Приказ Службы государственного финансового контроля Иркутской области от 18 декабря 2013 г. N 21-ПРС "Об утверждении Положения о постоянно действующей экспертной комиссии службы государственного финансового контроля Иркутской области и Положения об архиве службы государственного финансового контроля Иркутской области"

В соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Законом Иркутской области от 4 апреля 2008 года N 4-оз "Об архивном деле в Иркутской области", в целях организации методической и практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к своевременной передаче на постоянное хранение в ОГКУ "Государственный архив Иркутской области" документов Архивного фонда Российской Федерации, образовавшихся в процессе деятельности службы государственного финансового контроля Иркутской области, руководствуясь подпунктом 2 пункта 14 раздела 5 Положения о службе государственного финансового контроля Иркутской области, утвержденного постановлением Правительства Иркутской области от 29.12.2009 N 394/173-пп, приказываю:

1. Утвердить прилагаемое Положение о постоянно действующей экспертной комиссии службы государственного финансового контроля Иркутской области.

2. Утвердить прилагаемое Положение об архиве службы государственного финансового контроля Иркутской области.

3. Отделу юридической, кадровой работы и делопроизводства службы государственного финансового контроля Иркутской области (Иванова С.О.) ознакомить с настоящим приказом лиц, ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях службы государственного финансового контроля Иркутской области.

Руководитель службы государственного финансового контроля Иркутской области

Т.В.Николашкина

Положение

о постоянно действующей экспертной комиссии

службы государственного финансового контроля

Иркутской области

(утв. Приказом Службы государственного финансового контроля

Иркутской области от 18 декабря 2013 г. N 21-ПРС)

Глава 1. Общие положения

1. Постоянно действующая экспертная комиссия службы государственного финансового контроля Иркутской области (далее - экспертная комиссия) создается для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на государственное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, включая управленческую документацию, а также фото-, видео- и фонодокументы, образующиеся в процессе деятельности службы государственного финансового контроля Иркутской области (далее - Служба).

2. В своей работе экспертная комиссия руководствуется Федеральным законом от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Законом Иркутской области от 4 апреля 2008 года N 4-оз "Об архивном деле в Иркутской области", Положением об Архивном фонде Российской Федерации, нормативно-методическими документами Росархива, архивного агентства Иркутской области, областного государственного казенного учреждения "Государственный архив Иркутской области", Инструкцией по делопроизводству в Правительстве Иркутской области и иных исполнительных органах государственной власти Иркутской области, утвержденной указом Губернатора Иркутской области от 5 июля 2012 года N 199-уг, Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 года N 558 (далее - Перечень), а также приказами и распоряжениями руководителя Службы.

3. Экспертная комиссия является совещательным органом при руководителе Службы.

Решения экспертной комиссии вступают в силу после их утверждения руководителем Службы.

В необходимых случаях решения экспертной комиссии утверждаются после их предварительного согласования с областным государственным казенным учреждением "Государственный архив Иркутской области" (далее - ОГКУ "Государственный архив Иркутской области").

4. Экспертную комиссию возглавляет первый заместитель руководителя Службы, ее секретарем является ведущий аналитик отдела юридической, кадровой работы и делопроизводства Службы

Персональный состав экспертной комиссии утверждается распоряжением руководителя Службы из числа наиболее квалифицированных сотрудников структурных подразделений Службы, в том числе ответственных за архив, делопроизводство в Службе.

В качестве экспертов к работе экспертной комиссии могут привлекаться представители любых сторонних организаций, в качестве консультантов - представители ОГКУ "Государственный архив Иркутской области".

5. Положение об экспертной комиссии утверждается приказом Службы после согласования с ОГКУ "Государственный архив Иркутской области".

Глава 2. Основные задачи экспертной комиссии

6. Основными задачами экспертной комиссии являются:

1) организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и их формирования;

2) организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к архивному хранению;

3) организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на государственное хранение.

Глава 3. Основные функции экспертной комиссии

7. В соответствии с возложенными задачами экспертная комиссия выполняет следующие функции:

1) организует и проводит совместно с сотрудником Службы, ответственным за архив Службы и делопроизводство Службы, работу по ежегодному отбору документов для дальнейшего хранения и к уничтожению;

2) осуществляет методическое руководство работой по экспертизе ценности документов Службы и по подготовке их к архивному хранению, по разработке проекта номенклатуры дел, дает экспертную оценку проектам нормативно-методических документов по названным вопросам;

3) оказывает содействие и методическую помощь сотрудникам Службы по инициативному документированию (записи старейших работников, кинофотосъемки) с целью создания устной истории.

4) рассматривает, принимает решения об одобрении и представляет на утверждение экспертно-проверочной комиссии архивного агентства Иркутской области (далее - ЭПК), а затем на согласование руководителю Службы описи дел постоянного хранения управленческой документации.

8. Экспертная комиссия представляет:

1) на согласование ЭПК, а затем на утверждение руководителю Службы:

а) сводную номенклатуру дел;

б) описи дел по личному составу;

в) акты об утрате или неисправимом повреждении документов постоянного хранения;

2) на рассмотрение ЭПК:

а) предложения об изменении сроков хранения документов, установленных Перечнем;

б) об определении сроков хранения документов, не предусмотренных Перечнем;

3) на утверждение руководителю Службы:

а) акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения;

б) акты об утрате или неисправимом повреждении документов по личному составу.

9. Совместно с отделом юридической, кадровой работы и делопроизводства Службы проводит консультации сотрудников Службы по вопросам работы с документами, участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации сотрудников Службы в сфере делопроизводства.

Глава 4. Права экспертной комиссии

10. Для выполнения возложенных задач и функций экспертная комиссия имеет право:

1) в пределах своей компетенции давать сотрудникам Службы, ответственным за делопроизводство в структурных подразделениях Службы, рекомендации по вопросам разработки номенклатуры дел и формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного срока хранения, упорядочения и оформления документов;

2) запрашивать от руководителей структурных подразделений Службы письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документов постоянного и долговременного сроков хранения, предложения и заключения, необходимые для определения сроков хранения документов;

3) заслушивать на заседаниях экспертной комиссии руководителей структурных подразделений Службы о ходе подготовки документов к архивному хранению, об условиях хранения и обеспечения сохранности документов, являющихся государственной частью Архивного фонда Российской Федерации, о причинах утраты документов;

4) приглашать на заседания экспертной комиссии в качестве консультантов представителей ОГКУ "Государственный архив Иркутской области", сторонних организаций;

5) не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки некачественно и небрежно подготовленные документы;

6) информировать руководителя Службы по вопросам, относящимся к компетенции экспертной комиссии;

7) представлять Службу в ОГКУ "Государственный архив Иркутской области".

Глава 5. Организация работы экспертной комиссии

11. Экспертная комиссия взаимодействует с ЭПК архивного агентства Иркутской области, получает от нее соответствующие организационно-методические указания.

12. Экспертная комиссия работает по годовому плану, утвержденному руководителем Службы.

13. Вопросы, относящиеся к компетенции экспертной комиссии, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости, но не реже 2 раз в год. Все заседания экспертной комиссии протоколируются. Поступающие на рассмотрение экспертной комиссии документы рассматриваются на ее заседании не позднее, чем через 10 дней с момента поступления.

14. Заседание экспертной комиссии и принятые на нем решения считаются правомочными, если в голосовании приняли участие не менее половины присутствующих на заседании членов экспертной комиссии. Право решающего голоса имеют только члены экспертной комиссии. Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса, в голосовании не участвуют.

Решение принимается простым большинством голосов, присутствующих на заседании членов экспертной комиссии. При разделении голосов поровну решение принимает председатель экспертной комиссии и руководитель Службы (в необходимых случаях по согласованию с ОГКУ "Государственный архив Иркутской области").

15. Ведение делопроизводства экспертной комиссии, хранение и использование ее документов, ответственность за их сохранность, а также контроль за исполнением принятых экспертной комиссии решений возлагаются на секретаря экспертной комиссии.

Начальник отдела юридической, кадровой работы и делопроизводства

С.О.Иванова

Положение

об архиве службы государственного финансового контроля

Иркутской области

(утв. Приказом Службы государственного финансового контроля

Иркутской области от 18 декабря 2013 г. N 21-ПРС)

Глава 1. Общие положения

1. Документы службы государственного финансового контроля Иркутской области (далее - Служба) представляющие историческую, научную, социальную, экономическую и культурную ценность, являющиеся собственностью Иркутской области, составляют государственную часть Архивного фонда Российской Федерации и подлежат постоянному хранению в Государственном архиве Иркутской области.

2. До передачи на государственное хранение документы временно (в течение 10 лет) хранятся в архиве Службы.

3. Архив Службы образован в соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Законом Иркутской области от 4 апреля 2008 года N 4-оз "Об архивном деле в Иркутской области".

4. Архив Службы (далее - архив) создан для хранения законченных делопроизводством документов, их отбора на постоянное и долговременное хранение, учета, научного и практического использования, подготовки и своевременной передачи документов на хранение в Государственный архив Иркутской области.

5. Архив находится в помещении Службы по адресу: 664011, г.Иркутск, ул. Дзержинского, д.36 "А".

Архив возглавляет ведущий аналитик отдела юридической, кадровой работы и делопроизводства Службы (далее - ответственный за архив).

6. В своей работе ответственный за архив руководствуется Федеральным законом от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Законом Иркутской области от 4 апреля 2008 года N 4-оз "Об архивном деле в Иркутской области", Инструкцией по делопроизводству в Правительстве Иркутской области и иных исполнительных органах государственной власти Иркутской области, утвержденной указом Губернатора Иркутской области от 5 июля 2012 года N 199-уг (далее - Инструкция), Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 года N 558, Основными правилами работы ведомственных архивов, приказами, указаниями Федерального архивного агентства Российской Федерации, методическими рекомендациями архивного агентства Иркутской области и областного государственного казенного учреждения "Государственный архив Иркутской области" (далее - ОГКУ "Государственный архив Иркутской области"), настоящим Положением.

7. Круг обязанностей ответственного за архив определяется должностным регламентом.

8. Ответственный за архив работает по плану, утвержденному руководителем Службы.

9. Контроль за деятельностью архива осуществляет начальник отдела юридической, кадровой работы и делопроизводства Службы.

10. Организационно-методическое руководство деятельностью архива осуществляет ОГКУ "Государственный архив Иркутской области".

Глава 2. Состав документов архива

11. В состав архива входят:

1) законченные делопроизводством документы постоянного и долговременного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности Службы;

2) документы по личному составу;

3) печатные (в том числе ведомственные) издания, дополняющие документы архива и документы, необходимые для справочной работы;

4) научно-справочный аппарат, раскрывающий состав и содержание документов архива (описи, исторические справки, каталоги, указатели, обзоры и др.);

5) документы личного происхождения, образовавшиеся в результате деятельности сотрудников Службы, имеющие историческую, культурную или иную ценность.

Глава 3. Задачи и функции архива

12. Основными задачами архива являются:

1) комплектование законченными делопроизводством документами постоянного и долговременного хранения, дел по личному составу, образовавшимися в результате деятельности Службы;

2) учет, обеспечение сохранности, использования документов, находящихся в архиве;

3) подготовка и своевременная передача документов на хранение в ОГКУ "Государственный архив Иркутской области";

4) осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве Службы;

5) внедрение в практику работы новых архивных технологий с применением ПК и средств электронно-вычислительной техники.

13. В соответствии с возложенными на него задачами архив осуществляет следующие функции:

1) принимает, учитывает и хранит в специально оборудованных помещениях (металлических шкафах) законченные делопроизводством документы постоянного и долговременного хранения, обработанные в соответствии с основными положениями Государственной системы документационного обеспечения управления, одобренной коллегией Главархива СССР 27 апреля 1988 года, Приказом Главархива СССР от 23 мая 1988 года N 33, Основными правилами работы ведомственных архивов, утвержденных Приказом Главархива СССР от 5 сентября 1985 года N 263, Инструкцией, и несет ответственность за их сохранность;

2) совместно с сотрудниками структурных подразделений Службы, ответственными за делопроизводство в соответствующих отделах Службы, контролирует сохранность и правильность оформления дел, принимает участие в составлении номенклатуры дел и проверяет правильность формирования дел в соответствии с утвержденной номенклатурой;

3) ежегодно (к 1 июня) организует и осуществляет экспертизу научной и практической ценности документов, находящихся в архиве;

4) создает и пополняет научно-справочный аппарат к документам, подлежащим передаче на государственное хранение. Представляет не позднее, чем через 2 года после завершения делопроизводством документов, на рассмотрение постоянно действующей экспертной комиссии Службы и экспертно-проверочной комиссией архивного агентства Иркутской области (далее - ЭПК) описи дел постоянного хранения и по личному составу;

5) после утверждения ЭПК описей дел постоянного хранения и согласования дел по личному составу составляет акты о выделении к уничтожению дел с истекшим сроком хранения за соответствующий период;

6) осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых на хранение документов, периодически (1 раз в 5 лет) организует проверку наличия и состояния дел в архиве;

7) осуществляет подготовку документов для изготовления Службой страховых копий на особо ценные документы, создает страховой фонд особо ценных документов и фонд пользования, которые вместе с оригиналами передает на хранение в ОГКУ "Государственный архив Иркутской области";

8) организует использование документов:

информирует руководство и сотрудников Службы о составе и содержании документов архива;

выдает в установленном порядке дела для работы сотрудникам структурных подразделений Службы;

ведет учет использования документов;

выдает в установленном порядке справки, копии и выписки из документов организациям и отдельным лицам;

9) принимает участие в разработке методических пособий по делопроизводству и архивному делу Службы;

10) консультирует сотрудников Службы по вопросам архива;

11) подготавливает и передает на государственное хранение документы постоянного хранения в ОГКУ "Государственный архив Иркутской области" в установленные сроки и в установленном порядке;

12) ежегодно (к 1 декабря) представляет в ОГКУ "Государственный архив Иркутской области" паспорт архива и сведения об изменениях в составе и объеме фондов.

Глава 4. Права ответственного за архив

14. Для выполнения возложенных задач и функций ответственный за архив имеет право:

1) информировать руководителя Службы об условиях обеспечения сохранности документов и вносить предложения по их улучшению;

2) контролировать выполнение установленных правил работы с документами в структурных подразделениях Службы;

3) запрашивать от сотрудников Службы сведения, необходимые для работы с архивом;

4) привлекать в необходимых случаях в качестве специалистов наиболее квалифицированных сотрудников Службы.

5) требовать от сотрудников Службы письменные объяснения причин отсутствия документов.

Глава 5. Ответственность ответственного за архив

15. Ответственный за архив несет ответственность за выполнение возложенных на архив задач и функций в соответствии с законодательством.

Положение об архиве разработано в соответствии с Приказом Главного архивного управления при Совете Министров СССР от 29 февраля 1988 года N 16 "С объявлением решения коллегии Главархива СССР от 20 января 1988 года "О типовых положениях об экспертно-проверочных и экспертных комиссиях архивных учреждений и ведомств".

Начальник отдела юридической, кадровой работы и делопроизводства

С.О.Иванова