Приложение N 1. Положение об отделе регистрации и архива организационно-контрольного управления аппарата администрации города Иркутска

Приложение N 1

к Распоряжению администрации г.Иркутска

от 13 марта 2015 г. N 031-10-156/5

Положение об отделе регистрации и архива организационно-контрольного управления аппарата администрации города Иркутска

I. Общие положения

1.1. Отдел регистрации и архива организационно-контрольного управления аппарата администрации города Иркутска (далее - отдел) является структурным подразделением администрации города Иркутска.

1.2. Отдел находится в непосредственном подчинении заместителя мэра - руководителя аппарата администрации города Иркутска и заместителя руководителя аппарата - начальника организационно-контрольного управления аппарата администрации города Иркутска.

1.3. В своей деятельности отдел руководствуется Конституцией Российской Федерации, законодательством Российской Федерации и Иркутской области, Уставом города Иркутска, иными муниципальными правовыми актами города Иркутска, настоящим Положением.

1.4. Штатная численность отдела определяется штатным расписанием администрации города Иркутска, утверждаемым мэром города Иркутска.

II. Основные задачи отдела

2.1. Основными задачами отдела являются:

2.1.1. Обеспечение надлежащего делопроизводства в администрации города Иркутска в порядке и в пределах компетенции, установленной муниципальными правовыми актами города Иркутска.

2.1.2. Обеспечение контроля за исполнением структурными подразделениями администрации города Иркутска муниципальных правовых актов города Иркутска, поручений, служебных записок мэра города Иркутска, вице-мэра города Иркутска и иных документов в соответствии с Регламентом работы администрации города Иркутска.

2.1.3. Обеспечение передачи в исполнительный орган государственной власти Иркутской области, уполномоченный на ведение регистра муниципальных нормативных правовых актов Иркутской области, информации в соответствии с Законом Иркутской области "О порядке организации и ведения регистра муниципальных нормативных правовых актов Иркутской области".

2.1.4. Осуществление комплектования, учета, хранения и использования архивных документов.

2.1.5. Руководство и контроль за деятельностью ведомственных архивов структурных подразделений администрации города Иркутска и организаций - источников комплектования архива.

2.2. Отдел решает поставленные перед ним задачи во взаимодействии с руководителями структурных подразделений администрации города Иркутска, их помощниками, а также лицами, ответственными за контроль, делопроизводство, архивное дело, исполнение Закона Иркутской области "О порядке организации и ведения регистра муниципальных нормативных правовых актов Иркутской области" в структурных подразделениях администрации города Иркутска.

III. Функции отдела

3.1. В соответствии с возложенными задачами отдел выполняет следующие функции:

3.1.1. Осуществляет проверку проектов постановлений, распоряжений мэра города Иркутска, представленных для внесения на рассмотрение Высшего административного комитета администрации города Иркутска (далее - ВАК) или для передачи на подпись мэру города Иркутска, на предмет надлежащего оформления и наличия необходимых согласований.

3.1.2. Осуществляет регистрацию, обеспечивает тиражирование и рассылку правовых актов мэра города Иркутска, исходящих документов за подписью мэра города Иркутска, вице-мэра города Иркутска, договоров (соглашений), подписанных мэром города Иркутска, поручений мэра города Иркутска, поручений вице-мэра города Иркутска, поручений, данных на заседаниях ВАК, судебной корреспонденции.

3.1.3. В соответствии с Законом Иркутской области "О порядке организации и ведения регистра муниципальных нормативных правовых актов Иркутской области", постановлением мэра города Иркутска от 31.03.2009 N 031-06-1182/9 "Об исполнении Закона Иркутской области "О порядке организации и ведения регистра муниципальных нормативных правовых актов Иркутской области" осуществляет сбор, обработку и передачу информации в исполнительный орган государственной власти Иркутской области, уполномоченный на ведение регистра муниципальных нормативных правовых актов Иркутской области.

3.1.4. Подготавливает перечень муниципальных правовых актов города Иркутска, подлежащих включению в Ведомости органов местного самоуправления города Иркутска; обеспечивает предоставление Ведомостей органов местного самоуправления города Иркутска получателям.

3.1.5. Осуществляет исполнение соглашений (договоров) об информационном сотрудничестве (носящих безвозмездный характер) в сфере обмена правовой информацией в целях формирования и ведения электронной базы данных муниципальных правовых актов города Иркутска, посредством подбора и передачи муниципальных правовых актов города Иркутска на бумажном носителе и в электронном виде.

3.1.6. Вносит информационные справки в оригиналы правовых актов мэра города Иркутска об их официальном опубликовании, о датах внесения в них изменений, дополнений, признании их утратившими силу.

3.1.7. В соответствии с Регламентом работы администрации города Иркутска, иными муниципальными правовыми актами города Иркутска осуществляет контроль за исполнением структурными подразделениями администрации города Иркутска правовых актов, поручений, служебных записок мэра города Иркутска, вице-мэра города Иркутска, договоров (соглашений), заключенных от имени администрации города Иркутска.

3.1.8. Анализирует состояние исполнительской дисциплины в администрации города Иркутска.

3.1.9. Обеспечивает учет и сохранность:

а) архивных документов на различных видах носителей, являющихся муниципальной собственностью, входящих в состав архивного фонда Иркутской области, в том числе образовавшихся в результате деятельности органов местного самоуправления города Иркутска, Избирательной комиссии города Иркутска, деятельности муниципальных организаций - источников комплектования архива;

б) архивных документов на различных видах носителей, являющихся государственной собственностью, входящих в состав архивного фонда Иркутской области, образовавшихся в процессе деятельности органов местного самоуправления города Иркутска по реализации отдельных государственных полномочий, которыми они наделены в установленном законодательством порядке;

в) архивных документов юридических и физических лиц на различных видах носителей, переданных на законном основании в муниципальную собственность, в том числе личного происхождения, входящих в негосударственную часть архивного фонда Иркутской области;

г) печатных, аудиовизуальных и других документов, дополняющих архивные фонды отдела;

д) учетных документов, архивных справочников и других материалов отдела, необходимых для осуществления его деятельности;

3.1.10. Создает и ведет научно-справочный аппарат к архивным документам, хранящимся в отделе.

3.1.11. Ведет автоматизированные информационно-поисковые системы, архивные справочники о составе и содержании архивных документов.

3.1.12. Комплектует отдел документами постоянного хранения, в том числе имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение для города Иркутска, в том числе:

а) ведет списки организаций - источников комплектования отдела, утверждаемых распоряжением администрации города Иркутска и согласованных с архивным агентством Иркутской области;

б) проводит в установленном порядке экспертизу ценности документов для определения состава архивных документов, подлежащих государственному хранению.

3.1.13. Отбирает и принимает документы на постоянное хранение в отдел.

3.1.14. Использует архивные документы, хранящиеся в отделе:

а) оказывает информационное сопровождение структурных подразделений администрации города Иркутска;

б) организовывает использование архивных документов, обеспечивает осуществление прав граждан и организаций на архивную информацию, в том числе: изготавливает копии документов, выписки из документов, архивные справки по их запросам;

в) исполняет запросы граждан и организаций социально-правового характера;

г) исполняет тематические запросы по архивным документам.

3.1.15. Осуществляет организационно-методическое руководство деятельностью ведомственных архивов и организацией делопроизводства в организациях - источниках комплектования отдела, в том числе:

а) проводит проверки состояния делопроизводства и ведомственного хранения документов, в том числе по личному составу;

б) рассматривает и согласовывает Положения о ведомственных архивах, экспертных комиссиях, номенклатуры дел и инструкции по делопроизводству;

в) рассматривает и представляет в архивное агентство Иркутской области на утверждение экспертно-проверочной комиссией описи документов постоянного хранения, которые подлежат приему в отдел в установленном порядке.

3.1.16. Проверяет состояние контрольной деятельности, делопроизводства в структурных подразделениях администрации города Иркутска.

3.1.17. Осуществляет подготовку предложений по предупреждению нарушений и совершенствованию контрольной деятельности, делопроизводства в администрации города Иркутска, улучшению работы ведомственных архивов.

3.1.18. Осуществляет подготовку проектов муниципальных правовых актов по вопросам, входящим в компетенцию отдела.

3.1.19. Контролирует соблюдение технологии обработки информации и ведения базы данных в автоматизированной системе документооборота и делопроизводства, корректность и полноту заполнения карточек документов пользователями автоматизированной системы документооборота и делопроизводства.

3.1.20. Участвует в реализации программ повышения квалификации муниципальных служащих администрации города Иркутска путем проведения занятий, семинаров по вопросам, входящим в компетенцию отдела.

3.1.21. Консультирует муниципальных служащих администрации города Иркутска по вопросам, входящим в компетенцию отдела.

3.1.22. По поручению мэра города Иркутска, заместителя мэра - руководителя аппарата администрации города Иркутска и заместителя руководителя аппарата - начальника организационно-контрольного управления аппарата администрации города Иркутска в соответствии с муниципальными правовыми актами города Иркутска осуществляет иные функции в сфере контроля, делопроизводства, архивного дела, исполнения Закона Иркутской области "О порядке организации и ведения регистра муниципальных нормативных правовых актов Иркутской области".

IV. Права отдела

4.1. Отдел вправе:

4.1.1. Запрашивать и получать от должностных лиц, специалистов структурных подразделений администрации города Иркутска, муниципальных организаций города Иркутска документы, сведения, необходимые для выполнения возложенных на отдел функций.

4.1.2. Привлекать с согласия руководителей структурных подразделений администрации города Иркутска специалистов данных структурных подразделений для организации и проведения мероприятий, связанных с реализацией возложенных на отдел функций.

4.1.3. Требовать от муниципальных служащих администрации города Иркутска соблюдения Регламента работы администрации города Иркутска, Инструкции по делопроизводству, законодательства об архивном деле, иных правовых актов по вопросам компетенции отдела, своевременного и качественного исполнения документов.

4.1.4. Возвращать исполнителям на доработку представленные в отдел документы (проекты документов), не соответствующие требованиям Регламента работы администрации города Иркутска, Инструкции по делопроизводству, иных правовых актов по вопросам компетенции отдела.

4.1.5. Проводить проверки в структурных подразделениях администрации города Иркутска по вопросам, входящим в компетенцию отдела.

4.1.6. Включать представителя отдела в состав ликвидационных комиссий муниципальных организаций для участия в решении вопросов о сохранности документов.

4.1.7. В пределах компетенции отдела давать организациям - источникам комплектования обязательные для исполнения указания.

4.1.8. Направлять руководителям структурных подразделений администрации города Иркутска информацию о выявленных нарушениях по вопросам, входящим в компетенцию отдела.

4.1.9. Запрашивать от должностных лиц, специалистов структурных подразделений администрации города Иркутска объяснения о причинах неисполнения, несвоевременного либо некачественного исполнения документов.

4.1.10. Информировать мэра города Иркутска о фактах неисполнения, несвоевременного либо некачественного исполнения документов, о результатах проверок, вносить предложения о привлечении к дисциплинарной ответственности должностных лиц структурных подразделений администрации города Иркутска, допустивших неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на них обязанностей.

4.1.11. Вносить предложения по развитию архивного дела, улучшению обеспечения сохранности, комплектования и использования документов, хранящихся в отделе; совершенствованию работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве организаций - источников комплектования.

4.1.12. Взаимодействовать с органами государственной власти, организациями, работниками структурных подразделений администрации города Иркутска по вопросам, входящим в компетенцию отдела.

4.1.13. По поручению мэра города Иркутска, заместителя мэра - руководителя аппарата администрации города Иркутска принимать участие в комиссиях, совещаниях, рабочих группах, совещательных и вспомогательных органах при мэре города Иркутска и иных мероприятиях, проводимых администрацией города Иркутска.

4.1.14. Оказание организационно-методической помощи, проведение семинаров, консультаций по вопросам архивного дела, делопроизводства и контроля.

4.1.15. В установленном порядке использовать имеющиеся в администрации города Иркутска базы данных, служебный транспорт, системы связи, копирования, компьютерную технику и иное имущество, необходимое для выполнения возложенных на отдел функций.

V. Организация деятельности отдела

5.1. Отдел возглавляет начальник, непосредственно подчиняющийся заместителю мэра - руководителю аппарата администрации города Иркутска и заместителю руководителя аппарата - начальнику организационно-контрольного управления аппарата администрации города Иркутска.

5.2. На должность начальника отдела назначается лицо, имеющее высшее образование, знания и навыки, необходимые для исполнения должностных обязанностей, - знание Конституции Российской Федерации, федерального и областного законодательства, Устава города Иркутска и иных муниципальных правовых актов города Иркутска применительно к осуществлению соответствующих должностных обязанностей.

5.3. Начальник отдела назначается и освобождается от должности заместителем мэра - руководителем аппарата администрации города Иркутска по представлению заместителя руководителя аппарата - начальника организационно-контрольного управления аппарата администрации города Иркутска, за исключением случаев назначения на должность по результатам конкурса.

5.4. Заместитель начальника отдела, заместитель начальника отдела - главный архивариус, специалист отдела назначаются и освобождается от должности заместителем мэра - руководителем аппарата администрации города Иркутска по представлению начальника отдела, за исключением случаев назначения на должность по результатам конкурса.

5.5. Начальник отдела:

5.5.1. Осуществляет руководство отделом, планирует его деятельность, распределяет обязанности между работниками отдела, контролирует выполнение ими своих должностных обязанностей.

5.5.2. Представляет отдел во взаимоотношениях с другими структурными подразделениями, должностными лицами, специалистами администрации города Иркутска, иными лицами.

5.5.3. Подписывает от имени отдела исходящую документацию, в пределах компетенции отдела визирует проекты муниципальных правовых актов города Иркутска, иные документы.

5.5.4. Осуществляет иные полномочия в соответствии с должностной инструкцией.

VI. Ответственность за неисполнение функций отдела

6.1. Начальник отдела, заместитель начальника отдела, заместитель начальника отдела - главный архивариус и специалисты отдела за неисполнение или ненадлежащее исполнение должностных обязанностей привлекаются к:

6.1.1. уголовной ответственности за злоупотребление должностными полномочиями, нецелевое расходование бюджетных средств, превышение должностных полномочий, получение взятки, служебный подлог, халатность и иные преступления в соответствии с Уголовным кодексом Российской Федерации;

6.1.2. административной ответственности за нарушение установленного законодательством Российской Федерации порядка и сроков рассмотрения обращений граждан;

6.1.3. дисциплинарной ответственности за неисполнение или ненадлежащее исполнение по своей вине обязанностей, установленных трудовым договором и должностной инструкцией, за непредставление сведений о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера и о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера своих супруги (супруга) и несовершеннолетних детей, несоблюдение запретов и ограничений, связанных с прохождением муниципальной службы и иные дисциплинарные проступки в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации, Положением о муниципальной службе в городе Иркутске;

6.1.4. материальной ответственности за прямой действительный ущерб, причиненный работодателю в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации.

6.2. Несоблюдение начальником отдела, заместителем начальника отдела, заместителем начальника отдела - главным архивариусом и специалистами отдела исполнительской, трудовой, финансовой дисциплины и некачественное выполнение обязанностей, установленных трудовым договором и должностной инструкцией, являются основанием для снижения размера ежеквартальной премии, в порядке, установленном Положением о денежном содержании и отдельных выплатах муниципальных служащих органов местного самоуправления города Иркутска, аппарата Избирательной комиссии города Иркутска.

Заместитель мэра - руководитель аппарата администрации города Иркутска

Ю.С.Ефимова

Заместитель руководителя аппарата - начальник организационно-контрольного управления аппарата администрации города Иркутска

В.В.Карнюшин