Приложение N 1. Положение об отделе по делам архивов Администрации города Нижний Тагил

Приложение N 1

Положение
об отделе по делам архивов Администрации города Нижний Тагил
(утв. постановлением Администрации города от 14 июля 2009 г. N 1143)

1. Общие положения

1. Отдел по делам архивов Администрации города Нижний Тагил (далее - отдел) является самостоятельным структурным подразделением Администрации города Нижний Тагил, имеет бланки с указанием своего наименования, печать со своим наименованием для удостоверения актов и справок.

2. Отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, законодательством Российской Федерации и Свердловской области в сфере местного самоуправления и архивного дела, Уставом города Нижний Тагил, иными муниципальными правовыми актами города, настоящим Положением.

3. Руководство отделом осуществляет начальник отдела. Отдел подчиняется заместителю Главы Администрации города Нижний Тагил по социальным вопросам.

4. Целью деятельности отдела является организация хранения, комплектование (формирование), учета и использования архивных документов и архивных фондов на территории города Нижний Тагил в интересах его населения.

5. Отдел осуществляет свою деятельность непосредственно и через подведомственные ему муниципальные архивные учреждения:

1) Нижнетагильский городской исторический архив;

2) Муниципальный архив социально-правовых документов.

6. Отдел взаимодействует в своей деятельности с Управлением архивами Свердловской области по организационно-методическим вопросам, а также со структурными подразделениями Администрации города, Нижнетагильской городской Думой, избирательной комиссией, муниципальными организациями, государственными органами и организациями, являющимися источниками комплектования отдела, организациями негосударственной формы собственности, заключившими с Администрацией города договор о сотрудничестве в сфере архивного дела.

2. Основные задачи отдела

Основными задачами отдела являются:

1. Осуществление на территории города Нижнего Тагила полномочий в сфере архивного дела в пределах своей компетенции.

2. Организация хранения, учета и использования архивных документов, находящихся в муниципальных архивах.

3. Формирование архивного фонда города, Архивного фонда Российской Федерации на территории города Нижний Тагил.

4. Организационно-методическое руководство организацией документов в делопроизводстве и работой архивов органов местного самоуправления, муниципальных организаций, содействие другим организациям и гражданам, в деятельности которых образуются документы Архивного фонда Российской Федерации.

5. Информационное обеспечение органов местного самоуправления, обеспечение прав граждан на доступ к архивным документам, организация использования архивных документов.

3. Функции отдела

Отдел в соответствии с возложенными на него задачами осуществляет следующие функции:

1. Разрабатывает:

1) проекты муниципальных и ведомственных целевых программ развития архивного дела;

2) проекты правовых актов Администрации города по вопросам архивного дела;

3) планы развития архивного дела на территории города Нижний Тагил;

4) предложения по совершенствованию системы оплаты труда в муниципальных архивных учреждениях;

5) предложения по проекту бюджета города в соответствии с реестром расходных обязательств на содержание муниципальных архивных учреждений.

2. Организует:

1) реализацию муниципальных и ведомственных целевых программ, планов развития архивного дела, исполнение правовых актов Главы города по вопросам архивного дела;

2) нормативное и методическое обеспечение деятельности муниципальных архивов, архивов органов местного самоуправления, муниципальных организаций, иных организаций, в деятельности которых образуются документы Архивного фонда Российской Федерации;

3) комплектование, учет, хранение и использование архивных документов, находящихся в муниципальных архивах.

3. Изучает и обобщает практику деятельности служб делопроизводства, архивов организаций, проводит мероприятия по распространению положительного опыта, прогрессивных методов труда, в том числе автоматизированных технологий.

4. Обеспечивает и осуществляет в установленном порядке государственный учет документов, отнесенных к составу архивного фонда города (в том числе документов Архивного фонда Российской Федерации), других архивных документов, хранящихся в муниципальных архивах, архивах организаций.

5. Разрабатывает списки организаций, формирующих архивный фонд города, в том числе в деятельности которых образуются документы Архивного фонда Российской Федерации, ведет систематическую работу по их уточнению.

6. Организует экспертизу ценности документов на различных носителях, находящихся в муниципальной собственности.

7. Организует в соответствии с установленными сроками отбор архивных документов организаций, формирующих архивный фонд города, для постоянного и долговременного хранения, прием их в муниципальные архивы.

8. Разрабатывает и реализует мероприятия по пополнению Архивного фонда Российской Федерации документами личного происхождения, записями воспоминаний, материалами фото-, кино-, видеосъемок знаменательных событий.

9. Осуществляет организационно-методическое руководство работой с документами в муниципальных организациях.

10. Оказывает содействие государственным и иным организациям, в деятельности которых образуются документы, отнесенные к составу Архивного фонда Российской Федерации, в организации делопроизводства, экспертизе ценности документов, работе ведомственных архивов.

11. Рассматривает и согласовывает:

1) нормативно-методические документы, обеспечивающие работу с документами в организациях:

- инструкции, стандарты по делопроизводству;

- положения об экспертных комиссиях;

- положения об архивах организаций;

- номенклатуры дел (кроме номенклатур дел организаций, документы которых отнесены к составу Архивного фонда Российской Федерации);

2) описи на дела долговременного хранения, акты о выделении дел к уничтожению.

12. Рассматривает и утверждает:

- описи дел постоянного хранения (кроме организаций, документы которых отнесены к составу Архивного фонда Российской Федерации),

- описи на дела долговременного хранения, составленные, переработанные и усовершенствованные в муниципальных архивах.

13. Осуществляет в установленном порядке рассмотрение и представление для утверждения и согласования экспертно-проверочной комиссии Управления архивами Свердловской области описи дел постоянного хранения и номенклатуры дел организаций, документы которых отнесены к составу Архивного фонда Российской Федерации.

14. Осуществляет мониторинг хранения, учета и использования архивных документов, хранящихся в муниципальных архивных учреждениях, архивах организаций, находящихся на территории города Нижний Тагил.

15. Организует использование архивных документов в социально-экономических и культурных целях, информирование органов местного самоуправления, муниципальных организаций, государственных органов, граждан о составе и содержании документов, хранящихся в муниципальных архивах.

16. Рассматривает жалобы, заявления и предложения граждан по вопросам, относящимся к компетенции отдела, консультирует их по вопросам розыска архивных документов.

17. Осуществляет другие полномочия в сфере архивного дела в соответствии с федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, законами и иными нормативными правовыми актами Свердловской области, муниципальными правовыми актами.

4. Права и обязанности отдела

1. Отделу предоставляются права:

1) представлять Администрацию города Нижний Тагил по всем вопросам, входящим в компетенцию работы отдела;

2) готовить проекты соглашений о сотрудничестве в сфере архивного дела с государственными и иными организациями и гражданами;

3) давать в пределах своей компетенции организациям, находящимся на территории города, указания и рекомендации по организации делопроизводства и работе ведомственных архивов;

4) запрашивать и получать от организаций, независимо от их ведомственной подчиненности и формы собственности, необходимые сведения об организации документов в делопроизводстве, состоянии ведомственных архивов;

5) принимать участие в совещаниях, семинарах, проводимых Администрацией города Нижний Тагил, ее структурными подразделениями по вопросам, относящимся к компетенции отдела;

6) проводить проверки организации документов в делопроизводстве, состояния ведомственных архивов, исполнения муниципальных правовых актов по вопросам архивного дела в органах местного самоуправления, муниципальных организациях;

7) участвовать в работе экспертных комиссий муниципальных организаций, государственных и иных организаций, документы которых отнесены к составу Архивного фонда Российской Федерации;

8) участвовать в работе ликвидационных комиссий организаций с целью решения вопросов обеспечения сохранности архивных документов, образовавшихся в деятельности ликвидируемых организаций;

9) вносить на рассмотрение в Администрацию города Нижний Тагил предложения по совершенствованию и развитию архивного дела на территории муниципального образования;

10) давать муниципальным архивам обязательные для исполнения указания по организации работы и получать от них необходимые сведения, в том числе в форме планов и отчетов.

2. Отдел обязан информировать Главу города и заместителя Главы Администрации города Нижний Тагил по социальным вопросам о состоянии архивного дела на территории города Нижний Тагил.

5. Ответственность

1. Отдел несет ответственность за состояние, развитие и совершенствование архивного дела на территории города Нижний Тагил.

2. Начальник отдела несет персональную ответственность за своевременное и качественное выполнение отделом возложенных на него функций, неиспользование предоставленных отделу прав.

6. Организационная структура отдела

1. В состав отдела входят: начальник отдела, заместитель начальника отдела, главные специалисты, ведущие специалисты, специалисты 1 категории.

2. При отделе действует экспертно-методическая комиссия для рассмотрения вопросов, связанных с определением состава документов, принимаемых на хранение в муниципальные архивы, экспертизой ценности документов, научной и научно-методической работой, издательской деятельностью муниципальных архивов. Могут создаваться временные совещательные органы.

3. Деятельность отдела организуется в соответствии с правилами, установленными Федеральным архивным агентством Министерства культуры Российской Федерации на основе годового и квартальных планов работы, утверждаемых заместителем Главы Администрации города Нижний Тагил по социальным вопросам.

4. При смене начальника отдела прием-передача дел и материалов производится комиссией, созданной распоряжением Администрации города Нижний Тагил. Акт приема-передачи утверждается Главой города Нижний Тагил.

5. Обеспечение отдела помещениями, в том числе отвечающими условиям хранения архивных документов, в том числе секретных документов и документов ограниченного доступа, содержание, техническое оснащение, оборудование, охрана, транспортное обслуживание осуществляется Администрацией города Нижний Тагил за счет местного бюджета.

7. Порядок создания, реорганизации, ликвидации отдела

1. Отдел создается, реорганизуется и ликвидируется постановлением Администрации города Нижний Тагил. Реорганизация и ликвидация отдела может осуществляться только после утверждения изменения структуры Администрации города Нижнетагильской городской Думой. Ликвидация отдела осуществляется по согласованию с уполномоченным органом в сфере архивного дела Свердловской области.

2. При реорганизации отдела все документы отдела передаются его правопреемнику.

3. При ликвидации отдела документы постоянного хранения передаются в Муниципальное учреждение "Нижнетагильский городской исторический архив". Передача и упорядочение документов осуществляется силами и за счет средств Администрации города Нижний Тагил в соответствии с установленными требованиями.