Откройте актуальную версию документа прямо сейчас
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
Вход
Купить систему ГАРАНТ
Получить демо-доступ
Узнать стоимость
Информационный банк
Подобрать комплект
Семинары
- Главная
- Постановление главы Администрации города Тамбова от 31 декабря 2008 г. N 10445 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации города Тамбова"
- Приложение. Инструкция по делопроизводству в администрации города Тамбова
Приложение. Инструкция по делопроизводству в администрации города Тамбова
Информация об изменениях:
Постановлением администрации города Тамбова от 27 сентября 2013 г. N 8177 в настоящее приложение внесены изменения
Приложение
Инструкция
по делопроизводству в администрации города Тамбова
(утв. постановлением главы Администрации города Тамбова
от 31 декабря 2008 г. N 10445)
С изменениями и дополнениями от:
2 апреля, 5 мая 2009 г., 1 марта, 24 мая, 21 сентября, 29 ноября 2010 г., 1 марта 2012 г., 26 августа, 27 сентября, 2, 26 декабря 2013 г., 18 апреля, 2 июля, 5 декабря 2014 г., 23 января, 28 октября, 22 декабря 2015 г., 17 августа 2016 г., 21 февраля, 26 мая 2017 г.
1. Общие положения
1.1. Инструкция по делопроизводству в администрации города Тамбова (далее - Инструкция) устанавливает единую систему документирования и организации работы с документами в администрации города Тамбова (далее - администрация города) и ее органах, определяет порядок работы с документами.
1.2. Инструкция разработана в соответствии с законодательными актами Российской Федерации, актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, нормативно-методическими документами Федеральной архивной службы России, Инструкцией по делопроизводству администрации Тамбовской области, Государственным стандартом Российской Федерации ГОСТ Р.6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", другими государственными стандартами на унифицированные системы документации, Регламентом администрации города Тамбова.
1.3. Правила и порядок работы с документами, независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, установленные настоящей Инструкцией, обязательны для всех муниципальных служащих администрации города и ее органов.
Все исполнители документов, зарегистрированных в администрации города, ответственны за выполнение требований настоящей Инструкции.
1.4. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления в администрации города, организационно-методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в органах администрации города осуществляются управлением документационного обеспечения администрации города.
1.5. Внедрение и сопровождение информационных технологий в органах администрации города производится разработчиками автоматизированных систем во взаимодействии с комитетом по информатизации и связи администрации города.
1.6. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства в органах администрации города, соблюдение установленных Инструкцией правил оформления и порядка работы с документами несут руководители органов администрации города.
Непосредственное ведение делопроизводства возлагается на муниципальных служащих, обязанности, права и ответственность которых определяются их должностными инструкциями.
1.7. Ответственный за делопроизводство в органе администрации города обеспечивает его организацию и ведение в соответствии с настоящей Инструкцией и знакомит всех муниципальных служащих данного органа с нормативными и методическими документами по делопроизводству.
Информация об изменениях:
Постановлением администрации города Тамбова от 26 декабря 2013 г. N 11214 в пункт 1.8 раздела 1 настоящего приложения внесены изменения
1.8. При работе с документами в органах администрации города необходимо руководствоваться следующими требованиями:
- работа со служебными документами осуществляется только в служебном помещении, работники органов администрации города несут ответственность за сохранность находящихся у них документов и конфиденциальность содержащейся в них информации;
- при работе с подписанными документами не разрешается вносить в них исправления, делать пометки, за исключением случаев, предусмотренных настоящей Инструкцией;
- сведения, содержащиеся в документах, могут использоваться только в служебных целях и в пределах полномочий, имеющихся у работников органов администрации города;
- передача служебных документов или копий работникам сторонних организаций может производиться только с разрешения руководителя органа администрации города, в котором зарегистрирован или создан документ;
- передача копий служебных документов представителям средств массовой информации осуществляется начальником информационного управления администрации города по согласованию с заместителем главы администрации города по компетенции;
- документ, помещенный в дело, может быть с разрешения руководителя органа администрации города временно изъят с обязательным вложением в дело листа-заменителя, в котором указывается, по чьему разрешению, когда и кем документ изъят;
- при уходе в отпуск, выбытии в командировку, в случае увольнения или перемещения работник, ответственный за контроль исполнения документов, обязан передать все контролируемые документы другому работнику по согласованию с непосредственным руководителем;
- при утрате служебного документа ответственный за делопроизводство в органе администрации города и работник, за которым числится утраченный документ, составляют акт. Акт утверждается руководителем органа администрации города и вместе со служебной запиской на имя заместителя главы администрации города Тамбова направляется в управление документационного обеспечения администрации города. При необходимости назначается служебное расследование.
1.9. Документы в администрации города оформляются, как правило, на бланках, которые имеют обязательные реквизиты, расположенные в установленном ГОСТ Р.6.30-2003 порядке.
Информация об изменениях:
Постановлением администрации города Тамбова от 28 октября 2015 г. N 8011 в пункт 1.10 раздела 1 настоящего приложения внесены изменения
1.10. Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм), А6 (105 х 148 мм) посредством компьютерной техники. Выбор формата бланка зависит от вида и объема документа.
Цветные бланки письма Главы города Тамбова (далее - Глава города) изготавливаются типографским способом со сквозной нумерацией. Учет и выдачу данных бланков осуществляет управление документационного обеспечения администрации города.
Информация об изменениях:
Постановлением администрации города Тамбова от 26 декабря 2013 г. N 11214 в пункт 1.11 раздела 1 настоящего приложения внесены изменения
1.11. Формы бланков органов администрации города должны соответствовать стандартам, установленным ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", и подлежат обязательному согласованию с заместителем главы администрации города Тамбова.
1.12. Бланки должны использоваться строго по назначению и в соответствии с правилами оформления документов в администрации города.
Бланки не применяются при подготовке проектов документов, тиражировании рассылаемых документов (воспроизводятся в ксерокопированном виде), оформлении копий служебных писем, остающихся в делах (за исключением ксерокопий), а также при подписании несколькими организациями совместных документов. Внутренняя переписка также ведется без использования бланков.
1.13. Контроль за соблюдением правил использования и соответствием используемых бланков установленной форме осуществляет управление документационного обеспечения администрации города.
1.14. Работа с секретными документами осуществляется в соответствии со специальной Инструкцией и с учетом требований настоящей Инструкции.
2. Правила подготовки документов и оформление реквизитов документов
2.1. В администрации города документы подготавливаются в порядке исполнения поручений или в инициативном порядке.
При подготовке документов рекомендуется применять текстовый редактор с использованием шрифта Times New Roman размером N 14 (для оформления табличных материалов N 12, 13, 14).
2.2. Каждый вид документа должен иметь определенный формат бланков, комплекс реквизитов и стабильный порядок их расположения.
2.3. При оформлении служебных документов (писем, информаций, и т.п.) устанавливаются следующие размеры полей: левое поле - не менее 30 мм, правое - не менее 10 мм, верхнее - не менее 20 мм, нижнее - не менее 20 мм.
При оформлении постановлений (распоряжений) администрации города должны быть строго соблюдены следующие размеры полей: левое - 35 мм, правое - 10 мм, верхнее - 20 мм, нижнее - 20 мм.
2.4. При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера страниц проставляются посередине верхнего поля страницы арабскими цифрами без слова "страница" (стр.) и знаков препинания.
2.5. Требования к составлению и расположению отдельных реквизитов:
2.5.1. Герб муниципального образования
Герб города Тамбова помещается на бланках, печатях и штампах строго на основании решения Тамбовской городской Думы "О гербе города Тамбова" и в соответствии с Перечнем органов администрации города Тамбова, муниципальных унитарных предприятий, муниципальных учреждений, которым предоставлено право использовать герб города Тамбова на бланках, печатях и штампах, утвержденным постановлением города Тамбова.
Изображение герба помещают на верхнем поле бланка над серединой строк реквизита "Наименование организации" на бланках с угловым расположением реквизитов, а на бланках с продольным расположением реквизитов - в центре.
2.5.2. Наименование организации
Наименование организации на бланке должно строго соответствовать тому наименованию, которое закреплено в ее учредительных документах.
Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, если оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование помещают ниже полного в скобках или за ним.
Над наименованием организации указывают сокращенное или полное (в случае отсутствия сокращенного) наименование вышестоящей организации, если она имеется.
2.5.3. Справочные данные об организации
Данный реквизит является принадлежностью бланка письма. Он включает почтовый адрес, номера телефонов организации и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, адрес электронной почты, ИНН, ОГРН и др.).
Почтовый адрес организации в справочных данных бланка указывается в той же последовательности, что и в реквизите "Адресат".
2.5.4. Наименование вида документа
Реквизит присутствует в бланках конкретных видов документов, что должно соответствовать видам документов, предусмотренных Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД - класс 020000).
Для каждого вида распорядительного документа в администрации города используется свой бланк, на котором воспроизведено наименование вида документа, которое печатается прописными буквами: ПОСТАНОВЛЕНИЕ, РАСПОРЯЖЕНИЕ.
В бланках писем наименование и разновидность письма не указываются.
2.5.5. Дата документа
Дата документа - обязательный реквизит, содержащий указание на время его создания и/или подписания, утверждения, принятия решения, согласования. На документе проставляются и другие даты: поступления, резолюции и т.п. Правила их оформления во всех случаях аналогичны.
Стандартом установлены два способа написания даты: цифровой и словесно-цифровой: 05.12.2003 или 05 декабря 2003 г. Проставление нуля перед цифрой, обозначающей день месяца в словесно-цифровой форме датирования, является во всех случаях обязательным.
При цифровом способе датирования дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами. (Например: дату 1 апреля 2004 г. следует оформлять 01.04.2004). В конце даты точка не ставится, сокращение слова "год" - г. - не допускается.
При регистрации и датировании документов в администрации города и ее органах следует использовать цифровой способ: 01.04.2008.
В документах, содержащих сведения финансового характера или касающихся кадровых вопросов, допускается при использовании словесно-цифрового способа писать слово "год" полностью: 05 декабря 2003 года.
Дата и регистрационный номер документа могут записываться от руки или проставляться с помощью механического нумератора.
На документах, оформляемых на бланках, дата проставляется в соответствии с расположением этого реквизита.
На документах, оформляемых на стандартных листах бумаги, дата проставляется под наименованием должности лица, подписавшего документ, и печатается от левой границы текстового поля на расстоянии 2-3 межстрочных интервалов от предыдущего реквизита.
Документы, изданные двумя и более организациями, должны иметь одну (единую) дату. Датой такого документа является наиболее поздняя дата подписания.
Датироваться и подписываться должны все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением.
2.5.6. Регистрационный номер и ссылка на регистрационный номер
Регистрационный номер входит в состав реквизитов бланка, проставляется одновременно с датой документа. Данный реквизит обязателен для всех видов документов, подлежащих регистрации.
Регистрация документа производится после его подписания или утверждения и заключается в записи необходимых сведений о документе в регистрационные формы, присвоении документу соответствующего регистрационного номера и проставлении его непосредственно на документе.
Каждому виду документа соответствует свой порядок формирования номера.
Регистрационный номер состоит из порядкового номера документа, который можно дополнить индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и другой информацией, с учетом выполнения требований, необходимых при эксплуатации электронной системы регистрации документов. Особенности оформления данного реквизита на письмах администрации города изложены в пункте 5.3.2.
2.5.7. Реквизит "Адресат" используется только при оформлении писем. Требования к оформлению реквизита "Адресат" подробно излагаются в пунктах 5.3.3., 6.5., 6.6.
Информация об изменениях:
Постановлением администрации города Тамбова от 28 октября 2015 г. N 8011 в подпункт 2.5.8 пункта 2.5 раздела 2 настоящего приложения внесены изменения
2.5.8. Гриф утверждения документа
Определенные документы получают юридическую силу после утверждения. Гриф утверждения располагают в правом верхнем углу документа. Документ может утверждаться правовым актом организации города или непосредственно руководителем организации (приложение N 1).
При утверждении документа руководителем гриф утверждения состоит из слова "УТВЕРЖДАЮ" (печатается прописными буквами, без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его личной подписи и ее расшифровки (дата утверждения проставляется собственноручно). Например:
УТВЕРЖДАЮ
Заместитель главы
администрации города Тамбова
Д.В. Алёхин
При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются на одном уровне.
При утверждении документа постановлением (распоряжением) гриф утверждения состоит из слова "УТВЕРЖДЕН" (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО) без кавычек, наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера.
Например:
(Положение)
УТВЕРЖДЕНО
постановлением
главы администрации
города Тамбова
_________N________
2.5.9. Гриф согласования документа
Согласование документа оформляется визой на документе или грифом согласования.
Гриф согласования является формой внешнего согласования. Данный реквизит документа выражает согласие другой организации (не автора) с содержанием документа.
В гриф согласования входит слово "СОГЛАСОВАНО" (без кавычек), наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личная подпись, ее расшифровка и дата, которая проставляется собственноручно.
Гриф согласования документа располагается от границы левого поля ниже наименования должности лица, подписавшего документ. Например:
(после подписи)
СОГЛАСОВАНО
|
Главный управляющий директор |
П.П. Черноиванов |
Грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования, если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций.
При наличии нескольких грифов согласования их располагают на одном уровне вертикальными рядами от нулевого и пятого положения (после 40 печатных знаков) табулятора.
2.5.10. Виза согласования документа
Формой внутреннего согласования является визирование документа.
Виза согласования документа - реквизит документа, указывающий на согласие или несогласие должностного лица организации - автора документа с его содержанием.
Визирование документа осуществляется до подписания документа. Виза включает личную подпись визирующего, ее расшифровку и дату визирования.
Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.
Допускается полистное визирование финансовых, регистрационных и иных особо важных документов.
При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:
Замечания прилагаются.
|
Председатель комитета |
Н.Б. Буйло |
Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу.
2.5.11. Резолюция
Резолюция - реквизит документа, в котором руководителем определяются организации, подразделения или работники, ответственные за исполнение документов, характер и сроки исполнения документов.
Резолюция, как правило, оформляется на специальном бланке формата А6, если поручение дается по обращению юридического или физического лица. На служебных письмах допускается оформлять резолюцию на свободном от текста месте.
Формулировка резолюции должна четко определять ответственного исполнителя, необходимость направления копий соисполнителям, суть задания, срок исполнения и форму представления результатов исполнения.
Например:
О.Н. Алпатовой
Прошу подготовить проект
распоряжения к 07.05.2008
(личная подпись)
27.04.2008
На документах, не требующих дополнительных указаний и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указывается исполнитель, подпись автора резолюции, дата.
Информация об изменениях:
Постановлением администрации города Тамбова от 28 октября 2015 г. N 8011 в подпункт 2.5.12 пункта 2.5 раздела 2 настоящего приложения внесены изменения
2.5.12. Подпись
В состав реквизита "Подпись" входят наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и ее расшифровка.
При оформлении писем на бланке администрации города (органа администрации города) подпись состоит из сокращенного наименования должности лица, подписывающего документ, личной подписи и ее расшифровки. Например:
|
Начальник управления делами |
В.П. Воробьев |
Если письмо оформляется на должностном бланке, то наименование должности в реквизите "Подпись" не указывается. Инициалы имени, отчества и фамилия Главы города печатаются у правой границы текстового поля.
|
Начальник управления делами |
В.П. Воробьев |
Если письмо оформляется на должностном бланке, то наименование должности в реквизите "Подпись" не указывается. Например:
(бланк главы
администрации города)
(личная подпись) А.Ф. Бобров
Однако, если письмо оформлено на 2-х и более страницах, то реквизит "Подпись" на последней странице рекомендуется оформлять полностью.
При подписании документа лицом, исполняющим обязанности руководителя, или заместителем руководителя необходимо указывать фактическую должность лица, подписавшего документ. Например:
|
И.о. председателя комитета |
Е.Ю. Гребенюк |
или
|
Заместитель председателя комитета |
И.А. Романова |
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне.
В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением. Например:
Председатель комиссии (личная подпись) Н.А. Шарипова
Члены комиссии (личная подпись) Г.А. Сизова
(личная подпись) А.И. Томилин
(личная подпись) Г.А. Явник
Расшифровка подписи в реквизите "Подпись" располагается на уровне последней строки наименования должности, например:
|
Начальник информационного |
О.В. Барсукова |
Наименование должности, состоящей из одной строки, печатается от границы левого поля. Если наименование состоит из двух и более строк, то они выравниваются по левому краю. Длина самой длинной строки не должна, как правило, превышать 90 мм.
Инициалы и фамилия лица, подписывающего документ, печатаются на расстоянии не менее 125 мм от границы левого поля. Если длина строки в расшифровке подписи превышает 40 мм, допускается ее смещение в сторону площади, отведенной для подписи.
Одно из основных требований при оформлении реквизита "Подпись" заключается в том, чтобы расшифровка соответствовала личной подписи лица, заверившего документ.
Недопустимо помещать перед наименованием должности при подписании документов всех видов предлог "за" или косую черту.
2.5.13. Отметка об исполнителе
Реквизит "Исполнитель" включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и его телефон. Например:
Ж.А. Хоботова
74-36-89.
Исполнителем документа является тот работник, который составлял текст документа. На документе, подготовленном по поручению руководителя группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя.
Отметка об исполнителе проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа: на письмах - шрифт N 8, на справке к проекту правового акта - шрифт N 14.
2.5.14. Идентификатор электронной копии
Идентификатором электронной копии является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа шрифтом N 8. Реквизит может включать в себя имя файла на машинном носителе. Проставление отметки производится перед печатью с использованием команд "Вставка. Автотекст. Колонтитул. Полное имя файла. Дата и время печати".
2.5.15. Отметка о контроле
Отметка о контроле за исполнением документа обозначается словом "Контроль" или проставляется специально изготовленным штампом в верхнем правом поле документа, подлежащего контролю.
2.5.16. Отметка о поступлении документа в организацию
Отметка о поступлении документа в организацию состоит из номера по номенклатуре дел, очередного порядкового номера и даты поступления документа (при необходимости - указываются часы и минуты).
Данный реквизит располагают в правом нижнем углу первого листа документа. Допускается отметку о поступлении документа проставлять в виде штампа.
Информация об изменениях:
Постановлением администрации города Тамбова от 28 октября 2015 г. N 8011 в подпункт 2.5.17 пункта 2.5 раздела 2 настоящего приложения внесены изменения
2.5.17. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя слово "В дело", подпись руководителя и дату подписания.
Отметка об исполнении и направлении в дело документов, зарегистрированных в администрации города, осуществляется Главой города, заместителями главы администрации в соответствии с распределением потоков документов и порядком их прохождения.
2.5.18. Отметка о заверении копии
При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись: "Верно", должность лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию), дату заверения. Например:
Верно
Начальник управления
документационного обеспечения
администрации города Тамбова (личная подпись) Л.А.Батыгова
06.06.2008
Подлинность заверительной надписи на документах администрации города Тамбова дополнительно заверяется круглой печатью "Для документов".
Информация об изменениях:
Постановлением администрации города Тамбова от 17 августа 2016 г. N 5138 в подпункт 2.5.19 пункта 2.5 раздела 2 настоящего приложения внесены изменения
2.5.19. Печать
Печать ставится на документах, требующих удостоверения подлинности подписи, в соответствии с действующим законодательством и правовыми актами администрации города. Оттиск печати ставится также на копии при ее заверении для удостоверения соответствия копии подлиннику.
Печать должна проставляться на наименование должности лица, подписавшего документ, или на специально отведенном месте, обозначенном символом "М.п.", не захватывая личной подписи должностного лица.
Информация об изменениях:
Постановлением администрации города Тамбова от 17 августа 2016 г. N 5138 в подпункт 2.5.20 пункта 2.5 раздела 2 настоящего приложения внесены изменения
2.5.20. Обязательные реквизиты электронных документов
При формировании (составлении) электронных документов используются следующие обязательные реквизиты:
- официальное наименование организации;
- наименование вида документа;
- дата документа;
- регистрационный номер документа;
- индекс номенклатуры дел;
- место составления или издания документа;
- текст;
- название и версия программного обеспечения, при помощи которого создан документ;
Электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе.
3. Требования к подготовке и оформлению правовых актов администрации города Тамбова
Правовые акты администрации города Тамбова, содержащие предписания, рассчитанные на постоянное или многократное действие, решения о согласовании проведения митингов, пикетов и демонстраций, о награждении Почетной грамотой администрации города Тамбова, о выделении денежных средств, а также о назначении и освобождении от должности руководителей муниципальных учреждений и предприятий оформляются постановлением администрации города Тамбова.
Решения о назначении и освобождении от должности муниципальных служащих администрации города и лиц, занимающих должности, не отнесенные к муниципальным и осуществляющих техническое обеспечение деятельности администрации города, решения по оперативным и организационным вопросам, а также вопросам работы администрации города оформляются распоряжением администрации города Тамбова.
3.1. Подготовка, учет и рассылка правовых актов
3.1.1. Внесение проектов правовых актов (постановлений и распоряжений) администрации города Тамбова осуществляется с соблюдением порядка и сроков подготовки, установленных Регламентом администрации города Тамбова.
3.1.2. Подготовка проектов правовых актов администрации города Тамбова (далее - правовые акты) осуществляется органами администрации города, муниципальными учреждениями и предприятиями, выступающими в качестве исполнителей по подготовке проектов.
Исполнитель:
- готовит проект правового акта с учетом требований Регламента администрации города Тамбова и настоящей Инструкции;
- осуществляет согласование проекта с заинтересованными лицами и организациями;
- дорабатывает проект по замечаниям согласующих лиц и организаций;
- осуществляет справочную и консультативную работу по принятому (изданному) правовому акту.
3.1.3. Основными требованиями к проекту правового акта являются соответствие действующему законодательству, достоверность и объективность, конкретность поручений и реальность сроков исполнения, краткость и точность, исключающая возможность двоякого толкования текста, официально-деловой стиль речи.
Ответственность за качество и сроки подготовки материалов несет руководитель органа администрации города или муниципального учреждения (предприятия), вносящего проект документа.
3.1.4. При подготовке проектов правовых актов руководитель органа администрации города, подготовившего проект, вносит предложение о целесообразности постановки на контроль документа в целом или отдельных его пунктов и согласует его с заместителем главы администрации города, курирующим вносимый проектом правового акта вопрос.
При постановке на контроль документа перспективного характера определяется периодичность предоставления исполнителем информации о ходе исполнения распорядительного документа.
3.1.5. При разработке проекта постановления (распоряжения), содержащего новые нормативные предписания, должны быть подготовлены предложения об изменении и дополнении или признании утратившими силу ранее действовавших правовых актов полностью или частично. Копии указанных актов прилагаются в обязательном порядке.
При внесении в принятый распорядительный документ значительного количества изменений и (или) дополнений следует оформлять правовой акт в новой редакции с признанием утратившими силу предыдущих правовых актов.
3.1.6. Проект правового акта не должен превышать 5 страниц машинописного текста, не считая приложений.
Документы (копии или подлинники), на которые имеются ссылки в правовом акте, а также документ, на основании которого проект разрабатывался, в обязательном порядке прилагаются к данному проекту.
3.1.7. К проекту постановления (распоряжения) прилагается справка установленного образца (приложение N 2) с указанием перечня согласующих проект лиц и списка рассылки документа. Справка подписывается руководителем органа администрации города или муниципального учреждения (предприятия), вносящего проект на рассмотрение, и специалистом-исполнителем проекта.
Лица, согласующие проект постановления (распоряжения), печатаются в справке в последовательности согласования ими проекта.
3.1.8. Перечень организаций и лиц, согласующих проект правового акта, определяется руководителем органа администрации города (муниципального учреждения, предприятия), подготовившего проект правового акта. Список лиц, согласующих проект, может быть дополнен по замечаниям начальника правового управления, а также иных согласующих проект лиц.
3.1.9. Проекты правовых актов в обязательном порядке визируются:
а) организационно-кадровым управлением по вопросам:
- организации муниципальной службы, работы с кадрами, по утверждению положений об органах администрации города и их отделах, должностных инструкций;
- утверждения штатного расписания муниципальных учреждений и муниципальных унитарных предприятий, внесения в них изменений;
- создания, реорганизации, ликвидации, изменения типа, переименования муниципальных учреждений и муниципальных унитарных предприятий, в том числе по вопросу оплаты труда;
Информация об изменениях:
Постановлением администрации города Тамбова от 17 августа 2016 г. N 5138 подпункт 3.1.9 пункта 3.1 раздела 3 настоящего приложения дополнен подпунктом "б"
б) комитетом по управлению муниципальным имуществом города по вопросам:
- создания, реорганизации, ликвидации, изменения типа, переименования муниципальных учреждений и муниципальных унитарных предприятий;
- внесения изменений в уставы муниципальных учреждений и муниципальных унитарных предприятий;
- использования рекламного пространства;
- требующим согласования, предоставления информации и внесения изменений в Реестр муниципального имущества города Тамбова и состав имущества муниципальной казны;
в) комитетом финансов при наличии решений, реализация которых потребует финансовых затрат;
Информация об изменениях:
Постановлением администрации города Тамбова от 28 октября 2015 г. N 8011 в подпункт "г" подпункта 3.1.9 пункта 3.1 раздела 3 настоящего приложения внесены изменения
г) управлением документационного обеспечения по вопросам утверждения административных регламентов предоставления муниципальных услуг и внесения в них изменений, утверждения составов комиссий, советов, рабочих групп, положений о них и внесения изменений в правовые акты по указанным вопросам;
Информация об изменениях:
Постановлением администрации города Тамбова от 23 января 2015 г. N 343 в подпункт "д" подпункта 3.1.9 пункта 3.1 раздела 3 настоящего приложения внесены изменения
д) комитетом по экономике по вопросам установления цен и тарифов оплаты труда, социально-трудовых отношений, выплаты премии руководителям муниципальных учреждений;
Информация об изменениях:
Постановлением администрации города Тамбова от 28 октября 2015 г. N 8011 в подпункт "е" подпункта 3.1.9 пункта 3.1 раздела 3 настоящего приложения внесены изменения
е) комитетом по инвестициям и стратегическим проектам по вопросам разработки и реализации концепций, стратегий, комплексных, целевых (адресных) и ведомственных программ, направленных на развитие экономики и социальной сферы. В последнем случае в справке напротив фамилии руководителя организации пишется "Согласовано письмом от ___________ исх. N ____.
3.1.10. Для более оперативной проработки сложных правовых актов исполнитель вправе направить согласующим проект правового акта (на предварительное согласование) по электронной почте.
3.1.11. Ответственность за ведение учета проектов правовых актов и контроль за их движением возлагаются на органы администрации города, вносящие проекты.
Ответственность за ведение учета правовых актов администрации города возлагается на управление документационного обеспечения администрации города.
Информация об изменениях:
Постановлением администрации города Тамбова от 28 октября 2015 г. N 8011 в подпункт 3.1.12 пункта 3.1 раздела 3 настоящего приложения внесены изменения
3.1.12. Сроки подготовки и согласования проекта постановления (распоряжения) устанавливаются Регламентом администрации города Тамбова.
Контроль за общим сроком согласования проекта (30 дней) осуществляют исполнитель проекта и управление документационного обеспечения администрации города.
Сроки подготовки и согласования проекта правового акта могут быть по решению Главы города, заместителя главы администрации города по компетенции продлены. Основанием для продления сроков согласования проекта является служебная записка руководителя органа администрации города, подготовившего проект правового акта, с подробным обоснованием необходимости продления сроков согласования, которая предоставляется на рассмотрение Главе города через управление документационного обеспечения администрации города не позднее чем за 3 дня до истечения срока исполнения проекта.
3.1.13. Лица, согласующие проект, подтверждают свое согласование проекта или замечания к нему в справке установленного образца, проставляя подпись и в обязательном порядке дату согласования проекта или замечаний к нему. Имеющиеся в процессе согласования у должностного лица возражения или замечания по проекту постановления или распоряжения излагаются отдельно и прилагаются к проекту (формат листа не менее А 6).
Отметка об устранении замечаний по проекту производится тем лицом, которое сделало замечание, либо лицом, временно исполняющим его обязанности.
3.1.14. Если в процессе согласования в материалах подготовки проекта имеются заключения, содержащие противоречивые замечания и позиции, исполнителем должны быть приняты меры по устранению таких противоречий и снятию замечаний по проекту.
3.1.15. Если замечания не принимаются, исполнитель проекта правового акта готовит мотивированный отзыв на замечание с изложением своей позиции и прилагает его к проекту.
Урегулирование отдельных спорных ситуаций при подготовке официальных документов осуществляется заместителем главы администрации города, в компетенции которого находится рассматриваемый вопрос, с приглашением заинтересованных сторон и независимых экспертов.
3.1.16. Подготовленный проект правового акта предоставляется в управление документационного обеспечения администрации города для проверки на соответствие требованиям оформления правовых актов администрации города.
При нарушении требований оформления правовых актов проект в течение 2-х дней подлежит возврату на доработку в орган администрации города (муниципальное учреждение, предприятие), подготовивший его.
3.1.17. При отсутствии замечаний по оформлению правового акта специалистом управления документационного обеспечения администрации города на справке к проекту проставляется регистрационный номер проекта и штамп, подтверждающий правильность оформления постановления (распоряжения), а также штамп на оборотной стороне каждого листа проекта, после чего проект возвращается исполнителю для согласования в установленном порядке.
Информация об изменениях:
Постановлением администрации города Тамбова от 28 октября 2015 г. N 8011 в подпункт 3.1.18 пункта 3.1 раздела 3 настоящего приложения внесены изменения
3.1.18. Согласованный и доработанный с учетом замечаний согласующих лиц проект правового акта предоставляется в управление документационного обеспечения администрации города.
Управление документационного обеспечения администрации города:
- осуществляет проверку комплектности предоставленного проекта и приложенных к нему документов и соответствие требованиям оформления;
- анализирует соблюдение сроков подготовки и согласования проекта;
- направляет проект на визирование заместителю главы администрации, курирующему данное направление деятельности согласно распределению обязанностей.
Последним согласующим проект постановления (распоряжения) лицом является начальник правового управления.
Право окончательной редакции текстов проектов постановлений и распоряжений предоставлено Главе города или уполномоченному им должностному лицу.
3.1.19. Если в процессе согласования проект правового акта дорабатывался и перепечатывался, при повторном предоставлении проекта в управление документационного обеспечения администрации города необходимо приложить первоначальный вариант проекта, отметив в нем пункты, претерпевшие изменения в ходе согласования.
Если в процессе доработки в проект правового акта были внесены изменения принципиального характера, то он подлежит повторному визированию лицами, согласующими проект.
При подготовке правовых актов по вопросам утверждения составов комиссий, советов, рабочих групп, членами которых являются представители организаций, не подведомственных администрации города, подтверждение согласования осуществляется путем визирования справки к проекту правового акта руководителем организации или приложением ответа соответствующей организации на запрос о согласовании.
3.1.20. Нумерация постановлений и распоряжений администрации города ведется раздельно по видам документов и по годам. Регистрационный номер документа состоит из знака N и порядкового номера документа. К порядковому номеру распоряжения через дефис добавляется буква "р", например, N 153-р. Дата и номер документа проставляются после его подписания (принятия).
Информация об изменениях:
Постановлением администрации города Тамбова от 28 октября 2015 г. N 8011 подпункт 3.1.21 пункта 3.1 раздела 3 настоящего приложения изложен в новой редакции
3.1.21. Постановления, распоряжения администрации города, подписанные Главой города, передаются в управление документационного обеспечения администрации города для регистрации, оформления копий в установленном порядке и их рассылки адресатам, которая должна быть осуществлена не позднее следующего рабочего дня после принятия правового акта.
Ответственность за своевременное предоставление в управление документационного обеспечения администрации города электронных версий принятых постановлений и распоряжений несут лица, ответственные за делопроизводство в органах администрации города, и исполнители проектов.
Информация об изменениях:
Постановлением администрации города Тамбова от 28 октября 2015 г. N 8011 в подпункт 3.1.22 пункта 3.1 раздела 3 настоящего приложения внесены изменения
3.1.22. Выдачу копий заявителям, на основании обращений которых подготовлены распорядительные документы, осуществляет орган администрации города, подготовивший проект постановления, под роспись в журнале единой формы (приложение N 3) в течение недели после принятия правового акта. Контроль за соблюдением данного положения осуществляет управление документационного обеспечения администрации города в ходе проведения плановых проверок по состоянию документационного обеспечения в органах администрации города.
Выдача копий постановлений, подготовленных на основании заявлений о предоставлении муниципальной услуги, осуществляется в порядке, установленном административным регламентом по предоставлению соответствующей услуги.
Выдачу дополнительных заверенных копий правовых актов администрации города, находящихся на текущем хранении в управлении документационного обеспечения администрации города до передачи их на постоянное хранение в архивный отдел администрации города, а также выписок из данных документов, на основании поступивших обращений, осуществляет управление документационного обеспечения администрации города в установленные законодательством сроки и при предъявлении заявителем документа, удостоверяющего личность, документа, подтверждающего полномочия действовать от имени физического, юридического лица.
Выдача копий архивных документов осуществляется уполномоченным органом в соответствии с Административным регламентом предоставления муниципальной услуги "Исполнение запросов юридических и физических лиц о предоставлении архивной информации".
В прокуратуру Тамбовской области и Тамбовскую городскую Думу копии правовых актов администрации города направляются управлением документационного обеспечения администрации города в течение 10 дней после принятия правовых актов.
При необходимости выдачи копии правового акта в актуальной редакции заверение копии осуществляется начальником управления документационного обеспечения администрации города Тамбова, в особых случаях - Главой города Тамбова. Учет запросов о выдаче заверенных текстов актуальных редакций правовых актов администрации города осуществляет управление документационного обеспечения администрации города.
3.1.23. Ответственным за составление списка рассылки является исполнитель проекта постановления (распоряжения) администрации города.
Перечень органов администрации города, в которые следует направить копию изданного официального документа (рассылка), определяется исполнителем проекта и указывается в справке к проекту постановления (распоряжения) администрации города, прежде всего исходя из данных в правовом акте поручений.
Исполнитель проекта также определяет и отмечает в списке рассылки пометкой "э/в" адресатов, которым постановление может быть направлено в электронном виде.
Информация об изменениях:
Постановлением администрации города Тамбова от 28 октября 2015 г. N 8011 в подпункт 3.1.24 пункта 3.1 раздела 3 настоящего приложения внесены изменения
3.1.24. При принятии Главой города правового акта, подлежащего публикации или контролю, а также при наличии в списке рассылки варианта направления электронных копий исполнитель должен передать по электронной почте в управление документационного обеспечения администрации города электронную версию окончательно оформленного правового акта, полностью соответствующую его оригиналу на бумажном носителе в течение 2 дней.
Текст правового акта администрации города в электронном виде должен представляться отдельным файлом в виде единого документа вместе с приложениями в соответствии с их нумерацией (не допускается представление нескольких правовых актов в виде единого файла, а также приложений к правовому акту в виде отдельных файлов). Название файла должно содержать регистрационные реквизиты правового акта и краткое наименование правового акта.
Информация об изменениях:
Постановлением администрации города Тамбова от 17 августа 2016 г. N 5138 в подпункт 3.1.25 пункта 3.1 раздела 3 настоящего приложения внесены изменения
3.1.25. В список рассылки правовых актов администрации города, реализация которых предусматривает финансовые затраты, в обязательном порядке включаются комитет финансов администрации города, контрольный комитет администрации города.
При подготовке проектов правовых актов о внесении изменений в ранее принятые правовые акты, ликвидации муниципальных учреждений и предприятий в список рассылки необходимо включать архивный отдел администрации города.
Обязательному направлению в организационно-кадровое управление администрации города подлежат копии правовых актов:
- об изменении полномочий, функций органов администрации, муниципальных учреждений, муниципальных унитарных предприятий;
- о внесении изменений в положения об органах администрации города и их отделах, должностные инструкции работников органов администрации города;
- о создании, реорганизации, переименовании, изменении типа или ликвидации муниципальных учреждений и муниципальных унитарных предприятий;
- по вопросам трудовых взаимоотношений с руководителями муниципальных учреждений и муниципальных унитарных предприятий, в том числе по оплате труда;
- об утверждении уставов муниципальных учреждений и муниципальных унитарных предприятий и внесении в них изменений;
- об утверждении штатных расписаний муниципальных учреждений и муниципальных унитарных предприятий и внесении изменений в них.
Обязательному направлению в комитет по управлению муниципальным имуществом города администрации города Тамбова подлежат копии правовых актов:
- о создании и ликвидации муниципальных учреждений и муниципальных унитарных предприятий;
- об изменении полномочий, функций органов администрации города, муниципальных учреждений, муниципальных унитарных предприятий.
В управление документационного обеспечения администрации города обязательному направлению подлежат копии правовых актов об утверждении совещательных, консультативных и иных рабочих органов, положений о них и внесении в них изменений.
При подготовке проектов правовых актов об утверждении ведомственных, городских целевых программ, иных муниципальных программ города Тамбова (внесении в них изменений) в список рассылки необходимо включать контрольный комитет администрации города, комитет финансов администрации города, комитет по инвестициям и стратегическим проектам администрации города.
При подготовке проектов постановлений об утверждении проекта планировки территории города Тамбова в список рассылки включается муниципальное унитарное предприятие "Тамбовинвестсервис".
В список рассылки постановлений администрации города об утверждении административных регламентов предоставления муниципальных услуг и внесении в них изменений в обязательном порядке включаются контрольный комитет администрации города, управление документационного обеспечения администрации города.
Обязательному направлению в жилищный комитет подлежат копии принятых правовых актов по вводу в эксплуатацию многоквартирных жилых домов.
В обязательном порядке в течение 10 рабочих дней со дня принятия правового акта подлежат предоставлению в Контрольно-счетную палату города Тамбова правовые акты администрации города о создании, преобразовании или ликвидации муниципальных учреждений и муниципальных унитарных предприятий города Тамбова.
Правовой акт администрации города, содержащий пункт о контроле его исполнения, подлежит направлению в электронном виде - помощнику Главы города, заместителя главы администрации города либо в службу делопроизводства органа администрации города, на должностное лицо которого возложен контроль.
Информация об изменениях:
Постановлением администрации города Тамбова от 2 декабря 2013 г. N 10319 в подпункт 3.1.26 пункта 3.1 раздела 3 настоящего приложения внесены изменения
3.1.26. Служебные записки, обращения граждан и юридических лиц, ставшие основанием для подготовки проекта правового акта, а также снятые в ходе согласования замечания к проекту хранятся после принятия постановления (распоряжения) в делах органов администрации, осуществлявших внесение данных правовых актов. Передача вышеуказанных обращений физических и юридических лиц в органы администрации осуществляется на основании акта приема-передачи, который оформляется ежемесячно. Ответственность за сохранность указанных дел согласно установленным в номенклатуре дел срокам несут руководители органов администрации города. Неснятые в ходе согласования замечания к проекту постановления в случае его подписания хранятся с подлинниками принятых правовых актов.
Документы, прилагаемые к проектам правовых актов по кадровым вопросам, касающимся работников администрации города, руководителей муниципальных учреждений и предприятий, подлежат передаче вместе с копией принятого правового акта в организационно-кадровое управление администрации города.
3.1.27. Перечень постановлений, подлежащих направлению для включения в регистр муниципальных нормативных правовых актов Тамбовской области, размещению в справочно-правовых информационных базах, определяет начальник правового управления администрации города Тамбова.
Данное решение оформляется отметкой в справке к проекту постановления администрации города: "подлежит направлению в Регистр МНПА" (для включения в регистр муниципальных нормативных правовых актов Тамбовской области), "подлежит размещению в СПИБ" (при необходимости размещения в справочно-правовых информационных базах).
3.1.28. Направление правовых актов для включения в регистр муниципальных нормативных правовых актов Тамбовской области, техническую подготовку распорядительных документов для размещения в справочно-правовых информационных базах осуществляет управление документационного обеспечения администрации города.
Направление в управление по взаимодействию с органами местного самоуправления администрации Тамбовской области копий правовых актов администрации города, сведений об источниках официального опубликования правовых актов администрации города, дополнительных сведений для включения в областной регистр муниципальных нормативных правовых актов осуществляется в соответствии с Порядком предоставления органами местного самоуправления муниципальных нормативных правовых актов и иных сведений, подлежащих включению в регистр муниципальных нормативных правовых актов Тамбовской области, утвержденным постановлением администрации Тамбовской области.
3.1.29. Информирование управления документационного обеспечения об опубликовании правовых актов администрации города в газете "Наш город Тамбов" осуществляет информационное управление администрации города в течение двух рабочих дней со дня опубликования документа.
Информация об изменениях:
Постановлением администрации города Тамбова от 28 октября 2015 г. N 8011 в подпункт 3.1.30 пункта 3.1 раздела 3 настоящего приложения внесены изменения
3.1.30. Проекты распорядительных документов, подготовленные по устному и письменному поручению главы администрации города, снимаются с визирования только по резолюции Главы города.
Если внесение проекта инициировано органом администрации, данный проект снимается с визирования на основании служебной записки руководителя органа администрации, инициировавшего внесение проекта, или по резолюции заместителя главы администрации города (по компетенции).
Сведения о снятии проектов распорядительных актов с визирования вносятся в электронную базу распорядительных документов. Проекты хранятся в управлении документационного обеспечения администрации города и уничтожаются в установленном порядке.
3.2. Оформление правовых актов
3.2.1. Правовые акты администрации города (постановления, распоряжения) печатаются на бланках администрации города установленной формы (приложения N 4 - 5).
3.2.2. Заголовок к тексту
Заголовок к тексту правового акта печатается на расстоянии около 9 см от верхнего края листа шрифтом Times New Roman Cyr N 14, от границы левого поля с прописной буквы и выделяется полужирным шрифтом (приложение N 6).
Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через один межстрочный интервал. Каждая строка заголовка должна быть в пределах 28 печатных знаков. Если заголовок состоит более чем из 140 печатных знаков, то строка продлевается до границы правого поля. В заголовке не допускается перенос слов.
Заголовок должен кратко и точно отражать содержание документа и отвечать на вопрос: "О чем?". Для заголовка рекомендуется использовать словесную конструкцию с предлогом "О" ("Об") и отглагольным существительным. Например: "О проведении...", "Об утверждении...".
3.2.3. Текст документа
Текст печатается на расстоянии 2-3-х межстрочных интервалов от заголовка в установленных границах полей. Первая строка каждого абзаца печатается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля (5 печатных знаков). При необходимости размещения текста на одной странице допускается уменьшение интервалов между реквизитами "Дата", "Заголовок" и "Текст".
Текст документа должен быть ясным, кратким, обеспечивать точное и однозначное восприятие изложенной в нем информации. Текст должен быть изложен грамотно, официально-деловым стилем и не превышать 5 страниц машинописного текста, не считая приложений.
Содержание издаваемых правовых актов администрации города не должно противоречить ранее принятым актам или дублировать их, если при этом не изменяется (отменяется) ранее изданный акт.
3.2.4. Преамбула правового акта
Текстовая часть правового акта, как правило, подразделяется на констатирующую часть (преамбулу) и постановляющую часть (в распоряжении - распорядительную часть). В постановлениях преамбула заканчивается словом "ПОСТАНОВЛЯЮ", которое печатается в продолжение строки прописными буквами, и двоеточием.
Преамбула при оформлении распоряжения может отсутствовать, если предписываемые действия в разъяснении не нуждаются.
Если правовые акты принимаются на основе и во исполнение правовых актов Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, законов области, других правовых актов, то преамбула должна содержать ссылку на соответствующий правовой акт.
При ссылке указывается вид документа, дата, номер и его наименование. В том случае, если в указанные правовые акты были внесены изменения, то после наименования в скобках указывается дата последнего изменения, например:
"В соответствии со статьей 13 Закона Тамбовской области от 18.03.1997 N 101-З "О регулировании земельных отношений в Тамбовской области" (в редакции от 20.07.2006) ...".
Если в преамбуле необходимо сделать ссылку на решение соответствующей комиссии или другого рабочего органа, то она оформляется следующим образом:
"В соответствии с решением комиссии по восстановлению прав реабилитированных жертв политических репрессий (протокол N 3 от 19.12.2007) ПОСТАНОВЛЯЮ:"
Правовой акт, разрабатываемый на основании обращения юридического или физического лица, должен содержать соответствующее упоминание об этом в преамбуле по схеме: "Рассмотрев обращение...".
Между преамбулой и постановляющей (распорядительной) частью правового акта рекомендуется делать дополнительный межстрочный интервал.
Информация об изменениях:
Постановлением администрации города Тамбова от 28 октября 2015 г. N 8011 в подпункт 3.2.5 пункта 3.2 раздела 3 настоящего приложения внесены изменения
3.2.5. Составление и оформление пунктов и подпунктов
Первый абзац постановляющей (распорядительной) части правового акта по правилам оформления официальных документов всегда пишется с прописной буквы.
Если исполнение постановления (распоряжения) предполагает выполнение различных по характеру действий, то постановляющая (распорядительная) часть документа делится на пункты. При наличии в тексте правового акта пунктов и подпунктов (более одного) они оформляются арабскими цифрами с точкой (1., 1.1.). Если правовой акт содержит только один пункт, то он не нумеруется.
Текст пункта может состоять из абзацев, которые не нумеруются. При этом абзац может печататься как с прописной (в конце абзаца ставится точка), так и со строчной буквы (абзац начинается с дефиса, в конце абзаца ставится точка с запятой).
Каждый пункт постановляющей (распорядительной) части акта, как правило, начинается с предписываемого действия, выраженного глаголом неопределенной формы (утвердить, считать, выделить и т.д.). Предписания, адресуемые органам администрации города, муниципальным учреждениям, муниципальным унитарным предприятиям, должны формулироваться в категоричной форме. В отношении организаций, не находящихся в подчинении Главы города, применяются глаголы следующего типа: "просить", "предложить", "рекомендовать". В отдельных случаях возможна и категоричная форма обращения, если правовой акт издается по тем вопросам компетенции администрации города, по которым он вправе давать общеобязательные указания.
В качестве исполнителей могут быть указаны органы администрации города или муниципальные учреждения, муниципальные унитарные предприятия. Например:
"Информационному управлению администрации города Тамбова (Барсукова) направить для опубликования...".
В том случае, если задание предполагает конкретного исполнителя, соответствующий пункт документа должен начинаться с указания должности и фамилии исполнителя в дательном падеже. Например:
"3. Генеральному директору муниципального учреждения "Управляющая жилищная компания" М.Г. Бакланову подготовить в срок...".
При наличии в правовом акте пункта о контроле указывают конкретное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением правового акта. Пункт строится по схеме:
"Контроль за исполнением данного постановления возложить...".
Не допускается перенос на следующую страницу менее чем 2-х последних пунктов постановления (распоряжения), если каждый из них состоит не более чем из 2-3-х строк. В случае, если предпоследний пункт состоит из подпунктов, то данный пункт можно разбивать, т.е. переносить подпункты.
Дополнительные межстрочные интервалы между пунктами и подпунктами не ставятся.
Информация об изменениях:
Постановлением администрации города Тамбова от 28 октября 2015 г. N 8011 подпункт 3.2.6 пункта 3.2 раздела 3 настоящего приложения изложен в новой редакции
3.2.6. Подпись
Подпись отделяется от текста 3-мя межстрочными интервалами и печатается в одну строку жирным шрифтом. Наименование должности "Глава города Тамбова" печатается у левой границы текстового поля, а инициалы имени, отчества и фамилия Главы города печатаются у правой границы текстового поля.
3.2.7. Отметка об исполнителе
Реквизит "Отметка об исполнителе" при оформлении постановлений и распоряжений печатается на оборотной стороне последнего листа подлинника и копий правового акта (без учета приложений), в левом нижнем углу шрифтом N 8-10.
На справке к постановлению (распоряжению) реквизит "Исполнитель" оформляется в соответствии с унифицированной формой справки.
3.3. Оформление изменений, вносимых в правовой акт
3.3.1. При подготовке проекта постановления (распоряжения) о внесении изменений следует убедиться в том, что правовой акт, в который вносятся изменения, не признан ранее утратившим силу.
Если в правовой акт ранее уже вносились изменения, необходимо это отразить в заголовке и тексте постановления (распоряжения):
"О внесении изменений в постановление администрации города Тамбова от 07.11.2006 N 1282 "Об утверждении..." (с изменениями, внесенными постановлением от ________N_____)".
3.3.2. Все изменения, вносимые в ранее принятое постановление (распоряжение), должны соответствовать структуре основного правового акта.
При внесении изменения сначала указывается структурная единица, которая изменяется, потом - характер изменений.
Информация об изменениях:
Постановлением администрации города Тамбова от 28 октября 2015 г. N 8011 в подпункт 3.3.3 пункта 3.3 раздела 3 настоящего приложения внесены изменения
3.3.3. При внесении изменений, заключающихся в дополнении постановления (распоряжения), необходимо учитывать следующее:
- если дополнение заключается в добавлении фразы или предложения по тексту правового акта, следует использовать образцы оформления:
"Внести изменение в постановление администрации города Тамбова от _____N____ "О премировании...", дополнив пункт 3 постановления абзацем следующего содержания:
"Премировать...".
"Внести изменение в постановление администрации города Тамбова от ______N_____ "Об упорядочении...", дополнив пункт 4 постановления после слов " ... " словами " ... ";
- если дополнение значительно по объему, пункт следует оформлять следующим образом:
"Внести изменение в постановление администрации города Тамбова от ____N______ "Об упорядочении...", изложив пункт 4 постановления в следующей редакции:
"4 ... (текст новой редакции пункта)".
При внесении в постановления (распоряжения) частичных изменений используются такие формы, как: "вместо слов "..." читать слова "..."; "вместо "..." читать "..."; "слова "..." заменить словами "...".
Если изменение касается цифровых обозначений, следует использовать форму: "цифры "31" заменить цифрами "13".
При необходимости дополнить текст правового акта словами и цифрами следует употреблять термин "слова", например: "пункт 1 дополнить словами "на 5 календарных дней", при замене слов и цифр возможно также использовать форму: "вместо "на 5 календарных дней" читать "на 4 календарных дня". Если изменения вносятся в части расшифровки инициалов, следует применять форму: "вместо "Иванов А.С." читать "Иванов Алексей Сергеевич".
3.3.4. Если изменение постановления заключается только в признании одного или нескольких его пунктов утратившими силу, рекомендуется следующая формулировка заголовка:
"О признании утратившим(и) силу пункта 2 (пунктов 2, 5, 6) постановления администрации города Тамбова от ____N______ "О ...".
Информация об изменениях:
Постановлением администрации города Тамбова от 2 июля 2014 г. N 5384 подпункт 3.3.5 пункта 3.3 раздела 3 настоящего приложения изложен в новой редакции
3.3.5. Заголовок правового акта, в который вносится изменение, следует оформлять следующим образом:
"О внесении изменений в постановление администрации города Тамбова от 04.05.2012 N 3465 "Об утверждении должностных инструкций работников управления документационного обеспечения администрации города Тамбова".
При внесении изменений в объемные документы, прилагаемые к постановлению, такие как, Устав, Положение, бюджетная роспись, штатное расписание, объемные публикуемые документы, допускается следующее оформление заголовка:
"О внесении изменений в Порядок рассмотрения обращений граждан в администрации города Тамбова, утвержденный постановлением администрации города Тамбова от 06.06.2014 N 4582".
В постановляющей (распорядительной) части правового акта, в случае внесения изменения в прилагаемый документ, необходимо конкретизировать, в какую его часть вносится изменение.
Например:
"Внести изменения в постановление администрации города Тамбова от ______ N ______ "О_" и в пункте 2.1. расчета расходов. денежных средств...... (приложение N 2 к постановлению) вместо слов "приобретение подарков" читать слова "приобретение цветов".
3.3.6. Если изменения, вносимые в приложение к правовому акту, существенно изменяют его, то возможно признать утратившим силу пункт постановления, которым оно утверждено, и утвердить данный документ в новой редакции. Однако при этом следует учитывать, что в отдельных случаях этот вариант неприемлем (чаще всего это относится к распорядительным документам, по которым уже осуществлялось финансирование). В этом случае изменение в приложение может быть оформлено следующим образом:
"Внести изменение в постановление администрации города Тамбова от _______N_____ "О приобретении ............", изложив смету расходов на ............ (приложение N 1) в новой редакции, согласно приложению к данному постановлению".
3.3.7. В распорядительных документах строка приложения, выполненного в табличном варианте, называется "позицией". Наиболее часто это понятие используется при внесении изменений в табличное приложение финансового характера, штатное расписание, планы-титулы и т.п. В этом случае в текст правового акта могут включаться фрагменты, оформленные в виде таблиц, например:
"Внести изменения в постановление главы администрации города Тамбова от 26.03.2008 N 1932 "О закреплении муниципального имущества на праве оперативного управления за муниципальным лечебно-профилактическим учреждением "Городская поликлиника N 5" города Тамбова" и в перечне имущества, закрепляемого на праве оперативного управления за муниципальным лечебно-профилактическим учреждением "Городская поликлиника N 15" города Тамбова (приложение к постановлению), позицию 1 изложить в новой редакции:
"1 41120025 здание г. Тамбов,
поликлиники Моршанское шоссе, 16б 9999,9 784 959".
В правовых актах администрации при оформлении изменений в табличные приложения допустимо также использовать понятие "пункт". Как правило, это относится к планам мероприятий, месячников и т.п.
3.3.8. Если правовой акт содержит только один пункт - о внесении изменений, - то этот пункт не нумеруется, а все изменения (при условии, что их несколько) после резолютивной части оформляются с тире.
Например:
"Внести следующие изменения в постановление администрации города Тамбова от _____N_____ "О проведении...":
- в пункте 2 вместо слов "... " читать "... ";
- пункт 4 дополнить абзацем следующего содержания:
"Провести....";
- в пункте 5 последнее предложение исключить.
Если же постановление содержит более одного пункта, т.е. кроме внесения изменений имеется пункт о признании утратившим силу ранее принятого постановления или пункт постановления о контроле и т.п., то пункты нумеруются.
Если при внесении изменений необходимо признать утратившим силу пункт постановления, следует использовать вариант оформления:
"Внести в постановление администрации города Тамбова от _____ N ____ "О " следующие изменения:
- пункт 1 дополнить словами " ";
- в пункте 3 исключить второй абзац;
- пункт 4 признать утратившим силу.
3.3.9. Если постановление дополняется новым пунктом, который требует его нумерации в логической последовательности правового акта, то последующая нумерация пунктов данного постановления должна быть изменена.
Например:
"1. Внести изменение в постановление администрации города Тамбова от ______N_____ "Об....", дополнив его пунктом 3 следующего содержания:
"3. ....".
2. Считать пункты 3, 4, 5 постановления администрации города Тамбова от __________N_________ "Об ..." соответственно пунктами 4, 5, 6.".
При признании в правовом акте какого-либо пункта утратившим силу изменение нумерации оставшихся пунктов нецелесообразно.
Информация об изменениях:
Постановлением администрации города Тамбова от 28 октября 2015 г. N 8011 в подпункт 3.3.10 пункта 3.3 раздела 3 настоящего приложения внесены изменения
3.3.10. Пункт о признании утратившими силу или об отмене действующих правовых актов следует начинать со слов: "Признать утратившим(и) силу...". Перечень правовых актов приводится с указанием даты, номера и заголовка каждого правового акта в хронологической последовательности. Перечень, содержащий более 4-х правовых актов, может быть приложен к основному правовому акту. В этом случае пункт о признании утратившими силу формулируется следующим образом:
"Признать утратившими силу постановления (распоряжения) администрации города Тамбова по списку согласно приложению".
Данное приложение оформляется без подписи руководителя.
При существенных и многочисленных изменениях (дополнениях) действующий правовой акт, как правило, подлежит признанию утратившим силу, и издается новый правовой акт, в который включаются все необходимые положения из ранее действовавшего.
3.3.11. Если изменения вносятся в два постановления, заголовки которых незначительны по объему, то в заголовке постановления о внесении изменений можно указать наименования этих правовых актов. В случае, если заголовки слишком объемны или постановлений, в которые вносятся изменения, более двух, заголовок следует оформить следующим образом:
"О внесении изменений в отдельные правовые акты администрации города Тамбова".
При оформлении постановляющей части такого постановления внесение изменений в каждое постановление оформляется отдельным пунктом:
"1. Внести изменения в постановление главы администрации города Тамбова от 18.01.2006 N________________ "О........................".
2. Внести изменения в постановление администрации города Тамбова от 12.01.2009 N________________ "О........................"
(и так далее).
3.3.12. При внесении изменений в ранее опубликованное постановление пункт об опубликовании обязателен независимо от объема и содержания вносимого изменения.
3.4. Оформление приложений к правовым актам
3.4.1. Общие положения
В приложениях помещают положения, списки, перечни, сметы и др.
Приложения оформляются на отдельных листах, страницы в каждом приложении нумеруются самостоятельно, начиная со второго листа. В текстах приложений используются глаголы в форме настоящего времени, придающие тексту предписывающий характер, например: "Отношения между учредителем и учреждением определяются договором." или "Учреждение несет ответственность в установленном законодательством порядке"
Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны нормативам, применяемым при печатании текстов постановлений и распоряжений. Использование жирного шрифта не допускается.
Большие по объему приложения в виде таблиц допускается печатать шрифтом Times New Roman Cyr N 12 через 1-1,5 интервала.
Если в тексте документа дается ссылка "согласно приложению", то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово "Приложение" (с прописной буквы), ниже, через 1,5 интервала, дается ссылка на постановление (распоряжение), дату его принятия и номер. Все составные части реквизита выравниваются по левому краю в границах, отведенных для реквизита, печатаются через 1 интервал. Длина самой длинной строки не должна, как правило, превышать 75 мм и ограничивается правым полем документа. При наличии нескольких приложений их нумеруют (одно приложение не нумеруется). Например:
Приложение N 2
к постановлению главы
администрации города Тамбова
____________N_____________
Если к правовому акту прилагается несколько приложений, на втором и последующих листах каждого в правом верхнем углу проставляется "Продолжение приложения N 1" или "Продолжение приложения N 2" и т.д.
При наличии в тексте приложения ссылки на приложение к нему последнее оформляется следующим образом:
Приложение N 1
к Инструкции по делопроизводству
в администрации города Тамбова
При наличии нескольких листов в таком приложении на втором и последующих листах в правом верхнем углу проставляется "Продолжение приложения N 1 к Инструкции по делопроизводству в администрации города Тамбова".
3.4.2. Оформление грифа утверждения на приложениях
При наличии в тексте правового акта формулировки "Утвердить (Положение, состав комиссии и т.д.)... согласно приложению" на самом приложении в правом верхнем углу располагается гриф "УТВЕРЖДЕН" со ссылкой на наименование утверждающего документа в творительном падеже, его дату и номер. Слово "УТВЕРЖДЕН" пишется прописными буквами, без кавычек и согласуется в роде и числе с первым словом наименования приложения: положение - УТВЕРЖДЕНО, список - УТВЕРЖДЕН, правила - УТВЕРЖДЕНЫ, программа - УТВЕРЖДЕНА.
Пример:
Приложение
(Перечень) УТВЕРЖДЕН
постановлением главы
администрации города Тамбова
_____________N___________
При наличии нескольких приложений с грифом утверждения (или приложений с грифом и без него) над этим грифом проставляется слово "Приложение" и его номер. Например:
Приложение N 3
УТВЕРЖДЕНО
(Положение) постановлением главы
администрации города Тамбова
_____________N____________
При утверждении правовым актом администрации города учредительного документа организации - Устава, пункт по его утверждению в тексте правового акта строится по схеме:
"Утвердить Устав муниципального общеобразовательного учреждения.... (прилагается)".
На титульном листе Устава в правом верхнем углу располагается гриф "УТВЕРЖДЕН" со ссылкой на наименование утверждающего документа в творительном падеже, его дату и номер. Слово "Приложение" на Уставе, как учредительном документе, не пишется. Виза руководителя органа администрации города располагается на оборотной стороне последнего листа подлинника Устава.
При внесении в Устав изменений в тексте правового акта данный пункт строится по схеме:
"Утвердить прилагаемые изменения в Устав муниципального общеобразовательного учреждения...".
Вносимые в Устав изменения оформляются на отдельном листе, даже если они незначительны по объему. В правом верхнем углу располагается гриф утверждения, который согласуется в роде и числе с первым словом наименования: изменение - УТВЕРЖДЕНО, изменения - УТВЕРЖДЕНЫ. Слово "Приложение", как и при оформлении титульного листа Устава, не пишется. Виза руководителя органа администрации города располагается на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра утверждаемых изменений.
3.4.3. Заголовок
Заголовок к тексту приложения отделяется от даты и номера правового акта 3-4-мя интервалами, от текста приложения 2-3-мя интервалами.
Заголовок к тексту приложения печатается по центру, наименование вида документа-приложения выделяется прописными буквами (ПОЛОЖЕНИЕ, СПИСОК, СОСТАВ и т.п.). Межстрочный интервал между первой строкой заголовка и последующими строками может быть увеличен на 0,5 интервала.
Если сводный текст содержит несколько смысловых частей, он подразделяется на разделы, подразделы, пункты и подпункты. Разделы и подразделы могут иметь заголовки (подзаголовки). Заголовки печатаются центрированным способом (относительно границ текста), допускается их написание прописными буквами. Подзаголовки печатаются с прописной буквы. Точка в конце заголовка и подзаголовка не проставляется.
Разделы, подразделы, пункты и подпункты следует нумеровать арабскими цифрами. Подразделы нумеруются в пределах раздела (например: 1.1., 1.2.), номер пункта будет состоять из номеров раздела, подраздела и пункта, разделенных точками (1.1.1., 1.1.2. и т.д.). Если подпункт содержит много абзацев, то они могут нумероваться (обозначаться) строчными буквами с закрывающей круглой скобкой, например:
"2.3. Основные функции конкурсной комиссии
2.3.1. Для достижения основных задач конкурсная комиссия осуществляет следующие функции:
а) принимает меры по обеспечению своевременности проведения конкурса;
б) обеспечивает сохранность документов, представленных на конкурс, а также соблюдение условия о защите персональных данных кандидатов;
в) оценивает кандидатов на основании предоставленных ими документов об образовании;
г) оформляет протоколы по принятым решениям, представляет протоколы на утверждение главе администрации города Тамбова;
и т.д.
В приложениях не допускается использование жирного шрифта, курсива.
3.4.4. Подпись
На приложениях, которые не утверждаются правовым актом, подпись руководителя органа администрации города, подготовившего проект, ставится в конце приложения после текста в соответствии с правилами оформления реквизита "Подпись" (п. 2.5.12).
Приложения, утверждаемые правовым актом администрации города, визируются руководителем органа администрации города, подготовившего проект. Виза проставляется на оборотной стороне последнего листа приложения в нижней его части от края левого поля и включает должность визирующего документ, подпись и расшифровку подписи (инициалы имени, отчества и фамилию), а также дату подписания. Длина самой длинной строки не должна превышать 75 мм. Пример оформления:
Начальник правового управления
администрации города Тамбова
Т.В. Ширяева
06.11.2008
Подписи и визы правового акта оформляются только на первом экземпляре подлинника.
3.4.5. Приложение в форме списка
Текст приложения может быть представлен в форме связного текста, списка, таблицы или сочетания этих и других форм.
Приложения в форме списка печатаются в алфавитном порядке, имя и отчество ставятся после фамилии. При оформлении состава комиссии, совета рабочей группы и т.п. в алфавитном порядке печатаются только члены комиссии (совета, рабочей группы).
При оформлении заголовка списочного состава комиссии (совета, рабочей группы и т.п.), подлежащего утверждению постановлением (распоряжением), заголовок оформляется по образцу:
Состав
городской комиссии по организации и проведению месячника
по санитарной уборке и благоустройству города
3.4.6. Приложение в виде таблицы
При оформлении приложения в виде таблицы необходимо учитывать следующее:
- заголовок графы печатается без сокращений отдельных слов, за исключением общепринятых условных обозначений;
- заголовок графы, как правило, формулируется в именительном падеже единственного числа; во множественном числе - только в случаях, когда среди показателей графы некоторые стоят во множественном числе или когда заголовок графы - существительное, которое в данном значении в единственном числе не употребляется;
- заголовок графы пишется с прописной буквы, а подзаголовок - со строчной, если они составляют одно целое с заголовком, т.е. поясняют его;
- если подзаголовок имеет самостоятельное значение, то он пишется с прописной буквы;
- точка в конце заголовков и подзаголовков граф не ставится;
- если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы, нумерация граф повторяется на каждой странице приложения.
Оформление данных в таблице должно осуществляться в соответствии со следующими требованиями:
- многоразрядные числа (более четырех) рекомендуется делить пробелами на группы по три цифры, слева направо;
- текст в ячейке прографки должен начинаться с прописной буквы;
- точка в конце текста ячейки прографки не ставится, знаки препинания ставятся только внутри предложения.
Пример:
План
мероприятий, посвященных 10-й годовщине
Международного года семьи
|
N п/п |
Наименование мероприятия |
Время проведения |
Исполнитель |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
|
1. |
Проведение мониторинга социально-экономического положения многодетных семей и семей, воспитывающих детей-инвалидов |
II квартал |
Комитет социального развития и демографии администрации города Тамбова |
|
2. |
Проведение конкурса сочинений на тему "Моя семья" |
Апрель-май |
Комитет образования администрации города Тамбова |
Если таблица имеет много граф, то целесообразнее расположить ее горизонтально. В этом случае соблюдаются следующие размеры полей: верхнее - 3,5; нижнее - 1,5; правое - 1,5; левое - 1,5.
3.5. Использование сокращений в правовых актах
3.5.1.Сокращения, допустимые в правовых актах
В постановлениях и распоряжениях администрации города Тамбова употребляются только полные официальные наименования органов и организаций, установленные их учредительными документами.
В правовых актах допускаются лексические сокращения смешанного типа, только если речь идет об официальном названии организации (ТамбовНИХИ, НИИРТМАШ).
Не допускается перегружать текст правового акта графическими сокращениями.
При оформлении проекта постановления о награждении Почетной грамотой администрации города Тамбова с большими по объему списочными составами лиц, представленных к награждению, допускается использование сокращенных наименований организаций, если в преамбуле текста было дано полное наименование этих организаций.
При использовании сокращений, а также в написании имен, географических названий, терминов, должностей, учреждений, единиц измерений и так далее должно соблюдаться единообразие принципов и форм сокращений.
3.5.2. Использование сокращений в приложениях в форме текста и списка
В больших по объему приложениях в целях сжатия текста допускается использование сокращений, если длинные названия органов, организаций и учреждений, а также вновь создаваемых рабочих групп, комиссий, советов упоминаются неоднократно. При включении в текст приложения лексического сокращения следует обращаться к следующим образцам оформления:
Образец N 1 (для словосочетаний, имеющих официальные аббревиатуры):
"Тамбовский государственный университет им. Г.Р. Державина (далее - ТГУ им. Г.Р. Державина) насчитывает более..." Далее по тексту используют форму, заключенную в скобках.
"Муниципальное унитарное предприятие "Теплоснаб" (далее - МУП "Теплоснаб")..." Далее по тексту используют форму, заключенную в скобках.
Образец N 2 (для словосочетаний, не имеющих общепринятых аббревиатур:
"Настоящая Инструкция по делопроизводству в администрации города Тамбова (далее - Инструкция) предназначена для использования службами делопроизводства...".
Далее по тексту используют форму, заключенную в скобках.
Допускается использовать сокращенные наименования организаций, установленные учредительными документами, в больших по составу комиссиях (свыше 10 человек), оформленных отдельным приложением.
3.5.3. Сокращения в таблицах
При оформлении табличных материалов с большим перечнем организаций и учреждений следует использовать сокращенные наименования организаций, установленные учредительными документами этих организаций.
При наличии в тексте ячейки прографки сокращения, затрудняющего понимание текста, рекомендуется давать пояснение в сноске. Ссылка на сноску оформляется цифрой или звездочкой. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка. Текст ссылки печатается через один межстрочный интервал шрифтом N 10 после приложения в целом перед подписями или в конце каждой страницы (в последнем случае на одной странице не должно располагаться более трех сносок). Например:
Приложение N 2
к постановлению главы
администрации города Тамбова
___________N______________
Список
детей, родители которых освобождаются от оплаты на 50% и 100%
за содержание в школе-интернате N 2 на 2008/2009 учебный год
|
N п/п |
Фамилия, имя учащегося |
Домашний адрес |
Процент освобождения от оплаты |
Основание для освобождения от родительской платы |
|
1 "а" класс | ||||
|
1. |
Беликов Игорь |
ул. Н.Вирты, д.7, кв.3 |
100% |
Совокупный доход на 1 члена семьи не превышает МРОТ N |
Далее по тексту...
МРОТ - минимальный размер оплаты труда.
3.6. Правила написания дат и чисел при оформлении правовых актов
3.6.1. Общие требования
При написании дат, чисел и единиц измерений в текстах правовых актов следует соблюдать единообразие в написании повторяющихся цифровых обозначений и руководствоваться общепринятыми правилами написания дат и чисел, изложенными в данном разделе, и пунктом 2.5.5 настоящей Инструкции.
3.6.2. Обозначение года при написании даты
Если в состав даты входят число, месяц и год, то указанные элементы могут иметь следующее написание: 02.09.2008 или 02 сентября 2008 г.
Если обозначение даты в тексте состоит только из года, слово "год" пишется полностью: смета на 2008 год, план на 2009 год.
Если дата в тексте состоит из месяца и года, квартала и года, то она имеет следующее написание: в октябре 2008 г., в I квартале 2008 г. (квартал обозначается римской цифрой, а полугодие рекомендуется в тексте писать полностью - во втором полугодии 2008 г.).
Календарные сроки в тексте пишутся следующим образом: в октябре 2008 г., но за 8 месяцев 2008 года, в 2008 году, с 2008 по 2009 год, в 2008 - 2010 годах. Период, ограниченный пределами двух лет, указывается таким образом: в 2008 - 2009 гг.
Все виды некалендарных лет, т.е. начинающихся в одном году, а заканчивающихся в другом, пишутся через косую черту: в 2008/2009 учебном году. В остальных случаях между годами ставится тире, причем второй год пишут полностью. Например: освободить от взимания налогов в 2008 - 2009 гг.
Рекомендуется опускать слово "год" при датах в круглых скобках. Обычно это даты рождения и смерти, дата создания произведения, дата исторического события.
3.6.3. Названия праздников
В названиях праздников и знаменательных дат с прописной буквы пишут первое слово и имена собственные: Восьмое марта, Новый год, День учителя, но: День Победы, Рождество Христово.
Если начальное порядковое числительное в таком названии обозначено цифрой, то следующее за ним слово пишется с прописной буквы. Порядковое числительное при этом не имеет наращения: 1 Мая, 8 Марта.
3.6.4. Порядковые числительные
Порядковые числительные в документах пишутся преимущественно арабскими цифрами.
Римскими цифрами принято обозначать века, столетия, кварталы, порядковые номера конференций, ассамблей, конгрессов, номера продолжающихся спортивных состязаний (XXII Олимпийские игры), имена императоров, королей, царей (Петр I), части, разделы книг, сборников нормативных актов.
Порядковые числительные, обозначенные арабскими цифрами, пишутся с наращением падежных окончаний: 90-е годы. Порядковые числительные, обозначенные римскими цифрами, пишутся без наращения: специалист I категории, в I квартале.
3.6.5. Названия денежных единиц, единиц измерений и знаки (N, %) при числительных
Денежные выражения, обозначающие суммы более одной тысячи, в тексте рекомендуется писать и цифрами, и словами: 5 (пять) тысяч рублей, 2 (два) млн. рублей.
Денежные выражения в рублях и копейках следует писать 108 рублей 50 копеек.
Если к правовому акту не прилагается смета, то денежные выражения, обозначающие суммы, в тексте рекомендуется писать цифрами и словами: 2 535 (две тысячи пятьсот тридцать пять) рублей.
Названия единиц измерений в тексте постановлений и распоряжений рекомендуется писать: 5 тыс. метров, 16 тонн, 120 кв. метров, 20 млн. тонн; в приложениях - сокращенно 5 тыс. м, 120 кв. м, 16 т. Числительные "полтора", "два с половиной" и им подобные рекомендуется обозначать цифрами (1,5 или 2,5). Существительное после дробного числа согласуется с дробной его частью и ставится в родительном падеже единственного числа: 28,5 метра, но 28,5 тыс.метров.
Знаки "N", "%" при нескольких числах (т.е. когда они должны обозначать множественное число) не удваиваются, а ставятся только один раз.
При оформлении дат, сроков, денежных выражений, а также в названиях праздников и знаменательных дат разделение словесных и цифровых выражений или перенос их на другую строку или страницу не допускается. Неправильно писать на одной строке "3", а на следующей - "января 2004 г." или, соответственно, "5 тыс." - "рублей", "XXI" - "век". Не допускается также отделение инициалов от фамилии и их перенос на другую строку или страницу, графического сокращения и согласующегося с ним существительного "ул. Советская".
4. Порядок прохождения и оформления проектов решений Тамбовской городской Думы, отчетов, информаций, вносимых в Тамбовскую городскую Думу
Информация об изменениях:
Постановлением администрации города Тамбова от 28 октября 2015 г. N 8011 в пункт 4.1 раздела 4 настоящего приложения внесены изменения
4.1. Подготовка проектов решений, вносимых в Тамбовскую городскую Думу (далее - городская Дума) Главой города в порядке правотворческой инициативы, отчетов, информаций, предоставляемых в городскую Думу, осуществляется органами администрации города с соблюдением порядка и сроков, установленных Регламентом администрации города Тамбова, настоящей Инструкцией.
Информация об изменениях:
Постановлением администрации города Тамбова от 28 октября 2015 г. N 8011 в пункт 4.2 раздела 4 настоящего приложения внесены изменения
4.2. Руководитель органа администрации города, ответственный за подготовку проекта решения, предоставляет за 40 дней (по вопросам, требующим оперативного решения согласно резолюции Главы города, не позднее чем за 5 дней) до даты заседания городской Думы в управление документационного обеспечения администрации города пакет документов на бумажном и электронном носителях (за исключением документов, указанных в подпунктах "а", "б", "в", "з", предоставляемых только на бумажном носителе), включающий:
а) служебную записку на имя Главы города за подписью руководителя органа администрации города о подготовке проекта решения для внесения в городскую Думу и об основаниях его подготовки;
Информация об изменениях:
Постановлением администрации города Тамбова от 26 мая 2017 г. N 3100 в подпункт "б" пункта 4.2 раздела 4 настоящего приложения внесены изменения
б) проект распоряжения администрации города о внесении в городскую Думу проекта решения и назначении официального представителя Главы города Тамбова при рассмотрении данного проекта в городской Думе со справкой, предусматривающей его согласование с начальником правового управления администрации города, заместителем главы администрации города - полномочным представителем Главы города в городской Думе;
в) сопроводительное письмо к пакету документов с обращением на имя председателя Тамбовской городской Думы о рассмотрении проекта решения в городской Думе за подписью Главы города Тамбова, завизированное руководителем органа администрации города, заместителем главы администрации города, курирующим данное направление работы;
г) текст проекта решения, согласованный с юридическим отделом (юристом) органа администрации города, подготовившего проект, заместителем главы администрации города, курирующим данное направление работы, заинтересованными органами (соответствующие отметки делаются в листе согласования к проекту);
д) пояснительную записку к проекту решения за подписью Главы города Тамбова, завизированную руководителем органа администрации города, подготовившего проект, заместителем главы администрации города, курирующим данное направление работы, содержащую:
обоснование необходимости принятия решения, цели и предмет правового регулирования проекта решения, круг лиц, на которых распространяется действие решения, прогноз социально-экономических, политических, финансовых и иных последствий реализации проекта решения;
оценку соответствия проекта решения положениям Конституции Российской Федерации, федеральным законам, законам Тамбовской области, Уставу города Тамбова, решениям городской Думы;
финансово-экономическое обоснование проекта решения, включающее в себя финансово-экономический, статистический анализ, расчетные данные об изменении размеров доходов и расходов бюджета городского округа - город Тамбов, а также источники финансирования предполагаемых расходов, связанных с реализацией проекта решения на текущий и (или) последующие годы (в случае внесения проекта решения, реализация которого не потребует финансовых затрат, финансово-экономическое обоснование должно содержать указание на это);
информацию о решениях Тамбовской городской Думы, подлежащих признанию утратившими силу, приостановлению, изменению или принятию в связи с принятием проекта решения;
е) перечень решений городской Думы, подлежащих признанию утратившими силу, приостановлению, изменению или принятию в связи с принятием решений городской Думы (в случае, если принятие внесенного проекта решения потребует признания утратившими силу, приостановления, изменения или принятия иных решений городской Думы);
ж) сравнительную таблицу поправок при внесении проекта решения о внесении изменений в действующие решения городской Думы;
Информация об изменениях:
Постановлением администрации города Тамбова от 17 августа 2016 г. N 5138 в подпункт "з" пункта 4.2 раздела 4 настоящего приложения внесены изменения
з) прочие документы (материалы), обосновывающие необходимость принятия проекта решения и предусмотренные нормативными правовыми актами городской Думы.
Кроме того, предоставляется пакет документов для регистрации, включающий по одному экземпляру документов, указанных в подпунктах "в", "д". Также прикладываются документы, послужившие основанием для подготовки проекта решения. Прочие документы, указанные в подпункте "з", при большом объеме, могут не прикладываться к пакету для регистрации при условии составления описи таких документов, включаемой в пакет для регистрации.
Информация об изменениях:
Постановлением администрации города Тамбова от 26 мая 2017 г. N 3100 в пункт 4.3 раздела 4 настоящего приложения внесены изменения
4.3. При подготовке отчета, информации (плановой или по запросу) для рассмотрения на заседании городской Думы орган администрации города, ответственный за его (ее) подготовку, предоставляет пакет документов, включающий:
а) служебную записку на имя Главы города за подписью руководителя органа администрации города о подготовке отчета, информации для внесения в городскую Думу и об основаниях его (ее) подготовки;
б) проект распоряжения администрации города о внесении в городскую Думу отчета, информации и назначении официального представителя Главы города Тамбова при рассмотрении данного отчета, информации в городской Думе со справкой, предусматривающей его (ее) согласование с начальником правового управления администрации города, заместителем главы администрации города - полномочным представителем Главы города в городской Думе;
в) сопроводительное письмо к вносимым в городскую Думу документам с обращением на имя председателя Тамбовской городской Думы о рассмотрении отчета, информации в городской Думе за подписью Главы города, завизированное руководителем органа администрации города, заместителем главы администрации города, курирующим данное направление работы;
г) текст отчета, информации за подписью Главы города на бумажном носителе и в электронном виде.
Информация для рассмотрения на заседании комитета городской Думы готовится за подписью руководителя органа администрации города, ответственного за ее подготовку, и направляется на имя председателя Тамбовской городской Думы с сопроводительным письмом за подписью главы администрации города Тамбова. Если указанная информация незначительна по объему, она может быть изложена в письме за подписью Главы города на имя председателя Тамбовской городской Думы, которое визируется руководителем органа администрации города, заместителем главы администрации города, курирующим данное направление работы, согласовывается с начальником правового управления администрации города, заместителем главы администрации города - полномочным представителем Главы города в городской Думе.
4.4. Ответственность за комплектацию пакета документов к проекту решения, а также за соответствие данного проекта и документов к нему требованиям по подготовке и оформлению несет исполнитель проекта.
4.5. Управление документационного обеспечения администрации города регистрирует представленные документы и направляет их в информационно-нормотворческий отдел правового управления, который осуществляет контроль за сроками предоставления проектов решений согласно Плану-графику предоставления органами администрации города проектов решений, отчетов, информаций в городскую Думу и обеспечивает их направление на лингвистическую экспертизу.
4.6. Лингвистическая экспертиза проводится управлением документационного обеспечения администрации города в срок, не превышающий двух дней, после чего документы повторно направляются в информационно-нормотворческий отдел правового управления для правовой экспертизы.
4.7. Правовое управление администрации города осуществляет правовую экспертизу подготовленных органами администрации города проектов решений в срок, установленный Регламентом администрации города Тамбова, и готовит заключение на предмет соответствия представленного проекта Конституции Российской Федерации, федеральным и областным законам, Уставу города Тамбова.
Информация об изменениях:
Постановлением администрации города Тамбова от 28 октября 2015 г. N 8011 в пункт 4.8 раздела 4 настоящего приложения внесены изменения
4.8. Если по проекту решения, вносимому в городскую Думу, имеются замечания правового характера и (или) по оформлению, то представленные документы возвращаются на доработку исполнителю проекта.
При отсутствии замечаний проекты направляются Главе города.
Информация об изменениях:
Постановлением администрации города Тамбова от 28 октября 2015 г. N 8011 в пункт 4.9 раздела 4 настоящего приложения внесены изменения
4.9. После подписания документов Главой города управление документационного обеспечения администрации города в установленном порядке направляет пакет документов в городскую Думу.
4.10. В случае обнаружения при отправке пакета документов в городскую Думу несоответствия прилагаемых документов указанным в сопроводительном письме документы подлежат направлению в информационно-нормотворческий отдел правового управления администрации города, который принимает решение о возврате пакета исполнителю или доукомплектовании пакета в рабочем порядке, запросив недостающие документы у исполнителя.
Информация об изменениях:
Постановлением администрации города Тамбова от 28 октября 2015 г. N 8011 в пункт 4.11 раздела 4 настоящего приложения внесены изменения
4.11. Проект решения городской Думы оформляется в соответствии с Положением "О правовых актах Тамбовской городской Думы".
Оформление служебных, пояснительных записок, сопроводительных писем, проекта распоряжения о внесении в городскую Думу проекта решения и назначении официального представителя Главы города при рассмотрении проекта в городской Думе осуществляется в соответствии с положениями настоящей Инструкции.
5. Требования к исполнению и оформлению служебных документов
5.1. Порядок исполнения служебных документов
Информация об изменениях:
Постановлением администрации города Тамбова от 28 октября 2015 г. N 8011 в подпункт 5.1.1 пункта 5.1 раздела 5 настоящего приложения внесены изменения
5.1.1. Поступившие в администрацию города запросы и обращения направляются Главой города, заместителем главы администрации города на исполнение в соответствующие органы администрации города, муниципальные учреждения и предприятия.
Информация об изменениях:
Постановлением администрации города Тамбова от 28 октября 2015 г. N 8011 в подпункт 5.1.2 пункта 5.1 раздела 5 настоящего приложения внесены изменения
5.1.2. Руководители органов администрации города, муниципальных учреждений, муниципальных унитарных предприятий организуют работу с поступившими документами, обеспечивают подготовку ответных документов, контролируют качество и своевременность исполнения поручений.
Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителя на основании определенных Регламентом администрации города Тамбова сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции.
Сроки подготовки инициативных писем определяются Главой города, заместителем главы администрации города, руководителями органов администрации города.
5.1.3. При наличии в резолюции нескольких исполнителей ответственным за исполнение документа и обобщение ответа заявителю является лицо, указанное первым или с обозначением "ответственный".
В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы.
Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.
Информация об изменениях:
Постановлением администрации города Тамбова от 17 августа 2016 г. N 5138 в подпункт 5.1.4 пункта 5.1 раздела 5 настоящего приложения внесены изменения
5.1.4. Основной исполнитель несет ответственность за то, чтобы заявитель в установленные законодательством или резолюцией сроки был уведомлен о результатах или ходе рассмотрения его обращения. Ответственному исполнителю направляется подлинник документа, соисполнителям - копии. При обеспечении возможности доступа исполнителей к электронной копии документа в системе электронного документооборота подлинник документа может оставаться в управлении документационного обеспечения. При наличии в резолюции сторонних организаций им всегда направляются копии документа.
Копии документов по резолюции Главы города готовят специалисты управления документационного обеспечения администрации города.
Если в резолюции Главы города имеется поручение заместителю главы администрации города, копии документов соисполнителям по поручению заместителя главы администрации города готовит помощник заместителя главы администрации города.
5.1.5. На документ, рассматриваемый несколькими исполнителями, направляется один ответ. Проект обобщенного ответа готовит ответственный исполнитель.
Основной исполнитель несет ответственность за содержание, ясность и четкость ответа, достоверность ссылок на нормативно-правовые акты, правильность исполнения резолюции и соблюдение общего срока исполнения документа.
В случае, если в ходе подготовки проекта обобщенного ответа возникает необходимость направления служебной записки по рассматриваемому вопросу, записка должна содержать сведения об участии соисполнителей в выполнении поручения, о согласованности или расхождении мнений соисполнителей документа, четко излагать имеющиеся противоречия.
Информация об изменениях:
Постановлением администрации города Тамбова от 22 декабря 2015 г. N 9385 в подпункт 5.1.6 пункта 5.1 раздела 5 настоящего приложения внесены изменения
5.1.6. Соисполнители документа обязаны предоставить ответственному исполнителю необходимую информацию в установленные ответственным исполнителем сроки, но не позднее чем за 5 дней до истечения срока исполнения документа.
Информация может быть предоставлена как через управление документационного обеспечения администрации города Тамбова, так и непосредственно ответственному исполнителю и должна быть приложена к основному ответу.
Если информация была предоставлена соисполнителем устно, то текст обобщенного ответа в этом случае должен быть завизирован соисполнителем. При срочной подготовке ответа допускается ссылка на совместную проработку решения вопроса или подтверждение соисполнителем согласования текста документа по электронной почте.
5.1.7. В случаях, когда для реализации полномочий одного органа администрации города необходимо получение информации, заключений, экспертиз (далее - информация) от других органов администрации города, заинтересованный орган администрации обращается с запросом в соответствующий орган администрации города. Срок получения необходимой информации указывается в запросе.
Если запрашиваемая информация не может быть предоставлена в срок, указанный в запросе, орган администрации города, получивший запрос, в 3-дневный срок от даты получения запроса согласовывает с органом администрации города, направившим запрос, срок предоставления информации.
При необходимости привлечения к исполнению поручения других органов администрации ответственный исполнитель вправе также обратиться за соответствующей резолюцией к заместителю главы администрации города, в компетенцию которого входит решение рассматриваемого вопроса.
Информация об изменениях:
Постановлением администрации города Тамбова от 22 декабря 2015 г. N 9385 в подпункт 5.1.8 пункта 5.1 раздела 5 настоящего приложения внесены изменения
5.1.8. Ответственность за смысловое содержание, соответствие названия организации и фамилии, имени, отчества руководителя фактически существующим, правилам русского языка, наличие всех установленных виз, своевременность подготовки и отправки служебного письма несут непосредственный исполнитель и руководитель органа администрации города, в котором было подготовлено письмо.
Ответственность за соблюдение сроков исполнения документов определена пунктом 13.1.4. Регламента администрации города Тамбова.
5.2. Оформление служебных писем
Информация об изменениях:
Постановлением администрации города Тамбова от 28 октября 2015 г. N 8011 в подпункт 5.2.1 пункта 5.2 раздела 5 настоящего приложения внесены изменения
5.2.1. Служебные письма администрации города, органов администрации города готовятся как:
ответы о выполнении поручений Главы города, заместителей главы администрации города;
исполнение поручений Главы города, заместителей главы администрации города по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции администрации города;
сопроводительные письма к правовым актам Главы города, администрации города, другим документам;
ответы на запросы различных организаций, предприятий и частных лиц;
инициативные письма.
5.2.2. Служебные письма печатаются на бланках установленной формы формата А4 или А5 шрифтом Times New Roman размером N 13-14 (приложения N 7 - 9).
При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются по середине верхнего поля листа арабскими цифрами.
5.3. Реквизиты письма
5.3.1. Обязательными реквизитами служебного письма, оформленного на бланке, являются: наименование организации-автора, справочные данные об организации, дата, регистрационный номер, ссылка на регистрационный номер, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись, отметка об исполнителе; в сопроводительных письмах - отметка о наличии приложений; в гарантийных письмах, письмах финансового содержания и некоторых других, требующих особого удостоверения, - печать.
Все реквизиты письма при печатании отделяются один от другого 2-3 интервалами. Требования к оформлению и расположению отдельных реквизитов подробно изложены в разделе 2.
Информация об изменениях:
Постановлением администрации города Тамбова от 28 октября 2015 г. N 8011 в подпункт 5.3.2 пункта 5.3 раздела 5 настоящего приложения внесены изменения
5.3.2. Ссылка на регистрационный номер и дату документа используется только в ответных письмах. Данный реквизит в соответствии с ГОСТ Р6.30-2003 располагается в верхнем левом углу под реквизитом "Регистрационный номер", сведения в него переносятся с поступившего документа. Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания регистрационного номера и даты поступившего документа в тексте письма, что освобождает текст от вспомогательной, справочной информации.
В письмах, оформленных на бланках Главы города, администрации города, исходящий регистрационный номер проставляется специалистом управления документационного обеспечения администрации города.
Исходящий номер в письмах, которые являются ответами на входящую служебную корреспонденцию, обращения граждан, должен соответствовать регистрационному номеру входящего письма.
Регистрационный номер документа, подготовленного совместно двумя и более органами администрации города, совпадает с регистрационным номером ответственного за подготовку документа органа администрации города.
Регистрационный номер документа, изданного совместно, состоит из разделенных косой чертой регистрационных номеров, присвоенных органами администрации - авторами документа и расположенных в последовательности, соответствующей обозначению наименований органов в документе.
5.3.3. Адресат
Данный реквизит располагается в верхнем правом углу при угловом расположении реквизитов бланка и справа, под реквизитами бланка, при их продольном расположении.
Максимальная длина строки не должна превышать 90 мм и ограничивается правым полем. Строки, входящие в состав наименования должности, а также инициалы и фамилия адресата должны быть выровнены по левому краю в границах, отведенных для реквизита "Адресат". Инициалы и фамилия лица, которому адресуется документ, выделяются жирным шрифтом.
В состав реквизита "Адресат" входит также почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи:
- название улицы, номер дома, квартиры;
- название населенного пункта;
- название района;
- название области, края;
- почтовый индекс.
В качестве адресата могут выступать государственные и судебные органы власти, органы администрации города, юридические лица и т.п.
При адресовании письма в органы администрации города почтовый адрес может не указываться.
При направлении документа по электронной почте в реквизите "Адресат" необходимо указывать электронный адрес.
Если в качестве адресата выступает руководитель, то наименование организации (органа) входит в наименование должности адресата. При этом должность лица, которому адресовано письмо, и фамилию указывают в дательном падеже. Инициалы следует указывать перед фамилией. Например:
|
|
Главному управляющему директору ОАО "Тамбовские коммунальные системы" П.П. Черноиванову
ул. Московская, 19-в, г. Тамбов, 392025 |
Письмо может быть адресовано конкретному работнику. В этом случае наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже, а должность и фамилию адресата - в дательном падеже. Например:
|
|
Управление по связям с общественностью администрации Тамбовской области
Начальнику отдела государственных и публичных мероприятий и развития общественных связей И.В. Титковой
ул. Интернациональная, 14, г. Тамбов, 392017 |
Письмо не должно содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим и четвертым адресатами не указывается.
При числе адресатов больше четырех составляется список рассылки, в котором указываются наименования организаций и их адреса.
Если письмо направляется в несколько однородных организаций или несколько органов администрации города, то их следует указывать обобщенно:
Руководителям
органов администрации
города Тамбова
Если письмо адресуется организации, в реквизите указывают ее наименование в именительном падеже, затем почтовый адрес:
Комитет финансов
администрации города Тамбова
ул. Советская, 38 Г,
г. Тамбов, 392002
Если документ является ответным, первым (основным) адресатом указывается автор инициативного документа, на который дается ответ, вне значимости остальных адресатов.
5.3.4. Ко всем служебным письмам составляются заголовки. Заголовок должен четко и точно раскрывать содержание письма.
Информация об изменениях:
Постановлением администрации города Тамбова от 28 октября 2015 г. N 8011 в подпункт 5.3.5 пункта 5.3 раздела 5 настоящего приложения внесены изменения
5.3.5. Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации - адресата.
Начинать письмо рекомендуется с обращения к адресату, которое печатается центрованным способом. Например:
Уважаемый Олег Иванович!
Для писем, подписываемых Главой города, заместителями главы администрации города, данное соблюдение правил обязательно.
При направлении писем по обобщенному адресу личное обращение к адресату не употребляется. Если письмо направляется в 2-4 адреса, оно также может не содержать обращения к адресату и начинаться непосредственно с текста. При необходимости личного обращения для каждого адресата печатается письмо с обращением к конкретному адресату и указанием всех адресатов рассылки в реквизите "Адресат", а экземпляр для регистрации - копия, не содержащая личного обращения.
Текст письма печатается на 2-3 интервала ниже обращения от границы левого поля. Первая строка каждого абзаца текста начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы поля.
В первой части письма излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием для подготовки письма. В текст письма-ответа не включается ссылка на поступившее письмо ("На Ваше письмо от____N_____"). Для ссылки на поступившее письмо в составе реквизитов бланка есть реквизит "Ссылка на дату и номер поступившего документа", куда вносятся сведения об инициативном письме. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.
Рекомендуется писать письма на одной странице. В целях сжатия текста в служебной переписке допускается использование общепринятых сокращений и официально установленных сокращений, известных адресату. Если в письме указываются наименования органов и организаций, допустимо использовать краткие наименования, утвержденные учредительным документом. При использовании сокращений необходимо соблюдать единообразие в пределах одного документа.
Текст служебного письма должен быть написан деловым стилем, излагаться четко, последовательно, кратко и убедительно. Слова диалектные, разговорные, устаревшие исключаются. Употребление профессионализмов (слов, свойственных людям какой-либо профессии) должно быть ограничено.
Точность и ясность изложения текста должна исключать его различное толкование. Текст ответа на обращение юридического лица не должен содержать служебной переписки с руководителями администрации города.
В деловой переписке принята форма изложения текста от первого лица множественного числа (просим, направляем) или третьего лица единственного числа (администрация города направляет), т.к. должностное лицо, подписавшее письмо, выступает от имени организации.
Форма изложения текста письма от первого лица единственного числа (прошу, направляю и т.д.) возможна в двух случаях:
- письмо оформляется на должностном бланке;
- письмо носит конфиденциальный характер
или
содержит персональное обращение к адресату.
Вежливая форма обращения к адресату в деловой переписке предполагает использование местоимения "Вы", "Вам" с прописной буквы. В письмах, адресованных по вопросам, требующим особого внимания, в конце письма, под текстом может использоваться заключительная формула вежливости "С уважением", после чего на отдельной строке оформляется подпись должностного лица. Заключительная формула вежливости отделяется от названия должности запятой, при этом должность пишется с прописной буквы:
С уважением,
|
Начальник организационно- |
Г.И. Хабарова |
(личная подпись)
5.3.6. Отметка о наличии приложений
Если письмо имеет приложение, упомянутое в тексте, отметка о наличии приложения оформляется по следующей форме:
Приложение: на 5 л. в 2 экз.
В случаях, когда письмо имеет приложения, не названные в тексте, их наименования необходимо перечислить с указанием количества листов и количества экземпляров каждого приложения. Например:
Приложение: 1. Типовая инструкция по делопроизводству на 15 л. в 1 экз.
Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложений оформляют следующим образом:
Приложение: Положение о проведении городского конкурса вожатых и приложение к нему, всего
на 5 л. в 1 экз.
В тех случаях, когда приложение направляется не во все указанные в письме адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:
Приложение: Информация об итогах проверки работы по делопроизводству
на 3 л. в 1 экз., в первый адрес.
Если приложения сброшюрованы, количество листов можно не указывать.
При использовании в приложении речевой формулы "Прочие документы на ______л. в 1 экз." в случае большого объема указанных документов в экземпляре для регистрации допустимо заменить их копии подробной описью данных документов.
Информация об изменениях:
Постановлением администрации города Тамбова от 28 октября 2015 г. N 8011 в подпункт 5.3.7 пункта 5.3 раздела 5 настоящего приложения внесены изменения
5.3.7. Подпись
Служебные письма подписываются должностными лицами в соответствии с предоставленными им полномочиями. Не допускается вносить какие-либо изменения или дополнения в подписанные руководителем документы.
На основании резолюции исполнитель обязан определить правильность оформления реквизита "Подпись" (т.е. кем должно быть подписано письмо) и выбрать вид бланка.
Если резолюция не содержит конкретной информации по данному вопросу, следует руководствоваться следующими правилами:
- корреспонденция на имя главы администрации Тамбовской области, председателя Тамбовской городской Думы, руководителей федеральных правоохранительных, судебных органов и органов прокуратуры, председателя Тамбовской областной Думы подписывается Главой города или в его отсутствие - лицом, исполняющим обязанности Главы города;
- корреспонденция на имя заместителей главы администрации Тамбовской области, заместителей руководителей правоохранительных, судебных органов, заместителей (помощников) прокурора, заместителей председателей Тамбовской городской Думы и Тамбовской областной Думы, руководителей правоохранительных и судебных органов районов подписывается заместителем главы администрации города, к компетенции которого относится рассматриваемый вопрос, если иное не оговорено в резолюции;
- корреспонденция на имя руководителей структурных подразделений администрации Тамбовской области, руководителей предприятий и организаций различных форм собственности подписывается руководителем органа администрации города, к компетенции которого относится рассматриваемый вопрос, если текст резолюции не содержит иного поручения.
Информация об изменениях:
Постановлением администрации города Тамбова от 28 октября 2015 г. N 8011 в подпункт 5.3.8 пункта 5.3 раздела 5 настоящего приложения внесены изменения
5.3.8. В состав реквизита "Подпись" входят наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и ее расшифровка. Правила технического оформления реквизита "Подпись" определены в пункте 2.5.12. настоящей Инструкции.
Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует (командировка, отпуск, временная нетрудоспособность), то документ должен подписываться лицом, исполняющим его обязанности, или заместителем. Фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия в отдельных случаях могут указываться внесением исправления "и.о.", "зам." машинописным способом или от руки.
Не допускается изменение данных путем внесения исправлений на проектах постановлений администрации города и служебных письмах, оформляемых за подписью исполняющего обязанности Главы города.
Информация об изменениях:
Постановлением администрации города Тамбова от 28 октября 2015 г. N 8011 в подпункт 5.3.9 пункта 5.3 раздела 5 настоящего приложения внесены изменения
5.3.9. Исполнитель
Письмо должно содержать отметку об исполнителе. Реквизит включает фамилию исполнителя, инициалы, а также телефон исполнителя. Исполнителем документа является тот работник, который составлял текст письма.
Инициалы имени, отчества, фамилия исполнителя и номер телефона печатаются на лицевой стороне последнего листа письма в нижнем углу от края левого поля листа. При оформлении документов за подписью Главы города - на оборотной стороне.
Информация об изменениях:
Постановлением администрации города Тамбова от 28 октября 2015 г. N 8011 в подпункт 5.3.10 пункта 5.3 раздела 5 настоящего приложения внесены изменения
5.3.10. Виза
Согласование служебного письма оформляется визой на документе. Виза проставляется на втором экземпляре письма в нижней части лицевой стороны документа.
Представляемые на подпись Главе города инициативные документы визируются руководителем органа администрации города, исполнителем документа и заместителем главы администрации города по компетенции.
Документы, подготовленные за подписью Главы города во исполнение поручения, визируются руководителем органа - ответственного исполнителя. Заместитель главы администрации города и начальник правового управления администрации города визируют ответные документы при наличии им поручений в резолюции.
Документы, направляемые в надзорные органы (как инициативные, так и ответные), подлежат обязательному согласованию с правовым управлением.
В случае, если соисполнителями при подготовке ответа не представлялись материалы на бумажном носителе, на обобщенном ответе, подготовленном ответственным исполнителем, должны быть визы соисполнителей как подтверждение того, что они ознакомлены с содержанием ответа на обращение и согласны с ним.
5.4. Сопроводительное письмо
Сопроводительное письмо - служебное письмо, используемое для отправки документов, не имеющих адресной части.
Обязательным реквизитом сопроводительного письма является отметка о наличии приложения. Требования по оформлению реквизита "Приложение" в письмах определены в п. 5.3.6. настоящей Инструкции.
Без сопроводительного письма, согласно перечню рассылки, направляются правовые акты администрации города и протоколы совещаний. Однако, если указанные документы направляются по запросу судебных органов, прокуратуры и т.п., сопроводительное письмо обязательно.
6. Рассмотрение обращений граждан, подготовка и оформление писем-ответов
6.1. Работа с обращениями граждан осуществляется в администрации города в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".
Информация об изменениях:
Постановлением администрации города Тамбова от 26 декабря 2013 г. N 11214 в пункт 6.2 раздела 6 настоящего приложения внесены изменения
6.2. Делопроизводство по обращениям граждан ведется отдельно от других видов делопроизводства и возлагается в администрации города на управление по работе с обращениями граждан администрации города, в органах администрации города - на муниципальных служащих, в обязанности которых входит данное направление работы.
Последовательность действий при регистрации, обработке и исполнении обращений граждан разных видов определяется Порядком рассмотрения обращений граждан в администрации города Тамбова.
6.3. Обязательными реквизитами письма-ответа на обращение гражданина, оформленного на бланке, являются: наименование организации-автора, справочные данные об организации, дата, регистрационный номер, ссылка на регистрационный номер, адресат, текст, подпись, отметка об исполнителе. Заголовок к тексту ответа на обращение гражданина не составляется.
Все реквизиты оформляются по тем же правилам, что и реквизиты служебных писем (подраздел 5.3) с учетом определенных особенностей в части реквизитов "Адресат" и "Текст".
6.4. По результатам рассмотрения обращения, направленного в администрацию города Тамбова вышестоящей организацией, осуществляется подготовка ответа в два адреса: адресату, направившему обращение гражданина на рассмотрение в администрацию города Тамбова, и непосредственному заявителю.
При подготовке и оформлении ответа в первый адрес исполнитель руководствуется требованиями к оформлению служебных документов (раздел 5 Инструкции), при подготовке и оформлении ответа заявителю - положениями данного раздела.
Информация об изменениях:
Постановлением администрации города Тамбова от 28 октября 2015 г. N 8011 в пункт 6.5 раздела 6 настоящего приложения внесены изменения
6.5. При оформлении писем-ответов на обращения граждан, которые рассматривались по поручению Главы города, заместителя главы администрации города и оформлены на бланке органа администрации города или общем бланке администрации города, в реквизите "Адресат" указывается адрес получателя ответа-заявителя обращения.
Например:
С.В. Неделько
ул. Бастионная, 24 Е, кв. 57,
г. Тамбов, 392029
Письменный ответ на коллективное обращение направляется каждому заявителю, указавшему в обращении свою фамилию и почтовый адрес, если в письме не оговорено, кому конкретно направить ответ.
Если от лица заявителя действует доверенное лицо (лицо, предъявившее нотариально удостоверенную доверенность или доверенность, приравненную к ней, в соответствии со статьей 185 Гражданского кодекса Российской Федерации), то ответ направляется по адресу, указанному в заявлении доверенного лица.
6.6. При оформлении писем-ответов на обращения граждан, поступившие по информационным системам общего пользования, в случае наличия в обращении почтового адреса заявителя, на который будет направлен ответ, реквизит "Адресат" оформляется в соответствии с требованиями пункта 6.5. В случае направления ответа заявителю в электронном виде в реквизите "Адресат" указывается адрес электронной почты:
Например:
В.И. Соловейко
Адрес электронной почты:
solov@tambov.nh.ru
6.7. При оформлении реквизита "Текст" ответ гражданину следует начинать с обращения к заявителю, которое печатается центрированным способом.
Если в письме не указано имя и отчество заявителя, допускается использовать в качестве обращения форму:
Уважаемый С.П. Коновалов!
или
Уважаемый заявитель!
6.8. При написании гражданам ответа рекомендуется использовать простые распространенные предложения, учитывать образование и социальное положение заявителя. В ответах гражданам следует использовать только общепринятые сокращения, которые использовались в обращении заявителей.
Текст ответа заявителю должен быть логичным и объективным, тон корректным. Факты, доказательства и заключения должны излагаться лаконично и ясно.
6.9. Направляемое гражданину письмо должно содержать исчерпывающие ответы на все поставленные в обращении вопросы.
Если исполнить обращение гражданина, по объективным причинам, в течение 30 дней невозможно, заявителю направляется промежуточный ответ с разъяснением о проведенной работе и указанием сроков окончательного решения поставленного вопроса. При обещании дополнительно информировать заявителя о ходе рассмотрения обращения также рекомендуется указывать срок, например: "в срок до 15.11.2010" или "не позднее 01.12.2010".
6.10. Ответ гражданину (особенно содержащий отказ) обязательно должен быть мотивированным, то есть содержать ссылку на действующее законодательство или причины, по которым просьба заявителя не может быть удовлетворена.
Необходимо полнее разъяснять в ответе заявителю основанные на законодательстве пути и способы решения вопросов, порядок обжалования по подчиненности и в суде решений и действий должностных лиц. В случаях требований заявителей, не имеющих оснований по действующему законодательству, следует давать им подробные разъяснения ошибочности и неправомерности их просьб.
Информация об изменениях:
Постановлением администрации города Тамбова от 28 октября 2015 г. N 8011 в пункт 6.11 раздела 6 настоящего приложения внесены изменения
6.11. Письмо-ответ на обращение гражданина не должно содержать служебной переписки. В случае необходимости предоставления служебной информации Главе города, заместителю главы администрации города следует одновременно с проектом ответа гражданину подготовить служебную записку на имя руководителя.
7. Особенности работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения
7.1. К служебным документам ограниченного распространения относятся поступающие в администрацию города, а также изданные ею несекретные документы, ограничения на распространение которых и особые требования к обращению с которыми обусловлены служебной необходимостью.
7.2. Ответственность за организацию правильного обращения с документами ограниченного распространения, обеспечения их учета, сохранности, санкционированного использования возлагается на руководителей органов администрации города.
7.3. Прием, учет и регистрация документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляются управлением документационного обеспечения администрации города в порядке, установленном для несекретных документов, с учетом особенностей, изложенных в настоящем разделе.
7.4. Документы ограниченного распространения передаются работникам органов администрации города только по указанию руководителей соответствующих органов под расписку. Передача таких документов работникам сторонних организаций допускается только с разрешения заместителя главы администрации города, по компетенции, с поэкземплярным учетом выдачи и под расписку.
7.5. Ознакомление с документами ограниченного распространения, находящимися в архиве, осуществляется с разрешения начальника архивного отдела администрации города в помещении архива.
7.6. Печатание и размножение документов ограниченного распространения осуществляются сектором технической подготовки и рассылки документов управления документационного обеспечения администрации города по заявкам руководителей органов администрации города.
7.7. Отправка документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется только через управление документационного обеспечения администрации города.
Запрещается передача данных документов по каналам факсимильной связи или посредством электронной почты, а также устное предоставление заявителю служебной информации по его обращению.
7.8. Исполненные документы с пометкой "Для служебного пользования" могут быть помещены в дела как отдельно, так и вместе с другими документами, не имеющими указанной отметки. При этом на обложке дела, в которое помещены подобные документы, проставляется отметка "Для служебного пользования".
7.9. Уничтожение документов ограниченного распространения, утративших свое практическое значение и не имеющих исторической ценности, производится по акту. В учетных формах делается отметка об уничтожении со ссылкой на соответствующий акт.
7.10. За разглашение служебной информации ограниченного распространения, а также за нарушение порядка обращения с документами, содержащими такую информацию, сотрудники могут быть привлечены к дисциплинарной или иной предусмотренной законодательством Российской Федерации ответственности.
8. Требования к оформлению отдельных видов документов
8.1. Справка
8.1.1. Справки делятся на две группы: с информацией о фактах и событиях служебного характера и выдаваемые заинтересованным гражданам и учреждениям, удостоверяющие какой-либо юридический факт.
8.1.2. Справки информационного характера отражают индивидуальные ситуации. Они составляются по запросу и представляются в установленные сроки. Справки, направляемые по запросам, оформляются на общем бланке или с сопроводительным письмом, а представляемые внутри организации оформляются на чистом листе бумаги, но имеют те же реквизиты.
Дата, адресат, заголовок, текст, подпись - обязательные реквизиты этих двух разновидностей справок.
Заголовок справки может содержать период времени или дату, на которую приходятся приводимые в справке данные, например, справка "О подведении итогов конкурса в 2007 году". Справка должна объективно отражать состояние дел, поэтому ее составление требует тщательного сбора и проверки сведений и анализа полученных данных. В ней могут быть приведены таблицы, даваться приложения. Подписывают справку лица, ее составлявшие и несущие ответственность за представленные данные.
8.1.3. Справки о подтверждении занимаемой должности, заработной плате и т. п., как правило, типовые и при их написании могут применяться унифицированные трафаретные бланки.
В тексте справки не допускаются архаичные обороты, содержащие ненужные слова типа "настоящая справка", "действительно учится" и т. д. На справке ставится дата ее выдачи. Текст справки заверяется подписью и печатью.
8.2. Докладные и объяснительные записки
8.2.1. Докладная записка готовится как по инициативе автора, так и по указанию руководства. Цель инициативной докладной записки - побудить руководителя принять определенное решение, поэтому ее текст четко делится на две части: первая - констатирующая (описательная), где излагаются имевшие место факты или описывается ситуация, и вторая - где излагаются предложения, просьбы.
8.2.2. Тексту докладной записки обязательно предшествует заголовок.
Информация об изменениях:
Постановлением администрации города Тамбова от 28 октября 2015 г. N 8011 в подпункт 8.2.3 пункта 8.2 раздела 8 настоящего приложения внесены изменения
8.2.3. Докладные записки, подаваемые руководителю органа администрации города, оформляются на простом листе бумаги по типу общего бланка. Подписывает внутреннюю докладную записку составитель.
Докладная записка, направляемая Главе города, оформляется на бланке органа администрации города или чистом листе бумаги в отсутствие у органа администрации города такового, в обязательном порядке визируется курирующим заместителем главы администрации города.
8.2.4. Объяснительные записки по содержанию можно разделить на две группы. К первой относятся документы, чаще всего сопровождающие основной документ (план, отчет) и поясняющие содержание отдельных положений основного документа.
Вторую группу составляют объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поступков и поведения отдельных работников. Текст таких записок должен быть убедительным, содержать неопровержимые доказательства. Как и внутренние докладные записки, они оформляются на чистых листах бумаги и подписываются составителем.
8.3. Протокол
8.3.1. Протокол составляется на основании аудиозаписей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.
В администрации города протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждений вопроса и фиксируется только принятое по нему решение (приложения N 10 - 11).
8.3.2. Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.
Во вводной части указываются:
Председатель
Секретарь
Присутствовали (список лиц, присутствовавших на заседании (совещании) или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших, если их количество превышает 15 человек).
Вводная часть заканчивается повесткой дня - перечень рассматриваемых вопросов в порядке их значимости, докладчики по каждому пункту повестки дня. Каждый вопрос нумеруется арабскими цифрами и его наименование начинается с предлога: "О" ("Об").
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Нумерация разделов должна соответствовать нумерации пунктов повестки дня.
Текст каждого раздела строится по схеме:
1. СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - РЕШИЛИ.
2. СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - РЕШИЛИ и т. д.
Содержание разделов зависит от формы изложения протокола: краткой или полной.
Протокол краткой формы изложения составляется, как правило, в случае ведения стенограммы совещания (заседания). При протоколировании планерных совещаний также допускается краткая форма составления протокола.
В протоколе краткой формы изложения в разделе "СЛУШАЛИ" указываются только фамилии докладчиков, а в разделе "ВЫСТУПИЛИ" - фамилии выступивших в прениях по каждому вопросу повестки дня.
Раздел "ВЫСТУПИЛИ" может отсутствовать, если протокольное решение принимали без обсуждения.
В протоколе полной формы изложения в разделе "СЛУШАЛИ" излагается содержание докладов по вопросам повестки дня или делается в тексте сноска "Текст доклада прилагается".
В разделе "ВЫСТУПИЛИ" дается запись всех выступлений по каждому вопросу повестки дня, в том числе вопросов к докладчику и ответов на них.
В разделе "РЕШИЛИ" излагаются принятые решения с указанием конкретных исполнителей, сроков исполнения, должностных лиц, ответственных за контроль исполнения.
При необходимости приводятся итоги голосования. Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего решения.
8.3.3. Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания.
8.3.4. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы совещаний, заседаний комиссий и др.
Копии протоколов или выписки из них (принятые решения) рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель, готовивший рассмотрение вопроса. Копии протоколов при необходимости заверяются печатью администрации города "Для документов".
8.3.5. Протоколы печатаются на общем бланке формата А4 и имеют следующие реквизиты:
Наименование документа - слово "Протокол" печатается от границ верхнего поля прописными буквами полужирным шрифтом N 14 и выравнивается по центру, отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами.
Вид заседания, совещания - печатается через 1 межстрочный интервал от предыдущего реквизита и выравнивается по центру.
Место проведения заседания, совещания - указывается, где (у какого руководителя) проводится совещание, и печатается через два межстрочных интервала после реквизита "вид заседания, совещания" и выравнивается по центру.
Дата протокола - оформляется цифровым способом и печатается от края левого поля на уровне предыдущего реквизита.
Номер протокола - проставляется у края правого поля на уровне места проведения заседания, совещания.
Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала.
Подпись отделяется от текста тремя межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия). Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через один межстрочный интервал.
Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробелов между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.
Информация об изменениях:
Постановлением администрации города Тамбова от 17 августа 2016 г. N 5138 в подпункт 8.3.6 пункта 8.3 раздела 8 настоящего приложения внесены изменения
8.3.6. Протоколы, подлежащие утверждению Главой города, имеют гриф утверждения, который располагается в правом верхнем углу и состоит из слова "УТВЕРЖДАЮ" (без кавычек), расшифровки должности, фамилии, имени, отчества. Дата утверждения ставится собственноручно.
Если протокол служит основанием для издания распорядительного документа, в разделе "РЕШИЛИ" оформляется соответствующий пункт по схеме: "Поручить (кому) подготовить проект о/об...". Названный пункт может отсутствовать в протоколах комиссий, которым дано право подготовки проектов без письменного разрешения Главы города.
Протоколы, подлежащие утверждению Главой города, направляются для рассмотрения Главе города после проверки в управлении документационного обеспечения на соответствие требованиям оформления, что подтверждается проставлением штампа на обороте каждого листа протокола.
8.3.7. На протоколе, содержащем информацию ограниченного распространения, проставляется гриф "Для служебного пользования".
8.4. Акт
8.4.1. Акты составляются, как правило, комиссиями - как постоянно действующими, так и назначаемыми распорядительными документами.
8.4.2. Существует множество разновидностей актов с точки зрения их содержания и назначения.
Акты составляются в следующих типовых случаях:
- обследования, проверок работ и ревизий деятельности организаций и их вспомогательных служб;
- инвентаризации;
- расследования несчастных случаев, аварий;
- вручения призов и дипломов;
- проверок наличия и состояния дел и документов;
- проверок соблюдения штатно-сметной и финансовой дисциплины;
- техники безопасности и охраны труда;
- уничтожения печатей, штампов, утраты документов и во многих других случаях;
- приема, передачи (документов и др.).
Акты составляются коллегиально (не менее двух составителей), чаще всего акты составляются комиссиями, состав которых утверждается распорядительными документами. В необходимых случаях акты утверждаются руководителем организации (приложение N 12).
8.4.3. Акт оформляется на общем бланке или чистом листе бумаги. Дата и место составления, проставляемые на бланке акта, должны соответствовать дате и месту актируемого события.
8.4.4. Обязательными реквизитами акта являются:
- наименование организации (от имени которой составляется акт) - автора документа;
- название вида документа /АКТ/;
- дата и регистрационный номер;
- место составления акта;
- гриф утверждения;
- заголовок к тексту;
- текст;
- подписи.
8.4.5. Наименование организации должно соответствовать учредительным документам и государственной регистрации. При оформлении в актах внутреннего использования и при чрезвычайных обстоятельствах допускается использовать сокращенное наименование организации.
8.4.6. Вид документа /АКТ/ пишется прописными буквами, может располагаться в центре или от границы левого поля.
8.4.7. Датой акта является дата его составления, а время события или факта, отраженного в документе, оговаривается в тексте. В актах финансовой ревизии и некоторых актах, служащих обоснованием чрезвычайных обстоятельств, месяц указывается словом (06 мая 2003 г.), в других случаях только цифрами - 06.05.2003. Индекс акта обычно состоит из порядкового номера.
8.4.8. Гриф утверждения размещается в правом верхнем углу акта.
Гриф утверждения имеет два варианта:
- утверждение должностным лицом с указанием слова "УТВЕРЖДАЮ", должности, личной подписи и ее расшифровки;
- утверждение распорядительным документом (постановлением, распоряжением, приказом). В этом случае указывается вид утверждающего документа в творительном падеже, ссылка на дату и номер документа:
УТВЕРЖДЕН
постановлением главы
администрации города Тамбова
_______________N__________
При утверждении актов правовым документом данный пункт в постановлении (распоряжении) строится по схеме: "Утвердить акт обследования... (прилагается)". Гриф утверждения располагается в правом верхнем углу со ссылкой на утверждающий документ в творительном падеже, его дату и номер. Текст акта составляется в соответствии с унифицированными формами, подписывается членами комиссии и не подлежит визированию органа администрации города.
8.4.9. Заголовок к акту должен грамматически согласовываться со словом "АКТ", например: Акт списания материальных ценностей; Акт приема-передачи оргтехники, Акт об утрате документа и т.п. Содержание заголовка печатается через один межстрочный интервал.
8.4.10. Важнейший реквизит акта - его текст. Отдельные виды актов имеют унифицированные тексты, утвержденные или разработанные соответствующими ведомствами.
В тех случаях, когда нет утвержденной унифицированной формы акта, при оформлении реквизита "Текст" следует руководствоваться следующими требованиями:
- текст акта состоит из двух частей: вводной и основной (констатирующей);
- во вводной части акта указываются основания его составления, председатель и члены комиссии. (Если члены назначенной комиссии работают в других организациях, указывается полное наименование их должности и фамилии в алфавитном порядке);
- констатирующая часть обычно содержит сведения о проведенной работе, ее характере, сроках проведения и других установленных фактах, результатах проведенной работы;
- при необходимости допускается включать в акт заключительную часть, которая должна содержать решения, выводы или заключения комиссии, составившей его;
- информация в акте может быть представлена самостоятельными разделами и пунктами. Выводы и предложения по фактам также пишутся по пунктам.
8.4.11. Завершающая часть акта обязательно содержит информацию о количестве созданных экземпляров акта, которое определяется наличием заинтересованных в этом документе сторон или нормативными документами, регламентирующими его составление. После отметки о количестве экземпляров акта следует отметка о наличии приложений к акту (если они имеются).
8.4.12. Текст акта завершают подписи председателя комиссии и всех составителей. При подписании должность перед фамилией не указывается.
8.4.13. При составлении актов ревизий и обследований их содержание согласовывается с должностными лицами, деятельность которых отражается в акте. Акт считается принятым и вступает в действие после его подписания всеми членами комиссии или лицами, участвовавшими в его составлении. Лицо, несогласное с содержанием акта, обязано подписать его с оговоркой о своем несогласии. Особое мнение члена комиссии следует оформлять на отдельном листе и прилагать к акту.
8.5. Телефонограмма, телеграмма
8.5.1. Телефонограмма используется для оперативной передачи информационных сообщений служебного характера (извещения, приглашения и т.п.).
Телефонограмма составляется в одном экземпляре и подписывается руководителем или ответственным исполнителем.
Особенностью этого вида документа является указание должности, инициалов и фамилии сотрудников, передающего и принимающего сообщение, номеров их телефона и указание времени приема телефонограммы. Поступившая телефонограмма должна иметь те же реквизиты, что и отправляемая, за исключением личной подписи.
Для передачи телефонограммы нескольким организациям к ней прилагается список адресатов и номеров телефонов.
Для записи телефонограмм целесообразно использовать специальные бланки.
Поступающие и отправляемые телефонограммы регистрируются в журнале по следующей форме:
|
Должность, фамилия сотрудника, передавшего телефонограмму, и номер его телефона |
Должность, фамилия сотрудника, принявшего телефонограмму, и номер его телефона |
Дата и время передачи телефонограммы |
Текст телефонограммы |
Должность и фамилия лица, от имени которого передается телефонограмма |
Содержание резолюции |
Информация об изменениях:
Постановлением администрации города Тамбова от 28 октября 2015 г. N 8011 в подпункт 8.5.2 пункта 8.5 раздела 8 настоящего приложения внесены изменения
8.5.2. Телеграммы визируют, подписывают, датируют в соответствии с общими требованиями, которые предъявляют к документам. Однако их составление имеет свои особенности.
Текст телеграммы составляется предельно кратким и печатается через два интервала прописными буквами без предлогов, союзов, местоимений, знаков препинания, если они не имеют смыслового значения и их отсутствие не искажает содержания. Знаки препинания (при необходимости их проставления) обозначаются сокращенными сочетаниями: ТЧК - точка, ЗПТ запятая, ВСКЛ - восклицательный знак, ДВТЧ - двоеточие, КВЧ - кавычки; текст телеграммы подписывается Главой города или уполномоченным им лицом и заверяется печатью "Для документов".
8.6. Положение, инструкция
Информация об изменениях:
Постановлением администрации города Тамбова от 28 октября 2015 г. N 8011 в подпункт 8.6.1 пункта 8.6 раздела 8 настоящего приложения внесены изменения
8.6.1. Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции администрации города.
В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных актов.
Положения и инструкции утверждаются Главой города в форме самостоятельных документов с грифом утверждения или путем издания постановления (распоряжения) об их утверждении.
8.6.2. Текст проекта положения (инструкции) печатается на стандартном листе формата А4 и излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается".
Заголовок к тексту положения (инструкции) отвечает на вопрос "О чем?"; заголовок к инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения работ (должностная инструкция), отвечает на вопрос "Кого?" (Должностная инструкция главного специалиста).
Констатирующей частью положения (инструкции) служит раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.
Основной текст положения (инструкции) может делиться на разделы, которые должны иметь названия, пункты и подпункты.
Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.
8.7. Приказ
8.7.1. Приказ - правовой акт, издаваемый единолично руководителем органа власти, учреждения, организации, предприятия в целях разрешения организационных, кадровых и иных вопросов их деятельности.
8.7.2. Руководители органов администрации города с правами юридического лица издают приказы по организации работы коллектива, связанной с исполнением функций органов администрации, определенных положениями о данных органах.
Приказы, издаваемые в органах администрации города, не должны дублировать предписаний, содержащихся в постановлениях и распоряжениях администрации города (приложение N 13).
8.7.3. Ответственность за качество подготовки издаваемого приказа несет руководитель органа администрации города, в котором приказ издан.
8.7.4. Юридическая служба органа администрации города при визировании проекта приказа должна определять целесообразность оформления данного вопроса приказом, соответствие проекта приказа действующему законодательству, отсутствие противоречий ранее изданным приказам.
8.7.5. Визы согласующих приказ проставляются на оборотной стороне последнего листа проекта приказа или на отдельном листе согласования: после слова СОГЛАСОВАНО указываются должности и фамилии визирующих проект документа. Подпись при визировании проекта приказа сопровождается датой.
8.7.6. Под визами оформляется отметка о рассылке с указанием фамилий руководителей, которым рассылается экземпляр приказа.
Под отметкой о рассылке в левом нижнем углу оборотной стороны последнего листа приказа проставляется отметка об исполнителе (Ф.И.О. и номер телефона). Сведения о рассылке приказа могут оформляться на отдельном листе рассылки.
8.7.7. Приказ печатается на бланке органа администрации города и имеет следующие реквизиты:
- наименование органа;
- наименование вида документа - ПРИКАЗ;
- дата и номер приказа.
Дата оформляется цифровым способом, номер состоит из знака "N" и порядкового номера приказа:
- заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал;
- текст приказа состоит, как правило, из констатирующей (преамбулы) и распорядительной частей.
В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами "в целях", "в соответствии", "во исполнение" и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в творительном падеже, его дата, номер и заголовок.
Распорядительная часть начинается словом ПРИКАЗЫВАЮ, которое печатается в продолжение текста констатирующей части прописными буквами.
Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются подразделения или конкретные должностные лица.
Если приказ дополняет, отменяет или изменяет ранее изданные приказы или их отдельные пункты, это оговаривается в тексте приказа.
В приказ не следует включать пункт "Приказ довести до сведения...". Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, перечисляются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.
В последнем пункте распорядительной части приказа указывается должностное лицо, на которое при необходимости возлагается контроль за исполнением приказа в целом;
- подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы имени, фамилия). Приказы подписывает руководитель органа администрации города, а в его отсутствие - лицо, его замещающее.
8.7.8. Приказы выделяются в отдельное делопроизводство и нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года.
Приказы доводятся до заинтересованных сотрудников органа администрации города под роспись.
9. Организация документооборота и порядок прохождения документов
9.1. Организация документооборота
9.1.1. Движение документов в администрации города с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.
9.1.2. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в администрации города, определяются Регламентом администрации города Тамбова, Порядком рассмотрения обращений граждан в администрации города Тамбова и настоящей Инструкцией.
9.2. Учет количества документов
9.2.1. Учет количества документов за определенный период времени (год, квартал) проводится по месту регистрации документов.
Результаты учета количества документов обобщаются управлением документационного обеспечения администрации города и представляются заместителю главы администрации города по компетенции.
9.2.2. За единицу учета количества документов принимается сам документ без учета копий, создаваемых при печатании и размножении.
9.2.3. Количество экспедиционно обработанных документов подсчитывается отдельно в управлении документационного обеспечения администрации города.
9.3. Прием, регистрация и распределение поступающих документов
9.3.1. Прием, первоначальная обработка, регистрация и распределение документов, поступающих в администрацию города, производятся в централизованном порядке управлением документационного обеспечения администрации города. Специалистами управления документационного обеспечения администрации города проверяются правильность доставки, целостность упаковки.
Ошибочно присланные документы возвращаются отправителю.
Все конверты (бандероли), за исключением конвертов (бандеролей) с пометкой "Вручить лично", вскрываются. Конверт с пометкой "Вручить лично" вскрывается самим адресатом или уполномоченным им лицом.
При повреждении конверта, при отсутствии документов или приложений к ним составляется акт в 2-х экземплярах: первый экземпляр остается в управлении документационного обеспечения администрации города, второй направляется отправителю документа.
На оборотной стороне поврежденного документа делается отметка "Документ получен в поврежденном виде", фамилия специалиста, число, месяц, год.
Информация об изменениях:
Постановлением администрации города Тамбова от 26 декабря 2013 г. N 11214 в подпункт 9.3.2 пункта 9.3 раздела 9 настоящего приложения внесены изменения
9.3.2. Все поступившие в администрацию города документы распределяются на документы, регистрируемые в управлении документационного обеспечения администрации города, и документы, не подлежащие регистрации. Состав, не подлежащих регистрации документов, определяется специальным перечнем (приложение N 14).
Обращения граждан, поступившие в управление документационного обеспечения почтовым отправлением, по реестру передаются в день поступления в управление по работе с обращениями граждан.
Информация об изменениях:
Постановлением администрации города Тамбова от 17 августа 2016 г. N 5138 в подпункт 9.3.3 пункта 9.3 раздела 9 настоящего приложения внесены изменения
9.3.3. Регистрации подлежат служебные документы, имеющие установленные реквизиты оформления, в том числе наименование или бланк организации (должностного лица), дату и регистрационный номер, указание адресата, подпись или печать и другие реквизиты.
Служебные документы, подготовленные и оформленные с нарушением установленных требований, подлежат возврату в органы администрации города, организации, учреждения и предприятия, направившие их.
Информация об изменениях:
Постановлением администрации города Тамбова от 28 октября 2015 г. N 8011 в подпункт 9.3.4 пункта 9.3 раздела 9 настоящего приложения внесены изменения
9.3.4. Все документы, поступившие в администрацию города после 16.30, регистрируются в управлении документационного обеспечения администрации города следующим днем. Уведомление о проведении публичного мероприятия (митинга, пикета, шествия, демонстрации, собрания) регистрируется в день поступления, при условии его подачи не позднее 17.00, и передается для доклада Главе города. Срочные документы регистрируются и передаются по назначению незамедлительно.
Справки, информация о выполнении поручений Главы города по протоколам оперативных совещаний выделяются в отдельное делопроизводство и также регистрируются в управлении документационного обеспечения администрации города.
Информация об изменениях:
Постановлением администрации города Тамбова от 28 октября 2015 г. N 8011 в подпункт 9.3.5 пункта 9.3 раздела 9 настоящего приложения внесены изменения
9.3.5. Служебные документы, адресованные Главе города, заместителям главы администрации города, а также без указания конкретного лица или органа администрации города предварительно рассматриваются в управлении документационного обеспечения администрации города.
Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения Главой города, заместителями главы администрации города и на направляемые непосредственно в органы администрации города или ответственным исполнителям.
Предварительное рассмотрение осуществляется, исходя из оценки их содержания, на основании установленного распределения обязанностей.
При поступлении повторных обращений по вопросам, первично рассмотренным заместителями главы администрации города, в случае неудовлетворенности заявителя результатами первичного рассмотрения обращения, повторные обращения подлежат представлению на рассмотрение Главе города.
Информация об изменениях:
Постановлением администрации города Тамбова от 28 октября 2015 г. N 8011 в подпункт 9.3.6 пункта 9.3 раздела 9 настоящего приложения внесены изменения
9.3.6. Корреспонденция надзорных и правоохранительных органов, телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема и после регистрации незамедлительно передаются на рассмотрение Главе города или заместителям главы администрации города.
Информация об изменениях:
Постановлением администрации города Тамбова от 28 октября 2015 г. N 8011 в подпункт 9.3.7 пункта 9.3 раздела 9 настоящего приложения внесены изменения
9.3.7. Телеграммы, телефонограммы, факсограммы, поступившие на имя Главы города, принимаются и регистрируются специалистами приемной Главы города. После рассмотрения Главой города они передаются исполнителям с обязательной отметкой в журнале регистрации данных документов.
Телефонограммы, факсограммы за подписью заместителей главы администрации города и присланные им учитываются помощниками заместителей главы администрации города.
Телефонограммы, факсограммы за подписью руководителей органов администрации города, отправляемые или присланные в органы администрации города, в обязательном порядке регистрируются ответственными за делопроизводство в органах администрации города.
Информация об изменениях:
Постановлением администрации города Тамбова от 21 февраля 2017 г. N 1003 в подпункт 9.3.8 пункта 9.3 раздела 9 настоящего приложения внесены изменения
9.3.8. В целях более квалифицированной и своевременной защиты интересов администрации города исковые заявления после их регистрации незамедлительно направляются в правовое управление администрации города.
В правовое управление администрации города после регистрации передаются также решения Тамбовской городской Думы и документы по вопросам нормотворческой деятельности для подготовки проектов поручений.
9.3.9. Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно органам администрации города или муниципальным служащим администрации города.
9.3.10. Документы внутренней переписки регистрируются в органах администрации города, подготовивших данные документы.
Передача внутренних документов из одного органа в другой и сторонние организации осуществляется непосредственно лицами, ответственными за делопроизводство в органах администрации города.
Последующая работа в органах администрации города с полученными внутренними документами проводится в соответствии с установленным порядком работы с документами.
Зарегистрированные в органах администрации города внутренние документы, адресованные руководителям других органов администрации города, могут также передаваться через управление документационного обеспечения администрации города. При этом в журналах выдачи документов управлением документационного обеспечения администрации города учитываются только документы с регистрационными номерами управления документационного обеспечения администрации города.
9.4. Организация передачи документов на исполнение и порядок их прохождения
Информация об изменениях:
Постановлением администрации города Тамбова от 28 октября 2015 г. N 8011 в подпункт 9.4.1 пункта 9.4 раздела 9 настоящего приложения внесены изменения
9.4.1. Все документы, зарегистрированные в управлении документационного обеспечения и рассмотренные Главой города и заместителями главы администрации города, направляются исполнителям только через управление документационного обеспечения администрации города.
Документы подлежат передаче на исполнение в течение 1-2-х дней.
Запросы органов прокуратуры, документы с ограниченными сроками исполнения выделяются при экспедиционной обработке отдельным потоком с отметкой "срочно".
Срочные документы передаются на исполнение незамедлительно, при необходимости с использованием электронных видов связи.
9.4.2. Ошибочно поступившая в орган администрации города корреспонденция незамедлительно возвращается в управление документационного обеспечения администрации города.
9.4.3. Руководители органов администрации города организуют работу с поступившими документами, обеспечивают оперативное рассмотрение документов и подготовку ответных документов, контролируют качество и своевременность исполнения поручений.
Информация об изменениях:
Постановлением администрации города Тамбова от 22 декабря 2015 г. N 9385 подпункт 9.4.4 пункта 9.4 раздела 9 настоящего приложения изложен в новой редакции
9.4.4. Исполненные в соответствии с резолюцией документы передаются на подпись и визирование через управление документационного обеспечения администрации города и направляются в почту Главы города, заместителей главы администрации города только при комплектности пакета исполненного документа.
Ответы на запросы прокуратуры, правоохранительных и надзорных органов, подготовленные за подписью руководителя администрации города, в случае если они представлены менее чем за 3 рабочих дня до направления адресату, принимаются управлением документационного обеспечения администрации города при наличии виз всех согласующих лиц.
Информация об изменениях:
Постановлением администрации города Тамбова от 22 декабря 2015 г. N 9385 подпункт 9.4.5 пункта 9.4 раздела 9 настоящего приложения изложен в новой редакции
9.4.5. Управление документационного обеспечения администрации города осуществляет проверку поступивших документов на правильность оформления реквизитов (кроме реквизита "текст") и комплектность пакета документов и переадресует их Главе города или уполномоченному Главой города заместителю главы администрации города. В случае некомплектности представленных документов или неправильного оформления документов они возвращаются ответственному исполнителю на доработку.
Информация об изменениях:
Постановлением администрации города Тамбова от 28 октября 2015 г. N 8011 в подпункт 9.4.6 пункта 9.4 раздела 9 настоящего приложения внесены изменения
9.4.6. Проверку в исполненных документах реквизита "текст" на правильность оформления и отсутствие грамматических ошибок осуществляют:
- в документах, подготовленных за подписью руководителя органа администрации города, - исполнитель документа и специалисты общего отдела соответствующего органа администрации города или другое уполномоченное руководителем органа администрации города лицо;
- в документах, подготовленных за подписью заместителя главы администрации города, - исполнитель документа и помощник заместителя главы администрации города;
- в документах, подготовленных за подписью Главы города, - исполнитель документа и помощник Главы города.
Информация об изменениях:
Постановлением администрации города Тамбова от 28 октября 2015 г. N 8011 в подпункт 9.4.7 пункта 9.4 раздела 9 настоящего приложения внесены изменения
9.4.7. После рассмотрения Главой города, заместителями главы администрации города исполненных согласно поручению документов незаконченные производством документы передаются в подразделение, продолжающее работу по данному вопросу.
При продлении сроков исполнения обращения исполнитель несет ответственность за своевременное информирование заявителя о ходе рассмотрения обращения.
Информация об изменениях:
Постановлением администрации города Тамбова от 26 декабря 2013 г. N 11214 в подпункт 9.4.8 пункта 9.4 раздела 9 настоящего приложения внесены изменения
9.4.8. Служебные документы с резолюцией "В дело" передаются в управление документационного обеспечения администрации города для направления ответа.
Информация об изменениях:
Постановлением администрации города Тамбова от 28 октября 2015 г. N 8011 в подпункт 9.4.9 пункта 9.4 раздела 9 настоящего приложения внесены изменения
9.4.9. Помощники Главы города, заместителей главы администрации города в пределах своей компетенции на всех этапах прохождения документов проверяют правильность предоставленной информации о выполнении поручений, полноту решений поставленных вопросов, анализируют возможность снятия документа (поручения), обращения с контроля или необходимость постановки его на дополнительный контроль.
9.5. Организация обработки и передачи отправляемых документов
Документы, отправляемые управлением документационного обеспечения администрации города, передаются почтовой, фельдъегерской, электрической связью и нарочно.
Информация об изменениях:
Постановлением администрации города Тамбова от 28 октября 2015 г. N 8011 в подпункт 9.5.1 пункта 9.5 раздела 9 настоящего приложения внесены изменения
9.5.1. Обработка служебных документов за подписью Главы города, заместителей главы администрации города, а также писем за подписью руководителей органов администрации города, оформленных на общем бланке письма администрации города, для отправки почтовой связью осуществляется управлением документационного обеспечения администрации города.
Документы за подписью руководителей органов администрации города обрабатываются и отправляются лицами, ответственными за делопроизводство в органах администрации города.
9.5.2. Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться, как правило, в день их подписания, но не позднее следующего рабочего дня.
Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ, или начальника управления документационного обеспечения администрации города.
Законвертованная корреспонденция вносится в реестр и в зависимости от степени срочности доставки отправляется фельдъегерской или почтовой связью.
Документы, адресованные гражданам, отправляются только через почтовые отделения связи.
9.5.3. С помощью средств электрической связи осуществляется передача информации в виде телеграмм, факсограмм, телефонограмм, электронных сообщений.
Отправка телеграмм осуществляется в соответствии с Правилами предоставления услуг телеграфной связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации.
9.5.4. При передаче текстов служебных документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:
- ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего органа администрации города;
- факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму;
- запрещается передавать текст документа с пометкой "Для служебного пользования".
Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в органах администрации города, осуществляется руководителями органов администрации города.
Информация об изменениях:
Постановлением администрации города Тамбова от 28 октября 2015 г. N 8011 в подпункт 9.5.5 пункта 9.5 раздела 9 настоящего приложения внесены изменения
9.5.5. Отправка инициативных документов администрации города осуществляется управлением документационного обеспечения администрации города после проверки правильности их оформления и регистрации в установленном порядке. Неправильно оформленные документы к отправке не принимаются и возвращаются исполнителям для исправления.
Инициативные письма, подписанные Главой города, заместителями главы администрации города, подлежат отправке после регистрации в автоматизированной системе "Гран-Док". При наличии в письме запроса информации документ ставится на контроль в управлении документационного обеспечения.
9.5.6. При отправке письма одного и того же содержания по списку рассылки исполнителем в управление документационного обеспечения администрации города передается необходимое количество подписанных экземпляров.
Исходящему документу одного и того же содержания, направляемому в несколько адресов, присваивается один регистрационный номер.
9.5.7. Документы, не содержащие реквизитов, необходимых для отправки (за исключением постановлений и распоряжений администрации города, решений коллегий администрации города и протоколов совещаний), принимаются к отправке только с сопроводительным письмом, содержащим правильно оформленную ссылку на приложение.
9.6. Обеспечение сохранности документов, печатей, штампов и их использование
9.6.1. Документы источников комплектования архива, отнесенные к муниципальной собственности, до передачи на постоянное хранение в архив, временно, в пределах сроков, установленных Федеральной архивной службой России, хранятся в органах администрации города.
9.6.2. Функции по ведению архивного делопроизводства определяются должностной инструкцией муниципального служащего, утвержденной постановлением администрации города в установленном порядке.
Ответственный за ведение архивного делопроизводства совместно с руководителем органа администрации города несет ответственность за:
- несоблюдение условий обеспечения сохранности документов;
- утрату и несанкционированное уничтожение документов;
- нарушение правил использования документов и доступа пользователей к документам, установленных законодательством.
Информация об изменениях:
Постановлением администрации города Тамбова от 28 октября 2015 г. N 8011 в подпункт 9.6.3 пункта 9.6 раздела 9 настоящего приложения внесены изменения
9.6.3. Выдача документов на руки автору или адресату допускается в исключительных случаях, в связи со срочностью решения вопросов, поставленных в документах.
Выдача производится под роспись получателя с письменного или устного согласия заместителя главы администрации города, руководителя органа администрации города, рассматривавшего документ.
Выдача документов, списанных "в дело" и хранящихся в управлении документационного обеспечения администрации города, для дальнейшей работы осуществляется с разрешения начальника управления документационного обеспечения администрации города.
На выданное дело заводится лист-заменитель установленной формы (приложение N 15). Дела могут выдаваться во временное пользование на срок не более одного месяца.
Сторонним организациям дела выдаются на основании письменных запросов с разрешения заместителя главы администрации города по компетенции.
Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается на основании постановления о выемке документов или в исключительных случаях с разрешения Главы города с оставлением в деле заверенной в установленном порядке копии документа и акта о причине выдачи подлинника.
9.6.4. Лица, ответственные за ведение делопроизводства, обязаны обеспечить сохранность находящихся у них документов. Дела с момента их заведения в делопроизводстве и до сдачи в архив или уничтожения должны храниться в рабочих комнатах или в специально приспособленных закрывающихся помещениях, шкафах, располагаться вертикально корешками наружу, предохраняться от пыли и воздействия солнечного света. На корешке каждого дела указывается его индекс в соответствии с номенклатурой дел. Последовательность расположения дел на полке должна соответствовать последовательности заголовков по номенклатуре дел.
9.6.5. При реорганизации органа администрации города документы постоянного и временного сроков хранения, документы по личному составу передаются в орган, являющийся его правопреемником.
При ликвидации органа администрации города и отсутствии нового органа с его отдельными функциями документы постоянного и временного срока хранения и по личному составу передаются в архивный отдел администрации города по завершении архивной обработки. Ответственным за передачу дел назначается должностное лицо из состава реорганизуемого или ликвидируемого органа администрации города согласно постановлению администрации города.
9.6.6. Учет, использование, хранение печатей и штампов, факсимиле, необходимых для документационного обеспечения деятельности администрации города, производятся в соответствии с Порядком учета, использования, хранения, передачи и уничтожения печатей и штампов в администрации города Тамбова.
Информация об изменениях:
Постановлением администрации города Тамбова от 26 декабря 2013 г. N 11214 в подпункт 9.6.7 пункта 9.6 раздела 9 настоящего приложения внесены изменения
9.6.7. Проверка наличия, правильности хранения документов, использования и хранения печатей и штампов проводится управлением документационного обеспечения администрации города совместно с работником, ответственным за обеспечение режима секретности, ведение секретного делопроизводства в администрации города в соответствии с графиком проверок организации делопроизводства. При нарушении ведения делопроизводства, учета, хранения, использования печатей и штампов результаты проверки доводятся до сведения заместителя главы администрации города Тамбова.
10. Работа с официальной электронной корреспонденцией
Информация об изменениях:
Постановлением администрации города Тамбова от 22 декабря 2015 г. N 9385 в пункт 10.1 раздела 10 настоящего приложения внесены изменения
10.1. По электронной почте передаются не документы, а их электронные копии. Копии могут передаваться в составе текста сообщения, в составе файла или отдельным файлом. Почта в электронных почтовых ящиках должна просматриваться периодически в течение дня и оперативно передаваться по назначению.
10.2. Работа с входящей электронной корреспонденцией
Информация об изменениях:
Постановлением администрации города Тамбова от 17 августа 2016 г. N 5138 в подпункт 10.2.1 пункта 10.2 раздела 10 настоящего приложения внесены изменения
10.2.1. При поступлении в составе почтового сообщения нескольких электронных копий документов они разделяются пользователем на основной документ и приложения.
Основным документом, как правило, является сопроводительное письмо. Учет и дальнейшая обработка почтового сообщения производятся по основному документу.
После получения электронных документов, подписанных электронной подписью, специалист службы делопроизводства осуществляет проверку действительности электронной подписи.
10.2.2. Основной документ почтового сообщения, подлежащего регистрации, распечатывается на бумажном носителе. На обратной стороне поступившего и распечатанного основного документа указывается информация, формируемая почтовой программой:
- адрес почтового ящика, с которого поступила корреспонденция;
- адрес почтового ящика, в который поступила корреспонденция;
- дата и время отправления;
- тема сообщения.
Фамилия и должность специалиста, принявшего электронную корреспонденцию, а также дата и время приема вносятся с обратной стороны документа.
10.2.3. Распечатанные почтовые сообщения регистрируются в соответствии с порядком, установленным для корреспонденции на бумажных носителях.
В журнале входящей корреспонденции или в графе "Дополнительные сведения" автоматизированных систем делопроизводства делается пометка "Получено по электронной почте".
Информация об изменениях:
Постановлением администрации города Тамбова от 22 декабря 2015 г. N 9385 в подпункт 10.2.4 пункта 10.2 раздела 10 настоящего приложения внесены изменения
10.2.4. Если почтовое сообщение содержит различные приложения, они могут не распечатываться, а пересылаться по электронной почте адресату и исполнителям. Наличие приложений, их перечень и способ передачи указываются в нижней части основного документа.
Информация об изменениях:
Постановлением администрации города Тамбова от 22 декабря 2015 г. N 9385 подпункт 10.2.5 пункта 10.2 раздела 10 настоящего приложения изложен в новой редакции
10.2.5. Документ, полученный по электронной почте и распечатанный на бумажном носителе, согласно резолюции Главы города, заместителей главы администрации города передается ответственному исполнителю. Соисполнителям направляется только электронный вид документа и поручений по нему.
10.2.6. После регистрации и передачи зарегистрированные почтовые сообщения перемещаются из папки "Входящие" в папку "Рабочая". Папка "Рабочая" создается для почтовых сообщений, находящихся в работе. Срок хранения электронных копий документов в папках "Рабочая" и "Переадресованные" составляет 1 год.
10.2.7. При получении почтовых сообщений с подтверждением отправка подтверждения обязательна. Для хранения подтверждений создается папка "Подтверждения", в которую перемещаются все отправленные подтверждения. Подтверждения должны отправляться по запросу программы электронной почты или по просьбе, указываемой в письме.
10.2.8. В подтверждениях, формируемых пользователями, в поле "Тема" необходимо записать "Прочитано".
10.2.9. Оперативная информация, поступившая на официальный электронный почтовый адрес, может передаваться адресатам по электронной почте без регистрации. Переданные без регистрации почтовые сообщения перемещаются в папку "Переадресованные". Если эта информация распечатывалась, то работа с ней ведется как с текстами документов, поступившими по каналам факсимильной связи.
Информация об изменениях:
Постановлением администрации города Тамбова от 22 декабря 2015 г. N 9385 пункт 10.2 раздела 10 настоящего приложения дополнен подпунктом 10.2.10
10.2.10. Подготовленный заявителю ответ на обращение, поступившее на официальный электронный адрес администрации города, сканируется управлением документационного обеспечения администрации города с подписанного подлинника документа, электронные образы прилагаемых к ответу документов направляются исполнителем на официальный адрес электронной почты администрации города: E-mail: post@cityadm.tambov.gov.ru. Направляемому файлу присваивается имя согласно регистрационному номеру входящего документа, например: 2-30-11-15.
10.3. Работа с исходящей электронной корреспонденцией
Информация об изменениях:
Постановлением администрации города Тамбова от 22 декабря 2015 г. N 9385 в подпункт 10.3.1 пункта 10.3 раздела 10 настоящего приложения внесены изменения
10.3.1. Все исходящие документы, направляемые по электронной почте с официального адреса администрации города, должны иметь бумажные версии, оформленные и зарегистрированные в установленном порядке.
Информация об изменениях:
Постановлением администрации города Тамбова от 22 декабря 2015 г. N 9385 в подпункт 10.3.2 пункта 10.3 раздела 10 настоящего приложения внесены изменения
10.3.2. Оригинал документа на бумажном носителе оформляется на бланке и должен содержать все реквизиты, обязательные для данного исходящего документа. В реквизите "Адресат" необходимо указать электронный адрес.
10.3.3. В журнале исходящей корреспонденции или графе "Дополнительные сведения" автоматизированных систем делопроизводства должна быть сделана отметка "Направлено по электронной почте".
Если по электронной почте направляется документ, не содержащий адресной части, то оформляется сопроводительное письмо.
Информация об изменениях:
Постановлением администрации города Тамбова от 28 октября 2015 г. N 8011 в подпункт 10.3.4 пункта 10.3 раздела 10 настоящего приложения внесены изменения
10.3.4. Ответы на документы, зарегистрированные в управлении документационного обеспечения администрации города, подписанные Главой города, заместителями главы администрации города, а также инициативные письма за подписью Главы города пересылаются только специалистом управления документационного обеспечения администрации города с официального адреса электронной почты: E-mail: post@cityadm.tambov.gov.ru.
Регистрационные реквизиты бумажной версии письма указываются в электронной копии, отправляемой по электронной почте. Фамилия сотрудника, подготовившего электронную версию документа, указывается после фамилии должностного лица, подписавшего документ.
10.3.5. На обратной стороне оригинала документа, отправленного по электронной почте, специалистом, осуществившим отправку, проставляются дата, время и подпись.
10.3.6. Оригинал документа на бумажном носителе хранится в соответствии с правилами хранения документов согласно утвержденной номенклатуре дел.
10.3.7. Электронные копии писем хранятся в папке "Отправленные". Срок их хранения определяется владельцем почтового ящика, но не менее трех месяцев.
10.3.8. Контроль получения письма адресатом осуществляет исполнитель документа.
Информация об изменениях:
Постановлением администрации города Тамбова от 22 декабря 2015 г. N 9385 в подпункт 10.3.9 пункта 10.3 раздела 10 настоящего приложения внесены изменения
10.3.9. Запрашивать электронное подтверждение следует только в случае необходимости. Полученные подтверждения распечатываются и передаются исполнителю, а электронная версия перемещается в папку "Подтверждения".
Информация об изменениях:
Постановлением администрации города Тамбова от 22 декабря 2015 г. N 9385 в пункт 10.4 раздела 10 настоящего приложения внесены изменения
10.4. Работа с корреспонденцией, поступившей в администрацию города Тамбова по электронной почте с использованием электронной цифровой подписи, осуществляется в порядке, предусмотренном для работы с официальной электронной корреспонденцией.
11. Организация контроля исполнения документов
11.1. Контроль исполнения документов включает в себя: постановку на контроль, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, снятие с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.
11.2. Контролю в администрации города подлежат зарегистрированные служебные документы и обращения граждан, протокольные поручения и постановления (распоряжения).
При постановке документа на контроль на верхнем поле в правом верхнем углу документа делается отметка о контроле, которую обозначают словом или штампом "Контроль".
Необходимость контроля за исполнением постановления (распоряжения) определяется в последнем пункте распорядительного документа.
Информация об изменениях:
Постановлением администрации города Тамбова от 28 октября 2015 г. N 8011 в пункт 11.3 раздела 11 настоящего приложения внесены изменения
11.3. Контроль исполнения документов обеспечивают Глава города, его заместители, помощники руководителей администрации города, руководители органов администрации города.
11.4. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях: поступивших из федеральных органов государственной власти, Тамбовской областной Думы, органов исполнительной власти Тамбовской области, организаций и граждан - с даты их регистрации, внутренних - с даты подписания (утверждения) документа и определяются Регламентом администрации города Тамбова.
Дата исполнения указывается в резолюции руководителя и фиксируется в регистрационно-контрольной карточке (далее - РКК).
Информация об изменениях:
Постановлением администрации города Тамбова от 28 октября 2015 г. N 8011 в пункт 11.5 раздела 11 настоящего приложения внесены изменения
11.5. При необходимости изменения срока исполнения служебного документа ответственный исполнитель представляет на имя главы администрации города или его заместителя, давшего поручение, мотивированную просьбу о его продлении не позднее 3 дней до истечения этого срока.
О всех случаях изменения срока исполнения документов ответственный исполнитель своевременно информирует соответствующую контролирующую службу для внесения изменений в РКК.
11.6. Снятие документа с контроля осуществляет руководитель, первично рассматривавший документ. Снятие документа с контроля оформляется отметкой об исполнении документа и направлении его в дело: краткие сведения об исполнении или ссылка на документ (дата и номер), свидетельствующий об исполнении; отметка "в дело"; номер дела, в котором будет храниться документ; дата; подпись исполнителя или руководителя органа администрации города, в котором исполнен документ.
11.7. Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или если в представленных по нему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку.
Исполненные документы, имеющие штамп "Подлежит возврату", предоставляются исполнителем в управление документационного обеспечения администрации города вместе с информационной справкой о результатах выполнения.
11.8. Контроль за сроками рассмотрения письменных и устных обращений граждан осуществляется в порядке и сроки, установленные Порядком рассмотрения обращений граждан в администрации города Тамбова.
Информация об изменениях:
Постановлением администрации города Тамбова от 28 октября 2015 г. N 8011 в пункт 11.9 раздела 11 настоящего приложения внесены изменения
11.9. Контроль за качеством исполнения органами администрации города, муниципальными учреждениями и предприятиями постановлений (распоряжений) администрации города обеспечивает Глава города, заместитель главы администрации города или руководитель органа администрации города, на которых возложен контроль за исполнением постановления (распоряжения) (далее - контролер). Контроль за сроками исполнения постановления в целом осуществляют помощники Главы города, заместителя главы администрации (далее - помощники) или иное уполномоченное контролером лицо.
Контроль за сроками исполнения утвержденных постановлением (распоряжением) планов мероприятий осуществляет уполномоченное должностное лицо органа администрации, подготовившего и внесшего данный план на утверждение.
Контроль осуществляется в зависимости от определенной контролером формы контроля в виде устных отчетов на планерных и тематических совещаниях или путем запроса письменной информации.
Информация о реализации утвержденных планов мероприятий предоставляется контролеру уполномоченным органом администрации города в форме обобщенной справки с периодичностью, определенной контролером.
Письменная информация о выполнении постановления хранится у помощника контролера или уполномоченного контролером лица до минования надобности.
Информация об изменениях:
Постановлением администрации города Тамбова от 26 декабря 2013 г. N 11214 пункт 11.10 раздела 11 настоящего приложения изложен в новой редакции
11.10. Контроль за сроками предоставления информации и направление информации по контрольным карточкам на правовые акты и иные документы администрации Тамбовской области через интегрированную базу данных администрации Тамбовской области осуществляет управление документационного обеспечения администрации города.
Информация об изменениях:
Постановлением администрации города Тамбова от 28 октября 2015 г. N 8011 в пункт 11.11 раздела 11 настоящего приложения внесены изменения
11.11. Информация на контрольную карточку об исполнении правовых актов, иных документов администрации Тамбовской области оформляется на оборотной стороне карточки или в виде приложений к ней и передается для рассмотрения Главе города или заместителю главы администрации города по компетенции за пять дней до истечения срока исполнения. После подписания информация передается в управление документационного обеспечения администрации города для ввода в интегрированную базу данных администрации Тамбовской области. Исполнитель в течение 1 рабочего дня со дня подписания информации руководителем администрации города направляет в управление документационного обеспечения электронную версию подписанной информации.
Информация на бумажном носителе хранится в управлении документационного обеспечения администрации города и уничтожается в установленном порядке по истечении срока хранения.
Информация об изменениях:
Постановлением администрации города Тамбова от 28 октября 2015 г. N 8011 в пункт 11.12 раздела 11 настоящего приложения внесены изменения
11.12. Предупреждающий контроль сроков исполнения документов осуществляется управлением документационного обеспечения администрации города, управлением по работе с обращением граждан, помощниками Главы города, заместителей главы администрации города Тамбова путем направления в органы администрации города сведений о документах с истекающими сроками исполнения.
Информация об изменениях:
Постановлением администрации города Тамбова от 28 октября 2015 г. N 8011 пункт 11.13 раздела 11 настоящего приложения изложен в новой редакции
11.13. Сроки исполнения поручений, данных на совещании, определяются протоколом. Контроль за исполнением протокольных поручений Главы города осуществляет помощник Главы города или иное уполномоченное Главой города лицо.
12. Техническое обеспечение подготовки документов
Информация об изменениях:
Постановлением администрации города Тамбова от 28 октября 2015 г. N 8011 в пункт 12.1 раздела 12 настоящего приложения внесены изменения
12.1. В администрации города изготавливаются материалы только служебного характера.
В управлении документационного обеспечения администрации города печатаются:
- проекты постановлений, распоряжений Главы города и приложения к ним;
- проекты постановлений, распоряжений администрации города и приложения к ним;
- проекты писем высшим должностным лицам за подписью Главы города;
- почетные грамоты и благодарности администрации города, приветственные адреса, поздравительные открытки;
- перспективные и квартальные планы работы администрации города;
- информации, отчеты, доклады за подписью заместителя главы администрации города;
- бюджетные росписи, бюджетные сметы, расчеты ожидаемых пополнений;
- договоры, соглашения, дополнительные соглашения;
- перечень постановлений и распоряжений администрации города, а также другие материалы по поручению начальника управления документационного обеспечения администрации города.
Текущие планы работы администрации города, планы работы органов администрации города, служебные письма, справки, информации, другие материалы, подготовленные во исполнение поручений или в целях реализации возложенных на органы администрации города полномочий, за подписью руководителя органа администрации города, печатаются непосредственно специалистами органа администрации города с использованием компьютерной техники и соблюдением установленных правил оформления документов.
12.2. В секторе технической подготовки и рассылки документов управления документационного обеспечения администрации города печатание производится в порядке очередности поступления и значимости материалов.
Срочные документы печатаются незамедлительно. Срочность подготовки документа определяется визой руководителя органа администрации города - исполнителя документа или начальника управления документационного обеспечения администрации города. Печатание под диктовку допускается по согласованию с начальником управления документационного обеспечения администрации города.
Документы, сданные в печать после 17.00, печатаются, как правило, на следующий день
12.3. Все документы перед сдачей в печать исполнитель обязан тщательно откорректировать. Особое внимание должно быть обращено на четкое и разборчивое написание:
- фамилий, имен, отчеств;
- специальных терминов;
- иностранных слов;
- географических названий;
- наименований организаций;
- цифр, дат и др.
Применяются только общепринятые сокращения слов.
12.4. Передаваемые для печатания рукописи должны быть написаны разборчиво и на одной стороне листа.
Рукописи, написанные неразборчиво, карандашом или красными чернилами, а также трудно читаемые факсимильные копии, уменьшенные и нечеткие копии к печатанию не принимаются.
Документы, изготовленные с использованием компьютерной техники, передаются в сектор технической подготовки и рассылки документов управления документационного обеспечения администрации города вместе с дискетой с записью текста.
12.5. Печатание производится на бланках установленной формы или бумаге формата А4, А5 с обязательным соблюдением правил оформления документов, орфографии и пунктуации.
12.6. Документы и материалы печатаются в одном экземпляре и вместе с рукописью передаются исполнителю для правки и редактирования. Отредактированные материалы подлежат перепечатыванию и тиражированию в соответствии с количеством экземпляров, указанным исполнителем. Повторно перепечатанные материалы также в обязательном порядке считываются исполнителем.
12.7. Печатание текстов грамот, благодарственных писем и поздравительных открыток (первично) осуществляется только при наличии визы руководителя органа администрации города, представившего материал в печать.
12.8. Тиражированию в секторе технической подготовки и рассылки документов управления документационного обеспечения администрации города подлежат только служебные документы и материалы. Заявки выполняются в течение дня в порядке очередности поступления материалов. Срочные документы тиражируются незамедлительно. Срочность заявки подтверждается визой руководителя органа администрации города или начальника управления документационного обеспечения администрации города.
Информация об изменениях:
Постановлением администрации города Тамбова от 28 октября 2015 г. N 8011 в пункт 12.9 раздела 12 настоящего приложения внесены изменения
12.9. Тиражирование принятых распорядительных документов Главы города, администрации города производится в соответствии со списком рассылки, обращений граждан и юридических лиц - в соответствии с поручениями Главы города, заместителей главы администрации города.
Тиражирование других служебных документов при объеме тиража свыше 50 листов производится по заявке, подписанной руководителем органа администрации города (приложение N 17).
12.10. Документы, подлежащие тиражированию, должны быть тщательно подготовлены, разброшюрованы, напечатаны четко и разборчиво на листах бумаги формата не более А3.
13. Организация документов в делопроизводстве
Организация документов в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве и их передачу на хранение в соответствии с требованиями, установленными государственными стандартами на документы, нормативными методическими документами по архивному делу и делопроизводству.
Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатуры дел, формирование и оформление дел.
13.1. Составление номенклатуры дел
Информация об изменениях:
Постановлением администрации города Тамбова от 17 августа 2016 г. N 5138 в подпункт 13.1.1 пункта 13.1 раздела 13 настоящего приложения внесены изменения
13.1.1. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве органа администрации города, с указанием сроков их хранения по установленной форме (рис.1).
Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным документом в делопроизводстве, а в архиве органа администрации города используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
13.1.2. Номенклатура дел органа администрации города, являющегося самостоятельным источником комплектования архива, составляется лицом, ответственным за ведение делопроизводства (не позднее 01 декабря), подписывается руководителем органа администрации города, согласовывается с экспертной комиссией по определению ценности документов администрации города (далее - ЭК), с экспертной проверочной комиссией (далее - ЭПК) управления культуры и архивного дела Тамбовской области и утверждается заместителем главы администрации города Тамбова по компетенции.
|
АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ТАМБОВА
Наименование органа администрации
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ __________N__________ На_____________________год |
|
УТВЕРЖДАЮ Заместитель главы администрации города Тамбова
Ф.И.О. ______________________________ дата |
|
Индекс дела |
Заголовок дела |
Количество единиц хранения |
Срок хранения и номера статей по Перечню |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
|
Название раздела | ||||
|
|
|
|
|
|
Наименование должности руководителя Расшифровка
органа администрации Подпись подписи
Наименование должностного лица, Расшифровка
ответственного за ведение делопроизводства Подпись подписи
Дата
|
СОГЛАСОВАНО:
Протокол ЭК администрации города
от________________N______________ |
|
СОГЛАСОВАНО:
Протокол ЭПК управления культуры и архивного дела Тамбовской области от________________N______________ |
Рис. 1. Форма номенклатуры дел органа администрации города,
являющегося самостоятельным источником комплектования архива
13.1.3. Номенклатура дел согласовывается с ЭПК управления культуры и архивного дела Тамбовской области не реже одного раза в пять лет. Номенклатура дел составляется и согласовывается заново до истечения пятилетнего срока в случае коренного изменения функций и структуры администрации города или ее органов.
Согласованная с архивным учреждением номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 01 января следующего календарного года.
13.1.4. В номенклатуре дел предусматриваются заголовки дел для группировки документов, отражающие все документируемые участки и вопросы деятельности организации.
Основой для определения структуры номенклатуры дел является структура (штатное расписание) организации. Разделами, подразделами и другими делениями номенклатуры дел являются названия подразделений (например: канцелярия, бухгалтерия, отдел кадров и т.п.).
13.1.5. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом:
В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.
В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.
Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. При этом заголовки дел, содержащих постановления и приказы вышестоящих организаций, располагаются перед заголовками дел с приказами руководителя организации. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы. Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.
Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:
- название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (постановления, протоколы, приказы и т.д.);
- название автора документа;
- адресат или корреспондент документа;
- краткое содержание документов дела;
- дата (период, к которому относятся документы дела).
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные документы, которые должны быть в деле, например:
"Документы о проведении научных конференций и симпозиумов (планы, списки, доклады)".
Термин "документы" применяется также в заголовках дел, содержащих документы-приложения к какому-либо документу, например:
"Документы к протоколам заседания экспертной комиссии".
Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.).
Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.
В графе 3 номенклатуры дел указывается количество дел, (томов, частей). Она заполняется по окончании календарного года.
В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню (типовому, ведомственному), а при его отсутствии - по типовой или примерной номенклатуре дел.
При включении в номенклатуру заголовков документов, срок хранения которых не предусмотрен типовым или ведомственным перечнями документов, срок их хранения устанавливается центральной экспертной комиссией.
В графе 5 "Примечание" в течение всего срока действия номенклатуры проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о передаче дел в другую организацию для продолжения и др.
13.1.6. Если в течение года возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру дел. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляют резервные номера.
По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов) по установленной форме (рис.2.).
Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных
в_________году в _________________________________
|
По срокам хранения |
Всего |
В том числе: |
|
|
переходящих |
с отметкой "ЭК" |
||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
|
Постоянного |
|
|
|
|
Временного (свыше 10 лет) |
|
|
|
|
Временного (до 10 лет включительно) |
|
|
|
|
ИТОГО: |
|
|
|
Наименование должности руководителя
службы ДОУ Подпись Расшифровка подписи
Дата
Итоговые сведения переданы в архивный
отдел администрации города Тамбова
Наименование должности,
передавшего сведения Подпись Расшифровка подписи
Дата
Рис.2. Форма итоговой записи к номенклатуре дел организации
13.2. Порядок формирования дел
13.2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:
- помещать в дело только исполненные документы в соответствии с
заголовками дел по номенклатуре;
- группировать в дело документы одного календарного года (исключение составляют переходящие дела, судебные дела, личные дела, которые формируются в течение всего периода работы определенного лица);
- раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения;
- помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограмм на общих
основаниях;
- в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;
- дело должно содержать не более 250 листов. Приложения объемом свыше 250 листов составляют отдельный том, о чем в документе делается отметка.
13.2.2. Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями:
- уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в отдельные дела;
- приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу;
- приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения. Целесообразно при больших объемах документов приказы по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности организации (прием на работу, увольнение и перемещение, командировки и т.д.), группировать в отдельные дела;
- поручения вышестоящих организаций и документов по их исполнению группируются в дела по направлениям деятельности организации;
- утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от их проектов;
- документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления;
- лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группируются в отдельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий;
- предложения, заявления и жалобы граждан и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно;
- переписка группируется, как правило, за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности (документ-ответ помещается за документом-запросом). При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года. В зависимости от специфики деятельности организации переписка может группироваться также за учебный год, срок созыва выборных органов и т.д.
Информация об изменениях:
Постановлением администрации города Тамбова от 17 августа 2016 г. N 5138 пункт 13.2 раздела 13 настоящего приложения дополнен подпунктом 13.2.3
13.2.3. Электронные документы формируются в электронные дела в соответствии с номенклатурой дел и подлежат хранению в установленном порядке в информационных системах в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе. В номенклатуре дел указывается, что дело ведется в электронной форме, что отмечается в заголовке дела или в графе "Примечание".
13.3. Требования к оформлению дел
13.3.1. Оформление дела - подготовка дела к хранению. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи.
13.3.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.
Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.
Полное оформление дел предусматривает:
- подшивку или переплет дела;
- нумерацию листов дела;
- составление листа-заверителя;
- составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов;
- внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).
13.3.3. Дела постоянного хранения, состоящие из особо ценных документов или неформатных документов, хранятся в закрытых твердых папках.
При наличии в деле невостребованных личных документов (удостоверений личности, трудовых книжек, военных билетов) эти документы вкладываются в конверт, который подшивается в дело. При наличии большого количества таких документов последние изымаются из дел и на них составляется отдельная опись.
В конце каждого дела подшивается чистый бланк листа-заверителя, а в начале дела (для учета особо ценных документов) - бланк внутренней описи документов дела.
13.3.4. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы этого дела (кроме листа-заверителя и внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.
Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или по каждой части отдельно.
Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне на верхнем поле листа.
Сложенный лист (формата А3, А2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.
Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и т.п.) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки и т.п.), то каждый документ нумеруется отдельно.
Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются, при этом вначале нумеруется сам конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.
Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядку расположения листов в деле.
В случаях обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов дела проводится их перенумерация. При перенумерации листов старые номера зачеркиваются и рядом ставится новый номер листа; в конце дела составляется новый лист-заверитель, при этом старый лист-заверитель зачеркивается, но сохраняется в деле.
13.3.5. Лист-заверитель составляется в деле на отдельном листе, в книгах - на оборотной стороне последнего чистого листа, в картотеках - на отдельном чистом листе формата карточки.
Лист-заверитель дела составляется по установленной форме (рис. 3), в которой указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела, количество листов внутренней описи, оговариваются особенности нумерации номеров дела (наличие литерных номеров дела, пропущенных номеров, номеров листов с наклеенными фотографиями, номеров крупноформатных листов, конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов), а также указывается наличие в деле типографских экземпляров брошюр с количеством листов в них, если они не были отмечены в общей валовой нумерации в деле.
Лист-заверитель дела подписывается его составителем. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.
Лист-заверитель дела N
В деле подшито и пронумеровано __________________________________ листов,
(цифрами и прописью)
в том числе:
литерные номера листов __________________________________________________
пропущенные номера листов _______________________________________________
+ листов внутренней описи _______________________________________________
|
Особенности физического состояния и формирования дела |
Номера листов |
|
1 |
2 |
|
|
|
Наименование должности работника Подпись Расшифровка подписи
Дата
Формат А4 (210 х 297 мм)
Рис. 3. Форма листа-заверителя дела
Запрещается выносить лист-заверитель на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он наклеивается на верхнюю часть листа на внутренней стороне обложки дела.
13.3.6. Внутренняя опись документов дела составляется для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные, судебные, следственные дела и т.д.), а также для учета дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документа.
Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме (рис. 4), в которой содержатся сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.
ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
документов ед.хр.N____________
|
N п/п |
Индекс документа |
Дата документа |
Заголовок документа |
Номера листов единиц хранения |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
|
|
|
|
|
|
|
Итого ________________________________________________________ документов
(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи ______________________________________
(цифрами и прописью)
Наименование должности лица,
составившего внутреннюю опись
документов дела Подпись Расшифровка подписи
Дата
Формат А4 (210 х 297 мм)
Рис. 4. Форма внутренней описи документов дела
Внутренняя опись подписывается ее составителем. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.
Изменения состава документов дела (изъятия, включения документов, замена их копиями и т.д.) отражаются в графе "Примечания" со ссылками на соответствующие акты. При необходимости составляется новая итоговая запись к внутренней описи и заверительная надпись дела.
13.3.7. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу составляется и оформляется по установленной форме (рис. 5), в которой указываются наименование организации, структурного подразделения, индекс дела, архивный шифр дела, номер дела (тома, части) по годовому разделу сводной описи дел, заголовок дела.
|
|
Ф. N___________________ Оп. N__________________ Д. N___________________ |
_________________________________________________________________________
(Наименование архивного учреждения)
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
(Наименование организации и структурного подразделения)
ДЕЛО N_____том N_____
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
(Заголовок дела)
_________________________________________________________________________
(Крайние даты)
_________________________________________________________________________
На____________листах
Хранить_____________
Ф. N__________________ Оп. N_________________ Д. N __________________ |
Формат А4 (210 х 297 мм)
Рис. 5. Форма обложки дела постоянного и временного
(свыше 10 лет) хранения
На обложке дел постоянного хранения предусматривается место для наименования архива, в который дела организации будут приняты. При изменении наименования организации (структурного подразделения) в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другую организацию (в другое структурное подразделение) на обложке дела указывается новое наименование этой организации или организации-правопреемника, а прежнее наименование организации (структурного подразделения) заключается в скобки.
Заголовок дела на обложке дел переносится из номенклатуры дел организации. В необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения (номера приказов, протоколов и др.)
В тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов (частей), на обложку каждого тома (части) выносится общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части).
В заголовках дел, содержащих копии документов, указывается их копийность. Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается.
13.3.8. На обложке дела указываются арабскими цифрами крайние даты дела - год(ы) заведения и окончания дела.
Если в дело включены документы (приложения и т.п.), даты которых выходят за крайние даты дела, то под датами дела с новой строчки делается об этом запись: "В деле имеются документы за... год (ы)". Даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих годовые планы и отчеты, так как они отражаются в заголовках дел.
Крайними датами дел, содержащих организационно-распорядительную, творческую и иную документацию (протоколы, стенограммы, письма, доклады и т.д.), для которых точная датировка имеет важное значение, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляются крайние даты документов дела, т.е. даты регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.
Если делом является журнал регистрации приказов, распоряжений и т.п., то датой дела будут точные календарные даты первой и последней записей в журнале.
Крайними датами дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты утверждения (для документов, которые утверждаются) или составления первого и последнего протоколов, входящих в дело.
Крайними датами личного дела являются даты подписания приказа о приеме и увольнении лица, на которое это дело заведено.
Обязательными реквизитами обложки дела являются количество листов в деле, которое проставляется на основании заверительной надписи дела, и сроки хранения дела (на делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно").
13.3.9. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.
13.4. Порядок подготовки дел для передачи в архивный отдел администрации города
13.4.1. Подготовка документов к передаче на хранение в архивный отдел администрации города включает работу лиц, ответственных в органах администрации города, муниципальных учреждениях (предприятиях) за ведение делопроизводства, по проведению экспертизы ценности документов, формированию и оформлению дел, составлению описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел.
13.4.2. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в администрации города создается постоянно действующая экспертная комиссия по определению ценности документов.
Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно непосредственно лицами, ответственными за делопроизводство, совместно с экспертной комиссией с привлечением специалистов архивного отдела администрации города и при необходимости работников государственного архива Тамбовской области.
По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.
13.4.3. Описи дел составляются по установленной форме с соблюдением следующих требований:
- каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов, то каждый том вносится в опись под самостоятельным номером;
- порядок нумерации дел в описи - валовой;
- графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;
- при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);
- графа описи "примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния и т.п.
В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, имеющихся по описи, первый и последний номера дел по описи.
13.4.4. Опись дел постоянного срока хранения и опись дел по личному составу (рис. 6, 7) подписываются составителем с указанием его должности, согласовываются с руководителем органа администрации города и утверждаются заместителем главы администрации города Тамбова.
До утверждения опись должна быть согласована с экспертной комиссией администрации города, архивным отделом администрации города, с ЭПК управления культуры и архивного дела Тамбовской области.
13.4.5. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив, как правило, не подлежат. Они хранятся в органах администрации города и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.
Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении к уничтожению (рис. 8) производятся после составления и утверждения сводных описей дел постоянного хранения за этот же период.
Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, подписывается руководителем органа администрации города, согласовывается с экспертной комиссией администрации города и утверждается заместителем главы администрации города Тамбова.
13.4.6. В случае ликвидации органа администрации лицо, ответственное за ведение делопроизводства, формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет их в соответствии с вышеуказанными правилами и передает в архивный отдел администрации города, независимо от сроков хранения.
Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.
|
АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ТАМБОВА Наименование органа администрации города |
|
УТВЕРЖДАЮ Заместитель главы администрации города Тамбова И.О. Фамилия ____________________________ дата |
ОПИСЬ N___________
дел постоянного хранения
за__________________год
|
Название раздела (структурного подразделения организации) | |||||
|
N п/п |
Индекс дела |
Заголовок дела |
Крайние даты |
Количество листов |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
|
|
|
|
|
|
|
В данный раздел описи внесено_____________________________________ед.хр.,
(цифрами и прописью)
с N __________________________ по N _______________________, в том числе:
литерные номера: ________________________________________________________
пропущенные номера: _____________________________________________________
Наименование должности руководителя
органа администрации города Подпись Расшифровка подписи
Наименование должности
составителя описи Подпись Расшифровка подписи
Дата
|
СОГЛАСОВАНО Протокол ЭК администрации города Тамбова
от ____________ N _________ |
|
УТВЕРЖДЕНО
Протокол ЭПК управления культуры и архивного дела Тамбовской области
от ______________ N __________ |
Формат А4 (210х297 мм)
Рис. 6. Форма годового раздела сводной описи дел постоянного хранения
|
АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ТАМБОВА Наименование органа администрации города
|
|
УТВЕРЖДАЮ Заместитель главы администрации города Тамбова И.О. Фамилия ____________________________ дата |
ОПИСЬ N___________
дел по личному составу
за _________________ год
|
Название раздела | |||||
|
N п/п |
Индекс дела |
Заголовок дела |
Крайние даты |
Количество листов |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
|
|
|
|
|
|
|
В данный раздел описи внесено ___________________________________ ед.хр.,
(цифрами и прописью)
с N __________________________ по N _______________________, в том числе:
литерные номера: ________________________________________________________
пропущенные номера: _____________________________________________________
Наименование должности руководителя
органа администрации города Подпись Расшифровка подписи
Наименование должности
составителя описи Подпись Расшифровка подписи
Дата
|
СОГЛАСОВАНО Протокол ЭК администрации города Тамбова
от ____________ N _________ |
|
СОГЛАСОВАНО Протокол ЭПК управления культуры и архивного дела Тамбовской области
от________________N__________ |
Формат А4 (210х297 мм)
Рис 7. Форма годового раздела сводной описи дел по личному составу
|
Акт ____________N_____________ (дата)
О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению |
|
УТВЕРЖДАЮ Заместитель главы администрации города Тамбова И.О. Фамилия
____________________________ (дата) |
К уничтожению отобраны документы _______________________________________
(органа)
На основании: Перечня типовых управленческих документов, ________________
_________________________________________________________________________
название и выходные данные перечня документов с указанием сроков их
хранения
образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения,
Москва, _ 2000 г. _______________________________________________________
отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и
утратившие практическое значение документы
|
N п/п |
Заголовок дела или групповой заголовок документов |
Крайние даты |
Индекс дела по номенклатуре или N дела по описи |
Кол-во ед. |
Сроки хранения и N статей по перечню |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
|
|
|
|
|
|
|
|
Итого______________________ед.хр.за_____________________________годы
цифрами и прописью
Количество документов, крайние даты и краткая характеристика документов,
оставленных на хранение_________________
Наименование
должности руководителя органа
администрации города ____________ Расшифровка подписи
подпись
Наименование должности работника, ответственного за ведение делопроизводства
Документы в количестве________________________________________ед.хр.уничтожены.
цифрами и прописью
Наименование должности работника, подпись расшифровка подписи
ответственного за уничтожение документов
_____________________________________
(дата)
|
СОГЛАСОВАНО Протокол ЭК администрации города Тамбова от ____________ N _________ |
|
УТВЕРЖДЕНО Протокол ЭПК управления культуры и архивного дела Тамбовской области от ____________ N ______________ |
Рис. 8. Форма акта о выделении к уничтожению документов,
не подлежащих хранению
-
Приложение N 1. Перечень документов, подлежащих утверждению правовыми актами главы администрации города
-
Приложение N 2. Справка к проекту постановления (распоряжения) главы администрации города Тамбова
-
Приложение N 3. Форма заполнения журнала по выдаче копий правовых актов заявителям
-
Приложение N 4. Форма постановления
-
Приложение N 5. Форма распоряжения
-
Приложение N 6. Форма постановления
-
Приложение N 7. Служебное письмо
-
Приложение N 8. Служебное письмо
-
Приложение N 9. Служебное письмо
-
Приложение N 10. Протокол заседания межведомственной комиссии по укреплению налоговой и бюджетной дисциплины, снижению неформальной занятости, легализации "серой" заработной платы и повышению собираемости страховых взносов во внебюджетные фонды
-
Приложение N 11. Протокол совещания по вопросу подготовки и проведения Дня народного единства в городе Тамбове
-
Приложение N 12. Акт
-
Приложение N 13. Приказ
-
Приложение N 14. Перечень корреспонденции, не подлежащей регистрации в управлении документационного обеспечения администрации города Тамбова
-
Приложение N 15. Лист-заменитель
-
Приложение N 16 (Исключено)
-
Приложение N 16.1 (Исключено)
-
Приложение N 17. Заказ