Глава 4. Порядок регистрации документов

Глава 4. Порядок регистрации документов

1. Регистрация документа - это запись учетных данных о документе по установленной форме с одновременным присвоением ему уникального регистрационного индекса или регистрационного номера, обозначающего принадлежность к конкретной классификационной группе и порядковый номер в ней. При регистрации на документе проставляются регистрационный номер и дата, вносятся исходные данные о документе в электронную базу.

Каждый документ регистрируется в администрации городского округа и ее отраслевых (функциональных) органах только один раз.

2. Повторное обращение, служебный документ - это обращение, служебный документ, поступивший в течение одного календарного года от одного и того же корреспондента (заявителя) по одному и тому же вопросу по истечении установленного срока для ответа на первичное обращение, служебный документ.

3. Сплошная регистрация - это присвоение порядкового номера внутри классификационной группы без учета конкретного вида документа.

4. Раздельная регистрация - это присвоение порядкового номера по каждому виду документа.

4.1. Регистрационный номер

1. Регистрационный номер документа имеет следующую структуру:

ВПП-ТТ-ННННН-Г-П,

где

В - код вида документа, 0 - входящий, 1 - исходящий;

ПП - код отраслевого (функционального) органа, функционального отдела администрации городского округа, должностного лица, осуществляющего регистрацию или подписавшего документ (заполняется в соответствии с приложением N 19 к настоящей Инструкции);

ТТ - код типа регистрируемого документа (заполняется в соответствии с приложением N 20 к настоящей Инструкции);

ННННН - порядковый номер;

Г - последняя цифра года;

П - номер повтора (проставляется у повторных документов).

4.2. Классификационные группы

1. Классификационная группа "Входящие документы" - это вся поступающая в администрацию городского округа и ее отраслевые (функциональные) органы корреспонденция из сторонних организаций.

Документы классификационной группы "Входящие документы", поступившие в адрес мэра городского округа, заместителей мэра городского округа, управляющего делами подлежат сплошной регистрации в отделе организационной работы в день поступления с присвоением регистрационного номера:

1) в отделе организационной работе - входящие документы, поступившие в адрес мэра городского округа, заместителей мэра городского округа, руководителя аппарата - управляющего делами (за исключением входящих документов по работе с обращениями граждан);

2) в отделе организационной работы по работе с обращениями граждан - входящие документы, поступившие в адрес мэра городского округа, заместителей мэра городского округа.

2. Классификационная группа "Исходящие документы" - это официальные документы за подписью мэра городского округа, заместителей мэра городского округа, руководителя аппарата - управляющего делами (запросы, письма и ответы), направляемые как в сторонние организации, так и в отраслевые (функциональные) органы. Оригиналы исходящих документов отправляются адресатам, копии исходящих документов хранятся в администрации городского округа и ее отраслевых (функциональных) органов.

Документы классификационной группы "Исходящие документы" за подписью мэра городского округа, заместителей мэра городского округа, управляющего делами подлежат сплошной регистрации в отделе организационной работы в день подписания с присвоением регистрационного номера:

1) в отделе организационной работе - исходящие документы за подписью мэра городского округа, заместителей мэра городского округа, руководителя аппарата - управляющего делами (за исключением исходящих документов, подготовленных по обращениям граждан);

2) в отделе организационной работы по работе с обращениями граждан - исходящие документы за подписью мэра городского округа, заместителей мэра городского округа, подготовленные по обращениям граждан.

3. Классификационная группа "Правовые акты" - это постановления администрации городского округа муниципального образования "город Саянск" и распоряжения администрации городского округа муниципального образования "город Саянск", распоряжения и приказы отраслевых (функциональных) органов администрации городского округа муниципального образования "город Саянск", наделенных правами юридического лица.

Документы классификационной группы "Правовые акты" подлежат раздельной регистрации в день подписания с присвоением регистрационного номера:

1) в отделе организационной работы - постановления администрации городского округа муниципального образования "город Саянск" и распоряжения администрации городского округа муниципального образования "город Саянск";

2) сотрудником отраслевого (функционального) органа администрации городского округа муниципального образования "город Саянск", наделенного правами юридического лица, ответственным за делопроизводство - распоряжения и приказы отраслевых (функциональных) органов администрации городского округа муниципального образования "город Саянск", наделенных правами юридического лица.

4. Классификационная группа "Обращения граждан" - это обращения (предложения, заявления, жалобы) граждан в администрацию городского округа и ее отраслевые (функциональные) органы, в том числе устные обращения граждан, поступившие на личном приеме.

Входящие и исходящие документы классификационной группы "Обращения граждан" подлежат раздельной регистрации в течение дня с момента поступления (подписания) с присвоением регистрационного номера в отделе организационной работы.

5. Классификационная группа "Договоры" - это муниципальные контракты, договоры, соглашения, заключаемые от имени администрации городского округа и ее отраслевых (функциональных) органов.

Документы классификационной группы "Договоры" подлежат сплошной регистрации в день подписания (поступления) с присвоением регистрационного номера:

1) в отделе правовой работы - муниципальные контракты, договоры, соглашения, заключаемые от имени администрации городского округа;

2) сотрудником отраслевого (функционального) органа администрации городского округа муниципального образования "город Саянск", наделенного правами юридического лица, ответственным за регистрацию договоров - муниципальные контракты, договоры, соглашения, заключаемые от имени отраслевого (функционального) органа администрации городского округа муниципального образования "город Саянск", наделенного правами юридического лица.

6. Классификационная группа "Распорядительные документы" включает в себя:

1) поручения мэра городского округа, оформленные на специальном бланке;

2) протоколы поручений с заседаний советов, комиссий, рабочих групп, совещаний при мэре городского округа;

3) протоколы поручений по итогам рабочих поездок и встреч мэра городского округа;

ГАРАНТ:

Нумерация подпунктов приводится в соответствии с источником

5) планы мероприятий, утвержденные мэром городского округа.

Документы классификационной группы "Распорядительные документы" подлежат раздельной регистрации в день подписания (поступления) с присвоением регистрационного номера в отделе организационной работы.

7. Классификационная группа "Директивные документы" включает в себя:

1) правовые акты федеральных органов государственной власти;

2) правовые акты государственных органов Иркутской области.

Документы классификационной группы "Директивные документы" подлежат сплошной регистрации в день поступления с присвоением регистрационного номера в отделе организационной работы.