Статья 3. Организация проведения мероприятий и оформление протоколов

Статья 3. Организация проведения мероприятий и оформление протоколов

1. Заместитель Главы Администрации города, руководитель аппарата или руководитель структурного подразделения, на которого Главой города возлагается ответственность за подготовку и проведение соответствующего мероприятия с участием Главы города, организует приглашение участников мероприятия.

2. Ответственные исполнители обеспечивают подготовку докладов выступающих, проектов документов, информационных материалов. Не позднее чем за 3 дня до дня проведения мероприятия рассылают их участникам.

В случае, если на мероприятии предусмотрена демонстрация мультимедийных презентационных материалов, то ответственные исполнители представляют подготовленный материал и порядок его демонстрации в отдел программно-технического обеспечении организационного управления не позднее чем за 3 дня до дня проведения мероприятия.

3. На мероприятиях кроме приглашенных участников могут присутствовать следующие муниципальные служащие: руководитель аппарата, сотрудники пресс-службы Администрации города, помощник Главы города, специалисты структурного подразделения, ответственного за проведение мероприятия, специалисты организационного управления.

4. Специалисты структурного подразделения, ответственного за проведение мероприятия, проводят регистрацию прибывших участников и представляют эту информацию Главе города.

5. Отделом организационно-массовой работы организуется обеспечение аудиозаписи всех мероприятий (совещаний, заседаний).

6. Специалист органа Администрации города, ответственного за проведение мероприятия, ведет протокол мероприятия (совещания, заседания), который оформляется по установленной форме с учетом аудиозаписи (Приложение N 3 к Порядку), как правило, в течение двух рабочих дней.

К проекту протокола мероприятия прилагается реестр рассылки, подписанный руководителем органа Администрации города, ответственного за проведение мероприятия, и аудиозапись мероприятия.

7. В случае, если для подготовки мероприятия не назначены ответственные структурные подразделения, протокол мероприятия ведется и оформляется специалистом отдела организационно-массовой работы.

8. Протокол подписывается руководителем органа Администрации города, ответственного за проведение мероприятия (совещания, заседания), визируется у соответствующего заместителя Главы Администрации города, согласовывается с руководителем аппарата и передается в отдел организационно-массовой работы для последующего утверждения Главой города.

9. Протоколы, утвержденные Главой города, регистрируются отделом организационно-массовой работы и рассылаются исполнителям в соответствии с приложенным реестром рассылки, как правило, в течение 2 дней, а срочные и оперативные - незамедлительно. Аудиозапись мероприятия помещается в фонотеку, формируемую в отделе организационно-массовой работы.

10. Руководитель структурного подразделения, осуществляющего подготовку мероприятия, специалист отдела организационно-массовой работы организуют и обеспечивают контроль исполнения заданий, определенных по протоколам мероприятий.

11. Руководитель аппарата координирует работу по выполнению поручений Главы города, определенных протоколами мероприятий.