Приложение N 5. Положение об управлении делами администрации города Тамбова Тамбовской области

Приложение N 5
Утверждено
постановлением администрации
города Тамбова Тамбовской области
29.12.2022 N 9392

Положение
об управлении делами администрации города Тамбова Тамбовской области

С изменениями и дополнениями от:

11 января, 22 июля 2024 г.

1. Общие положения

1.1. Управление делами администрации города Тамбова Тамбовской области (далее - управление) является органом администрации города Тамбова Тамбовской области (далее - администрация города) и формируется главой администрации города Тамбова Тамбовской области (далее - глава администрации города) на основании решения Тамбовской городской Думы Тамбовской области (далее - Тамбовская городская Дума) об утверждении структуры администрации города.

Информация об изменениях:

Пункт 1.2 изменен с 20 января 2024 г. - Постановление администрации города Тамбова от 11 января 2024 г. N 136

См. предыдущую редакцию

1.2. Управление в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральным законодательством, законодательством Тамбовской области, Уставом муниципального образования городской округ - город Тамбов, муниципальными правовыми актами городского округа - город Тамбов, настоящим Положением.

1.3. Управление имеет печати и штампы, необходимые для обеспечения функций управления.

1.4. Положение об управлении утверждается постановлением администрации города.

Информация об изменениях:

Пункт 1.5 изменен с 27 июля 2024 г. - Постановление администрации города Тамбова от 22 июля 2024 г. N 5765

См. предыдущую редакцию

1.5. Управление осуществляет свою деятельность под руководством главы администрации города, курирующего заместителя главы администрации города.

2. Основные задачи управления

Информация об изменениях:

Пункт 2.1 изменен с 27 июля 2024 г. - Постановление администрации города Тамбова от 22 июля 2024 г. N 5765

См. предыдущую редакцию

2.1. Организационное и документационное обеспечение деятельности главы администрации города, первого заместителя и заместителей главы администрации города.

2.2. Обеспечение единого порядка документирования и организации работы с документами в администрации города, сохранности, учета и использования архивных документов, подлежащих постоянному хранению.

2.3. Реализация отдельных государственных полномочий по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности и находящихся на территории городского округа - город Тамбов.

2.4. Организационное обеспечение архивного делопроизводства в органах местного самоуправления городского округа - город Тамбов, органах администрации города, муниципальных учреждениях и предприятиях как источниках комплектования архива городского округа - город Тамбов (далее - архив).

2.5. Оказание содействия организациям, находящимся на территории городского округа - город Тамбов, не являющимся источниками комплектования архива, в сохранении, комплектовании и использовании собственных архивов.

2.6. Организация работы по реализации Закона Тамбовской области от 25.02.2017 N 86-З "Об отдельных вопросах организации местного самоуправления" в части формирования регистра муниципальных нормативных правовых актов Тамбовской области.

2.7. Организационное обеспечение и координация работы по реализации Федерального закона от 09.02.2009 N 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления" в части обеспечения доступа физических и юридических лиц к документированной информации о деятельности администрации города.

3. Функции

В соответствии с основными задачами в пределах полномочий управление выполняет следующие функции:

Информация об изменениях:

Пункт 3.1 изменен с 27 июля 2024 г. - Постановление администрации города Тамбова от 22 июля 2024 г. N 5765

См. предыдущую редакцию

3.1. Осуществляет своевременное формирование и подготовку для рассмотрения главе администрации города, первому заместителю и заместителям главы администрации города поступающей в администрацию города корреспонденции.

Информация об изменениях:

Пункт 3.2 изменен с 27 июля 2024 г. - Постановление администрации города Тамбова от 22 июля 2024 г. N 5765

См. предыдущую редакцию

3.2. Осуществляет подготовку проектов резолюций главы администрации города, первого заместителя и заместителей главы администрации города к организационно-распорядительным документам.

Информация об изменениях:

Пункт 3.3 изменен с 27 июля 2024 г. - Постановление администрации города Тамбова от 22 июля 2024 г. N 5765

См. предыдущую редакцию

3.3. Осуществляет контроль за качеством оформления документов и своевременным предоставлением документов, направляемых на подпись главе администрации города, первому заместителю и заместителям главы администрации города.

3.4. Осуществляет лингвистическую экспертизу проектов правовых актов администрации города, проектов решений, вносимых на заседание Тамбовской городской Думы, постановлений и распоряжений администрации города.

3.5. Осуществляет проверку на соответствие правилам оформления проектов правовых актов администрации города, проектов решений Тамбовской городской Думы, вносимых главой администрации города в порядке правотворческой инициативы.

3.6. Обеспечивает соблюдение государственного стандарта Российской Федерации "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов" при оформлении правовых актов администрации города и служебных документов.

3.7. Осуществляет нормативно-методическое обеспечение деятельности администрации города в области делопроизводства.

3.8. Осуществляет регистрацию и учет договоров, соглашений, контрактов, заключенных администрацией города в лице главы администрации города, и дополнительных соглашений к ним.

3.9 Осуществляет экспедиционную обработку, регистрацию и учет служебных /документов и учетно-справочную работу по документам.

3.10. Обеспечивает контроль за сроками подготовки и согласования проектов постановлений и распоряжений администрации города.

3.11. Обеспечивает своевременную регистрацию и оперативную рассылку распорядительных и служебных документов.

3.12. Осуществляет подготовку проектов документов, регламентирующих документационную деятельность администрации города.

Информация об изменениях:

Пункт 3.13 изменен с 27 июля 2024 г. - Постановление администрации города Тамбова от 22 июля 2024 г. N 5765

См. предыдущую редакцию

3.13. Обеспечивает предоставление оперативной информации главе администрации города, первому заместителю и заместителям главы администрации города по вопросам документирования управленческой деятельности.

3.14. Разрабатывает номенклатуру дел управления, осуществляет хранение, использование и уничтожение в соответствии с действующим законодательством законченных делопроизводством дел и документов, передачу дел текущего делопроизводства для постоянного хранения в архив.

3.15. Проводит проверки состояния работы с документами в органах администрации города, готовит отчеты о состоянии документооборота администрации города, эффективности рассмотрения документов органами администрации города и руководителями муниципальных учреждений и предприятий.

3.16. Формирует и ведет электронную базу данных по организационно-распорядительным документам администрации города.

3.17. Осуществляет прием и отправку централизованно зарегистрированной служебной корреспонденции по электронной почте и посредством факсимильной связи.

3.18. Принимает участие в проведении проверок наличия, правильности использования и надлежащего хранения печатей и штампов.

Информация об изменениях:

Пункт 3.19 изменен с 27 июля 2024 г. - Постановление администрации города Тамбова от 22 июля 2024 г. N 5765

См. предыдущую редакцию

3.19. Проводит ежемесячный анализ соблюдения сроков исполнения документов руководителями органов администрации города, руководителями муниципальных учреждений и предприятий для информирования главы администрации города, первого заместителя и заместителей главы администрации города по компетенции.

3.20. Оформляет документы администрации города, требующие заверения печатью и заверительной надписью в соответствии с установленными ГОСТом правилами.

3.21. Оказывает консультативную и методическую помощь органам администрации города по организации единого порядка работы со служебными документами и их оформлению.

3.22. Обеспечивает оперативное тиражирование документов.

3.23. Осуществляет учет, регистрацию и рассылку принятых постановлений и распоряжений администрации города.

3.24. Обеспечивает доступ физических и юридических лиц к документированной информации о деятельности администрации города.

3.25. Формирует банк электронных версий принятых правовых актов администрации города и актуальных редакций текстов нормативных правовых актов администрации города.

3.26. Осуществляет подготовку актуальных версий документов публичного характера по запросам и заверяет их в установленном порядке.

Информация об изменениях:

Пункт 3.27 изменен с 27 июля 2024 г. - Постановление администрации города Тамбова от 22 июля 2024 г. N 5765

См. предыдущую редакцию

3.27. Осуществляет размещение в разделе "Правовые акты муниципального образования" официального интернет-портала городского округа - город Тамбов текстов принятых правовых актов администрации города, договоров, заключенных между органами местного самоуправления, подлежащих обнародованию.

Информация об изменениях:

Пункт 3.28 изменен с 27 июля 2024 г. - Постановление администрации города Тамбова от 22 июля 2024 г. N 5765

См. предыдущую редакцию

3.28. Осуществляет размещение на официальном интернет-портале администрации города (http://city.tambov.gov.ru) текстов правовых актов администрации города, подлежащих обнародованию, и проектов нормативных правовых актов администрации города Тамбова для проведения независимой антикоррупционной экспертизы.

3.29. Ведет работу по предоставлению правовых актов администрации города и иных сведений для включения в регистр муниципальных нормативных правовых актов Тамбовской области.

3.30. Осуществляет хранение:

- архивных документов, являющихся государственной собственностью, переданных на хранение в архив на основании законодательства Тамбовской области;

- архивных документов и материалов администрации города;

- архивных документов, являющихся муниципальной собственностью городского округа - город Тамбов, входящих в состав Архивного фонда Тамбовской области;

- архивных документов юридических и физических лиц, переданных в муниципальную собственность городского округа - город Тамбов, в том числе документов личного происхождения.

3.31. Проводит в установленном порядке экспертизу ценности архивных документов, находящихся на хранении в архиве, по результатам проведения которой осуществляет подготовку итоговых документов.

3.32. Разрабатывает и, по согласованию с экспертно-проверочной комиссией Министерства культуры Тамбовской области (далее - экспертно-проверочная комиссия), предоставляет на утверждение главе администрации города список источников комплектования архива, ведет систематическую работу по его уточнению.

3.33. Разрабатывает и предоставляет экспертно-проверочной комиссии для утверждения и согласования описи дел постоянного срока хранения, описи дел по личному составу, положения об экспертных комиссиях, номенклатуры дел органов местного самоуправления городского округа - город Тамбов, органов администрации города, муниципальных учреждений и предприятий.

3.34. Осуществляет оформление основных и вспомогательных учетных документов, в том числе по фондам, относящимся к государственной форме собственности.

3.35. Осуществляет создание и совершенствование научно-справочного аппарата к архивным документам, баз данных, справочников о составе документов, использование автоматизированных технологий обработки и поиска документной информации.

3.36. Осуществляет использование архивных документов, находящихся на хранении в архиве.

3.37. Обеспечивает предоставление муниципальных услуг в соответствии с действующим законодательством:

- исполняет запросы юридических и физических лиц о предоставлении архивной информации, выдает соответствующим образом оформленные архивные справки, выписки, копии документов, информационные письма или письма об отсутствии запрашиваемых сведений в архиве;

- предоставляет архивную информацию пользователям в читальном зале архива.

3.38. Размещает и актуализирует сведения о предоставляемых муниципальных услугах в информационной системе "Реестр государственных и муниципальных услуг Тамбовской области".

3.39. Осуществляет заполнение форм статистического наблюдения в региональной информационной аналитической системе и государственной аналитической системе "Управление".

3.40. Обеспечивает предоставление документов для использования в социально-экономических и культурно-просветительных целях на выставках, радио и телевидении, в периодической печати.

3.41. Оказывает методическую и практическую помощь органам местного самоуправления городского округа - город Тамбов, органам администрации города, муниципальным учреждениям и предприятиям, являющимся источниками комплектования архива.

3.42. Оказывает методическую помощь организациям, расположенным на территории городского округа - город Тамбов, не являющимся источниками комплектования архива, в хранении, комплектовании, учете и использовании архивных документов.

3.43. Организует и проводит совещания, семинары и консультации по вопросам организации архивного делопроизводства.

3.44. Предоставляет в установленном порядке учетные данные в Министерство культуры Тамбовской области.

3.45. Исключен с 20 января 2024 г. - Постановление администрации города Тамбова от 11 января 2024 г. N 136

Информация об изменениях:

См. предыдущую редакцию

3.46. Осуществляет сбор сведений о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера муниципальных служащих управления, их супругов и несовершеннолетних детей.

3.47. Размещает сведения о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера лиц из числа работников управления, замещающих должности муниципальной службы, и членов их семей (супруга (супруги), несовершеннолетних детей) на официальном интернет-портале администрации города.

3.48. Организует вводный инструктаж по гражданской обороне для вновь принятых работников управления.

3.49. Принимает участие в мероприятиях по мобилизационной подготовке администрации города и осуществляет мероприятия по мобилизационной подготовке в сфере деятельности управления.

3.50. Организует работу по рассмотрению обращений граждан и юридических лиц по вопросам, относящимся к функциям управления, и готовит соответствующие документы.

3.51. Организует работу по обработке персональных данных, в том числе защите персональных данных, в рамках деятельности управления.

3.52. Соблюдает требования конфиденциальности информации, доступ к которой ограничен федеральными законами.

3.53. Обеспечивает информационное сопровождение web-сайта управления официального интернет-портала администрации города в части документационного обеспечения.

3.54. Осуществляет своевременное обновление собственного контента на официальном интернет-портале администрации города информацией в сфере своей деятельности.

4. Права

Для осуществления своих функций управление имеет право:

4.1. Представлять администрацию города в органах государственной власти Российской Федерации, органах местного самоуправления, организациях всех форм собственности по вопросам, относящимся к функциям управления.

4.2. Запрашивать и получать от органов администрации города, руководителей муниципальных предприятий и учреждений информацию для осуществления функций управления, а также пользоваться в установленном порядке базами данных этих организаций.

4.3. По согласованию с главой администрации города привлекать научно-исследовательские, образовательные организации, другие учреждения, ученых и специалистов для решения вопросов в сфере деятельности управления в порядке, установленном действующим законодательством.

4.4. Вносить предложения главе администрации города о создании совещательных, консультативных и иных рабочих органов при администрации города в рамках компетенции.

4.5. Осуществлять иные права, необходимые для реализации своих задач и функций в соответствии с действующим законодательством.

5. Ответственность

5.1. Начальник управления несет персональную ответственность за невыполнение задач, возложенных на управление, с учетом прав и полномочий, предоставленных настоящим Положением и правовыми актами администрации города.

5.2. Заместитель начальника управления, начальники отделов и работники управления несут персональную ответственность за невыполнение, ненадлежащее выполнение возложенных на них обязанностей, с учетом предоставленных им прав в соответствии с настоящим Положением и должностными инструкциями.

6. Взаимоотношения

Взаимоотношения управления с другими органами администрации города, предприятиями, учреждениями, организациями строятся в соответствии с действующим законодательством, Регламентом администрации города и другими нормативными документами, определяющими порядок деятельности администрации города.