Приложение N 1. Положение об организационно-контрольном управлении аппарата администрации г.Иркутска

Приложение N 1

к Распоряжению мэра г.Иркутска

от 3 июля 2006 г. N 031-10-909/6

Положение
об организационно-контрольном управлении
аппарата администрации г.Иркутска

С изменениями и дополнениями от:

30 мая 2008 г.

1. Общие положения

1.1. Организационно-контрольное управление аппарата администрации г.Иркутска (далее Управление) является самостоятельным структурным подразделением администрации г.Иркутска в составе аппарата администрации г.Иркутска, не наделенным правами юридического лица.

1.2. Управление в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральным законодательством и законодательством Иркутской области, Уставом города Иркутска, решениями городской Думы, постановлениями и распоряжениями мэра г.Иркутска, распоряжениями заместителя мэра - руководителя аппарата администрации г.Иркутска, Положением об аппарате мэра города Иркутска и настоящим Положением.

1.3. Управление находится в непосредственном подчинении заместителя мэра - руководителя аппарата администрации г.Иркутска (далее руководитель аппарата администрации).

1.4. Структура Управления устанавливается в соответствии со структурой администрации г.Иркутска, утверждаемой городской Думой.

1.5. В состав Управления входят следующие структурные подразделения:

- контрольный отдел;

- архивный отдел;

- отдел организационной работы.

Структурные подразделения Управления действуют на основании соответствующих положений, утвержденных мэром г.Иркутска.

1.6. Штатное расписание Управления утверждается мэром г.Иркутска.

1.7. Управление имеет бланки установленного образца.

ГАРАНТ:

Нумерация Разделов приводится в соответствии с источником

Основные задачи управления

2.1. На Управление возлагаются следующие задачи:

2.1.1. В области осуществления контроля:

1) обеспечение контроля за исполнением структурными подразделениями администрации города Иркутска правовых актов, поручений, служебных записок мэра города Иркутска и иных документов в соответствии с Регламентом работы администрации города Иркутска;

2) обеспечение деятельности Высшего Административного комитета администрации города Иркутска (далее - ВАК) в соответствии с Регламентом работы администрации города Иркутска;

3) обеспечение надлежащего делопроизводства в администрации города Иркутска в порядке, установленном муниципальными правовыми актами города Иркутска;

4) обеспечение надлежащей работы с обращениями граждан в администрации города Иркутска в порядке, установленном муниципальными правовыми актами города Иркутска.

2.1.2. В области архивного дела:

1) осуществление комплектования, учета, хранения и использования архивных документов.

2) осуществление руководства и контроля за деятельностью ведомственных архивов структурных подразделений администрации г.Иркутска и организаций-источников комплектования архивных фондов.

2.1.3. В области организационной работы:

1) организация подготовки и проведения референдумов и выборов на территории г.Иркутска.

2) организация информационного, материально-технического, методического, документационного обеспечения заседаний Думы г.Иркутска, совещаний и других мероприятий с участием мэра г.Иркутска.

3) организация взаимодействия депутатов законодательных (представительных) органов государственной власти, Думы г.Иркутска со структурными подразделениями администрации г.Иркутска.

4) оказание содействия органам государственной статистики в подготовке и проведении на территории г.Иркутска переписных компаний.

5) осуществление организационной деятельности по вопросам, отнесенным к компетенции аппарата администрации г.Иркутска.

3. Функции управления

3.1. Управление в соответствии с возложенными на него задачами выполняет следующие функции:

3.1.1. В области осуществления контроля:

1) в соответствии с Регламентом работы администрации города Иркутска, иными муниципальными правовыми актами города Иркутска осуществляет контроль за исполнением структурными подразделениями администрации города Иркутска постановлений, распоряжений, поручений, служебных записок мэра города, распорядительных документов, запросов органов государственной власти; договоров, заключенных от имени администрации города Иркутска, а также контроль за рассмотрением обращений граждан и организаций в адрес администрации города Иркутска, мэра города;

2) осуществляет подготовку проектов планов работы ВАК, контролирует исполнение планов работы ВАК;

3) организует проведение заседаний ВАК, контролирует исполнение поручений, данных на заседаниях ВАК;

4) осуществляет регистрацию постановлений, распоряжений мэра города Иркутска, исходящих документов за подписью мэра города, договоров, подписанных мэром города;

5) в пределах компетенции, установленной муниципальными правовыми актами города Иркутска, принимает и регистрирует письменные обращения граждан и организаций в адрес администрации города Иркутска, мэра города;

6) организует личный прием граждан мэром города Иркутска;

7) анализирует состояние исполнительской дисциплины в администрации города Иркутска;

8) проверяет состояние контрольной деятельности, делопроизводства, работы с обращениями граждан в структурных подразделениях администрации города Иркутска;

9) осуществляет подготовку предложений по предупреждению нарушений, совершенствованию контрольной деятельности, делопроизводства, работы с обращениями граждан;

10) осуществляет подготовку проектов правовых актов по вопросам контроля, делопроизводства, работы с обращениями граждан;

11) контролирует соблюдение технологии обработки информации и ведения базы данных в Автоматизированной системе документооборота и делопроизводства "Гран-Док", корректность и полноту заполнения карточек документов пользователями Автоматизированной системы документооборота и делопроизводства "Гран-Док";

12) участвует в реализации программ повышения квалификации муниципальных служащих администрации города Иркутска путем проведения занятий, семинаров по вопросам контроля, делопроизводства, работы с обращениями граждан;

13) консультирует муниципальных служащих администрации города Иркутска по вопросам контроля, делопроизводства, работы с обращениями граждан.

3.1.2. В области архивного дела:

1) осуществление учета и обеспечение сохранности:

- архивных документов на различных видах носителей, являющихся муниципальной собственностью г.Иркутска, входящих в состав архивного фонда Иркутской области;

- архивных документов на различных видах носителей, являющихся государственной собственностью, входящих в состав архивного фонда Иркутской области, образовавшихся в процессе деятельности органов местного самоуправления г.Иркутска по реализации отдельных государственных полномочий, которыми они наделены в установленном законодательством порядке;

- архивных документов юридических и физических лиц на различных видах носителей, переданных на законном основании в муниципальную собственность г.Иркутска, в т.ч. личного происхождения, входящих в негосударственную часть архивного фонда Иркутской области;

- печатных, аудиовизуальных и других документов, дополняющих архивные фонды архивного отдела;

- учетных документов, архивных справочников и других материалов.

2) создание и ведение научно-справочного аппарата к архивным документам, хранящимся в архивном отделе.

3) создание и ведение автоматизированных информационно-поисковых систем, архивных справочников о составе и содержании архивных документов.

4) обеспечение комплектования документами постоянного хранения, в т.ч. имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение для г.Иркутска.

5) ведение в установленном порядке списков организаций-источников архивных документов.

6) проведение в установленном порядке экспертизы ценности документов для определения состава архивных документов, подлежащих государственному хранению.

7) отбор и прием документов на постоянное хранение.

8) создание условий для использования в установленном порядке архивных документов структурными подразделениями администрации.

9) исполнение в установленном порядке запросов граждан и организаций, касающихся архивных фондов.

10) осуществление организационно-методического руководства деятельностью ведомственных архивов и организацией делопроизводства в организациях-источниках комплектования архивных документов

11) проведение проверок состояния делопроизводства и ведомственного хранения документов, а также документов по личному составу.

12) рассмотрение и представление в архивное управление Иркутской области на утверждение Экспертно-проверочной комиссией описей соответствующих документов постоянного хранения.

13) оказание организационно-методической помощи по вопросам архивного дела и делопроизводства.

3.1.3. В области организационной работы:

1) организационно-техническое обеспечение выборов в федеральные органы государственной власти, органы государственной власти Иркутской области, органы местного самоуправления города Иркутска, подготовки и проведения референдумов на территории города Иркутска;

2) организационно-техническое обеспечение деятельности Думы г.Иркутска;

3) обеспечение контроля за исполнением структурными подразделениями администрации Регламента Думы г.Иркутска, Положения о постоянных комиссиях Думы г.Иркутска, решений Думы г.Иркутска, обращений и иных документов поступающих от депутатов Думы г.Иркутска в адрес мэра г.Иркутска,

4) оказание методической помощи и организационного содействия депутатам Думы г.Иркутска и их помощникам в осуществлении ими своих полномочий.

5) обеспечение взаимодействия депутатов Думы г.Иркутска и их помощников со структурными подразделениями администрации.

6) осуществление эксплуатации Автоматизированной системы документооборота и делопроизводства "Гран-Док" с обеспечением требований безопасности информации и порядка доступа к ней, в порядке установленном муниципальными правовыми актами города Иркутска;

7) организация работы по приему граждан, рассмотрение поступивших обращений граждан.

8) организационное обеспечение участия структурных подразделений администрации в работе секций, семинаров-совещаний, круглых столов, проводимых ассоциациями, иными объединениями муниципальных образований по вопросам местного значения.

9) осуществление подготовки планов работы администрации, обзоров, справок.

10) обеспечение сотрудничества с органами государственной статистики по вопросам содействия в подготовке и проведении переписных кампаний

11) осуществление организационной работы по представлению в администрацию Иркутской области сводок о состоянии дел на территории г.Иркутска, информации о деятельности муниципального образования г.Иркутска, материалов для участия муниципального образования г.Иркутска в общероссийских и областных конкурсах.

12) обеспечение сотрудничества со службой занятости населения г.Иркутска по организации выполнения общественных работ в структурных подразделениях администрации.

13) осуществление взаимодействия с Советами общественности при пунктах охраны общественного порядка по вопросам их деятельности.

14) осуществление организационной работы по формированию, в соответствии с федеральным законодательством, списка присяжных заседателей; обеспечение сбора и уточнения сведений по описанию границ судебных участков мировых судей Иркутской области по г.Иркутску

15) Организационная работа по заключению соглашений о социально-экономическом сотрудничестве между муниципальным образованием "Город Иркутск" и организациями, учреждениями, индивидуальными предпринимателями, осуществляющими свою деятельность на территории города Иркутска, и представлению информации в администрацию Иркутской области по исполнению обязательств, предусмотренных соглашениями.

16) Организационное обеспечение участия муниципального образования "Город Иркутск" в ежегодной выставке "Земля Иркутская".

17) Организационное обеспечение проведения конкурса на звание "Лучший комитет по управлению округом администрации города Иркутска".

18) Организационная работа по подготовке и ежегодному представлению в органы государственной статистики статистических показателей, характеризующих состояние экономики и социальной сферы муниципального образования "Город Иркутск", в соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 11.11.2006 N 670.

4. Права управления

4.1. Управление в пределах своих полномочий имеет право:

4.1.1. запрашивать и получать от должностных лиц администрации, специалистов структурных подразделений администрации, организаций документы, справки, и другие сведения, необходимые для выполнения возложенных на Управление функций;

4.1.2. проводить совещания с участием представителей других структурных подразделений администрации по вопросам, относящимся к компетенции Управления;

4.1.3. взаимодействовать с государственными и иными органами и организациями, с работниками структурных подразделений администрации по вопросам, входящим в компетенцию Управления;

4.1.4. привлекать с согласия руководителей специалистов других структурных подразделений администрации для организации и проведения мероприятий, связанных с выполнением возложенных на Управление функций;

4.1.5. вносить предложения мэру города, руководителю аппарата администрации по входящим в компетенцию Управления вопросам.

5. Руководство управлением

5.1. Управление возглавляет начальник. Начальник Управления является заместителем руководителя аппарата администрации. Начальник Управления имеет одного заместителя.

5.2. Начальник Управления, заместитель начальника управления назначаются на должность и освобождаются от должности мэром города по представлению руководителя аппарата администрации;

5.3. Полномочия начальника Управления, заместителя начальника Управления определяются Положением об аппарате мэра города Иркутска, Положением об Управлении, трудовыми договорами и должностными инструкциями. Полномочия заместителя начальника Управления определяются, кроме того, Положением о соответствующем структурном подразделении, которое он возглавляет.

5.4. Начальник Управления:

5.4.1. осуществляет руководство Управлением;

5.4.2. осуществляет координацию работы Управления с другими структурными подразделениями администрации;

5.4.3. осуществляет планирование деятельности Управления;

5.4.4. вносит руководителю аппарата администрации предложения о поощрении и привлечении к дисциплинарной ответственности заместителя начальника Управления, начальников, заведующих секторов, специалистов структурных подразделений, входящих в состав Управления;

5.4.5. вносит руководителю аппарата администрации предложения о назначении на должность руководителей структурных подразделений, входящих в состав Управления;

5.4.6. обеспечивает подбор квалифицированных кадров в Управление;

5.4.7. принимает участие в совещаниях, заседаниях, проводимых в администрации по вопросам деятельности Управления;

5.4.8. взаимодействует с другими структурными подразделениями администрации города по вопросам, входящим в компетенцию Управления.

5.5. Заместитель начальника Управления исполняет обязанности начальника Управления в период его временного отсутствия.

6. Ответственность

6.1. Работники Управления несут ответственность за своевременное и качественное выполнение обязанностей, возложенных на них должностными инструкциями, трудовыми договорами, Положениями об отделах, секторах, входящих в Управление, Положением об аппарате администрации г.Иркутска и настоящим Положением.

6.2. Начальник Управления, его заместитель, начальники отделов, заведующие секторов и специалисты привлекаются к ответственности в порядке и на условиях, установленных законодательством РФ.

Заместитель мэра -

руководитель аппарата администрации г.Иркутска

Е.Е.Войцехович

Начальник контрольного отдела

организационно-контрольного управления

аппарата администрации г.Иркутска

Ю.И.Баранов