Приложение 1. Порядок учета, использования, хранения и уничтожения печатей, штампов, факсимиле и бланков в Администрации Шелеховского муниципального района

Приложение 1

к Распоряжению администрации

Шелеховского муниципального района

Иркутской области

от 30 сентября 2014 г. N 157-РА

Порядок
учета, использования, хранения и уничтожения печатей, штампов,
факсимиле и бланков в Администрации Шелеховского муниципального района

I. Общие положения

1. Порядок учета, использования, хранения и уничтожения печатей, штампов, факсимиле и бланков в Администрации Шелеховского муниципального района (далее - Порядок) разработан в соответствии со ст. 4 Федерального конституционного закона от 25.12.2000 N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации", требованиями ГОСТ Р 51511-2001 "Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования", утвержденного Постановлением Госстандарта России от 25.12.2001 N 573-ст, Федеральным законом от 06.10.2003 N 131-ФЗ "Об общих принципах организации органов местного самоуправления в Российской Федерации", Уставом Шелеховского района.

2. Порядок разработан в целях обеспечения изготовления, учета, хранения и уничтожения печатей, штампов, факсимиле и бланков Администрации Шелеховского муниципального района, а также их выдачи и использования, исключающих их несанкционированное применение.

3. В настоящем Порядке применяются следующие основные понятия:

1) печать (штамп) - устройство, содержащее клише печати (штампа) для нанесения оттисков на бумагу;

2) факсимиле - устройство, содержащее клише точного воспроизведения графического оригинала подписи конкретного лица для нанесения оттисков на бумажные носители;

3) клише печати (штампа, факсимиле) - элемент печати (штампа, факсимиле), содержащий зеркальное отображение оттиска печати (штампа, факсимиле);

4) оттиск печати (штампа, факсимиле) - изображение клише печати (штампа, факсимиле) на бумаге;

5) печать Администрации Шелеховского муниципального района - печать, имеющая в центре клише печати зеркальное отображение герба Российской Федерации с указанием следующей информации:

- "Администрация Шелеховского муниципального района";

- реквизиты Администрации (ОГРН, ИНН);

6) печать структурного подразделения Администрации Шелеховского муниципального района - печать, имеющая в центре клише печати зеркальное отображение герба Шелеховского района (далее - район) с указанием информации, предусмотренной в подпункте 5 настоящего Порядка, и наименования структурного подразделения Администрации Шелеховского муниципального района (далее - Администрация района) в именительном падеже, соответствующее наименованию, установленному в положении о структурном подразделении;

7) бланк Администрации района - это чистый лист бумаги, предназначенный для составления официальных документов Мэра Шелеховского муниципального района (далее - Мэра района), заместителей Мэра района, Администрации района с изображением герба Шелеховского района и указанием следующей информации (по центру):

- "Российская Федерация";

- "Иркутская область";

- "Шелеховский район";

- "Администрация Шелеховского муниципального района";

- реквизиты Администрации (полный почтовый адрес, телефон, факс, E-mail), исходящий и входящий номер, дата документа - в первом столбце таблицы (таблица оформляется скрытым (невидимым) способом и состоит из двух столбцов);

8) бланк структурного подразделения Администрации района - это бланк производный от бланка Администрации района, который содержит под словами "Администрация Шелеховского муниципального района" наименование структурного подразделения в именительном падеже, соответствующее наименованию, установленному в положении о структурном подразделении;

9) штамп - разновидность печати, отличающаяся по форме и назначению. Он имеет, как правило, прямоугольную форму, проставляется в верхнем левом углу документа (на входящей документации - в нижнем правом углу) и содержит информацию о наименовании органа Администрации района, от которого исходит, либо в который поступает документ, его номер и дату, а также может содержать иную вспомогательную информацию;

10) комиссия по изъятию и уничтожению печатей, штампов, факсимиле - орган, создаваемый Мэром района при Администрации района, в составе не менее трех человек для изъятия и уничтожения печатей, штампов, факсимиле, не отвечающих требованиям настоящего Положения, а также проведения проверок наличия, порядка хранения печатей, штампов, факсимиле (далее - Комиссия).

4. Правом иметь печати и бланки с отображением герба Шелеховского района обладают структурные подразделения Администрации района, которые наделены правами юридического лица.

Структурные подразделения Администрации района, не наделенные правами юридического лица, используют бланки без отображения герба Шелеховского района для оформления служебной корреспонденции во взаимоотношениях с другими структурными подразделениями Администрации района.

II. Изготовление печатей, штампов

5. Изготовление печатей, штампов, факсимиле (далее - печати (штампы) осуществляется полиграфической или штемпельно-граверной организацией, имеющей право на изготовление указанного вида продукции, в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации, факсимиле - в соответствии с образцом оригинала подписи соответствующего должностного лица.

6. Печати (штампы) изготавливаются в строго ограниченном количестве и исключительно в служебных целях.

7. Заявки на изготовление необходимых печатей (штампов) с приложением образцов (эскизов) готовятся руководителями структурных подразделений, согласовываются с курирующим заместителем Мэра района и направляются в административно-хозяйственный отдел для исполнения (Приложение 10 к Порядку учета, использования, хранения и уничтожения печатей, штампов, факсимиле и бланков в Администрации Шелеховского муниципального района).

8. Изготовление дубликата печати (штампа) допускается только в случае их утраты или износа по решению Мэра района.

9. В трехдневный срок с момента изготовления, печати (штампы) передаются отделом по контролю и делопроизводству в структурные подразделения, о чем делается соответствующая запись в журнале учета печатей (штампов).

III. Порядок использования печатей (штампов)

10. Оттиск печати Администрации района проставляется на следующих документах:

- на подписи Мэра;

- на подписи лица, замещающего Мэра;

- на подписи заместителей Мэра района в соответствии с делегированными полномочиями в установленном Мэром порядке;

- на документах, требующих на основании законодательства Российской Федерации наличия оттиска печати Администрации района.

11. Оттиск печатей структурных подразделений Администрации района проставляется только на документах данных подразделений, а также для удостоверения подписи руководителей данных структурных подразделений или их заместителей.

12. Штампы проставляются на входящей, исходящей документации, конвертах, справках, иных информационных документах, а также в случае заверения копий документов, включения информации о внесении изменений, отмене и опубликовании муниципальных правовых актов Шелеховского района.

13. Штамп с факсимильным воспроизведением подписи Мэра района проставляется по распоряжению Мэра района, первого заместителя Мэра района для заверения поздравительных, приветственных писем, юбилейных адресов и иных документов, не требующих юридической идентификации.

Штамп с факсимильным воспроизведением подписи не допускается использовать на муниципальных правовых актах Шелеховского района, доверенностях, платежных документах, других документах, имеющих финансовые последствия.

14. Проставление печати Администрации района, печатей (штампов) структурных подразделений Администрации района допускается только ответственным лицом за их хранение и использование.

15. При удостоверении подписи должностного лица печатью, ее оттиск должен захватывать часть слов в наименовании должности и подписи должностного лица, подписавшего документ.

16. Передача печатей (штампов) посторонним лицам, вынос печатей (штампов) за пределы здания Администрации района, ее структурных подразделений, расположенных вне здания Администрации района, не допускается.

17. В случае утраты или хищения печати (штампа) сотрудник структурного подразделения Администрации района, ответственный за использование и хранение печатей (штампов), немедленно ставит в известность Мэра района, о чем составляется акт (Приложение 7 к Порядку учета, использования, хранения и уничтожения печатей, штампов, факсимиле и бланков в Администрации Шелеховского муниципального района).

18. По каждому факту утраты печатей (штампов) проводится служебное расследование, материалы которого служат основанием для привлечения виновных к ответственности и списания с учета утраченных печатей (штампов).

IV. Лица, ответственные за хранение и использование печатей (штампов)

19. Учет печатей (штампов) ведут сотрудники отдела по контролю и делопроизводству в журнале учета печатей (штампов) с обязательным проставлением их оттисков (листы журнала учета печатей (штампов) нумеруются, прошнуровываются и заверяются печатью).

20. Выдача печатей (штампов) сотрудникам, персонально ответственным за их использование и хранение, осуществляется под роспись в журнале учета печатей (штампов).

21. В целях обеспечения надлежащего хранения и использования печатей (штампов) назначаются лица, ответственные за их хранение и использование (далее - ответственные лица) в соответствии с Приложением 8 к Порядку учета, использования, хранения и уничтожения печатей, штампов, факсимиле и бланков в Администрации Шелеховского муниципального района.

22. Ответственные лица за использование и сохранность печатей (штампов) при увольнении, уходе в отпуск или временной нетрудоспособности обязаны сдать печати, штампы другому сотруднику, назначенному в установленном порядке исполнять его обязанности, либо временно замещающему его должность по акту приема-передачи (Приложение 4 к Порядку учета, использования, хранения и уничтожения печатей, штампов, факсимиле и бланков в Администрации Шелеховского муниципального района).

23. Ответственность за законность использования и надежность хранения печати Администрации района, штампа с факсимильным воспроизведением подписи Мэра района возлагается на начальника отдела бухгалтерии - главного бухгалтера, в период его временного отсутствия (отпуск, командировка, временная нетрудоспособность и т.д.) ответственность возлагается на начальника отдела управления персоналом.

24. Печати и штампы хранятся в помещениях, оснащенных сейфами и металлическими ящиками, исключающих доступ посторонних лиц.

25. Ключи от сейфов находятся у лиц, ответственных за хранение и использование печатей (штампов), и при необходимости также подлежат передаче иным ответственным лицам, определенным в установленном порядке, в соответствии с п. 22 настоящего Порядка.

26. Наличие печатей (штампов), правильность их хранения и использования проверяются отделом по контролю и делопроизводству не реже одного раза в год, о чем составляется акт.

В акте проверки перечисляются все печати (штампы) с указанием их количества, а также указываются выявленные факты утраты, хищения или порчи печатей (штампов), нарушения порядка их хранения и использования (Приложение 5 к Порядку учета, использования, хранения и уничтожения печатей, штампов, факсимиле и бланков в Администрации Шелеховского муниципального района).

ГАРАНТ:

Нумерация глав приводится в соответствии с источником

VI. Порядок уничтожения печатей

27. Пришедшие в негодность в ходе использования и утратившие практическое значение печати (штампы) подлежат сдаче в отдел по контролю и делопроизводству для централизованного уничтожения и списания с учета.

28. Отбор и уничтожение печатей (штампов) производится Комиссией, созданной распоряжением Администрации района. Комиссия формируется в составе не менее трех человек с обязательным включением ответственного лица за учет и хранение печатей (штампов) в Администрации района.

29. На все отобранные к уничтожению печати (штампы) составляется акт (Приложение 6 к Порядку учета, использования, хранения и уничтожения печатей, штампов, факсимиле и бланков в Администрации Шелеховского муниципального района). Акт с приложением оттисков уничтожаемых печатей (штампов) составляет сотрудник, ответственный за учет и хранение печатей (штампов), акт утверждается председателем Комиссии.

30. В акте на уничтожение печатей (штампов) исправления не допускаются. Комиссия проверяет наличие всех печатей (штампов), включенных в акт. При проверке особое внимание членов Комиссии должно быть обращено на то, чтобы в числе уничтожаемых печатей (штампов) не могли оказаться какие-либо другие печати (штампы), не включенные в акт, или не были допущены расхождения между записями в акте, соответствие печатей (штампов) записям в журнале учета печатей (штампов). По окончании сверки все члены Комиссии подписывают акт.

31. Печати (штампы), отобранные для уничтожения и включенные в акт, после проверки их Комиссией хранятся до уничтожения в сейфе отдела по контролю и делопроизводству.

32. Уничтожение печатей (штампов) производится после утверждения акта в присутствии всех членов Комиссии, которые несут персональную ответственность за правильность и полноту уничтожения перечисленных в акте печатей (штампов).

33. Сотрудник, ответственный за учет и хранение печатей (штампов) в Администрации района, на основании акта делает отметки об уничтожении в соответствующем журнале учета печатей (штампов) и представляет копию акта в соответствующее структурное подразделение Администрации района.

34. Акты об уничтожении печатей (штампов) хранятся в течение 3 лет в отделе по контролю и делопроизводству в соответствии с номенклатурой дел Администрации района.

VII. Ответственность за утрату печатей или нарушение в их использовании

35. Неправомерное использование печатей (штампов), равно как и использование печатей (штампов), не предусмотренных настоящим Порядком, при осуществлении Администрацией района или ее структурных подразделений юридически значимых действий, влечет недействительность документа с оттиском такой печати и ответственность, предусмотренную действующим законодательством Российской Федерации и правовыми актами района.

36. За нарушение правил учета, хранения и использования печатей (штампов), определяемых настоящим Порядком и иными нормативными правовыми актами, регламентирующими такие правила, виновное лицо привлекается к дисциплинарной, административной, а также уголовной ответственности в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации и муниципальными правовыми актами Шелеховского района.