Приложение N 5. Положение об общем отделе управления по работе с населением комитета по управлению Правобережным округом администрации города Иркутска

Приложение N 5

к Распоряжению мэра г.Иркутска

от 21 июля 2006 г. N 031-10-1035/6

Положение
об общем отделе управления
по работе с населением комитета по управлению
Правобережным округом администрации города Иркутска

1. Общие положения

1.1. Общий отдел входит в структуру управления по работе с населением комитета по управлению Правобережным округом администрации г.Иркутска (далее комитет).

1.2. В своей деятельности общий отдел руководствуется:

- законодательством Российской Федерации;

- законодательством Иркутской области;

- Уставом города Иркутска;

- Положением "О муниципальной службе в г.Иркутске";

- Решениями городской Думы, постановлениями, распоряжениями мэра г.Иркутска;

- Регламентом работы администрации г.Иркутска;

ГАРАНТ:

Распоряжением мэра г.Иркутска от 30 июня 2006 г. N 031-10-906/6 вышеназванный Регламент признан утратившим силу

- Инструкцией по делопроизводству в органах городского самоуправления г.Иркутска;

- Положением о порядке рассмотрения обращений граждан и организаций в администрации г.Иркутска;

- иными нормативными правовыми актами органов городского самоуправления г.Иркутска;

- Положением о комитете по управлению округом администрации г.Иркутска;

- настоящим Положением.

1.3. Общий отдел находится в непосредственном подчинении начальника управления по работе с населением комитета.

1.4. Начальник общего отдела назначается на должность и освобождается от должности распоряжением мэра г.Иркутска по представлению заместителя главы администрации - председателя комитета по управлению Правобережным округом (далее - председатель комитета).

Специалисты общего отдела, заведующий хозяйством, машинистки общего отдела принимаются на работу и освобождаются от работы приказом заместителя главы администрации - руководителя аппарата мэра г.Иркутска по представлению председателя комитета.

Рабочие общего отдела (уборщицы, дворник, сторожа, рабочие, электрик-лифтер, гардеробщица) принимаются на работу и освобождаются от работы приказом по личному составу председателя комитета по представлению начальника общего отдела.

1.5. Общий отдел в своей работе пользуется круглой печатью со своим наименованием: "Общий отдел".

2. Структура отдела

2.1. Штатная численность общего отдела утверждается мэром г.Иркутска.

2.2. В структуру общего отдела входит сектор по работе с обращениями граждан.

3. Задачи отдела

3.1. Координация деятельности структурных подразделений комитета.

3.2. Обеспечение кадровой работы.

3.3. Организация единой системы делопроизводства и контроля за исполнением служебных документов в комитете.

3.4. Обеспечение организационно-технического, хозяйственного обслуживания деятельности комитета.

4. Функции отдела

4.1. Для выполнения задачи по координации деятельности структурных подразделений комитета на общий отдел возложены следующие функции:

- координация работы по разработке Положений об отделах и управлениях комитета, должностных инструкций;

- координация работы по планированию работы структурных подразделений комитета;

- координация работы по подготовке и проведению планерных совещаний при председателе комитета;

- подготовка ежемесячного плана проведения основных мероприятий в округе;

- координация работы по подготовке различного рода информации, справок, служебных записок по поручению председателя комитета;

- координация работы по подготовке и проведению отчетов о работе отделов и управлений комитета за календарный год;

- координация работы по подготовке отчета о работе комитета в целом за календарный год;

- координация работы по проведению ведомственной подписки на периодическую печать для отделов и управлений комитета;

- координация работы по подготовке предложений в план работы городской Думы, Высшего административного комитета;

- координация работы по разработке номенклатуры дел комитета, проведение необходимых согласований;

- осуществление контроля за состоянием исполнительской и трудовой дисциплины работников комитета.

4.2. Для выполнения задачи по обеспечению кадровой работы на общий отдел возложены следующие функции:

- организация учета кадров, участие в подборе, расстановке и обучении кадров муниципальных служащих; подготовка документов при их приеме и увольнении;

- координация работы по подбору и расстановке кадров технического персонала; подготовка трудовых договоров, приказов по приему и увольнению, хранение и учет трудовых книжек уборщиц, гардеробщицы, сторожей, дворника, рабочих, электрика-лифтера;

- подготовка информации для формирования резерва кадров на муниципальные должности;

- координация работы по подготовке и проведению аттестации муниципальных служащих;

- координация работы по учебе кадров, повышению квалификации муниципальных служащих;

- координация работы по подготовке предложений на премирование работников комитета по итогам работы за квартал;

- координация работы по подготовке документов на поощрение мэром г.Иркутска;

- координация работы по составлению ежегодного графика отпусков работников комитета, осуществление контроля;

- ведение трудовых книжек руководителей подведомственных унитарных предприятий жилищного хозяйства;

- взаимодействие с управлением Пенсионного фонда, страховой компанией "Маски";

- ведение табеля учета рабочего времени работников комитета;

- обеспечение работников комитета проездными билетами для выполнения служебных обязанностей.

4.3. Для выполнения задачи по организации единой системы делопроизводства и контроля за исполнением служебных документов в комитете на общий отдел возложены следующие функции:

- координация работы по подготовке распоряжений и приказов председателя комитета, оформление их в установленном порядке, своевременная выдача исполнителям, выдача заверенных копий;

- организация регистрации входящих и исходящих документов;

- координация работы по обеспечению контроля за исполнением служебных документов;

- учет договоров, контроль за срокам их исполнения;

- работа с обращениями граждан, организация приема граждан по личным вопросам;

- ознакомление работников комитета со служебными документами, согласно визе председателя комитета;

- подготовка и сдача документов в государственный архив в соответствии с действующими правилами.

- организация в комитете учебы по вопросам делопроизводства, контроля и работы с обращениями граждан.

4.4. Для выполнения задачи по обеспечению организационно-технического, хозяйственного обслуживания деятельности комитета на общий отдел возложены следующие функции:

- обеспечение деятельности машбюро по выполнению печатных работ и тиражированию документов;

- координация работы по получению почтовой (простой и заказной) корреспонденции и доведению ее до исполнителей;

- осуществление контроля за работой франкировальной машины, своевременная подача заявок на оплату,

- осуществление контроля за работой факса;

- своевременная подача заявок на приобретение канцелярских, хозяйственных товаров и расходных материалов для компьютерной техники;

- контроль за работой технического персонала.

5. Права

Общий отдел имеет право:

5.1. Запрашивать и получать от структурных подразделений администрации г.Иркутска сведения, справочные и другие материалы, необходимые для осуществления деятельности отдела;

5.2. Запрашивать и получать от структурных подразделений комитета справки, информации, сведения и другие материалы, необходимые для осуществления деятельности отдела;

5.3. Осуществлять контроль, проводить проверки соблюдения порядка работы с документами в структурных подразделениях комитета.

6. Взаимоотношения отдела

Общий отдел в своей работе взаимодействует со структурными подразделениями администрации г.Иркутска:

6.1. Отделом кадровой работы управления правовой и кадровой работы аппарата мэра г.Иркутска по вопросам:

- подготовки документов по приему и увольнению муниципальных служащих, технического персонала;

- подготовки Положений об отделах и управлениях комитета, должностных инструкций работников;

- подготовки плана повышения квалификации муниципальных служащих;

- формирования резерва кадров на муниципальные должности;

- подготовки и проведения аттестации муниципальных служащих;

- подготовки документов на поощрение мэром г.Иркутска;

- подготовки предложений на премирование работников комитета по итогам работы за квартал;

- предоставления отчетов, информации о работе.

6.2. Контрольным отделом организационно-контрольного управления аппарата мэра г.Иркутска по вопросам:

- осуществления контроля за состоянием исполнительской дисциплины по выполнению документов, стоящих на контроле, и обращений граждан;

- ежеквартального предоставления плана работы комитета округа;

- предоставления отчетов, информаций;

- подготовки и предоставления предложений в план работы Высшего административного комитета и др.

6.3. Сектором организационной работы организационно-контрольного управления аппарата мэра г.Иркутска по вопросам:

- подготовки и предоставления ежемесячного плана основных мероприятий, проводимых на территории округа;

- подготовки и предоставления предложений в план работы городской Думы.

6.4. Отделом муниципального законодательства (сектором кодификации) управления правовой и кадровой работы аппарата мэра г.Иркутска по вопросам:

- оформления ведомственной подписки на периодическую печать (по полугодиям);

- предоставления отчетов, информаций.

6.5. Отделом муниципальных заказов главного экономического управления комитета по экономике и финансам администрации г.Иркутска по вопросам:

- формирования муниципального заказа на приобретение канцелярских, хозяйственных товаров и расходных материалов для компьютерной техники;

- предоставления заявок, отчетов, информаций.

6.6. Хозяйственным управлением аппарата мэра г.Иркутска по вопросам:

- ежемесячного представления графика дежурства ответственных работников комитета в выходные и праздничные дни.

6.7. Со структурными подразделениями комитета по управлению округом по вопросам:

- организации и совершенствования делопроизводства, планирования работы, составления номенклатуры дел, рассмотрения обращений граждан, контрольной работы, организационно-технического обеспечения деятельности аппарата комитета.

6.8. Предприятиями жилищного хозяйства округа, управлением Пенсионного фонда РФ по Кировскому району и Куйбышевскому району, Государственным архивом Иркутской области и архивным отделом администрации г.Иркутска, страховой компанией "Маски", по вопросам, относящимся к компетенции общего отдела.

7. Ответственность

7.1. Начальник общего отдела несет ответственность за надлежащее и своевременное выполнение работниками отдела функций, предусмотренных настоящим Положением.

7.2. На начальника отдела возлагается персональная ответственность за:

- организацию и результаты работы общего отдела;

- обеспечение сохранности и правильное использование печати отдела и гербовой печати.

7.3. Ответственность заведующего сектором по работе с обращениями граждан, муниципальных служащих и работников технического персонала устанавливается должностными инструкциями.

Заместитель главы администрации -

председатель комитета по управлению

Правобережным округом администрации

г.Иркутска

Н.С.Хиценко

Заместитель председателя комитета -

начальник управления по работе

с населением комитета по управлению

Правобережным округом администрации

г.Иркутска

А.А.Антонова