Глава 3. Функции отдела

Глава 3. Функции отдела

6. Для выполнения задачи по обеспечению делопроизводства и контроля за исполнительской дисциплиной в администрации города Иркутска в соответствии с муниципальными правовыми актами города Иркутска, отдел выполняет следующие функции:

1) осуществляет проверку проектов постановлений, распоряжений администрации города Иркутска, представленных для внесения на рассмотрение Высшего административного комитета администрации города Иркутска (далее - ВАК) или для передачи на подпись мэру города Иркутска, на предмет надлежащего оформления и наличия необходимых согласований;

2) осуществляет регистрацию:

а) постановлений, распоряжений администрации города Иркутска, распоряжений вице-мэра города Иркутска, распоряжений заместителя мэра - руководителя аппарата администрации города Иркутска, обеспечивает их тиражирование и рассылку;

б) исходящих документов за подписью мэра города Иркутска, вице-мэра города Иркутска;

в) исходящих документов за подписью заместителя мэра - руководителя аппарата администрации города Иркутска;

г) договоров (соглашений), подписанных мэром города Иркутска, вице-мэром города Иркутска;

д) поручений, служебных записок мэра города Иркутска, вице-мэра города Иркутска;

е) поручений, данных на заседаниях ВАК;

ж) поручений заместителя мэра - руководителя аппарата администрации города Иркутска;

з) запросов органов государственной власти;

и) запросов информации о деятельности органов местного самоуправления города Иркутска, поступающих в адрес мэра города, вице- мэра, администрации города Иркутска, заместителя мэра - руководителя аппарата администрации города Иркутска;

3) осуществляет контроль за исполнением структурными подразделениями администрации города Иркутска постановлений и распоряжений администрации города Иркутска, поручений, служебных записок мэра города Иркутска, вице-мэра города Иркутска, договоров, заключенных от имени администрации (кроме договоров, заключенных в пределах компетенции структурного подразделения администрации города Иркутска) и иных документов в соответствии с Регламентом работы администрации города Иркутска;

4) подготавливает перечень муниципальных правовых актов города Иркутска, подлежащих включению в Ведомости органов местного самоуправления города Иркутска; обеспечивает предоставление Ведомостей органов местного самоуправления города Иркутска получателям;

5) вносит информационные справки в оригиналы правовых актов мэра города Иркутска об их официальном опубликовании, о внесении в них изменений, дополнений, признании их утратившими силу;

6) анализирует состояние исполнительской дисциплины в администрации города Иркутска;

7) проверяет состояние контрольной деятельности, делопроизводства в структурных подразделениях администрации города Иркутска;

8) осуществляет подготовку предложений по предупреждению нарушений и совершенствованию контрольной деятельности, делопроизводства в администрации города Иркутска, улучшению работы ведомственных архивов.

7. Для выполнения задачи по формированию и содержанию архивных документов, образовавшихся в процессе деятельности органов местного самоуправления (муниципального органа) города Иркутска, муниципальных организаций, являющихся источниками комплектования архива, отдел выполняет следующие функции:

1) обеспечивает учет и сохранность:

а) архивных документов на различных видах носителей, являющихся муниципальной собственностью города Иркутска, входящих в состав Архивного фонда Российской Федерации, в том числе образовавшихся в результате деятельности органов местного самоуправления (муниципальном органе) города Иркутска, деятельности муниципальных организаций, являющихся источниками комплектования архива;

б) архивных документов юридических и физических лиц на различных видах носителей, переданных на законном основании в муниципальную собственность города Иркутска, в том числе личного происхождения, входящих в негосударственную часть Архивного фонда Российской Федерации;

2) создает и ведет научно-справочный аппарат к архивным документам, хранящимся в отделе;

3) ведет автоматизированные информационно-поисковые системы, архивные справочники о составе и содержании архивных документов;

4) комплектует отдел документами постоянного хранения, в том числе имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение для города Иркутска, в том числе:

а) ведет список организаций, являющихся источниками комплектования отдела, утверждаемый постановлением администрации города Иркутска и согласованный экспертно-проверочной комиссией архивного агентства Иркутской области;

б) проводит в установленном порядке экспертизу ценности документов для определения состава архивных документов, подлежащих государственному хранению;

5) отбирает и принимает документы, образовавшиеся в процессе деятельности органов местного самоуправления (муниципального органа) города Иркутска, муниципальных организаций, являющихся источниками комплектования архива, на постоянное хранение в отдел;

6) использует архивные документы, хранящиеся в отделе:

а) оказывает информационное сопровождение структурных подразделений администрации города Иркутска;

б) организовывает использование архивных документов, обеспечивает осуществление прав граждан и организаций на архивную информацию, в том числе: изготавливает копии документов, выписки из документов, архивные справки по их запросам;

7) осуществляет организационно-методическое руководство деятельностью ведомственных архивов и организацией делопроизводства в организациях, являющихся источниками комплектования отдела, в том числе:

а) по формированию дел, отбору документов в состав Архивного фонда Российской Федерации и подготовке их к передаче на постоянное хранение, по упорядочению документов по личному составу;

б) рассматривает и согласовывает положения о ведомственных архивах, экспертных комиссиях, номенклатуры дел и инструкции по делопроизводству;

в) рассматривает и представляет в архивное агентство Иркутской области на утверждение экспертно-проверочной комиссией описи документов постоянного хранения, которые подлежат приему в отдел в установленном порядке;

г) рассматривает и представляет описи дел по личному составу от организаций, являющихся источниками комплектования отдела на согласование экспертно-проверочной комиссией архивного агентства Иркутской области;

д) производит прием документов по личному составу от ликвидированных муниципальных организаций города Иркутска.

8. Отдел в соответствии с компетенцией отдела осуществляет рассмотрение обращений граждан, юридических лиц, органов государственной власти и органов местного самоуправления.

9. Отдел обеспечивает ведение делопроизводства в отделе.

10. Отдел осуществляет иные функции в соответствии с законодательством и муниципальными правовыми актами города Иркутска.