Глава 5. Контроль исполнения документов

Глава 5. Контроль исполнения документов

1. Основной целью контроля является обеспечение эффективности управления на основе принятия своевременных мер по безусловному исполнению документов и поручений, повышения ответственности и исполнительской дисциплины сотрудников.

2. Основными задачами контроля являются:

1) обеспечение своевременного и качественного исполнения документов и поручений;

2) своевременное выявление отклонений в сроках и качестве выполнения документов и поручений;

3) предупреждение неисполнения или ненадлежащего исполнения документов и поручений, а также принятие мер по данным фактам;

4) обеспечение мэра городского округа, заместителей мэра городского округа, руководителя аппарата - управляющего делами своевременной информацией о ходе и результатах исполнения документов и поручений, а также о состоянии исполнительской дисциплины в администрации городского округа и ее отраслевых (функциональных) органах.

3. Контроль исполнения документов включает в себя:

1) постановку на контроль;

2) проверку и регулирование хода исполнения;

3) снятие с контроля;

4) учет и анализ результатов исполнения документов.

4. Ответственность за своевременное и качественное исполнение документов и поручений в администрации городского округа возлагается на руководителя аппарата - управляющего делами, в отраслевых (функциональных) органах возлагается на руководителей этих органов.

5.1. Постановка на контроль и исполнение документов

1. Постановке на контроль в отделе организационной работы подлежат:

1) входящие документы в адрес мэра городского округа, администрации городского округа, поступившие из федеральных органов государственной власти, государственных органов Иркутской области;

2) поручения мэра городского округа, оформленные на отдельном бланке, поручения с оперативных совещаний при мэре городского округа, Административного Совета, с рабочих поездок и встреч мэра городского округа, поручения с рабочих совещаний, проводимых мэром городского округа, поручения, отмеченные в протоколах заседаний комиссий, советов и рабочих групп, возглавляемых мэром городского округа;

3) федеральные законы, правовые акты федеральных органов государственной власти, законы Иркутской области в случае наличия в них норм, содержащих поручения в адрес мэра городского округа, администрации городского округа, отраслевых (функциональных) органов;

4) постановления и распоряжения Губернатора Иркутской области, постановления и распоряжения Правительства Иркутской области в случае наличия в них норм, содержащих поручения в адрес мэра городского округа, администрации городского округа, отраслевых (функциональных) органов;

5) постановления и распоряжения администрации городского округа в случае наличия в них норм, содержащих поручения.

2. Документы, поставленные на контроль в отделе организационной работы, учитываются в электронной базе данных.

3. Ответственным исполнителем входящих документов является должностное лицо, указанное в резолюции первым.

Ответственным исполнителем поручений является должностное лицо, указанное в тексте документа первым.

Ответственным исполнителем правовых актов являются должностное лицо или отраслевой (функциональный) орган, функциональный отдел, на которое возложен контроль за исполнением правового акта в целом.

4. Отдел организационной работы обеспечивает представление информации об исполнении документов должностным лицам, отраслевым (функциональным) органам, функциональным отделам администрации городского округа.

5. Ответственный исполнитель контролирует исполнение всего документа в целом, осуществляет свод информации и при необходимости готовит общий ответ независимо оттого, что исполнение тех или иных пунктов документа может не входить в его компетенцию.

6. Ответственному исполнителю принадлежит право получения необходимой информации в установленные им сроки для составления обобщающей информации, оформленной в виде служебной записки.

7. Соисполнители в равной степени несут ответственность за качественное, своевременное исполнение документа и обязаны в сроки, установленные ответственным исполнителем, представить ему все необходимые материалы и сведения.

Соисполнители не вправе самостоятельно направлять информацию об исполнении документа, минуя ответственного исполнителя.

8. Замена ответственного исполнителя или передача документа на исполнение другому должностному лицу может быть осуществлена только по резолюции того должностного лица, которым было дано поручение.

9. Сроки исполнения документов могут быть типовыми и индивидуальными.

Индивидуальный срок исполнения указан либо в тесте документа, либо в резолюции к нему.

Типовой срок исполнения документов применяют тогда, когда невозможно установить индивидуальный срок исполнения. Типовые сроки исполнения документов приведены в приложении N 21 к настоящей Инструкции.

10. Срок исполнения документа исчисляется в календарных днях со дня его регистрации.

Если истечение типового срока исполнения выпадает на выходной (праздничный) день, в этом случае последним днем исполнения документа считается следующий за ним рабочий день.

Если истечение индивидуального срока исполнения выпадает на выходной (праздничный) день, в этом случае последним днем исполнения документа считается предшествующий ему рабочий день.

11. Отдел организационной работы вправе установить период отчетности по контрольному документу (ежеквартально, ежемесячно, еженедельно), о чем уведомляется ответственный исполнитель.

12. Отдел организационной работы вправе вернуть документ на доработку в случае, если он оформлен в нарушение требований настоящей Инструкции, о чем на оборотной стороне последнего листа делается соответствующая отметка.

13. Контроль за исполнением отдельных документов может осуществляться путем включения вопроса о ходе исполнения в повестку заседания Административного Совета, оперативного совещания при мэре городского округа.

14. Отдел организационной работы:

1) регулярно проводит проверки хода исполнения поручений мэра городского округа, постановлений и распоряжений администрации городского округа, документов стоящих на контроле в отраслевых (функциональных) органах, функциональных отделах администрации городского округа;

2) вносит мэру городского округа, руководителю аппарата - управляющему делами предложения о привлечении должностных лиц, виновных в несвоевременном или ненадлежащем исполнении либо неисполнении поручений мэра городского округа, постановлений и распоряжений администрации городского округа, документов стоящих на контроле к ответственности;

3) регулярно включает в повестки оперативных совещаний при мэре городского округа отчеты ответственных исполнителей о ходе исполнения поручений мэра городского округа, постановлений и распоряжений администрации городского округа, документов стоящих на контроле и состоянии исполнительской дисциплины;

4) оперативно докладывает мэру городского округа, руководителю аппарата - управляющему делами о фактах несвоевременного или ненадлежащего исполнения либо неисполнения поручений мэра городского округа, постановлений и распоряжений администрации городского округа, документов стоящих на контроле и о мерах, принятых в отношении виновных должностных лиц.

5.2. Продление срока исполнения

1. Срок исполнения документа может быть продлен в исключительных случаях. Продление срока исполнения осуществляется тем должностным лицом, которым было дано поручение.

Срок исполнения входящих документов, поступивших из федеральных органов государственной власти, государственных органов Иркутской области и их территориальных органов, может быть продлен по согласованию с соответствующим органом.

Конкретный срок исполнения, указанный в тексте постановлений и распоряжений администрации городского округа, приказов отраслевых (функциональных) органов, может быть продлен только путем внесения в них соответствующих изменений путем издания соответствующего акта.

Не подлежат продлению сроки исполнения, установленные законодательством.

2. Для оформления продления срока исполнения в отдел организационной работы до истечения срока исполнения представляются:

1) служебная записка за подписью ответственного исполнителя в адрес должностного лица, давшего поручение, в которой излагается анализ проделанной работы, причины невыполнения, предлагается новый срок исполнения (при необходимости прилагается промежуточный ответ заявителю, иные документы);

2) согласование соответствующих федеральных органов государственной власти, государственных органов Иркутской области и их территориальных органов;

3) копия правового акта о внесении соответствующих изменений.

3. Продление срока исполнения считается оформленным, если на служебной записке имеется положительная резолюция должностного лица, в адрес которого направлялась служебная записка.

Продление срока исполнения поручений мэра городского округа с рабочих поездок по территории города, встреч с организациями, гражданами оформляется после согласования с мэром городского округа. В этом случае документу устанавливается новый срок исполнения.

4. В случае представления служебной записки о продлении срока исполнения документа после истечения срока исполнения, срок исполнения документа не продлевается, ему устанавливается контрольный срок представления информации, документ считается находящимся на исполнении с истекшим сроком исполнения.

5. При несоблюдении сроков визирования служебной записки о продлении срока исполнения документа исполнитель вправе информировать об этом руководителя аппарата - управляющего делами.

6. В случае неисполнения документа в установленный срок отдел организационной работы обязан:

1) внести рассмотрение вопроса о нарушении срока исполнения документа на оперативное совещание при мэре городского округа с приглашением ответственного или конкретного исполнителя документа;

2) информировать мэра городского округа, заместителя мэра городского округа, руководителя аппарата - управляющего делами о нарушении срока исполнения документа.

5.3. Снятие с контроля

1. Документ считается исполненным и подлежит снятию с контроля, когда имеется документальное подтверждение исполнения и об этом извещены все заинтересованные лица. Промежуточный ответ, запрос по исполняемому документу, протокол совещания, а также устная информация не могут служить основанием для признания документа исполненным.

Снятию с контроля может подлежать документ, полное или частичное исполнение которого невозможно.

Решение о снятии с контроля документа принимает должностное лицо, которое давало поручение.

2. Для снятия документа с контроля в отдел организационной работы до истечения срока исполнения представляется:

2.1. Либо конкретный документ, подтверждающий фактическое исполнение документа;

2.2. Либо служебная записка за подписью ответственного исполнителя, в которой излагается исполнение документа по существу;

2.3. Либо мотивированная служебная записка за подписью ответственного исполнителя о невозможности исполнения документа.

3. Датой фактического исполнения документа считается дата документа, подтверждающего исполнение, либо дата представления служебной записки об исполнении (если в ней отсутствует дата фактического исполнения поручения) или мотивированной служебной записки о невозможности исполнения документа.

4. В случае представления информации или мотивированной служебной записки после истечения установленного срока исполнения, документ считается исполненным с нарушением срока исполнения.

5. Снятие с контроля постановлений и распоряжений администрации городского округа оформляется соответствующими постановлениями и распоряжениями администрации городского округа.

Подготовку проекта постановлений и распоряжений администрации городского округа о снятии с контроля осуществляет ответственный исполнитель, подготовивший правовой акт.

5.4. Контроль исполнения правовых актов федеральных
государственных органов, государственных органов Иркутской области

1. Отдел организационной работы обеспечивает ознакомление с поступившими в администрацию городского округа правовыми актами федеральных государственных органов, государственных органов Иркутской области, заместителей мэра городского округа, руководителя аппарата - управляющего делами, руководителей отраслевых (функциональных) органов, функциональных отделов администрации городского округа.

2. Отдел правовой работы осуществляется анализ принятых правовых актов федеральных государственных органов, государственных органов Иркутской области на предмет необходимости исполнения рекомендаций, поручений администрации городского округа, а также реализации иных положений правовых актов.