Приложение N 1. Правила обработки персональных данных, устанавливающие процедуры, направленные на выявление и предотвращение нарушений законодательства Российской Федерации в сфере персональных данных, а также определяющие для каждой цели обработки персональных данных содержание обрабатываемых персональных данных, категории субъектов, персональные данные которых обрабатываются, сроки их обработки и хранения, порядок уничтожения при достижении целей обработки или при наступлении иных законных оснований в министерстве финансов Иркутской области

Приложение N 1

к Приказу Министерства финансов Иркутской области

от 17 сентября 2012 г. N 46Н-МПР

Правила
обработки персональных данных, устанавливающие процедуры,
направленные на выявление и предотвращение нарушений законодательства Российской Федерации
в сфере персональных данных, а также определяющие для каждой цели обработки
персональных данных содержание обрабатываемых персональных данных,
категории субъектов, персональные данные которых обрабатываются,
сроки их обработки и хранения, порядок уничтожения при достижении целей обработки
или при наступлении иных законных оснований в министерстве финансов Иркутской области

С изменениями и дополнениями от:

4 февраля, 30 сентября 2013 г., 12 февраля, 23 апреля 2015 г.

1. Правила обработки персональных данных (далее - правила) в министерстве финансов Иркутской области (далее - Министерство) определяют порядок получения, обработки, хранения, передачи и любого другого использования персональных данных.

2. Обработка персональных данных в Министерстве осуществляется отделом государственной гражданской службы и кадровой работы в управлении правовой и организационной работы и отделом исполнения бюджета и сметы (далее - сотрудники, обрабатывающие персональные данные).

Лица, доступ которых к персональным данным, обрабатываемым в информационных системах персональных данных, необходим для выполнения должностных (трудовых) обязанностей, допускаются к соответствующим персональным данным на основании списка, утвержденного правовым актом Министерства. Указанные лица предупреждаются об ответственности за нарушение законодательства Российской Федерации о персональных данных и дают обязательство о неразглашении информации, содержащей персональные данные, в письменной форме в соответствии с типовым обязательством о неразглашении информации, содержащей персональные данные.

Правовым актом Министерства утверждается список лиц, в чьем ведении находятся информационные системы персональных данных и ответственных за обеспечение безопасности персональных данных в указанных информационных системах.

Информация об изменениях:

Приказом Министерства финансов Иркутской области от 23 апреля 2015 г. N 34Н-МПР в пункт 3 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

3. Получение, обработка, хранение, передача и любое другое использование персональных данных сотрудников министерства осуществляются в целях реализации трудовых отношений, обеспечения соблюдения Конституции Российской Федерации, федеральных законов и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, содействия в трудоустройстве, обучении и продвижении по службе, обеспечения личной безопасности сотрудников, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества, в соответствии Федеральным законом от 27 июля 2004 года N 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации", Федеральным законом от 27 июля 2006 года N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и защите информации", Федеральным законом от 27 июля 2006 года N 152-ФЗ "О персональных данных", Трудовым кодексом Российской Федерации, другими федеральными законами, Указом Президента Российской Федерации от 30 мая 2005 года N 609 "Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего и ведении его личного дела", постановлением Правительства Российской Федерации от 15 сентября 2008 года N 687 "Об утверждении Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации", постановлением Правительства Российской Федерации от 1 ноября 2012 года N 1119 "Об утверждении требований к защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных", приказом Федеральной службы по техническому и экспортному контролю от 18 февраля 2013 года N 21 "Об утверждении Состава и содержания организационных и технических мер по обеспечению безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных", иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, Уставом Иркутской области, Законом Иркутской области от 4 апреля 2008 года N 2-оз "Об отдельных вопросах государственной гражданской службы Иркутской области", другими законами Иркутской области и иными нормативными правовыми актами Иркутской области

ГАРАНТ:

По-видимому, в предыдущем абзаце допущена опечатка. Слова "в соответствии Федеральным законом" следует читать как "в соответствии с Федеральным законом"

4. Субъектами персональных данных в Министерстве являются:

1) лица, замещающие должности государственной гражданской службы;

2) лица, замещающие должности, не являющиеся должностями государственной гражданской службы Иркутской области;

3) вспомогательный персонал;

4) лица, претендующие на замещение должностей государственной гражданской службы министерства;

5) лица, состоящие в кадровом резерве министерства,

6) лица, ранее состоявшие на гражданской службе (в трудовых отношениях) в министерстве, личные дела которых не переданы на хранение в государственный архив Иркутской области,

Информация об изменениях:

Приказом Министерства финансов Иркутской области от 12 февраля 2015 г. N 13Н-МПР подпункт 7 пункта 4 настоящего приложения изложен в новой редакции

См. текст подпункта в предыдущей редакции

7) супруги и несовершеннолетние дети лиц, претендующих на замещение должностей государственной гражданской службы Иркутской области в Министерстве, а также замещающих должности государственной гражданской службы Иркутской области в Министерстве, входящие в перечень должностей, при замещении которых гражданские служащие обязаны предоставлять сведения о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера своих супруги (супруга) и несовершеннолетних детей;

8) лица проходящие производственную практику в Министерстве.

5. Обработка персональных данных при осуществлении кадровой работы в Министерстве представляет собой любое действие (операцию) или совокупность действий (операций), совершаемых с использованием средств автоматизации или без использования таких средств с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных, осуществляемые в следующих случаях:

1) формирование кадрового состава на государственной гражданской службе Иркутской области для замещения должностей государственной гражданской службы Иркутской области в Министерстве;

2) ведение трудовых книжек сотрудников Министерства;

3) ведение личных дел сотрудников Министерства;

4) ведение реестра государственных гражданских служащих Иркутской области в Министерстве;

5) оформление и выдача удостоверений сотрудникам Министерства;

6) обеспечение деятельности комиссии по соблюдению требований к служебному поведению гражданских служащих и урегулированию конфликтов интересов в Министерстве;

7) обеспечение проведения конкурсов на замещение вакантных должностей государственной гражданской службы Иркутской области в Министерстве и на включение государственных гражданских служащих Иркутской области в кадровый резерв на государственной гражданской службе Иркутской области Министерства;

8) обеспечение проведения аттестации государственных гражданских служащих Иркутской области в Министерстве;

9) обеспечение проведения квалификационных экзаменов государственных гражданских служащих в Министерстве;

Информация об изменениях:

Приказом Министерства финансов Иркутской области от 30 сентября 2013 г. N 50Н-МПР подпункт 10 пункта 5 настоящего приложения изложен в новой редакции

См. текст подпункта в предыдущей редакции

10) организация дополнительного профессионального образования государственных гражданских служащих Иркутской области в Министерстве;

11) формирование кадрового резерва на государственной гражданской службе Иркутской области Министерства и организация работы с кадровым резервом Министерства;

12) организация проверки достоверности представляемых лицами, указанными в подпунктах 1, 4, 5 пункта 4 настоящего Положения, персональных данных и иных сведений;

13) организация проведения служебных проверок;

Информация об изменениях:

Приказом Министерства финансов Иркутской области от 12 февраля 2015 г. N 13Н-МПР в подпункт 15 пункта 5 настоящего приложения внесены изменения

См. текст подпункта в предыдущей редакции

15) организация проверки сведений о доходах, о расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера, представляемых лицами, указанными в подпунктах 1, 4 пункта 4 настоящего Положения, которые в соответствии с законодательством Российской Федерации обязаны представлять сведения о доходах, о расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера, а также соблюдения государственными гражданскими служащими Иркутской области в Министерстве ограничений, установленных федеральными законами;

16) подготовка архивных справок.

Информация об изменениях:

Приказом Министерства финансов Иркутской области от 30 сентября 2013 г. N 50Н-МПР в пункт 6 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

6. При получении, обработке персональных данных лица, уполномоченные на получение, обработку и любое другое использование персональных данных, обязаны соблюдать следующие требования:

а) обработка персональных данных осуществляется в целях обеспечения соблюдения Конституции Российской Федерации, законодательства Российской Федерации в области персональных данных, других федеральных законов и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, содействия в трудоустройстве, обучении и должностном росте, обеспечения личной безопасности сотрудников и членов их семей, а также в целях обеспечения сохранности принадлежащего им имущества и имущества министерства;

б) персональные данные следует получать лично у сотрудников, в случае возникновения необходимости получения персональных данных у третьей стороны следует известить об этом сотрудников заранее, получить их письменное согласие и сообщить сотрудникам о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных. При работе с документами, содержащими персональные данные, сотрудникам обрабатывающим персональные данные запрещается вносить изменения в документы, содержащие персональные данные, без предъявления субъектом персональных данных документов, подтверждающих данное изменение. В случае невозможности документально подтвердить изменение, которое требуется внести, субъект персональных данных подтверждает правильность внесенных изменений своей подписью;

в) запрещается обрабатывать и приобщать к личному делу сотрудников не установленные Федеральными законами N 79-ФЗ и N 152-ФЗ, Трудовым кодексом персональные данные об их политических, религиозных и иных убеждениях, частной жизни, членстве в общественных объединениях, в том числе в профессиональных союзах;

г) при принятии решений, затрагивающих интересы сотрудников, запрещается основываться на персональных данных, полученных исключительно в результате их автоматизированной обработки;

д) защита персональных данных от неправомерного их использования или утраты обеспечивается за счет средств министерства в порядке, установленном Федеральным законом N 152-ФЗ и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации;

е) передача персональных данных третьей стороне не допускается без письменного согласия субъектов персональных данных, за исключением случаев, установленных законодательством Российской Федерации в области персональных данных.

7. Персональные данные, которые обрабатываются в информационных системах, подлежат защите от несанкционированного доступа и копирования. Безопасность персональных данных при их обработке в информационных системах обеспечивается с помощью системы защиты персональных данных, включающей организационные меры и средства защиты информации. Технические и программные средства должны удовлетворять устанавливаемым в соответствии с законодательством Российской Федерации требованиям, обеспечивающим защиту информации.

8. Контроль за реализацией требований по обеспечению безопасности персональных данных в информационных системах возлагается на ответственного за организацию обработки персональных данных, назначаемого распоряжением Министерства.

9. При обработке персональных данных в информационных системах в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации N 781 должно быть обеспечено:

а) проведение мероприятий, направленных на предотвращение несанкционированного доступа к персональным данным и (или) передачи их лицам, не имеющим права доступа к такой информации;

б) своевременное обнаружение фактов несанкционированного доступа к персональным данным;

в) недопущение воздействия на технические средства автоматизированной обработки персональных данных, в результате которого может быть нарушено их функционирование;

г) незамедлительное восстановление персональных данных, модифицированных или уничтоженных вследствие несанкционированного доступа к ним;

д) осуществление постоянного контроля над обеспечением уровня защищенности персональных данных.

10. Персональные данные и иные сведения, содержащиеся в личных делах сотрудников, относятся к сведениям конфиденциального характера (за исключением сведений, которые в установленных федеральными законами случаях могут быть опубликованы в средствах массовой информации), а в случаях, установленных федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, - к сведениям, составляющим государственную тайну.

11. Документы, содержащие персональные данные, хранятся Министерстве с соблюдением предусмотренных нормативными правовыми актами Российской Федерации и настоящим Положением мер по защите персональных данных.

ГАРАНТ:

По-видимому, в предыдущем абзаце допущена опечатка. Слова "хранятся Министерстве" следует читать как "хранятся в Министерстве"

Документы, содержащие персональные данные, отнесенные к сведениям, составляющим государственную тайну, хранятся у мобилизационных работников Министерства в соответствии с законодательством Российской Федерации о государственной тайне.

12. Срок хранения документов, содержащих персональные данные лиц, указанных в пункте 4 настоящего Положения, определяется в соответствии с Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 года N 558 "Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения".

13. Документы, содержащие персональные данные, утратившие свое практическое значение и не имеющие исторической ценности, уничтожаются в следующих случаях:

1) по истечении установленного срока хранения по акту в порядке, установленном правовыми актами Иркутской области;

2) при достижении целей обработки персональных данных;

3) при отзыве субъектом персональных данных согласия на обработку его персональных данных, если обработка персональных данных невозможна без согласия субъекта персональных данных;

4) невозможно обеспечить правомерность обработки персональных данных.

14. В случаях, предусмотренных подпунктами 2-3 пункта 13 настоящего Положения, уничтожение персональных данных осуществляется в срок, не превышающий тридцати дней со дня блокирования персональных данных, если иное не предусмотрено соглашением с субъектом персональных данных, либо если уполномоченные должностные лица не вправе осуществлять обработку персональных данных без согласия субъекта персональных данных.

В случае, предусмотренном подпунктом 4 пункта 13 настоящего Положения, уничтожение персональных данных осуществляется в срок, не превышающий десяти рабочих дней с даты выявления неправомерной обработки персональных данных.

15. В случае отсутствия возможности уничтожения персональных данных в течение сроков, указанных в пункте 14 настоящего Положения, уполномоченные должностные лица осуществляют блокирование таких персональных данных и обеспечивают уничтожение персональных данных не позднее шести месяцев со дня блокирования персональных данных, если иной срок не установлен федеральными законами.

16. Все документы, компакт-диски, флеш-накопители, содержащие персональные данные, подлежат уничтожению на основании актов (приложение 1).

17. Защита персональных данных сотрудников министерства обеспечивается мерами, включающими в себя охрану помещений, в которых ведется обработка персональных данных, а также в электронном виде в программе Кадры КС, "1С:Предприятие", контроль за соблюдением установленных требований, обеспечение режима безопасности в этих помещениях, обеспечение сохранности носителей персональных данных и средств их защиты, исключение несанкционированного проникновения или пребывания в этих помещениях посторонних лиц, контроль за эффективностью предусмотренных мер защиты.

18. Руководители структурных подразделений министерства, сотрудники которых осуществляют обработку персональных данных или доступ к ним, осуществляют непосредственный контроль за выполнением требований по защите персональных данных от несанкционированного доступа к ним, в том числе от копирования, записи конфиденциальных сведений на отчуждаемые и мобильные носители информации (ноутбуки, карманные персональные компьютеры, флеш-накопители, компакт-диски), их распространения, предоставления, использования или утраты.

19. Сотрудники министерства обрабатывающие персональные данные в обязательном порядке под подпись знакомятся с настоящим Положением и дают обязательство о неразглашении информации, содержащей персональные данные, в письменной форме в соответствии с типовым обязательством о неразглашении информации, содержащей персональные данные.

20. В случаях, когда сотрудники министерства обрабатывающие персональные данные временно (в связи с болезнью, отпуском или иными обстоятельствами) не может исполнять свои должностные обязанности и его обязанности временно возложены на иное должностное лицо, указанное сотрудник передает документы, содержащие персональные данные, лицу, на которое будет возложено исполнение его должностных обязанностей. В случаях, когда должностное лицо, на которое возложено исполнение указанных обязанностей, не давало обязательство о неразглашении информации, содержащей персональные данные, указанное лицо дает обязательство в письменной форме в соответствии с типовым обязательством о неразглашении информации, содержащей персональные данные.

21. При увольнении сотрудника министерства обрабатывающего персональные данные документы, содержащие персональные данные, передаются руководителю структурного подразделения, где работал данный сотрудник.

22. Обеспечение безопасности персональных данных включает в себя следующие меры:

1) допуск к обработке персональных данных только сотрудников, обрабатывающих персональные данные, за исключением случаев, установленных пунктами 2 и 20 настоящего Положения;

2) осуществление работы сотрудников, обрабатывающих персональные данные с информационными системами персональных данных и личными делами только в помещении, которое специально оборудовано для целей обработки персональных данных (далее - помещение);

3) ограничение доступа в помещение посторонних лиц;

4) обеспечение в Министерстве таких условий учета и хранения документов, содержащих персональные данные, которые исключают их хищение, подмену или уничтожение;

5) учет съемных машиночитаемых носителей, содержащих базы данных персональных данных;

6) защита персональных данных, содержащихся на машиночитаемых носителях, паролями доступа;

7) проведение мероприятий, направленных на предотвращение несанкционированного доступа к персональным данным и (или) их несанкционированной передачи третьим лицам;

8) своевременное выявление и устранение нарушений требований по защите персональных данных;

9) обеспечение восстановления персональных данных, модифицированных или уничтоженных вследствие несанкционированного доступа к ним.

23. Вход в помещения разрешается постоянно работающим в них сотрудникам. Лица, не включенные в указанный список, могут находиться в помещении только в присутствии лиц, постоянно работающих в помещении.

24. В помещении должны располагаться закрывающиеся на ключ металлические шкафы и (или) сейфы, в которых осуществляется хранение документов, содержащих персональные данные. Помещение оборудуется системами охранной и противопожарной сигнализации.

25. Документы, содержащие персональные данные, должны охраняться путем контроля доступа в помещения посторонних лиц, наличия надежных препятствий для несанкционированного проникновения в помещения, особенно в нерабочее время.

26. В отсутствие сотрудника, обрабатывающего персональные данные на его личном столе не должны находиться документы (копии документов), содержащие персональные данные.

27. Помещения в рабочее время при отсутствии в них сотрудников, обрабатывающих персональные данные должны быть закрыты на ключ. В нерабочее время помещения закрываются на ключ, опечатываются и ставятся на сигнализацию.

28. Сотрудники министерства при обработке персональных данных с использованием информационной системы Кадры КС, "1С:Предприятие", обязаны:

- принимать меры, исключающие несанкционированный доступ к используемым программно-техническим средств#-вести учет электронных носителей информации (включая резервные и архивные копии), осуществлять хранение документов, содержащих персональные данные, и электронных носителей информации в металлических шкафах или сейфах;

- производить запись персональных данных (отдельных файлов, баз данных) на электронные носители только в случаях, регламентированных порядком работы с данными сведениями;

- соблюдать установленный порядок и правила доступа в информационную систему Кадры КС, "1С:Предприятие", не допускать передачу персональных кодов и паролей;

- принимать все необходимые меры к надежной сохранности кодов и паролей доступа к информационной системе Кадры КС, "1С:Предприятие";

- работать с информационной системой в объеме своих полномочий, не допускать их превышения;

- обладать навыками работы с антивирусными программами в объеме, необходимом для выполнения функциональных обязанностей и требований по защите информации;

29. При работе на персональном компьютере, в том числе для доступа к информационной системе Кадры КС, "1С:Предприятие", сотрудникам, обрабатывающим персональные данные запрещается:

- записывать значения кодов и паролей доступа;

- передавать коды и пароли доступа другим лицам;

- пользоваться в работе чужими кодами и паролями доступа;

- производить подбор кодов и паролей доступа других пользователей;

- записывать на электронные носители с персональными данными посторонние программы и данные;

- копировать данные на неучтенные электронные носители информации;

- выносить электронные носители с персональными данными за пределы министерства без согласования с министром финансов Иркутской области;

- покидать рабочее место с включенным персональным компьютером без применения аппаратных или программных средств, блокирования доступа к персональному компьютеру;

- приносить, самостоятельно устанавливать и эксплуатировать на технических средствах любые программные продукты, не принятые к эксплуатации;

- открывать, разбирать, ремонтировать технические средства, вносить изменения в конструкцию, подключать нештатные блоки и устройства;

- передавать технические средства для ремонта и обслуживания сторонним организациям без извлечения носителей, содержащих персональные данные.

30. Содержание и объем обрабатываемых персональных данных лиц, указанных в пункте 4 настоящего Положения, должны соответствовать заявленным целям обработки. Обрабатываемые персональные данные не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям их обработки. Не допускается объединение баз данных, содержащих персональные данные лиц, указанных в пункте 1 настоящего Положения, обработка которых осуществляется в целях, несовместимых между собой.

Начальник управления правовой и организационной работы

Е.В.Аференок