Приложение N 1. Положение об организации приобретения, учета, эксплуатации и технического обслуживания средств вычислительной и организационной техники в администрации города Иркутска

Приложение N 1

к Распоряжению администрации г.Иркутска

от 14 декабря 2012 г. N 031-10-1447/12

Положение
об организации приобретения, учета, эксплуатации и технического обслуживания средств вычислительной и организационной техники в администрации города Иркутска

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение определяет в администрации г.Иркутска порядок:

- планирования закупок и модернизации рабочих мест, приобретения, входного контроля и ввода в эксплуатацию средств вычислительной техники (далее - СВТ) и организационной техники (далее - ОТ);

- учета, распределения и списания СВТ и ОТ, расходных материалов и запасных частей (комплектующих);

- эксплуатации СВТ и ОТ;

- технического обслуживания и ремонта СВТ и ОТ.

1.2. Настоящее Положение разработано в целях повышения эффективности использования, упорядочения приобретения и эксплуатации СВТ и ОТ в администрации г.Иркутска.

2. Планирование закупок и модернизации рабочих мест, приобретение, входной контроль и ввод в эксплуатацию СВТ и ОТ

2.1. Планирование закупок СВТ и ОТ и модернизации рабочих мест производится департаментом информатизации комитета по экономике администрации г.Иркутска (далее - департамент информатизации) на основании обоснованных заявок, поступающих в письменном виде на имя заместителя мэра - председателя комитета по экономике администрации г.Иркутска от руководителей структурных подразделений администрации г.Иркутска. Планирование закупок СВТ и ОТ и модернизация рабочих мест, предназначенных для обработки информации ограниченного доступа, производятся по согласованию с отделом мобилизационной подготовки и защиты информации администрации г.Иркутска (далее - отдел МП и ЗИ).

2.2. Согласование и утверждение технических заданий на проектирование и проектной документации по монтажу, реконструкции и настройке элементов корпоративной информационной вычислительной сети (далее - КИВС) и корпоративной телефонной системы связи (далее - КТфС) производятся департаментом информатизации и отделом МП и ЗИ.

2.3. Приобретение СВТ и ОТ осуществляется в соответствии с действующим законодательством.

2.4. Входной контроль приобретенных СВТ и ОТ осуществляется специалистами отдела технической поддержки департамента информатизации комитета по экономике администрации г.Иркутска (далее - отдел технической поддержки). Входной контроль СВТ и ОТ, предназначенной для обработки информации, сведения которой составляют государственную тайну, осуществляется совместно с представителями отдела МП и ЗИ. Полученные СВТ и ОТ проходят проверку на работоспособность и соответствие конфигурации в соответствии со сроками, установленными на приемку изделий, в соответствующем муниципальном контракте на поставку.

2.5. Надзор за монтажом, вводом в эксплуатацию и реконструкцией элементов КИВС и КТфС осуществляется специалистами отдела технической поддержки. В отдельных случаях надзор за монтажом, вводом в эксплуатацию и реконструкцией элементов КИВС и КТфС, в частности, на защищаемых объектах информатизации, может осуществляться представителями отдела МП и ЗИ.

3. Организация учета, распределения и списания СВТ и ОТ, расходных материалов и запасных частей (комплектующих)

3.1. Полученные СВТ и ОТ, относящиеся к основным средствам, учитываются хозяйственным управлением аппарата администрации г.Иркутска в установленном нормативными правовыми актами порядке и относятся в подотчет материально- ответственному лицу не позднее 30 календарных дней со дня подписания акта приема-передачи.

3.2. Данные о поступивших СВТ и ОТ заносятся в автоматизированную систему учета компьютерного оборудования в электронном виде специалистом, ответственным за учет и сохранность материальных ценностей в департаменте информатизации.

3.3. СВТ и ОТ после проведения подготовительных работ специалистами отдела технической поддержки передаются в структурные подразделения администрации г.Иркутска с учетом заявок, поступивших ранее от руководителей данных структурных подразделений.

3.4. Распределение СВТ и ОТ производится руководителем комитета (управления), руководителем отдела МП и ЗИ с учетом потребности специалистов комитета (управления), отдела МП и ЗИ в оснащении СВТ и ОТ и оформляется распоряжением (приказом) по комитету (управлению), отделу МП и ЗИ. Копия распоряжения (приказа) передается в департамент информатизации.

3.5. СВТ и ОТ передаются в структурные подразделения администрации г.Иркутска в присутствии материально-ответственного лица соответствующего структурного подразделения после подписания накладной на внутреннее перемещение объектов основных средств по унифицированной форме, утвержденной постановлением Госкомстата России. Документ передается в отдел бухгалтерского учета хозяйственного управления аппарата администрации г.Иркутска.

3.6. Муниципальные служащие администрации г.Иркутска (далее - пользователи) обязаны бережно относиться к оборудованию, выданному для выполнения служебных обязанностей, не допускать порчи имущества, вследствие намеренного умысла, либо по небрежности. Пользователи не имеют права производить самовольную перестановку СВТ и ОТ.

3.7. В случае высвобождения пригодных к эксплуатации СВТ и ОТ, оборудование передается с подотчета материально-ответственного лица соответствующего структурного подразделения администрации г.Иркутска в подотчет специалисту, ответственному за учет и сохранность материальных ценностей в департаменте информатизации. По данному факту подписывается обеими сторонами акт приема - передачи оборудования.

3.8. СВТ и ОТ, пришедшие в негодность вследствие морального или физического износа, должны пройти техническое освидетельствование. Для прохождения данного освидетельствования СВТ и ОТ передаются материально- ответственным лицом соответствующего структурного подразделения администрации г.Иркутска в отдел технической поддержки по акту приема - передачи оборудования. После его проведения материально-ответственному лицу на каждую единицу техники выдается акт технического состояния, на основании которого принимается решение о возможности дальнейшей эксплуатации или о списании СВТ и ОТ в установленном порядке. СВТ и ОТ, предназначенные для обработки информации ограниченного доступа, могут быть переданы на техническое освидетельствование и списаны только после письменного согласования с руководителем отдела МП и ЗИ, и выполнения установленных им мероприятий в части обеспечения защиты информации ограниченного доступа.

3.9. Списание СВТ и ОТ производится постоянно действующей комиссией в соответствии с постановлением мэра города Иркутска от 27.04.1999 N 031-06-621/9 "О списании муниципального имущества" (в редакции постановления администрации города Иркутска от 27.09.2012 N 031-06-1919/12). Материально- ответственные лица соответствующих структурных подразделений администрации г.Иркутска готовят документацию на списание СВТ и ОТ в установленном нормативными правовыми актами порядке. Списание СВТ и ОТ, предназначенных для обработки информации ограниченного доступа, осуществляется строго по согласованию и при непосредственном участии работников отдела МП и ЗИ.

3.10. После списания и снятия с баланса администрации г.Иркутска СВТ и ОТ, пришедшие в негодность вследствие физического и морального износа, подлежат утилизации.

3.11. В целях обеспечения бесперебойной работы администрации г.Иркутска в департаменте информатизации формируется обменный фонд СВТ и ОТ. Количество оборудования в обменном фонде должно составлять не менее 1 % (одного) и не более 5 % (пяти) от общего количества СВТ и ОТ в администрации г.Иркутска по каждому виду (наименованию) техники.

3.12. Перечень и количество расходных материалов и запасных частей (комплектующих), приобретаемых для использования в структурных подразделениях администрации г.Иркутска, определяется специалистами отдела технической поддержки, исходя из фактической потребности и условий финансирования.

3.13. Расходные материалы и запасные части (комплектующие) подлежат списанию в установленном порядке на основании соответствующих актов. Машинные носители информации (CD/DVD-диски, HDD и т.п., далее - МНИ) предназначенные для обработки информации, сведения которой составляют государственную тайну, перед списанием передаются в отдел МП и ЗИ для дальнейшего хранения и/или последующего уничтожения работниками отдела МП и ЗИ. МНИ, предназначенные для обработки конфиденциальной информации, перед списанием подлежат уничтожению любым доступным способом (расплавление, раздробление и т.п.) без возможности восстановления конфиденциальной информации и самого МНИ, о чем составляется соответствующий акт. В случае затирания конфиденциальной информации на МНИ сертифицированными ФСТЭК России или ФСБ России средствами гарантированного уничтожения информации, носитель уничтожению не подлежит, о чем составляется соответствующий акт.

4. Эксплуатация СВТ и ОТ

4.1. Эксплуатация СВТ и ОТ осуществляется пользователями в соответствии со следующими эксплуатационными документами:

технической документацией на оборудование;

руководством по эксплуатации оборудования; руководством по эксплуатации соответствующего программного обеспечения;

организационно-технической документацией в части защиты информации ограниченного доступа, если СВТ и ОТ предназначены для обработки такой информации.

4.2. Подключение к эксплуатируемым СВТ и ОТ дополнительного оборудования и установка программного обеспечения осуществляется только специалистами отдела технической поддержки, а в случаях, связанных с обеспечением информационной безопасности, специалистами отдела МП и ЗИ.

4.3. Ответственность за несанкционированную установку на эксплуатируемые СВТ и ОТ дополнительного оборудования и программного обеспечения несут пользователи данных СВТ и ОТ.

4.4. Регистрацию и контроль исполнения заявок на выполнение работ по оперативному устранению неисправностей в работе СВТ и ОТ, средств телефонной связи и переданного в эксплуатацию программного обеспечения (далее - заявок) осуществляют специалисты сектора операторов технической поддержки отдела технической поддержки департамента информатизации комитета по экономике администрации г.Иркутска (далее - операторы технической поддержки).

4.5. Все поступающие заявки подлежат обязательной регистрации в автоматизированной информационной системе по работе с обращениями пользователей "Управление инцидентами" (далее - АИС "Управление инцидентами").

4.6. Заявки на выполнение работ по оперативному устранению неисправностей в работе СВТ и ОТ, средств телефонной связи и переданного в эксплуатацию программного обеспечения могут быть поданы:

- телефонограммой по внутренней телефонной сети на номер 0000, 8(3952)520-480;

- электронной почтой на адрес tp@admirk.ru:

- служебной запиской на имя заместителя председателя комитета - начальника департамента информатизации комитета по экономике администрации г.Иркутска (далее - начальника департамента информатизации) по форме Приложения N 1 к настоящему Положению.

4.7. При подаче заявки по телефону, пользователь обязан указать: Ф.И.О, адрес, номер кабинета, структурное подразделение (Комитет/департамент (управление)/отдел/сектор), контактный телефон, четко описать проблему и объект обращения (компьютер, название программного продукта, наименование и/или модель обслуживаемого оборудования, инвентарный номер), а также последовательность своих действий, или обстоятельства при которых обнаружена неисправность.

4.8. Для создания новой учетной записи в корпоративной информационной вычислительной сети (КИВС) и подключение к телефонной системе связи заявка оформляется служебной запиской по форме Приложения N 2 к настоящему Положению на имя начальника департамента информатизации и в установленном порядке передается операторам технической поддержки для организации выполнения работ.

4.9. Заявка на обеспечение мультимедийного сопровождения мероприятий оформляется служебной запиской на имя начальника департамента информатизации по форме Приложения N 3 к настоящему Положению и передается в департамент информатизации не менее чем за один день до проведения мероприятия.

В случае невозможности выделения мультимедийного оборудования или привлечения специалистов, сопровождающих показы при одновременном проведении мероприятий, операторы технической поддержки обязаны своевременно предупредить об этом заявителя.

Департамент информатизации отвечает за работоспособность оборудования, используемого для проведения показа. За подготовку и трансляцию материалов показа отвечает докладчик. Переключение материалов презентации осуществляет докладчик или сотрудник, назначенный докладчиком и заранее ознакомленный с материалами презентации.

4.10. Заявки на проведение работ, предполагающих изменения в составе СВТ и ОТ, предназначенных для обработки информации ограниченного доступа, должны подаваться в письменной форме и в обязательном порядке согласовываться у руководителя отдела МП и ЗИ.

4.11. На основании заявки пользователя, операторами технической поддержки в АИС "Управление инцидентами" регистрируется инцидент с присвоением ему порядкового номера. При этом операторы технической поддержки обязаны сообщить номер инцидента пользователю, подавшему заявку, а также сообщить о плановых сроках исполнения работ по инциденту. Уведомление производится непосредственно в момент регистрации инцидента, дополнительно направляется уведомление электронным письмом.

4.12. В случаях, когда пользователю не удалось связаться с операторами технической поддержки или работы не были выполнены в срок, или выполнены не в полном объеме, пользователь может проинформировать операторов, отправив письмо на электронную почту knigaZhalob@admirk.ru. На письмо, отправленное по указанному адресу, заведующий сектором операторов технической поддержки отдела технической поддержки департамента информатизации комитета по экономике администрации г.Иркутска (далее - заведующий сектором операторов технической поддержки) в течение 3 (трех) рабочих дней должен подготовить ответное письмо за подписью начальника департамента информатизации с указанием причин нарушения сроков (объема) работ и мер, предпринятых для предотвращения повторения аналогичных ситуаций.

4.13. В случае, когда заявка пользователя не относится к компетенции департамента информатизации, операторы технической поддержки обязаны оповестить заявителя, указав структурное подразделение администрации г.Иркутска, ответственное за решение данного вопроса, и закрыть инцидент с соответствующими комментариями в АИС "Управление инцидентами".

5. Техническое обслуживание СВТ и ОТ

5.1. Техническое обслуживание СВТ и ОТ направлено на обеспечение постоянной готовности оборудования к использованию по прямому назначению и предотвращение преждевременного выхода его из строя.

5.2. В состав технического обслуживания СВТ и ОТ входят следующие виды работ:

- консультация пользователей по вопросам эксплуатации СВТ и ОТ;

- установка СВТ и ОТ и включение их в работу на рабочих местах пользователей;

- техническое обслуживание СВТ и ОТ по заявкам структурных подразделений администрации г.Иркутска для оперативного восстановления работоспособности оборудования;

- передача неисправной СВТ и ОТ, находящейся на гарантийном обслуживании, в гарантийный ремонт, получение ее из ремонта и установка на рабочих местах пользователей.

5.3. Техническое обслуживание осуществляется только в отношении СВТ и ОТ, состоящих на балансе хозяйственного управления аппарата администрации г.Иркутска.

5.4. Для выполнения отдельных видов работ по техническому обслуживанию СВТ и ОТ на договорной основе могут привлекаться специализированные организации.

5.5. Техническое обслуживание СВТ и ОТ, на которых обрабатывается информация ограниченного доступа, осуществляется под непосредственным контролем работника отдела МП и ЗИ. Привлекаемая для оказания услуг сторонняя организация должна иметь лицензию на соответствующий вид деятельности.

5.6. Оперативный контроль работоспособности СВТ и ОТ осуществляется пользователем или лицом, ответственным за эксплуатацию, в процессе их работы. Его целью является отслеживание технического состояния СВТ и ОТ в целом, определение работоспособности основного и периферийного оборудования.

5.7. Для выполнения операций по техническому обслуживанию общих элементов (устройств) КИВС и КТфС (ремонту, доработке, замене оборудования), а также операций, требующих полного выключения КИВС и КТфС в целях соблюдения требований по охране труда, предусматриваются плановые остановки КИВС или КТфС.

5.8. Под плановой остановкой КИВС или КТфС понимается полное их отключение (основного и резервного комплектов оборудования) от источников электроэнергии и прекращение выполнения их функций. Продолжительность остановок при выполнении технического обслуживания определяется продолжительностью выполняемых работ, требующих отключения КИВС или КТфС.

5.9. Кратковременные остановки КИВС или КТфС продолжительностью до 30 минут для выполнения технического обслуживания и ремонта проиводятся по согласованию с руководителем соответствующего структурного подразделения администрации г.Иркутска.

5.10. Плановые остановки КИВС или КТфС продолжительностью менее 8 часов проводятся для выполнения трудоемкого периодического технического обслуживания, в соответствии с утвержденным начальником департамента информатизации графиком и по согласованию с руководителем соответствующего структурного подразделения администрации г.Иркутска, с предварительным уведомлением пользователей не позднее, чем за сутки до начала остановки КИВС или КТфС.

5.11. Плановые остановки КИВС или КТфС продолжительностью более 8 часов проводятся для выполнения работ по ремонту (реконструкции), замене оборудования и программного обеспечения, в соответствии с утвержденным начальником департамента информатизации графиком и по согласованию с руководителем соответствующего структурного подразделения администрации г.Иркутска, с предварительным уведомлением пользователей не позднее, чем за 10 (десять) рабочих дней до остановки КИВС или КТфС.

5.12. В целях сокращения времени простоя объектов плановые остановки должны проводиться после завершения всех подготовительных работ. В случае обнаружения неисправности оборудования продолжительность остановки увеличивается на время, определяемое объемом работ, необходимых для устранения неисправности.

5.13. При возникновении необходимости изъятия СВТ и ОТ с рабочего места пользователя для ремонта или настройки больше чем на 4 часа, должна быть составлена ремонтная карта об изъятии данного оборудования в 2-х экземплярах по форме Приложения N 4 к настоящему Положению. Один экземпляр ремонтной карты передается пользователю, второй - оператору технической поддержки для регистрации факта изъятия оборудования в АИС "Управление инцидентами". Вместо изъятого СВТ и ОТ на рабочее место пользователя, если имеется возможность, выставляется оборудование из обменного фонда СВТ и ОТ, с занесением соответствующей информации в автоматизированную систему учета компьютерного оборудования. Производить изъятие СВТ и ОТ из структурных подразделений администрации г.Иркутска имеют право только специалисты отдела технической поддержки. При невозможности устранения неисправности, СВТ и ОТ списываются в установленном порядке.

5.14. В случае, когда вместо неисправного оборудования установлено оборудование из обменного фонда СВТ и ОТ для постоянного использования, осуществляется оформление документов приема - передачи СВТ и ОТ материально- ответственными лицами в установленном порядке.

5.15. Если в процессе проведения технического обслуживания СВТ и ОТ, выявляются факты нарушения пользователем правил технической эксплуатации оборудования или правил техники безопасности, специалист отдела технической поддержки, выполняющий обслуживание, должен принять соответствующие меры к их немедленному устранению и недопущению впредь, а так же проинформировать о данных фактах нарушений руководителя соответствующего структурного подразделения администрации г.Иркутска.

6. Ответственность

6.1. Сотрудники отдела технической поддержки департамента информатизации, осуществляющие приобретение, учет и техническое обслуживание СВТ и ОТ, несут ответственность за соблюдение настоящего Положения.

6.2. Пользователи СВТ и ОТ несут ответственность за соблюдение техники безопасности и правил эксплуатации оборудования.

Заместитель мэра - председатель комитета по экономике администрации г.Иркутска

А.А.Альмухамедов

И.о. заместителя председателя комитета - начальника департамента информатизации комитета по экономике администрации г.Иркутска

О.М.Проценко