Приложение N 1. Порядок учета, использования, хранения, передачи и уничтожения печатей и штампов в администрации города Тамбова

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации города Тамбова от 20 ноября 2015 г. N 8558 в настоящее приложение внесены изменения

См. текст приложения в предыдущей редакции

Приложение N 1

Порядок
учета, использования, хранения, передачи и уничтожения печатей и штампов в администрации города Тамбова
(утв. постановлением главы администрации города Тамбова
от 26 декабря 2008 г. N 10198)

С изменениями и дополнениями от:

2 апреля 2009 г., 27 августа 2012 г., 12 декабря 2013 г., 20 ноября 2015 г., 19 августа 2016 г.

1. Общие положения

Настоящий Порядок устанавливает общие требования к учету, использованию, хранению, передаче и уничтожению печатей и штампов, используемых в деятельности Главы города Тамбова (далее - Глава города), администрации города Тамбова (далее - администрация города) и ее органов, муниципальных учреждений.

2. Изготовление печатей и штампов

2.1. Печати и штампы Главы города, администрации города и ее органов изготавливаются только в полиграфических и штемпельно-граверных предприятиях, имеющих выданные в установленном порядке лицензии на этот вид деятельности и сертификат, удостоверяющий возможность изготовления указанного вида продукции.

2.2. Изготовление печатей и штампов, необходимых для обеспечения деятельности Главы города, администрации города и ее органов, производится на основании поручения Главы города, заместителя главы администрации города по компетенции по представлению руководителей органов администрации города.

Согласование эскизов печатей и штампов осуществляет заместитель главы администрации города по компетенции.

2.3. Изготовление печатей с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации осуществляется в целях реализации отдельных государственных полномочий, переданных в порядке, установленном действующим законодательством.

Печати Главы города, администрации города, органов администрации города с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации должны соответствовать требованиям ГОСТ Р 51511 - 2001 "Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования".

2.4. Использование герба города Тамбова на печатях и штампах органов администрации города осуществляется строго в соответствии с перечнем органов администрации города Тамбова, муниципальных унитарных предприятий, муниципальных учреждений, которым предоставлено право использовать герб города Тамбова на бланках, печатях и штампах, утвержденным постановлением Главы города.

Воспроизведение герба города Тамбова на печатях Главы города, администрации города и ее органов должно производиться в одноцветном изображении в соответствии с геральдическим описанием герба города Тамбова, согласно решению Тамбовской городской Думы от 30.07.2008 N 711 "О гербе города Тамбова" (в редакции от 28.10.2015).

2.5. Изготовление дополнительных экземпляров гербовых печатей Главы города, администрации города и ее органов осуществляется по решению Главы города, заместителя главы администрации города, руководителя аппарата. На дополнительных экземплярах гербовых печатей, начиная со второй, арабскими цифрами указывается номер печати.

2.6. Оформление заказа на изготовление печатей с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, герба города Тамбова Главы города, администрации города и органов администрации города осуществляет управление делами администрации города. Эталонное изображение гербовых печатей Главы города, администрации города, органов администрации города приведено в приложении N 1 к настоящему Порядку.

2.7. Необходимость изготовления штампов с факсимильным воспроизведением подписи Главы города, заместителей главы администрации города и назначение лиц, ответственных за использование данных штампов, определяется Главой города.

Изготовление штампов с факсимильным воспроизведением подписи Главы города, заместителей главы администрации города осуществляет управление делами администрации города.

2.8. Оформление заказа на изготовление простых круглых печатей и штампов органов администрации города, не являющихся юридическими лицами, согласно заявкам, осуществляет управление делами администрации города.

Органы администрации города, являющиеся юридическими лицами, обеспечивают изготовление простых круглых печатей и штампов самостоятельно.

3. Использование печатей

3.1. При осуществлении деятельности Главы города, администрации города используются:

- печать с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации;

- печать с воспроизведением герба города Тамбова;

- печать с воспроизведением герба города Тамбова и надписью "Глава города Тамбова";

- простые круглые печати (без изображения символики);

- металлические печати.

В органах администрации города используются печати и штампы, указанные в положениях об органах администрации города.

Информация об изменениях:

Постановлением администрации города Тамбова от 19 августа 2016 г. N 5212 в пункт 3.2 раздела 3 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

3.2. Печатью администрации города заверяется подпись Главы города или уполномоченного им лица на документах администрации города.

Печатью органа администрации города удостоверяется подпись руководителя данного органа или его заместителя.

Подпись не заверяется печатью, если этот реквизит должным образом не оформлен (отсутствует расшифровка подписи, расшифровка подписи не соответствует и т.п.).

Информация об изменениях:

Постановлением администрации города Тамбова от 19 августа 2016 г. N 5212 в пункт 3.3 раздела 3 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

3.3. Печатью с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации и надписью "Администрация города Тамбова" заверяется подлинность подписи Главы города или уполномоченных им лиц на:

- постановлениях комиссии по делам несовершеннолетних и защите их прав о наложении административных взысканий в виде штрафов;

на удостоверениях опекунов (попечителей) над несовершеннолетними гражданами;

- на заключениях о возможности быть кандидатом в: усыновители, патронатные воспитатели, приемные родители, опекуны;

- на заключениях о возможности быть: усыновителем, патронатным воспитателем, приемным родителем, опекуном;

- архивных справках о начислениях заработной платы, трудовом стаже;

иных документах, требующих заверения печатью с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации в соответствии действующим законодательством.

Информация об изменениях:

Постановлением администрации города Тамбова от 19 августа 2016 г. N 5212 в пункт 3.4 раздела 3 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

3.4. Печать с воспроизведением герба города Тамбова и надписью "Администрация города Тамбова" проставляется на:

- документах о финансовой деятельности администрации города;

договорах, соглашениях, контрактах, дополнительных соглашениях;

- договорах, контрактах, соглашениях, дополнительных соглашениях, заключаемых в рамках полномочий администрации города;

- доверенностях на получение товарно-материальных ценностей;

- справках, подтверждающих факты, связанные с трудовой деятельностью работников (о заработной плате, субсидиях и т.п.);

- свидетельствах о праве на получение социальной выплаты на приобретение (строительство) жилья;

- договорах о безвозмездной передаче жилья в собственность;

- договорах о безвозмездной передаче жилья в собственность муниципального образования - город Тамбов;

- дополнительных соглашениях о расторжении договора о безвозмездной передаче жилья в собственность;

- доверенностях на заключение:

договоров о безвозмездной передаче жилья в собственность;

договоров о безвозмездной передаче жилья в собственность муниципального образования городского округа - город Тамбов;

дополнительных соглашений о расторжении договора о безвозмездной передаче жилья в собственность;

- доверенностях на представление интересов администрации города в государственных учреждениях и организациях, совершение необходимых действий в интересах администрации города, представительство в судебных, надзорных и контрольных органах;

заявлениях на проведение лицензионной экспертизы муниципальных образовательных учреждений на право ведения образовательной деятельности, проведение аккредитации образовательных учреждений;

- карточках с образцами подписей и оттиска печати;

- актах о списании, приеме-передаче материальных ценностей;

- гарантийных письмах;

- актах инвентаризации;

- командировочных удостоверениях;

- документах по личному составу;

- удостоверениях муниципальных служащих администрации города и пропусках;

- муниципальных сертификатах;

- благодарностях и почетных грамотах администрации города;

- наградных листах.

Информация об изменениях:

Постановлением администрации города Тамбова от 19 августа 2016 г. N 5212 в пункт 3.5 раздела 3 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

3.5. Печать с воспроизведением герба города Тамбова и надписью "Глава города Тамбова" проставляется на:

- соглашениях, договорах, контрактах, заключаемых с субъектами международных и внешнеэкономических связей;

- заключениях о согласовании (об отказе в согласовании) проекта документа территориального планирования;

- доверенностях на представление интересов Главы города в государственных учреждениях и организациях, представительство в судебных, надзорных и контрольных органах;

- благодарностях Главы города;

- протоколах, графиках, планах организационно-технических мероприятий, утвержденных Главой города;

- иных документах, подписанных Главой города в рамках осуществления им полномочий, установленных статьей 27 Устава города Тамбова.

3.6. Круглая печать администрации города с надписью "Для документов" проставляется при заверении копий, выписок из документов, на характеристиках, командировочных удостоверениях (отметки о прибытии и убытии), отправляемых телеграммах.

3.7. Круглая печать администрации города с надписью "Для пакетов" используется при ведении секретного делопроизводства, при получении и отправке документов фельдъегерской связью.

3.8. Для удостоверения подлинности копий принятых постановлений и распоряжений администрации города используется круглая печать администрации города с надписью "Управление документационного обеспечения".

Подлинность копий принятых правовых актов Главы города удостоверяется круглой печатью Главы города Тамбова с надписью "Для документов".

3.9. При необходимости заверения копий постановлений (распоряжений), других документов Главы города, администрации города, в соответствии с ГОСТ Р 6.30 - 2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", на копии проставляется штамп с заверительной надписью "Верно", которая заверяется подписью уполномоченного Главой города лица и круглой печатью администрации города "Для документов" (в исключительных случаях допускается заверение гербовой печатью).

Заверение копии осуществляется только при наличии подлинника документа.

3.10. Не допускается проставление печатей на документах или материалах, не относящихся к сфере деятельности или превышающих компетенцию органа администрации города.

3.11. Металлические печати используются для опечатывания помещений, сейфов, металлических ящиков, иного оборудования, в которых хранятся секретные документы, документы строгой отчетности, документы постоянного хранения, печати.

Перечень органов администрации города, имеющих право использовать металлические печати, определяется распоряжением администрации города.

4. Использование штампов

4.1. При осуществлении деятельности Главы города, администрации города используются штампы:

- с факсимильным воспроизведением подписи Главы города, заместителей главы администрации города;

- для проставления оттиска о получении, регистрации, прохождении и об исполнении документов, других отметок справочного характера.

4.2. Штампы с факсимильным воспроизведением подписи Главы города, заместителей главы администрации города разрешается при необходимости использовать при подготовке поздравительных писем и открыток, почетных грамот, благодарностей и дипломов администрации города, на копиях подписанных в установленном порядке документов и по согласованию с руководителем для оформления поручений.

Использование факсимиле при оформлении правовых актов Главы города, администрации города, доверенностей, банковских платежных документов, счетов-фактур и других подлинников документов запрещается.

4.3. В органах администрации города используются только штампы для проставления оттиска о получении, регистрации, прохождении и об исполнении документов, других отметок справочного характера.

5. Учет, выдача и хранение печатей и штампов

5.1. Все изготовленные печати, штампы и факсимиле, применяемые в деятельности Главы города, администрации города, а также органов администрации города, учитываются в журнале учета печатей и штампов, который находится у работника, ответственного за обеспечение режима секретности, ведение секретного делопроизводства в администрации города.

5.2. Журнал учета печатей и штампов заполняется по правилам ведения документов строгой отчетности с обязательным проставлением в нем оттисков печатей и штампов.

Контрольные оттиски изготовленных печатей и штампов должны быть проставлены в журнале учета печатей и штампов в день получения печатей и штампов из предприятия, производившего их изготовление.

5.3. Выдача печатей и штампов производится под роспись в журнале учета печатей и штампов. Печати и штампы числятся за получившим их лицом до передачи (сдачи) либо замены (уничтожения). При возврате (изъятии) печати или штампа в журнале ставится дата сдачи и подпись лица, ответственного за ведение журнала.

5.4. Гербовые и простые печати Главы города, администрации города, органов администрации города должны храниться в несгораемых металлических шкафах или сейфах.

5.5. Ответственность за хранение и использование печатей и штампов несут лица, получившие их в установленном порядке.

Обязанность по сохранности и использованию вверенных печатей и штампов закрепляется в должностной инструкции лица, ответственного за учет, использование и хранение печати или штампа.

Список лиц, персонально ответственных за хранение и использование гербовых печатей Главы города, администрации города, органов администрации города, определяется распоряжением администрации города.

5.6. Проверка наличия, правильности использования и надлежащего хранения печатей и штампов проводится в ходе плановых проверок состояний делопроизводства управлением документационного обеспечения администрации города совместно с работником, ответственным за обеспечение режима секретности, ведение секретного делопроизводства в администрации города. При нарушении учета, хранения, использования печатей и штампов результаты проверки доводятся до сведения заместителя главы администрации города по компетенции.

5.7. При переводе, увольнении работника, ответственного за использование и хранение печатей и штампов, руководитель органа администрации города комиссионно осуществляет проверку соответствия наличия печатей и штампов, переданных указанному лицу, записям в журнале учета.

Результаты проверки отражаются в акте, который вместе с печатями и штампами не позднее дня перевода, увольнения работника сдается работнику, ответственному за обеспечение режима секретности, ведение секретного делопроизводства в администрации города, для последующей передачи печатей и штампов вновь назначенному ответственному лицу.

Акт проверки хранится вместе с журналом учета печатей и штампов.

5.8. При временном отсутствии (командировка, отпуск, временная нетрудоспособность) лиц, ответственных за использование и хранение печатей и штампов, печати и штампы передаются вновь назначенному ответственному лицу по акту, который утверждается руководителем органа администрации города (приложение N 2 к настоящему Порядку). В случае, если лицом, ответственным за использование и хранение печатей и штампов, является руководитель органа администрации города, акт приема-передачи печатей и штампов утверждается заместителем главы администрации города по компетенции.

Акт хранится в соответствующем органе администрации города.

5.9. В случае ликвидации органа администрации города или прекращения деятельности в результате реорганизации имеющиеся у него в наличии печати и штампы подлежат сдаче работнику, ответственному за обеспечение режима секретности, ведение секретного делопроизводства в администрации города, для внесения записей в журнал учета печатей и штампов и последующей передачи печатей и штампов в управление делами администрации города для уничтожения.

5.10. Об утрате гербовой печати в известность незамедлительно ставятся Глава города, заместитель главы администрации города по компетенции и работник, ответственный за обеспечение режима секретности, ведение секретного делопроизводства в администрации города.

Об утрате простой круглой печати, штампа в известность ставятся руководитель органа администрации города, в котором произошла утеря, и работник, ответственный за обеспечение режима секретности, ведение секретного делопроизводства в администрации города.

По каждому факту утраты печати и штампа проводится служебное расследование комиссией, создаваемой распоряжением администрации города Тамбова. Результаты расследования доводятся до Главы города и служат основанием для привлечения виновных к ответственности.

5.11. Передача гербовой печати администрации города муниципальным учреждениям при исполнении ими полномочий администрации города осуществляется с разрешения Главы города по акту согласно приложению N 2 к настоящему Порядку.

6. Уничтожение печатей и штампов

6.1. Пришедшие в негодность и утратившие практическое значение печати и штампы подлежат возврату работнику, ответственному за обеспечение режима секретности, ведение секретного делопроизводства в администрации города, и последующему уничтожению по акту (приложение N 3 к настоящему Порядку) комиссией, организуемой управлением делами администрации города в составе не менее трех человек. В состав комиссии в обязательном порядке включается работник, ответственный за обеспечение режима секретности, ведение секретного делопроизводства в администрации города.

Решение о списании с учета утраченной печати или штампа принимается по материалам служебного расследования.

6.2. Акт об уничтожении, списании с учета печатей и штампов хранится вместе с журналом учета печатей и штампов и является основанием для внесения отметки об уничтожении, списании печати или штампа в журнал учета печатей и штампов. Копия акта об уничтожении, списании направляется в управление делами администрации города.

Уничтожение печатей и штампов предполагает полное разрушение их печатающей поверхности и формы, не допускающее возможности их восстановления и дальнейшего использования.

Способ уничтожения печатей и штампов определяется комиссией.

7. Ответственность

За умышленное повреждение, передачу посторонним лицам, утрату печатей и штампов, нарушения, допущенные при их учете, использовании, хранении и уничтожении, лица, ответственные за работу с печатями и штампами, несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.