Приложение N 1. Инструкция о порядке изготовления, учета, хранения и уничтожения печатей, штампов и факсимиле, а также их выдачи в администрации г.Иркутска

Приложение N 1

к Распоряжению администрации г.Иркутска

от 2 апреля 2010 г. N 031-10-246/10

Инструкция

о порядке изготовления, учета, хранения и уничтожения

печатей, штампов и факсимиле, а также их выдачи

в администрации г.Иркутска

1. Общие положения

1.1. Настоящая инструкция разработана в целях обеспечения изготовления, учета, хранения и уничтожения печатей, штампов и факсимиле, а также их выдачи, исключающих их несанкционированное применение.

1.2. В настоящей инструкции применяются следующие основные понятия:

"печать (штамп)" - устройство, содержащее клише печати (штампа) для нанесения оттисков на бумагу или другие материалы;

"факсимиле" - устройство, содержащее клише точного воспроизведения графического оригинала подписи конкретного лица для нанесения оттисков на бумажные носители;

"клише печати (штампа, факсимиле)" - элемент печати (штампа, факсимиле), содержащий зеркальное отображение оттиска печати (штампа, факсимиле);

"оттиск печати (штампа, факсимиле)" - изображение клише печати (штампа, факсимиле) на бумаге или других материалах.

2. Порядок изготовления,

учета, хранения и уничтожения печатей,

штампов и факсимиле, а также их выдачи

2.1. Изготовление печатей и штампов, необходимых для обеспечения деятельности структурных подразделений администрации г.Иркутска, производится по разрешению заместителя мэра - руководителя аппарата администрации г.Иркутска.

2.2. Необходимость изготовления факсимиле с воспроизведением подписи мэра города Иркутска, заместителей мэра города Иркутска определяется мэром города Иркутска.

2.3. Заявка с приложением образцов (эскизов) на изготовление печатей, штампов и факсимиле, после получения разрешения заместителя мэра - руководителя аппарата администрации г.Иркутска передается в хозяйственное управление аппарата администрации г.Иркутска.

2.4. Оттиски всех изготовленных и уничтожаемых печатей, штампов и факсимиле хранятся у заместителя руководителя аппарата - начальника организационно-контрольного управления аппарата администрации г.Иркутска.

2.5. В случае утраты или хищения печати, штампа, факсимиле сотрудник структурного подразделения администрации г.Иркутска, ответственный за использование и хранение печатей, штампов и факсимиле немедленно ставит в известность начальника хозяйственного управления аппарата администрации г.Иркутска.

2.6. Хозяйственное управление аппарата администрации г.Иркутска:

2.6.1. Регистрирует заявки на изготовление печатей, штампов, факсимиле в журнале учета заявок на изготовление печатей, штампов, факсимиле (Приложение N 1 к Инструкции).

2.6.2. Организует изготовление печатей, штампов и факсимиле в соответствии со структурой и штатным расписанием администрации г.Иркутска в десятидневный срок с момента получения заявки.

2.6.3. Выдает под расписку по акту в трехдневный срок сотрудникам структурных подразделений администрации г.Иркутска, ответственным за использование и хранение печатей, штампов и факсимиле, и делает соответствующую отметку в журнале учета печатей, штампов, факсимиле (Приложение N 2 к Инструкции).

2.6.4. Ставит отметку в журнале учета печатей, штампов, факсимиле (Приложение N 2 к инструкции) после уведомления сотрудником структурного подразделения администрации г.Иркутска, ответственным за использование и хранение печатей, штампов и факсимиле о случае утраты или хищения печати, штампа, факсимиле в порядке, предусмотренном п.2.5. настоящей инструкции и незамедлительно доводит до сведения заместителя мэра - руководителя аппарата администрации г.Иркутска.

2.6.5. Представляет ежеквартально информацию по всем изготовленным, пришедшим в негодность, утратившим значение, либо утраченным и похищенным печатям, штампам и факсимиле заместителю мэра - руководителю аппарата администрации г.Иркутска.

2.7. Печати и штампы, факсимиле хранятся в помещениях, оснащенных сейфами и металлическими ящиками, исключающими доступ посторонних лиц.

2.8. Пришедшие в негодность и утратившие значение печати и штампы, факсимиле подлежат возврату в хозяйственное управление аппарата администрации г.Иркутска в течение одного рабочего дня, где они уничтожаются по акту в трехдневный срок, который передается заместителю руководителя аппарата - начальнику организационно-контрольного управления аппарата администрации г.Иркутска.

2.9. Сотрудник структурного подразделения администрации г.Иркутска, ответственный за использование и хранение печатей, штампов и факсимиле, при увольнении обязан сдать их в хозяйственное управление аппарата администрации г.Иркутска.

2.10. При уходе в отпуск сотрудника структурного подразделения администрации г.Иркутска, ответственного за использование и хранение печатей, штампов и факсимиле, заместитель мэра - председатель комитета администрации г.Иркутска (начальник управления администрации г.Иркутска) назначает другого сотрудника, ответственного за использование и хранение печатей, штампов и факсимиле.

2.11. Контроль за использованием, сохранностью печатей, штампов, факсимиле, в структурных подразделениях администрации г.Иркутска возлагается на заместителей мэра - председателей комитета администрации г.Иркутска (начальников управлений администрации г.Иркутска).

Заместитель мэра - руководитель аппарата администрации г.Иркутска

Е.Е.Войцехович

Заместитель начальника управления - начальник организационного отдела организационно-контрольного управления аппарата администрации г.Иркутска

С.И.Уварова