Приложение N 1. Положение об организации приобретения, учета, эксплуатации и технического обслуживания средств вычислительной и организационной техники в администрации города Иркутска

Приложение N 1

к Распоряжению администрации г.Иркутска

от 14 декабря 2012 г. N 031-10-1447/12

Положение
об организации приобретения, учета, эксплуатации и технического обслуживания средств вычислительной и организационной техники в администрации города Иркутска

С изменениями и дополнениями от:

29 марта 2016 г.

1. Общие положения

Информация об изменениях:

Распоряжением администрации г.Иркутска от 29 марта 2016 г. N 031-10-151/6 в пункт 1.1 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

1.1. Настоящее Положение определяет в администрации города Иркутска порядок:

- планирования закупок и модернизации рабочих мест, приобретения, входного контроля и ввода в эксплуатацию средств вычислительной техники (далее - СВТ) и организационной техники (далее - ОТ);

- учета, распределения и списания СВТ и ОТ, расходных материалов и запасных частей (комплектующих);

- эксплуатации СВТ и ОТ;

- технического обслуживания и ремонта СВТ и ОТ.

Информация об изменениях:

Распоряжением администрации г.Иркутска от 29 марта 2016 г. N 031-10-151/6 в пункт 1.2 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

1.2. Настоящее Положение разработано в целях повышения эффективности использования, упорядочения приобретения и эксплуатации СВТ и ОТ в администрации города Иркутска.

2. Планирование закупок и модернизации рабочих мест, приобретение, входной контроль и ввод в эксплуатацию СВТ и ОТ

Информация об изменениях:

Распоряжением администрации г.Иркутска от 29 марта 2016 г. N 031-10-151/6 в пункт 2.1 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

2.1. Планирование закупок СВТ и ОТ и модернизации рабочих мест производится департаментом информатизации и хозяйственного обеспечения аппарата администрации города Иркутска (далее - департамент информатизации и хозяйственного обеспечения) на основании обоснованных заявок, поступающих в письменном виде на имя заместителя мэра - руководителя аппарата администрации города Иркутска от руководителей структурных подразделений администрации г.Иркутска. Планирование закупок СВТ и ОТ и модернизация рабочих мест, предназначенных для обработки информации ограниченного доступа, производятся по согласованию с управлением специального обеспечения администрации города Иркутска (далее - УСО).

Информация об изменениях:

Распоряжением администрации г.Иркутска от 29 марта 2016 г. N 031-10-151/6 в пункт 2.2 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

2.2. Согласование и утверждение технических заданий на проектирование и проектной документации по монтажу, реконструкции и настройке элементов корпоративной информационной вычислительной сети (далее - КИВС) и корпоративной телефонной системы связи (далее - КТфС) производятся департаментом информатизации и хозяйственного обеспечения и УСО.

2.3. Приобретение СВТ и ОТ осуществляется в соответствии с действующим законодательством.

Информация об изменениях:

Распоряжением администрации г.Иркутска от 29 марта 2016 г. N 031-10-151/6 в пункт 2.4 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

2.4. Входной контроль приобретенных СВТ и ОТ осуществляется специалистами отдела технической поддержки департамента информатизации комитета по экономике администрации г.Иркутска и хозяйственного обеспечения аппарата администрации города Иркутска (далее - отдел технической поддержки). Входной контроль СВТ и ОТ, предназначенной для обработки информации, сведения которой составляют государственную тайну, осуществляется совместно с представителями УСО. Полученные СВТ и ОТ проходят проверку на работоспособность и соответствие конфигурации в соответствии со сроками, установленными на приемку изделий, в соответствующем муниципальном контракте на поставку.

Информация об изменениях:

Распоряжением администрации г.Иркутска от 29 марта 2016 г. N 031-10-151/6 в пункт 2.5 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

2.5. Надзор за монтажом, вводом в эксплуатацию и реконструкцией элементов КИВС и КТфС осуществляется специалистами отдела технической поддержки. В отдельных случаях надзор за монтажом, вводом в эксплуатацию и реконструкцией элементов КИВС и КТфС, в частности, на защищаемых объектах информатизации, может осуществляться представителями УСО.

Информация об изменениях:

Распоряжением администрации г.Иркутска от 29 марта 2016 г. N 031-10-151/6 в раздел 3 настоящего приложения внесены изменения

См. текст раздела в предыдущей редакции

3. Организация учета, распределения и списания СВТ и ОТ, расходных материалов и запасных частей (комплектующих)

3.1. Полученные СВТ и ОТ, относящиеся к основным средствам, учитываются департаментом информатизации и хозяйственного обеспечения в установленном нормативными правовыми актами порядке и относятся в подотчет материально- ответственному лицу не позднее 30 календарных дней со дня подписания акта приема-передачи.

3.2. Данные о поступивших СВТ и ОТ заносятся в автоматизированную систему учета компьютерного оборудования в электронном виде специалистом, ответственным за учет и сохранность материальных ценностей в департаменте информатизации и хозяйственного обеспечения.

3.3. СВТ и ОТ после проведения подготовительных работ специалистами отдела технической поддержки передаются в структурные подразделения администрации города Иркутска с учетом заявок, поступивших ранее от руководителей данных структурных подразделений.

3.4. Распределение СВТ и ОТ производится департаментом информатизации и хозяйственного обеспечения с учетом потребности структурных подразделений администрации города Иркутска в оснащении СВТ и ОТ.

3.5. СВТ и ОТ передаются в структурные подразделения администрации города Иркутска в присутствии материально ответственного лица соответствующего структурного подразделения после подписания накладной на внутреннее перемещение объектов основных средств по унифицированной форме, утвержденной постановлением Госкомстата России. Документ передается в отдел бухгалтерского учета департамента информатизации и хозяйственного обеспечения аппарата администрации города Иркутска.

3.6. Муниципальные служащие администрации города Иркутска (далее - пользователи) обязаны бережно относиться к оборудованию, выданному для выполнения служебных обязанностей, не допускать порчи имущества, вследствие намеренного умысла, либо по небрежности. Пользователи не имеют права производить самовольную перестановку СВТ и ОТ.

3.7. В случае высвобождения пригодных к эксплуатации СВТ и ОТ, оборудование передается с подотчета материально-ответственного лица соответствующего структурного подразделения администрации города Иркутска в подотчет специалисту, ответственному за учет и сохранность материальных ценностей в департаменте информатизации и хозяйственного обеспечения. По данному факту подписывается обеими сторонами акт приема - передачи оборудования.

3.8. СВТ и ОТ, пришедшие в негодность вследствие морального или физического износа, должны пройти техническое освидетельствование. Для прохождения данного освидетельствования СВТ и ОТ передаются материально- ответственным лицом соответствующего структурного подразделения администрации города Иркутска в отдел технической поддержки по акту приема - передачи оборудования. После его проведения материально-ответственному лицу на каждую единицу техники выдается акт технического состояния, на основании которого принимается решение о возможности дальнейшей эксплуатации или о списании СВТ и ОТ в установленном порядке. СВТ и ОТ, предназначенные для обработки информации ограниченного доступа, могут быть переданы на техническое освидетельствование и списаны только после письменного согласования с руководителем УСО, и выполнения установленных им мероприятий в части обеспечения защиты информации ограниченного доступа.

3.9. Списание СВТ и ОТ производится постоянно действующей комиссией в соответствии с постановлением мэра города Иркутска от 27.04.1999 N 031-06-621/9 "О списании муниципального имущества". Материально ответственные лица соответствующих структурных подразделений администрации города Иркутска готовят документацию на списание СВТ и ОТ в установленном нормативными правовыми актами порядке. Списание СВТ и ОТ, предназначенных для обработки информации ограниченного доступа, осуществляется строго по согласованию и при непосредственном участии работников УСО.

3.10. После списания и снятия с баланса администрации города Иркутска СВТ и ОТ, пришедшие в негодность вследствие физического и морального износа, подлежат утилизации.

3.11. В целях обеспечения бесперебойной работы администрации города Иркутска в департаменте информатизации и хозяйственного обеспечения, при наличии финансирования, формируется обменный фонд СВТ и ОТ. Количество оборудования в обменном фонде должно составлять не менее 1 (одного) % и не более 5 (пяти) % от общего количества СВТ и ОТ в администрации города Иркутска по каждому виду (наименованию) техники.

3.12. Перечень и количество расходных материалов и запасных частей (комплектующих), приобретаемых для использования в структурных подразделениях администрации города Иркутска, определяется специалистами отдела технической поддержки, исходя из фактической потребности и условий финансирования.

3.13. Расходные материалы и запасные части (комплектующие) подлежат списанию в установленном порядке на основании соответствующих актов. Машинные носители информации (CD/DVD-диски, HDD и т.п., далее - МНИ) предназначенные для обработки информации, сведения которой составляют государственную тайну, перед списанием передаются в отдел МП и ЗИ для дальнейшего хранения и/или последующего уничтожения работниками УСО. МНИ, предназначенные для обработки конфиденциальной информации, перед списанием подлежат уничтожению любым доступным способом (расплавление, раздробление и т.п.) без возможности восстановления конфиденциальной информации и самого МНИ, о чем составляется соответствующий акт. В случае затирания конфиденциальной информации на МНИ сертифицированными ФСТЭК России или ФСБ России средствами гарантированного уничтожения информации, носитель уничтожению не подлежит, о чем составляется соответствующий акт.

Информация об изменениях:

Распоряжением администрации г.Иркутска от 29 марта 2016 г. N 031-10-151/6 в раздел 4 настоящего приложения внесены изменения

См. текст раздела в предыдущей редакции

4. Эксплуатация СВТ и ОТ

4.1. Эксплуатация СВТ и ОТ осуществляется пользователями в соответствии со следующими эксплуатационными документами:

технической документацией на оборудование;

руководством по эксплуатации оборудования; руководством по эксплуатации соответствующего программного обеспечения;

организационно-технической документацией в части защиты информации ограниченного доступа, если СВТ и ОТ предназначены для обработки такой информации.

4.2. Подключение к эксплуатируемым СВТ и ОТ дополнительного оборудования и установка программного обеспечения осуществляется только специалистами отдела технической поддержки, а в случаях, связанных с обеспечением информационной безопасности, специалистами УСО.

4.3. Ответственность за несанкционированную установку на эксплуатируемые СВТ и ОТ дополнительного оборудования и программного обеспечения несут пользователи данных СВТ и ОТ.

4.4. Регистрацию и контроль исполнения заявок на выполнение работ по оперативному устранению неисправностей в работе СВТ и ОТ, средств телефонной связи и переданного в эксплуатацию программного обеспечения (далее - заявок) осуществляют специалисты сектора операторов технической поддержки отдела технической поддержки департамента информатизации и хозяйственного обеспечения аппарата администрации города Иркутска (далее - операторы технической поддержки).

4.5. Все поступающие заявки подлежат обязательной регистрации в автоматизированной информационной системе по работе с обращениями пользователей "Управление инцидентами" (далее - АИС "Управление инцидентами").

4.6. Заявки на выполнение работ по оперативному устранению неисправностей в работе СВТ и ОТ, средств телефонной связи и переданного в эксплуатацию программного обеспечения могут быть поданы:

- телефонограммой по внутренней телефонной сети на номер 0000, 8(3952)520-480;

- электронной почтой на адрес: tp@admirk.ru;

- служебным письмом в АСУДП Docsvision на имя начальника департамента информатизации и хозяйственного обеспечения аппарата администрации города Иркутска (далее - начальник департамента), оформленным согласно Приложению N 1 к настоящему Положению.

4.7. При подаче заявки по телефону пользователь обязан указать: Ф.И.О, адрес, номер кабинета, структурное подразделение (Комитет/департамент (управление)/отдел/сектор), контактный телефон, четко описать проблему и объект обращения (компьютер, название программного продукта, наименование и/или модель обслуживаемого оборудования, инвентарный номер), а также последовательность своих действий или обстоятельства, при которых обнаружена неисправность. В случае, когда все операторы технической поддержки задействованы в работе с поступившими заявками, и телефонная сеть с номером 0000, 8(3952)520-480 занята, пользователям предоставляется возможность оставить голосовое сообщение с обязательным указанием Ф.И.О, адреса, номера кабинета, структурного подразделения (Комитет/департамент (управление)/отдел/сектор) и описанием проблемы.

4.8. Для создания новой учетной записи в КИВС и подключения к КТфС заявка оформляется служебным письмом в АСУДП Docsvision по форме согласно Приложению N 2 к настоящему Положению на имя начальника департамента и в установленном порядке передается операторам технической поддержки для организации выполнения работ.

4.9. Заявка на обеспечение мультимедийного сопровождения мероприятий оформляется служебным письмом в АСУДП Docsvision на имя начальника департамента по форме согласно Приложению N 3 к настоящему Положению не менее чем за один день до дня проведения мероприятия.

В случае невозможности выделения мультимедийного оборудования или привлечения специалистов, сопровождающих показы при одновременном проведении мероприятий, операторы технической поддержки обязаны своевременно предупредить об этом заявителя.

Департамент информатизации и хозяйственного обеспечения отвечает за работоспособность оборудования, используемого для проведения показа. За подготовку и трансляцию материалов показа отвечает докладчик. Переключение материалов презентации осуществляет докладчик или сотрудник, назначенный докладчиком и заранее ознакомленный с материалами презентации.

4.10. Заявки на проведение работ, предполагающих изменения в составе СВТ и ОТ, предназначенных для обработки информации ограниченного доступа, должны подаваться в письменной форме и в обязательном порядке согласовываться у руководителя УСО.

4.11. На основании заявки пользователя, операторами технической поддержки в АИС "Управление инцидентами" регистрируется инцидент с присвоением ему порядкового номера. При этом операторы технической поддержки обязаны сообщить номер инцидента пользователю, подавшему заявку, а также сообщить о плановых сроках исполнения работ по инциденту. Уведомление производится непосредственно в момент регистрации инцидента, дополнительно направляется уведомление электронным письмом.

4.12. В случае, когда заявка пользователя не относится к компетенции департамента информатизации и хозяйственного обеспечения, операторы технической поддержки обязаны оповестить заявителя, указав структурное подразделение администрации г.Иркутска, ответственное за решение данного вопроса, и закрыть инцидент с соответствующими комментариями в АИС "Управление инцидентами".

Информация об изменениях:

Распоряжением администрации г.Иркутска от 29 марта 2016 г. N 031-10-151/6 в раздел 5 настоящего приложения внесены изменения

См. текст раздела в предыдущей редакции

5. Техническое обслуживание СВТ и ОТ

5.1. Техническое обслуживание СВТ и ОТ направлено на обеспечение постоянной готовности оборудования к использованию по прямому назначению и предотвращение преждевременного выхода его из строя.

5.2. В состав технического обслуживания СВТ и ОТ входят следующие виды работ:

- консультация пользователей по вопросам эксплуатации СВТ и ОТ;

- установка СВТ и ОТ и включение их в работу на рабочих местах пользователей;

- техническое обслуживание СВТ и ОТ по заявкам структурных подразделений администрации г.Иркутска для оперативного восстановления работоспособности оборудования;

- передача неисправной СВТ и ОТ, находящейся на гарантийном обслуживании, в гарантийный ремонт, получение ее из ремонта и установка на рабочих местах пользователей.

5.3. Техническое обслуживание осуществляется только в отношении СВТ и ОТ, состоящих на балансе хозяйственного управления аппарата администрации города Иркутска.

5.4. Для выполнения отдельных видов работ по техническому обслуживанию СВТ и ОТ на договорной основе могут привлекаться специализированные организации.

5.5. Техническое обслуживание СВТ и ОТ, на которых обрабатывается информация ограниченного доступа, осуществляется под непосредственным контролем работника УСО. Привлекаемая для оказания услуг сторонняя организация должна иметь лицензию на соответствующий вид деятельности.

5.6. Оперативный контроль работоспособности СВТ и ОТ осуществляется пользователем или лицом, ответственным за эксплуатацию, в процессе их работы. Его целью является отслеживание технического состояния СВТ и ОТ в целом, определение работоспособности основного и периферийного оборудования.

5.7. Для выполнения операций по техническому обслуживанию общих элементов (устройств) КИВС и КТфС (ремонту, доработке, замене оборудования), а также операций, требующих полного выключения КИВС и КТфС в целях соблюдения требований по охране труда, предусматриваются плановые остановки КИВС или КТфС.

5.8. Под плановой остановкой КИВС или КТфС понимается полное их отключение (основного и резервного комплектов оборудования) от источников электроэнергии и прекращение выполнения их функций. Продолжительность остановок при выполнении технического обслуживания определяется продолжительностью выполняемых работ, требующих отключения КИВС или КТфС.

5.9. Кратковременные остановки КИВС или КТфС продолжительностью до 30 минут для выполнения технического обслуживания и ремонта проиводятся по согласованию с руководителем соответствующего структурного подразделения администрации города Иркутска.

5.10. Плановые остановки КИВС или КТфС продолжительностью менее 8 часов проводятся для выполнения трудоемкого периодического технического обслуживания в соответствии с утвержденным начальником департамента графиком и по согласованию с руководителем соответствующего структурного подразделения администрации города Иркутска, с предварительным уведомлением пользователей не позднее чем за сутки до начала остановки КИВС или КТфС.

5.11. Плановые остановки КИВС или КТфС продолжительностью более 8 часов проводятся для выполнения работ по ремонту (реконструкции), замене оборудования и программного обеспечения в соответствии с утвержденным начальником департамента графиком и по согласованию с руководителем соответствующего структурного подразделения администрации города Иркутска, с предварительным уведомлением пользователей не позднее чем за 10 (десять) рабочих дней до остановки КИВС или КТфС.

5.12. В целях сокращения времени простоя объектов плановые остановки должны проводиться после завершения всех подготовительных работ. В случае обнаружения неисправности оборудования продолжительность остановки увеличивается на время, определяемое объемом работ, необходимых для устранения неисправности.

5.13. В случае, когда вместо неисправного оборудования установлено оборудование из обменного фонда СВТ и ОТ для постоянного использования, осуществляется оформление документов приема - передачи СВТ и ОТ материально- ответственными лицами в установленном порядке.

5.14. Если в процессе проведения технического обслуживания СВТ и ОТ, выявляются факты нарушения пользователем правил технической эксплуатации оборудования или правил техники безопасности, специалист отдела технической поддержки, выполняющий обслуживание, должен принять соответствующие меры к их немедленному устранению и недопущению впредь, а так же проинформировать о данных фактах нарушений руководителя соответствующего структурного подразделения администрации города Иркутска.

6. Ответственность

6.1. Сотрудники отдела технической поддержки департамента информатизации, осуществляющие приобретение, учет и техническое обслуживание СВТ и ОТ, несут ответственность за соблюдение настоящего Положения.

6.2. Пользователи СВТ и ОТ несут ответственность за соблюдение техники безопасности и правил эксплуатации оборудования.

Заместитель мэра - председатель комитета по экономике администрации г.Иркутска

А.А.Альмухамедов

И.о. заместителя председателя комитета - начальника департамента информатизации комитета по экономике администрации г.Иркутска

О.М.Проценко