Статья 2. Организация исполнения поручений Главы города

Статья 2. Организация исполнения поручений Главы города

1. Регистрация документов, поступающих на имя Главы города, осуществляется отделом по делопроизводству организационного управления Администрации города (далее - отдел по делопроизводству). Документы, поступившие в Администрацию города, регистрируются один раз. Зарегистрированный документ при передаче из одного подразделения в другое повторно в отделе по делопроизводству не регистрируется.

2. Поручения, определенные резолюциями Главы города, регистрируются отделом по делопроизводству; поручения, определенные протоколами мероприятий, утвержденными Главой города, - отделом организационно-массовой работы организационного управления Администрации города (далее - отдел организационно-массовой работы), оформляются и рассылаются исполнителям, как правило, в течение 2 дней, а срочные и оперативные - незамедлительно.

3. Исполнение поручений Главы города может быть возложено на одного или нескольких должностных лиц в соответствии с распределением обязанностей. В том случае, если исполнение возложено на нескольких должностных лиц, организует работу по исполнению поручения и несет ответственность за его исполнение то должностное лицо, которое в поручении значится первым (головной исполнитель), если нет других указаний.

4. Отделом по делопроизводству обеспечивается тиражирование необходимого количества экземпляров документа, содержащего резолюцию Главы города, для передачи их всем исполнителям, в соответствии с перечнем, определенным данной резолюцией. Подлинник документа хранится у головного исполнителя. Соисполнители представляют все необходимые материалы для обобщения головному исполнителю.

5. Отделом организационно-массовой работы обеспечивается регистрация и последующее тиражирование необходимого количества экземпляров протоколов мероприятий, утвержденных Главой города, для передачи их каждому исполнителю. Подлинник протокола мероприятия хранится в отделе организационно-массовой работы.

6. Заключение и (или) обобщенная информация, подготовленная головным исполнителем в соответствии с резолюцией Главы города, направляется Главе города через отдел по делопроизводству в определенные настоящим Порядком сроки. При этом материалы, подготовленные соисполнителями, при необходимости, прилагаются к обобщенной информации головного исполнителя.

Информация по исполнению поручений по протоколам мероприятий, подготовленная исполнителем, определенным головным для конкретного пункта протокола, направляется Главе города через отдел организационно-массовой работы в определенные настоящим Порядком сроки. При этом материалы, подготовленные соисполнителями, при необходимости, прилагаются к обобщенной информации головного исполнителя.

7. Изменение головного исполнителя и состава соисполнителей осуществляется по договоренности исполнителей с разрешения Главы города.

Изменение головного исполнителя и соисполнителей оформляется (учитывается) отделом по делопроизводству, отделом организационно-массовой работы.

8. Письменные предложения с обоснованием необходимости изменения головного исполнителя представляются Главе города заинтересованным исполнителем структурного подразделения в течение 3 дней со дня оформления поручения, а по срочным и оперативным поручениям - незамедлительно.

9. Если поручение выходит за пределы компетенции соисполнителей, то они обеспечивают его исполнение в пределах установленной компетенции. При этом головной исполнитель представляет Главе города дополнительные предложения об изменении состава соисполнителей или о привлечении новых соисполнителей в течение 3 дней со дня оформления поручения, а по срочным и оперативным поручениям - незамедлительно.

10. Для исполнения поручений головной исполнитель поручения (при необходимости совместно с соответствующим заместителем Главы Администрации города, руководителем аппарата Администрации города (далее - руководитель аппарата)) может создавать рабочие группы в составе уполномоченных представителей структурных подразделений - соисполнителей поручения, а также представителей других заинтересованных организаций (по согласованию) и проводить необходимые совещания.

11. Соисполнители в равной мере несут ответственность за качество проработки и своевременность представления своих предложений. В случае несвоевременного представления предложений соисполнителем головной исполнитель информирует об этом Главу города, руководителя аппарата.

12. Если поручение не исполнено в установленный срок, то головной исполнитель поручения в течение 3 дней после истечения срока представляет Главе города объяснение о ходе исполнения поручения, завизированное соответствующим заместителем Главы Администрации города, руководителем аппарата, с указанием должностных лиц, на которых возложено исполнение поручения, причин его неисполнения в установленный срок и мер ответственности, предлагаемых или принятых в отношении виновных в неисполнении поручения.

13. Поручения, содержащие указания "срочно", "незамедлительно", подлежат исполнению в течение 3 дней со дня подписания поручения. Указание "оперативно" предусматривает 10-дневный срок исполнения поручения. Главой города может быть определена конкретная дата исполнения поручения.

Если срок исполнения в поручении не указан, оно подлежит исполнению в течение 30 дней со дня его подписания (со дня подписания протокола). Если последний день срока исполнения поручения приходится на нерабочий день, поручение подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.

14. Если по объективным причинам исполнение поручения в установленный срок невозможно (кроме срочных и оперативных поручений), головной исполнитель представляет Главе города в течение 3-х дней со дня подписания поручения предложение о продлении срока с указанием причин продления и планируемой даты исполнения.

В исключительных случаях предложение о продлении срока исполнения поручения по истечении 3-дневного срока со дня подписания поручения представляется Главе города одновременно с докладной запиской, с указанием причин продления и действий структурного подразделения по обеспечению исполнения поручения.

15. В случае, если заместитель Главы Администрации города, руководитель аппарата является соисполнителем поручения, соответствующие структурные подразделения готовят и в течение первой половины срока, отведенного на исполнение поручения, направляют головному исполнителю предложения, подписанные соответствующим заместителем Главы города, руководителем аппарата.

16. Если по проектам материалов, подготовленных во исполнение поручения Главы города, имеются разногласия между органом Администрации города, головной исполнитель докладывает о них Главе города, а также о результатах проведенных согласительных процедур с участием заместителей Главы Администрации города, руководителя аппарата и руководителей структурных подразделений - соисполнителей поручения.