Приложение N 5. Положение об общем отделе управления по работе с населением Ленинского округа администрации города Иркутска

Приложение N 5

к Распоряжению администрации г.Иркутска

от 23 марта 2016 г. N 031-10-138/6

Положение об общем отделе управления по работе с населением Ленинского округа администрации города Иркутска

1. Общие положения

1.1. Общий отдел управления по работе с населением Ленинского округа администрации города Иркутска (далее - отдел) входит в структуру управления по работе с населением Ленинского округа администрации города Иркутска.

1.2. Отдел находится в непосредственном подчинении начальника управления по работе с населением Ленинского округа администрации города Иркутска (далее - начальник управления).

1.3. Начальник отдела назначается на должность и освобождается от должности распоряжением вице-мэра города Иркутска по представлению заместителя мэра - главы Ленинского округа администрации города Иркутска (далее - глава округа).

Специалист отдела назначается на должность и освобождается от должности приказом заместителя мэра - руководителя аппарата администрации города Иркутска по представлению главы округа.

1.4. В своей деятельности отдел руководствуется законодательством Российской Федерации, законодательством Иркутской области, Уставом города Иркутска, муниципальными правовыми актами города Иркутска, Положением об Управлении, настоящим положением.

1.5. Отдел в своей работе пользуется круглой печатью со своим наименованием "Общий отдел управления по работе с населением Ленинского округа администрации города Иркутска".

1.6. Должность начальника отдела относится к группе ведущих должностей муниципальной службы. Квалификационными требованиями для замещения должности начальника отдела являются наличие высшего образования, не менее двух лет стажа муниципальной службы или не менее трех лет стажа работы по специальности, профессиональные знания и навыки, необходимые для исполнения должностных обязанностей, знание Конституции Российской Федерации, федерального и областного законодательства, Устава города Иркутска и иных муниципальных правовых актов города Иркутска, применительно к осуществлению соответствующих должностных обязанностей.

Должность специалиста отдела относится к группе младших должностей муниципальной службы. Квалификационными требованиями, предъявляемыми для замещения должности специалиста отдела, являются наличие высшего образования или среднего профессионального образования по специализации должности муниципальной службы, профессиональные знания и навыки, необходимые для исполнения должностных обязанностей, знание Конституции Российской Федерации, федерального и областного законодательства, Устава города Иркутска и иных муниципальных правовых актов города Иркутска, применительно к осуществлению соответствующих должностных обязанностей.

2. Структура отдела

2.1. Структура и штатное расписание отдела утверждаются распоряжением администрации города Иркутска исходя из конкретных условий и особенностей деятельности администрации города Иркутска по представлению главы округа.

2.2. В структуру отдела входит сектор по работе с обращениями граждан.

3. Задачи отдела

3.1. На отдел возлагаются следующие задачи:

3.1.1. Координация деятельности структурных подразделений Управления ЖКХ Ленинского округа администрации города Иркутска и управления по работе с населением Ленинского округа администрации города Иркутска (далее - управления).

3.1.2. Организация единой системы делопроизводства и контроля за исполнением служебных документов в управлениях.

3.1.3. В пределах компетенции отдела обеспечение кадровой работы в управлениях.

3.1.4. Обеспечение организационно-технического, хозяйственного обслуживания деятельности управлений.

4. Функции отдела

4.1. Для выполнения задачи по координации деятельности структурных подразделений управлений на отдел возложены следующие функции:

- координация работы по разработке положений о структурных подразделениях управлений, должностных инструкций;

- координация работы по планированию работы управлений;

- координация работы по подготовке и проведению планерных совещаний при главе округа;

- подготовка ежемесячного плана проведения основных мероприятий в Ленинском округе города Иркутска;

- координация работы по подготовке различного рода информаций, справок, служебных записок по поручению главы округа;

- координация работы по подготовке и проведению отчетов о работе управлений за календарный год;

- координация работы по проведению ведомственной подписки на периодическую печать для управлений;

- координация работы по подготовке предложений в план работы Думы города Иркутска, Высшего Административного комитета администрации города Иркутска;

- координация работы по разработке номенклатуры дел управлений, проведение необходимых согласований;

- осуществление контроля за состоянием исполнительской и трудовой дисциплины работников управлений;

- ежемесячная подготовка предложений по освещению в средствах массовой информации направлений деятельности управлений и контроль за их реализацией.

4.2. Для выполнения задачи по обеспечению кадровой работы на отдел возложены следующие функции:

- организация учета кадров, участие в подборе, расстановке и обучении муниципальных служащих, подготовка документов при их приеме и увольнении;

- подготовка информации для формирования резерва кадров на муниципальные должности;

- координация работы по подготовке и проведению аттестации муниципальных служащих;

- координация работы по дополнительному профессиональному образованию муниципальных служащих;

- координация работы по подготовке предложений на премирование работников управлений;

- координация работы по подготовке документов на поощрение мэром города Иркутска;

- координация работы по составлению ежегодного графика отпусков работников управлений, осуществление контроля за его выполнением;

- ведение трудовых книжек руководителей подведомственных унитарных предприятий жилищного хозяйства;

- ведение табеля учета рабочего времени работников управлений, оформление листков временной нетрудоспособности работников управлений.

4.3. Для выполнения задачи по организации единой системы делопроизводства и контроля за исполнением служебных документов в управлениях на отдел возложены следующие функции:

- координация работы по подготовке распоряжений и приказов главы округа, оформление их в установленном порядке, своевременная выдача исполнителям, выдача заверенных копий;

- организация регистрации входящих и исходящих документов;

- координация работы по обеспечению контроля за исполнением служебных документов;

- учет договоров, соглашений, контроль за сроками их исполнения;

- работа с обращениями граждан, организация приема граждан по личным вопросам;

- ознакомление работников управлений со служебными документами согласно визе главы округа;

- подготовка и сдача документов в отдел регистрации и архива организационно-контрольного управления аппарата администрации города Иркутска;

- ежедневная доставка входящих и исходящих документов в структурные подразделения администрации города Иркутска и обратно;

- обеспечение доступа к информации о деятельности управлений и контроль за обеспечением доступа к такой информации согласно Положению об обеспечении доступа к информации о деятельности органов местного самоуправления города Иркутска, утвержденному постановлением администрации города Иркутска от 01.03.2010 N 031-06-476/10.

5. Обязанности

5.1. Начальник отдела осуществляет руководство деятельностью отдела:

5.1.1. Организует, планирует и контролирует деятельность, осуществляемую отделом.

5.1.2. Вносит начальнику управления предложения по оптимизации структуры и штатному расписанию отдела.

5.1.3. Дает поручения и распределяет обязанности между специалистами отдела в соответствии с их компетенцией.

5.1.4. Осуществляет контроль за соблюдением трудовой и служебной дисциплины в отделе.

5.1.5. Организует надлежащее исполнение поручений мэра города Иркутска, главы округа, начальника управления и осуществляет контроль за их исполнением в отделе.

5.2. Начальник отдела в пределах компетенции участвует в согласовании издаваемых правовых актов главы округа.

5.3. Начальник отдела принимает участие в создании и работе совместных координационных, консультативных, совещательных и иных рабочих органов, созданных с целью координации деятельности с иными структурными подразделениями администрации города Иркутска, представителями иных органов и учреждений, общественных организаций.

5.4. Начальник отдела представляет начальнику управления информацию по вопросам, входящим в компетенцию управления, для доклада главе округа мэру города Иркутска.

5.5. Начальник отдела выполняет иные обязанности, определенные муниципальными правовыми актами города Иркутска, а также иные поручения мэра города Иркутска, главы округа, начальника управления в пределах компетенции отдела.

6. Права

6.1. При исполнении должностных обязанностей начальник отдела, специалисты отдела обладают правами, предусмотренными ст.11 Федерального закона от 02.03.2007 N 25-ФЗ "О муниципальной службе в Российской Федерации", ст.12 Положения о муниципальной службе и иными нормативными правовыми актами.

6.2. При исполнении должностных обязанностей начальник отдела, специалисты отдела имеют право:

6.2.1. Запрашивать и получать от структурных подразделений администрации города Иркутска сведения, справочные и другие материалы, необходимые для осуществления деятельности отдела.

6.2.2. Запрашивать и получать от структурных подразделений управлений справки, информацию, сведения и другие материалы, необходимые для осуществления деятельности отдела.

6.2.3. Проводить проверки соблюдения в управлениях порядка работы с документами.

7. Ответственность

7.1. Начальник отдела, сп