Приложение. Административный регламент предоставления архивным отделом Администрации городского округа Сухой Лог муниципальной услуги по организации исполнения запросов граждан и организаций по документам архивных фондов

Приложение
к постановлению
Главы городского округа Сухой Лог
от 13 декабря 2010 г. N 2178-ПГ

Административный регламент
предоставления архивным отделом Администрации городского округа Сухой Лог муниципальной услуги по организации исполнения запросов граждан и организаций по документам архивных фондов

I. Общие положения

1. Наименование муниципальной услуги:

Административный регламент предоставления архивным отделом Администрации городского округа Сухой Лог муниципальной услуги по организации исполнения запросов граждан и организаций по документам архивных фондов (далее - регламент).

Регламент определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) архивного отдела Администрации городского округа Сухой Лог, а также порядок взаимодействия с органами государственной власти, другими органами местного самоуправления и организациями при осуществлении предоставления муниципальной услуги.

2. Нормативные правовые акты, регулирующие предоставление муниципальной услуги:

- Конституция Российской Федерации ("Российская газета", 25.12.93, N 237);

- Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169, 2006, N 50, ст. 5280, 2007, N 49, ст. 6079);

- Федеральный закон от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 19, ст. 2060);

- Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (зарегистрированы в Министерстве юстиции Российской Федерации 06.03.2007, регистрационный номер 9059, Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, N 20, 14.05.2007);

- Закон Свердловской области от 25.03.2005 N 5-ОЗ "Об архивном деле в Свердловской области" ("Областная газета", 2005, 30 марта N 82-84);

- Федеральный закон "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ (собрание законодательства РФ, 08.05.2006, N 19, ст. 2060);

- постановление Правительства Свердловской области от 29 октября 2007 г. N 1053 "О предоставлении мер социальной поддержки пользователям архивными документами, находящимися в собственности Свердловской области".

ГАРАНТ:

По-видимому, в тексте предыдущего абзаца допущена опечатка. Номер названного постановления следует читать как "1053-ПП"

3. Органом, предоставляющим муниципальную услугу является архивный отдел Администрации городского округа Сухой Лог (далее - архивный отдел).

4. Получателями муниципальной услуги могут быть юридические и физические лица, обращающиеся на законных основаниях в архивный отдел Администрации городского округа Сухой Лог для получения необходимой информации, содержащейся в архивных документах.

II. Требования порядку предоставления муниципальной услуги

5. Должностные лица архивного отдела обязаны дать исчерпывающую информацию по вопросам предоставления муниципальной услуги по документам архивных фондов.

1) информирование по процедуре предоставления муниципальной услуги производится:

- по телефону;

- по письменным обращениям;

- по электронной почте;

- при личном обращении граждан.

Прием граждан осуществляет специалист архивного отдела в соответствии с графиком приема. Прием осуществляется без предварительной записи в порядке очередности.

2) место нахождения архивного отдела - ул. Кирова, д. 7А, 1 этаж, кабинет 108, г. Сухой Лог, Свердловская обл., 624800;

3) электронный адрес архивного отдела - archivslog@rambler.ru.;

4) телефон (факс) 8 (34373) 4-32-57;

5) график работы архивного отдела:

понедельник-четверг: 8.00-13.00; 14.00-17.00

пятница: 8.00-13.00; 14.00-16.00

суббота, воскресенье - выходные дни.

Время предоставления муниципальной услуги: понедельник - 8.00-13.00; 14.00-17.00.

6. Основанием для предоставления муниципальной услуги является письменный запрос (заявление) гражданина или организации, поступивший в адрес архивного отдела, в том числе переданный по электронной почте, или устное обращение гражданина.

Если заявитель - юридическое лицо, запрос оформляется в виде официального письма организации.

7. Результатом предоставления муниципальной услуги является выдача архивных справок, архивных выписок, архивных копий (приложения N 3).

8. Запрос (заявление) должен содержать следующие реквизиты:

1) для юридического лица - полное название юридического лица, для граждан - фамилию, имя, отчество (последнее при наличии) заявителя и все их изменения (если они менялись), дату и место его рождения;

2) почтовый адрес места жительства, по которому должен быть отправлен ответ;

3) суть запроса, в котором с возможной полнотой указываются сведения, необходимые для его исполнения;

4) интересующая пользователя тема, вопрос, событие, факт с указанием примерных хронологических рамок и географической территории;

5) личная подпись и дата для запроса физического лица, подпись должностного лица для запроса организации.

Запрос может быть оформлен от руки или машинописным способом, распечатан посредством электронных печатающих устройств.

9. При личном приеме гражданин предъявляет документ, удостоверяющий его личность.

При обращении в архивный отдел лично запрос заявителя оформляется с его слов, либо предъявленных личных документов, посредством внесения сведений в анкету-заявление (приложение N 4).

Заявитель может самостоятельно заполнить анкету-заявление.

В заявлении указываются следующие обязательные реквизиты:

1) реквизиты заявителя (фамилия, имя, отчество физического лица и все их изменения);

2) адрес постоянного места жительства или фактический адрес заявителя;

3) перечень запрашиваемых сведений и их хронологию.

К запросам о подтверждении трудового стажа и заработной плате прилагаются ксерокопии трудовых книжек, если запрос не требует восстановления утерянной трудовой книжки.

Для получения сведений, содержащих данные о третьих лицах, дополнительно представляются документы, подтверждающие полномочия заявителя, предусмотренные законодательством Российской Федерации.

10. Условия и сроки предоставления муниципальной услуги:

1) запросы, поступившие в архивный отдел, рассматриваются начальником архивного отдела в течение дня их регистрации и передаются на непосредственное исполнение специалисту архивного отдела.

Срок исполнения запросов по документам архивного отдела, связанных с социальной защитой граждан, предусматривающих их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций (социально-правовые запросы), не должен превышать 30 дней со дня регистрации запроса.

Срок исполнения запроса по определенной теме, событию, факту (тематические запросы) устанавливается по согласованию с потребителем муниципальной услуги и не должен превышать 30 дней со дня регистрации запроса;

2) запросы, не относящиеся к составу хранящихся в архивном отделе документов (непрофильные запросы), в течение 5 дней со дня их регистрации направляются по принадлежности в государственные органы, органы местного самоуправления, муниципальные архивы, в иные организации Свердловской области, где могут храниться необходимые архивные документы с одновременным уведомлением заявителя о переадресации запроса;

3) при поступлении в архивный отдел запросов граждан, которые не могут быть исполнены без предоставления дополнительных сведений или уточнений, архивный отдел в 5-дневный срок со дня регистрации запрашивает у автора запроса эти уточнения и дополнительные сведения;

4) предоставление муниципальной услуги по исполнению запросов осуществляется бесплатно.

11. Перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги:

1) отсутствие в запросе необходимых сведений для проведения поисков запрашиваемой информации;

2) отсутствие у заявителя документально подтвержденных прав на получение сведений, содержащих конфиденциальную информацию;

3) отсутствие информации, позволяющей идентифицировать автора: отсутствие наименования или подписи руководителя юридического лица, фамилии, имени, отчества физического лица, почтового и/или электронного адреса заявителя;

4) наличие текста, не поддающегося прочтению;

5) наличие в запросах ненормативной лексики и оскорбительных высказываний;

6) отсутствие необходимого информационного документального комплекса для исполнения запроса.

Об отказе в предоставлении муниципальной услуги заявитель уведомляется письмом архивного отдела или устно во время приема у начальника архивного отдела.

12. Требования к месту предоставления муниципальной услуги:

1) помещение для предоставления муниципальной услуги снабжается соответствующими табличками с указанием номера кабинета, названием подразделения, фамилий, имен, отчеств, должностных лиц, ответственных за предоставление муниципальной услуги;

2) сектор ожидания в помещении, в котором предоставляется муниципальная услуга, должен быть оборудован стульями;

3) в кабинете должны быть условия для оформления письменного запроса, бумага и ручки для записи информации, образцы анкеты-заявления;

4) для инвалидов вход в здание оборудован пандусом. У здания Администрации имеются парковочные места для автомобилей.

III. Административные процедуры

13. Архивный отдел осуществляет следующие административные процедуры:

- регистрация запроса;

- анализ тематики запроса, принятие решения о возможности исполнения запроса;

- поиск архивных документов, необходимых для исполнения запроса;

- оформление архивных справок, архивных выписок и архивных копий;

- подготовка и направление ответа заявителю.

1) Регистрация запроса является основанием для начала действий по предоставлению муниципальной услуги:

а) поступившие в архив письменные и устные запросы специалист архивного отдела регистрирует их в течение дня в зависимости от тематики в журнале регистрации социально-правовых запросов граждан или в журнале регистрации тематических запросов.

б) при поступлении запроса по почте его регистрация осуществляется в день получения с занесением информации в журнал;

в) при поступлении Интернет-обращения (запроса) пользователя с указанием адреса электронной почты и/или почтового адреса, ему направляется уведомление о принятии запроса к рассмотрению.

Интернет-обращение (запрос) гражданина распечатывается и в дальнейшем работа с ним ведется как с письменным запросом;

г) при поступлении письменного запроса посредством факсимильной связи его регистрация осуществляется в день получения с занесением сведений в журнал.

2) специалист архивного отдела, ответственный за исполнение запроса, осуществляют анализ тематики запросов с учетом имеющегося в архиве научно-справочного аппарата и информационного материала.

При этом определяется:

а) степень полноты информации, содержащиеся в запросе, необходимой для его исполнения;

б) место нахождения архивных документов, необходимых для исполнения запроса;

в) место нахождения, адрес конкретной организации, куда следует направить запрос по принадлежности для непосредственного исполнения.

Блок-схема последовательности действий архивного отдела по предоставлению муниципальной услуги отражена в приложении N 2 к регламенту.

3) по итогам анализа запроса специалист, отвечающий за его исполнение, в течение 5 дней со дня регистрации запроса направляет запрос с сопроводительным письмом для исполнения в другие органы и организации, имеющие на хранении документы, необходимые для исполнения запроса.

В случае если запрос требует исполнения несколькими организациями, направляет в соответствующие организации копии запроса с указанием о направлении ответа в адрес заявителя и для контроля в адрес архивного отдела администрации, одновременно информируя об этом получателя муниципальной услуги.

4) при наличии запрашиваемых документов специалист архивного отдела готовит ответ заявителю в виде архивных справок, архивных выписок и архивных копий.

Архивная справка - документ, составленный на бланке архивного отдела и содержащий документную информацию о предмете запроса с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых она составлена.

Текст в архивной справке дается в хронологической последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат. В архивной справке допускается цитирование архивных документов.

Несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в архивных документах. В архивной справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов, или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках ("Так в документе", "Так в тексте оригинала").

Сведения о работе, учебе в нескольких организациях, учебных заведениях включаются в одну архивную справку.

В примечаниях по тексту архивной справки оговариваются неразборчиво написанные, исправленные автором, не поддающиеся прочтению вследствие повреждения текста оригинала места ("Так в тексте оригинала", "В тексте неразборчиво").

В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка.

В конце архивной справки приводятся архивные шифры и номера листов единиц хранения архивных документов, печатные издания, используемые данные для составления архивной справки. В тексте архивной справки допускается проставление архивных шифров и номера листов единиц хранения архивных документов сразу после изложения каждого факта события.

В архивной справке, объем которой превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены гербовой печатью Администрации городского округа Сухой Лог.

Архивная справка подписывается управляющим делами Администрации городского округа Сухой Лог и начальником архивного отдела, заверяется гербовой печатью Администрации городского округа Сухой Лог, на ней проставляются номер и дата составления.

Архивная выписка - документ, составленный на бланке Администрации городского округа Сухой Лог, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящегося к определенному факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единиц хранения.

В архивной выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов обозначаются многоточием.

В примечаниях к тексту архивной выписки делаются соответствующие оговорки о частях текста оригинала, неразборчиво написанных, исправленных автором, не поддающихся прочтению вследствие повреждения текста и т.д. Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в их точности, оговариваются словами "Так в тексте оригинала", "Так в документе". После текста архивной выписки указываются архивный шифр и номера листов единицы хранения архивного документа.

Аутентичность выданных по запросам архивных выписок удостоверяется управляющим делами Администрации городского округа Сухой Лог и начальником архивного отдела и заверяется гербовой печатью Администрации городского округа Сухой Лог.

Архивная копия - дословно воспроизводящая текст архивного документа копия, с указанием архивного шифра и номеров листов единиц хранения, заверенная в установленном порядке.

На обороте каждого листа архивной копии проставляются архивные шифры и номера листов единиц хранения архивного документа. Все листы архивной копии скрепляются. Архивная копия удостоверяется управляющим делами Администрации городского округа Сухой Лог и начальником архивного отдела и заверяется гербовой печатью Администрации городского округа Сухой Лог.

К архивной копии составляется сопроводительное письмо, подписываемое начальником архивного отдела.

При отсутствии документов, необходимых для исполнения запроса, в течение 30 дней составляется отрицательный ответ на бланке архивного отдела, подтверждающий неполноту состава архивных документов по теме запроса.

Архивная справка, архивная выписка и архивная копия в случае личного обращения гражданина или его доверенного лица выдаются ему под расписку при предъявлении паспорта или иного удостоверяющего документа; доверенному лицу - при предъявлении доверенности, оформленной в установленном порядке. Получатель архивной справки, архивной копии или архивной выписки расписывается в журнале регистрации социально-правовых запросов граждан или в журнале регистрации тематических запросов, указывая дату их получения.

Архивная справка, архивная копия, архивная выписка высылаются по почте простыми письмами.

14. Муниципальная услуга считается предоставленной, если потребителю муниципальной услуги выдана запрашиваемая документированная информация или дан мотивированный ответ об ее отсутствии.

IV. Порядок и формы контроля за совершением действий и принятием решений

15. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению муниципальной услуги и принятием решений, осуществляет начальник архивного отдела, ответственный за организацию работы по предоставлению муниципальной услуги.

Текущий контроль осуществляется путем проведения проверок соблюдения и исполнения специалистом положений Административного регламента.

16. Управляющий делами Администрации городского округа Сухой Лог осуществляет контроль за полнотой и качеством предоставления муниципальной услуги, выявляет и устраняет нарушения прав заявителей, дает письменные ответы на обращения заявителей, содержащие жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц архивного отдела.

Для проведения проверки полноты и качества исполнения муниципальной услуги формируется комиссия, в состав которой включаются муниципальные служащие Администрации городского округа Сухой Лог.

17. Проверки могут быть плановыми, в соответствии с распоряжением Главы городского округа Сухой Лог и внеплановыми. Проверка может проводиться по конкретному обращению заявителя.

По результатам проведенных проверок, в случае выявления нарушений прав заявителей, муниципальные служащие, допустившие нарушение регламента, привлекаются к дисциплинарной ответственности в соответствии со ст. 192 Трудового Кодекса РФ, ст. 27 Федерального Закона N 25-ФЗ "О муниципальной службе в РФ".

Результаты деятельности комиссии оформляются в виде справки, в которой отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.

V. Порядок обжалования действий (бездействия) и решений, осуществляемых (принятых) в ходе предоставления муниципальной услуги на основании регламента

18. Заявитель имеет право на обжалование действий (бездействия) и решений должностных лиц архивного отдела, осуществляемых в ходе предоставления муниципальной услуги на основании Административного регламента в досудебном и судебном порядке.

19. Заявитель вправе обратиться с жалобой к Главе городского округа Сухой Лог или управляющему делами Администрации городского округа Сухой Лог лично или письменно.