом ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", принятого постановлением Государственного комитета Российской Федерации по стандартизации и метрологии от 3 марта 2003 года N 65-ст, в порядке, установленном настоящей Инструкцией.

2. Документы, создаваемые в администрации городского округа и ее отраслевых (функциональных) органах, печатаются с использованием, как правило, текстового редактора Word for Windows, размером шрифта N 14 Times New Roman, через обычный интервал.

3. Приложения к документу печатается с использованием размера шрифта N 12, только в том случае если объем текста превышает 10 страниц формата А4.

4. Для выделения заголовка в приложениях могут использоваться прописные буквы, полужирный шрифт.

5. Для оформления табличных материалов допускается использование размеров шрифта N 10, 11, 12.

6. Документы и приложения к ним печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм). Письма допускается печатать на листах бумаги формата А5 (148 х 210 мм). Приложения допускается печатать на листах бумаги формата А3 (297 х 420 мм).

7. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля:

левое - не менее 25 мм;

правое - 10 мм;

верхнее - 20 мм;

нижнее - 20 мм.

8. При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера страниц проставляются арабскими цифрами без точки на расстоянии 15 мм от нижнего края листа в центре нижнего поля документа.

2.11. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов

2.11.1. Протокол

1. Протокол - документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях, совещаниях, конференциях, деловых встречах и т.д.

Протоколы заседаний комиссий, советов, рабочих групп и т.д., образованных правовыми актами администрации городского округа и ее отраслевыми (функциональными) органами, оформляются секретарем либо лицом из числа членов комиссии, совета, рабочей группы и т.д.

2. Протокол оформляется по установленным приложениями NN 14 - 15 к настоящей Инструкции примерным формам.

Датой протокола является дата события (заседания). Дата оформляется цифровым способом, например: 01.01.2010.

Заголовок к тексту протокола должен быть согласован с наименованием вида документа, например: "ПРОТОКОЛ оперативного совещания", "ПРОТОКОЛ заседания Административного Совета".

3. Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.

В вводной части указываются:

Председатель или Председательствующий

Секретарь

Присутствовали - список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших, если их количество превышает 15 человек.

Место проведения заседания (совещания) - указывают в том случае, если оно происходило не на обычном месте.

Вводная часть заканчивается повесткой дня - перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости, с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой с точкой и его наименование начинается с предлога "О", "Об".

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае в тексте делается сноска "Текст выступления прилагается". Постановление (решение) в тексте протокола печатается полностью; при необходимости приводятся итоги голосования.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).

4. Допускается форма составления протокола, при которой фиксируются только принятые постановления (решения) или поручения по соответствующим вопросам.

Принятые решения (поручения), зафиксированные в протоколе, имеют сквозную нумерацию.

5. На подготовку протокола отводится не более одного рабочего дня со дня заседания, затем он подписывается секретарем или другим уполномоченным вести протокол лицом и утверждается председательствующим на заседании.

6. Регистрация протоколов производится в соответствии с главой 4 настоящей Инструкции.

7. Копии протоколов рассылаются секретарем (лицом, уполномоченным вести протокол) заинтересованным органам (организациям) и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки. Указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель, готовивший рассмотрение вопроса.

8. Стенограмма представляет собой дословную расшифровку всех выступлений на заседании (совещаний), ее составляют на основании записей на электромагнитные носители. Расшифровка записей возлагается на лицо, осуществляющее запись заседания (совещания).

9. Фамилию и инициалы выступающего печатают от левой границы и выделяют жирным шрифтом, дословную расшифровку выступления печатают через тире и выравнивают по левой и правой границам. Одно выступление от другого отделяют 1 межстрочным интервалом.

10. В случае если на заседании (совещании) председательствующим были даны поручения, то они оформляются следующим образом: наименование вопроса формулируют в соответствии с повесткой дня заседания (совещания), текст поручения печатают через 1 межстрочный интервал, выравнивают на ширину текстового поля.

2.11.2. Служебные письма и служебные записки

1. Служебные письма в администрации городского округа и ее отраслевых (функциональных) органах оформляются на бланках установленной формы (приложение N 16 к настоящей Инструкции).

2. Заголовок к тексту письма должен кратко и точно отражать содержание документа. Заголовок печатается от левой границы текста с прописной буквы и отвечает на вопрос "о чем?" ("о ком?), оформляется без кавычек, точка в конце заголовка не ставится.

3. Текст отделяется от заголовка 2-3 интервалами, печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам. Первая строка абзаца печатается на расстоянии 1,25 см. от левой границы текстового поля. Переносы слов и инициалов от фамилии, а также знака "N " от цифры (цифр) в тексте не допускаются. Не допускается также перенос цифр, месяца и года при словесно-цифровом способе проставления даты.

Письмо рекомендуется составлять по одному вопросу. Письмо может касаться нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном отраслевом (функциональном) органе адресата.

В письмах используют следующие формы изложения:

от первого лица множественного числа ("просим представить", "направляем проект соглашения");

от первого лица единственного числа ("прошу решить", "считаю необходимым");

от третьего лица единственного числа ("администрация городского округа просит решить вопрос", "Управление образования администрации муниципального образования "город Саянск" направляет на рассмотрение").

Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от первого лица единственного числа, например: "прошу_", "направляю_".

Допускается начинать текст с уважительного обращения к адресату, которое печатается центрированным способом, например:

Уважаемый Александр Петрович!

При обращении к лицам одного профессионального круга возможно обращение:

Уважаемые коллеги!

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагаются факты и события (мотивы, аргументы), послужившие основанием для составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Если письмо направляется в дополнение к ранее посланному, то в нем следует указать номер и дату этого письма.

Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

Тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководителя.

В письмах должны употребляться только официально принятые сокращения, обозначения и термины, нельзя сокращать слова "Российская Федерация" (нельзя писать "РФ").

4. При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине нижнего поля листа арабскими цифрами.

5. Подпись отделяется от текста 2 межстрочными интервалами и состоит из должности лица, подписавшего документ, личной подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилия).

6. Служебные письма подготавливаются в двух экземплярах.

Все согласования оформляются в виде виз на втором экземпляре документа, который остается в отделе организационной работы. Виза состоит из наименования должности визирующего, его личной подписи и даты, расшифровки подписи (инициалы, фамилия), например:

Заместитель мэра городского округа Личная подпись И.О. Фамилия

Дата

Не допускается при визировании документа проставление только одной подписи.

7. Срок визирования проекта служебного письма каждым должностным лицом не должен превышать двух рабочих дней со дня получения проекта служебного письма, а в случае необходимости подготовки отдельного заключения, анализа большого объема документов - не более трех рабочих дней.

Если проект служебного письма поступил на согласование до 16.00 час., то срок визирования проекта начинается в день поступления, если после 16.00 час. - срок визирования начинается со следующего рабочего дня.

На повторное визирование проекта служебного письма отводится один рабочий день.

8. Отметку об исполнителе служебного письма располагают на лицевой стороне последнего листа письма в левом нижнем углу.

9. Внутренняя переписка в администрации городского округа и ее отраслевых (функциональных) органах осуществляется в форме служебных записок, оформляемых на бланке установленной формы (приложение N 17 к настоящей Инструкции).

10. Порядок подготовки и оформления служебных записок соответствует общему порядку подготовки и оформления служебных писем.

2.11.3. Телеграммы

1. Телеграмма оформляется в соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 года N 222.

2. Телеграмма печатается прописными буквами в двух экземплярах и имеет следующие основные реквизиты:

категория срочности телеграммы;

вид телеграммы;

адресат;

текст;

дата;

регистрационный номер;

визы исполнителя и должностных лиц

подпись отправителя;

адрес отправителя.

3. Текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов, печатается без переносов слов, абзацев, с сокращенными обозначениями знаков препинания (ЗПТ, ТЧК, ВСКЛ, ДВТЧК, КВЧК). Объем телеграммы не должен превышать один печатный лист.

4. На втором экземпляре телеграммы в нижней ее части проставляются визы исполнителя и должностных лиц.

5. Подпись отправителя оформляется отдельной строкой и включает в себя: наименование должности, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и отделяется от текста сплошной горизонтальной чертой. Фамилия, имя, отчество подписавшего телеграмму должны соответствовать фамилии, имени, отчеству лица, указанного в тексте телеграммы.

6. Адрес отправителя указывается под подписью и включает в себя: наименование, адрес и расчетный счет отправителя.