Приложение N 1. Положение об отделе по делам архивов Администрации города Нижний Тагил

Приложение N 1

Положение
об отделе по делам архивов Администрации города Нижний Тагил
(утв. постановлением Администрации города от 14 июля 2009 г. N 1143)

С изменениями и дополнениями от:

5 июля 2010 г., 15 апреля 2011 г.

1. Общие положения

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации города Нижний Тагил Свердловской области от 15 апреля 2011 г. N 672 пункт 1 раздела 1 настоящего приложения изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

1. Отдел по делам архивов Администрации города Нижний Тагил (далее - отдел) является функциональным органом Администрации города Нижний Тагил, имеет бланки с указанием своего наименования, печать со своим наименованием для удостоверения актов и справок.

2. Отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, законодательством Российской Федерации и Свердловской области в сфере местного самоуправления и архивного дела, Уставом города Нижний Тагил, иными муниципальными правовыми актами города, настоящим Положением.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации города Нижний Тагил Свердловской области от 5 июля 2010 г. N 1546 в пункт 3 статьи 1 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

3. Руководство отделом осуществляет начальник отдела. Отдел подчиняется руководителю аппарата Администрации города Нижний Тагил.

4. Целью деятельности отдела является организация хранения, комплектование (формирование), учета и использования архивных документов и архивных фондов на территории города Нижний Тагил в интересах его населения.

5. Отдел осуществляет свою деятельность непосредственно и через подведомственные ему муниципальные архивные учреждения:

1) Нижнетагильский городской исторический архив;

2) Муниципальный архив социально-правовых документов.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации города Нижний Тагил Свердловской области от 15 апреля 2011 г. N 672 в пункт 6 раздела 1 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

6. Отдел взаимодействует в своей деятельности с Управлением архивами Свердловской области по организационно-методическим вопросам, а также с отраслевыми (функциональными) и территориальными органами Администрации города, Счетной палатой города Нижний Тагил, Нижнетагильской городской Думой, избирательной комиссией, муниципальными организациями, государственными органами и организациями, являющимися источниками комплектования отдела, организациями негосударственной формы собственности, заключившими с Администрацией города договор о сотрудничестве в сфере архивного дела.

2. Основные задачи отдела

Основными задачами отдела являются:

1. Осуществление на территории города Нижнего Тагила полномочий в сфере архивного дела в пределах своей компетенции.

2. Организация хранения, учета и использования архивных документов, находящихся в муниципальных архивах.

3. Формирование архивного фонда города, Архивного фонда Российской Федерации на территории города Нижний Тагил.

4. Организационно-методическое руководство организацией документов в делопроизводстве и работой архивов органов местного самоуправления, муниципальных организаций, содействие другим организациям и гражданам, в деятельности которых образуются документы Архивного фонда Российской Федерации.

5. Информационное обеспечение органов местного самоуправления, обеспечение прав граждан на доступ к архивным документам, организация использования архивных документов.

3. Функции отдела

Отдел в соответствии с возложенными на него задачами осуществляет следующие функции:

1. Разрабатывает:

1) проекты муниципальных и ведомственных целевых программ развития архивного дела;

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации города Нижний Тагил Свердловской области от 15 апреля 2011 г. N 672 в подпункт 2 пункта 1 раздела 3 настоящего приложения внесены изменения

См. текст подпункта в предыдущей редакции

2) проекты муниципальных правовых актов по вопросам архивного дела;

3) планы развития архивного дела на территории города Нижний Тагил;

4) предложения по совершенствованию системы оплаты труда в муниципальных архивных учреждениях;

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации города Нижний Тагил Свердловской области от 15 апреля 2011 г. N 672 в подпункт 5 пункта 1 раздела 3 настоящего приложения внесены изменения

См. текст подпункта в предыдущей редакции

5) предложения по проекту бюджета города в соответствии с реестром расходных обязательств на содержание муниципальных архивных учреждений, а также на проведение мероприятий по развитию архивного дела города.

2. Организует:

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации города Нижний Тагил Свердловской области от 15 апреля 2011 г. N 672 в подпункт 1 пункта 2 раздела 3 настоящего приложения внесены изменения

См. текст подпункта в предыдущей редакции

1) реализацию муниципальных и ведомственных целевых программ, планов развития архивного дела, исполнение муниципальных правовых актов по вопросам архивного дела;

2) нормативное и методическое обеспечение деятельности муниципальных архивов, архивов органов местного самоуправления, муниципальных организаций, иных организаций, в деятельности которых образуются документы Архивного фонда Российской Федерации;

3) комплектование, учет, хранение и использование архивных документов, находящихся в муниципальных архивах.

3. Изучает и обобщает практику деятельности служб делопроизводства, архивов организаций, проводит мероприятия по распространению положительного опыта, прогрессивных методов труда, в том числе автоматизированных технологий.

4. Обеспечивает и осуществляет в установленном порядке государственный учет документов, отнесенных к составу архивного фонда города (в том числе документов Архивного фонда Российской Федерации), других архивных документов, хранящихся в муниципальных архивах, архивах организаций.

5. Разрабатывает списки организаций, формирующих архивный фонд города, в том числе в деятельности которых образуются документы Архивного фонда Российской Федерации, ведет систематическую работу по их уточнению.

6. Организует экспертизу ценности документов на различных носителях, находящихся в муниципальной собственности.

7. Организует в соответствии с установленными сроками отбор архивных документов организаций, формирующих архивный фонд города, для постоянного и долговременного хранения, прием их в муниципальные архивы.

8. Разрабатывает и реализует мероприятия по пополнению Архивного фонда Российской Федерации документами личного происхождения, записями воспоминаний, материалами фото-, кино-, видеосъемок знаменательных событий.

9. Осуществляет организационно-методическое руководство работой с документами в муниципальных организациях.

10. Оказывает содействие государственным и иным организациям, в деятельности которых образуются документы, отнесенные к составу Архивного фонда Российской Федерации, в организации делопроизводства, экспертизе ценности документов, работе ведомственных архивов.

11. Рассматривает и согласовывает:

1) нормативно-методические документы, обеспечивающие работу с документами в организациях:

- инструкции, стандарты по делопроизводству;

- положения об экспертных комиссиях;

- положения об архивах организаций;

- номенклатуры дел (кроме номенклатур дел организаций, документы которых отнесены к составу Архивного фонда Российской Федерации);

2) описи на дела долговременного хранения, акты о выделении дел к уничтожению.

12. Рассматривает и утверждает:

- описи дел постоянного хранения (кроме организаций, документы которых отнесены к составу Архивного фонда Российской Федерации),

- описи на дела долговременного хранения, составленные, переработанные и усовершенствованные в муниципальных архивах.

13. Осуществляет в установленном порядке рассмотрение и представление для утверждения и согласования экспертно-проверочной комиссии Управления архивами Свердловской области описи дел постоянного хранения и номенклатуры дел организаций, документы которых отнесены к составу Архивного фонда Российской Федерации.

14. Осуществляет мониторинг хранения, учета и использования архивных документов, хранящихся в муниципальных архивных учреждениях, архивах организаций, находящихся на территории города Нижний Тагил.

15. Организует использование архивных документов в социально-экономических и культурных целях, информирование органов местного самоуправления, муниципальных организаций, государственных органов, граждан о составе и содержании документов, хранящихся в муниципальных архивах.

16. Рассматривает жалобы, заявления и предложения граждан по вопросам, относящимся к компетенции отдела, консультирует их по вопросам розыска архивных документов.

17. Осуществляет другие полномочия в сфере архивного дела в соответствии с федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, законами и иными нормативными правовыми актами Свердловской области, муниципальными правовыми актами.

4. Права и обязанности отдела

1. Отделу предоставляются права:

1) представлять Администрацию города Нижний Тагил по всем вопросам, входящим в компетенцию работы отдела;

2) готовить проекты соглашений о сотрудничестве в сфере архивного дела с государственными и иными организациями и гражданами;

3) давать в пределах своей компетенции организациям, находящимся на территории города, указания и рекомендации по организации делопроизводства и работе ведомственных архивов;

4) запрашивать и получать от организаций, независимо от их ведомственной подчиненности и формы собственности, необходимые сведения об организации документов в делопроизводстве, состоянии ведомственных архивов;

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации города Нижний Тагил Свердловской области от 15 апреля 2011 г. N 672 в подпункт 5 пункта 1 раздела 4 настоящего приложения внесены изменения

См. текст подпункта в предыдущей редакции

5) принимать участие в совещаниях, семинарах, проводимых Администрацией города Нижний Тагил, ее отраслевыми (функциональными) и территориальными органами по вопросам, относящимся к компетенции отдела;

6) проводить проверки организации документов в делопроизводстве, состояния ведомственных архивов, исполнения муниципальных правовых актов по вопросам архивного дела в органах местного самоуправления, муниципальных организациях;

7) участвовать в работе экспертных комиссий муниципальных организаций, государственных и иных организаций, документы которых отнесены к составу Архивного фонда Российской Федерации;

8) участвовать в работе ликвидационных комиссий организаций с целью решения вопросов обеспечения сохранности архивных документов, образовавшихся в деятельности ликвидируемых организаций;

9) вносить на рассмотрение в Администрацию города Нижний Тагил предложения по совершенствованию и развитию архивного дела на территории муниципального образования;

10) давать муниципальным архивам обязательные для исполнения указания по организации работы и получать от них необходимые сведения, в том числе в форме планов и отчетов.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации города Нижний Тагил Свердловской области от 5 июля 2010 г. N 1546 в пункт 2 статьи 4 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

2. Отдел обязан информировать Главу города и руководителя аппарата Администрации города Нижний Тагил о состоянии архивного дела на территории города Нижний Тагил.

5. Ответственность

1. Отдел несет ответственность за состояние, развитие и совершенствование архивного дела на территории города Нижний Тагил.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации города Нижний Тагил Свердловской области от 5 июля 2010 г. N 1546 в пункт 2 статьи 5 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

2. Начальник отдела несет персональную ответственность за своевременное и качественное выполнение отделом возложенных на него функций, неиспользование предоставленных отделу прав, а также за организацию защиты сведений, составляющих государственную тайну.

6. Организационная структура отдела

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации города Нижний Тагил Свердловской области от 15 апреля 2011 г. N 672 пункт 1 раздела 6 настоящего приложения изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

1. В состав отдела входят: начальник отдела, главные специалисты, ведущие специалисты, специалисты 1 категории.

2. При отделе действует экспертно-методическая комиссия для рассмотрения вопросов, связанных с определением состава документов, принимаемых на хранение в муниципальные архивы, экспертизой ценности документов, научной и научно-методической работой, издательской деятельностью муниципальных архивов. Могут создаваться временные совещательные органы.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации города Нижний Тагил Свердловской области от 5 июля 2010 г. N 1546 в пункт 3 статьи 6 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

3. Деятельность отдела организуется в соответствии с правилами, установленными Федеральным архивным агентством Министерства культуры Российской Федерации на основе годового и квартальных планов работы, утверждаемых руководителем аппарата Администрации города Нижний Тагил.

4. При смене начальника отдела прием-передача дел и материалов производится комиссией, созданной распоряжением Администрации города Нижний Тагил. Акт приема-передачи утверждается Главой города Нижний Тагил.

5. Обеспечение отдела помещениями, в том числе отвечающими условиям хранения архивных документов, в том числе секретных документов и документов ограниченного доступа, содержание, техническое оснащение, оборудование, охрана, транспортное обслуживание осуществляется Администрацией города Нижний Тагил за счет местного бюджета.

7. Порядок создания, реорганизации, ликвидации отдела

1. Отдел создается, реорганизуется и ликвидируется постановлением Администрации города Нижний Тагил. Реорганизация и ликвидация отдела может осуществляться только после утверждения изменения структуры Администрации города Нижнетагильской городской Думой. Ликвидация отдела осуществляется по согласованию с уполномоченным органом в сфере архивного дела Свердловской области.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации города Нижний Тагил Свердловской области от 5 июля 2010 г. N 1546 в пункт 2 статьи 7 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

2. При реорганизации отдела все документы отдела передаются его правопреемнику, а документы, содержащие сведения, составляющие государственную тайну, после согласования с отделом УФСБ России по Свердловской области в городе Нижний Тагил.

3. При ликвидации отдела документы постоянного хранения передаются в Муниципальное учреждение "Нижнетагильский городской исторический архив". Передача и упорядочение документов осуществляется силами и за счет средств Администрации города Нижний Тагил в соответствии с установленными требованиями.