Распоряжение мэра города Иркутска от 30 мая 1997 г. N 773-Р "О регламенте работы администрации г.Иркутска"

С изменениями и дополнениями от:

11 сентября 1997 г., 6 марта, 21 мая, 26 августа 1998 г., 10 июня 1999 г., 9 декабря 2003 г.

В целях повышения эффективности деятельности администрации г. Иркутска, руководствуясь ст.26 Федерального Закона "Об общих принципах организации местного самоуправления в РФ", ст.ст.13, 17 Федерального Закона "О статусе депутата Совета Федерации и статусе депутата Государственной Думы ФС РФ", ст.ст.13, 18 Закона Иркутской области "О статусе депутата Законодательного Собрания Иркутской области", ст.ст.24, 25, 32 Устава городского самоуправления в г.Иркутске:

ГАРАНТ:

Распоряжением мэра г.Иркутска от 10 июня 1999 г. N 031-10-551/9 пункты 1 (за исключением приложения 3 к Регламенту работы администрации г.Иркутска), 2 настоящего Распоряжения признаны утратившими силу

1. Утвердить регламент работы администрации г.Иркутска (приложение N 1).

2. Утвердить состав Высшего административного комитета (приложение N 2).

3. Заместителям мэра Ощерину Л.А., Берлиной Л.М. Дубровину С.И., Попову В.В., Рютиной Т.И., Мальцеву Е.Л., Перминову А.Н., Мутовину С.П., Хиценко Н.С., Шубину В.М., Козыкину В.В., начальнику городского финансового управления Бондаренко А.И. обеспечить исполнение требований настоящего регламента в подчиненных департаментах, управлениях и отделах.

4. Считать утратившим силу распоряжения мэра г.Иркутска N 493-р от 03.08.94 "О Высшем административном комитете администрации города", N 125р от 7.02.95 "О регламенте работы администрации г.Иркутска", N 1793-р от 04.12.96 "О внесении изменений в Регламент работы единой администрации г. Иркутска", п. 1 распоряжения главы администрации г.Иркутска N 174-р от 20.05.94 "О мерах по исполнению ФЗ "О статусе депутата Совета Федерации и статусе депутата Государственной Думы ФС РФ", п. 1 распоряжения мэра г. Иркутска N 1478-р от 18.12.95 "О мерах по исполнению Закона Иркутской области "О статусе депутата Законодательного Собрания Иркутской области".

5. Контрольному отделу (Тихонова) внести информационную справку в оригиналы распоряжений:

- N 493-р от 3.08.94, N 125-р от 7.02.95 и N 1793-р от 4.12.96 о дате признания их утратившими силу;

- N 174-р от 20.05.97 и N 1478-р от 18.12.95 о дате внесения в них изменений.

6. Контроль за исполнением распоряжений возложить на руководителя аппарата мэра Берлину Л.М.

Мэр г.Иркутска

Б.А. Говорин

ГАРАНТ:

Распоряжением мэра г.Иркутска от 10 июня 1999 г. N 031-10-551/9 пункт 1 (за исключением приложения 3 к Регламенту работы администрации г.Иркутска) настоящего Распоряжения, утверждающий данный Регламент, признан утратившим силу

Регламент

работы администрации г.Иркутска

(с изменениями от 11 сентября 1997 г., 6 марта, 21 мая, 26 августа 1998 г.)

1. Общие положения

1.1. Администрация г. Иркутска является органом городского самоуправления, осуществляющим исполнительные и распорядительные функции.

В состав городской администрации входят МЭР, вице-мэр, заместители мэра, а также структурные подразделения, реализующие исполнительные и распорядительные ФУНКЦИИ в конкретной сфере управления.

1.2. Высшим должностным лицом городского самоуправления является глава городского самоуправления - мэр города Иркутска, который руководит деятельностью администрации города, утверждает структуру и штаты администрации города, назначает и освобождает от должности: руководителей структурных подразделений администрации города, определяет их полномочия.

1.3. Администрация г.Иркутска в своей деятельности руководствуется Конституцией РФ, законами РФ и Иркутской области, Уставом Иркутской области и, Уставом городского самоуправления в г.Иркутске и другими нормативными актами.

1.4. Администрация г. Иркутска осуществляя практическую деятельность:

- разрабатывает и представляет Мэру города проект городского бюджета и отчет об его исполнении, проекты программ социально-экономического развития города и проекты нормативно-правовых актов по вопросам городского самоуправления;

- обеспечивает исполнение городского бюджета, программ социально-экономического развития территории города и правовых актов органов городского самоуправления;

- контролирует деятельность физических и юридических лиц в области рационального и целевого использования городских земель, благоустройства и застройки территории города, транспортных перевозок городского значения, торгового и бытового обслуживания населения, охраны окружающей среды:

- руководит муниципальным здравоохранением, дошкольным, школьным и профессиональным образованием и эксплуатацией муниципального жилищного фонда, объектов коммунального и дорожного хозяйства и другими муниципальными предприятиями, учреждениями;

- обеспечивает охрану общественного порядка на территории города, создает за счет городского бюджета дополнительные подразделения милиции и общественной безопасности, содействует социальной защите жителей города, развитию физкультуре и спорта, исторических, национальны и культурных традиций города;

- осуществляет управление объектами муниципальной собственности и реализует иные полномочия, отнесенные законодательством к компетенции администрации города;

- осуществляет полномочия, переданные администрации города на основании закона на договорной основе органами государственной власти, органами местного самоуправления других муниципальных образований.

1.5. Администрация города осуществляет организационно-техническое, юридическое, информационное и хозяйственное обеспечение городской Думы г. Иркутска - представительного органа городского самоуправления.

II. Организация работы администрации города

2. 1. Высший Административный комитет администрации г.Иркутска.

2.1.1. Высший Административный комитет (далее по тексту комитет) создается мэром города и является коллегиальным совещательным органом. на заседании комитета может быть обсужден любой вопрос, входящий в компетенцию администрации г.Иркутска.

2.1.2. Комитет возглавляет мэр города, а в его отсутствие - вице-мэр.

Персональный состав Комитета утверждается мэром города.

Мэр города, а в его отсутствие вице-мэр, вправе поручать ведение заседания комитета заместителям мэра.

2.1.3. В работе Комитета принимают обязательное участие:

- заместитель председателя Комитета по городскому обустройству,

- заместитель руководителя аппарата;

- заведующий контрольным отделом;

- заведующий юридическим отделом;

- руководитель пресс-центра.

2.1.4. В работе Комитета вправе принимать участие депутаты городской Думы, прокурор города, начальник городской налоговой инспекции, представители общественных организаций, средств массовой информации (по согласованию с председателем Комитета по городскому самоуправлению и связям с общественностью), жители г.Иркутска.

2.1.5. Мэр, а в его отсутствие вице-мэр, вправе назначить закрытое заседание Комитета.

На закрытом заседании Комитета присутствуют только члены Комитета.

2.1.6. Заседания Комитета проводятся еженедельно.

Мэр города, а в его отсутствие вице-мэр, вправе отменить, перенести очередное заседание Комитета или назначить дополнительное.

2.1.7. Работа Комитета строится на основе квартальных планов, утверждаемых Мэром города.

2.1.8. Проект повестки дня заседания Комитета формируется не позднее, чем за 8 календарных дней до заседания.

Проект повестки Формируется в соответствии с планом работы Комитета, постановлениями, распоряжениями, поручениями, оперативными резолюциями мэра города, вице-мэра и предложениями заместителя мэра, одобренными мэром, а в его отсутствие вице-мэром.

2.1.9. Всем должностным лицам, ответственным за подготовку вопросов, включенных в проект повестки дня заседания Комитета, контрольный отдел направляет уведомление не позднее, чем за 8 дней до дня заседания.

2.1.10. Не позднее, чем за 6 дней до дня заседания помощники председателей Комитетов информируют контрольный отдел о готовности вопросов, включенных в проект повестки дня заседания комитета.

2.1.11. Реализующие документы по вопросам, включенным в проект повестки дня заседания Комитета, должны быть представлены в протокольный сектор не позднее, чем за 5 дней до дня заседания до 13.00.

После 13.00 документы принимаются протокольным сектором только с разрешения руководителя аппарата.

К документам в обязательном порядке прилагается информационная справка с указанием:

- Ф.И.О. и должности докладчика;

- времени доклада;

- времени обсуждения;

- списка приглашенных (Ф.И.О. и должность).

Оповещение приглашенных возлагается на должностных лиц, ответственных за подготовку вопроса.

При приеме документов работник протокольного сектора проверяет оформление документов в соответствии с настоящим Регламентом и инструкцией по делопроизводству.

2.1.12. Исключение вопросов из повестки дня заседания комитета, изменение срока их рассмотрения производится мэром города или вице-мэром на основании мотивированных докладных записок заместителей мэра.

Докладные записки об исключении вопросов из проекта повестки дня заседания Комитета, изменении сроков их рассмотрения должны быть представлены в контрольный отдел не позднее, чем за 5 дней до заседания.

2.1.13. За 2 дня до заседания руководитель аппарата составляет повестку дня заседания комитета и представляет ее на согласование Мэру города, а в его отсутствие - вице-мэру.

2.1.14. Тиражирование документов и формирование папок для членов Комитета, прокуратуры, депутата-координатора, пресс-центра, юридического и контрольного отделов осуществляет протокольный сектор за 2 дня до заседания и до 16.00 передает в сектор делопроизводства.

Рассылку папок членам и участникам заседания Комитета осуществляет сектор делопроизводства за 2 дня до заседания.

2.1.15. Заседания Комитета оформляются рабочими протоколами работниками протокольного сектора, ведется запись на магнитофонную пленку, которая хранится в течение 3-х месяцев со дня заседания.

2.1.16. Поручения, данные на заседании Комитета, оформляются протокольным сектором, на следующий день после заседания рассылаются исполнителям сектором делопроизводства.

2.1.17. Руководитель пресс-центра в установленном порядке оперативно информирует население города о вопросах, рассмотренных на заседании Комитета.

2.2. Планирование работы администрации города

ГАРАНТ:

Распоряжением мэра г.Иркутска от 6 марта 1998 г. N 031-10-177/8 в пункте 2.2.1 настоящего Регламента слова "комитета и месячными планами работы комитетов администрации города" заменены словами "Высшего Административного комитета и комитетов администрации города"

2.2.1. Деятельность администрации осуществляется в соответствии с программами социально-экономического развития города, квартальными планами работы Высшего Административного комитета и комитетов администрации города.

2.2.2. Квартальный план работы Комитета разрабатывается исходя из плана работы городской Думы г. Иркутска, предложений комитетов администрации города, постановлений, распоряжений и поручений мэра города и вице-мэра, а также иных документов.

2.2.3. Предложения в план работы комитета должны быть представлены в контрольный отдел не позднее 5-го числа месяца, предшествующего очередному кварталу,

2.2.4. Контрольный отдел обобщает представленные материалы, готовит проект плана работы Комитета, согласовывает его с ответственными исполнителями и заместителями мэра и представляет его на рассмотрение руководителя аппарата не позднее 15-го числа месяца, предшествующего очередному кварталу.

2.2.5. После согласования с вице-мэром руководитель аппараты вносит проект плана Комитета на заседание Комитета в последнюю среду месяца, предшествующего очередному кварталу, информирует мэра, Комитет о выполнении плана предыдущего квартала.

2.2.6. Ответственность за выполнение плана работы Комитета, несут заместители мэра в соответствии с распределением обязанностей.

Общий контроль за выполнением плана работы Комитета возлагается на аппарат мэра.

ГАРАНТ:

Распоряжением мэра г.Иркутска от 6 марта 1998 г. N 031-10-177/8 в пункте 2.2.7 настоящего Регламента слово "Месячные" заменено словом "квартальные"

2.2.7. Квартальные планы работы комитетов администрации города разрабатываются исходя из программ социально-экономического развития города, решений городской Думы, плана работы Комитета, постановлений, распоряжений, иных документов мэра.

ГАРАНТ:

Распоряжением мэра г.Иркутска от 6 марта 1998 г. N 031-10-177/8 абзац 1 пункта 2.2.8 настоящего Регламента исключен

2.2.8. Председатели комитетов по управлению округами представляют план работы в контрольный отдел 20-го числа месяца, предшествующего планируемому периоду.

ГАРАНТ:

Распоряжением мэра г.Иркутска от 6 марта 1998 г. N 031-10-177/8 абзац 2 пункта 2.2.8 настоящего Регламента в предыдущей редакции считается абзацем 1 и изложен в новой редакции

См. текст абзаца в предыдущей редакции

2.2.8. Планы работы комитетов по управлению округами согласовываются с председателями Комитета по городскому обустройству, Комитета по делам горожан, Комитета по экономике и финансам, Комитета по потребительскому рынку и Комитета по управлению муниципальным имуществом (далее по тексту отраслевые комитеты), руководителем, аппарата мэра и вице-мэром.

ГАРАНТ:

Распоряжением мэра г.Иркутска от 6 марта 1998 г. N 031-10-177/8 пункт 2.2.8 настоящего Регламента дополнен абзацами 2-4

Планы работы отраслевых комитетов согласовываются с председателями комитетов по управлению округами, руководителем аппарата мэра и вице-мэром.

План работы аппарата мэра согласовывается с вице-мэром.

Должностное лицо обязано в течение 2 дней рассмотреть представленный на согласование план работы.

ГАРАНТ:

Распоряжением мэра г.Иркутска от 6 марта 1998 г. N 031-10-177/8 пункт 2.2.9 настоящего Регламента исключен. Пункты 2.2.10-2.2.14 в предыдущей редакции считаются соответственно пунктами 2.2.9-2.2.13

2.2.9. Планы работы отраслевых комитетов и комитета по городскому самоуправлению и связям с общественностью согласовываются с вице мэром, председателями комитетов по управлению округами и руководителем аппарата и передаются в контрольный отдел не позднее 3-го числа первого месяца планируемого периода.

2.2.9. Замечания, высказанные в процессе согласования, оформляются в виде дополнения к плану и являются обязательными для исполнения.

ГАРАНТ:

Распоряжением мэра г.Иркутска от 6 марта 1998 г. N 031-10-177/8 пункт 2.2.10 настоящего Регламента изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

2.2.10 Планы работы комитетов администрации города и аппарата мэра, согласованные в порядке, установленном настоящим регламентом, должны быть представлены в контрольный отдел не позднее 25-ого числа последнего месяца текущего квартала для передачи их на утверждение мэру города, а в его отсутствие вице-мэру.

2.2.11. Ответственность за выполнение планов работы Комитетов администрации несут председатели комитетов.

2.2.12. Не позднее 10-го числа месяца, следующего за отчетным периодом председатель комитета представляет в контрольный отдел аппарата мэра информацию о выполнении плана.

2.2.13. Анализ исполнения планов отражается в аналитической записке контрольного отдела о состоянии исполнительской дисциплины по итогам каждого квартала.

2.3. Порядок подготовки и оформления проектов постановлений и распоряжений мэра и вице-мэра, решений городской Думы.

2.3.1. Проекты постановлений и распоряжений мэра и вице-мэра готовятся и вносятся руководителями заинтересованных комитетов.

Проекты нормативно-правовых актов готовятся и вносятся в порядке, предусмотренном Положением о нормативно-правовых актах мэра города и городской Думы.

Проекты решений городской Думы готовятся и вносятся в порядке, предусмотренном Регламентом городской Думы г.Иркутска.

2.3.2. Проект постановления или распоряжения мэра, вице-мэра, решения городской Думы должен быть кратким, законным, объективным по содержанию, не допускающим различных толкований.

Проект постановления, распоряжения мэра, вице-мэра, решения городской Думы должен состоять, как правило, из двух частей: констатирующей и постановляющей,

2.3.3. Констатирующая часть проекта содержит ссылку на нормативные акты, краткую характеристику положения дел по существу рассматриваемого вопроса, мотивы и цели принятия данного постановления, распоряжения или решения городской Думы.

2.3.4. В постановляющей части проекта необходимо, чтобы:

- предложения были реальными и конкретными, обеспечены Финансированием,

- с принятием исключалась необходимость издания дополнительных распорядительных документов по вопросам, затронутым в проекте;

- были указаны конкретные мероприятия или объемы работ, сроки исполнения и исполнители (для проектов постановлений и распоряжении - Комитет, управление или иное структурное подразделение администрации; для префекта решения городской Думы - депутат или администрация города);

- были учтены действующие нормативные правовые акты по урегулированным в проекте вопросам;

- если данный проект предусматривает отмену правовых актов, ранее принятых по рассматриваемому вопросу, то в нем указывается какой конкретно акт (или его отдельные пункты) следует считать утратившими силу:

- контроль за исполнением постановления или распоряжения мэра возлагался на должностное лицо, в компетенцию которого входит организация его исполнения.

2.3.5. К проекту в необходимых случаях в целях обоснования его прилагается справка (докладная записка) объемом не более 5 страниц с анализом состояния дел по рассматриваемому вопросу, справка подписывается руководителем структурного подразделения курирующим данный вопрос.

2.3.6. Если проект предусматривает необходимость обращения по отдельным вопросам в государственные или иные органы, к нему прилагается проект соответствующего обращения (письма). Проект обращения (письма) готовит структурное подразделение, подготовившее проект постановления, распоряжения, решения.

2.3.7. Приложения к проекту должны иметь порядковые номера и наименования.

На приложениях к проекту ставится виза лица, подготовившего их, после чего приложения подписываются заместителем мэра курирующим данный вопрос.

2.3.8. Все проекты должны иметь подпись исполнителя проекта, визу руководителя структурного подразделения, подготовившего проект, и заместителя мэра в соответствии с распределением обязанностей, депутата, участвующего в подготовке проекта решения городской Думы.

2.3.9. Согласование с проектом оформляется словом в заголовке "СОГЛАСОВАНО" и визами на обратной стороне последнего листа с указанием должностей лиц, завизировавших проект, расшифровкой подписи и даты согласования.

2.3.10. Проекты, подготовленные в комитетах администрации города, имеющих в своей структуре юридические отделы, должны иметь Визу юридического отдела Комитета.

2.3.11. Проект подлежит согласованию с отделами, управлениями, Комитетами и иными организациями, перечисленными в порученческих пунктах, а также с заинтересованными органами, должностными лицами.

2.3.12. Прохождение проектов, предусматривающих предоставление земельных участков и перерегистрацию прав на ранее предоставленные земельные участки, осуществляется в соответствии с порядком утвержденным решением городской Думы.

2.3.13. Проекты, предполагающие расходование денежных средств, оперативное управление которыми осуществляет финансовое управление, предоставление земельных участков и аренду муниципальных нежилых помещении, подлежат согласованию с городским финансовым управлением.

Проекты, предполагающие расходование денежных средств на финансирование социальной поддержки населения, согласовываются также с Департаментом социальной защиты населения.

2.3.14. Проекты, предусматривающие создание, ликвидацию или реорганизацию муниципальных предприятий (организации), а также немуниципальных организаций, участие (учредителем) в Которых в установленном законом порядке принимают органы городского самоуправления, подлежат согласованию с Регистрационной палатой г. Иркутска, городским Финансовым управлением.

2.3.15. Проекты постановлений и распоряжений мэра и вице-мэра города. подлежат согласованию с юридическим отделом аппарата мэра.

Если представленный проект постановления или распоряжения в какой либо своей части противоречит действующему законодательству, то по замечанию работника юридического отдела пункт должен быть приведен в соответствие с законодательством.

2.3.16. Проекты постановлений, распоряжений мэра и вице-мэра города, подготовленные Комитетом по городскому самоуправлению и связям с общественностью, не согласовываются с юридическим отделом и руководителем аппарата мэра города, а визируются отделом муниципального законодательства и председателем Комитета по городскому самоуправлению и связям с общественностью, которые несут ответственность за соответствие проектов законодательству.

2.3.17. В случае внесения проекта постановления или распоряжения на рассмотрение Комитета, он подлежит согласованию с руководителем аппарата мэра, за исключением случаев, предусмотренных п. 2.3.16.

2.3.18. Проекты решений городской Думы о снятии с контроля подлежат согласованию в организационном отделе.

2.3.19. Проекты решений городской ДУМЫ подлежат согласованию с отделом муниципального законодательства и председателем Комитета по городскому самоуправлению и связям с общественностью.

Если представленный проект решения городской Думы в какой-либо своей части противоречит действующему законодательству, то по замечанию служащего отдела муниципального законодательства пункт должен быть приведен в соответствие с законодательством.

2.3.20. При наличии замечаний по проекту постановления, распоряжения мэра или решению городской Думы он возвращается исполнителю для проработки и устранения. В случае принципиального несогласия исполнителя с внесенными замечаниями проект с аргументированной справкой направляется вице-мэру.

ГАРАНТ:

Распоряжением мэра г.Иркутска от 21 мая 1998 г. 031-10-417/8 раздел 2.3 настоящего Регламента дополнен пунктом 2.3.21. Пункты 2.3.21-2.3.36 в предыдущей редакции считаются соответственно пунктами 2.3.22-2.3.37

2.3.21. В случае, если исполнитель считает, что к тексту подготовленного им постановления или распоряжения мэра, решения городской Думы необходимо организовать ограниченный доступ, то данный проект подлежит согласованию с руководителем аппарата мэра с обязательным приложением к нему списка должностных лиц, имеющих доступ к тексту данного постановления или распоряжения мэра, решения городской Думы.

2.3.22. Все проекты постановлений и распоряжений мэра, решений городской Думы подлежат согласованию с вице-мэром после получения всех виз и согласований, предусмотренных настоящим регламентом.

ГАРАНТ:

Распоряжением мэра г.Иркутска от 26 августа 1998 г. N 031-10-855/8 пункт 2.3.23 настоящего Регламента исключен. Пункты 2.3.24-2.3.38 в предыдущей редакции считаются соответственно пунктами 2.3.23-2.3.37

2.3.23. После получения всех согласований, предусмотренных настоящим регламентом, на проекте делается отметка работником отдела муниципального законодательства о вводе его в компьютерную базу данных или об отсутствии необходимости ввода в компьютерную базу данных.

2.3.23. Лист согласования окончательного варианта проекта постановления или распоряжения мэра, решения городской Думы должен быть оформлен в соответствии с приложениями 1, 2.

2.3.24. Должностное лицо обязано в течение 2 дней (в случае необходимости подготовки отдельного заключения, анализа большого объема документов - в течение 5 дней) выдать заключение о согласии или несогласии с проектом.

Согласие с проектом оформляется визами на обратной стороне последнего листа с указанием даты согласования.

При несогласии с проектом должностные лица излагают свои замечания в письменном виде. о чем на проекте при визировании делается отметка "Замечания прилагаются", либо пишут слово "Не согласовано" с указанием даты.

2.3.25. Проект постановления, распоряжения мэра или вице-мэра или решения городской Думы, не прошедший процедуры согласований в установленном настоящим регламентом порядке, не может быть передан на подпись мэру, внесен на рассмотрение Комитета или городской Думы.

2.3.26. На обратной стороне последнего листа проекта указывается перечень структурных подразделений администрации и сторонних организаций, которым надлежит его разослать.

ГАРАНТ:

Распоряжением мэра г.Иркутска от 6 марта 1998 г. N 031-10-177/8 раздел 2.3 настоящего Регламента дополнен пунктами 2.3.27, 2.3.28. Пункты 2.3.27-2.3.34 в предыдущей редакции считаются соответственно пунктами 2.3.29-2.3.36

2.3.27. В случае, если в проекте предусматривается предоставление земельных участков под строительство объектов, перерегистрация прав на ранее предоставленные земельные участки под строительство объектов или аренда муниципальных нежилых помещений, то к проекту в обязательном порядке должны быть приложены справки органов государственной налоговой инспекции об отсутствии задолженности перед бюджетом города по уплате налогов и иных обязательных платежей и информация из комитета по управлению соответствующим округом и муниципального унитарного предприятия жилищного хозяйства об отсутствии задолженности по арендной плате и коммунальным платежам.

2.3.28. В случае, если в проекте предусматривается внесение изменений в постановление или распоряжение мэра, решение городской Думы, то к проекту акта в обязательном порядке прилагается заверенная протокольным сектором контрольного отдела аппарата мэра копия документа, в который предполагается внести изменения.

2.3.29. Проекты постановлений и распоряжений, согласованные в порядке, установленном настоящим регламентом, передаются в протокольный сектор для внесения их на рассмотрение Комитета или для передачи на подпись мэру.

ГАРАНТ:

Распоряжением мэра г.Иркутска от 26 августа 1998 г. N 031-10-855/8 в абзаце 2 пункта 2.3.29 настоящего Регламента слова "наличие отметки работника отдела муниципального законодательства о вводе его в компьютерную базу данных" исключены

Работник протокольного сектора обязан проверить наличие виз и согласований в соответствии с настоящим регламентом и оформление текста в соответствии с ГОСТ 6.38-90, наличие отметки работника отдела муниципального законодательства о вводе его в компьютерную базу данных.

2.3.30. Проекты решений городской Думы, согласованные в порядке, установленном настоящим регламентом, передаются в организационный отдел для внесения их на рассмотрение городской Думы.

ГАРАНТ:

Распоряжением мэра г.Иркутска от 26 августа 1998 г. N 031-10-855/8 в абзаце 2 пункта 2.3.30 настоящего Регламента слова "наличие отметки работника отдела муниципального законодательства о вводе его в компьютерную базу данных" исключены

Работник организационного отдела обязан проверить наличие виз и согласований в соответствии с настоящим регламентом и оформление текста в соответствии с ГОСТ 6.38-90, наличие отметки работника отдела муниципального законодательства о вводе его в компьютерную базу данных.

ГАРАНТ:

Распоряжением мэра г.Иркутска от 21 мая 1998 г. 031-10-417/8 в абзаце 1 пункта 2.3.31 (бывшего пункта 2.3.32) настоящего Регламента слова "решение городской Думы, принятое на заседании без замечаний и подписанное главой городского самоуправления" исключены

2.3.31. Постановления и распоряжения, подписанные мэром в рабочем порядке или принятые на заседании Комитета без замечаний и подписанные мэром, решение городской Думы, принятое на заседании без замечаний и подписанное главой городского самоуправления оформляются протокольным сектором безотлагательно.

ГАРАНТ:

Распоряжением мэра г.Иркутска от 21 мая 1998 г. 031-10-417/8 пункт 2.3.31 (бывший пункт 2.3.32) настоящего Регламента дополнен абзацем 2

Решения городской Думы, принятое на заседании без замечании и подписанное главой городского самоуправления оформляются организационным отделом безотлагательно.

2.3.32. Доработка проектов постановлений и распоряжений с учетом внесенных на заседании Комитета дополнений и изменений производится должностным лицом, ответственным за подготовку вопроса в течение 3 рабочих дней после получения документа в протокольном секторе (если не установлен иной срок в ходе заседания Комитета).

ГАРАНТ:

Распоряжением мэра г.Иркутска от 26 августа 1998 г. N 031-10-855/8 в абзаце 2 пункта 2.3.32 настоящего Регламента слова "регистрации в отделе муниципального законодательства" исключены

Проекты постановлений и распоряжений, доработанные с учетом высказанных на заседании замечаний, в обязательном порядке подлежат согласованию с контрольным, юридическим отделами (за исключением случаев, предусмотренных п.2.3.16), регистрации в отделе муниципального законодательства, после чего представляются в протокольный сектор для передачи на подпись мэру.

Контроль за соблюдением сроков доработки проектов постановлений и распоряжений осуществляет протокольный сектор, который еженедельно информирует о состоянии дел заведующего контрольным отделом.

2.3.33. Доработка проектов решений городской Думы с учетом внесенных на заседании дополнений и изменений производится должностным лицом, ответственным за подготовку вопроса в течение 5 рабочих дней после получения документа в организационном отделе (если городской Думой не установлен иной срок).

ГАРАНТ:

Распоряжением мэра г.Иркутска от 26 августа 1998 г. N 031-10-855/8 в абзаце 2 пункта 2.3.33 настоящего Регламента слова "и регистрации в отделе муниципального законодательства" исключены

Распоряжением мэра г.Иркутска от 21 мая 1998 г. 031-10-417/8 в абзац 2 пункта 2.3.33 (бывшего пункта 2.3.34) настоящего Регламента внесены изменения

См. текст абзаца в предыдущей редакции

Проект решений городской Думы доработанный с учетом высказанных на заседании замечаний в обязательном порядке подлежит согласованию с отделом муниципального законодательства и руководителем аппарата и регистрации в отделе муниципального законодательства, после чего представляются в организационный отдел для передачи на подпись главе городского самоуправления.

Контроль за соблюдением сроков доработки проектов решений городской Думы осуществляет организационный отдел.

ГАРАНТ:

Распоряжением мэра г.Иркутска от 21 мая 1998 г. 031-10-417/8 в абзаце 1 пункта 2.3.34 (бывшего пункта 2.3.35) настоящего Регламента слова "решении городской Думы" исключены

2.3.34. Протокольный сектор обеспечивает тиражирование, а сектор делопроизводства осуществляет рассылку изданных мэром постановлений и распоряжений, решений городской Думы не позднее, чем в 5-дневный срок со дня подписания.

ГАРАНТ:

Распоряжением мэра г.Иркутска от 21 мая 1998 г. 031-10-417/8 абзац 2 пункта 2.3.34 (бывшего пункта 2.3.35) настоящего Регламента изложен в новой редакции

См. текст абзаца в предыдущей редакции

В случае, если постановление или распоряжение подлежит официальному опубликованию (в тексте имеется указание на официальное опубликование документа), протокольный сектор направляет копии документов в пресс-центр для официального опубликования, в организационный отдел для включения в ведомости нормативных актов органов городского самоуправления.

ГАРАНТ:

Распоряжением мэра г.Иркутска от 21 мая 1998 г. 031-10-417/8 раздел 2.3 настоящего Регламента дополнен пунктом 2.3.35 (бывшим пунктом 2.3.36). Пункты 2.3.35, 2.3.36 (бывшие пункты 2.3.36, 2.3.37) в предыдущей редакции считаются соответственно пунктами 2.3.36, 2.3.37 (бывшими пунктами 2.3.37, 2.3.38)

2.3.35. Организационный отдел обеспечивает тиражирование и осуществляет рассылку изданных решении городской Думы, не позднее, чем в 5-дневный срок со дня подписания. В случае, если решение городской Думы подлежит официальному опубликованию (в тексте имеется указание на официальное опубликование документа), организационный отдел направляет копии документов в пресс-центр для официального опубликования.

2.3.36. Распоряжения по вопросам, входящим в компетенцию, заместителей мэра, могут издаваться только в развитие и на основе постановлений мэра и решений городской Думы и подписываются ими без согласований в юридическом отделе аппарата мэра.

Регистрацию и тиражирование распоряжений заместителей мэра осуществляет протокольный сектор, а рассылку - сектор делопроизводства.

ГАРАНТ:

Распоряжением мэра г.Иркутска от 11 сентября 1997 г. N 031-10-1489/7 пункт 2.3.36 (в предыдущих редакциях пункт 2.3.37, 2.3.36, 2.3.35, 2.3.33) настоящего Регламента дополнен следующим абзацем

Копии всех решений городской Думы направляются в организационный отдел.

ГАРАНТ:

Распоряжением мэра г.Иркутска от 21 мая 1998 г. 031-10-417/8 в пункте 2.3.37 (бывшем пункте 2.3.38) настоящего Регламента слова "решений городской Думы" исключены

2.3.37. Копии постановлений и распоряжений мэра, распоряжений вице-мэра и заместителей мэра, решений городской Думы заверяются печатью протокольного сектора.

ГАРАНТ:

Распоряжением мэра г.Иркутска от 21 мая 1998 г. 031-10-417/8 раздел 2.3 настоящего Регламента дополнен пунктом 2.3.38 (бывшим пунктом 2.3.39)

2.3.38. Копии решений городской Думы заверяются печатью организационного отдела.

3. Организация документооборота

3.1. Регистрация входящей корреспонденции.

3.1.1. Вся поступающая в администрацию города корреспонденция (кроме документов секретного характера) подлежит регистрации и вводу в компьютерную базу данных:

ГАРАНТ:

Распоряжением мэра г.Иркутска от 11 сентября 1997 г. N 031-10-1489/7 в дефисе 1 пункта 3.1.1 настоящего Регламента слова "и заместителей мэра" исключены

- правовые акты органов государственной власти, документы, поступающие из судов, письма-ходатайства от юридических лиц, а также иные документы на имя мэра, вице-мэра и заместителей мэра - в секторе делопроизводства:

- жалобы и заявления граждан в администрацию города - в приемной по обращениям граждан;

- жалобы и заявления граждан в администрацию города по вопросам оказания материальной помощи - в Департаменте социальной защиты;

- жалобы на должностных лиц администрации города - в отделе кадровой работы аппарата мэра;

- обращения депутатов ФС РФ, ЗС Иркутской области, городской Думы обращения и заявления граждан, а также иная корреспонденция, адресованная в городскую Думу - в организационном отделе.

ГАРАНТ:

Распоряжением мэра г.Иркутска от 11 сентября 1997 г. N 031-10-1489/7 пункт 3.1.1 настоящего Регламента дополнен следующим дефисом

- документы на имя руководителей структурных подразделений в соответствующих структурных подразделениях.

3.1.2. При регистрации работником соответствующего структурного подразделения проверяется правильность доставки корреспонденции, полнота и наличие вложенных в конверт документов, ошибочно доставленная корреспонденция возвращается отправителю или пересылается по назначению.

3.1.3. В случае получения неправильно оформленных документов (отсутствия в них приложений, даты и номера документа, неправильной подписи или без подписи и т.п.) они возвращаются корреспонденту с сопроводительным письмом, подписанным руководителем структурного подразделения. осуществляющего регистрацию документа.

Работник, осуществляющий регистрацию входящей корреспонденции, безотлагательно готовит сопроводительное письмо с указанием причин возврата.

ГАРАНТ:

Распоряжением мэра г.Иркутска от 11 сентября 1997 г. N 031-10-1489/7 пункт 3.1.4 настоящего Регламента изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

3.1.4. Служебные записки мэра и вице-мэра после регистрации и ввода в компьютерную базу данных, рассылаются исполнителям сектором делопроизводства.

3.2. Общий порядок прохождения документов

3.2.1. Письма-ходатайства от юридических лиц, а также иные документы на имя мэра и вице-мэра направляются на исполнение заместителям мэра в соответствии с их компетенцией.

3.2.2. Все вопросы, требующие решения по поступившим документам, решаются заместителями мэра самостоятельно в пределах своей компетенции.

При необходимости заместитель мэра города информирует мэра о сути проблемы и содержании направленного им ответа, а в отдельных случаях подготавливает проект ответа, который докладывает мэру лично.

В тех случаях, когда по мнению заместителя мэра города имеется необходимость информировать мэра, заместитель мэра докладывает существо вопроса лично мэру, не позднее 5 дней со дня получения документа.

3.2.3. Заместители мэра на бланке резолюции, приложенному к поступившему документу, указывают должностных лиц, ответственных за исполнение документа или подлежащих ознакомлению с документом, сроки исполнения. На документах, требующих контроля, ставится отметка "Контроль".

3.2.4. Заместитель мэра вправе направить документ на исполнение в подведомственное структурное подразделение (если оно входит в компетенцию Комитета), либо с аргументированной запиской передать его на рассмотрение мэру или вице-мэру.

ГАРАНТ:

Распоряжением мэра г.Иркутска от 11 сентября 1997 г. N 031-10-1489/7 пункт 3.2.5 настоящего Регламента изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

3.2.5. Документы с резолюциями руководителя аппарата, председателей Комитета по делам горожан, Комитета по экономике, Комитета по потребительскому рынку и Комитета по городскому самоуправлению и связям с общественностью возвращаются в сектор делопроизводства до 12.00 для отметки в компьютерной базе данных и дальнейшей передачи их по назначению.

3.2.6. Документы, которые исполняются несколькими подразделениями, передаются им в копиях.

ГАРАНТ:

Распоряжением мэра г.Иркутска от 11 сентября 1997 г. N 031-10-1489/7 пункт 3.2.7 настоящего Регламента изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

3.2.7. В случае резолюции мэра или вице-мэра "На административный комитет" копия данного документа передается заведующему протокольным сектором.

ГАРАНТ:

Распоряжением мэра г.Иркутска от 11 сентября 1997 г. N 031-10-1489/7 в пункте 3.2.8 настоящего Регламента слова "в разносных книгах" заменены словами "с обязательным приложением реестра передаваемых документов"

3.2.8. Документы передаются в структурные подразделения администрации под расписку с обязательным приложением реестра передаваемых документов.

3.2.9. В случае резолюции мэра "Ознакомить" для ознакомления с документом каждому должностному лицу отводится не более 2 дней.

3.2.10. Любая передача документов из одного структурного подразделения в другое производится только после соответствующей отметки в секторе делопроизводства.

ГАРАНТ:

Распоряжением мэра г.Иркутска от 11 сентября 1997 г. N 031-10-1489/7 пункт 3.2.11 настоящего Регламента дополнен словами "после 17.00"

3.2.11. Доставка корреспонденции в подразделения администрации города осуществляется специально назначенными лицами. Они обязаны забирать почту в секторе делопроизводства, адресованную заместителю мэра или иному должностному лицу, ежедневно после 17.00.

3.2.12. Документы, требующие срочного рассмотрения, с грифом "срочно", правительственные телеграммы и т.п. незамедлительно передаются работником, осуществляющим регистрацию входящей корреспонденции, заместителю мэра, курирующего данное направление, с информированием мэра о поступлении данного документа с указанием исполнителя.

3.2.13. Работники администрации города несут персональную ответственность за сохранность служебных документов.

3.2.14. Порядок подготовки проектов договоров, заключения договоров и контроля за исполнением сторонами обязательств по договорам определяется мэром города.

3.3. Порядок прохождения правовых актов органов государственной власти.

3.3.1. Один экземпляр правового акта органов государственной власти направляются руководителю аппарата мэра. Важнейшие документы по принципиальным вопросам деятельности городского самоуправления передаются мэру города с соответствующей отметкой руководителя аппарата.

Остальные документы направляются заместителям мэра в соответствии с распределением обязанностей.

Второй экземпляр - передается председателю комитета по городскому самоуправлению и связям с общественностью, который обеспечивает информирование о поступивших правовых актах заместителей мэра, юридический отдел аппарата мэра.

3.3.2. Юридический отдел аппарата мэра и отдел муниципального законодательства Комитета по городскому самоуправлению и связям с общественностью подлежат ознакомлению с поступившими правовыми актами органов государственной власти в обязательном порядке и в первую очередь.

3.3.3. Ознакомление с правовыми актами органов государственной власти осуществляется только через сектор делопроизводства с обязательной отметкой в компьютерной базе данных.

3.3.4. После ознакомления сектор делопроизводства передает законы, правовые акты РФ, Иркутской области в сектор кодификации.

3.3.5. Все поступившие по линии АСДГ и СРГ документы передаются председателю Комитета по городскому самоуправлению для информирования заместителей мэра.

3.4. Порядок прохождения документов, поступающих из судебных органов.

3.4.1. Исковые заявления в суды общей компетенции и исковые заявления в арбитражный суд передаются на резолюцию руководителю аппарата мэра.

3.4.2. Документ с резолюцией возвращается в сектор делопроизводства для отметки в компьютерной базе данных и передается ответственному исполнителю.

ГАРАНТ:

Распоряжением мэра г.Иркутска от 11 сентября 1997 г. N 031-10-1489/7 в пункте 3.4.3 настоящего Регламента слова "под тем же регистрационным номером, что и исковое заявление по данному делу" исключены

3.4.3. Отзыв на исковое заявление, повестка о назначении даты слушания по делу, решение суда общей компетенции, кассационная жалоба, надзорная жалоба регистрируются в секторе делопроизводства под тем же регистрационным номером, что и исковое заявление по данному делу и передаются ответственному исполнителю.

ГАРАНТ:

Распоряжением мэра г.Иркутска от 11 сентября 1997 г. N 031-10-1489/7 в пункте 3.4.4 настоящего Регламента слова "под тем же регистрационным номером, что и исковое заявление в арбитражный суд по данному делу" исключены

3.4.4. Определение о назначении дела к производству, решение арбитражного суда, апелляционная жалоба, кассационная жалоба регистрируются в секторе делопроизводства под тем же регистрационным номером, что и исковое заявление в арбитражный суд по данному делу и передаются ответственному исполнителю.

3.5. Порядок прохождения обращений депутатов ФС РФ, ЗС Иркутской области, городской Думы, обращений и заявлений граждан и иной корреспонденции, адресованной в городскую Думу.

3.5.1. Все зарегистрированные в течение дня документы передаются мэру города.

3.5.2. Мэр на бланке резолюции, приложенному к поступившему документу, указывает должностных лиц, ответственных за исполнение или подлежащих ознакомлению с документом, сроки исполнения.

3.5.3. Работники организационного отдела осуществляют тиражирование и передачу документов исполнителям в соответствии с резолюцией мэра.

В случае резолюции "На административный комитет" копия данного документа передается в контрольный отдел.

3.6. Порядок оформления исходящих документов.

3.6.1. Все исходящие и внутренние документы оформляются в соответствии с Инструкцией по делопроизводству (приложение 3).

3.6.2. Проекты ответов в органы государственной власти и управления подлежат визированию в юридическом отделе аппарата мэра и направляются по принадлежности за подписью мэра или вице-мэра, за исключением подготовленных Комитетом по городскому самоуправлению и связям с общественностью, которые визируются в отделе муниципального законодательства и председателем Комитета по городскому самоуправлению и связям общественностью.

ГАРАНТ:

Распоряжением мэра г.Иркутска от 11 сентября 1997 г. N 031-10-1489/7 раздел 3.6 настоящего Регламента дополнен пунктом 3.6.3. Пункты 3.6.3-3.6.6 в предыдущей редакции считаются соответственно пунктами 3.6.4-3.6.7

3.6.3. Мэр города лично подписывает решения по предложениям, заявлениям, жалобам, поступившим повторно по тому же вопросу, либо направленным для разрешения в администрацию города уполномоченными государственных органов и должностными лицами, а также по иным предложениям, заявлениям, жалобам граждан с учетом важности и значимости дела.

Заместители мэра - председатели комитетов лично подписывают все принятые решения по предложениям, заявлениям, жалобам, поступившим на имя мэра, исключив случаи делегирования права подписи указанных решений руководителями или иными лицами подчиненных структурных подразделений, за исключением случаев исполнения ими обязанностей председателя комитета в установленном порядке".

ГАРАНТ:

Распоряжением мэра г.Иркутска от 11 сентября 1997 г. N 031-10-1489/7 в абзаце 1 пункта 3.6.4 настоящего Регламента слова "и заместителей мэра" исключены

3.6.4. Исходящие документы за подписью мэра, вице-мэра и заместителей мэра подлежат регистрации в компьютерной базе данных сектора делопроизводства.

Второй экземпляр документа, копия сопутствующих материалов и документ-запрос, остаются в канцелярии.

3.6.5. Работники сектора делопроизводства проверяют правильность оформления в соответствии с Инструкцией по делопроизводству предназначенных для отправки документов, полноту вложения и отправляют их в тот же день.

ГАРАНТ:

Распоряжением мэра г.Иркутска от 11 сентября 1997 г. N 031-10-1489/7 в абзаце 1 пункта 3.6.6 настоящего Регламента слова "заместителей председателей комитетов" заменены словами "заместителей мэра, их заместителей"

3.6.6. Исходящие документы за подписью заместителей мэра, их заместителей, начальников управлений и их заместителей, заведующих отделов и их заместителей подлежат регистрации в соответствующих структурных подразделениях.

ГАРАНТ:

Распоряжением мэра г.Иркутска от 11 сентября 1997 г. N 031-10-1489/7 абзац 2 пункта 3.6.6 настоящего Регламента исключен

Если данный документ является ответом на запрос, поступивший в администрацию, то в компьютерной базе сектора делопроизводства необходим сделать соответствующую отметку.

3.6.7. Все законченные делопроизводством документы хранятся в соответствии с номенклатурой дел.

3.7. Организация машинописных и копировально-множительных работ.

3.7.1. Все передаваемые в печать документы должны быть оформлены с учетом требований настоящего Регламента и инструкции по делопроизводству, тщательно отредактированы и написаны темными чернилами.

Документы, написанные исполнителем неразборчиво, с большим количеством поправок, исполненные карандашом, в печать не принимаются.

3.7.2. Материалы объемом не более 1 печатного листа, телеграммы печатаются в структурных подразделениях.

3.7.3. Тиражирование документов производится по заказам, с разрешения начальника хозяйственного управления, заведующих контрольным, организационным и юридическим отделами, помощников заместителей мэра и регистрируется в специальной книге учета.

Заведующий копировально-множительным бюро ежемесячно представляет письменный отчет заместителю начальника хозяйственного управления об объемах выполненных работ.

3.8. Составление номенклатуры и Формирование дел.

3.8.1. Номенклатуры дел разрабатываются структурными подразделениями, сводятся сектором делопроизводства в единую (сводную) номенклатуру дел администрации.

Сводная номенклатура дел составляется на календарный год, согласовывается с архивным отделом и утверждается руководителем аппарата администрации.

3.8.2. Номенклатура дел составляется и оформляется в соответствии с ГОСТом 6.38-20.

Каждое включенное в номенклатуру дело должно иметь строго определенный индекс, состоящий из обозначения структурного подразделения (порядкового номера дела в пределах структурного подразделения, наименование дел в пределах структурного подразделения располагаются по степени их значимости.

В каждом разделе номенклатуры дел оставляются резервные номера для внесения возникающих в течение года дел.

ГАРАНТ:

Распоряжением мэра г.Иркутска от 11 сентября 1997 г. N 031-10-1489/7 в пункте 3.8.3 настоящего Регламента слова "заведующий сектором делопроизводства" заменены словами "работник контрольного отдела, ответственный за архив"

3.8.3. По окончанию календарного года работник контрольного отдела, ответственный за архив, делает в номенклатуре дел итоговую запись о количестве заведенных дел.

3.8.4. Формирование дел осуществляется в строгом соответствии с номенклатурой дел.

Формированию в дела подлежат только исполненные документы одного календарного года, кроме переходящих дел (личные дела работников администрации).

Включаемые в дела документы должны быть оформлены в строгом соответствии с требованиями настоящего Регламента и инструкцией по делопроизводству.

Документы постоянного и временного сроков хранения Формируются в отдельные дела. В каждом деле должно быть сброшюровано не более 250 листов (30-40 мм. толщины).

Постановления и распоряжения мэра города, распоряжения вице-мэра, заместителей мэра, решения городской Думы группируются раздельно, в хронологическом порядке.

Предложения, заявления и жалобы граждан и переписка по ним формируются в дела за каждый календарный год по номерам в соответствии с картотекой.

Переписка систематизируется в хронологической последовательности, документ - ответ помешается за документом - запросом.

Документы в личных делах располагаются в следующем порядке: внутренняя опись документов, имеющихся в деле, заявление о приеме на работу, анкета, листок по учету кадров, автобиография, документ об образовании, выписка из постановлений или распоряжений администрации, приказ о назначении, перемещении, сведения о результатах аттестования, увольнении, справки и другие документы, относящиеся к данному листу.

3.8.5. Подготовка документов к последующему хранению и использованию включает экспертизу научной и практической ценности документов, оформление дел, обеспечение сохранности документов, передачу дел в архив.

Экспертиза ценности документов осуществляется назначаемой распоряжением руководителя аппарата администрации экспертной комиссии (ЭК) администрации.

Отбор дел на постоянное или долговременное хранение, выделение к уничтожению документов с истекшими сроками хранения проводят сотрудники структурных подразделений администрации, ответственные за делопроизводство.

Результаты этой работы проверяются членами ЭК и рассматриваются на заседаниях комиссии.

Отбор документов к уничтожению оформляется актом. Акты рассматриваются на заседании экспертной комиссии, подписываются председателем и членами комиссии и утверждаются заместителем руководителя аппарата мэра, а в Комитетах по управлению округами - управляющими делами. Уничтожение включенных в акт документов, производится после того, как описи на дела постоянного хранения и по личному составу за соответствующий период времени утверждены экспертной комиссией.

Отобранные к уничтожению документы измельчаются и передаются на переработку.

3.8.6. Дела постоянного и долговременного хранения (свыше 10 лет) должны быть подшиты в твердую обложку, листы в них нумеруются, к этим делам составляется внутренняя опись, которая помешается в начале дела.

Обложка при заведении этих дел оформляется в соответствии с ГОСТом 1914-72. На обложках дел должны быть отражены следующие реквизиты:

- полное название администрации и ее подразделения;

- номер по номенклатуре (он проставляется и на корешке дела);

- заголовок дела;

- дата (год или крайние даты начала и окончания дела);

- срок хранения;

- количество листов;

- номер фонда, описи, дела по описи.

Все эти данные, кроме двух последних пунктов, указываются на обложках при заведении дел.

В конце дела на отдельном листе архивариусом делается заверительная надпись.

Если дело делится на тома, каждый том имеет самостоятельную нумерацию.

Дела временного хранения (до 10 лет включительно) формируются на скоросшивателях, внутренние описи не составляются, учет ведется по номенклатуре дел.

3.8.7. Дела с грифом "Для служебного пользования" выдаются под расписку. Выдавать дела для работы на дому запрещается.

3.8.8. Дела постоянного и долговременного хранения (свыше 10 лет) через год после завершения их делопроизводством в структурных подразделениях передаются в архив.

Работник сектора делопроизводства, ответственный за ведение архива расписывается в приеме дел на всех экземплярах описей, указывая дату приема и количество принятых дел. Один экземпляр описей возвращается в структурное подразделение, остальные хранятся в архиве. До передачи в областной государственный архив документы постоянного хранения в течение 3 лет находятся в администрации города, документы по личному составу хранятся в администрации 75 лет.

4. Организация контроля в администрации города

4.1. Система контроля

4.1.1. Основной целью системы контроля является обеспечение эффективности управления городским хозяйством на основе систематической проверки исполнения документов и принятия своевременных мер по их безусловному выполнению, повышение ответственности и исполнительской дисциплины руководителей и специалистов администрации города, а также поощрение качественной работы.

4.1.2. Основные задачи системы контроля:

- непосредственная проверка и регулирование хода исполнения документов, своевременное выявление отклонений в сроках и объемах работ по их выполнению;

- обеспечение выполнения взятых на контроль документов;

- обеспечение мэра города своевременной информацией о ходе и результатах выполнения документов;

- систематическое повышение общего уровня исполнительской дисциплины, поощрение качественной работы.

4.1.3. Система контроля исполнения документов включает в себя:

- постановку на контроль;

- организацию контроля за сроками исполнения;

- проверку хода и качества исполнения;

- снятие с контроля;

- учет и анализ результатов исполнительской дисциплины;

- предложения по депремированию.

4.1.4. Общее руководство системой контроля в администрации города осуществляет мэр города.

Организационное руководство системой контроля возлагается на руководителя аппарата мэра и председателя Комитета по городскому самоуправлению и связям с общественностью.

Организационное обеспечение системы контроля возлагается на контрольный и организационный отделы.

4.1.5. Ответственность за своевременное и качественное исполнение всех документов к структурных подразделениях администрации возлагается на их руководителей.

4.2. Постановка на контроль

ГАРАНТ:

Распоряжением мэра г.Иркутска от 11 сентября 1997 г. N 031-10-1489/7 раздел 4.2 настоящего Регламента дополнен пунктом 4.2.1. Пункты 4.2.1-4.2.18 в предыдущей редакции считаются соответственно пунктами 4.2.2-4.2.19

4.2.1 Виды контроля:

- особый контроль,

- внутренний контроль,

- повторный контроль.

Особый контроль за исполнением документов устанавливает мэр или вице-мэр (за исполнением решений городской Думы - председатель Комитета по городскому самоуправлению, и связям с общественностью) путем проставления на документе отметки "К" или слова "Контроль".

Внутренний контроль за исполнением документов устанавливает заведующий контрольным или организационным отделом путем внесения в компьютерную базу данных соответствующей отметки.

Повторный контроль за исполнением документов устанавливается в случае продления сроков исполнения документов.

4.2.2. В контрольном отделе постановке на контроль подлежат следующие документы:

ГАРАНТ:

Распоряжением мэра г.Иркутска от 11 сентября 1997 г. N 031-10-1489/7 дефис 1 пункта 4.2.2 настоящего Регламента исключен. Дефисы 2-10 в предыдущей редакции считаются дефисами 1-9

- документы органов государственной власти (с резолюцией мэра или вице-мэра "Контроль");

ГАРАНТ:

Распоряжением мэра г.Иркутска от 11 сентября 1997 г. N 031-10-1489/7 в дефисе 1 (бывшем дефисе 2) пункта 4.2.2 настоящего Регламента слова "(с отметкой вице-мэра "К")" исключены

- постановления и распоряжения мэра города (с отметкой вице-мэра "К");

- поручения мэра города;

- служебные записки мэра города;

- служебные записки вице-мэра;

ГАРАНТ:

Распоряжением мэра г.Иркутска от 11 сентября 1997 г. N 031-10-1489/7 в дефисе 5 (бывшем дефисе 6) пункта 4.2.2 настоящего Регламента слова "(с резолюцией мэра или вице-мэра "Контроль")" исключены

- письма-ходатайства от юридических лиц в адрес мэра города или вице-мэра (с резолюцией мэра города или вице-мэра "Контроль");

- обращения граждан в администрацию города;

- служебные записки руководителя аппарата;

- служебные записки юридического отдела;

ГАРАНТ:

Распоряжением мэра г.Иркутска от 11 сентября 1997 г. N 031-10-1489/7 в дефисе 9 (бывшем дефисе 10) пункта 4.2.2 настоящего Регламента слова "(с резолюцией мэра или вице-мэра "Контроль")" исключены

- иные документы (с резолюцией мэра или вице-мэра "Контроль").

4.2.3. В организационном отделе постановке на контроль подлежат следующие документы:

ГАРАНТ:

Распоряжением мэра г.Иркутска от 11 сентября 1997 г. N 031-10-1489/7 в дефисе 1 пункта 4.2.3 настоящего Регламента слова "(с отметкой председателя комитета по городскому самоуправлению и связям с общественностью "К")" исключены

- решения городской Думы (с отметкой председателя Комитета по городскому самоуправлению и общественным связям "К");

- поручения с заседаний городской Думы;

- обращения депутатов ФС РФ, ЗС Иркутской области и городской Думы г.Иркутска;

- депутатские запросы депутатов ФС РФ и ЗС Иркутской области;

- обращения граждан в городскую Думу.

ГАРАНТ:

Распоряжением мэра г.Иркутска от 11 сентября 1997 г. N 031-10-1489/7 пункты 4.2.4, 4.2.5 настоящего Регламента исключены. Пункты 4.2.6-4.2.18 в предыдущей редакции считаются соответственно пунктами 4.2.4-4.2.16

4.2.4. При тиражировании постановлений, распоряжений мэра города и решений городской Думы протокольным сектором проставляется отметка "Контроль" на каждом контролируемом документе в соответствии с отметкой вице-мэра или председателя комитета по городскому самоуправлению и связям с общественностью.

Копии контролируемых постановлений и распоряжений мэра направляются в контрольный отдел.

Копии всех решений городской Думы направляются в организационный отдел.

4.2.5. При тиражировании документов органов государственной власти и управления, писем-ходатайств от юридических лиц и иных документов сектором делопроизводства проставляется отметка "Контроль" на каждом контролируемом документе в соответствии с резолюцией мэра или вице-мэра. Копии контролируемых документов направляются в контрольный отдел.

4.2.4. На всех документах, поставленных на контроль, указываются исполнители и сроки исполнения.

4.2.5. Ответственным исполнителем считается должностное лицо или структурное подразделение администрации города, указанное в резолюции или постанавливающей части постановления или распоряжения мэра города первым.

Ответственным исполнителем решения городской Думы считается заместитель мэра - в чьем подчинении находится структурное подразделение, подготовившее данное решение.

4.2.6. Ответственный исполнитель контролирует исполнение всего документа в целом, независимо оттого, что исполнение тех или иных пунктов документа может не входить в его компетенцию.

Ответственному исполнителю принадлежит право созыва соисполнителей и получения от них необходимой информации для составления и обобщения ответа мэру города.

ГАРАНТ:

Распоряжением мэра г.Иркутска от 11 сентября 1997 г. N 031-10-1489/7 в пункте 4.2.7 (бывшем пункте 4.2.9) настоящего Регламента слова "сектор делопроизводства" исключены

4.2.7. Соисполнители в равной степени несут ответственность за качественное, своевременное исполнение документа и обязаны в сроки, намеченные ответственным исполнителем, представить ему все необходимые материалы и сведения, минуя контрольный или организационный отдел, сектор делопроизводства.

Соисполнители не вправе направлять самостоятельный ответ мэру города, минуя ответственного исполнителя. Ответственный исполнитель направляет мэру обобщенный ответ, завизированный всеми соисполнителями.

4.2.8. Замена ответственного исполнителя или передача документа на исполнение другому лицу может быть осуществлена только по резолюции мэра города или вице-мэра.

4.2.9. Перед увольнением, уходом в отпуск, отъездом в командировку исполнитель обязан передать неисполненные документы другому лицу на кого возложено исполнение обязанностей, с сообщением об этом в контрольный или организационный отделы.

4.2.10. Сроки исполнения документов могут быть типовыми и индивидуальными.

4.2.11. Типовые сроки исполнения документов применяются тогда, когда срок исполнения не указан в тексте документа либо в резолюции.

Устанавливаются следующие типовые сроки исполнения документов:

- документы органов государственной власти и управления - 1 месяц;

- постановления и распоряжения мэра города, решения городской Думы - срок исполнения оговаривается с ответственным исполнителем;

- поручения мэра - 1 месяц;

- служебные записки мэра - 15 рабочих дней;

- письма-ходатайства от юридических лиц - 1 месяц;

- обращения граждан в администрацию города - 1 месяц;

- поручения с заседаний городской Думы - 1 месяц;

- обращения депутатов ФС РФ и депутатов городской Думы г. Иркутска - 20 дней;

- обращения депутатов ЗС Иркутской области - 10 дней (в случае необходимости проведения дополнительной проверки или дополнительного изучения вопросов - 30 дней с обязательным направлением письменной информации депутату);

- запросы депутатов ФС РФ - 15 дней;

- запросы депутатов ЗС Иркутской области - в срок, установленный ЗС Иркутской области с направлением в 3-дневный срок устной или письменной информации ЗС о принятии депутатского запроса к рассмотрению;

- обращения граждан в городскую Думу - 1 месяц;

- заявления и жалобы военнослужащих и членов их семей - 7 рабочих дней;

- жалобы на неправильные действия финорганов - 5 рабочих дней;

- телеграммы, требующие срочного решения - 2 дня;

- прочие телеграммы - 10 дней;

- иные документы - 1 месяц.

В случае, если исполнение служебной записки мэра, вице мэра, руководителя аппарата, юридического отдела и поручений мэра и вице-мэра объективно невозможно в установленные настоящим регламентом сроки, мэр или вице-мэр устанавливают индивидуальные сроки в каждом конкретной случае.

4.2.12. Срок исполнения документа исчисляется с даты его регистрации в администрации, в том числе и документов, которые передаются для дальнейшего исполнения в структурные подразделения администрации города.

ГАРАНТ:

Распоряжением мэра г.Иркутска от 11 сентября 1997 г. N 031-10-1489/7 пункт 4.2.13 (бывший пункт 4.2.15) настоящего Регламента изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

4.2.13. Срок исполнения документа, стоящего на особом контроле, может быть продлен только мэром города или вице-мэром.

Срок исполнения документа, стоящего на внутреннем контроле, может быть продлен только заведующим контрольным или организационным отделом.

Срок исполнения документа может быть продлен заместителем мэра только по документам, поступившим в комитет непосредственно и адресованным заместителю мэра.

ГАРАНТ:

Распоряжением мэра г.Иркутска от 11 сентября 1997 г. N 031-10-1489/7 абзац 1 пункта 4.2.14 (бывшего пункта 4.2.16) настоящего Регламента дополнен словами "(если документ стоит на особом контроле)"

4.2.14. Продление срока исполнения должно быть оформлено в виде мотивированной докладной записки с объяснением причин невыполнения не менее чем за 5 дней до истечения срока исполнения. Докладная записка представляется в контрольный или организационный отделы для передачи на согласование мэру города или вице-мэру (если документ стоит на особом контроле).

ГАРАНТ:

Распоряжением мэра г.Иркутска от 11 сентября 1997 г. N 031-10-1489/7 в абзаце 2 пункта 4.2.14 (бывшего пункта 4.2.16) настоящего Регламента слова "п.4.2.12" заменены словами "п.4.2.11"

В случае продления сроков рассмотрения заявлений, обращений, запросов и жалоб, поступивших в администрацию города, ответственный исполнитель обязан направить заявителю промежуточный ответ в сроки, установленные п. 4.2.11.

4.2.15. Срок исполнения постановлений и распоряжений мэра города может быть продлен путем внесения в них соответствующих изменений.

ГАРАНТ:

Распоряжением мэра г.Иркутска от 11 сентября 1997 г. N 031-10-1489/7 абзац 1 пункта 4.2.16 (бывшего пункта 4.2.18) настоящего Регламента после слов "или вице-мэра" дополнен словами "(в случае особого контроля), заведующим контрольным или организационным отделами (в случае внутреннего контроля)"

4.2.16. Продление срока исполнения документа считается оформленным, если на докладной записке имеется резолюция согласия мэра города или вице-мэра (в случае особого контроля), заведующим контрольным или организационным отделами (в случае внутреннего контроля).

Продление срока исполнения постановлений и распоряжений мэра города считается оформленным, если в них внесены соответствующие изменения.

ГАРАНТ:

Распоряжением мэра г.Иркутска от 11 сентября 1997 г. N 031-10-1489/7 пункт 4.2.19 настоящего Регламента исключен

4.2.19. Контрольный или организационный отделы доводят до сведения всех исполнителей, перечисленных в резолюции и подготовившего ответ, информацию о продлении срока исполнения документа.

4.3. Организация контроля за сроками исполнения, проверка хода и качества исполнения.

4.3.1. На каждый документ, стоящий на контроле, ответственный исполнитель заводит контрольное дело, в котором накапливаются материалы о ходе исполнения документа.

ГАРАНТ:

Распоряжением мэра г.Иркутска от 11 сентября 1997 г. N 031-10-1489/7 пункт 4.3.2 настоящего Регламента исключен

4.3.2. Данные о каждом контролируемом документе заносятся в компьютерную базу данных контрольного или организационного отделов.

ГАРАНТ:

Распоряжением мэра г.Иркутска от 11 сентября 1997 г. N 031-10-1489/7 пункт 4.3.3 настоящего Регламента исключен

4.3.3. За 7 дней до истечения срока исполнения документа (в том числе и продленного) контрольный или организационный отделы направляют напоминание ответственному исполнителю об истечении срока исполнения.

Напоминание об истечении срока исполнения постановлений и распоряжений мэра города, отправляется не только ответственному исполнителю, но и исполнителю конкретного пункта.

ГАРАНТ:

Распоряжением мэра г.Иркутска от 11 сентября 1997 г. N 031-10-1489/7 пункт 4.3.4 настоящего Регламента в предыдущей редакции считается пунктом 4.3.2 и изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

4.3.2. Информация во исполнение контролируемых документов представляется в контрольный или организационный отдел.

В случае, если документ поставлен на особый контроль, то информация во исполнение документа передается на рассмотрение мэру города или вице-мэру.

ГАРАНТ:

Распоряжением мэра г.Иркутска от 11 сентября 1997 г. N 031-10-1489/7 пункт 4.3.5 настоящего Регламента в предыдущей редакции считается пунктом 4.3.3 и изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

4.3.3. Информация во исполнение постановлений и распоряжений мэра города обобщается и анализируется ответственным исполнителем, после чего представляется в контрольный отдел.

В случае, если постановление или распоряжение поставлено на особый контроль, то информация во исполнение постановления или распоряжения передается на рассмотрение мэру города или вице-мэру.

ГАРАНТ:

Распоряжением мэра г.Иркутска от 11 сентября 1997 г. N 031-10-1489/7 раздел 4.3 настоящего Регламента дополнен пунктом 4.3.4

4.3.4. Информация во исполнение решений городской Думы обобщается ответственным исполнителем, после чего представляется в организационный отдел.

В случае, если решение городской Думы поставлено на особый контроль, от информация во исполнение решения городской Думы передается на рассмотрение главе городского самоуправления.

ГАРАНТ:

Распоряжением мэра г.Иркутска от 11 сентября 1997 г. N 031-10-1489/7 пункт 4.3.6 настоящего Регламента в предыдущей редакции считается пунктом 4.3.5 и изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

4.3.5. Информация во исполнение контролируемых документов (стоящих на особом контроле) с резолюцией мэра города, или вице-мэра возвращается в сектор делопроизводства контрольного отдела или организационный отдел для отметки в компьютерной базе данных и передаче исполнителю.

Информация во исполнение контролируемых документов (стоящих на внутреннем контроле) с заключением работника контрольного или организационного отдела после отметки в компьютерной базе данных возвращается исполнителю.

ГАРАНТ:

Распоряжением мэра г.Иркутска от 11 сентября 1997 г. N 031-10-1489/7 пункт 4.3.7 настоящего Регламента в предыдущей редакции считается пунктом 4.3.6, в пункте слово "повторное" исключено

4.3.6. В случае непредоставления информации о ходе исполнения документа, в установленные сроки, контрольный отдел или организационный отдел направляет ответственному исполнителю повторное напоминание.

4.4. Снятие с контроля

4.4.1. Документ считается исполненным когда решены все поставленные в нем вопросы и задачи.

4.4.2. Основанием для снятия документов с контроля является наличие справки за подписью ответственного исполнителя, в которой излагается исполнение документа по существу (для постановлений и распоряжений мэра - по каждому пункту).

ГАРАНТ:

Распоряжением мэра г.Иркутска от 11 сентября 1997 г. N 031-10-1489/7 пункт 4.4.2 настоящего Регламента дополнен следующим абзацем

Устная информация ответственного исполнителя не является основанием для снятия документа с контроля.

ГАРАНТ:

Распоряжением мэра г.Иркутска от 11 сентября 1997 г. N 031-10-1489/7 пункт 4.4.3 настоящего Регламента изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

4.4.3. Справка об исполнении документа представляется в контрольный или организационный отдел для согласования.

4.4.4. Контрольный или организационный отделы вправе возвратить ответственному исполнителю на доработку ответы или справку об исполнении документа, не отвечающие требованиям настоящего регламента и не содержащие информации о разрешении по существу всех поставленных вопросов.

ГАРАНТ:

Распоряжением мэра г.Иркутска от 11 сентября 1997 г. N 031-10-1489/7 пункт 4.4.5 настоящего Регламента изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

4.4.5. Документ, стоящий на особом контроле, снимается с контроля если на справке об исполнении имеется резолюция мэра или вице-мэра "Снять с контроля" или "В дело".

Документ, стоящий на внутреннем контроле, снимается с контроля если на оправке об исполнении имеется резолюция заведующего контрольным или организационным отделом "Снять с контроля" или "В дело".

Датой снятия с контроля считается дата резолюции.

4.4.6. Основанием для снятия с контроля решения городской Думы является проект решения подготовленный ответственным исполнителем.

После получения всех согласований, предусмотренных настоящим регламентом ответственный исполнитель вносит проект решения о снятии с контроля на рассмотрение депутатов городской Думы.

Решение городской Думы снимается с контроля в случае принятия соответствующего решения городской Думы.

ГАРАНТ:

Распоряжением мэра г.Иркутска от 11 сентября 1997 г. N 031-10-1489/7 пункт 4.4.6 настоящего Регламента дополнен следующим абзацем

Датой снятия с контроля решения городской Думы является дата регистрации решения о снятии с контроля.

ГАРАНТ:

Распоряжением мэра г.Иркутска от 11 сентября 1997 г. N 031-10-1489/7 пункт 4.4.7 настоящего Регламента исключен. Пункты 4.4.8-4.4.9 в предыдущей редакции считаются соответственно пунктами 4.4.7-4.4.8

4.4.7. Контрольный или организационный отдел доводит до сведения всех исполнителей информацию о том, что документ снят с контроля.

4.4.7. Снятию с контроля может подлежать документ, полное или частичное исполнение которого не может быть возможным в связи с изменением социально-экономических условий, изменением или отменой правовых актов высших органов власти и управления, во исполнение которых был принят тот или иной документ.

ГАРАНТ:

Распоряжением мэра г.Иркутска от 11 сентября 1997 г. N 031-10-1489/7 в пункте 4.4.8 (бывшем пункте 4.4.9) настоящего Регламента слова "в п. 4.2.12, независимо от наличия продления срока исполнения" исключены

4.4.8. Документ, исполненный в сроки свыше установленных в п. 4.2.12, независимо от наличия продления срока исполнения, считается исполненным с нарушением срока исполнения.

4.5. Учет и анализ результатов исполнительской дисциплины.

ГАРАНТ:

Распоряжением мэра г.Иркутска от 11 сентября 1997 г. N 031-10-1489/7 в пункте 4.5.1 настоящего Регламента слово "ежемесячно" заменено словом "ежедневно"

4.5.1. Заместители мэра ежедневно информируются контрольным и организационными отделами о состоянии исполнения контрольных документов.

4.5.2. Заведующий контрольным или организационным отделами анализирует информацию, поступающую от исполнителей о результатах выполнения контролируемых документов, на основании этих сведений оценивается уровень исполнительской дисциплины в администрации города, составляется аналитическая записка и ежеквартально представляется мэру города.

Заведующий юридическим отделом на основании анализа подготовки проектов постановлений и распоряжений мэра оценивает уровень правовой дисциплины в администрации города, составляет информационная справка и ежеквартально представляет ее мэру города.

4.5.3. Данная информация учитывается при решении вопросов поощрения по итогам работы за квартал.

4.6. Организация контроля исполнения в структурных подразделениях администрации города.

4.6.1. Контроль исполнения документов организуется руководителями структурных подразделений и осуществляется должностными лицами ответственными за контроль исполнения.

4.6.2. Ответственность за организацию работы по контролю, своевременного и качественного исполнения документов несут руководители структурных подразделений, которые обязаны:

- рассматривать документы и доводить их до непосредственного исполнителя в день поступления;

- лично осуществлять контроль за своевременным и качественным исполнением документов;

- не реже 1 раза в неделю лично рассматривать состояние контроля исполнения;

- ежемесячно докладывать вышестоящему должностному лицу о ходе выполнения поручений, содержащихся в документах, контроль которых возложен на данное структурное подразделение;

- систематически подводить итоги исполнения документов, принимать соответствующие меры воздействия к нарушителям исполнительской дисциплины.

ГАРАНТ:

Распоряжением мэра г.Иркутска от 11 сентября 1997 г. N 031-10-1489/7 наименование раздела 4.7 настоящего Регламента изложено в новой редакции

См. текст наименования в предыдущей редакции

4.7. Организация и проведение устного приема граждан мэром города.

ГАРАНТ:

Распоряжением мэра г.Иркутска от 11 сентября 1997 г. N 031-10-1489/7 пункты 4.7.1-4.7.4 настоящего Регламента изложены в новой редакции

См. текст пунктов в предыдущей редакции

4.7.1. Порядок подготовки и проведения приема граждан утверждается мэром города.

4.7.2. Ответственным структурным подразделением за организацию и подготовку приема граждан мэром города является контрольной отдел.

4.7.3. Устные заявления, и жалобы, поданные во время приема граждан, регистрируются в компьютерной базе данных и подлежат постановке на внутренний контроль.

4.7.4. График приема граждан по личным вопросам мэром города и его заместителями утверждается ежегодно мэром города.

ГАРАНТ:

Распоряжением мэра г.Иркутска от 11 сентября 1997 г. N 031-10-1489/7 пункты 4.7.5-4.7.14 настоящего Регламента исключены

4.7.5. Письменные предложения, заявления, жалобы граждан регистрируются и подлежат вводу в компьютерную базу данных.

4.7.6. Ответственным структурным подразделением за организацию и подготовку приема граждан мэром города является приемная по обращениям граждан.

Порядок подготовки и проведения приема граждан утверждается мэром города.

Устные заявления и жалобы, поданные во время приема граждан, регистрируются в отдельной карточке (приложение 4).

График приема граждан по личным вопросам мэром города и его заместителями утверждается ежегодно мэром города.

4.7.7. На каждое предложение, заявление или жалобу в приемной по обращениям граждан контрольного отдела заводится отдельная папка (дело).

4.7.8. О мерах, принятых по предложениям, заявлениям и жалобам граждан, сообщается заявителю.

4.7.9. Предложения и жалобы считаются исполненными после ответа заявителю о принятии решений, основанием для окончания дела служит полный и ясный ответ по существу всех поднимаемых в обращении вопросов.

4.7.10. Промежуточный ответ не дает основания для закрытия дела. Жалобы с промежуточным ответом остаются на контроле.

4.7.11. Мэр города лично подписывает решения по предложениям, заявлениям, жалобам, поступившим повторно по тому же вопросу, либо направленным для разрешения в администрацию города уполномоченными государственных органов и должностными лицами, а также по иным предложениям, заявлениям, жалобам граждан с учетом важности и значимости дела.

Заместители мэра лично подписывают все принятые по предложениям, заявлениям, жалобам, поступившим на имя мэра и переданным им для исполнения или поступившим на их имя, решения, исключив случаи делегирования права подписи указанных решений руководителями или иными лицам подчиненных структурных подразделений, за исключением случаев исполнения ими обязанностей заместителя мэра в установленном порядке.

4.7.12. Заместители мэра ежемесячно, информируются приемной по обращениям граждан контрольного отдела о состоянии и результатах работы с предложениями, заявлениями и жалобами граждан в структурных подразделениях администрации.

4.7.13. Заведующий приемной по обращениям граждан анализирует информацию, поступающую от исполнителей о результатах рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан. На основании этих сведений оценивается уровень исполнительской дисциплины в администрации города, составляется аналитическая записка и ежеквартально представляется мэру города.

4.7.14. Данная информация учитывается при решении вопросов поощрения по итогам работы за квартал.

Заведующий контрольным отделом

И.Н. Тихонова

Приложение 1

к приложению 1 распоряжения мэра

от 30 мая 1997 г. N 773-Р

Лист согласования окончательного варианта проекта

постановления или распоряжения мэра города

Вице-мэр подпись Ф.И.О. Зам. мэра - руководитель аппарата мэра подпись Ф.И.О. (в случае внесения на рассмотрение ВАК)

Юридический отдел подпись Ф.И.О. Все согласования с заинтересованными лицами имеются в материалах к данному постановлению или распоряжению Исполнитель: Наименование должности подпись Ф.И.О. Рассылка: Отметка отдела муниципального законодательства

Заведующий контрольным отделом

И.Н. Тихонова

Приложение 2

к приложению 1 распоряжения мэра

от 30 мая 1997 г. N 773-Р

Лист согласования окончательного варианта проекта

решения городской Думы

Вице-мэр подпись Ф.И.О. Зам. мэра - председатель комитета по городскому самоуправлению и связям с общественностью подпись Ф.И.О. Отдел муниципального законодательства подпись Ф.И.О. Все согласования с заинтересованными лицами имеются в материалах к данному постановлению или распоряжению Исполнитель: Наименование должности подпись Ф.И.О.

Рассылка:

Отметка отдела муниципального законодательства

Заведующий контрольным отделом

И.Н. Тихонова

ГАРАНТ:

Распоряжением мэра г.Иркутска от 9 декабря 2003 г. N 031-10-1715/3 настоящее Приложение признано утратившим силу

Приложение 3

к приложению 1 распоряжения мэра

от 30 мая 1997 г. N 773-Р

Инструкция по делопроизводству

1. При составлении и оформлении служебных документов (писем, докладных записок, информации, актов и т.д.) необходимо соблюдать требования и правила, установленные ГОСТом 6.38-90.

2. Все исходящие служебные документы администрации, городской Думы оформляются на бланках установленного образца следующих форматов:

- А4 (210 Х 297) И А5 (248 Х 210) - для писем;

- АЗ (297 х 402) - для цифровых таблиц.

3. Обязательными реквизитами при оформлении документа являются:

- дата;

- регистрационный номер следующей структуры;

ПП - ТТ - НННН / Г , где

ПП - код подразделения или должностного лица;

ТТ - тип документа;

НННН - порядковый номер документа;

Г - последняя цифра текущего года.

- ссылка на индекс и дату входящего документа (для исходящих документов);

- адресат;

- подпись;

- Ф.И.О. исполнителя и номер его телефона.

4. К любому документу, исполненному на бланке формата А4 в левой стороне бланка ниже штампа, в границах ограничительных отметок, дается заголовок (краткое содержание документа), который формулируется составителем документа.

Заголовок должен отвечать на вопрос "о чем" и начинаться с предлога "о" ("об").

Если объем заголовка превышает 140 печатных знаков (5 строк машинописного текста с длиной строки в 28 печатных знаков), то его допускается печатать до границы правого поля документа, допускается не указывать заголовок к телеграммам, телефонограммам, извещениям и документам, текст, которых печатается на бланках Формата А5.

5. Адресат указывается как на документах, направленных в другие учреждения (исходящие документы), так и на внутренних документах.

Если документ направляется в учреждение или его структурное подразделение, наименование организации и подразделения указывается в именительном падеже, например:

Администрация области

Управление по контролю и работе с территориями или Законодательное собрание области, Комитет по бюджету, финансово-экономическому, налоговому законодательству и ценообразованию.

При направлении документа конкретному должностному лицу название учреждения дается в именительном падеже, а должность и фамилия адресата - в дательном. Например:

ПО "Кедр"

Начальнику отдела кадров

Иванову А. И.

Если документ адресуется руководителю организации, то наименование организации входит в наименование должности адресата. Например:

Прокурору г.Иркутска

Петровой Е.Н.

Если документ направляется в несколько однородных организаций, то эти организации указываются обобщено. Например:

Главам администраций административных округов города

Документ не должен содержать более четырех адресатов. При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список на его рассылку и на каждом документе указывается только один адресат. В состав реквизита "адресат" может входить также почтовый адрес, например:

Редакция газеты Восточно-Сибирская правда"

664009, г.Иркутск.

ул. Советская,109

Почтовый адрес не проставляется на документах, направляемых в высшие органы государственной власти и управления, постоянным корреспондентам и учреждениям структуры администрации города.

В этих случаях могут применяться конверты с заранее напечатанными адресами.

Если документ адресуется частному лицу, то сначала указывается почтовый адрес, например:

664047, г.Иркутск,

ул.Лыткина,4, кв.301

Иванову С.И.

Каждая составная часть реквизита "адресат": наименование организации, наименование структурного подразделения, наименование должности с Фамилией и инициалами лица, которому адресуется документ, почтовый адрес организации - должна печататься с новой строки от одного положения табулятора.

6. Датой документа является: для постановлений, распоряжений, решений Думы и писем - дата их подписи мэром - главой городского самоуправления (для решений Думы), заместителями мэра и т.д.; справки, докладной записки - дата составления; акта, протокола - дата события (время проверки или заседания).

Датой документа, требующего утверждения является дата его утверждения.

Все проставляемые на документе отметки (резолюции, визы, отметки о регистрации и др.) обязательно датируются.

6.1. Все даты на документах проставляются тремя парами арабских цифр, разделенных точками. Например:

12 сентября 1994 г. следует писать 12.09.94.

Если число месяца или порядковый номер месяца в году является однозначным числом, то перед цифрой ставиться ноль. Например:

1 января 1993 г., следует писать 01.01.93

В текстах документов, содержащих сведения финансового характера, допускается применять словесно-цифровой способ оформления дат. Например:

15 мая 1994 года.

Даты и календарные сроки в тексте рекомендуется писать 15 ноября 1993 г., в октябре 1993 г., но в 1993 году, план на 1997 год.

7. Каждому исходящему документу присваивается регистрационный номер:

порядковый номер

документа

номер дела

по номенклатуре

номер структурного

подразделения

8.Гриф состоит из слов: "СОГЛАСОВАНО" (печатается прописными буквами без кавычек), полного наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая название учреждения), личной подписи, ее расшифровки, даты. Например: СОГЛАСОВАНО: Начальник финансового управления администрации подпись

расшифровка

подписи

----------------------- дата

х

----------------------х

Если документ имеет приложение, упомянутое в тексте, то отметка о наличии приложения оформляется в следующей форме:

Приложение. на 3 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то их наименование необходимо перечислить с указанием количества листов в каждом приложении и числа их экземпляров.

Приложения: 1. Справка о согласовании проекта"..." на 5 л. в 1 экз.

2. Отзывы по проекту "..." на 10 л. в 2 экз.

Если к документу прилагается материал, имеющий приложения, то отметка о наличии приложения оформляется по следующей форме:

Приложение. Письмо Министерства связи РФ от________ N______и

приложения к нему, всего на 6 л.

Приложение должно иметь все необходимые для документа элементы:

- наименование (заголовок);

- подписи лиц, ответственных за их содержание.

При наличии нескольких приложений на них проставляется порядковый номер.

9. Подпись является обязательным реквизитом любого подлинного документа. Если документ исполнен на специальном бланке (с указанием должности), то в состав подписи входит только личная подпись и расшифровка подписи.

Если документ исполнен на бланке структурного подразделения, то к перечисленным элементам реквизита добавляется название должности.

Например: г.Иркутска

_______________ _________________________

подпись расшифровка подписи

_______________

дата

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей их подчиненности.

При подписании документа несколькими лицами равных должностей, их подписи располагают на одном уровне.

Подпись должна соответствовать указанной в документе должности лица и его фамилии, не допускается подписывать документы с проставлением предлога "за", косой черты перед наименованием должности (в исправления "и.о", "зам." вносятся машинописным способом).

Подписи руководителей администрации на служебных документах и их полях при необходимости заверяются протокольными печатями.

10. Утверждение - особый вид удостоверения документа, документ приобретает юридическую силу с момента его утверждения.

При утверждении документа в порядке единоначалия в гриф утверждения включается наименование должности, личная подпись, инициалы и фамилия лица, утвердившего документ, дата утверждения. Например: УТВЕРЖДАЮ Руководитель аппарата мэра г.Иркутска

_____________________________

подпись инициалы, фамилия

_____________________________

дата

Гриф утверждения располагается в правом верхнем углу первой страницы документа, слова "УТВЕРЖДЕНО" и "УТВЕРЖДАЮ" в грифе печатаются заглавными буквами. Все элементы грифа печатаются от одного положения табулятора.

11. Оттиск печати проставляется на документах, требующих особого удостоверения их подлинности, содержащих обязательства, гарантии или удостоверяющих чьи-либо права. В делопроизводстве администрации применяются печати:

- Гербовая - хранится у руководителя аппарата и проставляется на документах, подтверждающих права юридических и физических лиц , на документах о расходовании денежных средств и материальных ценностей, на договорах, заключаемых администрацией, доверенностях, удостоверениях личности, трудовых книжках, на справках о стаже работы;

- Круглая печать протокольного сектора проставляется на копиях постановлений, распоряжений, решений Думы, на выписках из постановлений, распоряжений, решений Думы;

- Круглая печать отдела кадровой работы - проставляется на копиях постановлений, распоряжений о кадрах и на их выписках.

В делопроизводстве администраций округов применяются по назначениям печати утвержденные распоряжением мэра г.Иркутска от 26.07.94 N 457-р "О печатях, штампах и бланках единой администрации г.Иркутска".

Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ.

Изготовление и замена печатей штампов производится с разрешения руководителя аппарата мэра.