Приложение N 1. Регламент проектного управления в сфере инвестиционной деятельности в Тамбовской области

Приложение N 1

Регламент
проектного управления в сфере инвестиционной деятельности в Тамбовской области
(утв. постановлением администрации Тамбовской области
от 18 апреля 2016 г. N 404)

1. Общие положения

1.1. Регламент проектного управления в сфере инвестиционной деятельности в Тамбовской области (далее - Регламент) определяет порядок взаимодействия органов исполнительной власти области при инициировании, планировании и реализации проектов.

1.2. В настоящем Регламенте применяются следующие понятия:

директор (куратор) проекта - должностное лицо органа исполнительной власти, отвечающее за обеспечение проекта ресурсами и разрешение вопросов, выходящих за рамки полномочий руководителя проекта;

инициатор проекта - орган исполнительной власти области, физическое или юридическое лицо, которое выступает с обоснованием необходимости и возможности реализации проекта;

Организационный штаб по улучшению инвестиционного климата (далее - Организационный штаб) - коллегиальный совещательный орган, обеспечивающий планирование и контроль деятельности, реализацию проектов, достижение контрольных событий и показателей органов исполнительной власти области;

паспорт проекта - инструмент проектного управления в органе исполнительной власти области, документ, в котором утверждается ключевая информация по проекту, а именно: наименование проекта, участники, основания для инициирования, цели, задачи, результаты, критерии успеха, период реализации, риски, взаимосвязь с другими проектами, План контрольных событий проекта;

план-график проекта - инструмент проектного управления в органе исполнительной власти области, включающий в себя мероприятия, блоки мероприятий, контрольные события по проекту, связи между ними, а также ответственных исполнителей, сроки реализации мероприятий и достижения контрольных событий;

проект - комплекс взаимосвязанных работ, направленных на достижение запланированной цели, взаимоувязанных по задачам, срокам осуществления, исполнителям и ресурсам, и имеющих однократный, неповторяющийся характер;

проектно-ориентированная система управления - система управления, при которой цели органа исполнительной власти области достигаются преимущественно через реализацию проектов;

Проектный офис - координационно-контрольный совещательный орган в сфере управления проектной деятельностью, организующий планирование и контроль проектной деятельности, внедрение, поддержку и развитие проектно-ориентированной системы управления в органах исполнительной власти области, а также рассмотрение вопросов, связанных с внедрением в Тамбовской области лучших практик Национального рейтинга состояния инвестиционного климата в субъектах Российской Федерации;

рабочая группа проекта - исполнители, объединенные во временную организационную структуру для выполнения работ по определенному направлению деятельности;

резюме проекта - краткая информация о проекте, представляемая инициатором по установленной форме, с изложением основных условий его реализации на территории Тамбовской области;

руководитель проекта - должностное лицо органа исполнительной власти области, которое отвечает за достижение целей проекта, руководит процессом планирования, исполнения, контроля, завершения проекта, осуществляет подготовку запросов на изменения и оперативное управление проектом;

управление проектом - планирование, организация и контроль трудовых, финансовых и материально-технических ресурсов проекта, направленные на эффективное достижение целей проекта;

участники проекта - физические и\или юридические лица, органы исполнительной власти области, которые непосредственно вовлечены в реализацию проекта, либо чьи интересы могут быть затронуты при осуществлении проекта.

1.3. Применение системы управления проектами в органах исполнительной власти области способствует:

снижению административных барьеров за счет обеспечения прозрачности, обоснованности и своевременности принимаемых решений в органах исполнительной власти области;

оперативности действий органов исполнительной власти области, сокращению сроков получения инициатором необходимых согласований и разрешений, требуемых для реализации проекта;

минимизации сроков организации переговоров, встреч, совещаний, консультаций, направленных на решение вопросов, возникающих в процессе реализации проекта;

оперативному рассмотрению проектов на заседании Проектного офиса;

повышению эффективности и отдачи от использования бюджетных средств;

увеличению эффективности внутриведомственного, межведомственного и межуровневого взаимодействия, а также взаимодействия с подрядными организациями, привлекаемыми органом исполнительной власти области, за счет использования единых подходов проектного управления;

оптимизации процесса контроля и наличию центров ответственности.

1.4. Механизмы совершенствования принятия решений в рамках проектного управления:

- анализ законодательства и правоприменительной практики лучших управленческих практик;

- мониторинг мероприятий Дорожной карты по внедрению лучших управленческих практик Национального рейтинга состояния инвестиционного климата в Тамбовской области.

1.5. Процесс управления проектами состоит из следующих процессов:

инициирование проекта;

планирование проекта;

исполнение проекта;

управление изменениями проекта;

контроль проекта;

завершение проекта.

1.6. Организационный штаб создаётся для организации и координации деятельности по улучшению инвестиционного климата и внедрению лучших практик с помощью системы управления проектами.

Председателем Организационного штаба является глава администрации области, заместителем руководителя Организационного штаба назначается первый заместитель главы администрации области по вопросам экономической и инвестиционной политики.

Организационный штаб формируется из заместителей главы администрации области, представителей территориальных органов федеральных органов исполнительной власти, представителей бизнес-сообщества, главы администрации г. Тамбова.

Заседания Организационного штаба проводятся публично и открыто не реже одного раза в квартал. Предложения в повестку заседания для обсуждения вносятся членом Организационного штаба.

1.7. Методическая поддержка организации проектного управления, а также контроль и координация проектов осуществляются Проектным офисом.

1.8. Проектный офис создается для обеспечения деятельности Организационного Штаба и Рабочих групп и организует планирование и контроль проектной деятельности, внедрение, поддержку и развитие проектно-ориентированной системы управления в органе исполнительной власти области.

Проектный офис осуществляет следующие функции:

координация, контроль, мониторинг реализации проектов, в том числе инвестиционных;

методическая поддержка инвестиционной деятельности;

администрирование показателей инвестиционной привлекательности.

1.9. Рабочие группы создаются для реализации отдельного проекта протокольным решением Проектного офиса.

В состав Рабочей группы включаются руководитель отраслевого органа исполнительной власти области в качестве руководителя Рабочей группы, в зависимости от содержания проекта и целесообразности участия - представители иных органов исполнительной власти области в соответствии с характером проекта, представители управления экономической политики администрации области. В деятельности рабочей группы могут принимать участие представители территориальных органов федеральных органов исполнительной власти, представители бизнес-сообщества, представители муниципальных образований области (по согласованию).

Для эффективной деятельности Рабочих групп определяются роли каждого ее участника и за каждым из них закрепляются отдельные направления деятельности (функциональные обязанности).

Деятельность участника Рабочей группы осуществляется без отрыва от основной служебной деятельности.

Рабочая группа осуществляет следующие функции:

планирование и выполнение мероприятий проекта;

подготовка отчетности и информирование Организационного штаба и Проектного офиса о результатах реализации проекта.

2. Инициирование проекта

2.1. На стадии инициирования проекта председатель Проектного офиса назначает директора (куратора) проекта, руководителя проекта, определяет состав рабочей группы и утверждает паспорт проекта.

2.2. Основанием для подготовки предложения о реализации комплекса мероприятий в качестве проекта могут являться нормативные и (или) ненормативные правовые акты, поручения, содержащие указание на необходимость реализации комплекса мероприятий органами исполнительной власти области, и (или) наличие задачи или проблемы, решению которых будет способствовать реализация комплекса мероприятий, предлагаемого инициатором проекта.

Предложение о реализации комплекса мероприятий в качестве проекта оформляется в виде резюме проекта (далее - резюме, приложение N 1), направляемой инициатором проекта в Проектный офис.

2.3. При получении резюме проекта секретарь доводит его до руководителя Проектного офиса и инициирует рассмотрение проекта на заседании Проектного офиса с приглашением инициатора для презентации проекта.

2.4. Подготовка паспорта проекта осуществляется руководителем проекта в соответствии с настоящим Регламентом по форме согласно Приложению N 2 к настоящему Регламенту.

2.5. Руководитель проекта согласует разработанный паспорт проекта с:

а) заинтересованными участниками проекта, вовлеченными в его реализацию;

б) директором (куратором) проекта;

в) руководителем Проектного офиса;

г) инициатором проекта.

3. Планирование проекта

3.1. Планирование проекта осуществляется руководителем проекта и привлеченными им участниками проекта путем детализации утвержденного плана контрольных событий проекта и составления плана-графика по форме согласно приложению N 4 к настоящему Регламенту. Указанный план-график составляется с использованием информационной системы Redmine.

3.2. На этапе планирования проекта проводится разбиение проекта на отдельные блоки работ и выделение мероприятий и контрольных событий в разрезах: отчетные периоды (неделя, месяц, квартал, год), этапы проекта, весь проект.

3.3. План-график проекта согласуется с:

а) участниками проекта;

б) руководителем проекта;

в) директором (куратором) проекта;

г) инициатором проекта

3.4. Согласованный план-график проекта утверждается председателем Проектного офиса.

4. Исполнение проекта

4.1. Исполнение проекта осуществляется участниками проекта в соответствии с утвержденными паспортом проекта и планом-графиком проекта. Участники проекта реализуют запланированные мероприятия и достигают контрольные события, при этом своевременно информирует председателя Проектного офиса о возникающих проблемах и рисках посредством отчетов по проекту.

При необходимости участники проекта подготавливают запросы на изменения проекта. Руководители блоков мероприятий в рамках выделенных зон ответственностей обеспечивают своевременность и качество реализации мероприятий, и достижения контрольных событий. Руководитель проекта осуществляет общее управление проектом.

5. Управление изменениями проекта

5.1. Участник проекта имеет право предложить руководителю проекта внести формализованный запрос на изменение в паспорт проекта, план контрольных событий проекта, состав рабочей группы по реализации проекта, план-график проекта.

5.2. Руководитель проекта проводит анализ предложенных изменений, обсуждение их с директором (куратором) проекта.

5.3. Пересмотр и внесение изменений в паспорт проекта, план контрольных событий проекта, состав рабочей группы по реализации проекта, план-график проекта осуществляются на заседании Проектного офиса.

6. Контроль проекта

6.1. Не позднее 3 (трех) рабочих дней после издания документа об утверждении проекта руководитель проекта совместно с директором (куратором) проекта организуют совещание со всеми участниками проекта, на котором проводят первичный инструктаж по ведению периодической отчетности по проекту, фиксируют отчетные периоды (не реже 1 раза в месяц) и формы отчетности.

6.2. Датой предоставления отчета является последний рабочий день отчетного периода (неделя, месяц). По запросу директора (куратором) проекта, председателя Проектного офиса допускается подготовка отчета на произвольную дату по запросу.

6.3. В день предоставления отчета в течение 1 рабочего дня участник проекта в своей части с использованием автоматизированной системы управления предоставляет информацию о фактическом достижении контрольных событий за отчетный период, прогноз прохождения запланированных контрольных событий на ближайшие отчетные периоды, а также сведения о рисках, проблемах, достигнутых и планируемых результатах проекта, не вошедших в утверждённый план-график проекта по форме согласно Приложению N 4 к настоящему Регламенту.

6.4. В течение 1 рабочего дня с момента получения отчета от участников проекта, руководитель проекта подготавливает отчет о статусе проекта по форме согласно Приложению N 4 к настоящему Регламенту и направляет его председатель Проектного офиса и директору (куратору) проекта.

7. Завершение проекта

7.1 По итогам достижения цели (целей) проекта в соответствии с утвержденными проектными документами, руководитель проекта инициирует процедуру завершения проекта.

Руководитель проекта направляет итоговый отчет о реализации проекта (по форме согласно Приложению N 5 к настоящему Регламенту), директору проекта для подготовки доклада о завершении проекта и представления председателю Проектного офиса.

По результатам рассмотрения доклада о завершении проекта и утверждения итогового отчета на заседании Проектного офиса издается решение о завершении проекта.

Проект решения Проектного офиса о завершении проекта подготавливается руководителем проекта по согласованию с директором проекта. Материалы проекта размещаются в архиве завершенных проектов.

7.2 В случае возникновения неустранимых препятствий во время реализации проекта, при которых проект не может продолжаться, руководитель проекта инициирует процедуру прекращения или приостановления проекта.

Прекращение проекта означает его досрочное завершение без возможности возобновления.

Приостановление проекта означает его досрочное завершение с возможностью последующего возобновления.

После получения указания о прекращении или приостановлении проекта руководитель проекта формирует итоговый отчет о реализации проекта (согласно Приложению N 5 к настоящему регламенту) и направляет его директору (куратору) проекта для подготовки доклада о завершении проекта.

Проект считается прекращенным или приостановленным с даты издания протокольного решения о прекращении или приостановлении проекта.