Приложение N 1. Положение об организационно-контрольном управлении аппарата администрации г.Иркутска

Информация об изменениях:

Распоряжением администрации г.Иркутска от 10 апреля 2012 г. N 031-10-317/12 в настоящее приложение внесены изменения

См. текст приложения в предыдущей редакции

Приложение N 1

к Распоряжению мэра г.Иркутска

от 3 июля 2006 г. N 031-10-909/6

Положение
об организационно-контрольном управлении
аппарата администрации г.Иркутска

С изменениями и дополнениями от:

30 мая 2008 г., 17 июня, 17 ноября 2009 г., 26 июля 2011 г., 10 апреля 2012 г., 7 марта, 16 июля, 12 ноября 2013 г., 27 марта, 31 декабря 2014 г.

1. Общие положения

1.1. Организационно-контрольное управление аппарата администрации г.Иркутска (далее Управление) является самостоятельным структурным подразделением администрации г.Иркутска в составе аппарата администрации г.Иркутска, не наделенным правами юридического лица.

1.2. Управление в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральным законодательством и законодательством Иркутской области, Уставом города Иркутска, решениями городской Думы, постановлениями и распоряжениями администрации г.Иркутска, распоряжениями заместителя мэра - руководителя аппарата администрации г.Иркутска, Положением об аппарате мэра города Иркутска и настоящим Положением.

1.3. Управление находится в непосредственном подчинении заместителя мэра - руководителя аппарата администрации г.Иркутска (далее руководитель аппарата администрации).

1.4. Структура Управления устанавливается в соответствии со структурой администрации г.Иркутска, утверждаемой городской Думой.

Информация об изменениях:

Распоряжением администрации г.Иркутска от 16 июля 2013 г. N 031-10-587/13 пункт 1.5 настоящего приложения изложен в новой редакции, вступающей в силу одновременно с соответствующими изменениями в штатное расписание администрации г.Иркутска

См. текст пункта в предыдущей редакции

1.5. В состав Управления входят следующие структурные подразделения:

- отдел регистрации и контроля;

- отдел по работе с обращениями граждан и организаций;

- архивный отдел;

- отдел организационной работы.

1.6. Штатное расписание Управления утверждается распоряжением администрации г.Иркутска.

1.7. Управление имеет бланки установленного образца.

ГАРАНТ:

Нумерация Разделов приводится в соответствии с источником

Основные задачи управления

2.1. На Управление возлагаются следующие задачи:

2.1.1. В области осуществления контроля:

1) обеспечение контроля за исполнением структурными подразделениями администрации города Иркутска муниципальных правовых актов города Иркутска, поручений, служебных записок мэра города Иркутска и иных документов в соответствии с Регламентом работы администрации города Иркутска;

2) обеспечение деятельности Высшего Административного комитета администрации города Иркутска (далее - ВАК) в соответствии с Регламентом работы администрации города Иркутска;

3) обеспечение надлежащего делопроизводства в администрации города Иркутска в порядке, установленном муниципальными правовыми актами города Иркутска;

4) обеспечение надлежащей работы с обращениями граждан в администрации города Иркутска в порядке, установленном муниципальными правовыми актами города Иркутска.

2.1.2. В области архивного дела:

1) осуществление комплектования, учета, хранения и использования архивных документов.

2) осуществление руководства и контроля за деятельностью ведомственных архивов структурных подразделений администрации г.Иркутска и организаций-источников комплектования архивных фондов.

2.1.3. В области организационной работы:

1) организация подготовки и проведения референдумов и выборов на территории г.Иркутска.

2) организация информационного, материально-технического, методического, документационного обеспечения заседаний Думы города Иркутска, совещаний и других мероприятий с участием мэра города Иркутска.

3) организация взаимодействия депутатов законодательных (представительных) органов государственной власти, Думы города Иркутска со структурными подразделениями администрации г.Иркутска.

4) оказание содействия органам государственной статистики в подготовке и проведении на территории г.Иркутска переписных компаний.

5) осуществление организационной деятельности по вопросам, отнесенным к компетенции аппарата администрации г.Иркутска.

3. Функции управления

3.1. Управление в соответствии с возложенными на него задачами выполняет следующие функции:

Информация об изменениях:

Распоряжением администрации г.Иркутска от 31 декабря 2014 г. N 031-10-963/14 в подпункт 3.1.1 пункта 3.1 раздела 3 настоящего приложения внесены изменения

См. текст подпункта в предыдущей редакции

3.1.1. В области осуществления контроля:

1) в соответствии с Регламентом работы администрации города Иркутска, иными муниципальными правовыми актами города Иркутска осуществляет контроль за исполнением структурными подразделениями администрации города Иркутска постановлений и распоряжений администрации города Иркутска, поручений, данных на заседаниях ВАК, поручений, служебных записок мэра города Иркутска, распорядительных документов, запросов органов государственной власти; договоров, заключенных от имени администрации города Иркутска, а также контроль за рассмотрением обращений граждан, организаций, парламентских запросов, депутатских запросов и обращений членов Совета Федерации, депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов Законодательного Собрания Иркутской области, депутатов Думы города Иркутска, обращений Председателя Думы города Иркутска, избирательных комиссий на имя мэра города Иркутска, вице-мэра администрации города Иркутска, в адрес администрации города Иркутска, связанных с рассмотрением вопросов на заседаниях Думы города Иркутска, постоянных комиссий Думы города Иркутска, депутатских слушаниях

2) организует проведение заседаний ВАК, контролирует исполнение поручений, данных на заседаниях ВАК;

3) осуществляет регистрацию постановлений и распоряжений администрации г.Иркутска, исходящих документов за подписью мэра города, договоров, подписанных мэром города;

4) в пределах компетенции, установленной муниципальными правовыми актами города Иркутска, принимает и регистрирует письменные обращения граждан и организаций в адрес администрации города Иркутска, мэра города;

5) организует личный прием граждан мэром города Иркутска;

6) анализирует состояние исполнительской дисциплины в администрации города Иркутска;

7) проверяет состояние контрольной деятельности, делопроизводства, работы с обращениями граждан в структурных подразделениях администрации города Иркутска;

8) осуществляет подготовку предложений по предупреждению нарушений, совершенствованию контрольной деятельности, делопроизводства, работы с обращениями граждан;

9) осуществляет подготовку проектов муниципальных правовых актов города Иркутска по вопросам контроля, делопроизводства, работы с обращениями граждан;

10) контролирует соблюдение технологии обработки информации и ведения базы данных автоматизированной системы "Гран-Док", корректность и полноту заполнения карточек документов пользователями автоматизированной системы "Гран-Док";

11) проводит занятия, семинары с муниципальными служащими администрации города Иркутска по вопросам контроля, делопроизводства, работы с обращениями граждан;

12) консультирует муниципальных служащих администрации города Иркутска по вопросам контроля, делопроизводства, работы с обращениями граждан.

3.1.2. В области архивного дела:

1) осуществление учета и обеспечение сохранности:

- архивных документов на различных видах носителей, являющихся муниципальной собственностью г.Иркутска, входящих в состав архивного фонда Иркутской области;

- архивных документов на различных видах носителей, являющихся государственной собственностью, входящих в состав архивного фонда Иркутской области, образовавшихся в процессе деятельности органов местного самоуправления города Иркутска по реализации отдельных государственных полномочий, которыми они наделены в установленном законодательством порядке;

- архивных документов юридических и физических лиц на различных видах носителей, переданных на законном основании в муниципальную собственность г.Иркутска, в т.ч. личного происхождения, входящих в негосударственную часть архивного фонда Иркутской области;

- печатных, аудиовизуальных и других документов, дополняющих архивные фонды архивного отдела;

- учетных документов, архивных справочников и других материалов.

2) создание и ведение научно-справочного аппарата к архивным документам, хранящимся в архивном отделе.

3) создание и ведение автоматизированных информационно-поисковых систем, архивных справочников о составе и содержании архивных документов.

4) обеспечение комплектования документами постоянного хранения, в т.ч. имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение для г.Иркутска.

5) ведение в установленном порядке списков организаций-источников архивных документов.

6) проведение в установленном порядке экспертизы ценности документов для определения состава архивных документов, подлежащих государственному хранению.

7) отбор и прием документов на постоянное хранение.

8) создание условий для использования в установленном порядке архивных документов структурными подразделениями администрации.

9) исполнение в установленном порядке запросов граждан и организаций, касающихся архивных фондов.

10) осуществление организационно-методического руководства деятельностью ведомственных архивов и организацией делопроизводства в организациях-источниках комплектования архивных документов

11) проведение проверок состояния делопроизводства и ведомственного хранения документов, а также документов по личному составу.

12) рассмотрение и представление в архивное агентство Иркутской области на утверждение Экспертно-проверочной комиссией описей соответствующих документов постоянного хранения.

13) оказание организационно-методической помощи по вопросам архивного дела и делопроизводства.

Информация об изменениях:

Распоряжением администрации г.Иркутска от 31 декабря 2014 г. N 031-10-963/14 в подпункт 3.1.3 пункта 3.1 раздела 3 настоящего приложения внесены изменения

См. текст подпункта в предыдущей редакции

3.1.3. В области организационной работы:

1) организационно-техническое обеспечение выборов в федеральные органы государственной власти, органы государственной власти Иркутской области, органы местного самоуправления города Иркутска, подготовки и проведения референдумов на территории города Иркутска;

2) информационное, организационное, документационное обеспечение подготовки и проведения заседаний Думы города Иркутска, постоянных комиссий Думы города Иркутска, депутатских слушаний;

3) обеспечение контроля за исполнением структурными подразделениями администрации г.Иркутска Регламента работы администрации города Иркутска, Регламента Думы города Иркутска, Положения о постоянных комиссиях Думы города Иркутска, решений Думы города Иркутска, обращений Председателя Думы города Иркутска, депутатских запросов и обращений депутатов Думы города Иркутска, поступающих на имя мэра города Иркутска, вице-мэра администрации города Иркутска, в адрес администрации города Иркутска, связанных с рассмотрением вопросов на заседаниях Думы города Иркутска, постоянных комиссий Думы города Иркутска, депутатских слушаниях;

4) обеспечение организационного содействия депутатам Думы города Иркутска в осуществлении ими депутатских полномочий по вопросам, относящимся к компетенции отдела;

5) обеспечение взаимодействия депутатов Думы города Иркутска и их помощников со структурными подразделениями администрации.

6) осуществление эксплуатации автоматизированной системы управления документами и процессами на базе "DocsVision", базы данных автоматизированной системы документооборота и делопроизводства "Гран-Док", с обеспечением требований безопасности информации и порядка доступа к ней в порядке, установленном муниципальными правовыми актами города Иркутска;

7) организация работы по приему граждан, рассмотрение поступивших обращений граждан.

8) организационное обеспечение участия структурных подразделений администрации в работе секций, семинаров-совещаний, круглых столов, проводимых ассоциациями, иными объединениями муниципальных образований по вопросам местного значения.

9) сбор предложений от структурных подразделений администрации города Иркутска, Думы города Иркутска и подготовка проектов квартальных планов работы ВАК, планов основных мероприятий органов местного самоуправления города Иркутска на каждый месяц; по поручению руководителя аппарата администрации, начальника управления подготовка обзоров, справок, информации

10) обеспечение сотрудничества с органами государственной статистики по вопросам содействия в подготовке и проведении переписных кампаний

11) организационная работа по представлению в Правительство Иркутской области информации о событиях общественно-политической и социально-экономической жизни на территории города Иркутска;

12) организация проведения заседаний ВАК, осуществление контроля за исполнением планов работы ВАК;

13) осуществление организационной работы по формированию, в соответствии с федеральным законодательством, списка присяжных заседателей; обеспечение сбора и уточнения сведений по описанию границ судебных участков мировых судей Иркутской области по г.Иркутску

14) Организационное обеспечение проведения конкурса на звание "Лучший комитет по управлению округом администрации города Иркутска".

15) организационная работа по формированию сводных данных по вопросам осуществления муниципального контроля на территории города Иркутска, подготовке статистической информации о городе Иркутске, объектах инфраструктуры, о состоянии экономики и социальной сферы города;

16) Обеспечение передачи в исполнительный орган государственной власти Иркутской области, уполномоченный на ведение регистра муниципальных нормативных муниципальных правовых актов города Иркутска, Иркутской области, информации в соответствии с Законом Иркутской области "О порядке организации и ведения регистра муниципальных нормативных правовых актов Иркутской области";

17) Организационная работа по формированию и учету сведений о зарегистрированных избирателях, участниках референдума, осуществление учета избирателей, участников референдума с использованием базы данных автоматизированной информационной системы "Учет избирателей, участников референдума".

18) организационное обеспечение проведения конкурса на звание "Лучшая административная комиссия администрации города Иркутска";

19) организационная работа по вручению, согласно указанию Президента Российской Федерации от 31.05.2012 N Пр-1438, персональных поздравлений Президента Российской Федерации ветеранам Великой Отечественной войны в связи с традиционно считающимися юбилейными датами рождения, начиная с 90-летия;

20) формирование перечня принятых (изданных) за месяц Думой города Иркутска, должностными лицами Думы города Иркутска муниципальных правовых актов города Иркутска с указанием сведений об источниках их официального опубликования и передача его вместе с заверенными копиями данных актов на бумажном носителе в отдел регистрации и контроля организационно-контрольного управления аппарата администрации города Иркутска с одновременной передачей через корпоративную информационную вычислительную сеть администрации города Иркутска текстов указанных муниципальных правовых актов города Иркутска в электронном виде.

4. Права управления

4.1. Управление в пределах своих полномочий имеет право:

4.1.1. запрашивать и получать от должностных лиц администрации, специалистов структурных подразделений администрации, организаций документы, справки, и другие сведения, необходимые для выполнения возложенных на Управление функций;

4.1.2. проводить совещания с участием представителей других структурных подразделений администрации по вопросам, относящимся к компетенции Управления;

4.1.3. взаимодействовать с государственными и иными органами и организациями, с работниками структурных подразделений администрации по вопросам, входящим в компетенцию Управления;

4.1.4. привлекать с согласия руководителей специалистов других структурных подразделений администрации для организации и проведения мероприятий, связанных с выполнением возложенных на Управление функций;

4.1.5. вносить предложения мэру города, руководителю аппарата администрации по входящим в компетенцию Управления вопросам.

5. Руководство управлением

Информация об изменениях:

Распоряжением администрации города Иркутска от 12 ноября 2013 г. N 031-10-895/13 в пункт 5.1 раздела 5 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

5.1. Управление возглавляет начальник. Начальник Управления является заместителем руководителя аппарата администрации. Начальник Управления имеет одного заместителя. Должности начальника управления и заместителя начальника управления относятся к ведущим должностям муниципальной службы.

Основными квалификационными требованиями для замещения должности начальника Управления являются:

- наличие высшего образования;

- наличие стажа муниципальной службы (государственной службы) не менее двух лет или стажа работы по специальности не менее трех лет;

- знание Конституции Российской Федерации, федерального и областного законодательства, Устава города Иркутска и иных муниципальных нормативных правовых актов применительно к осуществлению соответствующих должностных обязанностей.

5.2. Начальник Управления, заместитель начальника управления назначаются на должность и освобождаются от должности мэром города по представлению руководителя аппарата администрации;

5.3. Полномочия начальника Управления, заместителя начальника Управления определяются Положением об аппарате мэра города Иркутска, Положением об Управлении, трудовыми договорами и должностными инструкциями. Полномочия заместителя начальника Управления определяются, кроме того, Положением о соответствующем структурном подразделении, которое он возглавляет.

5.4. Начальник Управления:

5.4.1. осуществляет руководство Управлением;

5.4.2. осуществляет координацию работы Управления с другими структурными подразделениями администрации;

5.4.3. осуществляет планирование деятельности Управления;

5.4.4. вносит руководителю аппарата администрации предложения о поощрении и привлечении к дисциплинарной ответственности заместителя начальника Управления, начальников, заведующих секторов, специалистов структурных подразделений, входящих в состав Управления;

5.4.5. вносит руководителю аппарата администрации предложения о назначении на должность руководителей структурных подразделений, входящих в состав Управления;

5.4.6. обеспечивает подбор квалифицированных кадров в Управление;

5.4.7. принимает участие в совещаниях, заседаниях, проводимых в администрации по вопросам деятельности Управления;

5.4.8. взаимодействует с другими структурными подразделениями администрации города по вопросам, входящим в компетенцию Управления.

5.5. Заместитель начальника Управления исполняет обязанности начальника Управления в период его временного отсутствия.

6. Ответственность

6.1. Работники Управления несут ответственность за своевременное и качественное выполнение обязанностей, возложенных на них должностными инструкциями, трудовыми договорами, Положениями об отделах, секторах, входящих в Управление, Положением об аппарате администрации г.Иркутска и настоящим Положением.

6.2. Начальник Управления, его заместитель, начальники отделов, заведующие секторов и специалисты привлекаются к ответственности в порядке и на условиях, установленных законодательством РФ.

Заместитель мэра - руководитель аппарата администрации г.Иркутска

Е.Е.Войцехович

Начальник контрольного отдела организационно-контрольного управления аппарата администрации г.Иркутска

Ю.И.Баранов