Раздел III. Функции отдела

Раздел III. Функции отдела

6. Отдел в соответствии с возложенными на него задачами осуществляет следующие функции:

1) осуществляет прием, обработку входящих документов, а также регистрацию входящих, исходящих и внутренних документов в автоматизированной системе документооборота и делопроизводства "Гран-Док" и (или) в автоматизированной системе управления документами и процессами на базе "DocsVision";

2) обеспечивает передачу документов на исполнение согласно резолюции заместителя мэра - председателя комитета по градостроительной политике администрации города Иркутска, заместителя председателя комитета - начальника департамента реализации градостроительной политики комитета по градостроительной политике администрации города Иркутска, заместителя председателя комитета - главного архитектора города комитета по градостроительной политике администрации города Иркутска, начальника управления архитектуры и градостроительства комитета по градостроительной политике администрации города Иркутска, начальника департамента обеспечения градостроительной деятельности комитета по градостроительной политике администрации города Иркутска;

3) осуществляет регистрацию организационно-распорядительных документов, муниципальных контрактов, договоров, соглашений, заключенных от имени комитета;

4) осуществляет составление реестров отправки почтовой корреспонденции;

5) осуществляет отправку почтовой корреспонденции;

6) осуществляет доставку из отдела регистрации и архива организационно-контрольного управления аппарата администрации города Иркутска корреспонденции, адресованной комитету;

7) организовывает личный прием граждан заместителем мэра - председателем комитета по градостроительной политике администрации города Иркутска;

8) информирует физических и юридических лиц при устном обращении (в том числе по телефону) о местонахождении и графике работы комитета, почтовом и электронном адресах, контактных телефонах сотрудников комитета.

9) осуществляет принятие и передачу телефонограмм;

10) осуществляет контроль за соблюдением сроков исполнения документов, снятие их с контроля в комитете;

11) обеспечивает регистрацию и осуществление контроля за соблюдением сроков рассмотрения запросов о предоставлении информации о деятельности комитета;

12) совместно с руководителями структурных подразделений комитета осуществляет подготовку отчетов о работе комитета;

13) осуществляет контроль за трудовой и исполнительской дисциплиной работников комитета;

14) осуществляет подготовку номенклатуры дел комитета, подготовку и передачу дел на постоянное хранение в отдел регистрации и архива организационно-контрольного управления аппарата администрации города Иркутска;

15) осуществляет ведение табеля учета рабочего времени работников комитета;

16) осуществляет ведение учета листков нетрудоспособности работников комитета;

17) осуществляет контроль за прохождением работниками комитета обязательного периодического медицинского осмотра;

18) осуществляет проверку наличия удостоверений муниципальных служащих комитета;

19) осуществляет организацию работы по охране труда в комитете;

20) осуществляет организацию проведения и документационного сопровождения аттестации (квалификационных экзаменов) муниципальных служащих комитета;

21) осуществляет подготовку предложений по повышению квалификации муниципальных служащих комитета;

22) осуществляет подготовку представлений на премирование работников комитета;

23) составляет график отпусков работников комитета на основании информации, представляемой руководителями структурных подразделений комитета;

24) осуществляет подготовку срочных трудовых договоров, организацию работы граждан, направленных областным государственным казенным учреждением Центром занятости населения города Иркутска;

25) рассматривает в установленном законодательством порядке запросы, заявления, обращения и иные документы органов государственной власти, органов местного самоуправления, судебных органов, органов прокуратуры, физических и юридических лиц по вопросам, входящим в компетенцию отдела, и готовит на них ответы и разъяснения в порядке, определенном действующим законодательством Российской Федерации и муниципальными правовыми актами города Иркутска;

26) представляет в установленном порядке на рассмотрение заместителя мэра - председателя комитета по градостроительной политике администрации города Иркутска и заместителя председателя комитета - начальника департамента реализации градостроительной политики комитета по градостроительной политике администрации города Иркутска проекты документов по вопросам, входящим в компетенцию отдела;

27) осуществляет подготовку проектов муниципальных правовых актов города Иркутска в пределах своей компетенции;

28) осуществляет сбор, документирование, обработку, систематизацию, учет и хранение сведений, связанных с выполнением возложенных на отдел функций;

29) по поручению заместителя мэра - председателя комитета по градостроительной политике администрации города Иркутска и заместителя председателя комитета - начальника департамента реализации градостроительной политики комитета по градостроительной политике администрации города Иркутска выполняет иные функции, предусмотренные действующим законодательством, в целях исполнения задач комитета.