Приложение N 5. Положение об управлении делами администрации города Тамбова Тамбовской области

Приложение N 5
Утверждено
постановлением
администрации города Тамбова
Тамбовской области
от 09.11.2021 N 5337

Положение
об управлении делами администрации города Тамбова Тамбовской области

1. Общие положения

1.1. Управление делами администрации города Тамбова Тамбовской области (далее - управление) является органом администрации города Тамбова Тамбовской области (далее - администрация города) и формируется главой города Тамбова Тамбовской области (далее - глава города) на основании решения Тамбовской городской Думы Тамбовской области (далее - Тамбовская городская Дума) об утверждении структуры администрации города.

1.2. Управление в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральным законодательством, законодательством Тамбовской области, Уставом города Тамбова, муниципальными правовыми актами города Тамбова, настоящим Положением.

1.3. Управление имеет печати и штампы, необходимые для обеспечения функций управления.

1.4. Положение об управлении утверждается постановлением администрации города Тамбова.

1.5. Управление осуществляет свою деятельность под руководством главы города, курирующего заместителя главы администрации города Тамбова.

2. Основные задачи управления

2.1. Организационное и документационное обеспечение деятельности главы города, первых заместителей и заместителей главы администрации города Тамбова.

2.2. Организация планирования деятельности администрации города.

2.3. Обеспечение единого порядка документирования и организации работы с документами в администрации города. Внедрение прогрессивных технологий документационного обеспечения управления в администрации города.

2.4. Организация работы по обеспечению исполнения Административного регламента предоставления на территории городского округа - город Тамбов муниципальной услуги "Предоставление копий правовых актов администрации города Тамбова Тамбовской области до передачи их на постоянное хранение".

2.5. Организация работы по реализации Закона Тамбовской области от 25.02.2017 N 86-З "Об отдельных вопросах организации местного самоуправления" в части формирования регистра муниципальных нормативных правовых актов Тамбовской области.

2.6. Организационно-методическое и информационное сопровождение работы органов администрации города Тамбова, муниципальных учреждений по реализации Федерального закона от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг".

2.7. Организационное обеспечение и координация работы по реализации Федерального закона от 09.02.2009 N 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления" в части обеспечения доступа физических и юридических лиц к документированной информации о деятельности администрации города Тамбова.

3. Функции

В соответствии с основными задачами в пределах полномочий управление выполняет следующие функции:

3.1. Организует протокольное сопровождение деятельности главы города и администрации города, обеспечивает подготовку документов, осуществляет контроль за качественным и оперативным исполнением устных и письменных поручений главы города, первых заместителей главы, заместителей главы администрации города по организационно-распорядительным документам, осуществляет подготовку информации главе города о результатах их выполнения.

3.2. Координирует работу по обеспечению планирования деятельности главы города, первых заместителей и заместителей главы администрации города. Осуществляет разработку проектов перспективных, квартальных, текущих планов работы администрации города, сбор и обобщение отчетов органов администрации города об их выполнении.

3.3. Осуществляет подготовку предложений главе города по темам еженедельных планерных совещаний.

3.4. Осуществляет организацию приема главой города делегаций, представителей юридических лиц.

3.5. Осуществляет разработку планов мероприятий к праздничным и знаменательным датам.

3.6. Осуществляет своевременное формирование и подготовку для рассмотрения главе города, первым заместителям и заместителям главы администрации города поступающей в администрацию города корреспонденции.

3.7. Осуществляет подготовку проектов резолюций главы города, первых заместителей и заместителей главы администрации города, руководителей органов администрации города к организационно-распорядительным документам.

3.8. Осуществляет контроль за качеством оформления документов и своевременным предоставлением документов, направляемых на подпись главе города, первым заместителям и заместителям главы администрации города.

3.9. Осуществляет лингвистическую экспертизу проектов правовых актов главы города, проектов решений, вносимых на заседание Тамбовской городской Думы, постановлений и распоряжений администрации города.

3.10. Обеспечивает соблюдение государственного стандарта Российской Федерации "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов" при оформлении правовых актов администрации города и служебных документов.

3.11 Осуществляет нормативно-методическое обеспечение деятельности администрации города в области делопроизводства.

3.12. Осуществляет регистрацию и учет договоров, соглашений, контрактов, заключенных администрацией города в лице главы города, и дополнительных соглашений к ним.

3.13. Осуществляет экспедиционную обработку, регистрацию и учет служебных документов и учетно-справочную работу по документам.

3.14. Обеспечивает контроль за сроками подготовки и согласования проектов постановлений и распоряжений.

3.15. Обеспечивает своевременную регистрацию и оперативную рассылку распорядительных и служебных документов.

3.16. Осуществляет подготовку проектов документов, регламентирующих документационную деятельность администрации города.

3.17. Обеспечивает предоставление оперативной информации главе города, первым заместителям и заместителям главы администрации города по вопросам документирования управленческой деятельности.

3.18. Разрабатывает номенклатуру дел, обеспечивает хранение, использование и уничтожение в соответствии с действующим законодательством законченных делопроизводством дел и документов, готовит и передает дела постоянного хранения в архив.

3.19. Проводит проверки состояния работы с документами в органах администрации города, готовит отчеты о состоянии документооборота администрации города, эффективности рассмотрения документов органами администрации города и руководителями муниципальных учреждений и предприятий.

3.20. Формирует и ведет электронную базу данных по организационно-распорядительным документам администрации города.

3.21. Осуществляет прием и отправку централизованно зарегистрированной служебной корреспонденции по электронной почте и посредством факсимильной связи.

3.22. Принимает участие в проведении проверок наличия, правильности использования и надлежащего хранения печатей и штампов.

3.23. Проводит ежемесячный анализ соблюдения сроков исполнения документов руководителями органов администрации города, руководителями муниципальных учреждений и предприятий для информирования главы города и заместителей главы администрации города по компетенции.

3.24. Оформляет документы администрации города, требующие заверения печатью и заверительной надписью в соответствии с установленными ГОСТом правилами.

3.25. Оказывает консультативную и методическую помощь органам администрации города по организации единого порядка работы со служебными документами и их оформлению.

3.26. Рассматривает обращения физических и юридических лиц по вопросу предоставления на территории городского округа - город Тамбов муниципальной услуги "Предоставление копий правовых актов администрации города до передачи их на постоянное хранение" и принимает по ним необходимые меры.

3.27. Обеспечивает оперативное тиражирование документов.

3.28. Осуществляет координацию работы органов администрации города, муниципальных учреждений по переводу муниципальных услуг на предоставление в электронном виде.

3.29. Осуществляет координацию работы и контроль за сроками реализации мероприятий по переводу на межведомственное взаимодействие при предоставлении муниципальных услуг и предоставлению муниципальных услуг по принципу "одного окна".

3.30. Осуществляет мониторинг реализации на территории городского округа - город Тамбов Федерального закона от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг", в том числе о предоставлении муниципальных услуг в рамках межведомственного взаимодействия.

3.31. Осуществляет организационное обеспечение и координацию работы органов администрации города по разработке административных регламентов предоставления муниципальных услуг на территории городского округа - город Тамбов и размещению сведений о муниципальных услугах в региональной государственной информационной системе "Реестр государственных и муниципальных услуг (функций) Тамбовской области".

3.32. Осуществляет контроль за сроками разработки и актуализации административных регламентов предоставления муниципальных услуг и сроками рассмотрения централизованно зарегистрированных заявлений граждан о предоставлении муниципальных услуг.

3.33. Проводит инвентаризацию и актуализацию сведений на Едином портале государственных и муниципальных услуг (ЕПГУ).

3.34. Осуществляет ведение и актуализацию Реестра муниципальных услуг, предоставляемых органами администрации города, муниципальными учреждениями на территории городского округа - город Тамбов.

3.35. Обеспечивает ведение по муниципальным услугам органами администрации города форм статистического наблюдения в региональной информационной аналитической системе и государственной аналитической системе "Управление".

3.36. Осуществляет взаимодействие с Тамбовским областным государственным казенным учреждением "Многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг" по вопросам реализации Соглашения о взаимодействии при предоставлении муниципальных услуг по принципу "одного окна".

3.37. Осуществляет информационное сопровождение web-сайта "Муниципальные услуги" официального интернет-портала администрации города и главы города.

3.38. Организует работу и протокольное сопровождение заседаний рабочей группы по повышению качества и доступности предоставления государственных и муниципальных услуг на территории городского округа - город Тамбов, осуществляет контроль за исполнением протокольных поручений.

3.39. Формирует и актуализирует перечни муниципальных услуг, предоставляемых на территории городского округа - город Тамбов.

3.40. Осуществляет проверку проектов правовых актов главы города и администрации города на соответствие правилам оформления.

3.41. Осуществляет проверку оформления проектов решений Тамбовской городской Думы, вносимых главой города в порядке правотворческой инициативы.

3.42. Осуществляет учет, регистрацию и рассылку принятых постановлений и распоряжений главы города, администрации города.

3.43. Осуществляет проверку документационного обеспечения деятельности постоянных комиссий, советов, рабочих групп и подготовку справок по их результатам.

3.44. Осуществляет проверку проектов протоколов заседаний комиссии, советов, рабочих групп, направляемых на утверждение главе города, на соответствие правилам оформления.

3.45. Оказывает консультативную и методическую помощь органам администрации города по вопросам документационного обеспечения деятельности постоянных комиссий, советов, рабочих групп.

3.46. Осуществляет контроль за своевременным обновлением составов постоянных комиссий, советов, рабочих групп в связи с кадровыми и организационно-штатными изменениями.

3.47. Обеспечивает доступ физических и юридических лиц к документированной информации о деятельности администрации города.

3.48. Формирует банк электронных версий принятых правовых актов администрации города и актуальных редакций текстов нормативных правовых актов администрации города.

3.49. Осуществляет подготовку актуальных версий документов публичного характера по запросам и заверяет их в установленном порядке.

3.50. Ведет работу по размещению (опубликованию) в разделе "Правовые акты муниципального образования" официального интернет-портала городского округа - город Тамбов текстов подлежащих опубликованию принятых правовых актов главы города, администрации города, зарегистрированных решений Тамбовской городской Думы нормативного характера, договоров, заключенных между органами местного самоуправления, подлежащих опубликованию.

3.51. Ведет работу по размещению (опубликованию) на официальном интернет-портале администрации города и главы города (http://city.tambov.gov.ru) текстов правовых актов администрации города ненормативного характера, подлежащих опубликованию, и проектов нормативных правовых актов администрации города Тамбова для проведения независимой антикоррупционной экспертизы.

3.52. Ведет работу по предоставлению муниципальных актов и иных сведений для включения в регистр муниципальных нормативных правовых актов Тамбовской области.

3.53. Осуществляет сбор сведений о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера муниципальных служащих управления, их супругов и несовершеннолетних детей.

3.54. Размещает сведения о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера лиц из числа работников управления, замещающих должности муниципальной службы, и членов их семей (супруга (супруги), несовершеннолетних детей) на официальном интернет-портале администрации города и главы города.

3.55. Организует вводный инструктаж по гражданской обороне для вновь принятых работников управления.

3.56. Принимает участие в мероприятиях по мобилизационной подготовке администрации города и осуществляет мероприятия по мобилизационной подготовке в сфере деятельности управления.

3.57. Организует работу по рассмотрению обращений граждан и юридических лиц по вопросам, относящимся к функциям управления, и готовит соответствующие документы.

3.58. Организует работу по обработке персональных данных, в том числе защите персональных данных, в рамках деятельности управления.

3.59. Обеспечивает информационное сопровождение web-сайта управления официального интернет-портала администрации города и главы города в части документационного обеспечения.

3.60. Осуществляет своевременное обновление собственного контента на официальном интернет-портале администрации города и главы города информацией в сфере своей деятельности.

4. Права

Для осуществления своих функций управление имеет право:

4.1. Представлять администрацию города в органах государственной власти Российской Федерации, органах местного самоуправления, организациях всех форм собственности по вопросам, относящимся к функциям управления.

4.2. Запрашивать и получать от органов администрации города, руководителей муниципальных предприятий и учреждений информацию для осуществления функций управления, а также пользоваться в установленном порядке базами данных этих организаций.

4.3. По согласованию с главой города привлекать научно-исследовательские, образовательные организации, другие учреждения, ученых и специалистов для решения вопросов в сфере деятельности управления в порядке, установленном действующим законодательством.

4.4. Вносить предложения главе города о создании совещательных, консультативных и иных рабочих органов при администрации города Тамбова в рамках компетенции.

4.5. Осуществлять иные права, необходимые для реализации своих задач и функций в соответствии с действующим законодательством.

5. Ответственность

5.1. Начальник управления несет персональную ответственность за невыполнение задач, возложенных на управление, с учетом прав и полномочий, предоставленных настоящим Положением и правовыми актами администрации города.

5.2. Заместитель начальника управления, начальники отделов и работники управления несут персональную ответственность за невыполнение, ненадлежащее выполнение возложенных на них обязанностей, с учетом предоставленных им прав в соответствии с настоящим Положением и должностными инструкциями.

6. Взаимоотношения

Взаимоотношения управления с другими органами администрации города, предприятиями, учреждениями, организациями строятся в соответствии с действующим законодательством, Регламентом администрации города и другими нормативными документами, определяющими порядок деятельности администрации города.