Приложение. Положение о порядке изготовления, учета, использования, хранения, замены и уничтожения печатей, штампов и факсимиле в Думе Ангарского городского муниципального образования

Приложение

к Постановлению Председателя Думы

Ангарского городского муниципального образования

Иркутской области

от 6 мая 2015 г. N 01-П

Положение
о порядке изготовления, учета, использования, хранения,
замены и уничтожения печатей, штампов и факсимиле
в Думе Ангарского городского муниципального образования

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение о порядке изготовления, учета, использования, хранения, замены и уничтожения печатей, штампов и факсимиле в Думе Ангарского городского муниципального образования (далее - Положение) разработано в целях обеспечения единообразия при изготовлении, учете, использовании, хранении, замене и уничтожении печатей, штампов и факсимиле в Думе Ангарского городского муниципального образования (далее - Дума).

1.2. Основные понятия, используемые в настоящем Положении:

- "печать (штамп)" - устройство, содержащее клише печати (штампа) для нанесения оттисков на бумагу или другие материалы;

- "факсимиле" - устройство, содержащее клише точного воспроизведения графического оригинала подписи конкретного лица для нанесения оттисков на бумажные носители;

- "оттиск печати (штампа, факсимиле)" - изображение клише печати (штампа, факсимиле) на бумаге или других материалах;

- "клише печати (штампа, факсимиле)" - элемент печати (штампа, факсимиле), содержащий зеркальное отображение оттиска печати (штампа, факсимиле);

- "печать с воспроизведением герба города Ангарска" - печать, содержащая в центре клише печати зеркальное отображение герба города Ангарска.

2. Технические требования к изготовлению клише печатей, штампов, факсимиле

2.1. Печати, штампы, факсимиле должны быть изготовлены таким образом, чтобы при их проверке и использовании на документе оставался четкий оттиск всех элементов изображения. Насыщенность и цветовой тон всех участков оттиска должны быть равномерными. Не допускаются визуально различимые: выдавливание штемпельной краски за края печатных элементов, недопечатки и непропечатки, искажения элементов изображения на оттиске, а также смазывание и стирание.

2.2. Размеры шрифтов, используемых при изготовлении печатей, штампов, не должны значительно отличаться друг от друга.

2.3. В оттиске должны проявляться все обязательные и дополнительные элементы изображения и защиты.

2.4. Печати изготавливаются, как правило, круглой формы. По окружности указывается полное наименование Думы, а в середине - герб города Ангарска. Кроме того, на печати может указываться ее предназначение (например: "Для постановлений и распоряжений", "Для пакетов").

3. Печати, штампы и факсимиле, используемые в думе

3.1. В Думе используются:

- печать Думы с воспроизведением герба города Ангарска (далее - гербовая печать);

- печать Думы без изображения герба города Ангарска (далее - простые печати);

- факсимиле председателя Думы (далее - факсимиле);

- штампы Думы (далее - штампы) (далее вместе именуемые - печати, штампы и факсимиле).

3.2. Гербовая печать используется для заверения подписи председателя Думы, бухгалтера Думы, имеющего право второй подписи.

3.3. Простые печати используются для заверения копий документов.

3.4. Перечень документов, на которых ставятся соответствующие печати, штампы и факсимиле, определены в журнале учета печатей и штампов Думы.

3.5. Оттиск печати должен захватывать окончание наименования должности лица, подписывающего документ.

3.6. Факсимиле используется лично председателем Думы.

Использование факсимиле на документах, содержащих финансово-имущественные обязательства Думы, а также на муниципальных правовых актах Думы и председателя Думы не допускается.

3.7. Штампы используются в процессе осуществления делопроизводства и могут содержать наименование Думы, а также дополнительные надписи о назначении документа (например: "Копия верна", "Для конвертов", "Входящий N " и другие).

3.8. Печати и штампы используются только на документах, указанных в журнале учета печатей и штампов Думы.

4. Порядок изготовления печатей, штампов и факсимиле

4.1. Изготовление гербовых и простых печатей Думы, а также штампов Думы производится на основании письменного заявления руководителя аппарата Думы на имя председателя Думы.

Заявление составляется в двух экземплярах с приложением, содержащим эскиз печати и штампа, место для отметки изготовителя и оттиска печати и штампа.

4.2. Изготовление факсимиле осуществляется на основании письменного распоряжения председателя Думы.

5. Учет печатей, штампов и факсимиле

5.1. Для учета печатей, штампов и факсимиле в Думе ведется журнал учета печатей и штампов Думы (далее - журнал учета печатей и штампов). Журнал учета печатей и штампов ведется по правилам ведения документов строгой отчетности.

5.2. В журнале учета печатей и штампов указываются:

- контрольный оттиск печати, штампа и факсимиле;

- должность, фамилия, имя и отчество лица, в работе которого используется печать или штамп;

- перечень документов, на которых ставится оттиск печатей, штампов и факсимиле;

- перечень лиц, ответственных за хранение и использование печати, штампа и факсимиле;

- подписи лиц, ответственных за хранение и использование печати, штампа и факсимиле;

- отметка о проведении проверки наличия, использования и хранения печати, штампа и факсимиле;

- отметка о сдаче печати, штампа и факсимиле в случае повреждения, износа или прекращения полномочий должностного лица, в работе которого используется печать, штамп и факсимиле;

- отметка об уничтожении печати, штампа и факсимиле.

5.3. Каждый лист журнала учета печати, штампа и факсимиле нумеруется, журнал прошнуровывается, скрепляется простой печатью Думы и подписью руководителя аппарата Думы.

5.4. Журнал учета печатей, штампов и факсимиле хранится у руководителя аппарата Думы.

5.5. Для регистрации изготовленные печати, штампы и факсимиле передаются руководителю аппарата Думы, который делает контрольные оттиски изготовленных печатей, штампов и факсимиле в журнале учета печатей и штампов.

5.6. Руководитель аппарата Думы после регистрации:

передает печати, штампы по назначению соответствующему должностному лицу на хранение и использовании в работе;

передает факсимиле председателю Думы на хранение и использование в работе.

5.7. В случае изготовления новых печатей, штампов и факсимиле их необходимо поставить на учет.

6. Передача и хранение печатей, штампов и факсимиле

6.1. Лицо, ответственное за хранение и использование печатей и штампов, назначается руководителем аппарата Думы.

6.2. Ответственность за хранение и использование факсимиле лежит на председателе Думы.

6.3. При получении печатей, штампов и факсимиле лицо, ответственное за хранение и использование, расписывается в журнале учета печатей и штампов разборчиво, указывая дату, свою должность и фамилию, а также перечень документов, на которых будут использоваться данные печати, штампы и факсимиле.

6.4. Печати и штампы хранятся в специально оборудованных металлических шкафах или сейфах

Факсимиле хранится в сейфе, расположенном в кабинете председателя Думы. Запрещается хранить печати, штампы и факсимиле в ящиках столов, передавать их на хранение лицам, не назначенным ответственными за хранение и использование печатей, штампов и факсимиле, выносить из кабинета.

6.5. При хранении печатей, штампов и факсимиле принимаются меры, обеспечивающие их сохранность и исключающие возможность их хищения или использования посторонними лицами.

6.6. Проверка наличия, использования и хранения печатей, штампов и факсимиле в Думе осуществляется не реже одного раза в год экспертной комиссией Думы. Результаты проверки оформляются актом, на основании которого вносится отметка в журнал учета печатей и штампов.

6.7. На период временного отсутствия лица, ответственного за хранение и использование печатей и штампов, печати и штампы передаются по акту лицу, на которое распоряжением председателя Думы возложено исполнение обязанностей отсутствующего работника.

В случае временной нетрудоспособности лица, ответственного за хранение и использование печатей и штампов, передача печатей и штампов лицу, исполняющему обязанности отсутствующего работника, производится руководителем аппарата Думы с составлением акта передачи.

6.8. При увольнении лица, ответственного за хранение и использование печатей и штампов, данное лицо обязано сдать печати и штампы руководителю аппарата Думы.

6.9. Председатель Думы в случае прекращения полномочий обязан передать факсимиле по акту руководителю аппарата Думы.

6.10. В случае невозможности передачи печатей, штампов и факсимиле по акту в связи со смертью лица, ответственного за их хранение, акт об этом составляет экспертная комиссия Думы с изъятием печатей, штампов и факсимиле на рабочем месте должностного лица.

7. Замена печатей, штампов и факсимиле

7.1. Для замены:

ранее выданных печатей и штампов в случае износа, повреждения, утраты руководитель аппарата Думы представляет председателю Думы заявление о замене печатей и штампов с указанием причины замены;

ранее выданного факсимиле в случае износа или повреждения председатель Думы оповещает об этом руководителя аппарата Думы с указанием причины замены факсимиле.

7.2. В случае утраты печатей и штампов к заявлению прилагается письменное объяснение лица, ответственного за хранение и использование печатей и штампов. По факту утраты печатей и штампов проводится служебное расследование.

7.3. Изготовление новых печатей, штампов и факсимиле осуществляется в соответствии с настоящим Положением.

7.4. Печати, штампы и факсимиле, изготовленные взамен утерянных, должны иметь в тексте букву "Д" (дубликат).

8. Уничтожение печатей, штампов и факсимиле

8.1. Печати, штампы и факсимиле, пришедшие в негодность, подлежат передаче руководителю аппарата Думы в течение одного рабочего дня.

8.2. Для уничтожения печатей, штампов и факсимиле руководитель аппарата Думы обязан в трехдневный срок с момента получения печатей и штампов, пришедших в негодность, собрать экспертную комиссию Думы.

8.3. Уничтожение печатей, штампов и факсимиле осуществляется путем полного разрушения их печатающей поверхности и формы, не допускающего возможности их восстановления и дальнейшего использования.

Печати, штампы и факсимиле, изготовленные из каучука, резины и полимеров, разрезаются на мелкие части или сжигаются, изготовленные из металла - опиливаются двумя перекрестными линиями.

8.4. Об уничтожении печатей, штампов и факсимиле составляется акт, который подписывается членами экспертной комиссии и утверждается председателем Думы.

В акте указываются:

- время и место уничтожения;

- состав комиссии;

- основание уничтожения;

- наименование и оттиски уничтоженных печатей, штампов и факсимиле;

- регистрационный номер по журналу учета печатей и штампов с указанием номера страницы;

- способ уничтожения печатей, штампов и факсимиле;

- заключение комиссии о приведении печатей, штампов и факсимиле в состояние, исключающее возможность их восстановления и дальнейшего использования.

8.5. После уничтожения печатей, штампов и факсимиле на основании акта об уничтожении руководитель аппарата Думы вносит отметку в журнал учета печатей и штампов.

Акт об уничтожении хранится вместе с журналом учета печатей и штампов.

8.6. Контроль за использованием, сохранностью печатей и штампов возлагается на руководителя аппарата Думы.

8.7. Контроль за использованием, сохранностью факсимиле возлагается на председателя Думы.

8.8. Печати, штампы и факсимиле, утратившие значение в связи с переименованием Думы, прекращением деятельности Думы, подлежат передаче председателю ликвидационной комиссии в течение одного рабочего дня.

8.9. Уничтожение печатей, штампов и факсимиле осуществляется путем полного разрушения их печатающей поверхности и формы, не допускающего возможности их восстановления и дальнейшего использования.

Печати, штампы и факсимиле, изготовленные из каучука, резины и полимеров, разрезаются на мелкие части или сжигаются, изготовленные из металла - опиливаются двумя перекрестными линиями.

8.10. Об уничтожении печатей, штампов и факсимиле составляется акт, который подписывается членами ликвидационной комиссии и утверждается председателем ликвидационной комиссии.

В акте указываются:

- время и место уничтожения;

- состав комиссии;

- основание уничтожения;

- наименование и оттиски уничтоженных печатей, штампов и факсимиле;

- регистрационный номер по журналу учета печатей и штампов с указанием номера страницы;

- способ уничтожения печатей, штампов и факсимиле;

- заключение комиссии о приведении печатей, штампов и факсимиле в состояние, исключающее возможность их восстановления и дальнейшего использования.

8.11. После уничтожения печатей, штампов и факсимиле на основании акта об уничтожении председатель ликвидационной комиссии вносит отметку в журнал учета печатей и штампов. Акт об уничтожении хранится вместе с журналом учета печатей и штампов и передается в архив.

Председатель Думы

А.А.Городской