Приложение. Ведомственная целевая программа "Развитие архивного дела в городе Нижний Тагил (2011-2013 годы)"

Приложение

Ведомственная
целевая программа "Развитие архивного дела в городе Нижний Тагил (2011-2013 годы)"
(утв. постановлением Администрации города от 30 июля 2010 г. N 1740)

С изменениями и дополнениями от:

9 декабря 2011 г., 3, 8 октября, 14 ноября 2012 г., 22 августа, 6 ноября 2013 г.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации города Нижний Тагил Свердловской области от 3 октября 2012 г. N 2367 в паспорт настоящего приложения внесены изменения

См. текст паспорта в предыдущей редакции

Паспорт Программы

1. Название Программы	Ведомственная целевая программа "Развитие архивного дела в городе Нижний Тагил (2011-2013 годы)"
2. Основания для разработки Программы	Федеральные законы: - от 06.10.2003 N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации" (в редакции от 08.05.2010 N 83-ФЗ), - от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (в редакции от 08.05.2010 N 83-ФЗ). Законы Свердловской области: - от 25.03.2005 N 5-ОЗ "Об архивном деле в Свердловской области" (в редакции от 09.10.2009), - от 19.11.2008 N 104-ОЗ "О наделении органов местного самоуправления муниципальных образований, расположенных на территории Свердловской области, государственными полномочиями Свердловской области по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности Свердловской области" (в редакции от 09.10.2009).
3. Наименование главного распорядителя бюджетных средств	Администрация города Нижний Тагил
4. Цели и задачи Программы	Цель Программы: Эффективное исполнение полномочия муниципального образования в области архивного дела, дальнейшее развитие историко-культурного и информационного потенциала муниципальных архивов, хранящих документы Архивного фонда Российской Федерации и социально-правовых документов. Задачи Программы: 1. Обеспечение сохранности и безопасности архивных документов в городе Нижний Тагил. 2. Обеспечение доступности ретроспективной информации в городе Нижний Тагил 3. Формирование Архивного фонда Российской Федерации на территории города Нижний Тагил 4. Популяризация архивных документов, организация их использования 5. Обеспечение архивной службы квалифицированными кадрами.
5. Целевые индикаторы и показатели	Эффективность программы оценивается по следующим показателям: 1. Соответствие всех муниципальных архивохранилищ (в том числе вновь выделенных) нормативным требованиям 2. Доля архивных документов, хранящихся в нормативных температурных, световых, охранных режимах 3. Снижение количества единиц хранения научно-технической документации, хранящихся в организациях сверх установленного срока 4. Уменьшение количества дел постоянного хранения, требующих переплета 5. Увеличение доли электронных образов документов к общему количеству часто используемых документов постоянного хранения 6. Переход к использованию в работе муниципальных архивов электронных описей и баз данных, созданных на их основе 7. Увеличение количества компьютеризированных рабочих мест в муниципальных архивах для пользователей архивной информации 8. Постоянное увеличение количество единиц научно-технической документации, включенной в состав Архивного фонда города 9. Увеличение доли аудиовизуальной документации, имеющейся на муниципальном хранении 10. Увеличение доли документов личного происхождения, имеющихся на муниципальном хранении 11. Количество информационных мероприятий с использованием архивных документов 12. Количество специалистов архивов, прошедших переподготовку и повышение квалификации
6. Исполнители Программы	Отдел по делам архивов Администрации города комитет по управлению муниципальным имуществом Администрации города отдел информационного обеспечения и рекламно-издательской деятельности Муниципальное казенное учреждение "Нижнетагильский городской исторический архив" (НТГИА) Муниципальное казенное учреждение "Муниципальный архив социально-правовых документов"
7. Сроки реализации Программы	2011-2013 годы
8. Объемы и источники финансирования	Объемы и источники финансирования. Общий объем финансирования Программы: 14390 тыс. руб., в том числе: - за счет средств городского бюджета - 10340 тыс. руб.; - за счет средств областного бюджета - 4050 тыс. руб. По годам реализации Программы: 2011 год: - городской бюджет- 1735 тыс. руб. - областной бюджет- 1540 тыс. руб. 2012 год: - городской бюджет - - тыс. руб. - областной бюджет - 790 тыс. руб. 2013 год: - городской бюджет - 8605 тыс. руб. - областной бюджет - 1720 тыс. руб.
9. Ожидаемые результаты Программы и показатели социально-экономической эффективности	По задаче 1: 1) ликвидация факторов, способствующих проникновению в имеющиеся муниципальные архивохранилища посторонних лиц, заражению документов грибковыми заболеваниями - создание нормативного режима безопасности и оптимального температурного режима в действующих хранилищах; 2) создание дополнительного архивохранилища, оснащенного современными средствами безопасности, хранения для последующего приема на муниципальное хранение научно-технической документации, имеющей практическую и научную ценность (в том числе бесхозной и хранящейся сверх установленного законом срока в ведомственных архивах); 3) улучшение физического состояния 1500 ед. хр. особо ценных и часто используемых исторических документов (переплет дел). Создание щадящего режима использования 1500 дел органов государственной власти и местного самоуправления (переход к выдаче пользователям электронных образов документов). По задаче 2: 1) создание Интернет-ресурсов об архивной службе города, о документах муниципальных и ведомственных архивов обеспечит доступ юридическим и физическим лицам к информации о наличии и составе архивных документов на территории города, услугах, оказываемых архивной службой; 2) перевод описей Муниципального архива социально-правовых документов в электронный режим, создание электронной базы данных обеспечит более оперативный поиск информации по документам архива, сокращение сроков исполнения социально-правовых запросов, оказывать услуги по хранению и использованию документов с меньшей штатной численностью; 3) создание электронного фонда пользования и электронных баз данных на решения Нижнетагильского горисполкома (1000 ед. хр.), постановления Главы города и Администрации города Нижний Тагил (500 ед. хр.) обеспечит оперативный поиск информации по документам Нижнетагильского городского исторического архива при исполнении тематических и социально-правовых запросов; 4) расширение доступа пользователям (в том числе удаленного) к электронным образам документов по различным тематикам исследований; 5) оптимизация процесса выемки (проведение картонирования) 2000 ед. хр. часто используемых исторических архивных документов и 40 тыс. единиц хранения документов по личному составу ликвидированных организаций сократит трудозатраты на эти виды работ, обеспечит лучшую сохранность документов. По задаче 3: Дальнейшая оптимизация состава Архивного фонда на территории города Нижний Тагил посредством увеличения долей научно-технической документации до 18,5 тыс. дел (13% всех входящих в состав Архивного фонда документов), а также наиболее востребованной пользователями аудиовизуальной документации (до 8,5%), документов личного происхождения (до 4,5%). По задаче 4: Увеличение в 2,5 раза количества информационных мероприятий с использованием архивных документов с применением электронных технологий и созданных информационных ресурсов По задаче 5: Овладение специалистами муниципальных архивов новыми технологиями и методиками работы.
10. Система контроля за исполнением Программы	Текущий контроль выполнения Программы осуществляется Рабочей группой при руководителе аппарата Администрации города Промежуточный контроль - представление информации о финансировании Программы в Управление по экономике и ценовой политике Администрации города ежеквартально; - представление информации о выполнении целевых индикаторов и показателей Программы в Управление по экономике и ценовой политике Администрации города в срок до 15 февраля года, следующего за отчетным годом; - представление информации о ходе реализации целевой ведомственной программы в организационное управление Администрации города - 15 февраля 2012-2013 года Итоговый контроль - отчет об итогах реализации Программы на коллегии при Главе города в декабре 2013 года
11. Сокращения	МАСПД - муниципальное казенное учреждение "Муниципальный архив социально-правовых документов города Нижний Тагил" НТГИА - муниципальное казенное учреждение "Нижнетагильский городской исторический архив"

1. Цели и задачи Программы

В целях эффективного исполнения полномочия муниципального образования в области архивного дела, дальнейшего развития историко-культурного и информационного потенциала муниципальных архивов, хранящих документы Архивного фонда Российской Федерации и социально-правовых документов, необходимо решение следующих задач:

1. Обеспечение сохранности и безопасности архивных документов в городе Нижний Тагил.

2. Обеспечение доступности ретроспективной информации в городе Нижний Тагил.

3. Формирование Архивного фонда города Нижний Тагил.

4. Популяризация архивных документов, организация их использования.

5. Обеспечение архивной службы квалифицированными кадрами.

2. Ожидаемые результаты реализации Программы

В результате реализации программы ожидается:

1) Создание условий для последующего приема на муниципальное хранение научно-технической и управленческой документации, имеющей практическую и научную ценность, обеспечивающих полную безопасность хранения и использования архивных документов:

- ликвидация факторов, способствующих проникновению в архивохранилища посторонних лиц, заражению документов грибковыми заболеваниями (проведение работ по укреплению защищенности хранилищ ограниченного доступа, по созданию оптимального температурного режима в действующих хранилищах НТГИА) - 2011 год;

- выделение дополнительных помещений для архивохранилищ научно-технической и управленческой документации, оборудование их современными системами хранения, пожаротушения и охраны - 2013 год

2) Улучшение физического состояния 1500 ед. хр. особо ценных и часто используемых исторических документов. Создание фонда пользования на 1200 дел органов государственной власти и местного самоуправления.

3) Достижение оперативного предоставления наиболее востребованной ретроспективной информации по архивным документам:

- перевод описей Муниципального архива социально-правовых документов в электронный режим, создание электронной базы данных, обеспечивающих оперативный поиск информации по документам архива на уровне единиц хранения;

- создание электронного фонда пользования и электронных баз данных на решения Нижнетагильского горисполкома (1000 ед. хр.), постановления Главы города и Администрации города Нижний Тагил (500 ед. хр.) обеспечивающих оперативный поиск информации по документам Нижнетагильского городского исторического архива на уровне документов;

- обеспечение доступа пользователям к электронным описям, электронному фонду пользования на особо ценные и часто используемые документы Нижнетагильского городского исторического архива;

- предоставление пользователям, в том числе через отдаленный доступ, информации о наличии и составе документов, хранящихся в муниципальных и ведомственных архивах города, к информационным ресурсам архивов России;

- оптимизация процесса выемки (проведение картонирования) 2000 ед. хр. часто используемых исторических архивных документов и 40 тыс. единиц хранения документов по личному составу ликвидированных организаций.

4) Дальнейшая оптимизация состава Архивного фонда Российской Федерации на территории города Нижний Тагил:

- включение в состав Архивного фонда не менее 3 тыс. единиц хранения научно-технической документации;

- увеличение доли аудиовизуальной документации и документов личного происхождения в структуре Архивного фонда.

5) Привлечение внимания жителей города к истории Нижнего Тагила:

- издание с использованием архивных документов 1 книги, не менее 3 сборников, 3 буклетов по актуальной тематике;

- проведение не менее 12 стационарных, 3 передвижных и 3 виртуальных выставок с использованием архивных документов (с общим охватом не менее 3 тыс. посетителей).

6) Овладение муниципальными архивистами новыми технологиями, методиками работы, в том числе с технотронными архивами.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации города Нижний Тагил Свердловской области от 3 октября 2012 г. N 2367 раздел 3 настоящего приложения изложен в новой редакции

См. текст раздела в предыдущей редакции

3. Срок реализации Программы

Программа рассчитана на 3 года - 2011-2013 годы.

Ключевыми в каждом году реализации Программы являются:

2011 год - проведение неотложных мероприятий по обеспечению безопасности документов в имеющихся архивохранилищах. Начало реализации мероприятий по созданию электронного фонда пользования на решения Нижнетагильского горисполкома, нормативно-правовые акты органов местного самоуправления, формирование и ведение интернет-ресурсов, доступных для пользователей, которые проходят красной линией по всей Программе.

2012 год - продолжение работ по созданию электронного фонда пользования на часто используемые документы областной государственной собственности.

2013 год - перевод описей Муниципального архива социально-правовых документов в электронный режим, создание электронной базы данных, обеспечивающих оперативный поиск информации по документам архива. Создание условий для последующего приема на муниципальное хранение научно-технической и управленческой документации

В течение всего периода действия Программы предусматриваются мероприятия по формированию архивного фонда города с акцентом на специальную документацию (научно-техническую и аудиовизуальную, в том числе инициативное документирование городских событий), документы личного происхождения.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации города Нижний Тагил Свердловской области от 3 октября 2012 г. N 2367 раздел 4 настоящего приложения изложен в новой редакции

См. текст раздела в предыдущей редакции

4. Объем расходов, необходимых на реализацию Программы

Объемы финансовых средств, необходимых на реализацию Программы, представлены в Таблице N 1.

Таблица N 1

Объемы финансирования
мероприятий Программы по источникам финансирования

N	Источники финансирования	Сроки исполнения, объем финансирования (тыс. руб.)
		2011	2012	2013	Всего
1.	Областной бюджет	1540	790	1720	4050
2.	Местный бюджет	1735	-	8605	10340
3.	Всего по источникам финансирования	3275	790	10325	14390

Финансирование из федерального бюджета не предусмотрено. Однако муниципальные архивные учреждения будут проводить внедрение 4-й версии программного комплекса "Архивный фонд", разработанной за счет федеральных средств.

Основные финансовые вложения (74,3% - 10685 тыс. руб., в том числе 6635 тыс. руб. из местного бюджета) будут направлены на развитие МУ "Нижнетагильский городской исторический архив", осуществляющего хранение и использование не только исторических документов муниципальной собственности, но и документов областной государственной собственности (Таблица N 2). В рамках этого же учреждения планируется решение проблемы обеспечения сохранности научно-технической документации (НТД) посредством создания дополнительного архивохранилища НТД, куда предполагается принять документы, имеющие научную и практическую ценность как муниципальной, так и областной государственной собственности. Все средства из областного бюджета, предусмотренные в Программе, будут направлены на реализацию государственных полномочий через это учреждение.

18,9% финансовых средств планируется направить на развитие Муниципального архива социально-правовых документов, где предполагается создать программный комплекс "Электронные описи".

6,8% средств Программы будут затрачены через Администрацию города на мероприятия по обеспечению безопасности архивных документов ограниченного доступа, защиты сведений, составляющих государственную тайну, на формирование архивного фонда, в том числе для приобретения фото- и видеооборудования, используемого при инициативном аудиовизуальном документировании, пополнения архивного фонда тематическими коллекциями посредством проведения городских конкурсов.

Таблица N 2

Распределение финансовых средств,
выделяемых на реализацию Программы по бюджетополучателям

Бюджетополучатели	2011 год	2012 год	2013 год	Итого
Администрация города	440	-	550	990
МАСПД	95	-	2620	2715
НТГИА	2740 1540*	790 790*	7155 1720*	10685 4050*
Итого	3275 1540*	790 790*	10325 1720*	14390 4050*

* в том числе субвенции из областного бюджета

5. Порядок осуществления мероприятий по реализации Программы

Комплексное решение задач Программы осуществляется в соответствии с Планом мероприятий (Приложение к настоящей Программе).

Контроль за ходом и сроками выполнения мероприятий Программы, целевым расходованием выделяемых финансовых средств и эффективностью их использования осуществляет Рабочая группа, состав которой утверждается руководителем аппарата Администрации города. Рабочая группа ежегодно рассматривает материалы о ходе реализации программных мероприятий, дает рекомендации по их уточнению, выявляет факторы, негативно влияющие на реализацию Программы, проводит оценку показателей результативности и эффективности программных мероприятий, их соответствия целевым показателям, выявляет проблемы в ходе реализации Программы, разрабатывает предложения по их решению, в том числе по корректировке объемов средств, выделяемых на реализацию мероприятий Программы, с учетом уровня достижения результатов.

Отдел по делам архивов Администрации города:

- разрабатывает в пределах своих полномочий нормативные правовые акты, необходимые для реализации программы;

- ежегодно подготавливает и представляет в Рабочую группу отчет о ходе реализации программы и перечень программных мероприятий на очередной финансовый год с учетом планируемых поступлений в бюджет города, принятия целевых федеральных и областных государственных программ в сфере архивного дела, уточняет механизм реализации Программы;

- осуществляет координацию деятельности исполнителей Программы,

- ежеквартально представляет в управление по экономике и ценовой политике информацию о ходе реализации Программы.

Руководители муниципальных архивных учреждений:

- разрабатывают сметы расходов учреждений на очередной финансовый год с учетом перечня программных мероприятий;

- организуют исполнение программных мероприятий;

- ежеквартально представляют в отдел по делам архивов информацию о выполнении программных мероприятий, фактически произведенных бюджетных расходов на их реализацию.

Поставка товаров (оборудования, программного обеспечения), оказание возмездных услуг, необходимых для реализации мероприятий, предусмотренных настоящей программой, осуществляются:

1) организациями и индивидуальными предпринимателями, осуществляющими проектно-сметные, строительно-ремонтные работы;

2) организациями и индивидуальными предпринимателями, осуществляющими поставку архивного и иного специального оборудования;

3) организациями и индивидуальными предпринимателями, осуществляющими поставку вычислительной техники, оргтехники;

4) организациями и индивидуальными предпринимателями, осуществляющими разработку программных средств

5) организациями, выполняющими полиграфические, переплетные работы;

6) научно-исследовательскими организациями;

7) высшими учебными заведениями.

Поставщики товаров и исполнители по оказанию возмездных услуг по мероприятиям программы выявляются путем проведения открытых конкурсов или мониторинга цен.

6. Методика оценки эффективности реализации Программы

Эффективность реализации программы оценивается по достижению ожидаемых результатов. Кроме этого ежегодно осуществляется оценка результативности реализации программы по целевым индикативным показателям (Таблица N 3).

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации города Нижний Тагил Свердловской области от 3 октября 2012 г. N 2367 таблица N 3 раздела 6 настоящего приложения изложена в новой редакции

См. текст таблицы в предыдущей редакции

Таблица N 3

Целевые индикаторы
результативности реализации мероприятий Программы

N п/п	Основные направления деятельности, показатели		Единица измерения		Базовый показатель		2011 год	2012 год			2013 год
Задача 1. Обеспечение сохранности и безопасности архивных документов в городе Нижний Тагил
1.		Количество муниципальных архивохранилищ, соответствующих нормативным требованиям		Архивохранилище		5	7		7	8
2.		Доля архивных документов, хранящихся в нормативных температурных, световых, охранных режимах		процентов		60	80		80	90
3.		Количество единиц хранения научно-технической документации, хранящихся в организациях сверх установленного срока		Единица хранения		2560	3460		4260	2260
4.		Количество дел постоянного хранения,требующих переплета		Единица хранения		12 000	11 500		11 000	10 500
Задача 2. Обеспечение доступности ретроспективной информации в городе Нижний Тагил
5.		Доля электронных образов документов к общему количеству часто используемых документов постоянного хранения		процентов		0	12		16	36
6.		Соотношение количества электронных описей ко всем описям на документы МУ МАСПД		процентов		0	0		0	100
7.		Доля компьютеризированных рабочих мест в муниципальных архивах для пользователей архивной информации		процентов		20	35		35	35
Задача 3. Формирование Архивного фонда города Нижний Тагил
8.		Количество единиц научно-технической документации, включенной в состав Архивного фонда города		тысяч единиц хранения		13,7	16,0		17,3	18,5
9.		Доля аудиовизуальной документации, имеющейся на муниципальном хранении (к общему количеству дел архивного фонда)		процентов		7,5	7,8		8,0	8,5
10.		Доля документов личного происхождения, имеющихся на муниципальном хранении (к общему количеству дел архивного фонда)		процентов		3,5	3,8		4,0	4.5
Задача 4. Популяризация архивных документов, организация их использования
11.		Количество информационных мероприятий с использованием архивных документов		Издание (книга, брошюра, подборка документов, статья, выставка и др.)		10	15		20	25
Задача 5. Обеспечение архивной службы и делопроизводственных служб квалифицированными кадрами
12.		Количество специалистов муниципальных архивов, прошедших переподготовку, повышение квалификации		человек		0	10		0	115

Пояснительная записка
к ведомственной целевой программе "Развитие архивного дела в городе Нижний Тагил (2011-2013 годы)"

Обоснование необходимости принятия ведомственной целевой программы

Программно-целевой метод используется в решении проблем архивного дела с 1996 года. В ходе реализации трех муниципальных целевых программ (1996-1999, 2001-2003, 2005-2007 годы) решены наиболее острые проблемы, связанные с архивными документами, затрагивающие интересы конкретных горожан. Произошло качественное изменение архивной отрасли:

- появились муниципальные архивные учреждения, хранящие социально значимые и исторические документы, оказывающие муниципальные и государственные услуги (в том числе платные) юридическим и физическим лицам;

- состав Архивного фонда Российской Федерации на территории города несколько изменился за счет приема в городской архив управленческой документации муниципальных учреждений, организаций и предприятий, документов личного происхождения, аудиовизуальной документации, документов по личному составу постоянного хранения. Так, если в 1999 году наиболее востребованные пользователями аудиовизуальные документы составляли менее 0,1%, а документы личного происхождения менее 0,07% ко всему объему хранящихся документов, то на 01.01.2010 фото-, фоно-, и видеодокументы составляют 7,5%, а документы личного происхождения - 3,5% по всему объему хранящихся в историческом архиве документов.

Тенденцию качественного изменения состава Архивного фонда необходимо поддерживать и закреплять. Это возможно в случае дальнейшего развития инициативного аудиовизуального документирования, формирования тематических коллекций документов в ходе проведения городских конкурсов архивных документов, приобретения в муниципальную и государственную собственность Свердловской области документальных коллекций, личных архивных фондов, подлинников, отдельных особо ценных документов, аудио-, видео-, фотодокументов у частных лиц и микрофотокопий документов на бумажной основе, описей фондов по истории города в архивах и музеях России.

Немало приложено усилий в предшествующий период и по отбору в состав Архивного фонда Российской Федерации документов, содержащих результаты научно-исследовательских, опытно-конструкторских и технологических работ, градостроительной документации. С 2001 по 2009 годы проведена экспертиза ценности научно-исследовательской, изыскательской, проектной, конструкторской, технологической документации, хранящейся в 10 технических архивах организаций. Всего отобрано в состав Архивного фонда Российской Федерации и включено в описи 11855 единиц хранения за 1939-2006 годы. Все документы, включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации, относятся к государственной и муниципальной собственности. 2560 дел уже хранится сверх установленного законом срока в ведомственных архивах, среди них имеются и особо ценные документы. Эта цифра ежегодно возрастает на 1,5-2 тыс. дел.

Не завершена экспертиза ценности технической документации, отражающей проектирование, строительство и технологические процессы на Нижнетагильском металлургическом комбинате. Не приступали к проведению экспертизы ценности на технологическую, конструкторскую и проектную документацию, хранящуюся в архивах ОАО НПК "Уралвагонзавод". Всего на данном предприятии имеется более 60 тыс. условных единиц документации государственной собственности, которая не подлежит приватизации. В целом в архивах организаций, большая часть которых приватизированы, хранится и используется в производственных, а нередко и в коммерческих целях, более 100 тысяч дел, фактически являющихся государственной или муниципальной собственностью.

При ликвидации организаций эти документы незаконно присваиваются новыми владельцами производственных площадей, либо остаются бесхозными. Так, в 2009 году в отдел по делам архивов поступило 76 мешков документов, более 230 планшетов и карт, созданных Нижнетагильской геологоразведочной экспедицией и ее предшественниками за 1929-1998 годы. Это отчеты о запасах золота, платины, медного колчедана, железных руд, о результатах горной разведки, итогах поисковых работ, геологические отчеты, генеральные подсчеты по разведывательным работам, отчеты о геологических процессах (выветривании и др.), паспорта месторождений. Имеется текстовая и графическая документация об изыскательских работах не только на территории Нижнего Тагила, но и по поисковым работам в целом на Среднем Урале, а также отдельным месторождениям полезных ископаемых. Документы имеют безусловную историческую и практическую ценность для Нижнего Тагила и должны быть приняты на муниципальное хранение.

Таким образом, в Нижнем Тагиле остро стоит проблема сохранения научно-технической документации. Эти информационные ресурсы, являющиеся муниципальной и государственной собственностью, должны работать, и не только в интересах коммерческих структур. Это реальный источник доходов городского бюджета в будущем.

Оптимальным решением проблемы явилось бы создание самостоятельного муниципального архивного учреждения, выполняющего функции хранения, учета и использования научно-технической и специальной документации. Однако, в условиях современной ситуации, наиболее целесообразным и экономически эффективным будет прием этой категории архивных документов в уже действующее муниципальное архивное учреждение, хранящее документы Архивного фонда Российской Федерации - Нижнетагильский городской исторический архив (НТГИА). В учреждении уже создана база для использования архивных документов, имеются кадры специалистов, но отсутствуют резервные площади. Так, по состоянию на 01.06.2010 в имеющихся архивохранилищах НТГИА свободно только 35 погонных метров стеллажного оборудования, что позволит вести прием управленческой документации и документов личного происхождения только в течение 2011-2012 годов. Таким образом, решение проблемы в рамках данного учреждения возможно только в случае выделения и оборудования дополнительного архивохранилища площадью не менее 650-700 кв. метров. Кроме этого необходимы и затраты на проведение технической обработки бесхозных документов.

Помимо этого имеющиеся муниципальные архивохранилища не в полной мере соответствуют действующим нормативным документам, регламентирующим процессы хранения архивной документации. В архивохранище отдела по делам архивов не обеспечена безопасность документов ограниченного доступа, в 2 архивохранилищах НТГИА нарушен температурный режим.

Имеются и проблемы в работе Муниципального архива социально-правовых документов. Это учреждение не только хранит социально-значимые архивы, но и выполняет важные социальные функции по исполнению запросов граждан, предусматривающих их пенсионное обеспечение, получение льгот и компенсаций, в соответствии с Конституцией Российской Федерации.

За период 2003-2008 гг. на хранение в архив и три его районных филиала поступили громадные комплексы документов по личному составу ликвидированных организаций города. Всего по состоянию на 01.06.2010 года учреждение хранит 265 тысяч дел. Существенно возросло и число обращений граждан, в основном за информацией о размерах заработной платы, являющейся самой трудоемкой. Так, если в 2003 году архивом было исполнено 2092 социально-правовых запроса, в 2006 году - 2871 запрос, в 2008 году - 4700, то в 2009 году - 5684. В 4,3 раза выросли и объемы выдаваемых из архивохранилищ дел. Так, в 2003 году при исполнении запросов было использовано 5125 единиц хранения, а в 2009 году - 25 тыс. дел. Увеличились сроки подготовки архивных справок (с 5-8 рабочих дней до 1 месяца), что вызывает недовольство заявителей.

Объемы работ по приему, обработке, хранению и использованию документов архива требуют 26 ставок специалистов. Штатная же численность учреждения в 16 единиц, установленная в 2003 году (при создании районных филиалов архива), предусматривала обеспечение сохранности, учет и использование всего 160 тысяч дел. Существенное увеличение объемов справочной работы не позволяет в полной мере выполнять функции и обязательные нормативные мероприятия по обеспечению сохранности архивных фондов. В итоге в 2009 году архив не справился с плановыми заданиями по проведению проверки наличия и состояния дел.

В целях оптимизации работы учреждения, снижения физических нагрузок на работников архива необходимо не только совершенствовать системы хранения документов (проводить картонирование дел, опечатывание коробок и др.), но и активно внедрять в деятельность учреждения электронные технологии. Перевод описей дел архива в электронную форму и создание на их основе электронных баз данных существенно ускорит поиск информации по документам архива, позволит сократить сроки подготовки архивных справок, высвободит бюджет рабочего времени на проведение работ по обеспечению сохранности документов.

Развивающиеся запросы потребителей ретроспективной информации требуют пополнения и обновления автоматизированных технологий во всей архивной отрасли города. Созданные и создаваемые в муниципальных и ведомственных архивах города базы данных должны стать доступными для всех пользователей посредством размещения их на сайте города.

Проект "Электронный архив", начатый Нижнетагильским городским историческим архивом в 2009 году за счет субвенций областного бюджета, показал эффективность выбранного направления. В 3 раза сократились затраты на поиск необходимой информации на уровне архивной описи. Перевод в электронную форму часто используемых архивных документов (решений Нижнетагильского горисполкома, нормативно-правовых актов органов местного самоуправления) в течение 2011-2013 годов не только ускорит процессы исполнения тематических и социально-правовых запросов, но и обеспечит фильтрацию информации ограниченного доступа (персональные данные, информация о личной и семейной тайне и другие), щадящий режим использования документов, но и даст возможность пользователям получить доступ, в том числе удаленный, к открытой ретроспективной информации, в том числе через издание сборников архивных документов, проведение выставок и иных форм использования архивных документов.

Изменяющаяся структура документной информации, нормативная база, регламентирующая работу с ней, требует и новых подходов в подготовке кадров для муниципальной и ведомственной архивной службы и служб делопроизводства.

Реализация мероприятий ведомственной целевой программы "Развитие архивного дела в городе Нижний Тагил (2011-2013 годы)", рассчитанных на три года, позволит решить обозначенные проблемы и заложит основы для дальнейшего перехода на новый уровень архивной отрасли города.

Программа будет являться основой для разработки годовых планов развития архивного дела на территории города Нижний Тагил, оценки их выполнения.

Развернутая
характеристика целей и задач принятия ведомственной целевой программы, ее основных положений

В целях эффективного исполнения полномочия муниципального образования в области архивного дела, дальнейшего развития историко-культурного и информационного потенциала муниципальных архивов, хранящих документы Архивного фонда Российской Федерации и социально-правовых документов, в ходе реализации Программы будут решены задачи:

1. Обеспечение сохранности и безопасности архивных документов в городе Нижний Тагил

2. Обеспечение доступности ретроспективной информации в городе Нижний Тагил

3. Формирование Архивного фонда Российской Федерации на территории города Нижний Тагил

4. Популяризация архивных документов, организация их использования

5. Обеспечение архивной службы квалифицированными кадрами

В рамках решения задачи N 1 "Обеспечение сохранности и безопасности архивных документов в городе Нижний Тагил" предполагается:

1) Обеспечить нормативный режим безопасности и оптимальный температурный режим в действующих хранилищах:

- оборудовать архивохранилище документов ограниченного доступа средствами защиты (двери повышенной прочности и рольставни),

- провести ремонт системы отопления в архивохранилище N 2 НТГИА)

2) Создать дополнительное архивохранилище, оснащенное современными средствами безопасности, хранения для последующего приема на муниципальное хранение научно-технической документации, имеющей практическую и научную ценность (в том числе бесхозной и хранящейся сверх установленного законом срока в ведомственных архивах).

3) Улучшить физическое состояние 1500 ед. хр. особо ценных и часто используемых исторических документов (переплет дел). Создание щадящего режима использования 1200 дел органов государственной власти и местного самоуправления (переход к выдаче пользователям электронных образов документов).

Решение задачи N 2 "Обеспечение доступности ретроспективной информации в городе Нижний Тагил" предусматривает:

1) Создание Интернет-ресурсов об архивной службе города на официальном сайте города, о документах муниципальных и ведомственных архивов, обеспечение доступа юридическим и физическим лицам к информации о наличии и составе архивных документов на территории города, услугах, оказываемых архивной службой;

2) Перевод описей Муниципального архива социально-правовых документов в электронный режим, создание электронной базы данных на все документы архива;

3) Создание электронного фонда пользования и электронных баз данных на решения Нижнетагильского горисполкома (1000 ед. хр.), постановления Главы города и Администрации города Нижний Тагил (500 ед. хр.):

- обеспечение оперативного поиска информации по документам Нижнетагильского городского исторического архива при исполнении тематических и социально-правовых запросов;

- расширение доступа пользователям (в том числе удаленного) к электронным образам документов по различным тематикам исследований;

4) Оптимизацию процесса выемки (проведение картонирования) 2000 ед. хр. часто используемых исторических архивных документов и 40 тыс. единиц хранения документов по личному составу ликвидированных организаций.

В рамках решения задачи N 3 "Формирование Архивного фонда Российской Федерации на территории города Нижний Тагил" акцент сделан на проведение экспертизы ценности научно-технической документации, технической обработке бесхозной документации с последующим ее включением в состав Архивного фонда. Особо уделено внимание активизации инициативного аудиовизуального документирования, что невозможно без приобретения необходимого фото- и видеооборудования и материалов. В качестве приоритетов обозначены и мероприятия по приобретению в муниципальную собственность коллекций и отдельных документов у частных лиц, а также проведение ежегодных конкурсов архивных документов; дальнейшая оптимизация состава Архивного фонда на территории города

Целевое финансирование информационных мероприятий с использованием архивных документов, в том числе с применением электронных технологий и созданных информационных ресурсов (издание сборников, книг, проведение выставок, в т.ч. виртуальных) будет способствовать популяризации архивных документов, заставлять работать городские ретроспективные информационные ресурсы в воспитательных и просветительных целях.

Своевременное повышение квалификации и переподготовка работников муниципальных и ведомственных архивов и делопроизводственных служб с привлечением специализированных образовательных учреждений, издание и внедрение в работу методических пособий в течение 2011-2013 гг. обеспечит архивную службу города квалифицированными кадрами.

Финансово-экономическое обоснование

На реализацию Программы с 2011 по 2013 годы потребуется 15170 тыс. руб.

Планируется привлечение средств не только из местного бюджета (10390 тыс. руб.), но и субвенций из областного бюджета, которые поступают с 2009 года на мероприятия архивной отрасли в соответствии с Законом Свердловской области от 19.11.2008 N 104-ОЗ "О наделении органов местного самоуправления муниципальных образований, расположенных на территории Свердловской области, государственными полномочиями Свердловской области по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности Свердловской области" (Таблица 1)

Таблица N 1

Объемы
финансирования мероприятий Программы по источникам финансирования

N	Источники финансирования	Сроки исполнения, объем финансирования (тыс. руб.)
		2011	2012	2013	Всего
1	Областной бюджет	1540	1520	1720	4780
2	Местный бюджет	1735	3940	4715	10390
3	Всего по источникам финансирования	3275	5460	6435	15170

Финансирование из федерального бюджета не предусмотрено. Однако муниципальные архивные учреждения будут проводить внедрение 4-й версии программного комплекса "Архивный фонд", разработанной за счет федеральных средств.

Основные финансовые вложения (75,6% - 11465 тыс. руб., в том числе 6485 тыс. руб. из местного бюджета) будут направлены на развитие МУ "Нижнетагильский городской исторический архив", осуществляющего хранение и использование не только исторических документов муниципальной собственности, но и документов областной государственной собственности (Таблица N 2). В рамках этого же учреждения планируется решение проблемы обеспечения сохранности научно-технической документации (НТД) посредством создания дополнительного архивохранилища НТД, куда предполагается принять документы, имеющие научную и практическую ценность, как муниципальной, так и областной государственной собственности. Все средства из областного бюджета, предусмотренные в Программе, будут направлены на реализацию государственных полномочий через это учреждение.

17,9% финансовых средств планируется направить на развитие Муниципального архива социально-правовых документов. Где предполагается создать программный комплекс "Электронные описи"

6,5% финансовых средств Программы предполагается израсходовать через Администрацию города на мероприятия по обеспечению безопасности архивных документов ограниченного доступа, защиты сведений, составляющих государственную тайну, на формирование архивного фонда, в том числе для приобретения фото- и видеооборудования, используемого при инициативном аудиовизуальном документировании, пополнения архивного фонда тематическими коллекциями посредством проведения городских конкурсов.

Таблица N 2

Распределение
финансовых средств, выделяемых на реализацию Программы по бюджетополучателям

Бюджетополучатели	2011 год	2012 год	2013 год	Итого
Администрация города	440	300	250	990
МАСПД	95	2560	60	2715
НТГИА	2740 1540*	2600 1520*	6125 1720*	11465 4780*
Итого	3275 1540*	5460 1520*	6435 1720*	15170 4780*

*в том числе субвенции из областного бюджета

Прогноз
социально-экономических и иных последствий принятия ведомственной целевой программы

В результате реализации программы ожидается:

1. Создание условий для последующего приема на муниципальное хранение научно-технической и управленческой документации, имеющей практическую и научную ценность, обеспечивающих полную безопасность хранения и использования архивных документов:

- ликвидация факторов, способствующих проникновению в архивохранилища посторонних лиц, заражению документов грибковыми заболеваниями (проведение работ по укреплению защищенности хранилищ ограниченного доступа, по созданию оптимального температурного режима в действующих хранилищах НТГИА) - 2011 год;

- выделение дополнительных помещений для архивохранилищ научно-технической и управленческой документации, оборудование их современными системами хранения, пожаротушения и охраны - 2013 год

2. Улучшение физического состояния 1500 ед. хр. особо ценных и часто используемых исторических документов. Создание фонда пользования на 1200 дел органов государственной власти и местного самоуправления.

3. Достижение оперативного предоставления наиболее востребованной ретроспективной информации по архивным документам:

- перевод описей Муниципального архива социально-правовых документов в электронный режим, создание электронной базы данных, обеспечивающих оперативный поиск информации по документам архива на уровне единиц хранения;

- создание электронного фонда пользования и электронных баз данных на решения Нижнетагильского горисполкома (1000 ед. хр.), постановления Главы города и Администрации города Нижний Тагил (500 ед. хр.) обеспечивающих оперативный поиск информации по документам Нижнетагильского городского исторического архива на уровне документов;

- обеспечение доступа пользователям к электронным описям, электронному фонду пользования на особо ценные и часто используемые документы Нижнетагильского городского исторического архива;

- предоставление пользователям, в том числе через отдаленный доступ, информации о наличии и составе документов, хранящихся в муниципальных и ведомственных архивах города, к информационным ресурсам архивов России;

- оптимизация процесса выемки (проведение картонирования) 2000 ед. хр. часто используемых исторических архивных документов и 40 тыс. единиц хранения документов по личному составу ликвидированных организаций.

4. Дальнейшая оптимизация состава Архивного фонда на территории города Нижний Тагил:

1) включение в состав Архивного фонда не менее 3 тыс. единиц хранения научно-технической документации;

2) увеличение доли аудиовизуальной документации и документов личного происхождения в структуре Архивного фонда.

5. Привлечение внимания жителей города к истории Нижнего Тагила:

- издание с использованием архивных документов 1 книги, не менее 3 сборников, 3 буклетов по актуальной тематике;

- проведение не менее 12 стационарных, 3 передвижных и 3 виртуальных выставок с использованием архивных документов (с общим охватом не менее 3 тыс. посетителей).

6. Овладение муниципальными архивистами и работниками архивов организаций новыми технологиями, методиками работы, в том числе с технотронными архивами.

Таким образом, в результате реализации Программы будут решены основные задачи обеспечения сохранности и безопасности архивных документов в городе Нижний Тагил (в первую очередь научно-технической документации и исторических документов), их доступности и востребованности, дальнейшего формирования архивного фонда города. Вырастет квалификационный уровень работников архивных и делопроизводственных служб муниципальных и иных организаций, способных сохранять, пополнять, эффективно использовать и развивать историко-культурный и информационный потенциал Архивного фонда Российской Федерации на территории города и социально-правовых документов.

Целевые
индикаторы и показатели эффективности и результативности ведомственной целевой программы

Эффективность программы оценивается по достижению ожидаемых результатов, а также по следующим показателям:

1. Соответствие всех муниципальных архивохранилищ (в том числе вновь выделенных) нормативным требованиям.

2. Доля архивных документов хранящихся в нормативных температурных, световых, охранных режимах.

3. Снижение количества единиц хранения научно-технической документации, хранящихся в организациях сверх установленного срока.

4. Уменьшение количества дел постоянного хранения, требующих переплета.

5. Увеличение доли электронных образов документов к общему количеству часто используемых документов постоянного хранения.

6. Переход к использованию в работе муниципальных архивов электронных описей и баз данных, созданных на их основе.

7. Увеличение количества компьютеризированных рабочих мест в муниципальных архивах для пользователей архивной информации.

8. Постоянное увеличение количества единиц научно-технической документации, включенной в состав Архивного фонда города.

9. Увеличение доли аудиовизуальной документации, имеющейся на муниципальном хранении.

10. Увеличение доли документов личного происхождения, имеющихся на муниципальном хранении.

11. Количество информационных мероприятий с использованием архивных документов.

12. Количество специалистов архивов, прошедших повышение квалификации и переподготовку.

Целевые индикаторы результативности реализации мероприятий Программы

N п/п	Основные направления деятельности, показатели	Единица измерения	Базовый показатель	2011 год	2012 год	2013 год
Задача 1. "Обеспечение сохранности и безопасности архивных документов в городе Нижний Тагил"
1.	Количество муниципальных архивохранилищ, соответствующих нормативным требованиям	Архивохранилище	5	7	7	8
2.	Доля архивных документов, хранящихся в нормативных температурных, световых, охранных режимах	процентов	60	80	85	90
3.	Количество единиц хранения научно-технической документации, хранящихся в организациях сверх установленного срока	Единица хранения	2560	3460	4260	2260
4.	Количество дел постоянного хранения, требующих переплета	Единица хранения	12000	11500	11000	10500
Задача 2. "Обеспечение доступности ретроспективной информации в городе Нижний Тагил"
5.	Доля электронных образов документов к общему количеству часто используемых документов постоянного хранения	процентов	0	12	24	36
6.	Соотношение количества электронных описей ко всем описям на документы МУ МАСПД	процентов	0	0	100	100
7.	Доля компьютеризированных рабочих мест в муниципальных архивах для пользователей архивной информации	процентов	20	35	35	35
Задача 3 "Формирование Архивного фонда Российской Федерации на территории города Нижний Тагил"
8.	Количество единиц научно-технической документации, включенной в состав Архивного фонда города	тысяч единиц хранения	13,7	16,0	17,3	18,5
9.	Доля аудиовизуальной документации, имеющейся на муниципальном хранении (к общему количеству дел архивного фонда)	процентов	7,5	7,8	8,2	8,5
10.	Доля документов личного происхождения, имеющихся на муниципальном хранении (к общему количеству дел архивного фонда)	процентов	3,5	3,8	4,2	4,5
Задача 4 "Популяризация архивных документов, организация их использования"
11.	Количество информационных мероприятий с использованием архивных документов	Издание (книга, брошюра, подборка документов, статья, выставка и др.)	10	15	20	25
Задача 5 "Обеспечение архивной службы и делопроизводственных служб квалифицированными кадрами"
12.	Количество специалистов муниципальных архивов, прошедших переподготовку, повышение квалификации	человек	0	10	10	15

Мониторинг и сроки контроля выполнения Программы

Контроль за ходом и сроками выполнения мероприятий Программы, целевым расходованием выделяемых финансовых средств и эффективностью их использования осуществляет Рабочая группа, состав которой утверждается руководителем аппарата Администрации города. Рабочая группа ежегодно рассматривает материалы о ходе реализации программных мероприятий, дает рекомендации по их уточнению, выявляет факторы, негативно влияющие на реализацию Программы, проводит оценку показателей результативности и эффективности программных мероприятий, их соответствия целевым показателям, выявляет проблемы в ходе реализации Программы, разрабатывает предложения по их решению, в том числе по корректировке объемов средств, выделяемых на реализацию мероприятий Программы, с учетом уровня достижения результатов.

Отдел по делам архивов Администрации города:

- разрабатывает в пределах своих полномочий нормативные правовые акты, необходимые для реализации программы;

- ежегодно подготавливает и представляет в Рабочую группу отчет о ходе реализации программы и перечень программных мероприятий на очередной финансовый год с учетом планируемых поступлений в бюджет города, принятия целевых федеральных и областных государственных программ в сфере архивного дела, уточняет механизм реализации Программы;

- осуществляет координацию деятельности исполнителей программы.

- ежеквартально представляет в управление по экономике и ценовой политике информацию о ходе реализации Программы.

Руководители муниципальных архивных учреждений:

- разрабатывают сметы расходов учреждений на очередной финансовый год с учетом перечня программных мероприятий;

- организуют исполнение программных мероприятий;

- ежеквартально представляют в отдел по делам архивов информацию о выполнении программных мероприятий, фактически произведенных бюджетных расходов на их реализацию.

Текущий контроль выполнения Программы осуществляется Рабочей группой при руководителе аппарата Администрации города

Промежуточный контроль

- представлении информации о финансировании Программы в Управление по экономике и ценовой политике Администрации города ежеквартально;

- представлении информации о выполнении целевых индикаторов и показателей Программы в Управление по экономике и ценовой политике Администрации города в срок до 15 февраля года, следующего за отчетным годом;

- представлении информации о ходе реализации целевой ведомственной программы в организационное управление Администрации города - 15 февраля 2012-2013 года

Итоговый контроль - отчет об итогах реализации Программы на коллегии при Главе города в декабре 2013 года.