Приложение 1. Положение об организации приобретения, учета, эксплуатации и технического обслуживания средств вычислительной техники в администрации г.Иркутска

Приложение 1

к Распоряжению администрации г.Иркутска

от 3 марта 2010 г. N 031-10-141/10

Положение
об организации приобретения, учета, эксплуатации
и технического обслуживания средств вычислительной техники
в администрации г.Иркутска

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение определяет в администрации г.Иркутска порядок:

- планирования закупок и модернизации рабочих мест, приобретения, входного контроля и ввода в эксплуатацию средств вычислительной техники;

- учета, распределения и списания средств вычислительной техники, расходных материалов и запасных частей;

- эксплуатации средств вычислительной техники;

- технического обслуживания и ремонта средств вычислительной техники.

1.2. Настоящее Положение разработано в целях повышения эффективности использования и упорядочения приобретения и эксплуатации средств вычислительной техники в администрации г.Иркутска.

2. Планирование закупок
и модернизации рабочих мест, приобретение,
входной контроль и ввод в эксплуатацию средств вычислительной техники

2.1. Планирование закупок средств вычислительной техники и модернизации рабочих мест производится департаментом информатизации аппарата администрации г.Иркутска (далее - департамент информатизации) на основании заявок, поступающих в письменном виде по мере возникновения потребности, на имя заместителя руководителя аппарата - начальника департамента информатизации аппарата администрации г.Иркутска (далее - начальник департамента информатизации) от руководителей структурных подразделений администрации г.Иркутска. Планирование закупок средств вычислительной техники и модернизации рабочих мест, предназначенных для обработки информации ограниченного доступа, сведения которой составляют государственную тайну, производятся по согласованию с управлением по мобилизационной подготовке и гражданской обороне администрации г.Иркутска (далее - управление по МП и ГО).

2.2. Согласование и утверждение технических заданий на проектирование и проектной документации по монтажу, реконструкции и настройке элементов корпоративной информационной вычислительной сети (далее - КИВС) и корпоративной телефонной системы связи (далее - КТфС) производится департаментом информатизации и управлением по МП и ГО.

2.3. Приобретение средств вычислительной техники осуществляется в соответствии с действующим законодательством.

2.4. Входной контроль получаемых средств вычислительной техники осуществляется специалистами отдела технических средств и инфокоммуникаций департамента информатизации. Входной контроль средств вычислительной техники, предназначенной для обработки информации ограниченного доступа, сведения которой составляют государственную тайну, осуществляется совместно с представителями отдела защиты информации управления по МП и ГО. Полученные средства вычислительной техники проходят проверку на работоспособность и соответствие конфигурации в соответствие со сроками, установленными на приемку изделий, в соответствующем муниципальном контракте на поставку.

2.5. Надзор за монтажом, вводом в эксплуатацию и реконструкцией элементов КИВС и КТфС осуществляется специалистами отдела технических средств и инфокоммуникаций департамента информатизации. В отдельных случаях надзор за монтажом, вводом в эксплуатацию и реконструкцией элементов КИВС и КТфС, в частности на защищаемых объектах информатизации, может осуществляться представителями отдела защиты информации управления по МП и ГО.

3. Организация учета,
распределения и списания средств вычислительной техники,
расходных материалов и запасных частей

3.1. Полученные средства вычислительной техники, относящиеся к основным средствам, учитываются хозяйственным управлением аппарата администрации г.Иркутска в установленном нормативными правовыми актами порядке и относятся в подотчет материально-ответственному лицу не позднее 30 рабочих дней со дня подписания акта приема-передачи.

3.2. Данные о поступивших средствах вычислительной техники заносятся в формуляр изделия специалистом отдела технических средств и инфокоммуникаций, ответственным за учет и хранение материальных ценностей, согласно инструкции по ведению формуляра изделия (приложение 1 к Положению).

3.3. Средства вычислительной техники после проведения подготовительных работ специалистами отдела технических средств и инфокоммуникаций департамента информатизации передаются в комитеты (управления) администрации г.Иркутска с учетом заявок, поступивших ранее от руководителей данных структурных подразделений.

3.4. Распределение средств вычислительной техники производится руководителем комитета (управления) с учетом потребности специалистов комитета (управления) в оснащении средствами вычислительной техники и оформляется приказом по комитету (управлению).

3.5. Учет средств вычислительной техники, находящейся у пользователей, осуществляется отделом информатизации департамента информатизации по соответствующему комитету.

3.6. В случае смены пользователя средств вычислительной техники или лица ответственного за их эксплуатацию, их увольнения, перехода в другой отдел, необходимые данные направляются руководителем соответствующего структурного подразделения в соответствующей служебной записке начальнику департамента информатизации.

3.7. Срок службы (ресурс) средств вычислительной техники составляет 4 года с момента приобретения. При достижении средством вычислительной техники этого срока специалистами отдела технических средств и инфокоммуникаций департамента информатизации проводится техническое освидетельствование с составлением актов технического состояния средств вычислительной техники и принимается решение о возможности дальнейшей эксплуатации или о списании в установленном порядке.

3.8. Списание средств вычислительной техники производится в соответствии с Положением о списании муниципального имущества, утвержденным постановлением мэра города Иркутска от 27.04.1999 N 031-06-621/9 (в редакции постановления администрации г.Иркутска от 21.10.2009 N 031-06-3429/9). Списание средств вычислительной техники, предназначенной для обработки информации ограниченного доступа, сведения которой составляют государственную тайну, осуществляется строго по согласованию с управлением по МП и ГО и при непосредственном участии представителей отдела защиты информации управления по МП и ГО.

3.9. Средства вычислительной техники после списания передаются в отдел технических средств и инфокоммуникаций департамента информатизации для разукомплектования и использования исправных блоков, узлов и частей в качестве запасных частей для обеспечения эксплуатации аналогичного оборудования. Отдел технических средств и инфокоммуникаций департамента информатизации составляет перечень запасных частей, пригодных для дальнейшей эксплуатации после разукомплектования списанных средств вычислительной техники, после чего данные запасные части принимаются на учет хозяйственным управлением аппарата администрации г.Иркутска в установленном порядке.

3.10. Перечень и количество расходных материалов и запасных частей, приобретаемых для использования в структурных подразделениях администрации г.Иркутска, определяется специалистами отдела технических средств и инфокоммуникаций департамента информатизации исходя из месячной потребности и условий финансирования.

3.11. Расходные материалы и запасные части подлежат списанию в установленном порядке на основании соответствующих актов списания или актов на установку.

4. Эксплуатация средств вычислительной техники

4.1. Эксплуатация средств вычислительной техники осуществляется муниципальными служащими администрации г.Иркутска в соответствии со следующими эксплуатационными документами:

- технической документацией на оборудование;

- руководством по эксплуатации оборудования;

- руководством по эксплуатации соответствующего программного обеспечения.

4.2. Подключение к эксплуатируемым средствам вычислительной техники дополнительного оборудования и установка программного обеспечения осуществляется только специалистами отдела технических средств и инфокоммуникаций департамента информатизации и специалистами отделов информатизации департамента информатизации по соответствующему структурному подразделению, а в случаях, связанных с обеспечением информационной безопасности, специалистами отдела защиты информации управления по МП и ГО.

4.3. Ответственность за несанкционированную установку на эксплуатируемые средства вычислительной техники дополнительного оборудования и программного обеспечения несут пользователи средств вычислительной техники.

5. Техническое обслуживание
и ремонт средств вычислительной техники

5.1. Техническое обслуживание осуществляется только в отношении средств вычислительной техники, состоящих на балансе хозяйственного управления аппарата администрации г.Иркутска (см. п.3.1.)

5.2. Для выполнения отдельных видов работ по техническому обслуживанию средств вычислительной техники на договорной основе могут привлекаться специализированные организации.

5.3. Обслуживание средств вычислительной техники, на которой обрабатывается информация ограниченного доступа, осуществляется по договорам со специализированными организациями под непосредственным контролем специалиста отдела защиты информации управления по МП и ГО. Привлекаемая для оказания услуг сторонняя организация должна иметь лицензию на соответствующий вид деятельности.

5.4. Оперативный контроль работоспособности средств вычислительной техники осуществляется пользователем или лицом, ответственным за эксплуатацию, в процессе их работы. Его целью является отслеживание технического состояния средств вычислительной техники в целом, определение работоспособности основного и периферийного оборудования.

5.5. Техническое обслуживание средств вычислительной техники, утратившей в процессе работы функциональные характеристики, организуется и осуществляется специалистами отдела технических средств и инфокоммуникаций департамента информатизации по заявкам специалистов отделов информатизации департамента информатизации по соответствующим комитетам в соответствии с регламентом технического обслуживания средств вычислительной техники (приложение 2 к Положению).

5.6. Срочные заявки на обслуживание вычислительной техники отрабатываются в течение:

- дня поступления заявки, если вызов сделан до 12 часов;

- следующего дня, при невозможности отработки данной заявки в течение текущего дня.

Срочный вызов оформляется телефонограммой с фиксацией времени и даты. Телефонограмма направляется специалисту отдела технических средств и инфокоммуникаций департамента информатизации, ответственному за прием и регистрацию заявок.

5.7. Для выполнения операций по техническому обслуживанию общих элементов (устройств) КИВС и КТфС (ремонту, доработке, замене оборудования), а также операций, требующих полного выключения КИВС и КТфС в целях соблюдения требований по охране труда, предусматриваются плановые остановки для выполнения этих операций.

5.8. Под плановой остановкой КИВС или КТфС понимается полное отключение их (основного и резервного комплектов оборудования) от источников электроэнергии и прекращение выполнения ее функций. Продолжительность остановок при выполнении технического обслуживания определяется продолжительностью выполняемых работ, требующих отключения КИВС или КТфС.

5.9. Кратковременные остановки КИВС или КТфС продолжительностью до 30 мин при выполнении технического обслуживания и ремонта проводятся по согласованию с руководителем соответствующего структурного подразделения.

5.10. Плановые остановки КИВС или КТфС продолжительностью до 8 ч. производятся для выполнения трудоемкого периодического технического обслуживания, проводимого в соответствии с утвержденным начальником департамента информатизации по согласованию с руководителем соответствующего структурного подразделения администрации г.Иркутска графиком, с предварительным уведомлением об этом пользователей не позднее, чем за сутки до начала работ.

5.11. Плановые остановки КИВС или КТфС продолжительностью более 8 часов производятся для выполнения работ по ремонту (реконструкции), замене оборудования и программного обеспечения в соответствии с утвержденным начальником департамента информатизации по согласованию с руководителем соответствующего структурного подразделения администрации г.Иркутска графиком с предварительным уведомлением об этом пользователей соответствующего структурного подразделения администрации г.Иркутска не менее чем за пять рабочих дней до начала работ.

5.12. В целях сокращения простоя объектов плановые остановки должны производиться после завершения всех подготовительных работ. В случае обнаружения неисправности оборудования продолжительность остановки увеличивается на время, определяемое объемом работ, необходимых для устранения неисправности.

5.13. В целях обеспечения бесперебойной работы структурных подразделений администрации г.Иркутска в департаменте информатизации формируется обменный фонд средств вычислительной техники. Количество оборудования в обменном фонде должно составлять не менее 1% от общего количества средств вычислительной техники в администрации г.Иркутска по каждому виду. Формирование и пополнение обменного фонда осуществляется за счет средств, предусмотренных на эксплуатацию действующих информационных систем и средств вычислительной техники.

5.14. При возникновении необходимости изъятия средства вычислительной техники с рабочего места для ремонта или настройки больше чем на четыре часа, должна быть составлена ремонтная карта об изъятии данного оборудования с описанием работ, с указанием даты, времени изъятия, за подписью пользователя или лица ответственного за его эксплуатацию и лица, производящего изъятие (приложение 2 к Положению). Взамен изъятого средства вычислительной техники на рабочее место, если имеется возможность, выставляется оборудование из обменного фонда средств вычислительной техники, с занесением соответствующих записей в формуляр изделия.

5.15. Средство вычислительной техники не может быть изъято для проведения ремонта с рабочего места более чем на пять рабочих дней. В случае возникновения необходимости продления срока изъятия, об этом ставится в известность руководитель соответствующего структурного подразделения администрации г.Иркутска. При невозможности устранения неисправности, средство вычислительной техники списывается в установленном порядке (см п.3) и производится его замена на аналогичное. Соответствующие изменения производятся в формуляре изделия. В случае невозможности замены средства вычислительной техники ввиду отсутствия его аналога в обменном фонде средств вычислительной техники, руководителем соответствующего структурного подразделения администрации г.Иркутска составляется заявка на имя начальника департамента информатизации (см. п.2.1.) с целью включить аналогичное оборудование в план закупок.

6. Ответственность сотрудников

6.1. Сотрудники отдела технических средств и инфокоммуникаций департамента информатизации, осуществляющие приобретение, постановку на учет средств вычислительной техники, несут ответственность за соблюдение настоящего положения.

6.2. Пользователи оборудования несут ответственность за соблюдение техники безопасности, правил эксплуатации средств вычислительной техники и информационных систем.

Заместитель мэра - руководитель аппарата администрации г.Иркутска

Е.Е.Войцехович

Заместитель руководителя аппарата - начальник департамента информатизации аппарата администрации г.Иркутска

А.Ю.Губов