Приложение N 1. Положение о ведении личных дел муниципальных служащих органов местного самоуправления города Иркутска

Информация об изменениях:

Распоряжением администрации г.Иркутска от 31 октября 2012 г. N 031-10-1223/12 в настоящее приложение внесены изменения

См. текст приложения в предыдущей редакции

Приложение N 1

к Распоряжению мэра г.Иркутска

от 17 марта 2008 г. N 031-10-237/8

Положение о ведении личных дел муниципальных служащих органов местного самоуправления города Иркутска

1. Общие положения

С изменениями и дополнениями от:

15 декабря 2009 г., 31 октября 2012 г.

1.1. Настоящее Положение разработано на основании Федерального закона от 02.03.2007 N 25-ФЗ "О муниципальной службе в Российской Федерации", в соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 30.05.2005 N 609 "Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела" и определяет порядок комплектования, ведения и хранения личных дел муниципальных служащих органов местного самоуправления города Иркутска (далее - муниципальных служащих).

1.2. Личное дело - это основной документ персонального учета кадров, совокупность анкетно-биографических документов, содержащих наиболее полные сведения о муниципальном служащем, связанные с его поступлением на муниципальную службу, ее прохождением и увольнением с муниципальной службы.

1.3. Личное дело оформляется в обложку единого образца после подписания трудового договора и издания распорядительного акта о назначении на должность муниципальной службы.

1.4. Каждое личное дело имеет индивидуальный регистрационный номер.

1.5. При заведении личного дела на обложке должны быть отражены следующие реквизиты:

а) полное наименование органа местного самоуправления города Иркутска;

б) индивидуальный регистрационный номер;

в) заголовок дела;

г) дата начала, дата окончания дела;

д) срок хранения;

е) количество листов.

1.6. Личные дела регистрируются в книге (журнале) учета личных дел.

1.7. Сведения, содержащиеся в личных делах, являются конфиденциальными.

1.8. Личные дела хранятся как документы строгой отчетности отдельно от трудовых книжек.

1.9. Ежегодно проводится проверка наличия и состояния личных дел. По факту проверки составляется соответствующая справка, приобщаемая к личному делу.

1.10. Личные дела регистрируются в книге (журнале учета личных дел).

2. Формирование и ведение личных дел

2.1. Ведение личных дел муниципальных служащих возлагается на отдел кадровой работы департамента правовой и кадровой работы аппарата администрации города Иркутска (далее - отдел кадровой работы).

2.2. При формировании личного дела в него включаются документы, отражающие процесс поступления на муниципальную службу, ее прохождение и выполнение обязанностей по должности муниципальной службы.

2.3. К личному делу муниципального служащего при его оформлении приобщаются:

а) письменное заявление с просьбой о поступлении на муниципальную службу и замещении должности муниципальной службы органов местного самоуправления города Иркутска (далее - должность муниципальной службы);

б) собственноручно заполненная и подписанная гражданином Российской Федерации анкета установленной формы с приложением фотографии;

в) автобиография;

г) документы о прохождении конкурса на замещение вакантной должности муниципальной службы (если гражданин назначен на должность по результатам конкурса);

д) копия паспорта и копии свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния;

е) копия трудовой книжки или документа, подтверждающего прохождение военной или иной службы;

ж) копии документов о профессиональном образовании, профессиональной переподготовке, повышении квалификации, стажировке, присвоении ученой степени, ученого звания (если таковые имеются);

з) копии решений о награждении государственными наградами Российской Федерации, Почетной грамотой Президента Российской Федерации, об объявлении благодарности Президента Российской Федерации, присвоении почетных, воинских и специальных званий, присуждении государственных премий (если таковые имеются);

и) копии документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);

к) копия страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования;

л) копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе физического лица по месту жительства на территории Российской Федерации;

м) медицинское заключение установленной формы об отсутствии у гражданина заболевания, препятствующего поступлению на муниципальную службу или ее прохождению;

н) сведения о своих доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера, а в случаях предусмотренных законодательством также сведения о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера своих супруги (супруга) и несовершеннолетних детей;

о) справка о результатах проверки достоверности и полноты представленных при поступлении на муниципальную службу сведений о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера;

п) экземпляр трудового договора;

р) копия распорядительного акта руководителя органа местного самоуправления города Иркутска или лица, которому делегировано право оформления поступления на муниципальную службу о назначении на должность муниципальной службы.

с) копия должностной инструкции

2.4. К личному делу муниципального служащего при прохождении муниципальной службы приобщаются:

а) копия страхового медицинского полиса обязательного медицинского страхования граждан;

б) экземпляры письменных дополнительных соглашений, которыми оформляются изменения и дополнения, внесенные в трудовой договор;

в) копии распорядительного акта руководителя органа местного самоуправления города Иркутска или лица, которому делегировано право оформления поступления на муниципальную службу о переводе муниципального служащего на иную должность муниципальной службы;

г) аттестационный лист муниципального служащего, прошедшего аттестацию, отзыв об исполнении им должностных обязанностей за аттестационный период, другие документы, связанные с прохождением аттестации;

д) копии документов о присвоении муниципальному служащему классного чина;

е) копии документов о включении муниципального служащего в кадровый резерв, а также об исключении его из кадрового резерва;

ж) копии решений о поощрении муниципального служащего, а также о наложении на него дисциплинарного взыскания до его снятия или отмены;

з) копии документов о назначении служебной проверки, ее результатах, об отстранении муниципального служащего от замещаемой должности муниципальной службы;

и) документы, связанные с оформлением допуска к сведениям, составляющим государственную или иную охраняемую законом тайну, если исполнение обязанностей по замещаемой должности муниципальной службы связано с использованием таких сведений;

к) сведения о своих доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера, а в случаях предусмотренных законодательством также сведения о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера своих супруги (супруга) и несовершеннолетних детей;

л) справка о результатах проверки достоверности и полноты представленных муниципальным служащим сведений о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера, а также сведений о соблюдении муниципальным служащим ограничений, установленных федеральными законами;

м) справка о проверке наличия и состояния личного дела;

н) копия распорядительного акта руководителя органа местного самоуправления города Иркутска или лица, которому делегировано право оформления поступления на муниципальную службу об освобождении муниципального служащего от замещаемой должности муниципальной службы, о прекращении трудового договора.

2.5. В личное дело муниципального служащего вносятся также письменные объяснения муниципального служащего, если такие объяснения даны им после ознакомления с документами своего личного дела.

2.6. К личному делу муниципального служащего приобщаются иные документы, предусмотренные федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

2.7. Анкета, представляющая собой перечень вопросов о биографических данных, образовании, выполняемой работе с начала трудовой деятельности, семейном положении и др., заполняется собственноручно при поступлении на муниципальную службу. На все вопросы даются полные ответы без каких-либо сокращений, прочерков, исправлений и помарок в строгом соответствии с записями, которые содержатся в личных документах.

2.8. Муниципальный служащий отдела кадровой работы, ответственный за учет и хранение личных дел муниципальных служащих, принимая анкету, проверяет полноту ее заполнения и правильность указанных сведений в соответствии с предъявляемыми документами и заверяет анкету печатью, подписью и датой.

2.9. Автобиография составляется при поступлении на муниципальную службу собственноручно в одном экземпляре, в произвольной форме, разборчиво.

2.10. Документы, приобщенные к личному делу муниципального служащего, брошюруются, страницы нумеруются, к личному делу прилагается опись.

2.11. Внутренняя опись документов, включаемых в личное дело, заполняется одновременно с формированием личного дела и затем заполняется при каждом внесении в личное дело новых документов.

2.12. При нумерации листов личного дела листы внутренней описи нумеруются отдельно.

2.13. Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи и даты закрытия описи.

2.14. Все находящиеся в личном деле документы должны быть подписаны, а копии заверены в установленном порядке.

2.15. Личное дело муниципального служащего ведется на протяжении всей муниципальной службы. Изменения, вносимые в личное дело, должны быть подтверждены соответствующими документами.

2.16. Обо всех изменениях анкетно-биографических, учетных и персональных данных (паспортных, адресных, данных об образовании, о повышении квалификации, постановке и снятии с воинского учета, присвоении степеней, званий и других) муниципальный служащий обязан в течение 5 рабочих дней сообщать в отдел кадровой работы.

2.17. Все документы, которые приобщаются в личное дело, должны располагаться в хронологическом порядке в порядке их поступления.

2.18. В личное дело не должны включаться документы, имеющие временные сроки хранения (копии распорядительных актов об отпусках, различные справки и материалы, которые по своему содержанию не характеризуют деятельность муниципального служащего).

2.19. Личные дела муниципальных служащих хранятся в металлических сейфах, запирающихся на ключ, поскольку в них содержатся персональные данные и конфиденциальная информация.

2.20. Личные дела могут выдаваться во временное пользование руководителю органа местного самоуправления города Иркутска или лицу, которому делегировано право оформления поступления на муниципальную службу. По письменному указанию руководителя органа местного самоуправления города Иркутска, заместителя мэра - руководителя аппарата администрации города Иркутска (для работников администрации города Иркутска), личное дело может выдаваться во временное пользование представителям, защищающим интересы органа местного самоуправления города Иркутска в суде. Для контроля за своевременным возвратом личных дел, выданных или высланных во временное пользование, используется контрольная карточка, которая заполняется на каждое выданное дело (Приложение N 2). Вице-мэр, заместители мэра, руководители самостоятельных структурных подразделений администрации г.Иркутска могут знакомиться в отделе кадровой работы только с личными делами муниципальных служащих курируемых ими структурных подразделений.

2.21. При работе с личным делом, выданным для ознакомления, запрещается производить какие-либо исправления в ранее сделанных записях, вносить в него новые, извлекать из личного дела имеющиеся там документы или помещать в него новые, разглашать содержащиеся в нем конфиденциальные сведения.

2.22. Личное дело муниципального служащего на руки ему во временное пользование не выдается. Муниципальный служащий имеет право на ознакомление со всеми материалами своего личного дела в отделе кадровой работы. В соответствии с Трудовым Кодексом Российской Федерации муниципальный служащий имеет право на получение копии любого документа, содержащегося в его личном деле, на основании письменного заявления, направленного руководителю органа местного самоуправления города Иркутска, заместителю мэра- руководителю аппарата администрации города Иркутска (для работников администрации города Иркутска). Копии документов должны быть заверены надлежащим образом, и предоставляться работнику безвозмездно в течение трех дней со дня подачи заявления.

2.23. При подготовке личных дел к передаче на хранение в листе-заверителе дела составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в личное дело листов и количество листов внутренней описи.

2.24. Личные дела муниципальных служащих, уволенных с муниципальной службы, хранятся отделом кадровой работы в течение 10 лет со дня увольнения с муниципальной службы, после чего передаются на хранение в муниципальный архив города Иркутска.

2.25. Личные дела муниципальных служащих, уволенных с муниципальной службы, хранятся в муниципальном архиве города Иркутска 75 лет.

2.26. Ведение нескольких личных дел на одного муниципального служащего не допускается.

2.27. Если на муниципальную службу поступит лицо, ранее состоящее на муниципальной службе, то материалы его архивного дела подлежат передаче в отдел кадровой работы для приобщения к новому личному делу.

2.28. Личные дела муниципальных служащих, содержащие сведения, составляющие государственную тайну, хранятся отделом кадровой работы в соответствии с законодательством Российской Федерации о государственной тайне.

2.29. При ликвидации органа местного самоуправления города Иркутска, в которых муниципальный служащий замещал должность муниципальной службы, его личное дело передается на хранение в орган местного самоуправления, которым переданы функции ликвидированных органа местного самоуправления города Иркутска или их правопреемникам.

3. Обязанности и ответственность

3.1. В обязанности отдела кадровой работы входит:

а) приобщение документов, указанных в пунктах 2.3, 2.4, 2.5 настоящего Положения, к личным делам муниципальных служащих;

б) обеспечение сохранности личных дел муниципальных служащих;

в) проверка соответствия сведений, вносимых в личное дело, документам, предъявляемым гражданином при поступлении на муниципальную службу;

г) обеспечение конфиденциальности сведений, содержащихся в личных делах муниципальных служащих, в соответствии с Федеральным законом, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также в соответствии с настоящим Положением;

д) ознакомление муниципального служащего с документами своего личного дела не реже одного раза в год, а также по просьбе муниципального служащего и во всех иных случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

3.2. Муниципальные служащие отдела кадровой работы, уполномоченные на ведение и хранение личных дел муниципальных служащих, могут привлекаться в соответствии с законодательством Российской Федерации к дисциплинарной и иной ответственности за разглашение конфиденциальных сведений, содержащихся в указанных личных делах, а также за иные нарушения порядка ведения личных дел муниципальных служащих, установленного настоящим Положением.

Заместитель мэра - руководитель аппарата администрации города Иркутска

Е.Е.Войцехович

Начальник отдела кадровой работы

Т.И.Красивых